Tugas Mata Kuliah Komunikasi Organisasi

Nama : Vinna Felani Sudrajat Kelas : Mankom-A NPM : 210110110001

Ilustrasi dari Teori Organisasi Melalui Pendekatan Sistem Oleh Karl Weick

Karl Weick mengembangkan pedekatan dimana didalamnya terdapat penggambaran proses ketika organisasi mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi yang mereka terima. Weick melihat organisasi sebagai sebuah infromasi yang ambigu dari lungkungannya dan membuat informasi tersebut menjadi masuk akal. Ia menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, Semua informasi dari lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan. Ada tiga tahap utama dalam proses pengorganisasian : 1. Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan. 2. Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal. 3. Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.

Sumber : http://www.scribd.com/doc/81582390/Komunikasi-Organisasi

Tugas Mata Kuliah Komunikasi Organisasi

Ilustrasi yang bisa dilihat dalam kehidupan nyata yaitu , misalnya ketika sebuah organsisasi di bidang pendidikan yaitu Universitas Padjadjaran melakukan penerimaan mahasiswa baru yang menerima beasiswa bidik misi. Untuk menerima beasiswa, calon mahasiswa dituntut untuk memiliki kriteria tertentu. Misalnya mengacu pada prestasi akademik atau non akademik? lalu tingkat keadaan ekonomi yang seperti apa yang layak untuk calon mahasiswa dalam menerima beasiswa bidik misi? Dalam seleksi beasiswa bidik misi, calon mahasiswa melakukan pendaftaran online yang didampingi oleh sekolahnya masing-masing. Setelah data-data mahasiswa sudah terkumpul, mulailah muncul ketidakjelasan misalnya adalah. apakah benar data yang diisikan di formulir online sesuai dengan keadaan mahasiswa yang sebenarnya. Terkadang sikap curang terjadi dalam pendaftaran beasiswa ini, alih-alih ingin mendapatkan keuntungan. Maka calon mahasiswa memanipulasi data yang diiisi tidak sesuai kondisi yang ia alamai. Begitupun juga nilai akademik, bisa saha kecurangan terjadi oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. Maka dari itu Universitas Padjadjaran melakukan tiga tahap proses yang merupakan proses pengorganisasian guna menghilangkan ketidakjelasan didalamnya yaitu : 1. Penentuan Seperti yang sudah dijelaskan di atas, penentuan maksudnya adalah pengumpulan informasi informasi yang mendukung dengan tujuan mengurangi ketidak jelasan. Dalam ilustasi ini, penentuan dilakukan melalui survey ke lapangan. Pihak panita penerimaan mahasiswa bidik misi melakukan survey dengan mendatangi langsung ke rumah pendaftar beasiswa. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data yang diisi di formulir dengan kondisi yang ada sesuai dan sama. Maka dari itu, informasi yang didapatkan menjadi jelas. Selain survey ke lapangan, panitia juga melakukan wawancara dengan calon mahasiswa dan orang tuanya, tujuannya adalah seberapa besar keinginin calon mahasiswa dalam menerima beasiswa bidik misi. Dan apakah orang tua benar benar tidak mampu membayar uang kuliah anaknya tetapi ia sangat ingin melihat anaknya kuliah dan sukses di masa depan. Semua upaya pengumpulan informasi tersebut bertujuan untuk mengurangi ketidak jelasan.

Tugas Mata Kuliah Komunikasi Organisasi

2. Seleksi Setelah proses penentuan, maka organisai dihadapkan kepada proses seleksi. Seleksi maksudnya yaitu proses penerimaan aspek aspek tertentu atau penolakan aspek lainnya dalam suatu informasi. Dalam ilustrasi ini, jika Universitas Padajadaran telah melakukan survey ke lapangan dan memperoleh banyak informasi, maka inilah saatnya untuk melakukan seleksi. Apakah pihka UNPAD akan menerima atau menolak calon mahasiswa pendaftar bidik misi tersebut. Tentunya dalam seleksi ini, UNPAD dan Dikti mempunyai kriteria calon mahasiswa bidik misi. Bagi calon mahasiswa yang memiliki kriteria yang sesuai dengan yang ditentukan maka ia diterima, tetapi jika ttidak masuk kriteria, berarti calon mahasiwa tersebut tidak lolos atau ditolak. Jika penetuan bertujuan untuk mengurangi ketidakjelasan, tahap seleksi ini bahkan bisa menghilangkan ketidakjelasan, sehingga organisasi mudah untuk melangkah kedepan tanpa keambiguan.

3. Penyimpanan Penyimpanan merupakan proses final dalam pengorganisasian, tujuannya adalah untuk mempertahankan suatu aspek informasi yang didapat dan menyimpannya dan digunakan di masa yang akan dating. Dalam ilustrasi ini, proses penyimpanan yang dilakukan oleh UNPAD adalah memberikan fasilitas bagi mahasiswa yang lulus bidik misi, kemudian di beri motivasi dan bimbingan sehingga mahasiswa bidik misi lebih berkualitas lagi di masa yang akan dating dan akan berguna bagi bangsa Indonesia bahkan International. Dengan beasiswa bidik misi, mahasiswa bisa kuliah tanpa mencemaskan biaya, tetapi itu semua harus dipertahankan dengan prestasi mahasiswa yang terus meningkat dari waktu ke waktu dan UNPAD menghasilkan lulusan yang berkualitas dan berintegritas. Dalam memberikan motivasi kepada mahasiswa, UNPAD memerintahkan para pengelola mahasiswa bidik misi untuk mengadakan pertemuan dimana mereka sharing pengalaman dan ditingakatkan kembali semangat mereka. Setelah UNPAD melalui tahap tahap diatas, maka organisasi tersebut tidak perlu takut akan ketidak jelasan yang muncul dihadapan mereka. Kunci dari keefektifan suatu organisasi adalah komunikasi yang dilakukan diantara mereka didalamnya. Sebuah Organisai diciptakan untuk menjalin komunikasi dengan baik antar anggootanya.