KOMPETENSI KUNCI AUDIT INTERNAL

Semua auditor internal harus menetapkan beberapa kompetensi kunci profesional, seperti kemampuan untuk melakukan wawancara audit yang efektif dan untuk beroperasi secara profesional dan kredibel dalam melakukan audit internal. Banyak daerah kompetensi kunci mencakup hal-hal di mana auditor internal harus belajar dengan baik sebelum memulai karir mereka dan bahkan ketika memperoleh pendidikan dasar.

13.1 Pentingnya Kompetensi Kunci Audit Internal Apa saja keterampilan yang penting dimiliki untuk menjadi auditor internal yang sukses? Ada banyak, dan mereka termasuk telah mencapai setidaknya gelar sarjana empat tahun dalam suatu area yang akan memberikan auditor baru suatu pemahaman tentang pentingnya proses bisnis serta kemampuan mengobservasi area-area operasi dan menggambarkan mereka melalui pendekatan tertulis dan verbal. Lebih penting dan bahkan lebih mendasar, auditor internal harus memiliki etika pribadi yang kuat dan komitmen kerja. Yaitu, ketika dikirim ke beberapa lokasi untuk melakukan tinjauan, auditor internal harus menjaga sikap profesional dan melakukan pekerjaannya dengan cara yang jujur dan etis. Hal-hal ini benar-benar mendasar dan perlu dibangun serangkaian kompetensi kunci auditor internal. Kompetensi kunci audit internal sebagai keterampilan yang diperlukan untuk melakukan audit internal yang efektif, meliputi: Keterampilan wawancara. Keterampilan analisis. Keterampilan pengujian dan analisis. Keterampilan dokumentasi. Merekomendasikan hasil dan tindakan korektif. Keterampilan komunikasi. Keterampilan negosiasi. Komitmen untuk belajar.

13.2 Keterampilan Wawancara Auditor Internal Wawancara auditor internal dengan anggota manajemen auditee dan staf merupakan langkah awal yang penting dalam proses audit internal. Berdasarkan penilaian risiko secara keseluruhan, fungsi audit internal berencana untuk melakukan tinjauan terhadap beberapa area, apakah itu penilaian pengendalian internal, tinjauan proses operasional, atau jenis audit internal lainnya. Fungsi auditi internal menyusun beberapa rencana awal untuk audit internal, termasuk mengidentifikasi tujuan audit, waktu, dan sumber daya audit internal yang akan ditetapkan. Sebagai bagian penting dari keterampilan wawancara, auditor internal ditugaskan untuk bertemu dengan anggota yang ditunjuk oleh organisasi auditee untuk wawancara awal audit internal. Wawancara awal dan semua hal lain yang mengikuti adalah tahapan-tahapan kunci dalam proses audit internal. Hal-hal tersebut adalah tahapan pertama yang berharga untuk memulai audit internal dan untuk mengumpulkan informasi. Semua pertemuan wawancara audit internal, baik dengan manajemen auditee atau rekan tim, harus didasarkan pada beberapa persiapan dan perencanaan audit internal sebelum memulai pertemuan. Setelah wawancara auditee dijadwalkan, auditor harus mulai fokus terhadap persiapan wawancara. Sasaran auditor internal harus menunjukkan tujuan dari tinjauan yang direncanakan dan pengetahuannya serta kualifikasi untuk audit internal yang direncanakan. Persiapan yang memadai adalah kuncinya. Berikut ini adalah daftar yang menguraikan masalah (issues) yang perlu dipertimbangkan ketika memperkenalkan audit internal yang baru di beberapa area yang mungkin pernah ditinjau di periode yang lalu : 1. Setelah pengenalan secara keseluruhan, audit internal harus menguraikan pemilihan waktu dan tujuan dari perencanaan audit internal. 2. Memperkenalkan auditor internal yang akan melakukan tinjauan (review) aktual serta partisipan (peserta) auditee yang diharapkan. 3. Jika ini adalah perencanaan audit yang pertama dalam area ini atau jika terdapat perubahan yang signifikan sejak tinjauan (review) terakhir, tetapkan sebuah perjalanan yang melalui area operasi yang akan ditinjau (review). 4. Jika terdapat audit internal terdahulu dalam area/wilayah ini, periksa status dari penemuan dan rekomendasi terdahulu serta sistem yang berubah sejak saat itu.

