Vol. (6) 1: pp.

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MEJORA CONTINUA DE LA CALIDAD EN LOS PROCESOS

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M a n u e lG a r c aP . C a r l o sQ u i s p eA . ( 3 ) L u i sR e zG .

INTRODUCCIN RESUMEN El enfoque actual de la calidad en las organizaciones ha pasado del nivel de aseguramiento al de la mejora continua, y de esto puede dar prueba la Serie de Normas NTP-ISO 9000:2001 que a diferencia de su versin anterior, hace nfasis en la mejora continua de la calidad en los procesos. Palabras Claves: Calidad. Mejora del proceso. Sistemas de gestin de calidad. Una organizacin o cualquier parte de ella, proporciona una serie de servicios (o productos) que consume un cliente (interno o externo). Para la entrega de dicho servicio (o producto) las organizaciones ejecutan un proceso. En este artculo, se pretende proporcionar la comprensin de los principios de la mejora continua de los procesos, se tomar la Serie de Normas NTP-ISO 9000:2001 para comprender el aspecto conceptual y el enfoque fundamentado en procesos para los sistema de gestin de la calidad. La Serie de Normas NTP-ISO 9000:2001, promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestin de la calidad, para aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Este enfoque se basa en la estructura de la NTP-ISO 9004:2001 Sistemas de Gestin de la Calidad. Directrices para la mejora del desempeo, la versin anterior de la serie de normas NTP-ISO 9000:1994 estaba basada en 20 elementos, los cuales son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
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ABSTRACT The current approach of quality within organizations has changed from the securing level to the continuous improvement level. The NTP-ISO 9000:2001 Series of Norms can confirm this and show how, unlike its previous version, it emphasizes on a continuous improvement in process quality. Key Words: Quality. Process improvement. Quality management systems.

Responsabilidades de la Direccin Sistema de Calidad Revisin del contrato Control del diseo Control de la documentacin y de los datos Compras Control de los productos suministrados por el cliente Identificacin y trazabilidad de los productos Control de los procesos Inspeccin y ensayo Control de los equipos de inspeccin, medicin y ensayo Estado de inspeccin y ensayo Control de los productos no conformes Acciones correctoras y preventivas Manipulacin, almacenamiento, embalaje, conservacin y entrega Control de los registros de la calidad Auditoras internas de Calidad Formacin Servicio postventa Tcnicas estadsticas
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D o c e n t ed eF a c u l t a dd eI n g e n i e r aQ u m i c a ,U N M S M E m a i l :c a l i d a d t o t a l @ h o t m a i l . c o m (2) D o c e n t ed e lD e p a r t a m e n t od eI n g e n i e r ad eS i s t e m a seI n f o r m t i c a . F a c u l t a dd eI n g e n i e r aI n d u s t r i a l ,U N M S M E m a i l :c q u i s p e a @ u n m s m . e d u . p e

D o c e n t ed e lD e p a r t a m e n t od eD i s e oyT e c n o l o g a . F a c u l t a dd eI n g e n i e r aI n d u s t r i a l ,U N M S M E m a i l :l r a e z g @ u n m s m . e d u . p e

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PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA CALIDAD

La norma NTP-ISO 9004:2001 presenta ocho principios de gestin de la calidad, que han sido desarrollados para que los directivos de la organizacin los utilicen para liderar el mejoramiento continuo del desempeo en la organizacin. Estos principios de gestin de la calidad son los siguientes. - Organizacin enfocada al cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes. Los actuales sistemas de gestin de calidad estn basado en procesos, siendo sus requisitos los siguientes captulos de la Norma NTP-ISO 9001:2001: (4) Sistema de gestin de la calidad (5) Responsabilidad de la direccin (6) Gestin de los recursos (7) Realizacin del producto (8) Medicin, anlisis y mejora Los cuales pueden ser visto a mayor detalle en la Figura 1. Para coadyuvar en el implementacin correcta de un sistema de gestin de la calidad mediante las Normas ISO 9000, la ISO elabor el documento ISO/TC 176/SC 2 N 544R "ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidance on the Process Approach to quality management systems", que para el Per, el Comit Tcnico de Normalizacin de Gestin y Aseguramiento de la Calidad, elabor y presento varios documentos de esta norma, siendo uno de ellos la Gua Peruana GP 015 DOCUMENTO PARA LA INTRODUCCIN Y SOPORTE DE LA SERIE DE NORMAS ISO 9000. Dicha orientacin acerca del enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin de la calidad fue revisado y aprobado por la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales - CRT (INDECOPI), que finalmente fue sometida a discusin publica, al no tener ninguna observacin fue oficializada en mayo 2002. Esta gua explica en forma simple lo que se entiende por proceso, como los procesos existentes en una organizacin, interactan entre si y el uso eficiente del ciclo Deming del mejoramiento continuo en las organizaciones. Liderazgo: Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin. Participacin del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organizacin. Enfoque a los procesos: Un resultado deseado se alcanza eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Sistema enfocado hacia la gestin: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos. Mejoramiento continuo: La mejora continua del desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta. Toma de decisiones basada en hechos: Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin. Relacin mutuamente benfica con proveedores: Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Figura 1. Modelo de un sistema de gestin de la calidad

Si slo uno de estos principios no se tomara en cuenta en la gestin de la calidad en la organizacin, esta tendra una serie de

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tropiezos los cuales se veran reflejados en la disconformidad de sus clientes y en los estados financieros.

