TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Pengertian Umum
Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku

MAKSUD
Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas, agar dapat diselaraskan dengan tata kearsipan di lingkungan Kementerian Agama

TUJUAN
Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas

Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya
Meningkatnya daya guna dan hasil guna pengelolaan surat dinas dan pengelolaan arsip Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan Kementerian Agama

Asas-Asas Tata Persuratan

Asas Keamanan Asas Pertanggungjawaban/Akuntabilitas Asas Keterkaitan Asas Pelayanan Prima Asas Efisiensi Asas Efektif

Penggolongan Surat Dinas

A. Statuter
1. 2. 3. 4. 5. Peraturan Menteri Agama Keputusan Menteri Agama Instruksi Menteri Agama Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi

Bagian Surat Statuter

1. Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi, terdiri dari:
Judul Pembukaan Batang Tubuh Penutup

- Judul terdiri atas:

1. Kalimat Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi 2. Nomor dan tahun 3. Nama Peraturan/Keputusan

- Pembukaan terdiri atas: 1. Jabatan Pembentuk Peraturan Perundangundangan (Kalimat Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi) 2. Konsiderans (Menimbang) 3. Dasar Hukum (Mengingat) 4. Memperhatikan (apabila perlu) 5. Diktum (Memutuskan, Menetapkan, Nama Peraturan/Keputusan)

- Batang Tubuh, terdiri dari: 1. Bab; 2. Pasal; 3. Ayat.

- Penutup, terdiri dari: 1. Tempat penetapan; 2. Tanggal, bulan, dan tahun penetapan; 3. Nama jabatan; 4. Tanda tangan pejabat; 5. Nama terang pejabat; 6. Cap jabatan/cap dinas

2. Instruksi Menteri Agama/ Pimpinan Satuan Organisasi, terdiri dari: - Judul; - Pembukaan; - Batang Tubuh; - Penutup.

- Judul terdiri atas: 1. Kalimat Instruksi Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi. 2. Nomor dan tahun; 3. Nama Instruksi.

- Pembukaan terdiri atas: 1. Kalimat Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi 2. Konsiderans (Menimbang) 3. Dasar Hukum (Mengingat) 4. Memperhatikan(Apabila perlu) 5. Diktum (Mengintruksikan kepada) - Batang Tubuh (Untuk: Pertama, Kedua, dst)

- Penutup, terdiri atas : 1. Tempat Penetapan; 2. Tanggal, Bulan dan tahun penetapan; 3. Nama jabatan; 4. Tanda tangan pejabat; 5. Nama pejabat/pemangku jabatan; 6. Cap Jabatan/cap dinas.

B. Non Statuter
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Surat Dinas Nota Dinas Edaran Laporan Telegram Surat Kawat Memo Pengumuman Undangan Surat Pengantar Telepon Teleks Faksimili (Fax) Elektronic Mail (Email) www (World Wide Web)/ Website

Bagian Surat Nonstatuter

1. Kepala Surat 2. Isi Surat 3. Kaki Surat

1. Kepala surat terdiri atas:

a. b. c. d. Kop surat; Nomor, Sifat, Lampiran, Hal; Tempat, tanggal, bulan dan tahun Alamat surat

2. Isi Surat terdiri dari:

a. Pembukaan b. Isi Pokok c. Penutup

3. Kaki surat terdiri atas:

1. 2. 3. 4. 5. Nama jabatan (titelatur) Tanda tangan Nama pejabat (pemangku Jabatan) NIP Cap jabatan/cap dinas

Contoh kaki surat dan penandatanganan

a.
-

Kaki Surat Menteri Agama

Menteri Agama tanda tangan Nama Lengkap a.n. Menteri Agama Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP. a.n. Menteri Agama Sekretaris Jenderal u.b. Kepala Biro/Pusat. tanda tangan Nama Lengkap NIP

b. Kaki Surat Satuan Organisasi

Sekretaris Jenderal tanda tangan Nama Lengkap NIP. a.n. Sekretaris Jenderal - Kepala Biro/Pusat tanda tangan Nama Lengkap NIP a.n. Sekretaris Jenderal - Kepala Biro/Pusat u.b. Kepala Bagian/Bidang.. tanda tangan Nama Lengkap NIP

c. Kaki Surat Instansi Vertikal

- Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP.

- a.n. Kepala Kepala Bagian/Bidang tanda tangan Nama Lengkap NIP

d. Kaki Surat Unit Pelaksana Teknis (UPT):

- Rektor/Ketua/Kepala tanda tangan Nama Lengkap NIP. - a.n. Rektor/Ketua/Kepala Dekan/Kepala Bagian/Kasubag tanda tangan Nama Lengkap NIP

Tembusan Surat
1. 2. Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital, lurus dengan nomor di atas, tanpa diberi garis bawah; Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata tembusan dibubuhkan titik dua (:); Pengertian tembusan ditetapkan pakai nomor urut, lurus dengan huruf T; Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya; Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada Yth atau Yth.

