Manual de Procedimientos Biblioteca

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA BOYACA
SANTANA PROSPERA Y SOLIDARIA
SANTANA BOYACA 2013
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA BOYACA
Responsables: LADY JOHANNA PARDO
Presentado a: DEYBI SOLEDAD MENJURA Secretaria General y Desarrollo Social
SANTANA BOYACA 2013
TABLA DE CONTENIDO
1. Introduccin ........................................................................................................................... 4 2. Proceso de gestin de colecciones ......................................................................................... 6 2.1. Procedimiento de adquisiciones .............................................................................................. 6 2.2. Procedimiento de donaciones ................................................................................................. 9 2.3. Procedimiento para el procesamiento fsico ........................................................................ 12 2.4. Procedimiento para la catalogacin y clasificacin............................................................ 15 2.5. Procedimiento para el mantenimiento de colecciones ....................................................... 18 2.6. Procedimiento de descarte de colecciones.......................................................................... 21 3. Proceso de prestacin de servicios ................................................................................... 24 3.1. Procedimiento para la gestin de sugerencias y reclamaciones .................................... 24 3.2. Procedimiento de afiliaciones a la biblioteca ...................................................................... 27 3.3. Procedimiento de prstamo externo ..................................................................................... 29
3.4. Procedimiento para la prestacin del servicio de acceso a internet, multimedia y ofimtica .... 32 3.5. Procedimiento para la prestacin del servicio de referencia .......................................... 34 3.6. Procedimiento para la prestacin del servicio de informacin local ................................ 36 3.7. Procedimiento para la evaluacin de la satisfaccin del usuario ...................................... 38 3.8. Procedimiento para el servicio de extensin bibliotecaria ................................................ 40
4. Proceso de desarrollo de programas .................................................................................. 42 4.1. Procedimiento para visitas guiadas ....................................................................................... 42 4.2. Procedimiento para realizar talleres de promocin de lectura y escritura ....................... 44 4.3. Procedimiento para realizar talleres de formacin de usuarios y alfabetizacin informacional46 4.4. Procedimiento para realizar la programacin cultural ....................................................... 48 5. Anexos .................................................................................................................................. 51 5.1. Anexo 1. Formato de sugerencias y reclamaciones............................................................ 51 5.2. Anexo 2. Formato de afiliaciones ......................................................................................... 52 5.3. Anexo 3. Carta de servicios ................................................................................................... 53 5.4. Anexo 4. Reglamento de prestamo ...................................................................................... 61 5.5. Anexo 5. Formato de encuesta de satisfaccion de usuarios .............................................. 62 5.6. Anexo 6. Poltica de desarrollo de colecciones................................................................... 64 5.7. Anexo 7. Formato de carnet..72
1. INTRODUCCIN El manual de procesos y procedimientos de la Biblioteca Pblica Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyac. Busca de una forma prctica y metodolgica, la ejecucin de los diferentes procesos realizados en la biblioteca para la adopcin permanente y necesaria de estos lineamientos, los cuales nos ayudarn a tener un mejor desempeo de nuestras labores cotidianas, estos procedimientos hacen factibles estas actividades y permiten el control de los pasos a seguir en cada una de ellas, proporcionando seguridad y as continuar ordenadamente sin que se pierda la secuencia de cada paso a seguir. Con la adopcin de estos lineamientos la biblioteca lograra tener una mejor organizacin directiva y un mejor fluido de las actividades realizadas, lo cual contribuir a la prestacin de un buen servicio de calidad. Primero el proceso de gestin de colecciones son las pautas a seguir para la adquisicin del material bibliogrfico, donaciones, clasificacin, catalogacin y procesamiento fsico del material y finalizando con la ubicacin en la estantera. En segundo lugar el proceso de prestacin de servicios son todos los lineamientos que debemos seguir para el uso beneficiario de estos con calidad, eficiencia y eficacia en la biblioteca. Por ltimo el proceso de desarrollo de programas comprende la planeacin y ejecucin de los mismos que han sido realizados en la biblioteca ejecutndolos de acuerdo al cronograma y en las fechas estipuladas cumpliendo con las metas propuestas.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA PBLICA MUNICIPAL
VALOIS SANCHEZ ARIZA DE SANTANA BOYACA
Imgenes del archivo fotogrfico de la Biblioteca Municipal
2. PROCESO DE GESTIN DE COLECCIONES
2.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES 2.1.1. PROPSITO
Actualizar el material bibliogrfico y audiovisual existente en la biblioteca con el fin de cautivar el inters en los usuarios por las cosas novedosas, con temas que ofrezcan enfoques y puntos de vista tan plurales como los de ellos. Si este material es de calidad se ver reflejado en la imagen de la Biblioteca Pblica Municipal, dado que este es un lugar favorable al estudio, a la investigacin, al descubrimiento, a la autoformacin y a la lectura.
2.1.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los procesos tcnicos de desarrollo y adquisicin de colecciones para todos los servicios de prstamo a los usuarios.
2.1.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Se realizara la seleccin del material que se desea adquirir teniendo en cuenta que debe ser en concordancia con los objetivos y metas de la biblioteca, y la utilidad para la comunidad Se presentara la propuesta a diferentes libreras con el fin de escoger la mejor. Comprar el material al proveedor seleccionado. Recepcin de los libros en la biblioteca. Las obras o materiales que se adquieran deben cumplir con la Ley de derechos de autor.
2.1.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
# 1
RESPONSABLE Usuario
ACTIVIDAD Manifiesta las necesidades de ttulos que aun no existen en la biblioteca
Coordinador biblioteca
de
la Crea el listado del material solicitado o nuevos ttulos ofrecidos que aun no existen y que pueden ser tiles a los usuarios la Enva solicitud del materia bibliogrfico al Alcalde, segn polticas del desarrollo de colecciones Recibe la solicitud y la estudia Aprueba la solicitud y ordena la compra
Coordinador biblioteca Alcalda
de
4 Alcalda 5 Coordinador biblioteca Proveedor Alcalda de la Presenta la solitud al proveedor del material con los datos necesarios para recibir la cotizacin Presenta las propuestas, o cotizacin del material. Enva al responsable de presupuesto la cotizacin con el fin de que ordenen el presupuesto para la adquisicin del material. Realizara la compra del material Recibe la dotacin y expide certificado de ingreso de la Recepcin del material en la biblioteca para ser puesto a disposicin de toda la comunidad.
6 7
8 9 10
Alcalda Almacenista Coordinador biblioteca
2.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES
USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA ALCALDIA PROVEEDOR ALMACENISTA
INICIO
Manifiesta la necesidad de ttulos que aun no existen en la biblioteca
Crea lista seleccin material
de del
Enva solicitud del material bibliogrfico al Alcalde
Recibe la solicitud y la estudia
Aprueba solicitud ordena compra Presenta la solitud al proveedor del material con los datos necesarios para recibir la cotizacin
la y la
Presenta
propuestas, cotizacin material. Enva al responsable de presupuesto la cotizacin
las o del
Realizara la compra del material Recepcin del material en la biblioteca para ser puesto a disposicin de toda la comunidad. FIN
Recibe la dotacin y expide certificado de ingreso
2.2. PROCEDIMIENTO DE DONACIONES
2.2.1. PROPSITO Seleccionar las donaciones de material bibliogrfico hechas a la biblioteca.
2.2.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todas la donaciones de material bibliogrfico. Teniendo en cuenta que la biblioteca se reserva la disposicin de estos materiales.
2.2.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Para esta donacin se deben tener en cuenta los siguientes aspectos CONSERVACIN: se recibir nicamente material en buen estado, excepto en el caso que por su antigedad o valor interese a la coleccin y siempre que sea posible su recuperacin y restauracin. EXISTENCIA: se aceptar fundamentalmente material que no est ya duplicado, a menos que su uso aconsejable disponer de ms ejemplares. MATERIA: se valorarn obras cuyas temticas sean general y no correspondan a textos escolares. PUBLICACIONES PERIODSTICAS: si el titulo forma parte de la coleccin se completar con los nmeros o aos no existentes; si son nmeros sueltos de un ttulo que no forme parte, se descartarn
Contactar a:
correo:bibliotecapublicasantana@gmail.com Tel: 314-2-19-30-12 o 7-28-90-47
# 1
RESPONSABLE Usuario Benefactor Coordinador de la biblioteca Usuario Benefactor Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca
ACTIVIDAD Manifiesta inters de hacer la donacin
Brinda informacin sobre los lineamientos que tiene la biblioteca para las donaciones. Trae el material bibliogrfico donado.
4 5 6
Confirma el estado del material. Clasifica el material bibliogrfico Incluye el material bibliogrfico en el inventario de la biblioteca. Realiza el proceso de catalogacin, clasificacin y preparacin fsica del material bibliogrfico. Distribuye y organiza el material bibliogrfico en la estantera para la consulta de los usuarios.
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PROCEDIMIENTO DE DONACIONES A LA BIBLIOTECA

USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
INICIO
Manifiesta inters de hacer la donacin Brinda informacin sobre los lineamientos que tiene la biblioteca para las donaciones. Confirma el estado del material.
Trae el material bibliogrfico donado.
Clasifica el material Bibliogrfico
Realiza el proceso de catalogacin, clasificacin y preparacin fsica del material bibliogrfico. Incluye el material bibliogrfico en el inventario de la biblioteca.
FIN
Distribuye y organiza el material bibliogrfico en la estantera para la consulta de los usuarios.
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2.3. PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FSICO
2.3.1. PROPSITO Establecer los pasos mediante los cuales se procesa en las bibliotecas, y se prepara fsicamente el material bibliogrfico para su consulta.
2.3.2. ALCANCE Este procesamiento tcnico se realiza al material bibliogrfico. Inicia con la llegada de este a la biblioteca y continua con su destino final la consulta por los usuarios en la estantera, buscando organizacin, uniformidad y esttica, haciendo accesibles las colecciones tanto al personal como a los usuarios.
2.3.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Revisar si la gua de despacho coincide con el material recibido y observar cuidadosamente si los libros presentan problemas de paginacin, pginas no impresas, pginas rotas o faltantes, estado general del libro. Si el libro presenta cualquier desperfecto avisar al Departamento de Adquisiciones para el cambio del material Bibliogrfico. Si el libro est bien presentado, colocar en la portada y cada 50 100 pginas (segn la cantidad de hojas del libro) el sello de biblioteca, evitando tapar informacin vital. colocar el cdigo de barras de manera que sea fcil de leer por el lector de barras. Rotularlo con la asignatura que le corresponde segn el tema del cual trate. Colocarle el bolsillo y la ficha del prstamo con la numeracin que lo identifica.
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# RESPONSABLE 1 Coordinador de la biblioteca 2 Coordinador de la biblioteca 3 Coordinador de la biblioteca 4 Coordinador de la biblioteca 5 Coordinador de la biblioteca 6 Coordinador de la biblioteca 7 Coordinador de la biblioteca 8 Coordinador de la biblioteca 9 Coordinador de la biblioteca 1 Usuario 0
ACTIVIDAD Revisar si la gua de despacho coincide con el material recibido. Si el libro presenta cualquier desperfecto avisar al Departamento de Adquisiciones para el cambio. Colocar en la portada y cada 50 100 pginas el sello de biblioteca. Se coloca el Cdigo de barras. Se coloca el Rtulo. Se coloca la Tarjeta de vencimiento de prstamo. Se realiza el empaste del libro. Se realiza una pequea exposicin del nuevo material bibliogrfico. Se organiza el material bibliogrfico en la estantera. Puede consultar el material bibliogrfico en la biblioteca.
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FSICO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
INICIO
Revisar si la gua de despacho coincide con el material recibido.
Si el libro presenta cualquier desperfecto avisar al Departamento de Adquisiciones para el cambio.
Colocar en la portada y cada 50 100 pginas el sello de biblioteca.
Se coloca el Cdigo de barras.
Se coloca el Rtulo.
Se coloca la Tarjeta de vencimiento
Se realiza el empaste del libro.
Puede consultar el material bibliogrfico en la biblioteca.
Se realiza una pequea exposicin del nuevo material bibliogrfico.
FIN
Se organiza el material bibliogrfico en la estantera.
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2.4. PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIN Y CLASIFICACIN
2.4.1. PROPSITO Aplicar las reglas de catalogacin angloamericanas para clasificar el material bibliogrfico existente en la biblioteca y la adecuada ejecucin de los trabajos rutinarios que implican preparar los materiales para el servicio.
2.4.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para la descripcin de los elementos fsicos del libro, nos permite diferenciar un documento, controlar las entradas, llevar un orden, el inventario, un control y conocer el documento sin necesidad de tenerlo en la mano. Sirve de puente entre el usuario y el libro como tal.
2.4.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS El material bibliogrfico que entra a la biblioteca pblica ser clasificado mediante el sistema Decimal Universal Dewey. La catalogacin del material bibliogrfico, se realiza teniendo en cuenta las reglas de catalogacin angloamericanas. Clasificar el material bibliogrfico por reas del conocimiento. Se realiza el Registro de la ficha bibliogrfica en SIABUC, Formato que contiene la descripcin fsica correspondiente al material bibliogrfico, especficamente de los libros. Se realiza el procesamiento fsico.
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD Toma el material del depsito para su clasificacin o catalogacin Recibe y revisa el estado del material, si cumple las condiciones y que este completo Clasifica el material bibliogrfico por reas del conocimiento. Llena la ficha de de catalogacin. Realiza el Registro de la ficha bibliogrfica en SIABUC. Realiza el procesamiento fsico. Organiza el material bibliogrfico en la estantera. Consulta el material bibliogrfico en la estantera.
1 Coordinador de la biblioteca 2 Coordinador de la biblioteca 3 Coordinador de la biblioteca 4 Coordinador de la biblioteca 5 Coordinador de la biblioteca 6 Coordinador de la biblioteca 7 Coordinador de la biblioteca 8 Usuario
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PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FSICO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA INICIO
Toma el material del depsito para su clasificacin o catalogacin
Recibe y revisa el estado del material, si cumple las condiciones y que este completo
Clasifica el material bibliogrfico por reas del conocimiento.
Llena la ficha de de catalogacin
Realiza el registro de la ficha bibliogrfica en SIABUC.
Consulta el material bibliogrfico en la biblioteca.
Realiza el procesamiento fsico. Organiza el bibliogrfico estantera. material en la
FIN
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2.5. PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE COLECCIONES
2.5.1. PROPSITO Adelantar acciones que permitan mantener en buen estado la coleccin existente en la biblioteca pblica, realizando procesos permanentes de actualizacin, reparacin y descarte del material bibliogrfico obsoleto, con el fin de ofrecer un material bibliogrfico adecuado a los usuarios.
2.5.2. ALCANCE Este procedimiento es un proceso tcnico realizado por la biblioteca con el fin de garantizar la preservacin y conservacin de sus materiales y colecciones, incrementado el periodo de vida de los mismos y previniendo los factores de deterioro.
2.5.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Realizar actividades de limpieza en todos los espacios de la biblioteca con frecuencia. Utilizar componentes que ayuden alejar los caros y dems hongos que puedan causar daos en los diferentes elementos. Seleccionar el material que se encuentre en regular estado y hacer mantenimiento del mismo. Sacar los elementos que se encuentran deteriorados por su uso o por diferentes circunstancias y que por tanto ya no prestaran ninguna utilidad. Mantener en buen estado los techos, las paredes y los servicios sanitarios, sin filtraciones de humedad, sin hongos y siempre limpios, de esta manera se previene el deterioro de la coleccin. Tener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca, para evitar que los usuarios mutilen, escriban, rayen o se lleven sin permiso el material bibliotecario.
Es importante resaltar que los elementos que corresponden a patrimonio ya sea de la biblioteca o de el Municipio no pueden ser destruidos.
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# 1 2 3 4 5 6 7
RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca
ACTIVIDAD Mantener en buen estado los techos, las paredes para evitar humedad. Mantener todos los elementos de la biblioteca bien limpios. Desinfectar la estantera donde se ubica el material bibliogrfico Tener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca Realizar mantenimiento de los libros que presenten algn deterioro. Retirar de la coleccin el material que se encuentra muy deteriorado que no tiene arreglo. Conservar los libros de patrimonio, no pueden ser sacados de la coleccin, a menos de que sean ubicados en otro lugar.
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2.5.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE COLECCIONES USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
INICIO
Mantener en buen estado los techos, las paredes para evitar humedad.
Mantener todos los elementos de la biblioteca bien limpios.
Desinfectar la estantera donde se ubica el material bibliogrfico
Tener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca
Realizar mantenimiento de los libros que presenten algn deterioro.
Retirar de la coleccin el material que se encuentra muy deteriorado
Conservar los libros de patrimonio, no pueden ser sacados de la coleccin.
FIN
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2.6. PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE COLECCIONES
2.6.1. PROPSITO Retirar los libros que por su obsolescencia, deterioro por el uso o por agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una funcin de utilidad para los usuarios de la biblioteca. Por tal motivo se procede a realizar los lineamientos del proceso de descarte realizando una evaluacin de la coleccin bibliogrfica para alcanzar una fase de consolidacin del acervo, en la bsqueda de estrechar su pertinencia con las demandas de lectura de los usuarios, retirando lo que ya no es de utilidad para permitir su crecimiento y renovacin con la llegada de nuevos ttulos.
2.6.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a al material bibliogrfico que por su obsolescencia, deterioro por el uso o por agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una funcin de utilidad para los usuarios de la biblioteca.
2.6.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Realizar una evaluacin detallada de la coleccin bibliogrfica existente en la biblioteca. Localizar aquellos ttulos que rara vez o nunca han sido solicitados, ledos o consultados. Identificar Tambin, los ttulos de los que se tienen varios ejemplares y su demanda no requieren copias de reserva. Sealar aquellos que aun cuando son muy solicitados, se encuentran en malas condiciones fsicas: maltrato, pginas mutiladas, deterioradas o contaminadas, edicin muy antigua, entre otros factores. Descartar las obras obsoletas o que han dejado de cumplir su funcin informativa, formativa y recreativa y que puedan ser sustituidas por otras ya existentes en la biblioteca. Descartar las obras que has sido hurtadas. Retirar de circulacin aquellos materiales que ya no son necesarios para dar cabida a nuevos materiales y publicaciones. Listar todos los materiales indicando: ttulo, autor, nmero de clasificacin, criterio aplicado para solicitar el descarte, justificacin del criterio aplicado y costo del material que se encuentra en el registro de inventario de la biblioteca. Solicitar autorizacin para dar de baja los materiales o definir el destino de los mismos cuando considere que pueden ser de utilidad en otras bibliotecas.
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Por precaucin, el descarte fsico se har por destruccin, triturado o desmenuzado de los documentos, levantando un acta del procedimiento, la cual deber indicar los siguientes datos: Autor, Ttulo, Datos de edicin, Nmero de clasificacin, Valor de compra, Criterio aplicado para el descarte, Firma del director de la biblioteca (Bibliotecario). Presentar el respectivo informe a la oficina de almacn para la realizacin del Procedimiento contable, Para dar de baja al material ya que son activos del Municipio, de acuerdo a las normas contables vigentes para cada entidad.
2.6.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES # 1 RESPONSABLE Coordinador de la Biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Realizar una bibliogrfica. ACTIVIDAD evaluacin detallada de la coleccin
Localizar aquellos ttulos que rara vez o nunca han sido solicitados. Identificar Tambin, los ttulos de los que se tienen varios ejemplares. Sealar aquellos que aun cuando son muy solicitados, se encuentran en malas condiciones fsicas. Descartar las obras obsoletas o que han dejado de cumplir su funcin. Descartar las obras que han sido hurtadas. Retirar de circulacin aquellos materiales que ya no son necesarios. Listar todos los materiales indicando su clasificacin. Solicitar autorizacin para dar de baja los materiales. Presentar el respectivo informe a la oficina de almacn para la realizacin del Procedimiento contable. Por precaucin, el descarte fsico se har por destruccin, triturado o desmenuzado de los documentos, levantando un acta del procedimiento.
6 7
Coordinador de la biblioteca 9 Coordinador de la biblioteca 10 Coordinador de la biblioteca 11 Coordinador de la biblioteca
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2.6.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE COLECCIONES

COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA INICIO
Realizar una evaluacin detallada de la coleccin bibliogrfica.
Localizar aquellos ttulos que rara vez o nunca han sido solicitados.
Identificar Tambin, los ttulos de los que se tienen varios ejemplares.
Sealar aquellos que aun cuando son muy solicitados, se encuentran en malas condiciones fsicas.
Descartar las obras obsoletas o que han dejado de cumplir su funcin.
Descartar las obras que han sido hurtadas.
Retirar de circulacin aquellos materiales que ya no son necesarios.
Listar todos los materiales indicando su clasificacin.
Solicitar autorizacin para dar de baja los materiales.
Presentar el respectivo informe a la oficina de almacn para la realizacin del Procedimiento contable.
Por precaucin, el descarte fsico se har por destruccin, triturado o desmenuzado de los documentos, levantando un acta del procedimiento.
FIN
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3. PROCESO DE PRESTACIN DE SERVICIOS 3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES 3.1.1. PROPSITO Implementar un instrumento que facilite la participacin de todos los usuarios y sus relaciones con la Biblioteca, ya que permite presentar las reclamaciones pertinentes cuando consideren haber sido objeto de desatencin, tardanza o cualquier otra anomala, as como formular cuantas sugerencias estimen convenientes en miras a mejorar la eficacia de los servicios bibliotecarios.
3.1.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los usuarios de la biblioteca, puesto que tienen reconocido su derecho a formular sugerencias y reclamaciones sobre el funcionamiento de los servicios prestados por la misma.
3.1.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Identificacin del punto o puntos de recepcin de las quejas, sugerencias y reclamaciones. Dotacin de medios fsicos o formulario para la elaboracin de la sugerencia. Establecimiento de los procedimientos para la recepcin de la informacin, ya sea manual y/o electrnico. Elaboracin del acuse de recibido al usuario. Definicin de los circuitos internos de traslado de las sugerencias, quejas y reclamaciones a la instancia encargada de la tramitacin y/o respuesta. Seguimiento del proceso, con especial atencin a los tiempos de demora en las respuestas y a los efectos en las acciones de mejora llevadas a cabo. Mantenimiento de un Registro de quejas y sugerencias, con especificacin del tiempo en que se conservarn los registros. Da respuesta a la sugerencia hecha por el usuario. La evaluacin y control posterior. Encuesta de satisfaccin al usuario.
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# 1 2 3
RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca
ACTIVIDAD Identificacin del punto o puntos de recepcin Hace la sugerencia o reclamacin de forma escrita o verbal. Establecimiento de los procedimientos para la recepcin de la informacin, ya sea manual y/o electrnico. (Ver anexo 1: formato de sugerencias y reclamaciones) Elaboracin del acuse de recibido al usuario y rangos de tiempo para efectuar la respuesta. Definicin de los circuitos internos de traslado de las sugerencias, quejas y reclamaciones. Seguimiento del proceso, con especial atencin a los tiempos de demora en las respuestas y a los efectos en las acciones de mejora llevadas a cabo. Mantenimiento de un Registro de quejas y sugerencias, con especificacin del tiempo en que se conservarn los registros. Da respuesta a la sugerencia hecha por el usuario. Recibe la respuesta a su sugerencia o reclamacin.
Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca
Coordinador de la biblioteca
8 9
Coordinador de la biblioteca Usuario
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3.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO
Identificacin del punto o puntos de recepcin
Hace la sugerencia o reclamacin de forma escrita o verbal.
Establecimiento de los procedimientos para la recepcin de la informacin, ya sea manual y/o electrnico.
Informe sobre el recibido de la solicitud.
Elaboracin del acuse de recibido al usuario y rangos de tiempo para efectuar la respuesta.
Definicin de los circuitos internos de traslado de las sugerencias, quejas y reclamaciones.
Seguimiento del proceso, con especial atencin a los tiempos de demora en las respuestas y a los efectos en las acciones de mejora llevadas a cabo.
Mantenimiento de un Registro de quejas y sugerencias, con especificacin del tiempo en que se conservarn los registros
Recibido respuesta a de la sugerencia y reclamacin por parte del bibliotecario
Da respuesta a la sugerencia hecha por el usuario.
Realiza los cambios necesarios
FIN
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3.2. PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES A LA BIBLIOTECA 3.2.1. PROPSITO Registrar a los usuarios en la base de datos de afiliados de la biblioteca, con el fin de que una vez se encuentre afiliado pueda llevar materiales en prstamo externo. 3.2.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para aquellos usuarios individuales que posteriormente realizarn uso del servicio de prstamo externo. No aplica para los usuarios institucionales.
3.2.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS La biblioteca no entregar ningn carnet de afiliacin. Ser suficiente con que cada usuario presente su documento de identidad al momento de solicitar material en prstamo externo. Los requisitos de afiliacin a la biblioteca son los siguientes: el usuario debe residir de manera permanente en el municipio y tener un documento de identidad vigente (cdula de ciudadana, tarjeta de identidad, registro civil o carnet estudiantil). Debe suministrar sus datos personales en la biblioteca. La biblioteca se reserva el derecho a la afiliacin o renovacin en los casos en los cuales el afiliado suministre informacin falsa, presente una conducta inadecuada o realice acciones que atenten contra los bienes de la misma. La afiliacin no tiene ningn costo. 3.2.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES # 1 2 3 RESPONSABLE ACTIVIDAD Usuario Manifiesta inters en afiliarse a la biblioteca Coordinador de la Brinda informacin sobre requisitos de la afiliacin biblioteca Usuario Cumple con los requisitos de afiliacin y diligencia el formulario de afiliacin a la biblioteca (Ver anexo 2: formato de afiliacin a la biblioteca) Coordinador de la Confirma telefnicamente los datos bsicos del usuario biblioteca (Direccin de residencia, telfonos y referencias) Coordinador de la Toma fotografa del usuario y la guarda en el computador biblioteca Coordinador de la Registra datos de usuario en SIABUC y carga fotografa
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4 5 6
biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario
Entrega la carta de servicios de la biblioteca (Ver anexo 3: carta de servicios de la biblioteca) y el reglamento de prstamo (Ver anexo 4: reglamento de prstamo) Recibe la carta de servicios de la biblioteca y el reglamento de prstamo
3.2.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES A LA BIBLIOTECA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO
Manifiesta inters en afiliarse a la biblioteca
Brinda informacin sobre requisitos de la afiliacin.
Cumple con los requisitos de afiliacin y diligencia el formulario de afiliacin a la biblioteca
Confirma telefnicamente los datos bsicos del usuario
Toma fotografa del usuario y la guarda en el computador
Registra datos de usuario en SIABUC y carga fotografa
Recibe la carta de servicios de la biblioteca y el reglamento de prstamo
Entrega la carta de servicios de la biblioteca y el reglamento
FIN
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3.3. PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO EXTERNO
3.3.1. PROPSITO Permitir que los materiales de la biblioteca se utilicen por fuera de esta, ofrecindole al usuario la facilidad de llevar un libro dentro de sus objetos personales para ser consultado en su tiempo libre.
3.3.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los usuarios afiliados a la biblioteca posibilitando que el usuario que lleva el material bibliogrfico a su casa lo comparta con familiares y amigos.
3.3.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
Ser afiliado vigente a la biblioteca. Presentar el documento de identidad en el momento de realizar el prstamo. El afiliado puede llevar 4 publicaciones a casa, sin ningn lmite por cada coleccin, de acuerdo a sus necesidades. Las colecciones de referencia, de reserva, los peridicos y las revistas no estn disponibles para el prstamo externo. El material informativo y audiovisual se prestar por ocho das y el material de literatura hasta por 15 das calendario. Cuando se realice el prstamo de materiales, es preciso verificar el estado de los mismos y reportar cualquier anomala al personal de la biblioteca antes de realizar el prstamo. Firmar el acta de compromiso y cumplir con las condiciones all especificadas. Si el material bibliogrfico sufre algn accidente o deterioro en manos de los menores de edad, estos recibirn ayuda pedaggica para inculcarles el cuidado y respeto hacia los bienes pblicos. En caso de prdida o deterioro en manos de adultos el usuario realizara la reposicin de los materiales, de acuerdo a las polticas vigentes de Biblioteca. Si el usuario presenta mora en la devolucin del material se le har un recordatorio. Si presenta mora de hasta 30 das en la devolucin de materiales, el servicio ser suspendido hasta que los devuelva a la biblioteca. La devolucin de los materiales debe hacerse en e la biblioteca.
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# 1 2 3 4 5 6
RESPONSABLE Usuario Usuario Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca
ACTIVIDAD Est afiliado a la biblioteca. Manifiesta el inters de usar el servicio. Presenta el documento de identidad. Realiza la verificacin de los datos. Selecciona el material que desea llevar a casa. Brinda la informacin sobre el tiempo de prstamo de acuerdo a la coleccin que el usuario desea llevar. Diligencia la tarjeta de vencimiento. Verifica el estado del material. Verifica el estado en que ha sido devuelto el material.
7 8 9
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PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO EXTERNO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA

INICIO
Est afiliado a la biblioteca.
Manifiesta el inters de usar el servicio.
Presenta el documento de identidad.
Realiza la verificacin de los datos.
Selecciona el material que desea llevar a casa.
Brinda la informacin sobre el tiempo de prstamo de acuerdo a la coleccin que el usuario desea llevar.
Verifica el estado del material.
Diligencia la tarjeta de vencimiento.
Verifica el estado en que ha sido devuelto el material.
FIN
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3.4. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE ACCESO A INTERNET, MULTIMEDIA Y OFIMTICA 3.4.1. PROPSITO Ofrecer a los usuarios un servicio gratuito de acceso a Internet con fines de informacin, estudio, aprendizaje o investigacin, destinado a facilitar el uso de las nuevas tecnologas enfocadas en la consulta de los recursos disponibles en la Red. 3.4.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los usuarios de la biblioteca que soliciten el servicio, posibilitando el uso de las nuevas tecnologas de la informacin.

