Manual de Extensin

Asistente 3CX, Portal de usuario MiTelfono, Cdigos de marcacin & correo de voz para Central Telefnica 3CX Versin 8.0

Derechos Reservados 2006-2009, 3CX ltd. http://www.3cx.com E-mail: info@3cx.com

La informacin de este documento esta sujeta a cambios sin previo aviso. Las empresas, nombres, y datos utilizados en los ejemplos son ficticios si no se hace mencin de lo contrario. Ninguna parte del documento puede ser reproducida o transmitida bajo ninguna forma o medio, electrnico o mecnico, para ningn propsito, sin la expresa autorizacin escrita de 3CX Ltd. Central telefnica 3CX para Windows es copyright de 3CX Ltd. 3CX es una marca registrada, Central telefnica 3CX para Windows y el logo de 3CX son marcas registradas de 3CX Ltd. en Europa, Estados Unidos y otros pases. Versin 8.01 Ultima actualizacin 5 Noviembre 2009

Tabla de Contenido
Introduccin a Central Telefnica 3CX ........................................................................................ 8 Qu es Central telefnica 3CX para Windows?...................................................................... 8 Beneficios para un usuario de extensin ................................................................................ 8 Asistente 3CX.............................................................................................................................. 9 Introduccin ............................................................................................................................ 9 Instalando el asistente 3CX .................................................................................................. 10 Requerimientos del sistema ............................................................................................. 10 Ejecutando la instalacin ................................................................................................. 10 Configurando el Asistente 3CX ........................................................................................ 11 Usando el asistente 3CX ...................................................................................................... 11 Llamadas activas ............................................................................................................. 12 Extensiones...................................................................................................................... 13 Colas ................................................................................................................................ 13 Historial de llamadas........................................................................................................ 14 Opcin de chat de texto ........................................................................................................ 14 Iniciando sesin en una cola de llamadas ............................................................................ 14 Especificando el estado de No Disponible/Disponible.......................................................... 15 Accediendo MiTelefono desde el Asistente 3CX .................................................................. 15 Opciones del Asistente 3CX ...................................................................................................... 16 Introduccin .......................................................................................................................... 16 Opciones............................................................................................................................... 16 Notificaciones................................................................................................................... 16 Ver.................................................................................................................................... 17 Filtrado de llamadas.............................................................................................................. 17 Marcacin ............................................................................................................................. 18 Chat ...................................................................................................................................... 19 Avanzado .............................................................................................................................. 19 Opciones CRM...................................................................................................................... 20 Correo de Voz ........................................................................................................................... 21 Introduccin .......................................................................................................................... 21 Recogiendo correo de voz a travs del telfono................................................................... 21

Recibiendo correo de voz en su buzn de email ............................................................. 22 Portal de Usuario MiTelefono .................................................................................................... 23 Introduccin .......................................................................................................................... 23 Iniciando sesin en MiTelefono ............................................................................................ 23 Opciones de Extensin ......................................................................................................... 24 Opciones de Correo de Voz ............................................................................................ 24 Configure su estado ......................................................................................................... 25 Reglas de desvo .................................................................................................................. 25 Qu son las reglas de desvo?......................................................................................... 25 Interfaz simple de reglas de desvo de llamadas.................................................................. 26 Configurando el comportamiento de la extensin cuando no hay respuesta .................. 26 En la seccin No Respuesta (No Answer): ......................................................................... 26 Configurando comportamiento cuando usuario esta ocupado o estado esta configurado como No disponible.................................................................................... 27 Configurando Desvo de todas las llamadas.................................................................... 27 Interfaz avanzada de desvo de llamadas ............................................................................ 28 Correo de Voz....................................................................................................................... 31 Llamadas salientes, entrantes, perdidas .............................................................................. 31 Libreta de telfonos .............................................................................................................. 31 Importando entradas a la libreta de telfonos .................................................................. 32 Lista Negra............................................................................................................................ 32 Estado de Extensin / Puerto ............................................................................................... 32 Telfono 3CXTelfono basado en Software para Windows .................................................... 34 Introduccin .......................................................................................................................... 34 Descarga y documentacin .................................................................................................. 34 Integracin CRM........................................................................................................................ 35 Introduccin .......................................................................................................................... 35 Haciendo llamadas desde Microsoft Outlook........................................................................ 35 La ventana emergente .......................................................................................................... 36 Integracin CRM con Salesforce.com .................................................................................. 37 Pgina Wiki de integracin CRM .......................................................................................... 37 Cdigos de Marcacin ............................................................................................................... 38 Introduccin .......................................................................................................................... 38

Recoger llamada .............................................................................................................. 38 Parqueo de llamada ......................................................................................................... 38 Correo de Voz .................................................................................................................. 39 Especificando el estado No disponible / disponible ......................................................... 39 Iniciando sesin en las colas de llamadas ....................................................................... 39 Intercomunicador ............................................................................................................. 39 Conferencia ............................................................................................................................... 41 Introduccin .......................................................................................................................... 41 Creando una llamada en conferencia ................................................................................... 41

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Introduccin a Central Telefnica 3CX

Qu es Central telefnica 3CX para Windows?

La Central Telefnica 3CX es una central IP basada en software que reemplaza un sistema telefnico tradicional. Central telefnica 3CX enva las llamadas como paquetes de datos sobre la red de datos en vez de la red telefnica tradicional. Los telfonos comparten la red con los computadores y por ende no se requiere cableado telefnico separado. Con el uso de una pasarela VOIP, se puede conectar lneas telefnicas existentes a la central IP y de esta manera hacer y recibir llamadas a travs de las lneas normales PSTN.

