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Optimizacin de inventarios
Autor: Rafael Snchez Castillo

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Presentacin del curso

El control de los inventarios es una de las actividades ms complejas, ya que es necesario conciliar intereses en conflicto. Por ejemplo; desde el punto de vista de ventas, lo mejor sera disponer de la mayor cantidad posible de artculos, para responder a la demanda de los clientes. Sin embargo al deseo de ventas se contraponen los aspectos financieros y el de manejo de almacenes. En este curso conocers los elementos del control de inventarios, el desarrollo de planes y normas, el glosario de trminos y smbolos del control de inventarios, adems de otros conceptos que te sern de utilidad.

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1. Introduccin
El control de los inventarios es una de las actividades ms complejas, ya que es necesario conciliar intereses en conflicto. Por ejemplo; desde el punto de vista de ventas, lo mejor sera disponer de la mayor cantidad posible de artculos, para responder a la demanda de los clientes. Sin embargo al deseo de ventas se contraponen los aspectos financieros y el de manejo de almacenes. Con el advenimiento de las computadoras personales, es ahora mucho menos complicado y desde luego ms gil, la obtencin del punto de equilibrio entre los dos renglones ms importantes de cualquier negocio que obtenga sus ingresos a travs de la venta de bienes. Estas dos modalidades, son el nivel de servicio al cliente y el valor de los inventarios en existencia. Es tan importante el valor de los inventarios, que llega a representar entre un 25% y un 30% del activo circulante de las empresas, por lo que, una atencin minuciosa a tal rubro, es indispensable, si se desea una marcha exitosa.

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2. Los elementos del control de inventarios

Para lograr una eficaz administracin de los inventarios, la tecnologa moderna seala por lo menos, los siguientes elementos como bases principales que deben establecerse desde un principio. Definir Objetivos. Los objetivos ms comunes son: a).- Tener el mnimo de inversin en existencia de cualquier tipo. (Producto terminado, produccin en proceso, materias primas). b).- Mantener el nivel de existencia de productos terminados, de acuerdo con la demanda de los clientes, para ofrecer un servicio ptimo. c).- Descubrir y tomar decisiones con materiales o productos que no tengan movimiento, o que estn deteriorados. d).- Establecer una adecuada custodia en los almacenes, para evitar fugas, despilfarros o maltrato por descuido. e).- Estar alerta a los cambios en la demanda del mercado. Definir Polticas. Las empresas que se manejan con xito y tienen utilidades, son las que planean bien y con anticipacin todas sus decisiones y operaciones. Una de las bases principales es el establecimiento de polticas que regirn las operaciones futuras. La mayora de las empresas, tienen polticas tales como: a).- Determinar si sus ventas sern sobre pedido o se mantendrn existencias en almacenes, a disposicin de los clientes. b).- Definir niveles de existencia por estacionalidad del mercado. c).- Es necesario determinar si habr un solo almacn, o si habr varios en diversos puntos de la localidad. d).- Deben definirse polticas de compras anticipadas por riesgos de escasez o por conocimiento de futuras alzas de precios.

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3. Desarrollo de planes y normas

De acuerdo con los objetivos y las polticas que se hayan establecido, se deben formalizar los planes de accin: a).- Desarrollo de planes a corto, mediano y largo plazo. b).- Planes de ocupacin de personal en lapsos de bajas o altas ventas. c).- Adopcin de normas para la periodicidad de compra de cada producto. d).- Determinacin de normas para los puntos econmicos de compra. e).- Establecimiento de normas de costos de abastecimiento, de mantenimiento de existencias en los almacenes y por prdidas en ventas por no surtir los pedidos en cantidad y tiempo. ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. Una vez que los planes de accin hayan sido establecidos, debern implementarse mediante los siguientes procedimientos: a).- Sistema de mximos y mnimos. b).- Sistema para nivelar las cantidades de los inventarios de seguridad. c).- Sistema para el control de los materiales de acuerdo a su valor. d).- Sistema de control de entradas y salidas de cualquier tipo de material. e).- Registros estadsticos. f).- Procedimiento para determinar lotes econmicos de compra. g).- Procedimiento para calcular ventajas o desventajas de descuentos por volumen de compra. Debe disponerse asimismo, de un sistema continuo y constante de retroinformacin de resultados, de anlisis y evaluacin de la retroalimentacin de medidas correctivas.

