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Tesouraria - Organização e Controle

Tesouraria - Organização e Controle

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Tesouraria - Organização e Controle

Artigo sobre técnicas de organização e controle de uma tesouraria típica.
Tesouraria - Organização e Controle

Artigo sobre técnicas de organização e controle de uma tesouraria típica.

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Categories:Business/Law
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TESOURARIA – ORGANIZAÇÃO E CONTROLEEdno Oliveira dos Santos
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Em seu formato típico, a tesouraria engloba as atividades de contas a pagar,contas a receber, fluxo de caixa, captação e aplicação de recursos financeiros.Contas a pagar e contas a receber representam o núcleo da tesouraria, já quetoda organização tem essas duas funções.Em toda tesouraria existe uma tendência natural ao surgimento de problemasoperacionais, fato que exige a adoção de medidas corretivas e preventivas.Aqui vamos rotular o surgimento de problemas na tesouraria comodesorganização. Assim, o termo desorganização será usado num sentido amplo,pois inclui tudo aquilo que causa incômodos, insatisfações ou perdas.As causas da desorganização numa tesouraria podem ser internas,externas ou uma combinação dessas duas.As principais causas internas de desorganização numa tesouraria são asseguintes:1) Deficiência no processo de informatização.Neste caso podemos ter a tesouraria usando processos manuais no lugar deprocessos informatizados, mas também pode acontecer o contrário. Há também ocaso em que a informatização foi feita, porém de modo inapropriado. No caso deimplantação de sistemas corporativos integrados (também denominados ERP’s), àsvezes é necessária uma mudança nos padrões de operação da empresa, o queacaba não acontecendo e frustrando a obtenção dos resultados desejados com onovo e caro sistema.2) Pessoal de tesouraria com perfil inadequado para a função.Com frequência encontramos pessoas trabalhando na tesouraria e que dizemter “caído de pára-quedas” lá, dado que não tiveram o necessário preparo para fazer o trabalho. Outra situação frequente é a da tesouraria que têm pessoas queaprenderam fazendo, mas que carecem de reciclagem ou mesmo de formaçãoapropriada.3) Falta de planejamento e controle nos processos de contas a pagar ereceber.
 
Mudaas repentinas no esquema de pagamento e recebimento, podecisões de última hora dos sócios ou administradores, sem qualquer tipo deplanejamento contribuem para a criação de caos nas operações da tesouraria.4) Inadequado entrosamento das atividades de contas a pagar com as áreasde compras e contratos.Excessiva quantidade de pagamentos urgentes, pagamentos cancelados emcima da hora e compras realizadas sem a necessária programação financeiratambém contribuem para o surgimento de problemas operacionais na tesouraria.5) Inadequado entrosamento das atividades de contas a receber com a áreacomercial.Há casos em que a área comercial oferece todo tipo de opção para osclientes quitarem suas compras (cheques próprios, cheques de terceiros, depósitosem conta-corrente, uma mistura das opções anteriores etc.) acarretando umcomplexo e demorado controle das contas correntes. A conciliação bancária se tornabastante complicada.
 
6. Controle excessivoEm algumas empresas, os processos de pagamento e recebimento estãosubmetidos a um excessivo controle, decorrente, principalmente
,
de uma grandecentralização dos processos de autorização. Na aparência pode parecer cuidadocom a organização, mas em muitos casos é a causa de lentidão e desorganização.7. Fluxo de caixa deficienteQuando a empresa não consegue projetar adequadamente seus saldos decaixa, as operações de pagamento
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recebimento e decisões ligadas a estas(negociações com clientes e fornecedores) ficam bastante incertas, contribuindopara maior estresse na tesouraria.Quanto aos fatores externos causadores de problemas na tesouraria, osprincipais são:1) Desorganização importada de clientes e fornecedores.Algumas empresas além de conviverem com um alto grau dedesorganizão, ainda insistem em exportar suas práticas para clientes efornecedores. Estes aceitam conviver com esse estado de coisas porque tememperder clientes importantes ou fornecedores estratégicos. Essa tolerância se refletenegativamente na operação de sua tesouraria.2) Interpretação da legislação tributária por parte de clientes.Em alguns casos
, 
as empresas sofrem tratamento tributário incorreto por parte de seus clientes, incorrendo em perdas ou mesmo erros tributários. Exemplodisso é a retenção tributária (Imposto de Renda, Contribuição Social, COFINS e PIS)
 
feita por empresas sobre desconto incondicional recebido quando fazem pagamentoa seus clientes.3) Legislação do ISS de algumas cidadesPor conta da legislação do ISS de algumas cidades, uma empresa pode ser sofrer bi-tributação quando presta serviços fora de sua sede. Além da perdaeconômica, este fato gera vários transtornos para a tesouraria.
Soluções:
As soluções para os problemas vivenciados na tesouraria das empresas sãofactíveis na maioria das vezes, embora sua implementação não seja simples. Emalguns casos, além de mudaas nos processos de operão, também onecessárias mudanças nos valores e na cultura da empresa.Do ponto de vista dos profissionais que trabalham na tesouraria, as seguintesmedidas são indicadas para melhorar os processos numa tesouraria:
Perguntar-se: o que posso fazer ou sugerir para melhorar meu processo detrabalho?
Considerar que todo processo operacional pode sempre ser melhorado.
Para problemas mais complexos, buscar desenvolver soluções em grupo.
Considerar os três elementos básicos dos processos de uma tesouraria: custo,velocidade e confiabilidade.
Usar um método para solução de problemas.
Conclusão:
em muitas empresas, a desorganização na tesouraria é vistacomo um fato natural, algo como sendo “ossos do ofícioe tratada com certatolerância. Entretanto, essa desorganização produz mais estragos do que aparenta.Gera insatisfação profissional, perdas financeiras (algumas normalmente nãopercebidas) e prejuízo de imagem junto a parceiros importantes como bancos,fornecedores e clientes. Melhorar os padrões de organização da tesouraria deveriaser uma meta de todo gestor financeiro. 

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