Professional Documents
Culture Documents
PENGENALAN
PENGUATKUASAAN
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009. Pegawai yang gagal mematuhi Pekeliling ini boleh dikenakan tindakan surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Acara Kewangan 1957
Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan stor mengikut PP 5/2009
PEMBATALAN
Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam PP-TPS bertarikh 01 Januari 1982, SPP Bil. 12 Tahun 1995 dan lain-lain arahan jika ada dibatalkan
KANDUNGAN TPS
Bab A Penerimaan
Bab H Kehilangan dan Hapus kira
Bab G Pelupusan
Bab D Pengeluaran
DEFINISI STOR
Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok
DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya
KATEGORI STOR
STOR PUSAT
STOR UTAMA
STOR UNIT
STOR PUSAT
Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit. Contoh: Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor Material Spesifik PDRM
STOR UTAMA
Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkat negeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi. Contoh: Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat Kementerian/Jabatan
STOR UNIT
Stor yang menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. Contoh: Stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya
STOR UTAMA
STOR UTAMA
STOR UTAMA
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Stor Unit
Pengguna
Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan; (a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan (b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.
FUNGSI STOR
Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut;
(a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal (b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum (c) Menjaga, menyelenggara stok (d) Mengeluarkan stok (e) Menyelengara rekod setiap transaksi keluar masuk stok tepat, teratur dan kemaskini
FUNGSI STOR
(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan. (g) Megendali pembungkusan dan penghantaran stok. (h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak. (i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor. (j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok. (k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.
Organisasi Stor menpunyai 4 bahagian utama iaitu: (a) (b) (c) (d) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) Bahagian Terimaan (BT) Bahagian Simpanan (BS) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran (BBH)
ORGANISASI STOR
Bekalan,Kawalan, Akaun
Terimaan
Terima
Simpanan
Kendali Bungkus
Kawalan Stok
Simpan Hantar
Akaun
Rekod
Keluar
Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut: 1. 2. 3. 4. Katalog Memberi Kumpulan Stok Paras Stok Prestasi Stor
KATALOG
Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat seperti nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya.
(i) Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi (ii) Kumpulan B mengandungi 70% bakinya
Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras stok seperti vaksin, ubat, dan lain-lain. Barang Diimport paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecuali mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.
- Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.
BAB A PENERIMAAN
BAB A - PENERIMAAN
Pegawai Penerima
Pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
BAB A - PENERIMAAN
Objektif Penerimaan: (a) Memastikan setiap barang stor diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. (c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
(a)
(b)
(c)
- memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan. - mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.
(e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) (f) Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi
PERATURAN PENERIMAAN
PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR Dilaksana seperti berikut: Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti di tapak projek dan sebagainya
PERATURAN PENERIMAAN
BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yang Dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil tindakan seperti berikut:(a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak sebagai barang belum guna (b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk
PERATURAN PENERIMAAN
Pegawai Penerima memastikan barang-barang mudah terbakar atau kimia hendaklah dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar atau kimia untuk disimpan
MEREKOD STOK
JENIS-JENIS REKOD Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan:(a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) - Untuk Stor Pusat dan Stor Utama - Berwarna Putih (b) Kad Petak (KEW.PS-4) - Untuk Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit - Berwarna Hijau Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama
MEREKOD STOK
BUTIRAN MAKLUMAT Kad Kawalan Stok (Bahagian A) - Mmaklumat perihal stok - Maklumat pembelian/terimaan setiap suku tahun - Maklumat keluaran setiap suku tahun - Maklumat terimaan/keluaran tahunan
(Bahagian B)
- Maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa
MEREKOD STOK
PENEMPATAN KAD PETAK
Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak
MEREKOD STOK
TATACARA MEREKOD STOK
Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
MEREKOD STOK
TATACARA MEREKOD STOK Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok
Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi:- angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan - angka betul ditulis dibahagian atas angka asal - pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor
MEREKOD STOK
PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM
Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut:- format yang sama digunapakai
BAB C PENYIMPANAN
PENYIMPANAN
OBJEKTIF PENYIMPANAN
Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s (sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal) Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.