Beneficios para un usuario de extensin

Central telefnica 3CX ofrece varios beneficios a los usuarios del sistema: Habilidad para responder y hacer llamadas desde cualquier parte, incluso fuera de la oficina Fcil administracin de extensin usando un navegador Habilidad de rpidamente ver la presencia (estado de la extensin) de otros usuarios Habilidad de ver el estado de las lneas entrantes Habilidad de ver los nmeros de las personas que llaman que estn en la cola Habilidad de recibir su correo de voz y faxes en su buzn de email Desviar llamadas basado en el ID de persona que llama o ID de llamada, hora y tipo de llamada Abrir rpidamente llamadas perdidas Visualizar una lista de nmeros de extensin actualizada automticamente Transferir llamadas entrantes a cualquier usuario con unos pocos clics del ratn Hacer llamada con un solo clic desde Microsoft Outlook, Salesforce.com u otros

Page 8

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Asistente 3CX

Introduccin
El asistente 3CX es una utilidad compacta que le permite fcilmente administrar su extensin con unos pocos clics del ratn, en vez de a travs de una complicada y limitada interfaz telefnica. El asistente 3CX no es un telfono. Puede funcionar al mismo tiempo con un telfono IP existente de hardware o de software o incluso un telfono anlogo. Las llamadas son hechas y respondidas en su telfono existente. El asistente 3CX provee las siguientes funciones: 1. Ventana de llamada: cuando hay una llamada entrante, una pequea ventana de dialogo aparecer, la cual le permite rechazar una llamada o trasferirla a otra persona o a correo de voz, con un solo clic o usando arrastrar y soltar. 2. Fcil transferencia / parqueo de llamada: cuando se esta en una llamada, se puede transferir o parquear una llamada con unos pocos clics del ratn, sin necesidad de aprenderse cdigos de marcacin y sin necesidad de procedimientos de transferencia en el telfono. 3. Deteccin de presencia: se muestra el estado de otras extensiones, permitindole as evitar llamadas o trasferencias innecesarias a colegas. 4. Clic para llamar: haga llamadas con un solo clic del ratn. Haga doble clic sobre una extensin para llamar a la persona o ingrese un nmero con su teclado. La llamada ser conectada y su telfono timbrar. 5. Monitoreo de colas: vea el estado de colas de las que se es miembro. Se vern las personas que llaman que estn esperando en la cola y ser capaz de tomar una llamada de la cola. 6. Chat de Texto : Enve mensajes a otros usuarios usando la opcin incluida de chat 7. Grabe llamadas : Se puede inicializar la grabacin de una llamada al pulsar el botn de grabacin 8. Abrir MiTelefono: Se puede abrir fcilmente la pgina de MiTelefono desde el Asistente 3CX. La autenticacin ser hecha automticamente usando las credenciales del Asistente 3CX y los usuarios podrn configurar desvo de llamadas o visualizar la actividad reciente de llamadas incluyendo llamadas perdidas. 9. Libreta de telfonos: el Asistente 3CX provee fcil acceso a la libreta de telfonos personal y de la empresa, y permite al usuario inicializar una llamada simplemente tecleando un nombre. Despus el nmero ser resuelto en la libreta y har la llamada. El asistente 3CX mostrar diferentes informaciones basado en si se es un usuario normal, un supervisor de departamento o un administrador de la empresa. En el modo de Page 9

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

supervisor de departamento se ver las llamadas de cualquiera de los miembros de ese departamento. En modo administracin se ver la informacin de la empresa completa. Estos privilegios son configurados por el administrador de la central telefnica.

Instalando el asistente 3CX

Requerimientos del sistema Windows XP, Vista o superior .NET 2.0 framework o superior. La mayora de instalaciones Windows tienen esto ya instalado. Revselo dirigindose al panel de control > Agregar/Quitar Programas. Si no esta instalado, el ms reciente .NET framework puede ser descargado desde el sitio web de Microsoft en: http://msdn.microsoft.com/en-us/netframework/

Ejecutando la instalacin 1. Descargue el Asistente 3CX aqu: http://www.3cx.com/downloads/3CXAssistantSetup8.exe 2. Ejecute el archivo de instalacin y siga las instrucciones del asistente. 3. Se le preguntar si desea instalar integracin CRM y/o el telfono 3CX. Integracin CRM permite que las llamadas sean inicializadas desde Microsoft Outlook o Salesforce.com, as como tambin mostrar el registro del cliente a quien se esta llamando o el cliente que esta llamando a la empresa, todo esto basado en el ID de persona que llama (Caller ID). Mayor informacin acerca de integracin CRM puede ser encontrada en el capitulo Integracin CRM. Telfono 3CX es un telfono basado en software que le permitir hacer y recibir llamadas desde su computador. Si se instala el telfono 3CX, se puede configurar el asistente 3CX para integrarse con el y abrir el telfono 3CX automticamente para llamadas salientes y entrantes.

Page 10

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Configurando el Asistente 3CX

Pantalla 1 Configuracin de Asistente 3CX

La primera vez que se abre el asistente 3CX, se deben ingresar los detalles de su extensin: 1. En la seccin de inicio de sesin, ingrese su nmero de extensin y su nmero de pin de correo de voz (por defecto el PIN es el nmero de su extensin). Se puede cambiar esto desde el menu de correo de voz o desde el portal de usuario de MiTelefono. 2. En la seccin de localizacin, especifique en la oficina o fuera de la oficina. 3. En la seccin de opciones de servidor, especifique la IP local o el nombre de servidor de la maquina que tiene instalada la Central Telefnica 3CX. 4. Si se va a utilizar el Asistente 3Cx fuera de la oficina, se debe tambin especificar lo siguiente: a. La IP pblica o nombre de servidor de la mquina que tiene instalada la Central Telefnica 3CX b. Contrasea del tnel c. Puerto del tnel 5. Haga clic en OK.

Usando el asistente 3CX

La ventana del Asistente 3CX esta dividida en 4 secciones: Llamadas activas, Extensiones, Colas de llamadas e Historial de llamadas.