5. Menguraikan pemilihan waktu(timing) dari tahapan-tahapan tinjauan audit yang telah direncanakan. 6. Meminta atau membuat susunan untuk bahan-bahan (materials) audit, mencakup : Hak untuk mengakses sumberdaya sistem IT dan arsip (files) Password sementara, hak akses ke file utama, dan perpustakaan fisik ( physical libraries). Ruang kerja audit internal dan koneksi telekomunikasi.

7. Untuk tinjauan periode waktu yang luas, jadwalkan pertemuan secara berkala. 8. Jadwalkan perencanaan audit sementara serta pertemuan wrap-up awal. 9. Buat susunan sumberdaya yang tersedia untuk menyelesaikan berbagai pertanyaan atau masalah selama melaksanakan tinjauan. 10. Menjelaskan proses audit internal yang diharapkan termasuk berbagai laporan perencanaan konsep (draft), waktu tanggapan yang diharapkan untuk rekomendasi audit, dan mengirim laporan akhir. 11. Sepanjang wawancara, menyediakan waktu yang cukup untuk bertanya. 12. Menindaklanjuti wawancara dengan memo ringkasan terperinci yang menguraikan pemilihan waktu (timing) audit yang potensial dan berbagai hal yang belum diselesaikan

13.3 Keterampilan Analitis Mengambil definisi dari sumber Web Wikipedia, kemampuan analitis mengacu pada kemampuan untuk memvisualisasikan, mengartikulasikan, dan memecahkan konsep dan masalah yang kompleks dan untuk mengambil keputusan yang masuk akal berdasarkan informasi yang tersedia. Keterampilan tersebut mencakup demonstrasi kemampuan auditor internal dalam menerapkan pemikiran logis untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi, merancang dan pengujian solusi terhadap permasalahan, dan merumuskan rencana. Untuk menguji keterampilan analisis, auditor internal mungkin akan diminta untuk mencari ketidakkonsistenan dalam beberapa laporan produksi, untuk menempatkan serangkaian peristiwa dalam urutan yang tepat, atau dengan kritis membaca laporan status proyek dan mengidentifikasi kesalahan yang potensial. Sebuah tinjauan analitis biasanya mewajibkan

auditor internal untuk meninjau beberapa bahan bukti audit dan kemudian menggunakan logika untuk memilih secara terpisah sebuah masalah dan datang dengan solusi. Auditor Internal diharuskan untuk menggunakan proses analitis tersebut secara rutin dalam proses audit mereka. Untuk menjadi benar-benar analitis, auditor internal perlu memikirkan tentang semua faktor yang terlibat dalam suatu situasi dan kemudian mengevaluasi plus dan minus dalam rangka untuk mengembangkan solusi yang direkomendasikan. Auditor internal harus menggunakan pendekatan analitis untuk menggambarkan penggunaan proses yang terdokumentasi dengan baik, yang cukup masuk akal, untuk tiba pada keputusan dalam aktivitas internal audit.