PENYIMPANAN
SUSUN ATUR
Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapat membolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa
PENYIMPANAN
SUSUN ATUR
Susun atur perlu mengambilkira ruang bagi memudahkan pergerakan kakitangan dan juga alat-alat pengendalian barang (MHE) Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakan bagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dan kemas
Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling
PENYIMPANAN
LOKASI DAN LETAKAN STOK Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan dengan mematuhi perkara berikut; (a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini
(b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
PENYIMPANAN
LOKASI DAN LETAKAN STOK
Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan, perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanan dan pengeluaran
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN STOK 1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu) MDKD diberi keutamaan 2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum 3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalang alat pengendalian barang-barang dan kerja-kerja kakitangan stor
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN STOK
4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok:(a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah (b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas (c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara
PENYIMPANAN
PENYIMPANAN STOK
5. Penyimpanan stok bergantung kepadaa jenis dan ruang dengan mematuhi perkara berikut;
(a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti) (b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2 6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbeza berdasarkan jenis, bahan kandungan dan fizikalnya
PENYIMPANAN
BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK Stok berharga dan menarik hendaklah:1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab atau yang diberi kuasa 2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedang berkuatkuasa 3. Mematuhi proses pengeluaran yang dilakukan sendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai Yang Diberi Kuasa
PENYIMPANAN
BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK 4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhui peraturan penyimpanan yang berkuatkuasa di bawah Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952 & Peraturan Bahan Psikotropik 1989
5. Stok berunsur keselamatan seperti senjata, peta-peta hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan
PENYIMPANAN
STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB Stok hendaklah disimpan:-
1. Tempat/bilik berhawa dingin atau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal (ubat-ubatan, bahan kimia/baja/racun) 2. Bilik kering atau nyah-lembapan (simen/kertas/alatan pejabat)
PENYIMPANAN
STOK BARANG-BARANG BERAT
Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut:1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah 2. Susunan/tindanan tidak terlalu tinggi iaitu:(a) Senang dikendali dan mudah dikeluarkan sistem MDKD (b) Peti/kotak yang berat berada di paling bawah (c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api (d) Mudahkan urusan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi (e) Susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan
PENYIMPANAN
STOK BARANG-BARANG BERAT
3. Susunan atau tindanan hendaklah di selang-seli supaya kedudukan lebih kukuh 4. Landasan atau palet digunakan bagi mengelak bersentuh lantai, beri ruang udara serta dapat kurangkan kerosakan kerana penindihan 5. Ruang antara tindanan hendaklah mempunyai lorong/laluan untuk bekerja atau kecemasan 6. Ukuran palet yang sesuai digunakan untuk menindan stok/barang bagi mengelakkan pembaziran ruang 7. Penindanan stok hendaklah tidak tinggi dan tidak merbahaya kepada kakitangan
PENYIMPANAN
STOK BERTARIKH LUPUT Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut:1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuat melabelkan Tarikh Luput stok 2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas, bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau 3. Teg Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak (Merah Jambu)
PENYIMPANAN
STOK BERTARIKH LUPUT 4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan 5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkan dikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan 6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat yang masuk kemudian tetapi tarikh luputnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu
PENYIMPANAN
STOK BERTARIKH LUPUT
7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput stok 8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan; - mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat - mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya - memulangkan kepada pembekal mengikut syarat - melupuskan dengan mengikut peraturan pelupusan
PENYIMPANAN
STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR 1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti diberi tanda pengenalan secukupnya
2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang dan tidak mudak padam
3. Pelabelan hendaklah dilabelkan dengan menunjukkan jenis kandungan dan langkah keselamatan yang perlu dipatuhi 4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan secara berasingan
PENYIMPANAN
STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR
5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan bantuan kecemasan 6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejas wapnya hendaklah dielak daripada tersentuh disimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihat bertujuan mencegah tindakbalas
PENYIMPANAN
STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR
