STRATEGI MEMBINA MODAL INSAN BERMINDA KELAS PERTAMA DALAM PERKHIDMATAN AWAM

Oleh

ZAKARIA AHMAD

1.

PENGENALAN

1.1

Modal Insan atau manusia adalah sumber yang paling penting dalam organisasi disamping sumber-sumber lain seperti mesin dan peralatan, kewangan dan prosedur kerja. Manusia adalah penggerak organisasi dan penentu kejayaan pencapaian visi, misi, objektif, matlamat dan fungsifungsi yang telah ditetapkan.

1.2

Organisasi dianggotai oleh manusia-manusia yang datangnya daripada pelbagai latar belakang ekonomi, politik dan sosial. Kehadiran mereka sebagai warga organisasi adalah berbekal dengan keperluan asas bertonggakkan kepada ilmu pengetahuan, kemahiran dan sikap. Dalam keadaan tertentu manusia mempunyai ilmu pengetahuan yang setaraf tetapi berbeza di antara satu sama lain disebabkan faktor kemahiran dan sikap yang tidak sama. Dalam keadaan yang lain pula, ada yang mempunyai ilmu pengetahuan dan kemahiran yang sama atau setaraf disebabkan telah melalui proses pembelajaran yang sama tetapi masih berbeza disebabkan sikap yang tidak sama. Sikap merujuk kepada perbuatan atau pandangan yang berdasarkan pada sesuatu pendapat, pendirian mahupun fikiran. Sikap banyak dipengaruhi oleh sistem kepercayaan yang dimiliki oleh seseorang individu yakni nilai yang terbentuk hasil daripada proses pemasyarakatan atau sosialisasi yang dilalui dan dialami oleh seseorang individu itu, bermula daripada dalam

kandungan ibunya hinggalah ke liang lahad. Walaubagaimanapun ilmu pengetahuan dan kemahiran tetap berkait rapat dengan sikap seseorang individu dalam menentukan perlakuan, perbuatan serta tindakan semasa melaksanakan taggungjawabnya terhadap dirinya, keluarga, masyarakat, organisasi, agama, bangsa dan negara. Ilmu, kemahiran dan sikap menentukan cara kita berfikir sebelum bertindak. Kewarasan dan kebijaksanaan berfikir akan menghasilkan tindakan yang berkualiti dan produktif. Ianya terhasil daripada minda atau daya berfikir yang berdaya maju, kreatif, logik, kritis, rasional, lateral, tepat, betul, cepat, berkualiti dan produktif. 1.3 Kertas kerja ini akan membincangkan dua peringkat strategi dalam membina Modal Insan Berminda Kelas Pertama dikalangan penjawat awam iaitu: i. ii. Strategi-strategi umum, dan Strategi-strategi khusus.

2. 2.1

MINDA KELAS PERTAMA Memupuk minda kelas pertama adalah salah satu daripada 5 teras Misi Nasional untuk mencapai matlamat RMK 9. Minda kelas pertama adalah berteraskan kepada; i. Ketangkasan kerja; Ketepatan; dan Keberhasilan

ii. iii.

2.2

Berasaskan kepada beberapa sesi percambahan fikiran, beberapa ciri minda kelas pertama dapat disenaraikan.

2.2.1 Ketangkasan Kerja Mereka yang mempunyai minda kelas pertama ketangkasan apabila akan

melaksanakan

tanggungjawab

dengan

melakukannya dengan cepat, pantas, cekap, cekal, cergas dan sigap. Ciri-ciri pekerja yang tangkas adalah seperti berikut:

i. ii. iii. iv.

Memahami apa yang hendak dilaksanakan; Memahami matlamat kerja yang hendak dicapai; Memahami prosedur dan peraturan kerja serta akta yang terlibat; Memahami akibat atau kesan apabila tidak melaksanakan dengan tepat;

v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii. xiii.

Memahami kehendak pelanggan dan stakeholder; Memahami sumber-sumber yang ada dan perlu digunakan; Memahami tempoh waktu untuk menyempurnakan tugas; Mengambilkira pandangan orang lain dalam membuat keputusan; Membuat perancangan kerja dengan teliti; Mencari seberapa banyak alternatif sebelum membuat keputusan; Memilih keputusan yang tepat dan terbaik; Membuat keputusan yang telus; Berfikir berpandukan kepada akal dan bukan emosi;

xiv.

