321

Perancangan Digital Office dengan BPM sebagai Implementasi Integrasi SOA dengan MDA Ali Ahmadi(1), Albarda(2) (1) mahasiswa pasca sarjana di Program Magister Teknik Informatika Opsi Layanan Teknologi Informasi, STEI ITB (2) Pengajar program pasca sarjana STEI-ITB Abstrak
Digital Office adalah suatu konsep manajemen perkantoran di mana para karyawan tidak perlu untuk datang ke kantor secara fisik, namun cukup dengan mengakses/mengelola data-data pekerjaan yang dibutuhkan secara remote, baik melalui internet, PDA, maupun smartphone. Digital Office mengadopsi model dari berbagai otomasi kantor antara lain virtual office, mobile office, dan Enterprise Resource Planning (ERP). Konsep perkantoran pada saat ini telah bergeser dari fungsi asalnya. Pada asalnya, kantor adalah pusat kegiatan administrasi dan manajerial, namun pada saat ini kegiatan produksi (kegiatan yang berkaitan dengan core-business) perusahaan juga dilakukan di kantor. Kegiatan berkantor dalam fungsi aslinya adalah kegiatan yang bersifat generik, dalam arti kegiatan-kegiatan tersebut dapat ditemukan pada berbagai jenis organisasi. Service Oriented Architecture (SOA) atau arsitektur berorientasi layanan merupakan evolusi dari perubahan sudut pandang mengenai proses-proses bisnis organisasi. Alih-alih menyesuaikan (bongkar-pasang) arsitektur pada model-model yang telah ada dengan SOA, penelitian ini berusaha mendefinisikan dari awal proses-proses bisnis yang ada dalam Digital Office dengan SOA sebagai landasan penyusunannya. Permodelan bisnis proses kantor dilakukan dengan Bussiness Process Modelling (BPM) sebagai salah satu bentuk penerapan Model Driven Architecture (MDA), dan framework untuk pendefinisian layanan-layanan yang digunakan adalah Service Oriented Modelling Framework (SOMF)

Kata Kunci : Business Process Modeling, Enterprise Architecture Integration, Model Driven Architecture, Office Automation, Services Oriented Architecture, XML
I. PENDAHULUAN Pemikiran tentang otomasi perkantoran adalah suatu hal yang sudah lama menjadi cita-cita para pelaku bisnis maupun pelaku IT. Salah satunya adalah penelitian yang dilakukan oleh Fred Maryanski yang membahas peran kunci pemahaman dan pemanfaatan informasi proses bisnis untuk penyediaan perangkat-perangkat otomasi kantor[1]. Gagasan tersebut justru semakin maju pula mengikuti perkembangan komputer, baik dari sisi teknologi, arsitektur, maupun framework-nya. Jumlah penelitian tentang otomasi perkantoran menjadi lebih banyak lagi dengan semakin banyaknya arsitektur dan framework yang ditawarkan kalangan industri/vendor (IBM, Oracle, SAP, Microsoft, dsb.), komunitas (OMG, OASIS, W3S, dsb.) maupun kalangan akademisi/praktisi (Zachman, Harvard Business School, dsb). Sejumlah penelitian terkini dalam hal otomasi kantor dapat dilihat antara lain dalam Otomasi Sistem Perkantoran[2], [3] dan tentang penggunaan web services dalam Sistem Informasi Pemerintahan[4]. Berbagai model otomasi kantor telah muncul. Namun pengembangan otomasi kantor tersebut tidak bersifat general purpose, alias hanya untuk satu keperluan (jenis bisnis) tertentu saja. Padahal kantor adalah suatu terminologi yang bersifat umum, dan digunakan dalam berbagai kepentingan bisnis dan model organisasi. Fungsi kantor adalah untuk kegiatan administratif penunjang kepentingan manajerial.[5] Sedangkan aplikasi-aplikasi yang dibuat vendor (yang berbasis ERP) memang amat luas, menjangkau ke aspek proses produksi dari sebuah organisasi. Asumsi dalam penelitian ini, otomasi kantor seharusnya bersifat umum, tidak hanya untuk satu model organisasi tertentu. Otomasi kantor juga tidak harus menangani hal-hal yang berorientasi produksi, tapi lebih berorientasi pada layanan. Maka otomasi kantor yang digagas dalam penelitian ini adalah otomasi atas kegiatan berkantor yang secara generik dapat ditemukan pada berbagai macam organisasi/lembaga. Dalam penelitian ini akan dirancang sebuah digital office dengan cara menggambarkan bisnis proses otomasi kantor

e-Indonesia Initiative 2011 (eII2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 14-15 Juni 2011, Bandung

