Professional Documents
Culture Documents
PENGURUSAN
PEJABAT
Biasa
Kertas Minit REKOD
Berdaftar
Menulis Minit
Pentingnya Minit
! Merekod surat-surat yang diterima/keluar
! Perhubungan antara pegawai-pegawai atau
bahagian-bahagian dalam jabatan
(Am 6)
Kertas MinitNo. 1 Helai No. 1
1
Catit surat-surat yang dihantar
keluar bilangan surat, tarikh
penghantaran, nama agensi
SURAT penerima dan tarikh surat dihantar
KELUAR keatas kertas minit dengan
menggunakan ‘Rubber Stamp’
(Warna Hitam / Biru)
2
Tindakan Bahagian Pendaftaran
Fail
* Memasukkan surat-surat yang diterima
‘HOUSE KEEPING’
MELIPUTI PERKARA-PERKARA
SEPERTI
PENTADBIRAN, PERJAWATAN DAN
SENARAI KAKITANGAN
JENIS KUMPULAN FAIL
‘OPERATIONAL’
KATEGORI FAIL
* FAIL AKTIF
* FAIL SEMENTARA
A)TERBUKA
B) TERPERINGKAT/BERTARAF
KESELAMATAN
- RAHSIA BESAR
- RAHSIA
- SULIT
WARNA KULIT FAIL
TERBUKA - PUTIH
4. Kod Perkara/Subjek ( S )
PROSEDUR MEMBERI
NOMBOR
RUJUKAN FAIL
KPLB BP 13
Nama Ringkas
Nama Bahagian
Ringkas
Organisas Kod Untuk
i Organisasi
Sendiri
ILP BP( S ) 13
Taraf
Jabatan Keselamatan
Sulit
Kod Untuk
Bahagian Urusan
Pentadbiran Organisasi
Sendiri
CONTOH
ILP BP ( S ) 12
Nama Taraf
ringkas Keselamatan
organisasi Sulit
Kod Untuk Urusan
Nama ringkas Organisasi Dengan
Bahagian Jabatan Lain
Pentadbiran
KOD PERKARA
UTAMA
Tiap-tiap Agensi adalah perlu menyenaraikn
sendiri Perkara Utama mengikut abjad
dengan berasaskan perkara-perkara yang
diuruskan dan seterusnya memberikan kod.
Di asingkan dengan tanda palang (/)
CONTO
H
HURUF
A
ACARA 1
ADUAN 2
AGENDA 3
AGENSI 4
AKAUN 5
ALAMAT 6
CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA
HURUF
M
MAJALAH 88
MAJLIS 89
MAKLUMAT 90
MANUAL PROSEDUR KERJA
91
MASA BEKERJA 92
MEL/POS 93
MELANJUT PELAJARAN 94
MESIN PEJABAT 95
MESYUARAT 96
CONTOH MENGGUNAKAN KOD PERKARA
UTAMA ADALAH
Perkara Utama
Kod
Huruf A
Aduan 2
Nombor Rujukan
KPLB BK
13 / 2
Huruf B
Belanjawan 81
Nombor Rujukan
KPLB BK
13 / 81
KOD PECAHAN
PERKARA
Pecahan Perkara ialah perkataan yang
dapat menerangkan dengan lebih jelas
perkara utama yang berkenaan.
Huruf A
Aduan 2
Nombor Rujukan
KPLB BP 13 / 2
Adua
n
CONTOH MENGGUNAKAN KOD PECAHAN
PERKARA
Aduan Agensi
Nombor Rujukan
Fail
KPLB BK 13 / 2 / 1 (Fail Aduan
Awam)
KPLB BK 13 / 2 / 2 (Fail Aduan
Agensi Lain)
CONTOH
Aduan
Aduan
Perkara Kod Pecahan Kod Awam
Utama Perkara
SURAT TERIMA
Catat tarikh penerimaan, nama agensi
pengirim dan tarikh surat dikandungkan
dengan menggunakan ‘rubber stamp’
( warna merah )
- tajuk fail
Doket Faharasat Bilangan
( Borang Am 89 )
- susun mengikut tertib susunan
nombor
BAHAGIAN
HADAPAN
PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PEMBANTU TADBIR
BAHAGIAN
BELAKANG
1 P
9.6
20.6 PPT
2 PT
1.6
CONTOH
DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89A)
NO,FAIL: KPLB/BP/13/8( )
NOMBOR-NOMBOR FAIL
YANG BERKAITAN
FAHARASAT DI BAWAH
PENGISIAN JAWATAN
PEMBANTU TADBIR
PKJ/BP/99/
PERKARA
2
T
LI
KU
–
U P
T A
ITU UK
D IB
D
MEMBUKA FAIL SEMENTARA
1. Fail sebenar hilang/ tidak dapat dikesan
Pegawai Pegawai
A Minta fail
B
Minta fail
Pegawai
BAHAGIAN
C
PENDAFTARAN
Fail Tidak hilang
FAIL Minta fail
Mengikut
Prosedur
Mudah dikesan
TIDAK MELALUI BAHAGIAN
PENDAFTARAN FAIL
Pegawai Pegawai
A B
Hantar Minta
fail fail
Pegawai
BAHAGIAN Fail sukar dikesan C
PENDAFTARAN Fail hilang
FAIL Tidak ikut prosedur
Sering buka fail
baru
KALAU TIDAK MELALUI
BAHAGIAN GUNAKAN
PENDAFTARAN FAIL……. FORMAT
INI
Pada :…………………………………………..