El tiempo de conexin no exceder los 60 minutos. Este servicio est destinado a la bsqueda de informacin, a la investigacin y el aprendizaje.
No est permitido acceder a juegos, ni a pginas con contenidos ilcitos. No se permite instalar programas, modificar la pgina de inicio o cambiar la configuracin del ordenador o grabar en el disco duro.
Las personas que deseen utilizar este servicio deben tener el mnimo conocimiento para el manejo de un equipo de cmputo.
La biblioteca no se hace responsable en ningn caso de la informacin a la que pudieran acceder los usuarios a travs del puesto de acceso a Internet que ofrece la biblioteca.
El personal de la biblioteca se reserva el derecho de finalizar las sesiones de consulta a Internet cuando lo estime conveniente.
El usuario se compromete a respetar en todo momento las normas de la biblioteca para el manejo de los equipos de cmputo.
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3.4.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES # 1 2 RESPONSABLE Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca ACTIVIDAD Manifiesta inters de usar el servicio. Lo dirige a la sala de computo y le indica el equipo en que equipo puede trabajar. Hace uso del servicio. Confirma que el equipo se encuentre en las mismas condiciones del prstamo.
3 4
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE ACCESO A INTERNET, MULTIMEDIA Y OFIMTICA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO
Manifiesta inters de usar el servicio.
Lo dirige a la sala de computo y le indica el equipo en que equipo puede trabajar.
Hace uso del servicio.
Confirma que el equipo se encuentre en las mismas condiciones del prstamo.
FIN
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3.5. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE REFERENCIA
3.5.1. PROPSITO Dar asistencia personalizada a los usuarios en la bsqueda de la informacin, asistindolos de una forma ms gil y fructfera. Para encontrar y elegir aquellos materiales que estos requieren.
3.5.2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para todos los usuarios de la biblioteca, ofreciendo una asistencia personalizada con el fin de proveer todo tipo de informacin para cualquier fin.
Capacidad de entendimiento entre usuario y bibliotecario. Mostrar en todo momento disponibilidad y accesibilidad. Evidenciar inters por el problema planteado por el usuario. No hacer juicios de valor sobre la materia o naturaleza de la pregunta. Hacerle partcipe al usuario en el proceso de bsqueda. Disponer de herramientas de ayuda para resolver la demanda del usuario. Conocer con propiedad la Estructura y organizacin de la coleccin. conocimiento efectivo de las necesidades de los usuarios y anticipacin a estas.
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3.5.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES # 1 2 3 4 5 RESPONSABLE Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Usuario Coordinador de la biblioteca ACTIVIDAD Pide orientacin y asesora sobre el material bibliogrfico. Da una explicacin verbal de cmo acceder a la informacin y lo direcciona a las diferentes fuentes. Satisface su necesidad. Hace entrega del material al bibliotecario. Recibe y revisa que el material este en perfecto estado.
3.5.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE REFERENCIA USUARIO
COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
INICIO
Pide orientacin y asesora sobre el material bibliogrfico.
Da una explicacin verbal de cmo acceder a la informacin
Satisface su necesidad.
Hace entrega del material al bibliotecario.
Recibe y revisa que el material este en perfecto estado.
FIN
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3.6. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE INFORMACIN LOCAL
3.6.1. PROPSITO Suministrar informacin de carcter local y comunitario relacionada con aspectos de salud, vivienda, transporte, educacin, cultura, recreacin, turismo, etc. Esta informacin se organiza y difunde con el fin de estimular la reflexin, rescate y valoracin de las identidades culturales y apoyar los procesos de participacin comunitaria y ciudadana en la comunidad usuaria.
3.6.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los miembros de la comunidad ya sean residentes o visitantes que requieran de la informacin.
Recopilar, estructurar y organizar la informacin para su fcil recuperacin. Informacin institucional del Municipio. Actividades culturales. Historia local. Secciones especficas de informacin de inters para la ciudadana. Sugerencias de alojamientos en la zona, restaurantes, etc. Actividad econmica y de empleo en la localidad. Actualizacin peridica de la informacin. Difusin y acceso a la informacin ya sea por folletos, carteleras, etc.
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1 Coordinador biblioteca 2 Coordinador biblioteca 3 Usuario 4 Usuario 5 Coordinador biblioteca 6 Usuario 7 Usuario
de de
la Recolecta la informacin en entidades y personas que desean informar la Publicar en la cartelera de informacin local. Solicitud de informacin Bsqueda dentro de la cartelera de informacin local la Ayuda a buscar la informacin que necesita el usuario. Toma la informacin deseada Deja el material donde estaba.
de
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE INFORMACIN LOCAL COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO Solicitud de informacin Recolecta la informacin en entidades y personas que desean informar Publicar en la cartelera de informacin local.
Bsqueda dentro de la cartelera de informacin local
Toma la informacin deseada
Ayuda a buscar la informacin que necesita el usuario.
Deja el material donde estaba.
FIN
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3.7. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DE LA SATISFACCIN DEL USUARIO 3.7.1. PROPSITO Optimizar y controlar, de la manera ms adecuada, las encuestas de satisfaccin. Para identificar los diversos factores que integran la dimensin e imagen de la biblioteca en los usuarios, conocer el grado de satisfaccin de estos y ver en qu medida influyen para crear una actitud favorable que le permita a la entidad gestionar y mejorar sus servicios.
3.7.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los usuarios de la biblioteca que accedan a realizar una encuesta de satisfaccin o de opinin. 3.7.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Realizar Encuestas de opinin y de satisfaccin. Conocer con mayor precisin los perfiles de los usuarios sus hbitos y necesidades de informacin. Conocer la percepcin de nuestra comunidad acerca de los servicios que les ofrece la biblioteca. Reunir la informacin necesaria para adaptar los servicios y las colecciones a los diferentes grupos de usuarios que conforman nuestro pblico.
# 1 2 3 4 5
RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de
ACTIVIDAD Sugiere al usuario responder la encuesta de opinin o satisfaccin. (Ver anexo 4) Manifiesta su inters por responderla. Le hace entrega del formato. Hace la entrega de la encuesta. Analiza la encuesta.
38
6 7
la biblioteca Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca
Propone acciones correctivas y preventivas Realiza los cambios de a acuerdo a las sugerencias y recursos de la biblioteca.
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIN DE LA SATISFACCIN DEL USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO
Manifiesta su inters por responderla.
Sugiere al usuario responder la encuesta de opinin o satisfaccin.
Procede a llenar el formato
Le hace entrega del formato.
Hace la entrega de la encuesta.
Analiza la encuesta.
Propone acciones correctivas y preventivas
Realiza los cambios de acuerdo a las sugerencias y recursos de la biblioteca.
FIN
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3.8. PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE EXTENSIN BIBLIOTECARIA
3.8.1. PROPSITO Tratar de eliminar o mitigar las barreras fsicas, geogrficas, sociales, econmicas, culturales o de cualquier naturaleza que impiden o dificultan el acceso a la cultura y la informacin de ciertos grupos poblacionales alejados del sector Urbano. En tanto es una medida para extender los servicios de la biblioteca ms all de los lmites convencionales.
3.8.2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para todos los miembros de la comunidad rural que deseen tener acceso a este servicio que presta la biblioteca.
3.8.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Implementacin del morral viajero. Visitas a los centros de salud, hogar geritrico, hogares de bienestar familiar e
instituciones educativas en el sector rural. Frecuencia en las visitas; concretar un servicio regular, y una parada mnima de una hora. Establecer condiciones especiales de prstamo por la singularidad de la situacin. Establecer un sitio fijo, en zonas cntricas y de fcil acceso en el sector rural. Organizar una buena publicidad de sus servicios y visitas cumpliendo con las fechas pactadas. Establecer un eficaz sistema de peticiones anticipadas. Variacin en los sitios visitados para cubrir varios sectores.
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# RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 Usuario Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario
ACTIVIDAD Realiza la solicitud del material bibliogrfico. Selecciona el material bibliogrfico. Le hace entrega del Morral viajero. Realiza la actividad. Realiza la actividad. Hace la devolucin del material bibliogrfico.
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE EXTENSIN BIBLIOTECARIA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO
Realiza la solicitud del material bibliogrfico.
Atiende la solicitud del material bibliogrfico
Selecciona el material bibliogrfico.
Selecciona el material bibliogrfico para desarrollar la actividad.
Recibe el morral y Realiza la actividad.
Le hace entrega del Morral viajero.
Realiza la actividad. Hace la devolucin del material bibliogrfico.
FIN
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4. PROCESO DE DESARROLLO DE PROGRAMAS
4.1. PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS 4.1.1. PROPSITO Poner a disposicin de los visitantes un recorrido guiado con el fin de brindarles informacin sobre los servicios, instalaciones y material de la biblioteca. A travs del recorrido, las visitas podrn tener un panorama amplio y certero sobre la Biblioteca, ya que tendrn la oportunidad de conocer cada seccin con la informacin correspondiente.
4.1.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para las visitas o aquellos usuarios que deseen conocer y recibir informacin sobre los servicios e instalaciones de la biblioteca.
Las visitas guidas deben ser solicitadas con un mnimo de 5 das hbiles de anticipacin, para poder programarlas y brindar un mejor servicio. La realizacin de la visita est sujeta a la disponibilidad y a los horarios de la biblioteca. Si su visita est programada para un grupo perteneciente a una institucin educativa, en lo posible, no traer maletas; nicamente una libreta de apuntes y estar acompaados por el docente. Informar sobre el funcionamiento: normas del prstamo y acceso a la biblioteca. Dar a conocer la coleccin de literatura, ya que una visita puede convertirse en el enlace por el cual podemos hacernos lectores. Ser puntuales pues de la puntualidad a la hora de la llegada depender el xito de la visita. realizar Un recorrido por las instalaciones de la Biblioteca. Presentar una explicacin de los diferentes fondos y servicios que ofrece la Biblioteca. Dar a Conocimiento de las diferentes fuentes de informacin (revistas, libros, enciclopedias y peridicos, internet, etc.). Se dan a conocer a los usuarios sus derechos y obligaciones, indicndoles cmo hacer un uso adecuado y racional de los recursos de la Biblioteca.
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4.1.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES # RESPONSABLE 1 Usuario 2 Coordinador de la biblioteca 3 Usuario 4 Coordinador de la biblioteca ACTIVIDAD Manifiesta inters por realizar una visita guiada. Le asigna fecha y hora para la realizacin de esta. Se encuentra preparado para iniciar el recorrido por la biblioteca. Inicia la explicacin Informando todo sobre el funcionamiento y dems cosas de inters de la biblioteca. Realiza algunas preguntas. Resuelve las dudas de los visitantes. Da por terminado el recorrido. Queda satisfecho con la explicacin.
5 6 7 8
Usuario Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario
4.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA VISITAS GUIADAS COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO
Manifiesta inters por realizar una visita
Le asigna fecha y hora para la realizacin de la visita.
guiada.
Inicia la explicacin Informando todo sobre el funcionamiento y dems cosas de inters de la biblioteca.
Se encuentra preparado para iniciar el recorrido por la biblioteca.
Realiza algunas preguntas.
Resuelve las dudas de los visitantes.
Queda satisfecho con la explicacin.
Da por terminado el recorrido.
FIN
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4.2. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE PROMOCIN DE LECTURA Y ESCRITURA 4.2.1. PROPSITO Desarrollar estrategias de promocin y afianzamiento del hbito lectoescritor, en los usuarios de la biblioteca, por medio de la innovacin, la experimentacin y la imaginacin componentes bsicos de una excelente lectura en voz alta, con el fin de propiciar la integracin de esta estrategia como accin fundamental para la formacin de comunidades lectoras. Con el fin de aumentar los niveles de lectura y escritura en nuestro Municipio. 4.2.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los grupos poblacionales de la comunidad, con inters por la lectura y la escritura; todos desde el nacimiento hasta la vejez pueden ser beneficiados con estos programas. 4.2.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Disear actividades especiales para cada grupo poblacional. Establecer horarios y fechas para la realizacin de cada actividad. Ofrecer programacin variada y permanente en la biblioteca. Aplicacin de tcnicas sencillas y motivadoras de animacin a la lectura y la escritura. Utilizacin de medios audiovisuales y tecnologas avanzadas como recursos de apoyo. Acercar el libro al usuario de forma amena y continua. Elaborar materiales didcticos para la realizacin de cada actividad.
4.2.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario ACTIVIDAD Realiza cronograma de actividades. Publica la programacin. Lee la cartelera informativa sobre la actividad. Da inicio a la actividad programada. Asiste a la actividad. Realiza la actividad. Participa de la actividad. Termina la actividad. Se siente conforme con la actividad.
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4.2.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE PROMOCIN DE LECTURA Y ESCRITURA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO
INICIO
Realiza cronograma de actividades.
Lee la cartelera informativa sobre la actividad.
Publica la programacin fecha y hora
Asiste a la actividad.
Da inicio a la actividad
programada.
Participa de la actividad.
Realiza la actividad.
Termina la actividad. Se siente conforme con la actividad.
FIN
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4.3. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE FORMACIN DE USUARIOS Y ALFABETIZACIN INFORMACIONAL
4.3.1. PROPSITO Dar a conocer la institucin, sus servicios y sus recursos de bsqueda bibliogrfica. Ofrece una orientacin para el uso, y en algunos casos una instruccin bibliogrfica y documental, con la cual se identifica una necesidad o define un problema que tenga el usuario; busca recursos aplicables, rene informacin, analiza e interpreta, sintetiza y comunica eficazmente a otras personas para la bsqueda del material bibliogrfico.
4.3.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para todos los nuevos usuarios de la biblioteca que aun no conocen la organizacin y distribucin de los materiales existentes en esta.
4.3.3. POLTICAS Y LINEAMIENTOS Dar a conocer el uso de la biblioteca y de sus recursos de bsqueda documental. Capacitar al usuario para que sea capaz de aprovechar la informacin y los recursos de la biblioteca. Lograr que el usuario aproveche de forma ptima los recursos que ofrece la biblioteca. Potenciar el aprendizaje autnomo y permanente en los usuarios, as como el dominio de la bsqueda de la informacin. Evolucionar en la formacin de usuarios, gracias a la simplificacin de los instrumentos documentales y a la organizacin de la informacin para un mejor uso de la biblioteca. Utilizacin sabia e inteligente de la informacin en beneficio de los dems. Compartir y actuar ticamente con respecto a la informacin. Identificacin de la necesidad de informacin y organizacin de la misma. Utilizar estrategias de bsqueda de la informacin apoyado en las herramientas
tecnolgicas para la utilizacin y comunicacin de la informacin.
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4.3.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES # RESPONSABLE 1 Usuario 2 Coordinador de la biblioteca 3 Usuario 4 Coordinador de la biblioteca 5 Usuario 6 Coordinador de la biblioteca 7 Coordinador de la biblioteca 8 Usuario 4.3.5. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE FORMACIN DE USUARIOS Y ALFABETIZACIN INFORMACIONAL
ACTIVIDAD Manifiesta inters por recibir el taller. Le asigna fecha y hora para la realizacin del taller. Esta dispuesto para asistir al taller. Da inicio al taller. Realiza algunas preguntas. Resuelve las dudas de los usuarios. Da por terminado el taller. Queda satisfecho con la informacin recibi.
USUARIO INICIO
COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA
Manifiesta inters por recibir el taller. Le asigna fecha y hora para la realizacin del taller. Esta dispuesto para asistir al taller. Da inicio al taller. Participa de la actividad.
programada.
Resuelve las dudas de los usuarios.
Realiza algunas preguntas.
Da por terminado el taller. Queda satisfecho con la informacin recibi.
FIN
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4.4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA PROGRAMACIN CULTURAL
4.4.1. PROPSITO
Resaltar la cultura como un producto del quehacer humano, ofertando variedad de actividades que faciliten el acceso y disfrute de las diversas expresiones de la cultura en general, con el fin propiciar un punto de encuentro para la conversacin y el intercambio de ideas, constituyndose en un puente que facilita el acercamiento a la lectura. Formando un mecanismo que permite el libre acceso a la informacin, a la educacin permanente y a la cultura, para todos los ciudadanos en igualdad de oportunidades y generando una posibilidad extraordinaria a las clases menos favorecidas para su desarrollo y crecimiento cultural e integral.
4.4.2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los miembros de la comunidad ofertando variedad de actividades con regularidad en todas las dimensiones del desarrollo social y cultural.
Crear una alternativa de aprendizaje y esparcimiento para los habitantes. Apoyo para la formacin de un pblico participativo y crtico y Mediadora activa en los procesos culturales. Escenario de un abanico contino de expresiones artsticas y culturales, como (proyecciones de cine, cine foros, exposiciones, conferencias, charlas de inters comunitario, conciertos, recitales de poesa, visitas de escritores, muestras artesanales o de cultura, y tradiciones populares, etc.).
Socializadora de las actividades de instituciones, grupos, comunidades o ciudadanos que aporten a la construccin de identidad local. Alternativa para utilizar el tiempo libre aprendiendo, disfrutando y participando con el inters de generar un intercambio de saberes.
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Fomentar actividades culturales que gesten y se desarrollen otro tipo de intereses alrededor del libro y la lectura. Posicionar la biblioteca como el Lugar donde permanece y se renueva la memoria de expresiones culturales de identidad. las comunidades con aportes a la construccin de
# 1 2 3 4 5 6 7 8 9
RESPONSABLE Coordinador de la biblioteca Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario Coordinador de la biblioteca Usuario
ACTIVIDAD Realiza la programacin cultural. Publica la programacin cultural. Lee la cartelera informativa sobre las actividades culturales que realizara la biblioteca con hora y fechas establecidas. Da inicio a la programacin. Esta dispuesto para participar de la actividad. Realiza la actividad de acuerdo a la programacin establecida. Participa activamente en la actividad. Da por terminada la actividad. Est satisfecho con la actividad.
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TALLERES DE PROMOCIN DE LECTURA Y ESCRITURA COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA USUARIO INICIO
Realiza la programacin cultural.
Lee la cartelera informativa sobre las actividades culturales que realizara la biblioteca con hora y fechas establecidas.
Publica la programacin cultural.
Esta dispuesto para participar de la actividad.
Da inicio a la actividad programada.
Participa activamente en la actividad.
Realiza la actividad de acuerdo a la programacin establecida.
Est satisfecho con la actividad. Da por Termina la actividad.
FIN
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5. ANEXOS 5.1. ANEXO 1. FORMATO DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES
QUEJAS SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES Bienvenido al buzn de sugerencias de la Biblioteca Pblica Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyac. Utilice este formulario para hacernos llegar cualquier sugerencia o darnos su opinin sobre la biblioteca. Fecha___________________________ 1. DATOS DE IDENTIFICACIN Nombre: _____________________________________ Sexo: (M) - (F) Documento: (C.C)(T.I)_______________________Expedido En:__________________ Direccin: _______________________________________________________________ Ciudad:________________________________ Dpto: ____________________________ Telfono: _______________________________ Fax: ____________________________ Correo electrnico: _______________________________________________________ LA SUGERENCIA EST RELACIONADA CON: ( ) Servicios de prstamo interno. ( ) Servicios de externo. ( ) Procedimiento para la gestin de sugerencias y reclamaciones ( ) Afiliaciones a la biblioteca ( ) Servicio de acceso a internet, multimedia y ofimtica ( ) Servicio de referencia ( ) Servicio de informacin local ( ) Para la evaluacin de la satisfaccin del usuario ( ) Servicio de visitas guiadas ( ) Talleres de promocin de lectura y escritura ( ) Talleres de formacin de usuarios y alfabetizacin informacional ( ) Programacin cultural ( ) Coleccin: libros, revistas, CD, etc. ( ) Otros.___________________________
SUGERENCIA ____________________________________________ Firma Del Usuario