Melaksana apa yang telah diputuskan dengan betul dan tepat dalam jangka waktu yang ditetapkan;

xv. xvi.

Membuat penilaian keberkesanan pelaksanaan; dan Mempunyai kesihatan yang baik dan bertenaga.

2.2.2 Kesimpulannya, ketangkasan kerja bagi individu yang berminda kelas pertama mencerminkan kecekapan, kecepatan, kecergasan, kepantasan dalam menghasilkan kerja dengan tepat dan betul tanpa adanya kecacatan, kelewatan, kelembapan, kemandoman, kelengahan, kemalasan dan pembaziran.

2.2.3 Ketepatan Kerja Dengan mengambilkira kesemua faktor yang dikemukakan pada perenggan 2.2.1 di atas, segala tindakan-tindakan yang terlibat dalam proses kerja akan dilakukan dengan cepat, jitu dan tepat untuk menghasilkan kerja yang cepat dan tepat tanpa kecacatan. Melakukan dengan cepat dan betul pada kali pertama dan sentiasa cepat dan betul seterusnya adalah kualiti individu yang berminda kelas pertama. Syarat-syarat untuk mencapai tahap ketepatan dalam kerja adalah seperti berikut:

i.

Memahami dan melaksanakan kesemua 16 faktor pada perenggan 2.2.1 di atas;

ii.

Tidak menyimpang daripada sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan ;

iii.

Setiap tindakan dalam proses kerja perlu dinilai dan tidak hanya dinilai setelah kerja selesai untuk mengatasi kelemahan disemua peringkat kerja untuk mencapai hasil kerja yang tepat;

iv. v. vi.

Faktor waktu untuk menghasilkan kerja adalah sesuai dan tepat; Segala sumber yang digunakan adalah tepat dan berpatutan; Prosedur yang digunakan adalah betul dan bersesuaian dengan akta yang terlibat;

vii.

Memastikan tiada pembaziran berlaku dalam penggunaan sumbersumber;

viii. ix. x. xi.

Bijak menguruskan tekanan dalaman dan luaran; Bijak menguruskan karenah birokrasi. Mendapatkan khidmat nasihat yang tepat; Membuat keputusan yang telus dan tepat.

2.2.4 Keberhasilan Kerja Keberhasilan kerja adalah output daripada usaha seseorang individu. Output yang dihasilkan adalah perbandingan hasil yang ditetapkan dengan hasil yang dicapai. Kesemua 16 faktor dalam perenggan 2.2.1 dan 11 faktor dalam perenggan 2.2.3 perlu diambilkira untuk menghasilkan output yang dikehendaki atau

conformance to the requirement. Di antara ciri-ciri output atau keberhasilan kerja yang berkualiti adalah seperti berikut:

i. ii. iii. iv. v.

Output yang tepat dan betul; Output yang tiada kecacatan; Output yang mengikut spesifikasi; Output yang memuaskan hati pelanggan dan stakeholder; Output yang dihasilkan dalam waktu yang dikehendaki atau lebih awal;

vi.

Output yang menepati bilangan yang dikehendaki atau melebihi daripada sasaran;

vii.

Output yang dihasilkan berasaskan kepada sumber-sumber yang telah diperuntukkan;

viii.

Output yang berkualiti.

3 3.1

PRASYARAT MINDA KELAS PERTAMA Sebanyak 35 faktor yang telah disenaraikan di atas adalah ciri-ciri individu yang mempunyai minda kelas pertama. Dalam keadaan yang ideal, memang terdapat individu-individu ini dalam organisasi. Jika tidak, masakan mereka telah dianugerahkan dengan khidmat cemerlang dan dinaikkan pangkat kepada gred yang lebih tinggi atau diberi

tanggungjawab untuk menjadi pemimpin organisasi.

3.2

Tujuh prasyarat perlu ada dalam pengurusan organisasi berkesan untuk mewujudkan individu berminda kelas pertama dalam organisasi: i. Struktur: Organisasi perlu mempunyai struktur yang mantap

untuk menjelaskan visi, misi, objektif agar fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan dengan berkesan. Hirarki yang wujud bertujuan memudahkan pelaksanaan tanggungjawab berasaskan kepada kuasa yang diperuntukkan dan bukannya menambah karenah birokrasi yang menyusahkan.

ii.