Tandatangan :………………………………………
BORANG PERGERAKAN FAIL
PT
Kepada :…………………………………………..
Pengara
Daripada :…………………………………………..
h
Pengisian Jawatan PT(P/O)
Tajuk Fail :…………………………………………..
KPLB/BP/13/8
Nombor Fail :…………………………………………..
BERTARAF KESELAMATAN
Ø DISIMPAN DALAM BILIK SIMPANAN KHAS ATAU
Pastikan Perkara
&
Pecahan Perkara
Fail Belum
Berkenaan
Kod ini sudah A
Dibuka ?
Sudah
Dapatkan fail dan
Kandungkan surat
A
Simpan doket-doket
PENYENGGARAAN,
PEMELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD
REKOD KERAJAAN
DEFINIS
I
SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD,
DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN,
LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG
GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU
DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN
DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN
MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RESMI
MEREKA.
•DIBERSIHKAN SELALU
• TIKUS
• LIPAS
• ANAI-ANAI
• MANUSIA
• HABA/SUHU
• KELEMBAPAN
• SILVERFISH
• BOOKLICE
• DLL
REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI
JABATAN ATAS KEPERLUAN
TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20
TAHUN DARI TARIKH IANYA
DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT
KELULUSAN KHAS DARI JABATAN
ARKIB NEGARA UNTUK TERUS
MENYIMPANNYA
PENGURUSAN
KOMUNIKASI DAN
TEKNOLOGI
Komunikasi dan Teknologi
Maklumat
Pengurusan Komunikasi dan Teknologi
Maklumat (ICT) meliputi perkara-perkara
berikut:
• Pelan strategik teknologi maklumat;
• Perolehan perkakasan dan perisian;
• Rangka dan keselamatan teknologi
maklumat;
• Penggunaan perkhidmatan;
– Internet;
– Emel;
• Perisian;
• Pembangunan sistem aplikasi;
Pelan Strategik Teknologi
Maklumat
• Pelan Strategik ICT (ISP) jabatan ialah satu
pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang
menetapkan hala tuju perancangan, strategi
pembangunan dan pelaksanaan projek-projek
ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.
Ketua Jabatan bertanggungjawab
menyediakan ISP di peringkat jabatan
masing-masing dengan berpandukan ISP
Sektor Awam.
• ISP yang disediakan perlu dikemukakan
kepada pihak MAMPU untuk disemak dan
diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet
Kerajaan (JITIK). Peraturan semasa mengenai
Perolehan Perkakasan Dan
Perisian
• Ketua Jabatan dikehendaki
mengemukakan cadangan projek ICT
kepada MAMPU bagi mendapatkan
kelulusan teknikal sebelum ianya
dilaksanakan.
• Ketua Jabatan juga dikehendaki
mengemukakan Laporan Status
Pelaksanaan Projek ICT kepada
MAMPU setiap enam (6) bulan
sehingga projek tersebut siap
Rangka Dan Keselamatan
Teknologi Maklumat
• Rangka Dasar Keselamatan ICT ialah satu dasar yang
memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan
langkah-langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT.
Ketua Jabatan bertanggungjawab merangka satu dasar
keselamatan ICT bagi memastikan aset ICT dilindungi dan
urusan jabatan dapat beroperasi dengan lancar serta
meminimumkan kerosakan atau kemusnahan aset-aset ICT.