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4. Selectividad a, b, c
Propsito. Este sistema tiene como finalidad reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo del control de los inventarios. La filosofa del Sistema. La filosofa fundamental del sistema sencillamente dice: "muchas veces cuesta ms el control que el valor de lo controlado". De ah parte el principio de separar las partidas en inventario, segn su valor e importancia, en tres clases: A. Incluye los artculos que por su alto costo de adquisicin, por su alto valor en inventario, por su utilizacin como material crtico o debido a su aportacin directa a las utilidades, merecen un 100% de estricto control. B. Comprende aquellos artculos que por ser de menor costo, valor e importancia, su control requiere menor esfuerzo y ms bajo costo administrativo. C. Integrada por los artculos de poco costo, poca inversin, poca importancia para ventas y produccin, y que slo requieren una simple supervisin sobre el nivel de sus existencias, para satisfacer las necesidades de ventas y produccin. Los sistemas de clasificacin ms comunes son: - Por precio unitario; - Por valor total; - Por utilizacin y valor; y - Por su aportacin a las utilidades netas. Por aspectos prcticos, en este curso hablaremos exclusivamente del sistema de clasificacin por utilizacin y valor. Sistema. Esta clasificacin se basa en el valor que tiene cada artculo segn el resultado de multiplicar el precio unitario por su consumo promedio o esperado, o sea por su utilizacin. Este sistema contiene datos ms reales y confiables para el establecimiento de polticas y la toma de decisiones. Debido a que es ajeno al inventario de que se

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dispone al momento del anlisis, la informacin no se ve distorsionada por el hecho de tener inventarios desbalanceados dentro de la gama de artculos en existencia. El procedimiento para clasificacin por utilizacin y valor, es bastante sencillo y a continuacin se explica: 1. Es conveniente que cada artculo tenga; un nmero de clave, descripcin y la unidad de medida con que se maneja ejem. ,Pieza, Kg, etc (columnas 1,2 y 3). 2. Debe conocerse el costo unitario de cada artculo (columna 4). 3. Se necesita tambin el consumo mensual en unidades de cada artculo, real o esperado (columna 5). 4. Se multiplican las unidades por el costo y se tiene por lo tanto, el consumo mensual en valores (columna 6), el cual se suma para conocer el TOTAL en valores 5. Se crea una columna ( No. 7), con la acumulacin de los valores. De sta manera, el valor acumulado del primer rengln ser el mismo, para el rengln 1,pero el del rengln 2, ser la suma del rengln 1 + el rengln 2, y as sucesivamente. 6. Se obtiene tambin el porcentaje de participacin de cada artculo respecto del total que se ha calculado con el procedimiento descrito del punto 5 (columna 8). 7. Se crea una columna acumulando los valores porcentuales de cada rengln de tal suerte que el ltimo rengln ser el 100% (columna 9). 8. En la columna 10, se hace la separacin de la clase de artculos. Una manera prctica de identificar los artculos clase A, es separar aquellos renglones que hayan quedado comprendidos hasta el 80% en la columna de valores porcentuales acumulados. Los clase B, sern los que queden entre el 80% y el 90% de tal columna. Y los clase C, los que sobren entre 90% y el 100%.

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5. Glosario de trminos y smbolos del control de inventarios

En el control inventarios existen trminos, expresiones y smbolos que son caractersticos del trabajo de anlisis y de establecimiento de polticas de abastecimiento. Presentamos a continuacin aquellos que se usarn en este volumen.

Una breve explicacin de cada uno de los conceptos nos familiarizar con tal terminologa. DEMANDA (D). Tambin denominada consumo o uso, es el factor ms importante en el control de los inventarios. La principal finalidad de un anlisis de los inventarios consiste en prever lo que se ha de consumir en un tiempo futuro, con objeto de mantener existencias suficientes para las necesidades de ventas y produccin y no excederse en la inversin y en los costos de almacenamiento. La demanda se considera como lo que ha consumirse, por salidas de materiales para produccin o de productos terminados, para ventas, en cierto periodo que puede ser anual, semestral, mensual, semanal o diario. Se expresa en trminos de cantidad de unidades que aumentan o disminuyen las existencias.

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trminos de cantidad de unidades que aumentan o disminuyen las existencias. Tambin se expresa en valores, los cuales, a su vez, se presentan en trminos de precios de adquisicin. LOTE (L). Un conjunto de unidades o piezas, contadas pesadas o medidas, que integran la cantidad ordenada en un pedido de compra o en una orden de produccin, se denomina lote. TIEMPO DE ADQUISICIN. ( Ta). El tiempo de entrega es el nmero de das, semanas o meses que tarda un pedido de compra en llegar al almacn, despus de haber sido solicitado al proveedor. RESERVA (R). Es la cantidad de materiales o de productos que se mantienen en existencia tal como una provisin de seguridad, o para casos en que las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumo ms rpido, por salidas a produccin o por ventas a clientes. El clculo de las reservas es muy importante ya que las cantidades de seguridad pueden resultar excesivas y aumentar la inversin en los inventarios; asimismo, pueden ser insuficientes y aumentar el costo de faltantes a produccin o a ventas. PUNTO DE REORDEN ( Pr). El punto de reorden est determinado por: la cantidad que represente el uso normal durante el tiempo que lleva el reabastecimiento, ms la cantidad de reserva que se mantiene para los imprevistos de variacin en las entregas o en el consumo. La incidencia de faltantes puede reducirse a un mnimo si se efecta un buen clculo del punto de reserva y se lleva un constante control de el, para ajustarlo a las necesidades cambiantes de los mercados de abastecimientos y de ventas. COSTO UNITARIO (Cu). Generalmente el costo unitario es: a).- En lo que respecta materiales, el precio de compra ms el costo de adquisicin. Estos costos pueden ser por concepto de fletes, gastos aduanales, etc. y