7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalam tangki bawah tanah 8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan, dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempat berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan berkuatkuasa
PENYIMPANAN
STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR
9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati
10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara (astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)
PENYIMPANAN
STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR
11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar (kalsium karbid, berilium, kalsium fostat) 12. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut
PENYIMPANAN
STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR 13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi; (a) Pakaian keselamatan digunakan (b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukan diuruskan diluar bangunan (c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka secara agihan hendaklah sesingkat mungkin (d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal
PENYIMPANAN
STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR
PENYIMPANAN
GAS MAMPAT DALAM TABUNG
1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklah dikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen dll. 2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempat dingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)
PENYIMPANAN
GAS MAMPAT DALAM TABUNG 3. Tabung gas tersebut hendaklah; - dilindungi dari bahang panas - jauh dari minyak, api, bahan mudah terbakar - elakan dari terhempas atau pecah - injap tabung hendaklah ditutup
1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus kepada stor bahan mudah terbakar untuk disimpan 2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stor di tempat simpanannya sahaja
BAB D PENGELUARAN
PENGELUARAN
Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan
PENGELUARAN
SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU
Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKD Dengan memastikan stok yang diterima dahulu dapat Dikeluarkan dahulu. Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan; - pengeluaran tanpa kebenaran - pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan - stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan
PENGELUARAN
PEMESANAN STOK 1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Stor Utama menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10) dalam 5 salinan 2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no. pesanan dengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikut tahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Stor Utama di KEW.PS-10 3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakan satu borang KEW.PS-10
PENGELUARAN
PEMESANAN STOK 4. (1) salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinan dikemukakan kepada Bahagian BBKA samada di Stor Pusat atau Stor Utama 5. BBKA hendaklah mengambil tindakan berikut; (a) mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi no pengeluaran merujuk permohonan ikut tahun (b) meluluskan kuantiti pengeluaran (c) merekod pengeluaran (Kad Kawalan Stok B)
PENGELUARAN
PEMESANAN STOK
6. 4 salinan KEW.PS-10 hendaklah dikemukakan oleh BBKA kepada Bhg Simpanan untuk kelulusan pengeluaran stok serta Bhg Simpanan merekod pengeluaran yang diluluskan dalam Kad Petak
7. Bahagian Simpanan mengemukakan setiap salinan KEW.PS-10 seperti berikut ke:-
(a) Bhg Bungkusan/Penghantaran (b) Stor Pemesan bersama stok (c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan (d) Bhg Simpanan untuk tujuan rekod
PENGELUARAN
PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)
1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) 2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam (2) salinan 3. (1) salinan kepada Stor Unit dan (1) disimpan oleh pemohon
PENGELUARAN
PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)
4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-11 seperti berikut; (a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no. permohonan (b) menentukan kuantiti pengeluaran (c) mendapatkan kelulusan pengeluaran (d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak
PENGELUARAN
PENGELUARAN STOK Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengan kebenaran Pegawai Stor dan Pegawai Melulus yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10 dan KEW.PS-11 Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan
PERATURAN
Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran memastikan urusan pembungkusan/penghantaran dijalankan dengan teratur, cermat dan cekap supaya barang diterima pemesan dalam keadaan sempurna
Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah disemak, diperiksa dan dipastikan sama seperti dicatat pada KEW.PS-10
TATACARA PEMBUNGKUSAN
1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemas dan betul bagi mengelakkan kerosakan dan kecurian semasa penghantaran 2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dan simbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan
4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/ tanda bagi memudahkan pengendalian 5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjata peralatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturan keselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa
BAB E PEMERIKSAAN
PEMERIKSAAN
PENDAHULUAN
1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengenalpasti kelemahan yang menyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil
PEMERIKSAAN
PENDAHULUAN
2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu:(A) (B) (C) Pengiraan Stok Pemeriksaan Stok Verifikasi Stor
PEMERIKSAAN
(A) PENGIRAAN STOK
1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semua stor iaitu Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun. Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan Pengiraan Stok.