Sistem:

Organisasi sebagai agensi yang berperanan sebagai

pelaksana dasar memerlukan sistem pengurusan yang mantap. Sistem pengurusan mencakupi keseluruhan sistem: sumber manusia, kewangan, maklumat, komunikasi, prosedur kerja, akta, dan perundangan. Tujuan sistem diwujudkan ialah untuk

memudahkan (facilitate) dan bukan menyusahkan (frustrate). Sistem perlu berfokus ke arah meningkatkan kecekapan

penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

iii.

Staf:

Staf atau warga organisasi adalah modal insan yang

terpilih untuk melaksanakan fungsi organisasi. Mereka berbekalkan ilmu dan kemahiran asas dan umum yang perlu digilap dan diberi nilai tambah melalui latihan formal dan tidak formal (on the job training) untuk melaksanakan tanggungjawab. Proses

pembelajaran adalah berterusan: learn, unlearn and relearn menjamin bahawa modal insan itu sentiasa relevan dan mampu menangani cabaran perubahan. Sikap staf perlu digilap sejajar dengan dasar pembangunan sumber manusia.

iv.

Kepimpinan:

Walaupun kepimpinan perlu wujud di

semua peringkat, namun kepimpinan di peringkat atasan amat penting. Kepimpinan atasan memudahkan segala proses

pengurusan. Maruah yang dipimpin perlu dijaga supaya warga organisasi mempunyai semangat yang tinggi untuk menjalankan tanggungjawab. Mereka perlu bersifat adil dan tiada pilih kasih. Mereka bukan sahaja menjaga hati stakeholder dan pelanggan luaran, pelanggan dalaman juga perlu diberi layanan penuh kemanusiaan. Mereka juga perlu bersifat pengasih dan penyayang disamping bersifat tegas. Ketegasan dan kelembutan dalam memimpin akan menghasilkan kesejahteraan organisasi.

Kedudukan dan kuasa yang diberi dipergunakan dengan bijaksana. Kesimpulannya, pemimpin perlu mengamalkan nilai-nilai murni agar organisasi akan berada dalam keadaan synergy dan pemimpin akan menjadi teladan, ikon, dan idola kepada

pengikutnya.

v.

Kemahiran:

Kemahiran

adalah

satu

kemestian

untuk

menghasilkan output yang berkualiti dan produktiviti yang tinggi. Kemahiran berpaksi kepada pemikiran kreatif yang menjurus kepada ketangkasan, ketepatan dan keberhasilan kerja. Kemahiran adalah proses berterusan dan memerlukan nilai tambah bagi menangani cabaran perubahan persekitaran.

vi.

Strategi:

Organisasi perlu ada perancangan jangka

pendek dan jangka panjang yang mantap untuk mengekalkan relevansinya. Perancangan strategik akan menjamin kestabilan dan kemantapan organisasi bagi membolehkannya mencapai visi, misi dan objektifnya. Perancangan strategik akan membolehkan

organisasi menggunakan kekuatannya, mengatasi kelemahan yang wujud, menggunakan peluang yang sedia ada dan menangani cabaran atau ancaman yang boleh mendatangkan kesan negatif kepada prestasi organisasi. Untuk itu, pelan tindakan perlu mantap dan praktikal untuk dilaksanakan. Pelan strategik perlu bersifat dinamik.

vii.

Budaya Organisasi:

Budaya

adalah

pemangkin

kepada kejayaan dan keberkesanan organisasi. Ianya adalah sebagai alat pengikat kepada semua 6 faktor bagi menentukan kejayaan pencapaian keberhasilan kerja. Nilai dan etika kerja yang

dikongsi bersama adalah faktor penting dalam mencorakkan budaya organisasi. Mengamalkan nilai-nilai murni dalam kerja akan mewujudkan budaya kualiti dalam organisasi. Organisasi yang telah mengamalkan pengurusan kualiti menyeluruh, dan telah menerima persijilan MS ISO 9000 sewajarnya telah mempunyai budaya kualiti yang bertonggakkan kepada nilai-nilai murni. Begitu juga organisasi yang telah menerima pengiktirafan anugerahanugerah kualiti.