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5.2. ANEXO 2. FORMATO DE AFILIACIONES
BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA - BOYAC
SOLICITUD DE AFILIACION
FECHA___________________________ 2. DATOS DE IDENTIFICACIN
Nombre: _____________________________________ Sexo: (M) - (F) Documento: (C.C)(T.I)_______________________Expedido En:__________________ Direccin: _______________________________________________________________ Ciudad:________________________________ Dpto: ____________________________ Telfono: _______________________________ Fax: ____________________________ Correo electrnico: _______________________________________________________
3. REFERENCIAS PERSONALES
Nombre:_____________________________________Tel:_________________________ Nombre______________________________________Tel:________________________ Firma Afiliado ____________________________________
Firma Coordinador de la biblioteca________________________________ CALLE 3 # 2 - 02 Tel - Fax. (098) 728-90-47 Correo Electronico:bibliotecapublicasantana@gmail.com
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5.3. ANEXO 3. CARTA DE SERVICIOS
CARTA DE SERVICIOS
BIBLIOTECA PBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA
SANTANA BOYACA
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MISIN La misin de la biblioteca pblica Municipal Valois Snchez Ariza es Promover el desarrollo intelectual de la comunidad, para el mejoramiento de la calidad de vida de los individuos con el fin de contribuir al desarrollo integral del Municipio de SANTANA a travs del libre acceso a la informacin en sus diferentes formas de presentacin y en forma gratuita, ofreciendo a los usuarios en general un lugar de esparcimiento en donde puedan desarrollar un sentido crtico y analtico gracias a la lectura. VISIN La Biblioteca Pblica Municipal Valois Snchez Ariza de Santana Boyac, estar direccionada bajo la responsabilidad de las Autoridades Municipales. Ser lder en el Municipio en servicios de informacin y de calidad en la promocin de lectura y escritura, se habr fortalecido en las Tecnologas y contar con recursos humanos altamente calificados, para la construccin de una sociedad democrtica y participativa. VALORES
La Biblioteca Pblica Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyac dirige su trabajo y servicios hacia la ciudadana en general y a las personas usuarias sin discriminacin alguna, por raza, sexo o religin; buscando siempre la excelencia y manteniendo los valores de respeto, responsabilidad y honestidad como insignia en el servicio de la institucin. Mantenindose flexible y proactiva con las sugerencias y teniendo en cuenta los reclamos de los usuarios comprometindose a mejorar los servicios y siendo constante en la evaluacin de la institucin.
PARTICIPACION CIUDADANA Las personas usuarias de la Biblioteca Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA de Santana Boyac, pueden colaborar en la mejora de los servicios prestados por la misma, Expresando sus opiniones a travs de los siguientes medios: Formulando sugerencias o reclamaciones sobre los servicios que prestamos deber dirigirse o contactarnos: En la oficina de la secretaria general de la Alcalda Municipal. Escribiendo su mensaje en el Buzn del sugerencias. Escribiendo su mensaje al correo electrnico bibliotecapublicamunicipalsantana@gmail.com A travs del formulario de sugerencias en las propias instalaciones de la Biblioteca. <AYUDANOS A MEJORAR>
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SERVICIOS QUE PRSTAMOS GESTIN DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES: Implementar un instrumento que facilite la participacin de todos los usuarios y sus relaciones con la Biblioteca AFILIACIONES A LA BIBLIOTECA: Registrar a los usuarios en la base de datos de afiliados de la biblioteca, con el fin de que una vez se encuentre afiliado pueda llevar materiales en prstamo externo. PRSTAMO EXTERNO: Permitir que los materiales de la biblioteca se utilicen por fuera de esta, ofrecindole al usuario la facilidad de llevar un libro dentro de sus objetos personales para ser consultado en su tiempo libre. PRSTAMO INTERNO: facilitar a los usuarios el prstamo del material bibliogrfico y dems implementos existentes en la biblioteca que en un momento dado puedan requerir para su utilizacin, el prstamo del material se hace de manera personal en el momento de utilizar el servicio previa identificacin del usuario. SERVICIO DE ACCESO A INTERNET, MULTIMEDIA Y OFIMTICA: Ofrecer a los usuarios un servicio gratuito de acceso a Internet con fines de informacin, estudio, aprendizaje o investigacin, destinado a facilitar el uso de las nuevas tecnologas enfocadas en la consulta de los recursos disponibles en la Red. SERVICIO DE REFERENCIA: Dar asistencia personalizada a los usuarios en la bsqueda de la informacin, asistindolos de una forma ms gil y fructfera. Para encontrar y elegir aquellos materiales que estos requieren. SERVICIO DE INFORMACIN LOCAL: Suministrar informacin de carcter local y comunitario relacionada con aspectos de salud, vivienda, transporte, educacin, cultura, recreacin, turismo, etc. Esta informacin se organiza y difunde con el fin de estimular la reflexin, rescate y valoracin de las identidades culturales. EVALUACIN DE LA SATISFACCIN DEL USUARIO: Optimizar y controlar, de la manera ms adecuada, las encuestas de satisfaccin. Para identificar los diversos factores que integran la dimensin e imagen de la biblioteca en los usuarios, conocer el grado de satisfaccin de estos y ver en qu medida influyen para crear una actitud favorable que le permita a la entidad gestionar y mejorar sus servicios. SERVICIO EXTENSIN BIBLIOTECARIA: Tratar de eliminar o mitigar las barreras fsicas, geogrficas, sociales, econmicas, culturales o de cualquier naturaleza que impiden o dificultan el acceso a la cultura y la informacin de ciertos grupos poblacionales alejados del sector Urbano. En tanto es una medida para extender los servicios de la biblioteca ms all de los lmites convencionales. VISITAS GUIADAS: Poner a disposicin de los visitantes un recorrido guiado con el fin de brindarles informacin sobre los servicios, instalaciones y material de la
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biblioteca. A travs del recorrido, las visitas podrn tener un panorama amplio y certero sobre la Biblioteca, ya que tendrn la oportunidad de conocer cada seccin con la informacin correspondiente.
TALLERES DE PROMOCIN DE LECTURA Y ESCRITURA: Desarrollar estrategias de promocin y afianzamiento del habito lecto-escritor, en los usuarios de la biblioteca, por medio de la innovacin, la experimentacin y la imaginacin componentes bsicos de una excelente lectura en voz alta, con el fin de propiciar la integracin de esta estrategia como accin fundamental para la formacin de comunidades lectoras y en las acciones que puede desarrollar un coordinador de la biblioteca como fundamento didctico. TALLERES DE FORMACIN DE USUARIOS Y ALFABETIZACIN INFORMACIONAL: Dar a conocer la biblioteca, sus servicios y sus recursos de bsqueda bibliogrfica. Ofrece una orientacin para el uso, y en algunos casos una instruccin bibliogrfica y documental, con la cual se identifica una necesidad o define un problema que tenga el usuario; busca recursos aplicables, rene informacin, analiza e interpreta, sintetiza y comunica eficazmente a otras personas para la bsqueda del material bibliogrfico. PROGRAMACIN CULTURAL: Resaltar la cultura como un producto del quehacer Humano, ofertando variedad de actividades que faciliten el acceso y disfrute de las diversas expresiones de la cultura en general, con el fin propiciar un punto de encuentro para la conversacin y el intercambio de ideas, constituyndose en un puente que facilita el acercamiento a la lectura. Formando un mecanismo que permite el libre acceso a la informacin, a la educacin permanente y a la cultura, para todos los ciudadanos en igualdad de oportunidades y generando una posibilidad extraordinaria a las clases menos favorecidas para su desarrollo y crecimiento cultural e integral.
ATENCIN AL PBLICO Quines le atendemos: LADY JOHANNA PADO: Bibliotecaria
LOCALIZACIN Y CONTACTO Biblioteca Pblica Municipal