Page 11

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Llamadas activas

La seccin de llamadas activas muestra todas las llamadas activas, divididas en: Mis llamadas muestra las llamadas activas en la que se es parte Llamadas externas muestra las llamadas externas que estn siendo hechas en el sistema (requiere privilegios de administracin) Llamadas en cola muestra las personas que estn en las colas Llamadas parqueadas muestra llamadas que han sido parqueadas

Se puede hacer clic derecho en cualquier llamada activa y realice una de las siguientes acciones: Rechazar cuelga la llamada Desviar desva una llamada a otro nmero. Desvo esta disponible cuando una llamada esta timbrando. Trasferir trasfiere una llamada a otra extensin. Esta opcin esta disponible despus de que se ha respondido una llamada. Se le preguntar por un nmero de extensin. Parquear parquea una llamada de manera que otro usuario puede recoger la llamada parqueada. Correo de voz trasfiere la llamada a su correo de voz. La persona que llama podr dejar un mensaje Grabar llamada graba la conversacin. Esto almacenar la llamada como un archivo wav en el servidor Intervenir (si se tienen los derechos) nase a una llamada en progreso y podr puede hablar o escuchar en la llamada existente.

Se puede tambin arrastrar y soltar una llamada que esta timbrando o una llamada conectada a: Otras extensiones, Colas Lugares de parqueo (solamente llamadas conectadas) Mis llamadas (para recoger la llamada)

El icono de llamada mostrado cambiar dependiendo hacia donde pasa la llamada. La accin ser realizada cuando el ratn es liberado. Page 12

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Por ejemplo, si se pasa una llamada sobre la seccin de llamadas parqueadas, el apuntador del ratn cambiar al icono P el cual se refiere a parquear. Si se trata de transferir una llamada a una posicin ilegal (por ejemplo trasferir una llamada a su propia extensin), el cursor del ratn cambiar para mostrar el signo de no permitido. Extensiones

La seccin de extensiones del asistente 3CX lista todas las extensiones y muestra su estado. Se puede llamar a una extensin haciendo doble clic sobre la extensin. Los siguientes estados de extensin son posibles: Colas Disponible verde Usuario no esta en llamada y esta disponible No disponible rojo Usuario no es capaz de tomar una llamada En llamada interna azul claro usuario esta haciendo una llamada interna En llamada externa naranja usuario esta en una llamada externa Timbrando amarillo el telfono del usuario esta timbrando No registrado gris usuario no tiene un telfono registrado para tomar llamadas

La seccin de colas muestra todas las colas, y los agentes que han iniciado sesin para tomar llamadas de la cola. Llamadas que estn esperando en la cola sern mostradas en la parte superior de la cola. El tiempo que la persona que llama ha estado en la cola ser mostrado despus del ID de persona que llama. Para recoger una llamad que esta esperando en la cola, haga clic sobre la llamada y en el menu seleccione Recoger. Alternativamente, haga clic derecho sobre la llamada y seleccione Recoger.

Page 13

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Historial de llamadas

El historial de llamadas muestra todas las llamadas entrantes, salientes y perdidas. Haciendo doble clic en una de las entradas inicializar la llamada a ese nmero. Para ver todo el historial de llamadas, haga clic derecho en una de las entradas y seleccione Mostrar todo (Show All). Esto abrir el historial de llamadas disponible en el servidor y lo mostrar en su pgina de MiTelefono.

Opcin de chat de texto

Pantalla 2 La opcin de chat de texto

Se puede enviar texto va chat a otros usuarios del Asistente 3CX, simplemente al hacer clic en el usuario y luego haciendo clic derecho y seleccionando chat, o haciendo clic en botn de chat de la barra de herramientas. Alternativamente selecciones la opcin de chat en el menu de accin. Para chatear con otros usuarios, ellos deben tener habilitado el Asistente 3CX.

Iniciando sesin en una cola de llamadas

Central Telefnica 3CX tiene una caracterstica potente llamada colas de llamadas, la cual permite que las personas que llaman sean encolados hasta que alguno de los agentes pueda tomar la llamada. La configuracin concreta de quin es un agente es hecha desde la consola de administracin 3CX. Si se es un agente para una cola, se necesita entonces iniciar sesin en las colas para dejarle saber a la central telefnica que se esta disponible para empezar a tomar llamadas. Esto evita que las llamadas sean enviadas a su extensin sin que se este disponible. Para iniciar sesin en todas las colas de llamadas de las que se es miembro: Page 14

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Haga clic en el botn Iniciar sesin en cola (Login Queue) en la barra de herramientas Alternativamente desde el menu seleccione Accin > Iniciar sesin en todas las colas.

Para cerrar sesin, seleccione Accin > Cerrar sesin en todas las colas o haga clic en el mismo icono.

Especificando el estado de No Disponible/Disponible

Todas las llamadas que son enviadas a su extensin, sern manejadas de acuerdo a las opciones configuradas en su extensin para telfono ocupado. Para fijar el estado de su extensin, seleccione Disponible o No Disponible desde la barra de herramientas. Note que esta opcin persistir incluso si se cierra el asistente 3CX. Para configurar lo que debera suceder cuando su telfono esta ocupado, dirjase a la pgina de MiTelefono > Reglas de desvo.

Accediendo MiTelefono desde el Asistente 3CX

El menu de MiTelefono provee rpido y fcil acceso a pginas importantes de MiTelefono sin necesidad de abrir un navegador y sin necesidad de iniciar sesin. As, se tiene acceso con un solo clic a las opciones: Configuracin de reglas de desvo (Re-direccin de llamadas) Lista de llamadas salientes Lista de llamadas entrantes Lista de llamadas perdidas Libreta de telfonos Lista negra

Page 15

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Opciones del Asistente 3CX

Introduccin
Se puede personalizar el asistente 3CX desde la ventana de dialogo de configuracin. Esta es accesible desde el menu Archivo > Configuracin. Se puede personalizar lo siguiente:

Opciones

Pantalla 3 Opciones del Asistente 3CX

Notificaciones Notificar llamadas entrantes esto abrir una ventana de dialogo en su escritorio notificndole de la llamada y permitindole el rechazarla o transferirla. Notificar programa externo opcionalmente se puede ejecutar un programa externo que realice ciertas acciones sobre las llamadas entrantes, por ejemplo abrir un registro de clientes. Seleccione el ejecutable del programa y cualquier parmetro opcional para habilitar esta funcin. Notificar llamadas entrantes al sistema esta opcin le notificar de todas las llamadas entrando a la central telefnica. Habilitar integracin CRM esta opcin le permite al Asistente 3CX integrarse con software de administracin de contactos tales como Microsoft Outlook o Salesforce.com. Esta opcin estar solamente activa si se ha seleccionado esta opcin cuando se estaba instalando el Asistente 3CX.

