GESTIN DE COTIZACIONES

OBJETIVO:

Lograr nuevos negocios asegurando que los servicios ofrecidos a los clientes son acordes a sus requerimientos y que la Organizacin este en capacidad de cumplirlos. Gestin comercial de las empresas Siaco, Repremundo, Logstica Repremundo y Comercializadora Repremundo.

ALCANCE:

DEFINICIONES: CLIENTE: Organizacin que recibe un producto o servicio. ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones. COTIZACION: Es la presentacin formal a un cliente de la oferta de un servicio en particular, en la cual se indican los valores a cobrar por el servicio y las condiciones de prestacin del mismo. Para la Organizacin, la mayora de las cotizaciones sirven de referencia para la prestacin del servicio y para el cobro del mismo, cumpliendo as con la funcin de contratos de prestacin de servicio, una vez estas han sido aceptadas por el cliente. CONTRATO: Cotizacin aprobada por el cliente Las dems definiciones establecidas en la Norma NTC ISO 9000/2005 Sistemas de Gestin de la Calidad fundamentos y vocabulario

NR P E A D X AA NUEVA

ESTADOS DE UNA COTIZACIN: No respuesta Pendiente En estudio Aprobada Desistida Rechazada Actualizacin Aceptada Cotizacin enviada. Se hace seguimiento sin obtener respuesta por parte del cliente. Cotizacin enviada sin respuesta en seguimiento del mes A partir del primer seguimiento Resultado de seguimiento y aprobacin del cliente habitual (Tipos F y M) Su identificacin en el cuadro de seguimiento se realiza con el color naranja Resultado de seguimiento y no aprobacin por parte del cliente Su identificacin en el cuadro de seguimiento se realiza con el color gris Por resultado negativo de estudio previo de seguridad y oportunidad del negocio para la empresa por anulacin del consecutivo por error humano. Su identificacin en el cuadro de seguimiento se realiza con el color gris Actualizacin de cotizacin aceptada por el cliente. Su identificacin en el cuadro de seguimiento se realiza con el color naranja

TIPOS DE COTIZACION Cotizaciones iniciales que surten la totalidad del proceso Gestin de cotizaciones Cotizaciones que modifican una inicial y se elaboran por ampliar el alcance del servicio, las condiciones del servicio o las tarifas. Se realizan dentro del mismo ao de vigencia de la cotizacin y se identifican con nmero de versin del consecutivo inicial asignado, el cual comienza en 1. Cotizaciones que se elaboran a Clientes espordicos del servicio de Almacenamiento, Agenciamiento de carga o a Clientes antiguos que no contaban con un documento soporte de tarifas o contrato. Cotizaciones que se realizan para renovar la vigencia de una anterior cotizacin, prorrogndola con o sin cambio de tarifas.

MODIFICACION

FORMALIZACIN ACTUALIZACIN

2-GRM-006/V.06/13-08-2013

Pgina 1 de 7

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO

INICIO

1. Solicitud de cotizacin

2. Obtencin de tarifas

3. Asignacin consecutivo

4. Elaboracin cotizacin

5. Entrega de cotizacin 6. Seguimiento

9. Solicitud identificacin cliente

Cliente Aceptado?
SI NO

8. Aprobacin

SI

Aceptada por el cliente?

NO

10. Desistimiento/ Finalizacin

7. Rechazada/ Desistida

11. Divulgacin interna 12. Paramtrica tarifas

NO

Requiere Modificacin?

FIN

13. Modificacin Cotizacin

SI

2-GRM-006/V.06/13-08-2013

Pgina 2 de 7

Etapa

Procedimiento
Se recibe la solicitud de cotizacin del Cliente Aliado de los servicios proporcionados por las Empresas de la Organizacin Grupo Repremundo la cual debe ser por escrito. Una vez recibida esta propuesta se corroboran los datos suministrados por el cliente, en las bases de datos legiscomex, pginas amarillas y cmara de comercio (en casos especiales) con el fin de establecer una confiabilidad inicial con el cliente. En los casos en que el cliente no suministre un correo electrnico con la descripcin de su solicitud, el analista comercial enviar correo al cliente soportando de la solicitud recibida telefnicamente. Podr utilizar como texto: De acuerdo a nuestra conversacin telefnica De acuerdo al alcance del servicio que se prestar, se verifican las tarifas aplicables en compaa del Director Comercial Las cotizaciones de clientes que sean consideradas como: De alto riesgo para la seguridad de la operacin No atractivas comercialmente para la empresa; Se rechazarn clasificadas en la base de datos Control Cotizaciones con estado X Rechazadas. El rechazo de una cotizacin conlleva a la Anulacin del nmero consecutivo asignado, el cual no podr ser re-asignado a otra cotizacin, para efectos de mantener trazabilidad sobre los nmeros de cotizaciones rechazadas. Cada Analista Comercial ingresa al sistema Conexin GRM a travs de la pgina web www.repremundo.com.co, en el mdulo Comercial. Una vez ubicado en el mdulo comercial se procede a ingresar los datos mnimos requeridos del solicitante y asigna un nmero consecutivo.

