AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LABORAL

La administracin de empresas en un proceso de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrentar, los frecuentes retos al presumir la existencia de posibles irregularidades que deben ser debidamente comprobadas, corregidas y sancionadas La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo.

Definiciones En forma sencilla y clara, escribe Holmes: "... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos." De manera concreta nosotros establecemos que La auditoria es una herramienta que permite detectar desviaciones, establecer mecanismos de control y vigilar la eficiente aplicacin de recursos humanos, tcnicos o financieros.

Objetivo El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello, la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas.

Finalidad Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a) Exmenes de aspectos fiscales y legales b) Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial) c) Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

CLASIFICACIN DE LA AUDITORA Auditora Externa La auditoria Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditoria Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Una auditoria debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una

opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoria, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.

Auditora Interna La auditoria Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son elaboradas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditoria interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.

Diferencias entre Auditora Interna y Externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:

 En la Auditoria Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoria Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditoria Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditoria Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.

Auditora Administrativa Definicin Podemos definir a la auditoria administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Necesidades de la Auditora Administrativa Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin, ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analtica) Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos e internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

Objetivos de la Auditora Administrativa Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

a) De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. b) De productividad: Encauzan las acciones para con optimizar la el

aprovechamiento

de los

recursos de acuerdo

dinmica

administrativa instituida por la organizacin. c) De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. d) De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. e) De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. f) De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. g) De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. h) De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Principios de Auditora Administrativa Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica

de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: a) Sentido de la evaluacin La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones

operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. b) Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. c) Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de una administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo) En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo. d) Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

e) CAMPO DE APLICACIN En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia: (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 1. Tamao de la empresa. 2. Sector de actividad. 3. Naturaleza de sus operaciones. En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa mediana 4. Empresa grande En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas Tambin tomando en cuenta las modalidades que pueden adoptar: a) Exportacin b) Acuerdo de Licencia c) Contratos de Administracin d) Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas e) Subsidiarias En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: a) Tipo de organizacin b) Naturaleza de su funcin Por su tipo de organizacin son: 1. Fundaciones. 2. Agrupaciones. 3. Asociaciones. 4. Sociedades. 5. Fondos.

6. Empresas de solidaridad. 7. Programas. 8. Proyectos. 9. Comisiones 10. Colegios Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1. Educacin. 2. Cultura. 3. Salud y seguridad social. 4. Poltica. Obrero. Campesino Popular. 5. Empleo. 6. Alimentacin. 7. Derechos humanos. 8. Apoyo a marginados y discapacitados. Podemos concluir, que la aplicacin de una auditoria administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad.

Revisiones metdicas La auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de determinar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Esto se logra por medio de revisiones metdicas y completas, del cumplimiento de los objetivos de la organizacin, en base a la conformacin jerrquica y al desempeo individual de cada integrante La auditora permite verificar si la informacin administrativa y operacional que se presenta es confiable, veraz y oportuna, que las transacciones se han realizado en conformidad como planificados, que las polticas y procedimientos de la organizacin hayan sido observados, que se han cumplido las obligaciones

fiscales y jurdicas reglamentarias, y todo esto evaluando la forma como se administran los recursos de la empresa.

La Auditoria Pblica. Es una actividad independiente, de apoyo a la funcin directiva, enfocada al examen objetivo, sistemtico y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas a los sistemas y procedimientos implantados; a la estructura orgnica en operacin y a los objetivos, planes, programas y metas alcanzados por las dependencias y entidades de la administracin pblica federal, local o municipal, con el propsito de determinar el grado de economa, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos pblicos que le fueron suministrados, as como la calidad y calidez con que prestan sus servicios a la ciudadana.

Diversos tipos de Auditora Pblica. Los diversos tipos de auditoria que se pueden realizar en el mbito pblico son: de carcter fiscal, internas, externas, de crdito, de cuentas por cobrar, de estados financieros, de informtica, de obra pblica, de operaciones, de sistemas electrnicos, de procesos electorales, gubernamental, integral, de servicios personales, laboral, etc.

El campo de accin de la Auditora Laboral. En la actualidad, los gastos utilizados por las empresas en el pago de salarios, compra de insumos, pago de impuestos y otro tipo de egresos, tales como el pago de salarios cados a trabajadores, indemnizaciones o por riesgos de trabajo, provocan la reflexin de patrones y empresarios para disminuir la repercusin econmica que disminuya su patrimonio y a pesar de encomendar la elaboracin de auditorias a contadores pblicos, la sensibilidad del abogado se hace presente en estas actividades, an ms, cuando las sanciones que la administracin pblica suele imponer a las compaas por no respetar la

normatividad legal, puede alcanzar cifras considerables que pudieron evitarse. Adems, el desconocimiento de las normas laborales por parte de los encargados del manejo y aplicacin de las mismas, requiere de una constante actualizacin y reciclaje para evitar las consecuencias ya descritas. De ah la importancia de la auditoria laboral convertida en una herramienta de apoyo para patrones y empresarios, y a pesar de que esta disciplina en nuestro pas, aun no adquiere un status propio ante la autoridad, sino a la fecha un respaldo o soporte para quienes la formulan y aceptan. Sin embargo, poco a poco, la auditoria laboral ha ido cobrando aceptacin en el medio laboral, puesto que esta materia coadyuva en el anlisis de la problemtica laboral, cuyo punto elemental se determina en que la empresa cumpla de manera escrupulosa con la normatividad legal vigente. As se lograrn dos propsitos ms: Reducir gastos innecesarios y mejorar la imagen de la compaa a nivel interno y externo.

Concepto: La auditoria laboral es una herramienta que permite detectar desviaciones de la normatividad legal y que afectan a los recursos humanos, tcnicos y financieros de una empresa.

Auditora Laboral La auditora laboral se configura como la principal tcnica para realizar el control de legalidad y la comprobacin de que la actividad de gestin se realiza conforme a los principios de buena gestin: economa, eficacia y eficiencia. As, la auditora se fundamenta en un conjunto de reglas o pautas, conocidas como normas de auditora, dictadas por la corporacin responsable de la organizacin y la actividad.

Por qu es necesaria la Auditora Laboral? La Auditora laboral se ha tomado como la principal tcnica para realizar la comprobacin de las actividades que se llevan a cabo para obtener una buena

gestin: eficacia, economa y eficiencia. La Auditora Laboral se fundamenta en un conjunto de normas que se deben seguir a fin de unificar los mtodos y procedimientos con la formulacin de resultados para mejorar la calidad del trabajo. Ventajas

Detecta problemas crticos del personal Reduce los costos de recursos humanos a travs de procedimientos de personal ms eficiente

Facilita la informacin a los directivos de la empresa Evita prdidas causadas por procedimientos ineficientes de Control Interno

Conocer el grado de cumplimiento de la estrategia social de la empresa Conocer el grado de cumplimiento de las normas socio-laborales y prevenir riesgos de aplicacin de las mismas.

Fases a) Diagnstico b) Elaboracin del Plan de Trabajo c) Diagnstico participativo: los dueos del proceso o departamento se involucran en la informacin d) Propuesta e) Negacin de la propuesta f) Implementacin g) Evaluacin h) Informe de resultados