Page 16

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Ver Mostrar ventana principal la ventana permanecer en la parte superior Ocultar ventana principal automticamente la minimiza en el arranque Organizar extensiones por nombre o nmero

Filtrado de llamadas

Pantalla 4 Opciones de filtrado de llamadas

La ventana de dialogo de filtrado de llamadas le permite configurar cuales llamadas son mostradas en la seccin de Mis llamadas del asistente 3CX. Se puede mostrar / ocultar el grupo entero (opcin mostrar) y sus llamadas respectivas, y se puede tambin mostrar / ocultar el encabezado de grupo (opcin grupo) pero de todas maneras mostrar las llamadas respectivas.

Page 17

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Marcacin

Pantalla 5 Opciones de marcado

Las opciones de marcado pueden ser usadas para configurar cmo las llamadas salientes deberan ser inicializadas. De manera predeterminada, la central PBX llamar al nmero que se ingres en su extensin. Es tambin posible el inicializar llamadas directamente desde el telfono, lo cual es ms rpido. Esto requiere que el telfono soporte el inicializar una llamadas a travs de una URL o a travs de un ejecutable. Si va a usar un telfono basado en software, se puede seleccionar el hacer la llamada a travs del telfono 3CX, el cual esta por supuesto completamente integrado con el Asistente 3CX. La URL a ingresar depender del modelo del telfono que se esta usando. Por ejemplo, para usar esta opcin con un telfono SNOM, inserte la siguiente URL: http://10.172.0.116/command.htm?number=%number% donde 10.172.0.116 es la IP de su telfono. Llamadas pueden entonces ser inicializadas como si el nmero se hubiera ingresado directamente en el telfono. Para otros telfonos por favor dirjase a la documentacin del telfono en particular respecto a cmo configurarlo o tambin puede ir al Wiki de 3CX. La opcin de tecla abreviada le permite seleccionar un nmero en una pgina web o en documento y teclear una combinacin de teclas para iniciar la llamada.

Page 18

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Chat

Pantalla 6 Opciones de Chat

La pestaa de opciones de chat le permite configurar las preferencias de chat. Se puede inhabilitar el chat para su extensin, as como tambin inhabilitar los sonidos que son reproducidos cuando un nuevo mensaje de texto aparece. Tambin se puede bloquear chats provenientes de extensiones especficas.

Avanzado

Pantalla 7 Configuracin avanzada

Page 19

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

La configuracin avanzada contiene un nmero de opciones que pueden ser usadas por el administrador para controlar en qu puerto y en qu interfaz de red el Asistente 3CX debera comunicarse. La opcin ms importante en la opcin de idioma, la cual le permite cambiar el idioma del Asistente 3CX.

Opciones CRM
Se puede configurar las opciones de integracin CRM dirigindose a Archivo > Opciones CRM.

En estas ventanas de dilogos se puede configurar el comportamiento deseado de las ventanas emergentes. Se puede escoger el agregar un prefijo al nmero. Normalmente esto es configurado desde la seccin de Telfonos y modems en el Panel de Control (para aplicaciones TAPI), pero en el caso de Salesforce.com se puede agregar un prefijo que ser adicionado al nmero de salida. Si se ha habilitado la integracin con Microsoft Outlook y con Salesforce, se puede definir un orden de consulta en la pestaa de agregados CRM. La pestaa de estado de agregado muestra si los agregados CRM estn funcionando correctamente.

Page 20

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Correo de Voz

Introduccin
Si no esta disponible para tomar una llamada, la Central Telefnica 3CX puede grabar un mensaje que deje la persona que llama. Estos mensajes pueden ser escuchados en las siguientes maneras: Se puede enviar el mensaje de correo de voz por correo electrnico a usted como un adjunto tipo WAV que puede ser reproducido en Windows media player. Se puede enviar un mensaje de notificacin por correo electrnico a usted, de tal manera que usted puede marcar al sistema de correo de voz y escuchar el correo de voz a travs del telfono. Se pueden recoger los correos de voz marcando 999 (nmero de extensin predeterminada para el correo de voz)

La Central Telefnica 3CX tiene en cuenta el concepto de sistema de mensajera unificada, en la cual el usuario solo necesita revisar su buzn de correo electrnico para ver emails, correos de voz y mensajes de fax.

Recogiendo correo de voz a travs del telfono

Para recoger sus correos de voz a travs del telfono: 1. Marque el nmero de extensin del sistema de correo de voz - 999. Si se encuentra fuera de la empresa, se puede marcar este nmero desde cualquier men de recepcionista digital. 2. Ingrese su nmero de extensin y cuando se le pregunte, ingrese su nmero de pin. Luego presione # 3. Un conjunto de mensajes de sistema ser reproducido en el que se indica el nmero de mensajes ledos y no ledos en su buzn de correo de voz. 4. Presione * para reproducir sus mensajes no ledos. 5. Mientras escucha su correo de voz, se tienen estas opciones: 0 Saltar al siguiente mensaje 1 Saltar al mensaje anterior. 2 Repetir el mensaje actual. 3 Borrar el mensaje actual e ir automticamente al siguiente mensaje. 4 Retornar llamada esto inicializar una llamada al nmero de quien dejo el mensaje basado en el ID de persona que llama. 5 Reenviar mensaje a otra extensin Page 21