Responsable

Registros

Director Comercial Analista Comercial

Solicitud Cotizacin

Correo electrnico de la solicitud del cliente 4-GRM-116

Director Comercial Analista Comercial

4-GRM-116

Obtencin de tarifas

Asignacin consecutivo

Consecutivo del sistema Analista Comercial Carpeta asignada en El servidor.

2-GRM-006/V.06/13-08-2013

Pgina 3 de 7

Etapa

Procedimiento
Teniendo en cuenta el tipo de servicios a ofrecer, se elabora la cotizacin, la cual deber contener como mnimo los siguientes aspectos: No de consecutivo Fecha Nombre del Cliente Direccin y Telfono (No obligatorio) Cobertura y alcance del servicio Tarifas Forma de Pago Vigencia de tarifas Firma Responsable Condiciones especiales de almacenamiento (Aplica solamente para Servicio de Bodegaje) Capacidad de almacenamiento (Aplica solamente para Servicio de Bodegaje)

Responsable

Registros

Analista Comercial Cotizacin

Elaboracin cotizacin

Director Comercial

La revisin y aprobacin de esta cotizacin, podr ser realizada por el Presidente de la Compaa, el Gerente, Directores de Deposito y/o el Director Comercial. Para la elaboracin de la cotizacin se tendrn en cuenta las polticas de negociacin establecidas por las Gerencias de cada Empresa. La aprobacin de cotizaciones con tarifas especiales no contempladas dentro de las polticas de negociacin, siempre deber tener el visto bueno (firma) de la gerencia y/o el Director Comercial. El tiempo de elaboracin de la cotizacin ser de 1 da hbil. Una vez firmada es entregada directamente al cliente Director mediante visita de un Directivo, Funcionario, Asesor Comercial Comercial y/o el servicio de mensajera o a travs del correo electrnico corporativo. Para este caso se entender el estado Analista de la Cotizacin como REMITIDA, registro realizado en la Comercial base de datos Seguimiento gestin de cotizaciones Asesor Comercial El mismo da del envo se confirma el recibido de la cotizacin si no se recibe aceptacin de la misma. Transcurridos 2 a 8 das hbiles, se contactar al Cliente para conocer su concepto respecto a la cotizacin radicada, dejando registro en la base Seguimiento gestin cotizaciones, de la aprobacin, comentarios y/o modificaciones a que hubiere lugar (casilla seguimiento / observaciones). Una vez realizado el primer seguimiento el estado de la cotizacin se entender EN ESTUDIO, informacin a ser registrada en la base de datos Control Cotizaciones. Para efectos de seguimiento a cotizaciones solicitadas por Asesores Comerciales, sern estos quienes contacten al Cliente, informando en caso de ser aprobada al Analista Comercial, quien dejar constancia en la casilla seguimiento / Observaciones. Nota: las instrucciones de cambio de las condiciones comerciales o tarifas realizadas por asesores comerciales se deben soportar mediante correo electrnico y ste se conservar en la carpeta de la oferta en el servidor.

Entrega de cotizacin

Cotizacin 4-GRM-116

Analista Comercial

4-GRM-116

Seguimiento Cotizacin

Cotizacin aceptada por SI: Ir a etapa 8 NO: Ir a etapa 7 el cliente?

Pgina 4 de 7

2-GRM-006/V.06/13-08-2013

Etapa

Procedimiento
Se entender como cotizaciones RECHAZADAS cuando durante el seguimiento el Cliente no apruebe la cotizacin.

Responsable

Registros

Rechazada Desistida

Si transcurridos un mes de elaborada y efectuado dicho seguimiento no se obtenga respuesta alguna del Cliente. Para estos casos se procede a cambiar el estado de la cotizacin a DESISTIDA dejando registro en las casillas estado cotizacin y observaciones el cuadro Seguimiento gestin de cotizaciones En caso de aprobacin de las condiciones del servicio pactadas con el Cliente, informacin que es recibida telefnicamente, va fax, personalmente, por correo electrnico etc., es registrada en la base de datos Cotizaciones, dejando constancia de quien ratifica la aceptacin. Tambin se dar como aprobada con la llegada de la mercanca al Depsito o con la recepcin de los documentos soporte para el trmite. Para este efecto el estado de la Cotizacin se entender como APROBADA, informacin a ser registrada en el cuadro Seguimiento gestin de cotizaciones Una vez aprobada la cotizacin se enva correo electrnico al oficial de cumplimiento Sarlaft, (proceso Conocimiento de clientes), indicando el nmero consecutivo de la cotizacin asignada en Conexin GRM, para que el proceso inicie la identificacin del cliente a partir de la informacin ingresada en el sistema. En lo casos en que no se tenga una cotizacin con el cliente y