13.4 Keterampilan Pengujian dan Analisis Tantangan berikutnya dan kompetensi kunci yang dibutuhkan adalah memiliki kemampuan untuk menguji, mengkaji, dan menilai bahan-bahan. Sebagai kompetensi utama audit internal, bagaimanapun juga, pengujian atau pengambilan sampel harus dilihat dalam perspektif yang lebih luas. Berikut ini adalah beberapa alternatif pendekatan pengujian audit : 1. Observasi fisik (physical observation). Pendekatan pengujian ini digunakan terhadap proses-proses yang sulit untuk dibuktikan atau dikendalikan secara formal. 2. Evaluasi independen (independent evaluations). Konfirmasi audit adalah contoh dari konfirmasi independen. Teknik ini umumnya digunakan oleh auditor eksternal, namun terkadang auditor internal menemukan bahwa teknik ini bermanfaat. 3. Uji kepatuhan (compliance tests). Pengujian kepatuhan membantu menentukan apakah pengendalian berfungsi sebagaimana mestinya. 4. Pengujian eksepsi atau defisiensi (exceptions or deficiency testing). Jika sistem pelaporan menunjukkan kinerja yang kurang sempurna, eksepsi dapat ditinjau dengan detail untuk memahami akar masalah dan menentukan pemecahan (resolution) yang mungkin. 5. Pengujian ketepatan (accuracy testing). Pengujian terhadap ketepatan membantu menentukan apakah proses peninjauan mengukur atau menilai hal-hal dengan benar dan menghitung hasil secara tepat.

Tidak peduli metode apa yang dipilih, auditor internal harus selalu mengambil langkah yang tepat untuk memastikan bahwa sampel yang mereka uji merupakan gambaran dari keseluruhan populasi yang sedang mereka analisis. Pemahaman dari proses pengambilan sampel dan pengujian merupakan kompetensi kunci audit internal CBOK. Suatu persyaratan yang terkait kompetensi utama audit internal adalah analisis hasil pengujian. Setelah auditor internal telah memilih sampel dan melakukan pengujian audit internal, hasilnya harus dianalisis. Setelah melakukan sampel per tujuan audit yang ditetapkan, auditor internal harus meninjau hasil untuk setiap kemungkinan kesalahan yang terdeteksi dalam sampel untuk menentukan apakah benar-benar terjadi kesalahan dan, jika tepat, sifat dan penyebab kesalahan. Auditor Internal harus selalu berhati-hati dalam menganalisis dan

mendokumentasikan hasil sampel uji mereka. Mereka harus mengabdikan setiap upaya untuk memastikan bahwa hasil pengujian merupakan gambaran dari keseluruhan populasi item yang ditinjau. Bila diindikasikan hasil audit tidak benar, kadang-kadang terjadi, seorang auditor internal harus mengambil prosedur tindak lanjut apapun yang diperlukan. Namun, proses penetapan tujuan audit, menarik sampel item yang menarik untuk memastikan apakah tujuan audit telah terpenuhi, dan kemudian melaporkan hasil ini adalah kompetensi utama audit internal.

13.5 Keterampilan Dokumentasi dari Auditor Internal Auditor Internal memiliki tantangan besar dalam penyusunan dokumentasi yang bermakna dan bermanfaat untuk semua pekerjaan mereka, apakah catatan informal dari pertemuan, kertas kerja audit, laporan audit akhir yang dikeluarkan. Auditor internal memiliki kebutuhan yang berkelanjutan untuk mengembangkan keterampilan pekerjaan audit dokumentasi yang kuat. Di dunia elektronik sistem pengolah kata dan database yang kuat, dokumentasi yang kadang-kadang bisa keluar dari tangan. Mungkin setiap auditor internal telah menerima pesan pengolah word yang berorientasi dokumentasi, yang menggambarkan beberapa area kepentingan audit dengan beberapa pesan pendukung yang dilampirkan. Dokumentasi menjadi tantangan ketika lampiran pendukung pertama memiliki lampiran sendiri, beberapa bahkan memiliki lampiran yang lebih, dan seterusnya. Mungkin jenis aliran dokumen yang dilampirkan ini menyediakan informasi yang diperlukan dan mendukung, tetapi semuanya juga seringkali menyebabkan

ambiguitas dan masalah. Fungsi audit internal harus menetapkan beberapa standar praktik terbaik untuk dokumentasi elektronik internalnya sendiri. Berikut ini beberapa praktek terbaik dokumentasi e-office audit internal.
1. Menetapkan standar hardware and software.

2.

Menggunakan pengendalian keamanan berbasis password dengan mengupdate secara teratur.