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adquisicin. Estos costos pueden ser por concepto de fletes, gastos aduanales, etc. y b).- En relacin con los productos terminados, la suma de sus costos directos e indirectos de fabricacin. El costo unitario es un factor bsico para determinar el valor de cada unidad en un inventario. Como vimos al hablar del sistema de clasificacin A, B,C, el costo unitario es un elemento fundamental para el clculo de los distintos porcentajes de valor de cada clase; tambin ser bsico para la frmula del lote econmico de compra. COSTO DE PEDIDO (Cp). Este uno de los factores empleados en las frmulas del lote econmico de compra o de produccin. El costo de preparacin o de pedido de compra es la suma de todos los gastos anuales inherentes al abastecimiento de materias primas y materiales, dividida entre el nmero de pedidos de compra al ao. COSTO DE ALMACENAMIENTO (Ca). Los costos anuales de almacenamiento de existencias se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor de inventario; incluyen gastos de caja, as como costos intangibles pero reales como los siguientes: - Intereses sobre el capital invertido en las existencias. - El valor del espacio ocupado por los almacenes en relacin con el valor del espacio total de la planta. - Sueldos y prestaciones del personal que interviene en las zonas de recibo, de almacenamiento y embarque. - El costo de primas de seguros por el local y el valor de las existencias. - El costo de depreciacin de las instalaciones de los equipos de almacenamiento y de movimiento de materiales. - Costos por mermas y obsolescencia. - Mantenimiento de las instalaciones, impuestos y otros gastos. COSTO DE MANTENIMIENTO EN INVENTARIO ( Cm). Este es un costo que vara segn el volumen almacenado y el costo unitario del material o producto que se emplea como uno de los factores de las frmulas del lote econmico de compra y del lote econmico de produccin. El porcentaje obtenido en el costo de almacenamiento, multiplicado por costo

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unitario del material o producto, nos da el costo de mantenimiento de existencias en los almacenes: Cm = Cu x C COSTO TOTAL INCREMENTAL ( CTI) Es la suma de los costos de preparacin y de almacenamiento. En la frmula del lote econmico vara de acuerdo con los distintos tamaos de lote y con las veces de adquisicin anuales. Mximo-Mnimo ( Max-Min) Estos son los niveles de cantidades de existencias que deben llevarse en los almacenes de acuerdo con los clculos de lotes econmicos y con los puntos de reorden. El mnimo es la cantidad de existencias que sirve de seal para reabastecer. El mximo esa cantidad total de cada material o de cada producto que debe almacenarse. La adquisicin normalmente se calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de efectuar el pedido y la cantidad fijada como "mxima". FRECUENCIA(F) La frecuencia es el nmero de veces que ocurre un determinado evento o valor. Encontraremos la frecuencia en los clculos de desviacin estndar y en las tabulaciones de faltantes contra excesos de existencias. PROBABILIDAD(P) En las frmulas empleadas utilizaremos la probabilidad como un factor de posibilidades de que ocurre un evento en 100 frecuencias; por tanto, se expresa porciento de probabilidades de que ocurra un hecho o un evento. COSTO DE FALTANTE(Cf) Es lo que cuestan el no surtir un producto a un cliente. En este volumen nicamente el costo de faltante, se toma como el margen de utilidad entre el costo del producto y su precio de venta. Los costos intangibles, como la prdida de los clientes o de imagen en el mercado, no se consideran en los clculos. COSTO DE EXCEDENTE (Ce) Es el valor Cm, o sea, el costo de almacenamiento aplicado a un producto que permanece en exceso en el almacn, por no venderse.