PEMERIKSAAN
(A) PENGIRAAN STOK 2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan Pengiraan Stok mematuhi perkara berikut:(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod
(b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangi serta ditarikh oleh Pegawai Stor
PEMERIKSAAN
(B) PEMERIKSAAN STOK
1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawaipegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa
PEMERIKSAAN
(B) PEMERIKSAAN STOK
3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut; (a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai 01 Oktober tahun semasa (b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa
PEMERIKSAAN
(B) PEMERIKSAAN STOK
(c) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa setelah pemeriksaan dilakukan
(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)
PEMERIKSAAN
(B) PEMERIKSAAN STOK
(e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pemverifikasi Stor (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok
PEMERIKSAAN
1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas Pemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama 2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun
PEMERIKSAAN
(C) VERIFIKASI STOR 3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut:(a) Mengesahkan ketepatan rekod dan stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok (b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan
PEMERIKSAAN
(C) VERIFIKASI STOR (c) Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/ rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempoh diambil tindakan pelupusan (d) Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotong ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira
PEMERIKSAAN
(C) VERIFIKASI STOR (e) Melengkapkan semua maklumat dan mengesahkan Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14
(f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/ kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)
PEMERIKSAAN
KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada; (a) sekurang-kurang 2 orang ahli (b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi (c) pegawai berpengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor (d) pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional serta Kumpulan Sokongan 1atau setaraf
PEMERIKSAAN
TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR 1. Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatan ke Stor Pusat/Stor Utama berasaskan kepada jadual/program yang disediakan 2. Pemverifikasi stor hendaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan
PEMERIKSAAN
TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR 3. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekod baki fizikal stok serta mengesahkan ketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok 4. Menentukan tiada berlaku transaksi semasa verifikasi dilaksanakan
5. Menyediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan kemukakan kepada Ketua Jabatan
PEMERIKSAAN
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut:(a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan (b) syor pelupusan/hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H (c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan
PEMERIKSAAN
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14 & KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan KSU 3. Mengambil tindakan ke atas syor KSU di KEW.PS-15 4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa
PEMERIKSAAN
PELARASAN STOK
1. Pegawai stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17
PEMERIKSAAN
PELARASAN STOK
3. Pegawai stor hendaklah merekod teransaksi pelarasan stok di ruang Terima bagi stok lebih atau di ruang Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.
PEMERIKSAAN
TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET
1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak KEW.PS-14 & KEW.PS-15 2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuan dan tandatangan KSU
PEMERIKSAAN
MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR 1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil:-
(a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih (b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama
PEMERIKSAAN
BAB F
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
PERATURAN
6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang rosak, usang dan sebagainya
1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan
(a) sekeliling stor hendaklah berpagar (b) kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan (c) pemasangan lampu limpah (d) pemasangan alat amaran (e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu (f) penggunaan pas keluar-masuk (g) peraturan penggunaan kunci mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan
1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin 2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala
BAB G PELUPUSAN
PELUPUSAN
PENDAHULUAN 1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan stok / pemeriksaan stok /verifikasi stor.
PELUPUSAN
PENDAHULUAN
2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa
PELUPUSAN
PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM10,000 bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan
PELUPUSAN
PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH
2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan 3. Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan Pengurusan & Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf 4. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak terlibat dalam menguruskan stok berkenaan
PELUPUSAN
PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH 5. Stok yang hendak dilupuskan hendaklah menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19 6. Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Kuasa Melulus 7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
PELUPUSAN
Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa
PELUPUSAN
PERAKUAN PELUPUSAN
PELUPUSAN
URUSETIA PELUPUSAN
Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJ adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan Stok
PELUPUSAN
Pegawai Pengawal (KSU) hendaklah kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya
BAB H
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan
Kekurangan stok tersebut BUKAN disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam
Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa
2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira
Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok
Q&A