3.

Membangun kesadaran keamanan.

4. Backup,backup, dan backup. 5. Menetapkan prosedur pengendalian perbaikan (revision) file. 6. Membangun template dan menetapkan gaya protokol. 7. Menetapkan gaya peraturan e-mail. 8. Menetapkan peraturan lampiran (attachment) e-mail. 9. Menggunakan dan memonitor perangkat antivirus dan firewall secara aktif. 10. Membatasi penggunaan personal. 11. Menetapkan kunci (locks) dan aturan keamanan untuk mesin portabel.

12. Memonitor kepatuhan (compliance).

E-office yang digunakan di sini merujuk pada sebagian besar word processing, spreadsheet, e-mail, dan bentuk dokumentasi elektronik lainnya yang akan dibutuhkan oleh fungsi audit internal untuk mendukung kerja audit internalnya di luar binder kertas kerja formal dan laporan audit yang dikeluarkan baik dalam kantor audit maupun sistem laptop auditor. Jika dimungkinkan, standar-standar ini harus konsisten dengan standar departemen IT, tetapi tujuannya harus selalu mendukung upaya audit internal secara keseluruhan. Di luar komentar mengenai e-documentation audit internal yang efektif, semua auditor internal harus mengembangkan kompetensi dan keterampilan yang kuat dalam mendokumentasikan setiap aspek dari pekerjaan mereka. Beberapa standar praktek terbaik untuk meningkatkan kualitas dokumentasi audit internal adalah :
1. Menulis narasi dan deskripsi.

Menggambar seluruh pekerjaan dalam gaya narasi dengan demikian pihak luar dapat meninjau beberapa bahan di sini dan memahami aktivitas atau proses.

Mendokumentasikan pengamatan atau pelaksanaan konsep audit tetapi tidak menggambarkan asumsi atau ide-ide yang spekulatif .

Menghasilkan dokumentassi yang terkait dengan sistem dengan menggunakan hyperlink jika tepat.

2. Penyederhanaan (simplification)

Membuat dokumentasi secara sederhana tetapi tidak terlalu sederhana. Menulis sedikit dokumen, paling tidak saling melengkapi. Menempatkan informasi di tempat yang paling tepat. Mempertunjukkan informasi kunci dengan memasukkan ringkasan dan deskripsi singkat jika diperlukan.

Menggunakan apapun yang diperlukan untuk memajukan transfer informasi dan komunikasi.

3. Menentukan apa yang didokumentasikan.

Dokumentasi dengan sebuah tujuan. Fokus terhadap kebutuhan pengguna.

4. Menentukan kapan mendokumentasikan.

Menggunakan pendekatan evolusioner untuk memperoleh feedback untuk material Membuat dokumentasi secara berkelanjutan. Mengupdate dokumentasi secara teratur.

5. Hal-hal umum

Selalu menyadari bahwa dokumentasi adalah suatu persyaratan. Mewajibkan pengguna untuk menyuguhkan permintaan dokumentasi. Membangun pemahaman di seluruh audit internal terhadap kebutuhan untuk

dokumentasi pendukung yang kuat.

Menyediakan pelatihan persiapan dokumentasi untuk seluruh anggota tim audit internal. Auditor Internal harus selalu mengingat bahwa dokumentasi mereka, di semua

tingkatan, dapat dikenakan pengungkapan atau tinjauan lain. Apakah itu permintaan dari anggota komite audit, auditor eksternal, perintah pengadilan, atau bahkan tindakan pemerintah, kurangnya persiapan dokumentasi atau ketidakakuratan bisa mempermalukan atau bahkan membahayakan perusahaan dan merusak baik fungsi audit internal maupun auditor internal.