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SISTEMAS DETERMINISTICOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS. Puesto que los costos pueden incrementarse, bajarse o nivelarse, segn los sistemas que se empleen, deben considerarse decisiones con planes alternativos para fijar objetivos y polticas de ventas, produccin y abastecimiento. El objetivo primordial de la direccin con respecto a los abastecimientos y al control de inventarios, consiste en definir polticas y reglas de decisin con miras a establecer los sistemas que tienden a reducir al mnimo los costos siguientes: 1.- Los que dependen, en volumen y valor, del tamao de la compra, o sea, lo que llamamos lote econmico de compra. 2.- Aquellos que dependen de la secuencia, la programacin de cargas de mquinas, del tiempo de preparacin de rdenes de produccin y del tiempo de preparacin de mquinas, cuando el volumen de produccin afecta estos factores; es decir, el lote econmico de fabricacin. En la administracin de los inventarios de materiales o de las partes componentes que sean adquiridas mediante compras o por manufactura propia, se requiere tomar decisiones de cuanto y de cuando hay que pedir para reabastecer las existencias. El lote econmico de compra constituye un mtodo determinstico que sirve de base para la toma de decisiones por lo que respecta a cunto comprar o reabastecer. LOTE ECONOMICO DE COMPRA. La agilidad en la decisin de las adquisiciones contribuye en forma importante, aunque slo en parte, a las utilidades del negocio. Las decisiones acerca de las cantidades de adquisicin, o sea sobre el tamao del pedido de compra, deben cubrir tres objetivos: a) Reducir al mnimo el nivel del valor total del inventario. b) Reducir al mnimo la incidencia de faltantes. c) Reducir los gastos de adquisicin y de almacenamiento, La realizacin de estos objetivos ha constituido siempre un problema para decidir cunto comprar. Las determinantes de este problema son ambivalentes, ya que almacenar grandes cantidades requiere ms almacenamiento y aumenta el costo del mismo, pero al mismo tiempo requiere menos rdenes y reduce el costo de las rdenes. Cuando se ordenan pequeas cantidades se produce justamente los efectos contrarios.

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La administracin habr de procurar un equilibrio entre estos dos costos. Si se compran pequeos lotes, la frecuencia de pedidos aumenta el trabajo y, consecuentemente, los gastos en los departamentos de compras, recibo, control de calidad, contabilidad y pagos. En cambio la frecuencia de los pedidos de lotes ms grandes es menor y en tal caso los costos se reducen. Pero, por otro lado, entre mayor es el tamao de los lotes mas alto es el costo de almacenarlos, por la inversin en su valor, por ocupar espacio adicional, o emplear mas personal, etc. De la misma manera, lotes pequeos disminuyen estos costos. Los clculos del lote econmico de compra resuelven este problema y determinan cunto comprar y la cantidad ms ventajosa para la empresa; establecen el equilibrio entre los dos costos: pedido y almacenamiento. Tal equilibrio se determinar mediante anlisis y clculos, y se alcanzar cuando los dos costos sean iguales. COSTO DE ALMACENAMIENTO(Ca). Manejar y mantener existencias en los almacenes cuesta; por tanto, a mayor cantidad almacenada, de cualquier artculo o material, mayor es el incremento de su costo por unidad anual. Es importante considerar que cada peso invertido en inventarios representa rditos sobre el capital, ya que si el dinero se encontrara en alguna institucin bancaria o en algn tipo de ttulos, estara produciendo un inters. Asimismo, estar ocupando un espacio que significa tambin el pago de una renta. Se requerir personal para el mantenimiento de este inventario. La mercanca adems, estar protegida por un seguro que representa el pago de una prima. Igualmente se pagan impuestos sobre la inversin. Otros riesgos que es necesario considerar son los de obsolescencia y desperdicio y que sern mayores a medida que las cantidades almacenadas sean ms altas. COSTO DE FALTANTES (Cf) No se sabe porque este costo, que llega a ser en algunos casos considerable, no se lleva en la contabilidad ni se carga al costo del producto. Los costos debidos a faltantes pueden traducirse en prdidas, pues no permiten surtir a tiempo los pedidos de los clientes.

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permiten surtir a tiempo los pedidos de los clientes. COSTO DEL PEDIDO (Cp) Cada vez que se formula un pedido de compra se gasta tiempo y, por consecuencia, dinero en todos los departamentos que intervienen en l. Para obtener el costo de pedir, se acostumbra sumar los gastos anuales de los departamentos que intervienen en elaboracin de un pedido y se divide el importe entre el nmero de pedidos por ao. De sta manera, se obtiene el costo unitario por pedido de compra. TECNICAS PARA DETERMINAR EL LOTE ECONMICO DE COMPRA. Para los clculos que determinan el lote econmico de compra pueden emplearse los siguientes mtodos: 1. Tcnica de tabulacin a un solo precio unitario; 2. Tcnica de tabulacin con descuentos por volumen de compra; 3. Tcnica grfica, y 4. Tcnicas de derivacin. Tabulacin a un solo precio unitario es el mtodo recomendado, por su sencillez. Los otros 3 se muestran solamente como una referencia. Este mtodo facilita la determinacin del tamao del lote ms econmico que se debe comprar y de la frecuencia o nmero de veces al ao que hay que efectuar pedidos. En el modelo I, que aparece en pginas siguientes, se presentan siete alternativas de cantidades, de unidades y de frecuencias. El problema que debe resolverse es: determinar un lote econmico de compra, con los siguientes datos: Una demanda anual (D) de 120,000 unidades, al precio de $5.00 por unidad (Cu); el costo de cada pedido es de $480.00; contabilidad vala en un 4% el costo de mantenimiento en inventario (Cm), que multiplicado por el precio unitario da un costo de almacenamiento (Ca) de $0.20. Se tabulan varios tamaos de lotes y diversas frecuencias, para encontrar el lote (L) ms econmico, obteniendo su costo total (CT) de pedido, mas el de almacenamiento. El primer rengln contiene siete columnas para las alternativas 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 12 veces al ao. En el segundo rengln aparecen los tamaos de los lotes, en unidades para cada columna de frecuencias al ao. Las cantidades representan el cociente de la demanda (D) entre el nmero de veces al ao, para cada columna; por