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

9 - Ir al men de opciones del correo de voz # - Para terminar la llamada

6. Men de opciones del correo de voz El men de opciones del correo de voz le permite configurar un nuevo cdigo pin y tambin borrar todos los mensajes escuchados. Se puede llegar a l marcando 9 durante la reproduccin de un mensaje. Las siguientes opciones son validas en ese men: 3 para marcar un nmero externo o extensin interna 4 - 4 para borrar todos los mensajes 6 para reproducir informacin del buzn 7 para cambiar el nmero de pin 8 para cambiar su saludo para correo de voz 9 para repetir el men de opciones # - para colgar la llamada

Recibiendo correo de voz en su buzn de email

Pantalla 8 - Recibiendo correo de voz en su buzn de email

Si su sistema esta configurado para adjuntar el correo de voz y enviarlo a su correo electrnico, simplemente abra su correo electrnico y haga doble clic sobre el adjunto. El correo de voz ha sido adjuntado en formato wav, entonces automticamente abrir Windows media player y se reproducir el mensaje. Page 22

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Portal de Usuario MiTelefono

Introduccin
El portal de usuario le permite administrar sus opciones de extensin a travs de la web. Con el portal de usuario de MiTelefono se puede: Cambiar el PIN Ver llamadas perdidas Ver todas sus llamadas entrantes y salientes Editar su libreta de telfonos personal Poner personas que llaman en la lista negra Escuchar su correo de voz Configurar el desvo de llamadas cuando se esta ausente, fuera de la oficina o en el telfono.

Iniciando sesin en MiTelefono

Para iniciar sesin en el portal de usuario de MiTelefono: 1. Seleccione MiTelefono Inicio, desde el menu MiTelefono en el Asistente 3CX. Esto iniciar sesin automticamente usando las credenciales que se ingresaron para entrar en el Asistente 3CX. 2. Alternativamente, si no se ha instalado el Asistente 3CX, se puede abrir un navegador web y dirigirse a: http://<Central-Telefonica>/Myphone/ (si esta usando IIS), o http://<Central-Telefonica>:5000 (si esta usando Cassini), donde <Central-Telefonica> es la IP o nombre del servidor de Central Telefnica. Especifique su nmero de extensin y PIN y luego haga clic en iniciar sesin (Login). Despus de iniciar sesin exitosamente, las opciones de configuracin actuales sern mostradas.

Page 23

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Opciones de Extensin

Pantalla 9 - Opciones de Extensin

En la pestaa Extension Settings (Opciones de Extensin), se puede configurar sus opciones de extensin y sus opciones de correo de voz. Se puede configurar su nombre, direccin de email, nmero de pin e ID de llamada saliente. El nmero de PIN ser usado para autenticarse con el sistema de correo de voz as como tambin con el portal de usuario. El ID de llamada saliente ser mostrado en sus llamadas salientes. Note que esta opcin podra ser sobrescrita por el proveedor de telecomunicaciones. Opciones de Correo de Voz La pestaa de opciones de correo de voz le permite configurar sus opciones de correo de voz.

Pantalla 10 - Opciones de Correo de Voz

Se puede configurar las siguientes opciones: Habilitar o inhabilitar correo de voz Reproducir ID de persona que llam y que dej el correo de voz Configurar si se reproduce la hora del mensaje o no Especificar si se quiere o no tener correo de voz enviado a travs de email. Page 24

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Opcionalmente cambiar su PIN. (Este PIN es tambin utilizado para iniciar sesin en el portal)

Configure su estado

Pantalla 11 - Estado

La pgina de estado le permite iniciar sesin en colas de llamadas de manera que puede empezar a tomar llamadas de las colas de llamadas, tambin como le permite especificar el estado de No disponible o Disponible: Configure su estado: si esta o no disponible para tomar llamadas. Si se selecciona el estado como No disponible, las llamadas sern tratadas por la PBX como si su extensin estuviera ocupada. Configure su estado en cola de llamadas: Se puede iniciar sesin o cerrar sesin de las colas de llamadas. Para recibir llamadas desde cualquiera de las colas, se tiene que haber iniciado sesin en las colas.

Reglas de desvo
Qu son las reglas de desvo? Usando la caracterstica de reglas de desvo, se puede configurar exactamente qu debera pasarle a llamadas cuando una extensin esta ocupada, una llamada permanece sin ser contestada o cuando una extensin no esta registrada. Es posible configurar estas reglas basadas en las horas de oficina, ID de persona que llama o tipo de llamada. Central Telefnica 3CX tiene funcionalidad avanzada de reglas de llamadas y debido a la gran cantidad de funcionalidades que pueden ser obtenidas, se ha creado 2 interfaces: una interfaz de desvo de llamadas simple y una avanzada.

Page 25

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Interfaz simple de reglas de desvo de llamadas

Pantalla 12 La interfaz simple de reglas de desvo de llamadas

La interfaz simple de reglas de desvo de llamadas le permite fcilmente configurar desvo de llamadas que cumplira con la mayora de las expectativas de la mayora de usuarios. Se puede configurar a donde una llamada debera ser re-direccionada cuando no se contesta la llamada, o cuando se encuentra ya en el telfono o cuando su estado esta configurado como No disponible. Adicionalmente, si se esta fuera de la oficina, la seccin desviar todas puede ser configurada. La interfaz simple de desvo de llamadas crear las reglas necesarias de desvo de llamadas. Estas pueden ser vistas en la pestaa de interfaz avanzada. Configurando el comportamiento de la extensin cuando no hay respuesta En la seccin No Respuesta (No Answer): 1. Especifique el tiempo en segundos que se quiere que el sistema espere antes de considerar la llamada como no respondida. 2. Seleccione una de las siguientes opciones: Enviar llamada a correo de voz (de esa extensin) Enviar llamada a otra extensin Desconectar

Page 26

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Configurando comportamiento cuando usuario esta ocupado o estado esta configurado como No disponible En la seccin Telfono esta ocupado: 1. Seleccione una de las siguientes opciones Enviar llamada a correo de voz (de la extensin) Enviar llamada a otra extensin Dar tono de ocupado a la persona que llama