13.6 Hasil Rekomendasi dan Tindakan Korektif Sebuah peran yang sangat penting mungkin yang paling penting auditor internal adalah melaporan hasil kerja audit dan mengembangkan dan membuat rekomendasi yang kuat untuk tindakan korektif, yang sesuai. Dalam semua kasus, auditor internal perlu memiliki keterampilan kunci untuk merangkum hasil audit, untuk membahas apa yang salah, dan untuk mengembangkan beberapa rekomendasi untuk tindakan perbaikan yang efektif. Sementara laporan audit dan rekomendasi mereka sering hanya menjadi tanggung jawab senior, auditor internal atau chief audit executive, seluruh anggota tim audit harus mampu menjelaskan temuan audit dan membuat rekomendasi untuk perbaikan. Dalam beberapa kasus, staf auditor akan melalui latihan ini hanya sebagai bagian dari catatan kertas kerja, tetapi semua auditor internal harus memikirkan pekerjaan audit mereka dalam hal ini pertanyaan terkait:

Apa tujuan dari audit atau pelatihan ini? Apa yang ditemukan? Mengapa hasil temuan audit tersebut tidak benar atau tidak sesuai? Apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kesalahan atau kerusakan pengendalian ini?

Apa rekomendasi audit internal untuk tindakan korektif? Proses ini merupakan bagian yang sangat banyak dari audit internal. Auditor internal

di semua tingkatan harus mengembangkan kompetensi untuk memikirkan pekerjaan mereka. Tentu saja, itu selalu penting bagi auditor internal untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan

dengan jelas dan cukup sederhana bahwa penerima dapat memahami masalah dan sifat dari tindakan korektif yang disarankan. Meninjau bukti dan membuat rekomendasi audit yang tepat dapat menjadi sangat sulit jika temuan audit meliputi area yang rumit atau berpotensi tidak jelas.

13.7 Keterampilan Komunikasi Auditor Internal Persiapan laporan audit internal yang efektif, dengan temuan dan rekomendasi yang bermakna, merupakan area kompetensi yang sangat penting bagi seluruh auditor internal. Auditor Internal di semua tingkatan harus mengembangkan keterampilan untuk membahas dan menyajikan temuan-temuan audit dan rekomendasi audit internal terkait. Komunikasi ini dapat terjadi di tempat kerja pada semua tingkatan. Auditor internal biasanya menerima, meninjau, dan memiliki akses ke informasi yang berpotensi rahasia dalam jumlah besar. Untuk alasan itu, sangat penting bahwa pengendalian keamanan yang kuat akan ditempatkan di semua file audit internal dan data yang disimpan. Namun, auditor internal di semua tingkatan harus mengembangkan keterampilan dan kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang lain dalam perusahaan tentang pekerjaan mereka yang sesuai dan untuk membantu orang lain untuk memahami nilai dari audit internal. 13.8 Keterampilan Negosiasi Auditor Internal Apakah itu menyangkut rekomendasi yang dikembangkan dalam laporan audit atau saat meninjau bukti audit, auditor internal akan menghadapi banyak area di mana manajemen dan orang lain akan tidak setuju dengan asumsi atau temuan potensial auditor. Auditor Internal sering menghadapi perbedaan pendapat selama tinjauan; auditor terkadang bisa salah, tetapi mereka selalu memiliki latar belakang dan dukungan untuk menjelaskan temuan audit yang diusulkan. Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan sepanjang waktu, tidak hanya untuk tujuan bisnis atau audit internal. Negosiasi biasanya merupakan metode kompromi untuk menyelesaikan argument atau masalah. Auditor Internal harus berkomunikasi dalam rangka untuk menegosiasikan masalah / argumen, apakah itu tatap muka, di telepon, atau secara tertulis. Namun, auditor internal di semua tingkatan harus menyadari negosiasi yang tidak selalu antara dua orang: Hal ini dapat melibatkan auditor internal dengan beberapa anggota dari kelompok auditee.