3.3

Tujuh faktor memang

prasyarat yang telah dibincangkan dalam perenggan 3.2 telah sedia tahap wujud dalam semua mungkin organisasi. berbeza.

Walaubagaimanapun

keberkesanannya

Sewajarnya, ketujuh faktor ini dihalusi dan diberi nilai tambah bagi meningkatkan lagi keberkesanannya. Membentuk modal insan yang mempunyai minda kelas pertama tidak boleh dilakukan tanpa mengambil kira kualiti dan tahap keberkesanan 7 faktor penentu keberkesanan organisasi. Persoalan-persoalan yang biasa dianalisis adalah seperti berikut: i. ii. iii. iv. v. Keadaan organisasi sekarang; Tahap pencapaian organisasi sekarang; Kekuatan dan kelemahan organisasi; Isu-isu strategik yang perlu diatasi; Hala tuju organisasi dalam jangka pendek dan panjang.

3.4

Jawapan-jawapan kepada 5 persoalan di atas akan menghasilkan satu pelan tindakan sama ada berbentuk pemulihan atau penambahbaikan atau peningkatan. Justeru penetapan taraf organisasi boleh dijadikan sebagai ukuran pencapaian organisasi. Organisasi yang bertaraf lima bintang sudah sewajarnya bersedia untuk melaksanakan usaha-usaha peningkatan pembinaan minda kelas pertama. Manakala lain-lain organisasi yang mempunyai taraf yang berbeza-beza, perlu berusaha memperbaiki tarafnya disamping menjalankan usaha-usaha membina minda kelas pertama. Ini memerlukan komitmen yang lebih tinggi daripada pengurusan atasan dengan sokongan yang padu daripada pengurusan pertengahan dan bawahan.

4.

STRATEGI UMUM MEMBINA MINDA KELAS PERTAMA

4.1

Proses membina minda kelas pertama bermula daripada dalam keluarga. Ianya diteruskan secara formal di sekolah-sekolah, ataupun diteruskan di institusi-institusi pengajian tinggi. Proses pembinaan insan ini mengambil masa selama 18 tahun atau lebih sebelum seseorang individu menjadi penjawat awam.

4.1.1 Peranan Ibu Bapa Ibubapa memainkan peranan yang sangat penting dalam

membentuk keperibadian anak-anak khususnya minda mereka. Ilmu dan kemahiran seni keibubapaan perlu ada. Modul dan jangka waktu kursus perkahwinan perlu dikaji semula dan diselaraskan, dan bukannya semata-mata untuk menjadi pasport untuk tujuan pernikahan. Agensi-agensi kerajaan dan NGO yang dipertanggungjawabkan untuk mendidik keluarga perlu lebih komited dan turun padang. Modul-modul kekeluargaan perlu dimasukkan dalam kursus-kursus anjuran jabatan atau institusi latihan. Pendidikan kekeluargaan adalah proses yang berterusan. Manusia berminda kelas pertama lahir daripada keluarga yang bahagia.

4.1.2 Peranan Sekolah dan Institusi Pengajian Tinggi Kejayaan pendidikan di peringkat keluarga akan mempermudahkan sekolah dan institusi pengajian tinggi melaksanakan

tanggungjawabnya untuk membentuk insan yang seimbang dan harmonis berasaskan kepada falsafah pendidikan negara

(Jasmani, Emosi, Rohani, Intelek dan Sosial). Sekolah dan institusi pengajian tinggi perlu mempunyai komitmen yang lebih tinggi dengan pendekatan yang lebih menyeluruh untuk mendidik anak-

anak supaya pembangunannya lebih seimbang dan harmonis. Kementerian Pelajaran dan Kementerian Pengajian Tinggi serta agensi-agensi di bawahnya perlu menghalusi strategi-strategi sedia ada dan membuat perubahan-perubahan yang sesuai agar usahausaha penambahbaikan dalam pembinaan insan lebih berkesan dan berjaya. Usaha-usaha ini adalah agenda terbesar dan utama bagi agensi pendidikan ini kerana apa yang dihasilkannya ialah produk insan yang bakal menganggotai perkhidmatan awam.

5.

