• Embed Doc
  • Copy Link
  • Readcast
  • Collections
  • CommentGo Back
Download
 
ArchivierungskonzeptSeite 1 von 17
 
Archivierungskonzept
- Beispiel -
Stand: September 2004
 
Archivierungskonzept
INHALTSVERZEICHNISA.SENSIBILISIERUNG..............................................................................................................................................3
1G
EFÄHRDUNGSLAGE
.................................................................................................................................................32Z
IELSETZUNG
..........................................................................................................................................................33B
EGRIFFLICHE
D
EFINITIONEN
....................................................................................................................................4
3.1Archivierung................................................................................................................................................43.2Archivmedien...............................................................................................................................................43.3Archive........................................................................................................................................................43.4Elektronische Archivsysteme.......................................................................................................................43.5Dokumentenmanagement-System................................................................................................................4
B.REGELUNGEN ........................................................................................................................................................6
4A
RCHIVIERUNGSVERANTWORTLICHE
............................................................................................................................65A
UFBEWAHRUNGSFRISTEN
.........................................................................................................................................66A
USWAHL
 
EINES
 
ELEKTRONISCHEN
A
RCHIVIERUNGSSYSTEMS
..........................................................................................7
6.1Technische Einflussfaktoren bei der Auswahl ............................................................................................7 6.2Rechtliche Einflussfaktoren bei der Auswahl .............................................................................................7 6.3Organisatorische Einflussfaktoren bei der Auswahl ..................................................................................8
7G
ESTALTUNG
 
DER 
A
RCHIVIERUNG
..............................................................................................................................8
7.1Archivräume und Lagerbedingungen..........................................................................................................87.2Nutzung geeigneter Archivmedien..............................................................................................................97.3Nutzung geeigneter Datenformate..............................................................................................................97.4Aufbewahrungsstruktur ..............................................................................................................................97.5Indizierung................................................................................................................................................107.6Entnahme aus Archiven.............................................................................................................................117.7Vernichtung/Löschung...............................................................................................................................11
8E
INBETTUNG
 
IN
D
OKUMENTENMANAGEMENT
-S
YSTEM
.................................................................................................129R 
EVISION
.............................................................................................................................................................1210S
CHULUNGEN
......................................................................................................................................................1311R 
EGELMÄSSIGE
A
KTUALISIERUNG
 
DES
A
RCHIVIERUNGSKONZEPTS
................................................................................13
C.SICHERHEITSMASSNAHMEN.........................................................................................................................14
12Z
UTRITTS
-
UND
Z
UGRIFFSRECHTE
...........................................................................................................................1413D
IGITALE
S
IGNATUR 
 
UND
K 
RYPTOGRAPHIE
..............................................................................................................1414D
ATENSICHERUNG
................................................................................................................................................1415S
ICHERSTELLUNG
 
DES
B
ETRIEBS
 
DES
A
RCHIVSYSTEMS
...............................................................................................15
15.1Grundsätze der elektronischen Archivierung..........................................................................................1515.2Überwachung der Speicherressourcen...................................................................................................1515.3Wartung...................................................................................................................................................16 15.4Regelmäßige Tests...................................................................................................................................16 15.5Regelmäßige Erneuerung des Archivsystems..........................................................................................16 
Seite 2 von 17
 
Archivierungskonzept
A. Sensibilisierung
Verweise auf das IT-Grundschutzhandbuch
Hinweis:
Bemerkungen und Hinweise, an welchen Stellen sich eine individuelleAnpassung oder Ergänzung des Musterkonzeptes besonders empfiehlt, sowieKommentare sind gelb hinterlegt.Auch Verweise in andere Muster-Richtlinien oder -Konzepte sind gelbhinterlegt, um Redundanzen unter den Hilfsmitteln gering zu halten. Möglichist aber auch, dieses Konzepts um die entsprechenden Passagen zu ergänzen.Bei der Archivierung sind viele technische Randbedingung zu berücksichtigen. Es empfiehlt sich daher, die entsprechenden Maßnahmen desIT-Grundschutzhandbuchs nachzulesen, da technische Abhandlungen oder dieDiskussion von elektronischen Signaturen im Archivierungskonzept nichtwiederholt werden.
1 Gefährdungslage
 Neben der Erzeugung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten spieltdie dauerhafte (beziehungsweise fristgerechte) Aufbewahrung (Archivierung)eine besondere Rolle: Einerseits müssen Daten/Datenträger bis zum Ablauf einer vorgegebenen Aufbewahrungsfrist verfügbar sein. Andererseits mussderen Vertraulichkeit und Integrität gewahrt bleiben.Eine ungeeignete Archivierung vorhandener Daten kann erheblicheAuswirkungen auf die spätere Verwendung, deren Wiederfinden undAufbereitung haben. Es existieren gesetzlich verpflichtende Regelungen beispielsweise des Handels- und Steuerrechts, die einzuhalten sind. Soschreiben einzelne Gesetze oder Vorgaben die Aufbewahrungszeit und –formexplizit vor.Es kann überlegt werden, an dieser Stelle die entsprechenden Gesetze zur weiteren Sensibilisierung aufzuführen.Aber auch andere, interne Erfordernisse machen eine systematischeAufbewahrung/Archivierung notwendig. Es handelt sich hierbei zum einenum Daten/Datenträger, die der internen Bearbeitung dienen. Zum anderensind dies Daten/Datenträger, die zur späteren Recherche wichtiger Sachverhalte unerlässlich sind. So kann beispielsweise der Verlust oder das Nicht- beziehungsweise verspätete Wiederauffinden wichtiger Informationen/Daten in Behörden und Unternehmen Verwaltungs- undFachaufgaben verzögern, ineffizient oder gar unmöglich machen.Dabei können die Gründe für den Verlust archivierter Daten vielfältiger Artsein, wie beispielsweise:
ungeeignete Lagerung von Archivmedien,
ungeeigneter Datenträger bei der Archivierung,
unzureichende Erneuerung von digitalen Signaturen,
unzulängliche Übertragung von Papierdaten in elektronischeArchive,
unklare Zuständigkeiten und Verantwortung für die Archivierung.
2 Zielsetzung
Mit diesem Archivierungskonzept soll das Ziel verfolgt werden, eine schnelleund einfache Aufbewahrung sowie Auffindbarkeit von Daten/Datenträgernsicherzustellen. Der Schutz von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integritätsoll gewährleistet werden.Seite 3 von 17
of 00

Leave a Comment

You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...
You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...