ENFOQUE A LOS PROCESOS Y LAS NORMAS ISO 9000:2001

El principios de gestin de la calidad Enfoque a los Procesos dice a la letra "Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso". Segn la NTP-ISO 9000:2001 Sistemas de gestin de la calidad - Fundamentos y Vocabulario, un proceso se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados", y en el caso de un producto la misma norma lo define como "resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas". Los insumos y productos terminados pueden ser tangibles e intangibles. Para mayor detalle ver la Figura 2. La Norma NTP-ISO 9001:2001 hace nfasis en la importancia para que una organizacin identifique, implemente, gestione, y mejore continuamente la eficacia de los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad, y para gestionar las interacciones de estos procesos con el fin de lograr objetivos de la organizacin. La Norma ISO - NTP 9004:2001 va mas all de los requisitos de la Norma NTP-ISO 9001:2001 al centrarse sobre la mejoras del desempeo y recomienda evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos. Esto se hace mediante proceso de revisin internos o externos valorndolos segn una escala de madu-

rez, es decir desde un "sistema informal" hasta "el mejor de su clase". La ventaja es que los resultados de este enfoque pueden ser registrados y hacerles un seguimiento hasta alcanzar las metas de mejora fijadas. Actualmente se utiliza una escala del 0.0 al 5.0, esta escala permite conocer el grado de madurez de los procesos.

CICLO DE MEJORA CONTINUA DE LA CALIDAD LOS PROCESOS - PHVA

A partir del ao 1950, y en repetidas oportunidades durante las dos dcadas siguientes, Deming emple el Ciclo PHVA como introduccin a todas y cada una de las capacitaciones que brind a la alta direccin de las empresas japonesas. De all hasta la fecha, este ciclo (que fue desarrollado por Shewhart), ha recorrido el mundo como smbolo indiscutido de la Mejora Continua. Las Normas NTP-ISO 9000:2001 basan en el Ciclo PHVA su esquema de la Mejora Continua del Sistema de Gestin de la Calidad. En la Figura 3 se podr apreciar el Ciclo Deming. Se admite, estadsticamente, que en las organizaciones sin " Gestin de mejora Continua" el volumen de la ineficiencia puede estar entre un 15 y 25 % de sus ventas. Las que si la hacen, oscila entre 4 y 6%. Un rpido clculo nos har descubrir la magnitud de la respectiva "Mina de Oro" y el efecto que tiene sobre los resultados y la competitividad. La mayora de los fallos o ineficiencias que configuran el despilfarro son desconocidos, considerados como normales, ignorados y con frecuencia ocultados. Actitudes que impiden buscar soluciones y evitar su repeticin. La gestin de mejora continua en una organizacin requiere: El liderazgo de la direccin Un comit de mejora continua

Figura 2. Representacin de un proceso

Figura 3. Ciclo de Deming

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Formacin y motivacin especficas Un sistema de gestin documentado Asesoramiento externo

Comunicar la mejora a todos los integrantes de la empresa Identificar nuevos proyectos/problemas

Segn la NTP-ISO 9000:2001, Mejora continua es una "actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos" siendo los requisitos la "necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria". Anlisis y evaluacin de la situacin existente. Objetivos para la mejora. Implementacin de posible solucin. Medicin, verificacin, anlisis y evaluacin de los resultados de la implementacin. Formalizacin de los cambios.

ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIN

El principio Sistema enfocado hacia la Gestin esta muy relacionado con el Enfoque a los procesos, por que plantea el ciclo de mejora continua de los procesos PDCA o PHVA que significa "Planificar-Hacer- Verificar-Actuar" desarrollado por W. Shewarth (1920) y conocido gracias a W. Edwards Deming por su difusin, es por ese motivo que es conocido como el Ciclo DEMING. Un sistema de gestin de la calidad esta compuesto por todos los procesos que se interrelacionan entre si. Estos procesos del sistema de gestin de la calidad comprende a procesos que directa e indirectamente estn presentes en la organizacin. Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un proceso normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como se muestra en la Figura 4. En una organizacin, las interacciones pueden ser desde simples a complejas, hasta convertirse en una malla donde hay un continuo flujo de tangibles e intangibles hasta llegar a depender unos de otros y esto se puede ver con claridad en la Figura 5. Es aqu donde claramente se puede distinguir a los clientes internos y clientes externos. El ciclo Deming puede ser aplicado en cada proceso as intervengan los clientes internos y/o externos. Implementacin del enfoque a los procesos segn la NTPISO 9001:2001 La norma NTP-ISO 9001:2001 establece en su introduccin respecto al enfoque a los procesos: Un enfoque basado en procesos, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestin de la calidad, enfatiza la importancia de:

