20

BENCHMARKING (PATOK DUGA)

1. Pengertian dan Tujuan

Salah satu prinsip dasar TQM adalah pentingnya monitoring dan evaluasi (M&E). Tanpa data yang jelas kita tidak bisa mengukur kalau ada perbaikan dalam pekerjaan kita. Dalam dunia TQM, proses pengumpulan data disebutkan "Benchmarking." Benchmarking adalah proses pengumpulan dan analisa data dari organisasi dan dibandingkan dengan keadaan di dalam dan atau di luar organisasi anda. Hasil dari proses ini akan menjadi patokan (patok duga) untuk memperbaiki organisasi kita secara terus menerus. Tujuan dari benchmarking adalah bagaimana organisasi anda bisa dikembangkan sehingga menjadi yang terbaik. Langkah- Langkah: 1. Menyiapkan sesi Benchmarking 2. Penjelasan tahap-tahap Benchmarking 3. Penerapan Benchmarking pemerintahan 2. Manfaat Benchmarking

Peningkatan pengetahuan dan pemahaman tentang organisasi sendiri dan keadaannya dibandingkan dengan organisasi lain 3. Langkah-Langkah Penerapan

Langkah 1: Menyiapkan sesi Sebelum sebuah organisasi menerapkan Benchmarking, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
Ketahuilah organisasi anda dulu. Jika kita tidak mengerti prosesproses di organisasi kita sendiri, akan sulit untuk tetapkan apa yang harus diukur dan kemudian dibandingkan dengan organisasi yang lain. Harus ada komitmen kepada perbaikan terus-menerus. Jika tidak akan sulit untuk mencapai satu keberhasilan. Komitmen sangat penting untuk mengembangkan vision, anggaran dan dukungan. Kebutuhan dan harapan dari pelanggan harus diketahui, jika tidak

21 pelayanan tidak akan sesuai dan lambat laun mereka akan ke tempat lain. Harus siap untuk membagi informasi. Jika organisasi anda tidak bersedia untuk membagi pengalaman tentang hasil dari pada satu proses, akan agak sulit untuk mencari organisasi lain yang bersedia membagi pengalaman.

Langkah 2: Penjelasan tahap-tahap Benchmarking

Menguraikan apa yang bisa dijadikan tolok ukur. Ini bisa termasuk: o Proses internal o Kualitas "produk" o Kepuasan Pelanggan o Tingkat ketrampilan stafnya Lembaga atau organisasi kita mau dibandingkan dengan organisasi yang terbaik. Jangan carikan organisasi dalam bidang yang sama karena barangkali mereka adalah pesaing. Carilah organisasi di bidang yang lain tetapi juga memberikan pelayanan. Data tentang organisasi lain bisa diperoleh dari perpustakaan, internet atau majalah. Tentukan bagaimana mengumpulkan dan menganalisa informasi. Kumpulkan informasi dari organisasi anda dan organisasi pembanding. Data dianalisa dengan pertanyaan seperti yang berikutnya: o Mengapa mereka paling baik ? o Apa yang bisa dipelajari dari mereka ? o Keadaan lembaga kita dibandingkan mereka seperti apa ? o Tentukan di mana orang / organisasi di luar lebih maju, atau mendapat hasil kerja yang lebih bermutu. o Dibutuhkan beberapa lama agar bisa setingkat dengan mereka ? Tantangan sekarang menjadi bagaimana organisasi kita bisa menerapkan pelajaran baru ini. Seandainya dalam proses ini kesimpulannya adalah bahwa memang organisasi kita adalah yang terbaik, bukan berarti sudah bisa puas, melainkan sesuai dengan prinsip TQM bagaimana sistem atau proses bisa lebih baik lagi ?

Langkah 3: Penerapan "Benchmarking" Pemerintahan

Seberapa jauh Benchmarking bisa diterapkan di sektor Pemerintahan ? Ada beberapa pertanyaan yang bisa menjadi pedoman: o Selama ini apa yang dipakai untuk mengukur tingkat

22 pelayanan ? o Kalau Benchmarking kurang cocok, sarannya apa ? Peserta di bagi dalam kelompok 4-6 orang. Setiap kelompok tunjuk satu orang sebagai fasilitator. Tugasnya adalah menuliskan hasilnya pada tempat yang bisa dibaca oleh semua orang (seperti flipchart) saat dikemukakan. Menentukan batas waktu untuk sesi ini. Umumnya, 30 menit sudah cukup. Setiap kelompok menyampaikan hasil mereka. Peserta lain diberikan kesempatan untuk menanggapi.

Catatan: Alat Benchmarking lebih gampang diterapkan di sektor swasta terutama di negara barat. Di Indonesia masih sulit memperoleh informasi yang jelas tentang keadaan satu perusahaan. Kalau di sektor Pemerintahan perolehan data yang jelas lebih sulit lagi. Dengan demikian alat ini akan agak sulit untuk diterapkan. Namun demikian, itu bukan berarti bahwa alat ini tidak berguna. Pertama, bahwa harus ada satu proses untuk mengukur hasil pekerjaan kita adalah hal yang mutlak. Kedua, prinsip-prinsip yang terkandung dalam benchmarking bisa dipakai dalam sistem M&E yang mau dikembangkan, misalnya; kita harus mengetahui organisasi kita sendiri; harus ada komitmen kepada prinsip perbaikan terus-menerus; kebutuhan dan harapan dari pelanggan harus diketahui; harus bersedia yang membagi pengalaman, informasi tentang organisasi kita sendiri. Pembahasan tentang kelebihan dan kekurangan alat benchmarking akan membuka pembicaraan yang lebih luas tentang pentingnya M&E dan bagaimana merancang sistem sesuai kebutuhan kita.