2. Ahora seleccione si se desea tener la capacidad de recibir una segunda llamada. De manera predeterminada, la mayora de telfonos SIP aceptan una segunda llamada entrante. Si se dese tomar una segunda llamada cuando se esta ya en una llamada, se necesita seleccionar la opcin Quiero aceptar ms de una llamada al mismo tiempo (I want to be able to accept more then 1 call at the same time). 3. Haga clic en OK para guardar su configuracin. Configurando Desvo de todas las llamadas

Pantalla 13 Desvo de todas las llamadas

La opcin de desvo de todas las llamadas es utilizada tpicamente cuando se esta fuera de la oficina. Esta opcin toma prioridad sobre cualquier otra regla y desva todas las llamadas al destino configurado. Para configurar esta opcin: 1. Seleccione la opcin Desviar todas las llamadas / Fuera de la oficina (Forward ALL calls / Out of the office). 2. Seleccione una de las siguientes opciones: Enviar llamada a correo de voz (de la extensin) Enviar llamada a otra extensin Un nmero externo o ID de Skype

3. Si se seleccion desvo a un nmero externo, se puede especificar si desea usar la opcin Ofrecer opcin de rechazar llamada y desviar a correo de voz (Offer option to reject call and divert to voice mail). Esta caracterstica le permite a la persona que recibe la llamada (el usuario de la extensin), el rechazar la llamada y enviarla al sistema de correo de voz de la empresa. Esto evita que la llamada sea enviada al buzn de voz del celular del usuario. Esto funciona:

Page 27

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Central Telefnica 3CX informa a la persona que llama Por favor mantngase en la lnea mientras localizamos John (mensaje del ID del usuario), y coloca a la persona que llama en espera (msica de espera). 3CX ahora llama al nmero externo especificado y luego le anuncia a usted You have a call from 0123456789 Press 1 to take call, press 2 or hang-up to send to voicemail. Si no se responde dentro de 30 segundos entonces llamada va correo de voz.

4. Seleccione si se desea que las llamadas recibidas fuera de horas de oficina sean tambin redireccionadas. Si no se selecciona esta opcin, las llamadas fuera de horas de oficina sern desviadas al correo de voz. 5. Seleccione si se desea solamente que las llamadas externas sean re-direccionadas. Seleccione esta opcin para enviar todas las llamadas internas al correo de voz. 6. Haga clic en OK para guardar su configuracin. Nota: desvo de llamadas a un ID de Skype requiere que la pasarela Skype este instalada y activa.

Interfaz avanzada de desvo de llamadas

Si se tiene unos requerimientos de desvo de llamadas ms complejos, se puede entonces utilizar la interfaz avanzada de desvo de llamadas. Con esta interfaz se pueden configurar reglas de desvo basadas en horas de oficina personalizadas, ID de persona que llama, tipo de llamada (Interna o Externa) y ms.

Pantalla 14 - Seleccionando Simple o Avanzado

Para cambiar a la interfaz avanzada de desvo de llamadas, simplemente haga clic en el botn de seleccin Advanced. Se puede cambiar de nuevo a reglas simples en cualquier momento. Las reglas simples de desvo de llamadas sern listadas automticamente. Sin embargo, note que cuando se regresa a reglas simples, sus reglas avanzadas de desvo de llamadas sern borradas y se tendr que re-configurar el desvo de llamadas simple.

Page 28

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Pantalla 15 Configuracin de destino inalcanzable

Para crear una regla de desvo en la interfaz avanzada: 1. Haga clic en la pestaa de reglas de desvo. Ahora especifique las siguientes opciones de regla: 2. Tipo de regla Defina a cuales llamadas esta regla aplicar: No Respuesta Se necesitar especificar el tiempo en segundos que se desea que el sistema espera antes de considerar la llamada como no respondida. Esta opcin puede ser configurada en la caja de edicin Continuar Timbrando que se encuentra en la parte de debajo de la ventana. Esta opcin aplicar a toas las reglas de No Respuesta. Telfono Ocupado Se tendr que especificar si se quiere que el telfono o la central den la seal de ocupado. Por defecto, la mayora de telfonos no dan una seal de ocupado, sino que aceptan una segunda llamada entrante. Si se quiere redireccionar una llamada cuando la extensin esta ocupada, se tendr que especificar Usar estado de la central, en la lista desplegable de deteccin de ocupado. Telfono no registrado Si el telfono SIP no se ha registrado con la Central Telefnica 3CX (por ejemplo, esta apagado), entonces el telfono es considerado no registrado y la regla arrancar. Desviar todas las llamadas Esta regla desviar todas las llamadas. Basado en ID de persona que llama Se pueden manejar llamadas desde personas especficas que llaman al especificar su ID.

Page 29

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

3. Se puede ahora especificar un tiempo especfico durante el cual esta regla debe aplicar. Se puede configurar la regla para que sea valida todo el tiempo (Todas Horas), durante o fuera de horas de oficina (depende de la configuracin global de sistema de horas de oficina), o durante horas especficas (en este caso se puede configurar las horas especficas usando el botn Horas especficas) 4. Especificar el tipo de llamada Si esta regla debera aplicar a todas las llamadas, o solamente a llamadas externas o internas. 5. Especificar la accin que la regla debera tomar: Finalizar llamada Desviar a correo de voz Desviar a extensin Especifique en la lista desplegable la extensin a la que se debe desviar Desviar a nmero externo En este caso el sistema desviar la llamada a un nmero externo. Asegrese de incluir el nmero completo a marcar incluyendo el prefijo. Ofrece opcin de desviar a vm Esta opcin tambin desva llamadas a un nmero externo, sin embargo provee la opcin de que se pueda rechazar la llamada y enviarla al sistema de correo de voz de la empresa. Esto funciona: Central Telefnica 3CX informa a la persona que llama Por favor mantngase en la lnea mientras localizamos John (mensaje del ID del usuario), y coloca a la persona que llama en espera (msica de espera). 3CX ahora llama al nmero externo especificado y luego le anuncia a usted You have a call from 0123456789 Press 1 to take call, press 2 or hang-up to send to voicemail. Si no se responde dentro de 30 segundos entonces llamada va correo de voz.