Los resultados se revisan para detectar oportunidades de mejora. La mejora es una actividad continua, y parte de la informacin recibida del propio sistema y de los clientes. Dentro del contexto de un sistema de gestin de la calidad, el ciclo PHVA es un ciclo que esta en pleno movimiento. Que se puede desarrollar en cada uno de los procesos. Est ligado a la planificacin, implementacin, control y mejora continua, tanto para los productos como para los procesos del sistema de gestin de la calidad. El ciclo PHVA se explica de la siguiente forma: Planificar: - Involucrar a la gente correcta - Recopilar los datos disponibles - Comprender las necesidades de los clientes - Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados - Es el proceso capaz de cumplir las necesidades? - Desarrollar el plan/entrenar al personal Hacer: - Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas - Recopilar los datos apropiados Verificar: - Analizar y desplegar los datos - Se han alcanzado los resultados deseados? - Comprender y documentar las diferencias - Revisar los problemas y errores - Qu se aprendi? - Qu queda an por resolver? Actuar: - Incorporar la mejora al proceso

Figura 4. Cadena de Procesos

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La comprensin y el cumplimiento de los requisitos, La necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor, La obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso, y La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

Quin es el "dueo" del proceso? Se contrata externamente alguno de estos procesos? Cules son los elementos de entrada y salida de cada proceso?

El acpite 4.1 Requisitos generales del Requisito 4. Sistemas de Gestin de la Calidad de la Norma NTP-ISO 9001:2001, dice "La organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma tcnica Peruana". Y que su vez menciona seis actividades, las que se desplegaran a continuacin: Actividad 1: Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad y su aplicacin a travs de la organizacin. - Qu procesos son necesarios para el sistema de gestin de la calidad? - Quines son los clientes en cada proceso? - Cules son los requisitos para satisfacer a estos clientes?

Actividad 2: Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos. - Cul es el flujo de los procesos? - Cmo se puede describirlos? - Cules son las interfaces entre los procesos? - Qu documentos se necesita? Actividad 3: Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces. - Cules son las caractersticas de los productos deseados y no deseados? - Cules son los criterios para el seguimiento, anlisis y medicin de los procesos? - Cmo se puede incorporar esto dentro de la planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad SGC y de los procesos de realizacin del producto? - Cules son los aspectos econmicos? - Qu mtodos son apropiados para recopilar los datos?

Figura 5. Procesos interactuando en un Sistema de Gestin de la Calidad

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Actividad 4: Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos. - Qu recursos se necesitan para cada proceso? - Cules son los canales de comunicacin? - Cmo se puede proporcionar informacin externa e interna sobre el proceso? - Cmo se puede obtener la retroalimentacin? - Qu datos se necesita recopilar? - Qu registros se necesita mantener? Actividad 5: Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos. - Cmo se puede hacer seguimiento del desempeo del proceso? - Qu mediciones son necesarias? - Cmo se puede analizar de la mejor manera la informacin recopilada? - Qu dice el resultado de estos anlisis? Actividad 6: Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. - Cmo se puede mejorar el proceso? - Qu acciones correctivas y preventivas son necesarias? - Se han implementado estas acciones ? - Son tan eficaces son? Los procesos tienen que ser identificados en la organizacin para luego ser gestionados apropiadamente. La Norma NTP-ISO 9001:2000 necesita que todos los procesos existentes en la organizacin se gestionen segn el apartado 4.1 Requisitos generales. Segn la experiencia se vera que procesos son necesarios documentarse. Se deben tomar en los aspectos que ataen al cliente y los de aspecto legal o reglamentarios y del tipo de actividades. Se debe tomar en cuenta al elaborarse los documentos, los siguientes factores tales como: - el efecto sobre la calidad - el riesgo de insatisfaccin del cliente - los requisitos legales y reglamentarios - el riesgo econmico - la eficacia y eficiencia - la competencia del personal - la complejidad de los procesos Para facilitar esto y no hacer ms engorroso el trabajo con la versin NTP-ISO 9001:1994, se puede utilizar y luego documentar los procesos mediante grficas, instrucciones escritas, listas de verificacin, diagramas de flujo, medios visuales o electrnicos.

CONCLUSIONES
La satisfaccin del cliente, se basa en su percepcin de la calidad y est influenciada por las acciones que tome una organizacin. Estas acciones se deben derivarse de indicadores que evalan la calidad de los procesos y productos que generan y que contribuyen a su mejora. Es importante establecer un sistema de gestin para la calidad que este claramente orientado a los procesos y a la mejora continua. Pues, las organizaciones lograrn el liderazgo en la medida que tengan la habilidad para mantener la excelencia de sus procesos y se comprometan con el constante desarrollo de sus objetivos, siempre orientados a la satisfaccin de sus clientes. Y por ltimo, es indudable que el enfoque basado en procesos que tienen las normas NTP-ISO 9000:2001 servir para reorientar las acciones que se viene haciendo, lo cual permitir evidenciar los beneficios del sistema y que se vern reflejados en los estados financieros.

BIBLIOGRAFA
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