322 dengan menggunakan Business Process Modelling Notation (BPMN) untuk menghasilkan gambaran dari sebuah proses bisnis enterprise yang siap diterjemahkan ke dalam arsitektur SOA. BPMN dikembangkan oleh Object Management Group (OMG). Analisis dan perancangan layanan-layanan dilakukan dengan menggunakan Service Oriented Modeling Framework (SOMF) II. METODOLOGI A. Model Driven Architecture (MDA) Penggunaan MDA dalam penelitian ini berfokus pada pengembangan perangkat lunak, sebagaimana disebutkan oleh Paul Harmon dalam [6]: mengorganisasikan model-model yang digunakan dalam proses pengembangan sehingga pengembang bisa bergerak dari model abstrak ke model kongkret. Fokus dalam hal ini adalah penggunaan Computation Independent Models (CIM), Platform Independent Models (PIMs), Platform Specific Models (PSM) dan pemetaannya yang memungkinkan pengembang dapat memantau perubahan dari satu model ke model yang lain. Pengembangan perangkat lunak berdasarkan mengikuti pola seperti terlihat pada Gbr.1. MDA Pada ranah abstraksi, dapat ditemukan layanan-layanan konseptual. Layanan konseptual ini antara lain bisnis proses, master-plan, dan sebagainya. Layanan konseptual ini dianalisis dengan prinsis-prinsip SOA (komposabilitas, enkapsulasi, loose-coupling, orkestrasi, dsb) sehingga dapat ditentukan layanan-layanan analisis. Layanan analisis ini kemudian dirancang menjadi kandidat-kandidat layanan untuk selanjutnya diimplementasikan sebagai layanan solusi. C. Business Process Modeling (BPM) BPM adalah salah satu metode untuk mendefinisikan proses bisnis dari suatu organisasi, dimulai dari menggambarkan proses-proses inti, proses-proses penunjang, dan turunan proses-proses tersebut hingga level aktifitas, yaitu proses yang bersifat atomik[8]. Pendefinisian proses bisnis dalam penelitian ini menggunakan notasi Business Process Modeling Notation (BPMN). III. PROSES BISNIS DIGITAL OFFICE Digital Office yang dirancang dalam penelitian ini memiliki 5 (lima) layanan utama, yaitu Contact Center, Information Center, Personal Room, Meeting Room, dan Shared Room. Kelima layanan ini adalah bisnis proses berkantor yang secara generik ada di setiap organisasi. Bila dikaitkan dengan lingkup kerja sebagaimana disebutkan oleh Albarda dalam[5], maka lingkup kerja yang dicakup adalah Komunikasi, Ruang Perkantoran, Kepegawaian, Warkat, dan Kontrol Pejabat Pimpinan. Gambaran proses bisnis Digital Office secara keseluruhan dapat dilihat pada Gbr 3..

Gbr 1. Pola pengembangan perangkat lunak dengan MDA[6]

B. Service Oriented Modeling Framework (SOMF) SOMF adalah framework pengembangan sistem berorientasi layanan yang digagas oleh Michael Bell dari Methodologist Inc[7]. Prinsip dari SMOF adalah membagi service (layanan) dalam tiga ranah: ranah abstraksi, ranah realisasi, dan ranah solusi. Untuk memetakan layanan-layanan dari ranah abstraksi ke realisasi dilakukan analisis layanan.
Gbr 3. Proses bisnis Digital Office

Gbr 2. Metamorfosis layanan dalam SOMF[7].

Setiap proses bisnis dapat diuraikan lagi secara lebih detil, hingga pada suatu level proses tertentu yang bersifat atomik, yang disebut sebagai aktifitas. Dalam notasi BPMN, proses yang bersifat compound process (merupakan rangkaian dari sejumlah proses atomik) digambarkan dengan simbol subprocess task (kotak bersudut lengkung dengan tanda + di sisi

e-Indonesia Initiative 2011 (eII2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 14-15 Juni 2011, Bandung

323 bawah tengah). Sedangkan proses yang bersifat atomik (dalam BPM disebut sebagai aktifitas), digambarkan sebagai task (dengan simbol kotak bersudut lengkung). Task dapat merupakan suatu aktifitas service (otomatis, terkomputerisasi), aktifitas manual (dilakukan secara manual), atau aktifitas user (memerlukan campur tangan user, misal: login, mengisi formulir). Sebagai contoh, proses bisnis Contact Center adalah komposisi dari sejumlah sub-proses bisnis Front Office, Service Desk, dan Document Distribution Center. Document Distribution Center merupakan komposisi dari sejumlah subproses Manage Incoming Document dan Manage Outgoing Document. Manage Outgoing Document merupakan komposisi dari sub-proses Document Processing, Notification System, dan Senior Approval. Notification System adalah komposisi dari sejumlah aktifitas otomatis (service task) yaitu Validate Recipients and CC's, Check Recipients Status, Send Mail, Send Instant Message, dan Send SMS Notification. Notification System ini berbasis Unified Messaging, yang memiliki kemampuan untuk mendeteksi status sejumlah kontak yang dimiliki user pada berbagai modus komunikasi. kolaboratif. Misalnya untuk proses bisnis Contact Center, terdapat 3 (tiga) proses bisnis turunannya, yaitu Front Office, Document Distribution Center, dan Service Desk.