STRATEGI KHUSUS MEMBINA INSAN BERMINDA KELAS PERTAMA DI KALANGAN PENJAWAT AWAM

5.1

Produk Insan yang diterima menganggotai perkhidmatan awam adalah yang terpilih daripada proses pemilihan oleh satu Lembaga yang telah dipertanggungjawabkan. Mereka yang terpilih perlu menjalani latihan formal dan tidak formal. Kelayakan masuk hanya membolehkan kesediaan individu untuk menghadapi cabaran kerja. Walaubagaimanapun kelayakan teknikal adalah lebih relevan bagi pekerjaan yang memerlukan bidang kemahiran yang khusus, manakala yang lain-lain memerlukan pendedahan asas mengenai cara-cara melaksanakan kerja. Pembelajaran kerja banyak berlaku semasa bekerja - on the job training. Bimbingan atau coaching perlu dilakukan oleh penyelia, rakan sekerja dan mereka yang berada disekitar tempat kerja walaupun daripada staf bawahan.

5.2

Usaha usaha menambah nilai lebih mudah diadakan bagi mereka yang telah bersedia dengan keadaan minda yang positif dan terbuka untuk melaksanakan tanggungjawab. Mereka yang mempunyai sikap yang positif lebih mudah dididik dengan menambah ilmu pengetahuan dan kemahiran yang berkaitan dengan kerja.

5.3

Isu strategik untuk membina minda kelas pertama dikalangan penjawat awam ialah masalah sikap yang negatif. Dalam kes-kes yang tertentu, segala ilmu dan kemahiran telah diperlengkapkan tetapi kecekapan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan masih menjadi persoalan. Kemungkinan dua faktor boleh menjadi penyebab: i. ii. Masalah sikap; dan Gaya kepimpinan.

5.3.1 Masalah Sikap Masalah sikap dihadapi oleh banyak organisasi. Ini menyebabkan pekerja tidak melaksanakan tugasnya dengan tangkas, tepat dan keberhasilannya tidak berkualiti. Masalah sikap ini boleh diperbaiki dengan dengan secara berterusan. Ianya tidak dapat diselesaikan melalui latihan biasa dan dengan mengadakan satu dua ceramah kesedaran, kesannya tidak mendalam dan berkekalan. Satu strategi yang boleh dilaksanakan ialah mengadakan latihan yang berorientasikan KEROHANIAH, bagi mengubah

sikap mereka yang memerlukan pertolongan dan sebagai usaha penambahbaikan bagi mereka yang tidak bermasalah. Untuk menggilap modal insan ianya memerlukan modal. Organisasi perlu merancang

latihan kerohaniah membina sikap secara teliti dengan mengenalpasti mereka yang pakar, berkemampuan untuk merubah cara berfikir dikalangan pekerja dengan menggunakan teknik-teknik latihan

kerohaniah, dan bukan semata-mata mengadakan kursus-kursus team building yang biasa dan ala-barat

5.3.2 Gaya Kepimpinan Pemimpin organisasi yang tinggi nilai integritinya lebih mudah

menguruskan pekerja-pekerjanya daripada pemimpin-pemimpin yang kredibiliti dan integritinya yang sentiasa dipersoalkan oleh pengikutnya. Pemimpin-pemimpin ini juga perlu menjalani latihan kerohaniah disamping kursus kepimpinan untuk tujuan kenaikan pangkat. Pemilihan pemimpin oleh pihak yang berkuasa dan berwajib perlu dibuat perlu dibuat dengan secara berhati-hati. Hanya mereka yang benar-benar berkelayakan menjadi pemimpin diberi amanah untuk memimpin. Pemimpin yang berminda kelas pertama akan berjaya membina minda pengikutnya setaraf dengan mindanya. Hanya jauhari sahaja mengenal manikam.

6. KESIMPULAN Memanfaatkan ilmu dan kemahiran yang ada, disamping menambah nilainya dari masa ke semasa; ditambah pula dengan sikap yang sentiasa positif dalam melaksanakan amanah, inilah strategi yang terbaik dalam membina minda kelas pertama. Sifat keintegritian seseorang individu akan lebih memudahkan seseorang itu melaksanakan tugasnya dengan tangkas, tepat, dan menjamin keberhasilan yang berkualiti.

21hb Mei 2006 Email: zzkaq@hotmail.com Tel: 0133460078