Valois Snchez Ariza
Direccin: Calle 3 # 2 - 02 Telfono: 098-7-84-70-05 Fax: 098-7-84-70-05 Correo electrnico: bibliotecapublicamunicipalsantana@gmail.com
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HORARIO DE ATENCIN Lunes a viernes de 8:00 am 12:00 m 1:30 pm 6:00 pm Y viernes hasta las 4:30 pm Fecha de elaboracin: 05 mayo de 2013 RUTAS DE ACCESO
La Biblioteca Municipal cuenta con acceso directo desde todas las calles del Municipio. habilitadas para personas con discapacidad y carritos para beb. Las personas que necesiten acercarse a la Biblioteca Municipal en vehculo disponen de un espacio para parqueadero pblico junto a las instalaciones de la biblioteca.
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NORMATIVA REGULADORA Ley 1379 de 15 de enero de 2010 por la cual se organiza la red nacional de Bibliotecas Pblicas y se dictan otras disposiciones. La biblioteca redacta esta carta de servicios Con la cual adquiere ciertos compromisos con los usuarios.
DERECHOS DE LAS PERSONAS USUARIAS La Biblioteca Pblica es un centro local de informacin que facilita a sus usuarios y usuarias todas las clases de conocimiento e informacin. Los servicios de la Biblioteca Pblica se prestan sobre la base de igualdad de acceso para todas las personas, sin tener en cuenta su edad, raza, sexo, religin, nacionalidad, idioma o condicin social Acceder de manera libre y gratuita a las instalaciones y servicios pblicos de la Biblioteca municipal, acreditando su identidad. A ser atendidas de forma igualitaria, directa y personalizada con el mximo respeto. A recibir informacin sobre colecciones, recursos y servicios. A presentar quejas o sugerencias sobre los servicios prestados. A localizar y solicitar recursos informativos en cualquier tipo de soporte. A localizar y solicitar recursos informativos sin ser objeto, de forma alguna, de censura ideolgica, poltica o religiosa. A tener garantizada la confidencialidad de los datos personales y la privacidad en relacin con los materiales y servicios proporcionados por la Biblioteca.
QU ESPERAMOS DE LAS PERSONAS USUARIAS Que respeten las condiciones de uso de las instalaciones y de los servicios que se Prestan. Que respeten los horarios, las instalaciones y los materiales de la Biblioteca Municipal. Que respeten los plazos de prstamo. Que participen en el crecimiento del servicio haciendo uso de los sistemas puestos a Su alcance. Que sugieran tantas cuestiones como estimen convenientes. Que notifiquen sus cambios de domicilio. Que mantengan el orden y adopten una actitud respetuosa hacia las personas, bienes muebles e inmuebles de la Biblioteca municipal, sin causar perjuicio o daos a los mismos. Que se abstengan de subrayar, escribir o mutilar los materiales bibliogrficos.
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INICIATIVAS DE GESTIN DE CALIDAD La Biblioteca Pblica Municipal VALOIS SNCHEZ ARIZA est regida por el Modelo Estndar de Control Interno MECI, con el cual El Estado colombiano se encuentra actualmente en un proceso de modernizacin al introducir nuevos modelos de gestin y de control en la Administracin Pblica, con lo cual busca incrementar su efectividad y cumplir de esta manera con los fines esenciales que le fueron definidos en la Constitucin Poltica de Colombia. Este proceso, que en esencia es de naturaleza tcnica, sin lugar a dudas tiene entre otros objetivos generar legitimacin poltica frente a la sociedad civil, de una parte, y de otra, mejorar la competitividad de los mercados al fortalecer la institucionalidad que los regula. En este contexto es que se ha buscado introducir en el sector pblico, de forma sistemtica, las Mejo-res Prcticas de Gestin, las cuales han sido probadas en el mbito mundial, en los sectores pblico y privado, demostrando sus enormes bondades.
MEDIDAS DE SUBSANACION O COMPENSACION POR INCUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS Si por algn motivo no se puede dar cumplimiento con alguno de los compromisos pactados, la biblioteca se compromete a replantearlo o subsanarlo lo ms pronto posible de forma satisfactoria para el usuario.
NUESTROS COMPROMISOS
1. Responder a las consultas, quejas y sugerencias recibidas en el plazo mximo de 5 das hbiles. 2. Proporcionar informacin inmediata y clara sobre las condiciones de la solicitud. 3. Ofrecer la posibilidad de afiliarse a la biblioteca a todas las personas residentes en el Municipio. 4. Tramitar las solicitudes de prstamo externo e informar que las devoluciones se den en un plazo de 8 das. 5. facilitar a los usuarios el prstamo del material bibliogrfico y dems implementos existentes en la biblioteca.
CMO LOS MEDIMOS

Porcentaje de quejas y sugerencias recibidas y contestadas en este plazo. Valoracin inmediata de las encuestas de satisfaccin de usuarios. Porcentaje de personas afiliadas cada ao. Numero en el mes.
de prstamos externos
Nmero de usuarios atendidos en el mes. Planillas de registro de usuarios atendidos.
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6. Ofrecer a las personas usuarias equipamientos y dispositivos electrnicos que permitan acceder a internet y a las nuevas tecnologas. 7. Dar a asistencia personalizada a los usuarios en la bsqueda de la informacin. 8. Dar informacin carcter local y comunitario. de
Nmero de usuarios atendidos en el mes. Planillas de registro de usuarios atendidos.
Planillas de registro de usuarios atendidos. Planillas de registro de usuarios atendidos. Valoracin de las encuestas de satisfaccin de los usuarios. Estadsticas del N de actividades realizadas.
9. Identificar los diversos factores que integran la dimensin e imagen de la biblioteca en los usuarios. 10. eliminar o mitigar las barreras fsicas, geogrficas, sociales, econmicas, culturales o de cualquier naturaleza que impiden o dificultan el acceso a la cultura y la informacin. 11. Ofertar visitas guiadas para que las personas usuarias conozcan, y puedan utilizar, todos los recursos.
N de visitas guiadas organizadas.
N de asistentes a los talleres.
12. Desarrollar estrategias de promocin y afianzamiento del hbito lecto-escritor. 13. Dar a conocer la biblioteca, sus servicios y sus recursos de bsqueda bibliogrfica ofreciendo una orientacin para su uso. 14. Informar mensualmente del programa de actividades organizadas por la Biblioteca para dar respuesta a los diferentes intereses y necesidades de la poblacin.
Estadsticas del N de actividades realizadas.
Estadsticas del N de actividades realizadas.
N de actividades programadas.
Estadsticas del N de personas asistentes a cada actividad.
60
5.4. ANEXO 4. REGLAMENTO DE PRESTAMO

REGLAMENTO PARA EL PRESTAMO DE LIBROS
BIBLIOTECA PBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA BOYACA Los libros se pueden tomar prestados sin costo alguno por los miembros de la comunidad que se encuentren afiliados a la biblioteca, es necesario cumplir los siguientes requisitos. Leer el reglamento para el prstamo de libros detenidamente. Prstamo de los libros y materiales de la biblioteca. Deberes. Cuidado de los libros. Firma de compromiso del usuario. Esto nos ayudara a garantizar el mejor uso de los recursos de la biblioteca y un mejor funcionamiento de los servicios bibliotecarios.
PRESTAMO DE LIBROS Y MATERIALES El estudiante pide o busca el libro que desea. Lo lleva a la Coordinadora de la biblioteca para que esta lo examine (para revisar las condiciones de este y porque hay libros que no son de prstamo externo) Firma la planilla de prstamo. El usuario se lleva el libro por 8 das a su casa y si es otro material por el periodo que indique la Coordinadora de la biblioteca. A los 8 das el usuario lo devuelve a la Coordinadora de la biblioteca y esta lo ubica en su lugar para que otro usuario lo pueda utilizar. Es importante que se entreguen los materiales a tiempo. BEBERES Siempre usar los libros con las manos limpias. No leer o usarlo mientras est comiendo. Utilizarlos en reas limpias. No escribir ni hacer marcas en los libros. No guardar objetos dentro de los libros. No doblar las pginas de los libros. En caso de deterioro o prdida el usuario deber reparar o reponer el libro.
El presente Reglamento General de Prstamo se dar a conocer y tendr la debida publicidad entre todos los integrantes de la Comunidad en la cartelera principal de la Biblioteca.
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5.5. ANEXO 5. FORMATO DE ENCUESTA DE SATISFACCION DE USUARIOS