Gbr 5. Arsitektur Digital Office yang menunjukkan kolaborasi layananlayanan untuk menjalankan suatu proses bisnis.

Ketiga proses bisnis ini memiliki sejumlah aktifitas yang mengakses komponen-komponen Digital Office. Secara arsitektural, kolaborasi layanan-layanan dalam Document Distribution Center dan Service Desk dapat dilihat pada Gbr.5. Integrasi MDA dengan SOA sebagaimana dinyatakan oleh Suangxi Huang dan Yushun Fan dalam [9] dapat digunakan untuk menentukan model-model yang digunakan untuk mendefinisikan layanan-layanan Digital Office. Business Process Layer dalam SOA dimodelkan dengan CIM, Business Service Layer dimodelkan dengan PIM, dan Componen Layer dimodelkan dengan PSM.
Gbr 4. Aktifitas-aktifitas pada Notification System berbasis Unified Messaging.

IV. ANALISIS LAYANAN DIGITAL OFFICE A. Analisis Komponen dan Arsitektur Untuk dapat memenuhi fungsionalitas layanan-layanan tersebut, diperlukan sejumlah komponen sebagaimana dapat dilihat dalam Tabel 1.
TABEL 1. KOMPONEN-KOMPONEN DIGITAL OFFICE

Dalam kaitannya dengan SOMF, pada Business Process Layer ditentukan layanan-layanan konseptual, pada Business Service Layer ditentukan layanan-layanan analisis, pada Component Layer dirancang layanan-layanan desain, dan pada Operational Layer diimplementasikan layanan-layanan solusi. B. Analisis Sub Proses Bisnis dan Aktivitas Bisnis Salah satu proses bisnis utama Digital Office adalah Contact Center. Pada bagian ini akan dijabarkan perancangan layanan-layanan pada sub proses bisnis Manage Outgoing Document yang merupakan bagian dari sub proses Document Distribution Center, dari proses bisnis Contact Center. Dengan mengelaborasi sub-sub proses pada Manage Outgoing Document, akhirnya dapat ditentukan aktifitas-aktivitas yang pada akhirnya akan dirancang menjadi design service atau kandidat layanan.

Komponen Network-Communication Contact-Management Conversion Center Personal Office Information Management Electronic Document Processing

Kode DOF-Comm DOF-CM DOC-Conv DOF-PO DOF-Info DOF-Edoc

Komponen-komponen ini merupakan layanan yang digunakan oleh proses-proses bisnis Digital Office secara
e-Indonesia Initiative 2011 (eII2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 14-15 Juni 2011, Bandung

324 V. PERANCANGAN LAYANAN-LAYANAN DIGITAL OFFICE A. Rancangan Layanan-layanan Orkestrasi Ada tiga layanan orkestrasi pada Manage Outgoing Document, yaitu Document Processing, Senior Approval, dan Notification System. Manage Outgoing Document sendiri adalah suatu layanan orkestrasi. Dengan demikian sub proses Manage Outgoing Document meliputi empat layanan orkestrasi. Desain keempat layanan orkestrasi tersebut dapat dilihat pada Gbr 9-Gbr 12.

Gbr 6. Sub-sub proses bisnis pada ManageOutgoing Document

Ketiga sub proses pada ManageOutgoing Document akan menjadi layanan yang mengorkestrasi aktifitas-aktifitas yang didefinisikan pada Gbr 4, Gbr 7, dan Gbr 8.

.
Gbr 7. Aktifitas-aktifitas pada sub proses Senior Approval

Gbr 9.Orkestrasi Layanan-layanan Manage Outgoing Document.

Gbr 8. Aktifitas-aktifitas pada sub proses Document Processing.

Layanan orkestrasi dari ketiga sub proses tersebut dirancang dengan standar Business Process Execution Language (BPEL) dan aktifitas-aktifitas yang diorkestrasi akan dirancang dengan standar Web Service Definition Language (WSDL).

e-Indonesia Initiative 2011 (eII2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 14-15 Juni 2011, Bandung

325

Gbr 12.Orkestrasi Layanan-layanan Senior Approval. Gbr 10.Orkestrasi Layanan-layanan Document Processing.