Analista Comercial

4-GRM-116

Aprobacin

Analista Comercial

4-GRM-116

Correo electrnico Analista Comercial 4-GRM-122

Solicitud se inicie el estudio de seguridad del mismo se debe diligenciar identificacin el formato 4-GRM-122 Solicitud Identificacin Clientes Nuevos y remitirlo al departamento Conocimiento Cliente cliente
En los casos en que los documentos soportes del trmite lleguen directamente al Asesor Comercial y esta comunicacin se haya realizado por este canal, ser este el responsable de solicitar la informacin al departamento Conocimiento Clientes. Nota: Esta etapa aplica exclusivamente para a la empresa Siaco para las dems empresas ver procedimiento 2-GRM-007 Conocimiento del Cliente GRM.

Cliente aceptado?

SI: Pasar a etapa 11 NO: Pasar a etapa 10 Se puede dar para los siguientes casos: 1. Cliente nuevo: El proceso de seguridad arroja como resultado que el cliente no es confiable y presenta riesgo para los procesos de seguridad de la empresa. Cliente Antiguo: La organizacin a partir de sus estudios de seguridad, logra detectar que el cliente ha sido vinculado con algn tipo de ilcito por parte de entidades de control judicial o legal de ndole nacional o extranjero (Ej.: Lista clinton).

Desistimiento 10 /Finalizacin del Contrato

Analista Comercial Director Comercial

2.

Clientes rechazados

2-GRM-006/V.06/13-08-2013

Pgina 5 de 7

Etapa

Procedimiento
Mediante correo electrnico se notifica a quien corresponda en el rea operativa bien sea Director de Cuenta, Personal de Exportaciones, Sucursal, Directoras de Deposito, Responsable Agencia de Carga y punto de facturacin respectivo, la atencin al Cliente adjuntando copia de la Cotizacin aprobada por el mismo (contrato). Para los casos en que el cliente tenga Condiciones especiales para la prestacin de su servicio, estas sern incluidas dentro del contrato y/o cotizacin aprobada. De requerirse y en el caso de servicios de almacenamiento, los puntos de facturacin sern responsables de actualizar la informacin en el tarifario del depsito respectivo, conforme al contrato realizado.

Responsable

Registros

11

Divulgacin interna de la Cotizacin aprobada

Analista Comercial Director Comercial

Divulgacin correo electrnico

12

Paramtrica tarifas

Una vez divulgada internamente la cotizacin a los responsables de la operacin el Analista Comercial realiza la parametrizacin de las tarifas a travs del sistema de informacin Conexin GRM modulo Comercial, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Alimentar tarifa aceptada por el cliente Activar tarifa y sucursal Actualizar condiciones comerciales de operaciones ordinarias indicando vigencia y forma de pago.

Analista Comercial

Tarifario

Requiere SI: Pasar a etapa 13 modificacin? NO: fin

En los casos que durante la prestacin del servicio el acuerdo entre las partes conduzca a una modificacin a la cotizacin se tendr en cuenta lo siguiente: Cuando se trate de ampliar el alcance del servicio, las condiciones del servicio o modificar tarifas a una cotizacin con fecha de aprobacin hasta un ao se mantendr el nmero de cotizacin inicial pero MODIFICANDO SU NMERO DE VERSIN. Para los casos de modificacin de tarifas a cotizaciones posteriores al ao de aprobadas y que haya expirado su vigencia, se procede a elaborar una nueva cotizacin con nmero nuevo de consecutivo. (Corresponde a una actualizacin de cotizacin)

Analista Comercial Cotizacin Director Comercial

13

Modificacin a la Cotizacin

Una vez aprobados los cambios por parte del cliente se informa a los Directores de Depsito, Directores de Cuenta y puntos de facturacin respectivo mediante correo electrnico. Devuelve a la etapa 10.

NOTA: El archivo de cotizaciones se realiza de forma electrnica por parte del departamento comercial, conservando los soportes: Solicitud inicial del servicio por escrito Cotizaciones con las versiones que se elaboren durante su vigencia Aceptacin de la cotizacin del cliente (si se realiz por escrito)

2-GRM-006/V.06/13-08-2013

Pgina 6 de 7

IDENTIFICACIN DEL LTIMO CAMBIO Tipo de Cambio1 Modificacin Modificacin Modificacin Modificacin Actividad o Etapa Alcance 1 4 9 Descripcin del Cambio Se modifica el alcance del procedimiento delimitndolo a las empresas Siaco y Repremundo. Se adiciona aclaracin de como soportar las solicitudes telefnicas de los clientes Se establece como no obligatorios los campos Direccin y Telfono Se aclara la comunicacin con el proceso conocimiento de clientes y los registros utilizados

Elaborado por: Director Comercial Coordinador SIG

Revisado por: Director Comercial

Aprobado por: Director Comercial

Adicin, Modificacin, Eliminacin. 2-GRM-006/V.06/13-08-2013

Pgina 7 de 7