Auditor Internal di semua tingkatan harus belajar keterampilan negosiasi selama mereka menyelesaikan laporan audit dan menyiapkan rekomendasi. Auditor Internal harus menyadari bahwa setiap jenis temuan audit, tidak peduli bagaimana tampaknya tidak penting, dapat dilihat sebagai kritik oleh manajemen auditee. Kadang-kadang auditor internal akan menghadapi situasi di mana manajemen auditee ingin melawan audit internal pada setiap poin, tidak peduli seberapa sepele atau seberapa kuat temuan audit. Auditor internal harus mengembangkan keterampilan untuk bernegosiasi dan berkompromi pada beberapa item atau area, tetapi harus selalu berhak untuk mengatakan sesuatu yang salah dan perlu dilaporkan. Jika auditee tidak setuju, hal ini dapat ditutup dalam tanggapan terhadap laporan audit dan interaksi dengan komite audit jika diperlukan. Beberapa elemen dari proses negosiasi adalah: Fase 1 : Memulai negosiasi Prapersetujuan
1. Informasi. Mempelajari sebanyak yang anda bisa mengenai isu atau masalah audit yang

akan didiskusikan. Informasi apa yang anda butuhkan dari pihak lain?
2. Evaluasi leverage. Evaluasi leverage (pengaruh) atau kekuatan negosiasi relatif Anda

dan leverage (pengaruh) pihak lain pada permulaan.

3. Analisis. Apa masalahnya? Ini penting terutama ketika memulai tinjauan terhadap apa

yang mungkin menjadi perdebatan dalam laporan audit.

4. Hubungan. Membentuk hubungan dengan auditee dan lawan anda. 5. Sasaran dan Ekspektasi. 6. Jenis negosiasi. Negosiasi apa yang diharapkan? Apakah akan bernegosiasi secara face to

face,fax, melalui mediator, atau dalam beberapa cara lain.

7. Anggaran. Setiap negosiasi mempunyai biayanya sendiri. Audit internal mungkin

mengalihkan staf dan waktu manajemennya untuk bertemu dan bernegosiasi.

8. Rencana. Mengembangkan rencana negosiasi sementara.

Fase II : Persetujuan.
1. Logistik. Kapan, di mana, dan bagaimana Anda akan bernegosiasi. Ini bisa menjadi

sangat penting ketika berbagai macam unit atau lokasi terlibat dalam proses ini.
2. Membuka Penawaran. Apa penawaran terbaik yang dapat anda berikan?

3. Penawaran Kemudian. Bagaimana anda harus menyesuaikan rencana negosiasi anda

ketika merespon tindakan yang tidak diantisipasi dari lawan anda?

4. Taktik. Jenis taktik apa yang akan anda gunakan? Taktik apa yang digunakan oleh lawan

anda terhadap anda?

5. Konsesi. Konsesi apa yang akan anda buat? Bagaimana anda akan membuatnya? 6. Resolusi. Apa cara terbaik untuk memecahkan masalah?

Fase III : Penutup

1. Logistik. Bagaimana dan kapan anda akan menutup negosiasi? 2. Dokumentasi. Menyiapkan dokumentasi terperinci yang menggambarkan sesi, dengan

tekanan pada persetujuan dan perubahan yang direncanakan oleh kedua belah pihak.
3. Penutupan emosional. Dalam meringkas(wrapping up) sebuah pertemuan penting untuk

membicarakan kepentingan dan kebutuhan pokok dari pihak pihak.

4. Implementasi. Apakah audit internal setuju untuk membuat beberapa perubahan dalam

draft laporan audit dan auditee setuju untuk mengubah beberapa praktek yang dipersoalkan.

13,9 Komitmen Auditor Internal untuk Belajar Sebuah kompetensi kunci auditor internal yang sangat signifikan adalah semua auditor internal harus mengembangkan komitmen yang kuat untuk belajar di luar 40 jam persyaratan pendidikan berkelanjutan untuk auditor internal bersertifikat. Bisnis dan teknologi yang selalu berubah, seperti juga iklim politik dan peraturan di mana perusahaan beroperasi. Semua auditor internal harus merangkul komitmen untuk belajar terus-menerus dan berkelanjutan sebagai kompetensi yang sangat penting.