BIBLIOTECA PBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA - BOYAC
FORMATO DE EVALUACION DE SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA El personal de la Biblioteca Pblica Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA le solicita su apoyo para contestar la siguiente encuesta sobre la satisfaccin del usuario en relacin con los servicios que se ofrecen en sus instalaciones. Le pedimos por favor responder el siguiente cuestionario. De acuerdo con la escala, indique el nmero que corresponde a la satisfaccin que ha tenido al utilizar los servicios de la biblioteca. 1. SERVICIOS Es gil el proceso para solicitar en prstamo libros u otros materiales a domicilio. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Periodo de prstamo de materiales a domicilio y nmero de materiales. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Facilidad para renovar prstamo. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular
( ) Deficiente
Es fcil encontrar los libros u otros materiales en la estantera. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Son adecuadas las instalaciones de la Biblioteca. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Horario y das de servicio. ( ) Excelente ( ) Bueno
( ) Regular
( ) Deficiente
Ambiente de estudio de trabajo. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular
( ) Deficiente
Accesibilidad y disponibilidad de los recursos materiales. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Medios y recursos para presentar quejas (buzn de sugerencias, formularos) ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Es adecuado el tiempo de respuesta a las sugerencias. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente
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2. PERSONAL Tiene disposicin para dar respuesta a las solicitudes y sugerencias. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Comunica los derechos y deberes en cuanto al servicio de la biblioteca. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Orienta, ayuda a localizar y obtener la informacin solicitada. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente Es atento y amable en el trato. ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular
( ) Deficiente
Otro: (especifique)_______________________________________________________ 3. Con que frecuencia utiliza los servicios de la Biblioteca:_______________________ 4. En que horario utiliza los servicios de la Biblioteca:__________________________ 5. Que servicios utiliza de la Biblioteca:
( ( ( (
) Servicio para la gestin de sugerencias y reclamaciones ) Servicio de afiliaciones a la biblioteca ) Servicio de prstamo externo ) servicio de acceso a internet, multimedia y ofimtica
( ) servicio de referencia ( ) servicio de informacin local ( ) servicio para la evaluacin de la satisfaccin del usuario ( ) servicio para visitas guiadas ( ) talleres de promocin de lectura y escritura ( ) talleres de formacin de usuarios y alfabetizacin informacional ( ) programacin cultural 6. Con qu frecuencia encuentra la informacin que necesita en la biblioteca? ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente
7. Indique, aproximadamente, cuntos prstamos de libro, tesis, u otro material bibliogrfico hace cada mes en la biblioteca: ( ) Excelente ( ) Bueno ( ) Regular ( ) Deficiente 8. Comentarios y/o sugerencias
Gracias, por su colaboracin!
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5.6. ANEXO: POLTICA DE DESARROLLO DE COLECCIONES La Biblioteca Pblica Municipal Valois Snchez Ariza es la nica biblioteca del Municipio de Santana, por lo que recibe ejemplares bibliogrficos de todo tipo. Para la prctica de recopilacin y difusin de la informacin, en todos los aspectos de la vida cotidiana, est prctica sta enmarcada en Recolectar todas las fuentes de informacin actual y retrospectiva, desarrollar colecciones de variados tipos de materiales, con prioridad para la consulta y difusin de la informacin. La Biblioteca Pblica Municipal Valois Snchez Ariza tomar en cuenta su funcin como fuente Municipal de informacin, para el Sistema educativo y socioeconmico de la comunidad, en la obtencin de la informacin, con miras a cultivar el gusto por la lectura. Para la conformacin de estas polticas se han tenido en cuenta, cuestiones objetivas tales como: espacios, gratuidad, atencin personalizada, etc. y se ha puesto como premisa, que la adquisicin de fuentes de informacin abarcar tanto materiales electrnicos como impresos. Estas polticas sern revisadas por el coordinador de la biblioteca cada ao, con el objetivo de adaptarlas a nuevas circunstancias.
5.6.1. RECURSOS PARA LA ADQUISISCION DE NUEVAS COLECCIONES La compra del material bibliogrfico se realizar con los recursos asignados por la Alcalda Municipal a la biblioteca, para cada vigencia el cual ser de $5.000.000 (cinco millones de pesos) los cuales se invertirn $4.000.000 (cuatro millones de pesos) en compra de material bibliogrfico y $1.000.000 (un milln de pesos) en mantenimiento y recuperacin del material averiado, las compras se harn de acuerdo a las sugerencias hechas por la Coordinadora de la biblioteca. 5.6.2. ALCANCE DE LA COLECCIN Conjunto de materiales bibliogrficos a los cuales tiene acceso el pblico y de los cuales ser extrada la informacin el material bibliogrfico puede ser informativo o de referencia, referencia. Acuerdo a la clasificacin en reas del saber para facilitar su clasificacin y organizacin. NUMERACIN
000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
TEMATICA
Generalidades Filosofa y disciplinas afines Religin Ciencias sociales Lenguas y lingstica Ciencias puras Ciencias aplicadas y tecnologa Bellas artes Literatura Geografa e historia
64
5.6.3. COMPOSICIN DE LA COLECCIN BSICA La coleccin bsica de una biblioteca pequea, es decir la Biblioteca Pblica Nivel II, debe estar conformada por una coleccin general y una coleccin infantil, integrada por 3 472 ttulos en 6 382 volmenes en una proporcin de 2 ejemplares por ttulo, a excepcin de los materiales de referencia cuya proporcin es de un volumen por ttulo as:
Cuadro 1. Composicin de la coleccin bsica Tipo de coleccin Coleccin General Coleccin Infantil Total
% 60 40 100
Ttulos 2 062 1 410 3 472
Volmenes 3 562 2 820 6 382
5.6.4. COBERTURA DE LA COLECCIN
La cobertura temtica de la Biblioteca Pblica Municipal Valois Snchez Ariza para la obtencin del material bibliogrfico, est centrada en la recopilacin de materiales que satisfagan los intereses de toda la comunidad Dentro de stas, tendrn una prioridad especial la coleccin para nios ya que estos son los lectores del maana.
5.6.5. FORMATOS DE LOS RECURSOS INFORMATIVOS a. b. c. d. Material bibliogrfico en formato impreso Videocintas: VHS, CD. Revistas y peridicos en formato impreso. Material didctico.
5.6.6. CRITERIOS PARA LA SELECCIN: La seleccin es un proceso que persigue aproximarse a la formacin de un juicio sobre la conveniencia de incorporar materiales a la coleccin de una biblioteca, En el proceso de seleccin se involucran factores externos e internos que posibilitan la escogencia de ttulos y la posterior toma de decisin sobre su adquisicin. En cuanto a los externos, la seleccin debe basarse tanto en la estimacin de los recursos disponibles como en las necesidades y demandas
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informativas. Los factores internos son de naturaleza evaluativa y estn relacionados con la valoracin del material en s mismo. La seleccin de los materiales estar en concordancia con los objetivos del Ministerio de Cultura, la Red Nacional y Departamental de Bibliotecas Pblicas y la Biblioteca Municipal. La seleccin deber hacerse de tal manera que permita el desarrollo de colecciones en formatos tradicionales (impresos) as como electrnicos. Para la evaluacin de las Fuentes de Informacin tradicionales se considerar el alcance, contenido, calidad, actualidad , derechos de autor y en el caso de las electrnicas: o Tipo de documento o Perspectivas sobre permanencia de la fuente o Calidad o Facilidad para el uso o Requerimientos de software adicional para consulta Las necesidades e intereses del usuario expresadas mediante consulta en las reas de los servicios. El presupuesto asignado para el desarrollo de colecciones.
5.6.7. LINEAMIENTOS DE SELECCIN Polticas de la Biblioteca Pblica Municipal Valois Snchez Ariza, relacionadas con los lineamientos para la seleccin de documentos que engrosarn la coleccin bibliogrfica de esta. Disponer del material bibliogrfico, que constituya perfiles de diversos intereses para los usuarios, en los formatos anteriormente definidos, y sus funciones de difusin de la informacin as:
a. COLECCIN GENERAL: Deben asumirse como criterios de seleccin el anlisis en conjunto de los siguientes aspectos: Prestigio editorial Atencin al reconocimiento, tanto nacional como internacional. Autoridad Credencial acadmica o experticia del autor o autores en el mbito del conocimiento desarrollado. Recomendaciones y crticas Acogida, calificacin o comentarios recopilados en repertorios, revistas especializadas y otras fuentes de informacin. Se puede considerar, adems, el juicio de personas calificadas. Idioma Preferencia por obras escritas originalmente en espaol Actualidad Referida tanta a documentos con fecha de edicin reciente como a tratamiento del tema con el aporte de nuevos enfoques y conocimientos. Valores Contenidos que no menoscaben el libre pensamiento y el respeto por la diversidad cultural, tnica y religiosa de los pueblos. complejidad Relacin entre la extensin y densidad del tema tratado y su adecuacin a los niveles de compresin del lector a quien va dirigido.
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Lenguaje El lenguaje utilizado debe estar ajustado a las normas de correccin y buen uso del idioma. Ilustracin El aporte de recursos grficos al texto escrito que contribuya al mejor entendimiento de la informacin suministrada. Las ilustraciones deben estar debidamente acopladas y oportunamente dispuestas con respecto al tema tratado. Informacin complementaria Presencia de elementos que faciliten la localizacin de la informacin, tales como tablas de contenido, ndices analticos y onomsticos. En caso de materiales divulgativos, la inclusin de glosarios resulta de gran apoyo al lector. Igualmente la bibliografa consultada da idea de la dimensin investigativa de la informacin suministrada. Encuadernacin Obras encuadernadas con tapa dura o aqullas cuyo encolado sea resistente al uso, a fin de garantizar su durabilidad. Tamao, tipo de letra y calidad de papel Legibilidad de los contenidos que respete las normas tipogrficas establecidas, tomando 2 mm. como estndar para el tamao de letra y el tipo sin rebuscamiento de diseo, adems observar la textura y solidez del papel para evitar que el texto pueda transparentarse. Precio Anlisis del costo de ttulos de similar contenido para seleccionar la oferta ms conveniente.
b. COLECCIN INFANTIL: En la coleccin infantil son de rigurosa aplicacin los criterios que se sealan a continuacin: Pertinencia Contenidos adecuados en funcin de los niveles de comprensin lectora de nios y jvenes. Tratamiento del tema Temas que se aborden de forma amena, interesante y original. El estilo para libros informativos debe ser documental antes que dramatizado, ya que puede prestarse a confusin entre ficcin y realidad. Exactitud Los libros informativos deben ofrecer informacin donde los conceptos, definiciones, explicaciones y datos se presenten en forma precisa y exacta, sin lugar a ambigedades. Organizacin Correspondencia entre el mensaje y la organizacin de la informacin, de manera que se facilite la captacin de las ideas expuestas. Lenguaje El tratamiento del lenguaje en los libros recreativos, desarrollado con fines estticos, debe contener fuerza comunicativa y expresiva, riqueza y originalidad, de manera que proporcione deleite al lector y estimule su imaginacin. En el caso de los libros informativos, el mensaje debe ser de fcil comprensin y lectura, con una sintaxis sencilla. Adems de ser preciso y ajustado a la temtica que aborda. Imgenes La presencia de elementos grficos es de gran importancia en los libros para nios, ya que son auxiliares fundamentales para la compresin e inters por la lectura; de all que deben tener calidad cientfica y grfica, adems de integrarse al texto de manera tal, que guarden el sentido correcto de complementariedad y enriquecimiento de la informacin.
c. COLECCIN DE PUBLICACIONES PERIDICAS: En estos materiales debe considerarse relevante la aplicacin de los siguientes criterios:
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Demanda En la conformacin de la coleccin de publicaciones peridicas se debe considerar los ttulos ms solicitados por los usuarios. Soporte Preferencia por el soporte papel, dentro de los existentes en este tipo de publicaciones, ya que la mayora de las bibliotecas no disponen de equipos apropiados para la consulta de otros tipos de soportes. Idioma Se deben seleccionar preferiblemente publicaciones editadas en espaol. Conformacin de la coleccin Deben formarse colecciones completas y evitar la adquisicin de nmeros sueltos de publicaciones peridicas. Cobertura temtica Deben seleccionarse publicaciones que respondan a las reas de inters y necesidades de la comunidad que atiende la biblioteca. Adaptacin a los lectores Las publicaciones seleccionadas deben estar acordes con la capacidad y compresin lectora de los diferentes tipos de usuarios: nios, adolescentes o adultos.
d. COLECCIN DE MATERIALES NO BIBLIOGRFICOS Y AUDIOVISUALES: En el proceso de seleccin de los materiales no bibliogrficos y audiovisuales deben tomarse en cuenta los siguientes criterios bsicos: Autor o productor Materiales de los diversos creadores de renombre local, regional, nacional e internacional, as como de instituciones pblicas, gubernamentales e instituciones y empresas privadas. Valor histrico y documental Todo material cuyo contenido aporte informacin sobre la historia, la cultura, condiciones socioeconmicas, personajes, modas y acontecimientos de relevancia, especialmente de Venezuela, la regin, el estado y la localidad en donde se encuentra la biblioteca. Tema La prioridad est dada por los vacos de la coleccin, intereses de los usuarios y recomendaciones de los especialistas, en campos como: sociologa, antropologa, costumbres, historia, recursos humanos, literatura y arte en general, urbanismo, educacin, deporte y recreacin, economa, asuntos polticos, gestin gubernamental, progresos cientficos y tecnolgicos y programas infantiles. Calidad Preferencia por la produccin nacional e internacional de cualquier gnero que respete los derechos de autor.
5.6.8. INGRESAR A LAS COLECCIONES: a. Material bibliogrfico de calidad. b. Un ejemplar de todos los documentos (libros y revistas), salvo los casos de libros de autores clsicos en especialidades con una alta demanda, que se considerarn hasta dos. c. Documentos o materiales de carcter patrimonial que revistan una importancia trascendental para el desarrollo de la cultura. d. Todo documento en formato electrnico, teniendo en cuenta la poltica de colecciones.
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e. Todo material audiovisual que contenga informacin para satisfacer las necesidades informativas o recreativas de usuarios. f. Las Tesis de Doctorado de los especialistas de la Salud.
5.6.9. IDIOMAS BSICOS: Se definen a continuacin y segn el orden de prioridad siguiente: espaol e ingls, En caso de recibir un documento en diferentes idiomas, mantener en el acervo el del idioma espaol, ms el del idioma original. De no existir la versin en espaol, remitirse a la prioridad en cuanto a idiomas se refiere.
5.6.10. AOS DE VIDA UTIL DEL MATERIAL BIBLIOGRAFICO: Establecer un lmite para el material bibliogrfico existente en la Biblioteca incluidas las donaciones, segn los parmetros de estas puesto que algunos materiales se van des actualizando con el paso de los aos. 5.6.11. NO INGRESAR A LAS COLECCIONES:
Las donaciones con ms de 5 aos de publicadas, teniendo en cuenta que algunos libros
pierden importancia. Donaciones en mal estado o con hongos. Revistas pornogrficas. 5.6.12 RESPONSABILIDAD PARA LA SELECCION DE MATERIALES La responsabilidad para la seleccin y desarrollo de las colecciones de la Biblioteca Pblica Municipal Valois Snchez ariza , estar a cargo del Comit del Coordinador de la biblioteca y con previo visto bueno del seor Alcalde Municipal. El coordinador de la biblioteca primero tiene la responsabilidad evaluar las exigencias de la comunidad, a partir de sus sugerencias. El coordinador de la biblioteca tiene la responsabilidad de remitir esta informacin al Seor Alcalde, con la cual podr conocer las necesidades de adquisicin de materiales para la biblioteca. Los Alcalde tendrn la responsabilidad de evaluar las recomendaciones del Coordinador de la biblioteca respaldndose en su experiencia profesional y las recomendaciones o sugerencias de los usuarios como la fuente de informacin ms til para la adquisicin de nuevas colecciones. La decisin final est a cargo del Bibliotecario, para lo cual tendr en cuenta el mantener una coleccin balanceada.
69
5.6.13 FUENTES BIBLIOGRFICAS PARA LA SELECCIN DE MATERIALES Las siguientes herramientas y mtodos se utilizan en la seleccin de materiales: Internet. Catlogos de las casas editoriales. Visitas a libreras o ferias.
5.6.14 EXPURGO Y DESCARTE DE COLECCIONES Se formular un plan de descarte para la Biblioteca Pblica Municipal VALOIS SANCHEZ ARIZA que contribuya a la conformacin de colecciones valiosas, actualizadas y pertinentes, entre otros asuntos se considerarn los siguientes: Las colecciones ms dinmicas en cuanto a procesos de expurgo y descarte son reserva y documental. Deber realizarse mnimo cada dos aos, la revisin de cada uno de los ttulos para determinar si se mantienen en las actuales colecciones, se incorporan a la coleccin general o se dan de baja. Los peridicos, folletos y las publicaciones seriadas sobre temas de actualidad, se conservarn en la coleccin hemerogrfica por un perodo que puede ir entre dos (2) y cinco (5) aos, de acuerdo con las condiciones ambientales y de espacio de cada sede.
Podrn ser objeto de descarte: o Ejemplares adicionales de ediciones obsoletas de textos escolares. o Materiales que hayan sufrido dao fsico o deterioro, previa evaluacin restauracin y de reposicin.
de
70
5.7. ANEXO 7. FORMATO DE CARNET
BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL