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cociente de la demanda (D) entre el nmero de veces al ao, para cada columna; por ejemplo, una vez al ao, 120,000 unidades; dos veces al ao: 120,000 entre 2 = 60,000 unidades, y as sucesivamente para cada columna en este rengln. El tercer rengln presenta el inventario promedio (L/2), que es la mitad de la cantidad de cada lote; por ejemplo el lote de 120,000, una vez al ao, tienen inventario promedio de 60,000; el lote de 60,000 tiene un inventario de 30,000 unidades, y as sucesivamente en las dems columnas. En el cuarto rengln aparece el costo promedio de almacenamiento (C a x L/2), es el producto del costo de almacenamiento (Ca) por el inventario promedio (L/2). En la primera columna tenemos un inventario promedio de 60,000 por $0.20 = $12,000.00; y en la siguiente columna un inventario promedio de 30,000 unidades multiplicadas por $0.20 = $6000.00, el resto de las columnas se determinan de igual manera. El quinto rengln contiene el costo de preparacin o de hacer una orden de compra (Cp), que es el producto del costo de efectuar un pedido por el nmero de veces al ao que se ordena. En la primera columna aparecen $480.00 multiplicados por una vez, y la siguiente $960.00 que es el resultado de multiplicar $480.00 por dos veces al ao. El sexto rengln es la suma de los dos costos: el de efectuar la orden mas el de almacenamiento. En la primera columna se tienen $480.00 + $12,000.00 = $12,480.00; y en la siguiente $960.00 + $6,000.00 = $6,960.00. Este rengln contiene el costo total (CT) para cada columna. Al comparar los costos totales de cada columna se observa que costo ms bajo es de $4,800.00, y corresponde a un tamao del lote de 24,000 unidades y a una frecuencia de 5 veces al ao; ste es el lote econmico que pide este problema. Tambin es importante observar que ambos costos, el de pedido y de almacenamiento son iguales; en algunos casos no lo son, pero su diferencia debe ser mnima o, como se dice matemticamente, con tendencia a cero (0).

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6. Sistemas probabilsticos
Este captulo est destinado a proporcionar las herramientas de estadstica y de probabilidades, que reforzarn el juicio y el criterio en las decisiones y permitirn reducir los riesgos por las incertidumbres de la variabilidad normales en las operaciones de ventas, produccin y abastecimientos. En el mundo los negocios, y muy especialmente en el industrial, hay muchos procesos cuyos resultados no pueden ser previstos individualmente con certeza, pero s su grado de confianza, o sea, el grado de probabilidad de su resultado. Las teoras de la estadstica y de la probabilidad nos permiten asignar valores numricos justamente a ese grado de confianza de que un resultado especificado ha de ocurrir. Las tcnicas que hemos empleado hasta ahora para optimizar el control de los inventarios estuvieron basados en una disciplina denominada sistema determinstico. El trmino determinstico, caracteriza a los procesos en los cuales un conjunto de sucesos variables produce exactamente los mismos valores cada vez que ese proceso se repite. Por ejemplo, si se ha determinado que el costo de un pedido de compra es siempre de $300.00, dos pedidos al ao tendrn un costo anual de $600.00 y 12 pedidos al ao un costo anual de $3,600.00. En estos ejemplos no interviene la incertidumbre si se tienen la certeza del precio y de los tamaos del lote o del nmero de pedidos. Las tcnicas que se presentan a continuacin se emplean en los sistemas probabilsticos. El trmino probabilstico es la expresin cuantitativa que comprende la asignacin de valores numricos a sucesos que tienen la posibilidad de ocurrir y dependen de fenmenos de la naturaleza o de variables inherentes a un proceso que no son controlables. Por tanto, el sistema probabilstico es el conjunto de mtodos cuantitativos para predecir el comportamiento de un proceso continuo de sucesos. Por ejemplo: 1. - Teniendo los datos de 11 meses de ventas, predecir la venta del duodcimo mes; o bien, conociendo la irregularidad de un proveedor en sus