Desviar a cola de llamadas / grupo de timbre Especifique el nmero de extensin virtual del grupo de timbre o de la cola de llamadas en la lista desplegable Desviar a recepcionista digital Especifique el nmero de extensin virtual de la recepcionista digital en la lista desplegable.

5. Una vez se han llenado los campos necesarios, haga clic en el botn Agregar para crear una regla nueva. Se puede ordenar la prioridad de las reglas al moverlas arriba o abajo. La primera regla que cumpla con las condiciones ser iniciada.

Page 30

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Correo de Voz

Pantalla 16 Escuchar el correo de voz

La pestaa de correo de voz le permite reproducir o administrar sus mensajes de correo de voz desde un navegador en vez de hacerlo desde el telfono.

Llamadas salientes, entrantes, perdidas

Se puede ver un registro de todas las llamadas que usted ha hecho al dirigirse a las pestaas de llamadas salientes, entrantes y perdidas. Haga clic en el botn de llamada ubicado en el lado derecho para inicializar la llamada.

Libreta de telfonos

Pantalla 17 Manteniendo su libreta de telfonos personal

La libreta de telfonos personal le permite crear una lista de nmeros personales los cuales se pueden usar como marcaciones rpidas desde la interfaz del Asistente 3CX. Page 31

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Para administrar las entradas de nmeros telefnicos, cambie a la pestaa de libreta de telfonos. Se puede agregar, editar o eliminar entradas al hacer clic sobre el botn respectivo en la barra de herramientas. Importando entradas a la libreta de telfonos Se pueden importar entradas a la libreta de telfonos desde un archivo CSV. El formato debera ser como sigue: Nombre, Apellido, Nmero telefnico Cada entrada para la libreta de telfonos debera estar en una nueva lnea.

Lista Negra

Pantalla 18 Personas que llaman que han sido agregados a la lista negra

Es posible agregar una persona que llama a la lista negra. Llamadas provenientes de personas que estn en la lista negra sern automticamente colgadas. Para agregar un nmero a la lista negra: 1. Dirjase a la pestaa de lista negra 2. Ingrese el ID de persona que llama como lo vio en su telfono 3. Haga clic en OK. Nota: Actualmente hay un mximo de 15 entradas para la lista negra.

Estado de Extensin / Puerto

En esta pgina se puede ver el estado de otras extensiones en la central telefnica, permitindole evitar llamadas o transferencias si las extensiones ya se encuentran ocupadas.

Page 32

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Pantalla 19 Estado de extensiones

Si se es parte del grupo de administracin, tambin ser posible ver el estado de las lneas telefnicas entrantes de la empresa (Puertos)

Page 33

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Telfono 3CXTelfono basado en Software para Windows

Introduccin

Pantalla 20 El telfono 3CX

El telfono 3CX es una pequea aplicacin Windows que le permite hacer y recibir llamada usando una diadema conectada directamente a su computador. El telfono 3CX es fcil de instalar y de usar, y puede conectarse a una Central Telefnica 3CX usando un Tnel 3CX. Puede ser utilizado al mismo tiempo que un telfono de escritorio (es decir, ambos el telfono de software y el de hardware pueden ser registrados usando el mismo nmero de extensin). Se puede instalar el telfono 3CX como parte de la instalacin del Asistente 3CX, o tambin se puede descargar separadamente.

Descarga y documentacin
Se puede descargar el telfono 3CX desde: http://www.3cx.com/downloads/3CXPhone4.msi El manual puede ser encontrado en: http://www.3cx.com/manual/3CXPhonemanual4.pdf

Page 34

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Integracin CRM

Introduccin
El Asistente 3CX de integracin CRM es un modulo que le permite automticamente inicializar llamadas desde sus aplicaciones CRM tales como Microsoft Outlook, o Salesforce.com. Adems de inicializar llamadas, tambin mantendr un registro de todas las llamadas que se han hecho o recibido desde ese contacto. La integracin CRM tambin abre una ventana con el perfil y registros del cliente cuando este lo esta llamando a su extensin. El modulo 3CX de integracin CRM es parte de la instalacin del Asistente 3CX. Cuando se esta instalando el Asistente 3CX, se debe especificar que se desea instalar la integracin CRM.

Haciendo llamadas desde Microsoft Outlook

Si se usa Microsoft Outlook o cualquier aplicacin compatible con TAPI, y si se almacena todos sus nmeros telefnicos en los contactos de Outlook, entonces se puede fcilmente hacer llamadas directamente desde Outlook. Para hacer esto: 1. Haga clic derecho sobre el contacto en Microsoft Outlook, y seleccione Llamar contacto

Pantalla 21 Haga clic derecho sobre un contacto

2. La ventana de llamada nueva de Microsoft Outlook aparecer. En la primera vez que usa la integracin con Microsoft Outlook, haga clic en Opciones de marcado

Page 35

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Pantalla 22 Ventana de dialogo de nueva llamada de Microsoft Outlook

3. En la seccin Conectar usando lnea, seleccione la entrada de Central Telefnica 3CX. Haga clic en OK para salir de la ventana de dialogo.

Pantalla 23 La ventana de dialogo de opciones de marcado

4. Ahora puede hacer clic en el botn de empezar llamada. La llamada ser enviada a su telfono.

La ventana emergente
Cuando una llamada entrante llega a su extensin, una ventana emergente mostrar los detalles y perfil del respectivo cliente. Se puede cerrar la ventana inmediatamente o esperar a que la aplicacin la cierre automticamente.

Page 36

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Pantalla 24 Ventana emergente

Para abrir el registro de un contacto en Microsoft Outlook o Salesforce, haga clic en el enlace Clic para abrir el registro del contacto. Cuando un contacto no es encontrado ni en Microsoft Outlook o Salesforce, se le puede crear automticamente haciendo clic en el enlace Clic para crear un nuevo registro de contacto.