• Ketua Jabatan boleh merujuk kepada pihak MAMPU dalam
menyediakan Dasar Keselamatan ICT jabatan. Rujukan
kepada peraturan yang sedang berkuat kuasa hendaklah
dibuat dari semasa ke semasa.
• Ketua Jabatan bertanggungjawab melantik seorang Ketua
Pegawai Maklumat (CIO) dan seorang Pegawai Keselamatan
ICT (ICTSO). Pelantikan dan pertukaran pegawai ini perlu
dimaklumkan kepada MAMPU.
• Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan ICTSO
membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden
Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang
Penggunaan
Perkhidmatan
• Internet
– Internet adalah rangkaian komputer secara global yang
menyediakan pelbagai maklumat;
– Menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis
panduan dan prosedur keselamatan penggunaan
internet yang ditetapkan.
– Pegawai hanya boleh melayari laman web yang
dibenarkan sahaja dan dilarang melayari, menyedia,
memuat naik (upload), memuat turun (download) dan
menyimpan laman web yang mengandungi unsur-unsur
lucah, hasutan dan ancaman terhadap keselamatan
negara.
– Pegawai adalah dilarang menggunakan kemudahan
internet untuk tujuan peribadi seperti memuat turun,
menyimpan serta menggunakan perisian berbentuk
hiburan (permainan elektronik, video, muzik, gambar,
chatting atau seumpamanya) yang boleh mengganggu
kestabilan talian rangkaian (networking).
– Pegawai bertanggungjawab mematuhi sepenuhnya
Penggunaan
Perkhidmatan
• Emel
– Emel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi
berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari dua hala
dengan cara yang pantas.
– Emel adalah merupakan rekod awam.
– Pegawai perlu menggunakan kemudahan emel mengikut etika,
garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan emel
yang ditetapkan.
– Pegawai harus bertindak bijak, profesional dan berhati-hati
dalam menggunakan kemudahan emel yang diberi.
– Pegawai harus menggunakan identiti/ akaun emel sendiri
apabila menggunakan kemudahan emel dan dilarang
menggunakan kemudahan emel untuk tujuan peribadi seperti
menyebar, menghantar dan melibatkan diri dalam emel yang
mengandungi kod perosak, unsur-unsur lucah, hasutan,
ancaman dan emel sampah yang dapat mengganggu
penggunaan emel milik orang lain.
– Pegawai hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur
penggunaan emel yang ditetapkan agar keselamatan ke atas
pemakaiannya terjamin.
– Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk
Penggunaan
Perkhidmatan
• Perisian
– Sebarang instalasi (installation) perisian ICT yang
berlesen sahaja dibenarkan untuk kegunaan Jabatan.
Sebarang instalasi perisian yang tidak berlesen atau
cetak rompak adalah dilarang.
• Pembangunan Sistem Aplikasi
– Sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang
menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod
yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam
(DDSA) mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
– Perkongsian pintar dalam bidang ICT, Ketua Jabatan
bertanggungjawab memastikan sebarang sistem aplikasi
generik yang boleh dikongsi dengan jabatan-jabatan lain
didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem
Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP).
– Sebarang sistem aplikasi yang dibangunkan oleh jabatan
perlu disertakan dengan dokumentasi sistem (sistem
spesifikasi, manual pengoperasian dan manual
Penggunaan
Perkhidmatan
• Laman Web Jabatan
– Laman web jabatan merupakan salah satu
saluran maklumat dan perkhidmatan atas
talian (online) kepada orang awam. Ketua
Jabatan bertanggungjawab memastikan
maklumat terperingkat tidak dipaparkan di
laman web dan tidak melanggar mana-mana
peraturan keselamatan Kerajaan.
– Laman web jabatan dibangun dan
diselenggarakan dengan berkesan agar
maklumat yang terkandung sentiasa dikemas
kini mengikut peraturan semasa yang berkuat
kuasa.
INVENTORI DAN
BEKALAN PEJABAT
DEFINISI INVENTORI
1. MENENTUKAN KEPERLUAN
2. MENGKAJI PENGGUNAAN
JENIS PENYELENGGARAAN:
1. PENYELENGGARAAN DIRANCANG.
PEMINDAHAN / PENGELUARAN
Tujuan: Bagi mempastikan bahawa kesemua
pemindahan atau pengeluaran dibuat dengan
kebenaran.
1. PEMINDAHAN/PENGELUARAN BARANG
DIBUAT DENGAN KEBENARAN BERTULIS.
4. LAPORAN AKHIR.
stokrendah
Buku Kedatangan
Punch Card
Alat Elektronik
PENILAIAN PRESTASI