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entregas en el pasado, predecir el tiempo de abastecimiento de un material. Los sistemas probabilsticos servirn para determinar: a.- El punto de reorden por ciclo fijo y cantidad de adquisicin variable; b.- El punto de reorden de cantidad fija y perodo de abastecimiento variable; c.- El ndice confiable de la incidencia de faltantes, y d.- La incidencia de faltantes permisible, como factor ms econmico en los puntos de reorden. Estos factores contribuyen a alcanzar los siguientes objetivos: 1. Programar los planes y las actividades para obtener los datos ms confiables para tomar una decisin. 2. Organizar y analizar los datos de tal manera que se obtenga de ellos la mxima informacin. 3. Establecer o sealar las relaciones entre causa y efecto. 4. Conseguir la confiabilidad de las conclusiones tomadas. 5. Supervisar las tendencias y los procesos. Por otra parte, las tcnicas estadsticas permiten: 6. Conocer el nmero de observaciones o ciclos que deben tomarse o en la cantidad suficiente para llegar a conclusiones satisfactorias de precisin y confiabilidad. 7. Resumir una gran masa de datos sobre hechos pasados u observados para resolver un problema. 8. Extractar informacin esencial de grandes masas de datos y reducir as la cantidad de datos que deban obtenerse. 9. Reducir riesgos por incertidumbres de la variabilidad, que son inherentes a la mayora de los procesos, materiales, actividades y condiciones de trabajo. 10. Reforzar con estimaciones calculadas el criterio y la interpretacin de resultados experimentales. 11. Eliminar la simple adivinanza o corazonada en situaciones donde se puede calcular la probabilidad de que suceda un evento o resultado deseado. 12. Fijar lmites de precisin en datos muestreados y analizados. 13. Fijar lmites de control a los grados de precisin de operaciones. Los sistemas probabilsticos, basados en tcnicas de estadstica y de probabilidades, se agregan en este captulo a los sistemas determinsticos ya vistos.

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Sistemas probabilsticos para resolver cuando ordenar. En el sistema determinstico del lote econmico de compra, la cantidad y la frecuencia en nmero de veces son fijas. Ahora tenemos que ver sistemas en los que la certeza o incertidumbre tanto de la frecuencia como de la cantidad, tienen que ser medidas de manera estadstica y probabilstica. Hay que considerar fluctuaciones aleatorias en la demanda, en las entregas de los proveedores, en corridas de produccin y otros factores imponderables; stos no podrn controlarse con certeza pero s podrn medirse y pronosticarse para limitar los riesgos en la toma de decisiones sobre el abastecimiento y el control de materiales y productos. Las variables del sistema que pueden ser manejadas por la administracin para desarrollar un sistema de control son: el tamao de una reposicin o reorden, la frecuencia de reabastecimiento, el pronstico de los niveles de consumo y el mtodo de retroinformacin, en el cual se basa la frecuencia de revisiones. Dos sistemas son bsicos para establecer los perodos de reabastecimiento: a) Cantidad fija y tiempo variable, y b) Tiempo fijo y cantidad variable. Sistema de cantidad fija y tiempo variable. De acuerdo con este sistema, cada vez que se requiere reabastecer un material o un producto se ordena la misma cantidad. La frecuencia de las rdenes es variable debido a las fluctuaciones del consumo en las existencias. Es importante llevar registros de las existencias con los datos que proporcionen la disponibilidad ; esto es, las cantidades fsicas en el almacn. Sistema de tiempo fijo y cantidad variable. En este sistema los ciclos de abastecimiento estn controlados por perodos preestablecidos. La periodicidad puede ser semanal, quincenal, mensual o de acuerdo con cualquier otro ciclo. Sin embargo el tamao de la orden vara en cada ciclo para absorber las fluctuaciones del consumo entre un perodo y otro. SISTEMA PARA DETERMINAR EL NIVEL DE EXISTENCIAS DE RESERVA. Toda compaa corre el riesgo de no tener existencias de un material o un artculo cuando el inventario ha bajado a su mnimo nivel; esto ocurre durante el

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artculo cuando el inventario ha bajado a su mnimo nivel; esto ocurre durante el perodo de reorden, o sea, durante la espera de la mercanca en trnsito. Por tanto, la determinacin de la existencia de reserva que ha de mantenerse para reducir al mnimo los faltantes y la inversin en el inventario, depende del consumo durante el perodo de reorden, es decir, entre el pedido y la entrega de la mercanca. Por ejemplo, los consumos durante el perodo que comprende desde el momento en que se hace el pedido al proveedor hasta la llegada al almacn, pueden ser tan variados como los siguientes:

El total, de 1,920 unidades, dividido entre 12 meses da un promedio de 160 unidades; pero tal promedio nos dice poco, puesto que en ocasiones se han consumido 100 unidades mensualmente y en otras 200. Entonces recurrimos al clculo de la desviacin estndar como sigue: Lo primero que debe hacerse, es obtener la diferencia existente entre el promedio del consumo ( 160 unidades) y la salida real. Como se puede observar, se presentan lo mismo diferencias positivas que negativas, sin embargo para el clculo de la Desviacin Estndar, se har una suma algebraica, de tal manera que los signos no afectarn el resultado.