3.
4.

5.

Sifat Surat
Sifat surat ditulis dengan memperhatikan: a. Keaslian surat:
1) 2) 3) 4) Asli Tembusan Salinan Petikan
Surat penting Surat biasa Sangat rahasia Rahasia Terbatas Biasa

b. c.

Bobot Informasi
1) 2) 1) 2) 3) 4)

Pengamanan informasi

Penggunaan Logo / Lambang

A. Surat Statuter
Surat Statuter yang ditandatangani oleh atau a.n Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas Memorandum Of Understanding (MoU) menggunakan logo / lambang Garuda Pancasila Surat Statuter yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi menggunakan logo Departemen Agama yang terletak di tengah atas

Penggunaan Logo / Lambang

B. Surat Non Statuter
1. Surat Non Statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas 2. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama 3. Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STHN / STABN menggunakan logo masing masing 4. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT menggunakan logo Departemen Agama

Proses dan Cara Pembuatan Surat

Surat Statuter / Non Statuter : 1. Penyiapan Konsep 2. Pengajuan Konsep 3. Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Surat) 4. Penomoran Surat

Penyiapan Konsep
Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat, jelas dan singkat, serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik dan benar

Pengajuan Konsep
1. Konsep diajukan secara hirarkis sampai pejabat menandatangani sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, setelah diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggung jawaban Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat unit kerja terkait. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang.

2.

3.

Pengetikan Surat
A. Statuter 1. Judul peraturan perundang-undangan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun pengundangan atau penetapan dan nama peraturan perundang-undangan 2. Nama peraturan perundang-undangan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan perundangundangan 3. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca

B. Non Statuter
1. Nomor diketik 10 ketukan dari tepi kiri kertas. 2. Sifat diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. 3. Lampiran diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. 4. Hal diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya. 5. Tempat, tanggal, bulan dan tahun diketik sejajar dengan nomor. 6. Alamat surat diketik lurus dengan huruf pertama isi Hal. 7. Isi surat mulai diketik empat spasi setelah nama kota kepada obyek surat dan lima ketukan dari margin kiri begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru. 8. Antara baris satu dengan lainnya satu setengah spasi. 9. Untuk membedakan alinea satu dengan alinea berikutnya diberi jarak 2 spasi

Penomoran Surat
1. 2. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi

3.
4.

PENANDATANGAN SURAT
Pimpinan/Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur sebagai berikut: I. Menteri Agama RI II. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I:
Sekretaris Jenderal Direktur Jenderal Inspektur Jenderal Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan Rektor UIN / IAIN / IHDN Kepala Kantor Wilayah Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota Kepala Balai LITBANG dan DIKLAT Kepala Kantor Urusan Agama (KUA)

III.

Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II:

IV.
V.

Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III:

Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA:

Kepala Madrasah Negeri

VI.

Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993 VII. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a.n.) Menteri Agama atau a.n. atasannya masing masing dalam hal:
Nota Dinas dan Memo Surat Dinas kepada atasannya langsung

Jalur Surat
A. Jalur Surat Dari Atas ke Bawah
Jalur Surat dari atas ke bawah hanya diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat dibawahnya, kecuali surat karena tugas dan fungsinya dapat mengirim surat kepada unit manapun dalam rangka pengawasan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan

B. Jalur Surat Dari Bawah ke Atas

Jalur Surat dari bawah ke atas hanya diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diatasnya, kecuali:
1. Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1971 2. Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam Keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1981

C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal)

Surat dari Eselon I kepada Pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan. Surat dari Pejabat Eselon II yang ditandatangani atas nama Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon II yang dituju

Pengiriman Surat
A. Tingkat Urgensi
1. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat ditandatangani 2. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah ditandatangani 3. Biasa, dikirim menurut urutan penerimaan di Bagian Pengurusan Surat

B. Cara Pengiriman

1. Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas : Surat berkualifikasi sangat rahasia Dikehendaki tanggapan segera Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat. 2. Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota) 3. Dengan pos telegram 4. Dengan pos patas, pos udara. 5. Dengan Faximile. 6. Dengan Email.

