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Tecnicas de Muestreo RAMP

Tecnicas de Muestreo RAMP

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09/10/2014

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Tecnicas de muestreo RAMP. Felix Hull
Una de las técnicas para reducir el volumen de ciertas clases de registros es el muestreo.Este método puede ir desde una elección puramente subjetiva hasta el empleo de diversos procedimientos u operaciones estadísticas exactas.Se trata de una operación que trae consigo la destrucción de una gran proporción de ladocumentación total de cada caso.Exposicion General.A principios del siglo XX se creía que el archivero era un mero conservador de los registrosy que la intervencion en materia de eliminacion y selección debia ser hecha por losadministradores, pero que el archivero solo le cabía la conservacion. Estas ideas fueron plasmadas principalmente por Jeenkinson en su celebre manual.El gran cambio se produjo a raíz de la rapida expansion de la adminsitracion publica, lascopias mecanografiadas y la creciente tendencia a brindar los registros a los investigadores.En este sentido, fueron los norteamericanos los que procedieron sin temor a realizar tecnicas de muestreo.Asi se produce a mediados de siglo XX la celebre polemica entre Jenkinson, quien teniauna tesis conservadora y Theodore Schellenberg, quien abogaba por la necesidadimperativa de una intervencion. Este ultimo sostenia que es el archivero el que debedeterminar los valores secuandarios de investigacion que se acumulan en los archivos almenguar su vida administrativa.La evaluacion es el nucleo del concepto general de la gestion de registros, y en los ultimosaños los estudios sobre archivos no solo estan centrados en la destrucción de los mismos,sino también en el ciclo vital de los mismos.El presente estudio centra su interes en saber en que fase el archiverom tiene quedeterminar lo que se va a conservar permanentemente. Los factores para determinar estoson de tipo economicos y culturales (tiene que ver con los costos y la perpetuidad para lainvestigacion).La determinacion de los valores es la clave para establecer que es lo que se guarda y queno, para un futuro. Esta selección se debe hacer sobre los valores secundarios, o sea sobrelos val,ores residuales que pueden tener el registro cuando deja de ser de actualidad. Estosvalores secundarios se dividen en:-
 
Valores adminsitrativos, jurídicos y financieros permanentes para el organismos deorigen despues que los registros perdieron valor para las operaciones corrientes.-
 
Valores que pueden tener los doc. En el sentido de proteger derechos civicos, jurídicos, de propiedad.-
 
Valores testimoniales, o sea los que reflejan la evolucion historica del organismocreador en terminos de atribucion y funcion.-
 
Valores informativos. Son los que aportan una contribucion sustancial a lainvestigacion.Consideraciones teoricas en torno al muestreo
 
Una definicion de muestreo seria aquella que dice que se trata de obtener unapequeña parte tomada de un conjunto y que ponga de manifiesto las cualidades de lamasa.
Otra dice que el muestreo es la selección deliberada de determinados documentos comoejemplos de ujna serie y para su conservacion permanente.Se puede considerar al muestreo como un metodo muy específico de selección que empleanlos estadisticos para resolver problemas de análisis cuantitativo. Tambien es el metodo por el cual el archivero intenta reducir el volumen documental no en la fase inicial de gestión,sino como parte integrante de la fase final de control. El muestreo esta relacionado con lainvestigacion mas que con la administracion y los valores primarios.Se trata de un procedimiento para aquellos registros considerados de interes particular yque Schellenberg define como registros recurrentes, o sea, los que pueden evaluarsetomando como base su contenido informativo que se refieren a actividades específicas yque se pueden retirar con arreglo a un plan de liquidacion.Lo dificil es establecer que eliminar de volumenes extensos de documentacion importante, para la investigacion.El archivero, al realizar un mestreo debe interesarse por la calidad del registro, suintegridad e inparcialida.
Metodos de muestreo.1-
La toma de especímenes o ejemplares
2-
El muestreo cualitativo o selectivo
3-
Muestreo sistemático
4-
Muestreo aleatorio
1-
 
El metodo del ejemplar.
Se trata de la selección dentro de una serie de uno o mas especímenes con objeto de ilustrar la práctica administrativa en una fecha dada. Se trata de dejar un ejemplo de algunaadministracion ya desaparecida o de centar un precedente para una accion futura. Tambien puede suceder que se escojan los ejemplares para ilustrar momentos de cambio de losmetodos utilizados para llevar los registros.
2- Muestreo selectivo
.Este se diferencia apenas del que consiste en tomar un ejemplar. Es una tecnica que sucitaincertidumbre, ya que es una operación muy subjetiva. Se trata de conservar losdocumentos mas significativos de una serie.Este metodo da una vision sesgada de la serie y carece de utilidad a efectos de análisisestadísticos, salvo dentro de límites muy precisos.
3
-
Muestreo sistemático.
 
El muestreo aleatorio no implica meramente una selección al azar, sino que además exigeque todos los elementos de una serie tengan las mismas probabilidades de ser elegidos, locual es la antítesis misma del muestreo sistemático. El metodo sistemático depende delestablecimiento de una pauta dada de selección, según la cual se conserva cada enésimoelemento, o bien todos los documentos de un mes, o un año o de cualquier otra unidadcronológica.En el caso cronológico se ha tendido a conservar los requisitos de los años censales o losregistros de cada cinco años.Sin embargo, cuando se aplica a los volúmenes este metodo se parece al muestreo por especimen o ejemplar lo que ha llevado a ciertas críticas de este sistema.Este metodo es uno de los preferidos por los archiveros por su facilidad de aplicación, perotiene ciertos problemas de arbitrariedad.
Muestreo Aleatorio
La aleatoridad implica que toda unidad de una serie tiene las mismas probabilidades derepresentar a esa serie: La muestra se toma esencialmente al azar, y no depende de modoalgunode pautas o período, como en el muestreo sistemático. Es el maetodo adoptado entodo sondeo realizado a partir de una base puramente estadística.En una muestra aleatoria se debe evitar a toda costa cualquier sospecha de que se trata decasos especiales o de favoritismos.Para este tipo de sistemas se debe buscar ayuda externa especializada.
Tamaño de la muestra.
En el análisis cuantitativo no sirve ninguno de estos dos criterios: decidir la conservaciónde ciertos documentos o volúmenes debido a su contenido o porque se refieren adeterminados años. En este sentido el archivero deberá tener en cuenta que cuanto masgrande la muestra mas exacto será el resultado de la operación. Así también cuanto mashomogénea sea la base, tanto mas pequeña en términos absolutos podrá ser la muestra sinmengua de información.El tamaño de la muestra dependerá de la índole del registro, de su contenido y de susignificación aparente, así como de las finalidades probables que vaya a tener la muestrauna vez obtenida.Al archivero le debe constar que el muestreo presupone una destrucción de información yque cualquiera sea el sistema adoptado deberá ser lo mas cercano a los gustos de laadministración y los usuarios externos.
Problemas de muestreo y otras soluciones posibles.
Existe una diferencia obvia entre la evaluación como operación inicial y la evaluacióncomo fase final de la gestión de archivos, como también la hay entre la conservación de losregistros tomados como base sus cualidades intrínsecas y el hecho de guardar una parterepresentativa del conjunto.

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