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algebraica, de tal manera que los signos no afectarn el resultado.

La desviacin estndar, es de 31 unidades para el ejemplo propuesto. ste clculo se puede hacer de manera muy sencilla, ya que la determinacin de la Desviacin Estndar, se puede localizar en el programa de Excel como una funcin, con el nombre de DESVESTA ( ).Tal funcin, se inserta al final de la serie de los nmeros que resultaron de comparar el promedio contra el consumo real. Dentro del parntesis, se indica la celda de inicio y la celda final, separadas estas con dos puntos ( Ejem, A1: A13). En ste caso, desde la primera celda en la que se encuentra 20, hasta la ltima celda, en la que se encuentra, 10; y el programa de Excel, automticamente calcula la Desviacin Estndar, que como ya se dijo antes, es de 31 unidades. A continuacin se presenta la determinacin manual de la misma Desviacin Estndar, mostrando a detalle los pasos necesarios:

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1.- Se determina el promedio ( 160 unidades). 2.- Se compara el promedio vs resultados reales y se obtienen las variaciones,(20,60,etc). 3.- Se elevan esas variaciones al cuadrado y se suman ( 10,350) 4.- Se dividen los 10,350 entre 11,(12-1) dando como resultado = 940.909 5.- Se calcula la raz cuadrada de 940.909 para obtener el resultado de = 30.67 31 unidades. Ahora determinamos qu grado de certeza es el deseado. Por ejemplo, supongamos que la compaa establece la poltica de administrar un 5 % de faltantes, o sea de alcanzar un 95 % de seguridad.

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Buscamos en la tabla, el valor de 95 % de seguridad y encontramos que 1.65 es el nmero de desviaciones estndar que corresponde y multiplicamos 1.65 por 31 unidades, que es el factor de seguridad que determinamos anteriormente, y obtenemos 51 unidades de reserva. Si deseamos conocer el punto de reorden con stos datos; bastar con sumar las 160 unidades del consumo mensual + las 51 unidades de reserva y tendremos que deber ordenarse una nueva compra, cuando el nivel de existencias llegue a 211 unidades ( 160 + 51). El costo anual de mantenimiento de la existencia de reserva para garantizar un nivel de confiabilidad del 95 % le representa a la compaa $ 506.06, ya que se estim el costo de cada unidad en $10.00.

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7. Punto de reorden por consumo y tiempo de entrega

Mtodo Este mtodo ha sido bastante prctico para un buen nmero de empresas comerciales e industriales. 1. El encabezado de la hoja lleva impreso para la fecha del estudio: da mes y ao. 2. La hoja ha de tener 10 columnas con los ttulos impresos en cada una de ellas. Primera columna. Debe tener escritos o ya impresos todos materiales o productos que usualmente se emplean. Pueden listarse por orden alfabtico o numrico (nmero clave). En este modelo, cada artculo se simboliza con una letra. Segunda columna. "Consumo mensual". El dato es obtenido de los registros de salida de almacn del mes que se analiza. Tercera columna. "Consumo diario". Se divide entre un factor constante "30" el consumo mensual de la segunda columna. Ejemplo: producto A = 3000/30 = consumo diario 100. Cuarta columna. "Das de adquisicin". Se anotan los das en que normalmente se reabastece. Quinta columna. "Mnimo". Es el resultado de multiplicar el consumo diario, columna 3, por los das de adquisicin, columna 4. Sexta columna. "Demora". Es un porcentaje estimado de tiempo que puede demorar el reabastecimiento (fallas del proveedor, de transporte, de trmites aduanales, etc.). Sptima columna. " De reorden". Es la cantidad que seala la necesidad de reabastecerse. Se calcula multiplicando primero la cantidad de mnimo, columna 5, por el porcentaje, columna 6, y sumando el resultado a la cantidad mnima, columna 5. Octava columna. "Cantidad de reserva". Es el inventario de seguridad que se calcula, multiplicando el mnimo, ( columna 5), por el porcentaje de demora (columna 6).

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Novena columna. "Das de reserva". Es el nmero de das que cubren la posible demora del proveedor o produccin; se calcula dividiendo la cantidad de reserva, columna 8, entre el consumo diario, columna 3. Dcima columna. "Das esperados". Es la suma de los das de adquisicin, columna 4, ms los das de reserva, columna 8. Este mtodo puede llevarse mensual o peridicamente, sea manual o por computadora. Todos los mtodos han sido practicados con xito en un nmero variado de empresas comerciales e industriales. Cada una adopt el que mejor cumpla con su objetivo de reducir los inventarios y riesgo de faltantes, as como el que reduca los costos de almacenamiento o de abastecimiento.