Integracin CRM con Salesforce.com

Para informacin de como configurar la integracin CRM para usar con Salesforce.com, por favor visite el enlace: http://wiki.3cx.com/documentation/general/CRM/salesforceintegration

Pgina Wiki de integracin CRM

Mayor informacin acerca del modulo de integracin CRM puede ser encontrado en el Wiki de 3CX: http://wiki.3cx.com/documentation/general/CRM

Page 37

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Cdigos de Marcacin

Introduccin
Cdigos de marcacin son combinaciones especficas de nmeros / teclas, utilizados para acceder funciones especficas dentro de la Central Telefnica directamente desde el telfono. Recoger llamada Si se escucha una extensin especfica timbrando, y si se sabe que esa persona no puede tomar la llamada, se puede entonces tomar la llamada utilizando la opcin Call Pickup (Tomar llamada). Para hacer esto, teclee: *20* <nmero de extensin> Esto redireccionar la llamada activa desde la extensin especificada a su extensin. Se puede tambin obtener una llamada de una extensin que esta timbrando sin especificar el nmero de la extensin. Para hacer esto, teclee *20* seguido por la tecla enviar. Esto redireccionar la primera llamada activa disponible a su extensin. Parqueo de llamada Si se desea se puede parquear una llamada y luego tomarla desde otra extensin, entonces se puede parquear la llamada en un sitio de parqueo y luego recoger la llamada desde otra extensin. Para parquear una llamada: Botn de transferencia directa seguido por *00 a 09 para especificar el sitio de parqueo Por ejemplo *01 colocar la llamada en sitio de parqueo 1. Para recoger una llamada *10 a 19 donde 0 9 es el nmero del sitio de parqueo Por ejemplo *11 recoger cualquier llamada parqueada en el sitio de parqueo 1 Llamadas mltiples en lotes de parqueo Lotes de parqueo soportan el parqueo de mltiples llamadas. Como resultado, cuando se remueve una llamada del parqueo, se puede agregar el nmero de extensin desde la cual la llamada fue parqueada para estar seguro de que se esta tomando la llamada especfica que se haba parqueado all. Por ejemplo: si la extensin 100 parque una llamada en el parqueadero 0, esta llamada puede ser recogida por la extensin 101 al teclear *10100 Ejemplos para telfonos IP populares

Page 38

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Algunos ejemplos de parqueo de una llamada con telfonos IP populares: Con un telfono Grandstream, presione el botn TRNF y marque *00 Con un telfono Snom, presione el botn TRANSFER y marque *00 Con un telfono Polycom, presione el botn TRANSFER, luego desde la pantalla seleccione la opcin BLIND y luego marque *00 Con un telfono Cisco, seleccione en la pantalla "more", seleccione BlndXfr y marque *00 Con un telfono Linksys, presione la tecla de flecha derecha en el botn de navegacin para ms opciones y luego escoja bxfer y marque *00

Nota: Las opciones de tomar llamada y parqueo de llamada, solo estn disponibles en las ediciones comerciales de Central Telefnica 3CX Correo de Voz Para dejar un mensaje en el buzn de correo de voz de una extensin especfica; Marque *4{extensin} Por ejemplo, *4100, dejar un mensaje de correo de voz en el buzn de correo de voz de la extensin 100 Especificando el estado No disponible / disponible Para especificar el estado de No disponible o Disponible para una extensin especfica: Marque *60 para configurar la extensin como disponible Marque *61 para configurar la extensin como no disponible Nota: Las opciones No Disponible y Disponible solo estn disponibles en la ediciones comerciales de Central Telefnica 3CX Iniciando sesin en las colas de llamadas Para iniciar sesin en una cola de llamadas; Marque *62 para que la extensin inicie sesin en todas las colas de llamadas de la cuales la extensin es miembro. Marque *63 para que la extensin cierre sesin en todas las colas de llamadas en la cuales la extensin haba iniciado sesin. Nota: Colas de llamadas solamente estn disponibles en las ediciones comerciales de Central Telefnica 3CX Intercomunicador La opcin de intercomunicador permite a un usuario de la central telefnica hacer un anuncio a otra extensin sin requerir que la otra parte levante el auricular. El mensaje

Page 39

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

ser reproducido a travs del parlante del telfono. El audio es de de dos vas, y la persona que recibe la llamada puede responder inmediatamente sin levantar el auricular. Para llamar a un usuario a travs de la funcin de intercomunicador: Agregue el prefijo *9, seguido por el nmero de la extensin que se quiere llamar. Por ejemplo para hacer una llamada de intercomunicador a la extensin 100, se debera marcar: '*9100' Nota: La opcin de intercomunicador requiere un telfono que la soporte y que est configurado para permitirla. Si tiene dudas, revise con el administrador de la red.

Page 40

Central Telefnica 3CX para Windows System for Windows

www.3cx.com

Conferencia

Introduccin
Llamada en conferencia le permite fcilmente organizar una llamada en conferencia con hasta 32 personas (permitido por la licencia). Aunque existen muchos servicios de conferencia de llamadas, normalmente es ms fcil y ms barato el alojar sus propias audio conferencias. Conferencias pueden ser organizadas inmediatamente, sin la necesidad de reservar una sala de conferencia. Esto se ha hecho para simplificar la organizacin de llamadas en conferencia.

Creando una llamada en conferencia

Para organizar una llamada en conferencia: 1. Marque el nmero de extensin de conferencia, por defecto este es 700 2. Se le pedir que ingrese un ID de conferencia. Este puede ser cualquier nmero, por ejemplo 100. Todas las personas que llaman y desean unirse a la conferencia deben utilizar el mismo ID de conferencia. 3. Si se es el primer participante, el sistema de conferencia preguntar que confirme la creacin de la conferencia. Presione * para confirmar o # para cancelar. 4. Se le preguntar que provea su nombre despus del beep y luego presione un botn para continuar. 5. Ahora ingresar a la conferencia. Si se es la primera persona que llama, se escuchar la msica de espera, mientras las otras personas se unen. Tan pronto como otra persona se una a la conferencia, su nombre ser anunciado.

Page 41