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Evaluación y Selección de Software de Gestión
El Seminario dictado en la Universidad Di Tella el día 28 de mayo de 2009 ha sido organizado por laComunidad de Usuarios TI de la Universidad -TIDT- en conjunto con el Departamento de Graduados yDesarrollo Profesional.
http://www.utdt.edu/
La Dirección académica y preparación del material estuvo a cargo de
CEPRET
-Centro Profesional deEvaluación de Tecnología- y Beatriz Bisesti, Responsable de Consultoría, fué la encargada de laexposición.
http://www.cepret.com/
Beatriz Bisesti
AGENDA
1)
Software de Gestión Empresarial: Definición, Objetivos, Ventajas, Motivos para suimplementación, Pros y Contras vs. Desarrollos a Medida.2)
Diferentes tipos de Sistemas de Gestión.3)
Tips a tener en cuenta ante la elección.4)
Metodología de Evaluación: RFI y RFP, Proceso de Evaluación.5)
Decálogo para la Evaluación.6)
Conclusiones.
1) Software de Gestión Empresarial
Enterprise Resource Planning –ERP-: Planificación de Recursos Empresariales
Es un conjunto de aplicaciones informáticas desarrollada por un proveedor de software, que permitegestionar de manera integrada todos los procesos de negocio de una empresa.
Del ERP al ERP II
: Habitualmente sus principales módulos eran: Ventas, Contabilidad y Finanzas,Compras, Almacenes, Logística, Inventarios, Producción. En la actualidad se extendió el conceptooriginal, agregándose, entre otros, Recursos Humanos, Business Intelligence, Document Management,CRM.
Ventajas de su implementación
Mejora el control de gestión.
Reduce el tiempo en el que se obtiene la información para la compañía.
Mejora la productividad.
Da mayor integración a las áreas funcionales de la empresa.
Disminuye costos operativos.
Mejora la calidad de información para la toma de decisiones.
Mejora el planeamiento y la presupuestación.
Agiliza la resolución de procesos operativos.
Estandariza los procesos globales.
Genera reducción en los ciclos de negocios.
Disminuye la inmovilización de activos.
Motivos por los cuales NO se recomienda su implementación
o
Caos en los procesos administrativos y creencia que el ERP mágicamente losresolverá.
o
Muy bajo volumen de transacciones y/o dificultad para “ver” el valor agregado.
o
Falta de convencimiento de la Dirección y ausencia de apoyo al proyecto.
Ventajas del ERP con respecto a Desarrollos a Medida
a.
Evita el enorme esfuerzo del desarrollo.b.
Ofrece (en principio) una fecha real de implementación.c.
Es un Sistema probado.d.
Tiene actualización permanentemente, siendo esto responsabilidad del proveedor.e.
Brinda modularidad e integración.f.
El cálculo de la inversión se puede hacer con un mayor grado de precisión.g.
El soporte es brindado por la compañía proveedora.h.
Genera oportunidades de mejorar los procesos.i.
Da conectividad con otros productos.
Desventajas ERP versus Desarrollos a Medida
a.
La dependencia del proveedor.b.
El costo de mantenimiento anual.c.
Tienen necesidad de configuración.d.
En general, requieren una adaptación del negocio al ERP.e.
La necesidad de realizar personalizaciones de diferentes complejidades.f.
El costo de implementación puede ser importante.
2) Diferentes tipos de Sistemas de Gestión
2.1) Propietario
Son aquellos que requieren el pago de licencias para poder ser utilizados.
Ventajas
El control de calidad.
Los recursos destinados a la investigación.
Cuentan con personal altamente capacitado.
Hay un uso común por parte de los usuarios.
Desventajas
El secreto del código fuente.
La dependencia del proveedor.
Suelen implicar costosas adaptaciones de módulos a necesidades particulares.
2.2) Open Source
No requieren el pago de licencias, aunque suelen implicar otros costos.
Ventajas
El código fuente abierto permite leer, modificar y redistribuir el código fuente.
Costo reducido.
Estándares abiertos.
Soporte de los desarrolladores o de cualquier empresa o persona que ofrezca confianza ytenga la formación adecuada.
Desventajas
Costos ocultos.
Falta de responsabilidad.
Falta de control de calidad.
2.3) SaaS (Software as a Service)
Modelo de distribución del software que proporciona a los clientes el acceso al mismo a través de lared (generalmente Internet), de manera que les libra del mantenimiento de las aplicaciones, deoperaciones técnicas y del soporte. Une el producto (software) al servicio, para dotar a las empresasde una solución completa que permita optimizar sus costos y recursos.
Ventajas
No hay necesidad de tener un área de IT numerosa.
La responsabilidad de la operación recae en la empresa proveedora.
El servicio y atención continua del proveedor brindado al cliente.
Cuentan con medios seguros de acceso en los entornos de la aplicación.
No se compran licencias: se paga por el uso de un alquiler.
Desventajas
La empresa cliente puede no tener acceso directo a sus contenidos.
La dificultad para generar sus funcionalidades específicas.
3) Tips que debería analizar el cliente ante la elección del Sistema de Gestión
Tipo y tamaño de la empresa
Plan estratégico
Certificaciones
Cantidad de usuarios
Situación de la empresa en materia de información
Expectativas
Presupuesto disponible
Recursos disponibles e involucramiento
Resistencia al cambio
Aval e impulso de la Alta Dirección
4) Metodología de Evaluación - Ventajas
- Define adecuadamente los requerimientos.- Normaliza la estructura de las respuestas de los proveedores.- Permite realizar en forma integrada una valoración de las respuestas.- Facilita la realización de una comparación real y homogénea de las distintas soluciones.- Facilita la toma de decisión.- Simplifica y estandariza el proceso mediante el uso de los RFI y RFP.
¿Qué es R F I (Request for information)?
Es el documento elaborado para las etapas de identificación de necesidades, de búsqueda y demonitoreo de los aplicativos de gestión. El fin último es proveer a la organización con la informaciónsuficiente para realizar un diagnóstico y reconocimiento del producto y/o servicio que se deseaobtener.
¿Qué es R F P (Request For Proposal)?
Es el documento donde se detallan los requerimientos técnicos, funcionales y administrativos quedeben incluirse en la compra del software y en su implementación. Sirve para que las ofertas y pautasgenerales de contratación tengan una base sólida y estándar para su comparación. Permite contar conuna herramienta metodológica para una mejor negociación.
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