VALOIS SANCHEZ ARIZA
SANTANA BOYACA Carnet N Nombres Apellidos Identificacin Direccin Telfono _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________
Institucin
_____________________ Grado _______
1. El portador del carnet se hace responsable en caso De prdida o dao del material que retira. 2. Este carnet es gratuito, obligatorio personal e Intransferible.
_______________________________________ Coordinadora de la biblioteca
71

Manual de Procedimientos Biblioteca

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PBLICA MUNICIPAL VALOIS SANCHEZ ARIZA SANTANA BOYACA

SANTANA PROSPERA Y SOLIDARIA

SANTANA BOYACA 2013

Responsables: LADY JOHANNA PARDO

Presentado a: DEYBI SOLEDAD MENJURA Secretaria General y Desarrollo Social

SANTANA BOYACA 2013

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS BIBLIOTECA PBLICA MUNICIPAL

VALOIS SANCHEZ ARIZA DE SANTANA BOYACA

Imgenes del archivo fotogrfico de la Biblioteca Municipal

2. PROCESO DE GESTIN DE COLECCIONES

2.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES 2.1.1. PROPSITO

2.1.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD Manifiesta las necesidades de ttulos que aun no existen en la biblioteca

Coordinador biblioteca Alcalda

Alcalda Almacenista Coordinador biblioteca

2.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO

Manifiesta la necesidad de ttulos que aun no existen en la biblioteca

Crea lista seleccin material

Enva solicitud del material bibliogrfico al Alcalde

Recibe la solicitud y la estudia

Recibe la dotacin y expide certificado de ingreso

2.2. PROCEDIMIENTO DE DONACIONES

2.2.1. PROPSITO Seleccionar las donaciones de material bibliogrfico hechas a la biblioteca.

correo:bibliotecapublicasantana@gmail.com Tel: 314-2-19-30-12 o 7-28-90-47

2.2.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD Manifiesta inters de hacer la donacin

2.2.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO DE DONACIONES A LA BIBLIOTECA

Trae el material bibliogrfico donado.

Clasifica el material Bibliogrfico

Distribuye y organiza el material bibliogrfico en la estantera para la consulta de los usuarios.

2.3. PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FSICO

2.3.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

2.3.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FSICO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA

Si el libro presenta cualquier desperfecto avisar al Departamento de Adquisiciones para el cambio.

Colocar en la portada y cada 50 100 pginas el sello de biblioteca.

Se coloca el Cdigo de barras.

Se coloca la Tarjeta de vencimiento

Se realiza el empaste del libro.

Puede consultar el material bibliogrfico en la biblioteca.

Se realiza una pequea exposicin del nuevo material bibliogrfico.

Se organiza el material bibliogrfico en la estantera.

2.4. PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIN Y CLASIFICACIN

2.4.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

2.4.5. DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA EL PROCESAMIENTO FSICO USUARIO COORDINADOR DE LA BIBLIOTECA INICIO

Toma el material del depsito para su clasificacin o catalogacin

Clasifica el material bibliogrfico por reas del conocimiento.

Llena la ficha de de catalogacin

Realiza el registro de la ficha bibliogrfica en SIABUC.

Consulta el material bibliogrfico en la biblioteca.

Realiza el procesamiento fsico. Organiza el bibliogrfico estantera. material en la

2.5. PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE COLECCIONES

2.5.4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Mantener todos los elementos de la biblioteca bien limpios.

Desinfectar la estantera donde se ubica el material bibliogrfico

Tener un control visual sobre todo el espacio de la biblioteca

Realizar mantenimiento de los libros que presenten algn deterioro.

Retirar de la coleccin el material que se encuentra muy deteriorado

Conservar los libros de patrimonio, no pueden ser sacados de la coleccin.

2.6. PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE COLECCIONES

Coordinador de la biblioteca 9 Coordinador de la biblioteca 10 Coordinador de la biblioteca 11 Coordinador de la biblioteca

2.6.5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE DESCARTE DE COLECCIONES