B. Rancangan Kandidat-kandidat Layanan Dari rancangan-rancangan orkestrasi di atas dapat definisikan sejumlah kandidat layanan dengan standar WSDL: 1. Manage Outgoing Document 2. Document Processing 3. Determine Document Type 4. Extract Receivers 5. Extract Document Content 6. Convert Document Unit 7. Archive Document 8. Information Storage 9. Process Receiver List 10. Notification System 11. Validate Recipients and CC's 12. Check Recipient Status 13. Send Mail 14. Send Instant Messages 15. Send SMS Notification 16. Senior Approval 17. Set Senior as Recipient 18. Set Sender as Recipient 19. Approval-Correction

Gbr 11.Orkestrasi Layanan-layanan Notification System.

e-Indonesia Initiative 2011 (eII2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 14-15 Juni 2011, Bandung

326 VI. KESIMPULAN Dari langkah-langkah penelitian yang dilakukan, didapatkan sejumlah kesimpulan sebagai berikut: - Kegiatan berkantor yang bersifat generik adalah kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan administrasi dan manajerial, bukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan proses produksi yang merupakan core-business perusahaan. - Proses-proses yang dapat dimunculkan sebagai layanan paling generik untuk landasan perancangan Digital Office adalah Office Gateway (meliputi layanan Office Entry, yaitu layanan saat user memasuki kantor, dan Office Exit atau layanan saat user keluar dari kantor), Contact Center (yang meliputi layanan Front Office, Service Desk untuk pengaduan, dan Document Distribution Center untuk layanan pertukaran dokumen kewarkatan), Information Center (pusat informasi dan pertukaran dokumen umum), Personal Room (ruang kerja pribadi), Meeting Room (ruang pertemuan), dan Shared Room (ruang sosialiasi). - Diperlukan sejumlah komponen pendukung yang akan menjadi komponen modular sistem, yang meliputi komponen Communication Network (yang fungsi utamanya adalah menjadi gerbang Unified Messaging System dengan berbagai modul komunikasi), Contact Management (yang dapat menjamin kesuksesan kontak dari/ke setiap staf), Conversion Center (untuk menjamin kompatibilitas dalam pertukaran data), Personal Office (menciptakan ruang kerja bagi staf), Information Management (pengelolaan informasi terkait pekerjaan para staf), dan Electronic Document Processing (untuk pengelolaan dokumen kedinasan). - Integrasi MDA dengan SOA menghasilkan suatu service modeling guidelines (yang merupakan langkahlangkah praktis permodelan dan perancangan layanan) memberikan kemudahan untuk perancangan Digital Office dari sejak pendefinisian arsitekturnya hingga ke perancangan fungsi-fungsi lojik dari aplikasi, bahkan dengan kakas-kakas pendukungnya dapat dilakukan pembuatan function library yang sesuai dengan standar SOA. Service modeling guidelines ini dapat digunakan pula untuk sistem-sistem berskala enterprise yang lain. REFERENSI [1] Maryanski, Fred (1981): Office Information System, IEEE Computer vol. 0018-9162/81/0500-0011 [2] Fei, X., De-hai, D., Li, J. (2006): Design and Realization of Office Automation System Based on Digital Campus, IEEE Computer, 978-0-7695-3570-8/09 [3] Feng, Y., Xia, L., Dan-dan, S., Jian-hu, C. (2009): Workflow-Based Office Automation Decision-making Support System. IEEE Computer Society vol. 978-0-76953699-6/09 Gomes, R., Ribeiro, J. (2009): Use of Web Services in EGovernment Information Systems-A Case Study, IEEE Computer Society vol. 978-0-7695-3595-1/09 Albarda (2010): Portal Kantor Digital, Proceeding Seminar TIK Nasional ke-6, STEI Institut Teknologi Bandung Harmon, Paul (2004): The OMG's Model Driven Architecture and BPM, Business Process Trends Newsletter, vol. 2 No. 5, May 2004, http://www.bptrends.com/publicationfiles/0504%20NL%20MDA%20 and%20BPM.pdf. [11 April 2010] Bell, Michael(2009), Service-Oriented Modeling Framework for Business and Technology, John Willey & Sons, New Jersey Harmon, Paul (2007), Business Process Change A Guide for Business Managers and BPM and Six Sigma Professionals 2nd Edition, Morgan Kauffmann, Massachusetts. Huang, S., Yushun Fan (2007):Model Driven and Service Oriented Enterprise Integration---The Method, Framework and Platform, IEEE Computer Society vol. 07695-2930-5/07

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

e-Indonesia Initiative 2011 (eII2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 14-15 Juni 2011, Bandung