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8. Mtodo para el calculo del nivel de servicio al cliente

Es el Servicio al Cliente la esencia de cualquier negocio industria, ya que TODA empresa ha sido creada, para generar UTILIDADES, pero los ingresos siempre provendrn de los CLIENTES, que reciben un bien un servicio a cambio del dinero que estn pagando. En nuestro pas, sobre todo durante el pasado y en una economa cerrada, el privilegio de poseer un MONOPOLIO, permita a los propietarios de estos, el obtener ganancias, a pesar de proporcionar un pobre nivel de servicio a sus clientes, sin embargo, con la competencia de hoy en da, esos casos son cada vez menos frecuentes. Actualmente, es lo ms comn, encontrar nmeros de telfono gratuitos en los envases de los productos, ya que los fabricantes estn muy interesados en conocer la opinin de los clientes, pues al existir tal equilibrio en los precios de bienes y servicios, el factor que inclinar la balanza a favor de determinada marca, ser UNICA Y EXCLUSIVAMENTE, el SERVICIO. Dedicaremos ste captulo a conocer los mtodos ms utilizados para medir el Servicio que se proporciona a los clientes. El nivel de Servicio al Cliente, se expresa normalmente en porcentaje, y nos indicar por lo tanto en cuantas ocasiones los clientes que decidieron consumir nuestro producto, lo encontraron disponible y efectuaron la compra. La gran mayora de los negocios empresas, no mide el nivel de servicio a sus clientes, y como lo hemos expresado anteriormente, si no se sabe que tan bien que tan mal se est cumpliendo con el cliente, difcilmente se podr lograr una mejora y una posicin ventajosa ante la competencia. El factor mencionado, se puede obtener a travs de las siguientes frmulas: 1.- Unidades Vendidas / (Unidades Vendidas + Unidades Negadas ) = Factor de Servicio. 2.- Valor de las Unidades Vendidas / (Valor de las Unidades Vendidas + Valor de las Unidades Negadas) = Factor de Servicio.

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La diferencia ms importante entre una frmula y otra, consiste en que en la primera, se otorga la misma importancia a TODOS los productos que se ofrecen al pblico. En el segundo caso, al utilizar el valor monetario de los artculos, el resultado se ver influenciado por el importe de los artculos que se han dejado de vender. Para facilitar la comprensin se presenta el siguiente ejercicio, considerando ambas frmulas:

Mtodo, considerando UNIDADES: 1.- Se toman las unidades vendidas en el perodo, = 56,400 piezas. 2.- A las unidades vendidas, se le suman las unidades negadas,(56,400 + 5,280) = 61,680. 3.- Se divide 56,400 entre 61,680, dando como resultado = 91.44 %. Mtodo, considerando VALORES. 1.- Se toma el valor de las unidades vendidas en el perodo, = $ 1,664,100 . 2.- A este valor,se le suma el importe de las unidades negadas, ( $1,664,100 + $138,440) = $ 1,802,540. 3.- Se divide $1,664,100 entre $1,802,540, dando como resultado = 92.32 %.

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Como se puede observar, a pesar de que los datos del ejercicio son exactamente iguales, el Nivel de Servicio que se obtuvo, es diferente. Cuando se consideran las unidades, se est otorgando a cada uno de los artculos, la MISMA IMPORTANCIA. Para ste mtodo, es tan importante el artculo I, de un costo de tan solo $9.00, como el artculo B, que tiene un costo de $125.00. Al calcular el Nivel de Servicio tomando en cuenta los valores, el nivel mejora en 0.88 puntos porcentuales. La decisin de qu mtodo emplear, corresponde a cada empresario, ya que habr quien desee ofrecer a sus clientes, un nivel de servicio ptimo, en TODOS los artculos, para lo cual deber utilizar el mtodo de unidades. Otros ms, decidirn otorgar un mejor servicio en los artculos ms caros, o de mejor margen de utilidad, para lo cual les convendra emplear el mtodo en el que se involucran los valores. La nica posibilidad de obtener el 100 % en el Nivel de Servicio, es la de tener 0 (cero) productos agotados, ya que las unidades o valores se dividiran entre cantidades idnticas. BIBLIOGRAFA . Garca Cant Alfonso, Enfoques prcticos para la planeacin y control de inventarios, Edit. Trillas,1996. - Plossl G.W. and Wight O.W. PRINCIPIOS Y TECNICAS DE CONTROL DE PRODUCCIN E INVENTARIOS, Edicin Indetel revisada por F.J. de Regil,1976.

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