Amplop
A. Amplop Surat Menteri Agama RI

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

B. Amplop Surat Satuan Organisasi

KEMENTERIAN AGAMA RI SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 -4 Telepon:. Jakarta 10710 Nomor: Kepada Yth. . . Kode Pos

Amplop
C. Amplop Surat Instansi Vertikal
KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR WILAYAH PROVINSI.. Jalan ... No Telepon.. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor: Kepada Yth. . . Kode Pos

D. Amplop Surat IAIN

Logo IAIN
Nomor: KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Jalan ...Telepon.. (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth. . . Kode Pos

Amplop
E. Amplop Surat Fakultas pada Institut IAIN
Logo IAIN
Nomor: KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Fakultas.. Jalan ...Telepon.. (Nama Kota dan Kode Pos) Kepada Yth. Kode Pos

F. Amplop Surat KUA Kecamatan

KEMENTERIAN AGAMA RI KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN Jalan ...NoTelepon.. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor: Kepada Yth. . . Kode Pos

Amplop
G. Amplop Surat Madrasah Aliyah Negeri
KEMENTERIAN AGAMA RI MADRASAH ALIYAH NEGERI Jalan ...NoTelepon.. (Nama Kota dan Kode Pos) Nomor: Kepada Yth. . . Kode Pos

KODE INDEKS
Contoh: 1. Menteri Agama Nomor : MA/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat 2. Eselon I atas nama Menteri Agama Nomor : MA/SJ/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut: MA : Kode indeks Menteri Agama SJ : Kode indeks Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal) 123 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat

3.

Eselon II atas nama pejabat eselon I: Nomor : SJ/B.VI/OT.00/160/2009, dengan keterangan sebagai berikut: SJ : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat Jenderal) B.IV : Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum) OT.00 : Kode klasifikasi 160 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat
Kanwil Departemen Agama Provinsi: Nomor : kw.11.1/PP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut: Kw : Kode indeks kantor wilayah Kemenag provinsi 11 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag provinsi Jawa Tengah 1 : Kode Bagian Tata Usaha PP.00 : Kode klasifikasi 635 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat

4.

5.

Perguruan Tinggi Negeri a. IAIN Nomor : In.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : In : Kode indeks institut 01 : Nomor urut institut 1 : Kode Biro KP.00 : Kode klasifikasi 275 : Nomor surat dalam kartu kendali 2009 : Tahun pembuatan surat b. UIN Nomor Un 01 1 KP.00 275 2009 b. STAIN Nomor Sti 01 1 KP.00 275 2009 : Un.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks Universitas : Nomor indeks Universitas : Kode Biro : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat

: Sti.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut : : Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam : Nomor urut Sekolah Tinggi : Kode Bagian Tata Usaha : Kode klasifikasi : Nomor surat dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat

6.
a.

Madrasah / KUA
MAN Nomor : Ma.09. ../KP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut:
Ma 09 KP.00 635 2009 b. KUA Nomor Kk 13 02 03 PP.00 635 2009 : Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. DKI Jakarta) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat : Kk.13.02.03/PP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut: : Kode indeks Kantor Urusan Agama Kecamatan : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama (Prov. Jatim) : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab. Ponorogo) : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. Jetis) : Kode klasifikasi : Nomor urut dalam kartu kendali : Tahun pembuatan surat

Contoh Surat Statuter : Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini : PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG
Jarak setiap baris 1 spasi

TATA PERSURATAN DINAS

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan, ditambah dengan frase PERUBAHAN ATAS di depan nama PeraturanPerundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:

KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 9 TAHUN 2000 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000M

Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali, diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan, tanpa merinci perubahna sebelumnya. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini.

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 50 TAHUN 2007 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata PENCABUTAN di depan nama Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NO.TAHUN. TENTANG PENCABUTAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Pembukaan Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). Cara pengetikan sebagai berikut :

} }

Jarak 2 spasi

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

Jarak 3 spasi

Konsiderans Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut: Menimbang : a. bahwa.. .. b. bahwa .
Jarak antar baris 1.5 spasi Jarak setiap baris 1 spasi Jarak setiap baris 1 spasi

Dasar hukum Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai berikut:

Mengingat :

1 .
Jarak antar baris 1.5 spasi

Jarak setiap baris 1 spasi

2.. Memperhatikan: 1 (Bila diperlukan) .

Jarak setiap baris 1 spasi

Jarak setiap baris 1.5 spasi

Diktum 1. Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan ditengah margin, contoh:
Jarak 2 spasi

MEMUTUSKAN
Jarak 2 spasi

2.

Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang, mengingat, memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), contoh:

Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA

TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Jarak 1 spasi

Batang Tubuh Batang tubuh Peraturan Perundang undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal pasal, contoh:
1. Dalam bentuk Diktum Pertama : Jarak 1,5 spasi Kedua : Dalam bentuk pasal pasal BAB I Jarak 1 spasi Judul Bab

2.

} } Pasal 1 }

Jarak 1.5 spasi

Jarak 1 spasi

Jarak 1 spasi

Penutup Ditetapkan di. pada tanggal

}
}

Jarak 4 spasi

Jarak 1 spasi

Jarak 1,5 spasi

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Tanda tangan dan cap jabatan Nama lengkap
Jarak 5 spasi

Jarak 4 spasi

Terimakasih