PENYUSUTAN ARSIP

AGUS BUCHORI Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Lamongan

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mengikuti mata pelatihan ini peserta diharapkan dapat memahami prosedur dan teknik Penyusutan Arsip

1. Tahap Kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas 2. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah

1.

2.

Cara (kepandaian) membuat atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan seni Metode atau sistem mengerjakan sesuatu

Pengertian:
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku, c. Menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan.

DAUR HIDUP ARSIP

PENCIPTAAN

PENGGUNAAAN PEMELIHARAAN

MUSNAH

PENYUSUTAN

SIMPAN KEMBALI STATIS/DISERAHKAN

DASAR HUKUM PENYUSUTAN

UU NO. 43 / 2009 PASAL 47 s/d 55 PP NO 28 / 2012 SE Ka ANRI : SE. nomor 01/1981 SE Ka ANRI : SE nomor 02 /1983 JRA yang disahkan UU 8 / 1997 ttg Dokumen Perusahaan

TANPA MENGGUNAKAN JRA

MENGGUNAKAN JRA

SE KA ANRI
NOMOR SE/01/1981

Adalah sebuah Daftar yang memuat jenis arsip dan jangka waktu simpan ( Retensi ) arsip pada masa aktif maupun inaktif, serta penentuan nasib akhir arsip (musnah, permanen, review, vital)

JADUAL RETENSI ARSIP

(RECORD RETENTION SCHEDULE) A. Fungsi : 1. Sebagai alat/sarana penyelamatan Arsip 2. Sebagai alat penyusutan Arsip 3. Ketentuan Hukum yang mengikat instansi dalam pengetahuan Arsip secara terpadu.

B. R. Lingkup : 1. Deskripsi/series Arsip/jenis Arsip 2. Jangka simpan : - Aktif - Inaktif 3. Disposisi / ket. nasib akhir (vital/permanen/musnah/review)

NO

JENIS ARSIP

JANGKA SIMPAN
AKTIF INAKTIF

KET

1.

Formasi Pegawai A. Usulan dari Unit erja B. Usulan permintaan alokasi C. SK Penetapan Formasi Penerimaan Pegawai a. Proses Peneraimaan, meliputi Pengumuman Seleksi Administrasi Pemanggilan Peserta Test Pelaksanaan Ujian Tertulis Keputusan Hasil Ujian Wawancara / Litsus Penetapan Tahap Akhir b. Lamaran yang ditolak c. Biodata dan LJK hasil seleksi

1 Th stl Th Angr 2 Th stl Th Angr 2 Th stl Th Angr

2 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

Musnah Musnah Musnah

2.

2 Th stl th anggaran

2 Tahun

Musnah

1 th stl th angg 1 th stl SK CPNS terbit

PENILAIAN Penilaian arsip : analisa informasi thd sekelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan jangka simpan arsip. Metode : Analisis fungsional Analisis Isi Analisis konteks Analisis kegunaan Analisis biaya

NILAI GUNA ARSIP

1. Nilaiguna Primer : a. Administratif b. Fiskal c. Hukum d. Ilmiah Teknologi (tanggung jawab kedinasan) (tanggung jawab keuangan) (tanggung jawab kewenangan) (tanggung jawab intelektual)

2. Nilaiguna Sekunder : a. Informational 1) Organisasi / lembaga 2) Tempat 3) Fenomena

b. Evidential Sejarah / bukti keberadaan

1. PEMERIKSAAN 2. PENDAFTARAN 3. PENATAAN FISIK 4. PELAKSANAAN

DAFTAR ARSIP

BERITA ACARA

2. PENDAFTARAN Siapkan daftar arsip yang akan dipindahkan; Buat Daftar Arsip (minimal rangkap 2) yang akan dipindahkan dengan mendaftar arsip yang telah habis jangka simpan. Informasi daftar arsip : Judul Series, Tahun, Volume, Kondisi, Penataan

Contoh Daftar Arsip Yang Dipindahkan

No Judul Serie Arsip
1 2. Cuti (Cuti tahunan, bersalin, besar) Berkas Pegawai/perorangan Atas nama: 1. . 2. ..

Tahun
2004

Jumlah
1 boks

Kondisi
Baik

Penataan Ket
Subjek

19402005

1 boks

Baik

Alfabat

3. PENATAAN FISIK Bungkus arsip yang akan dipindahkan dalam kertas pembungkus/folder; Arsip dlm pembungkus/folder juga ditata secara berurutan, jika nama orang ditata secara alfabetis, jika dasar penataannya numerik ditata secara kronologis; Jaga agar penataan asli tidak dirubah; Beri nomor urut arsip pada pembungkus/folder yang akan dipindahkan; Sesuaikan nomor urut pembungkus/folder dengan nomor di daftar arsip yang dipindahkan. Masukkan arsip yang telah ditata dalam boks Beri nomor urut boks dengan memuat: nomor boks, nomor-nomor arsip dalam boks

4. PELAKSANAAN Siapkan berita acara pemindahan; Penandatanganan BA Pemindahan oleh pimp unit pengolah dan unit kearsipan Serah terima arsip yang dipindahkan dengan menyertakan: Daftar Arsip

1. Pemeriksaan

2. Pendaftaran
3. Pengaturan fisik

4. Pembentukan Panitia Pemusnahan

5. Persetujuan 6. Pengesahan 7. Pelaksanaan 1. Berita acara 2. Daftar arsip 3. Dilaksanakan secara total 4. Disaksikan min. 2 pejabat bidang hukum

1. PEMERIKSAAN
Yaitu kegiatan untuk mengetahui apakah arsip inaktif yang tersimpan sudah habis masa simpannya atau belum Teknik Pemeriksaan : 1. Lihat JRA 2. Periksa jangka simpan arsip dalam kolom Retensi Inaktif di JRA. Sudah habis atau belum. 3. Periksa kebenaran isi, kelengkapan informasi, dan kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain. 4. Periksa ulang dan pastikan bahwa arsip benar-benar telah habis masa simpan, tidak terkait dengan berkas lain, dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan lain. 5. Pisahkan arsip-arsip dari lokasi simpan.

2. PENDAFTARAN
Yaitu kegiatan mencatat dan mendata arsip-arsip yang akan dimusnahkan dalam daftar arsip musnah Teknik pendaftaran : 1. Siapkan daftar arsip inaktif yang akan dimusnahkan; 2. Buat Daftar Arsip Inaktif (minimal rangkap 2) yang akan dimusnahkan dengan mendaftar arsip yang telah habis jangka simpan. 3. Informasi daftar arsip usul musnah : Judul Series, Tahun, Volume, Kondisi, Penataan

Contoh Daftar Arsip Yang Dimusnahkan

No Judul Serie Arsip
1 2. Cuti (Cuti tahunan, bersalin, besar) Berkas Pegawai/perorangan Atas nama: 1. . 2. .. Berkas Lamaran Pegawai yang ditolak

Tahun
2001

Jumlah
1 boks

Kondisi
Baik

Penataan Ket
Subjek

19402005

1 boks

Baik

Alfabet

3.

2002

1 boks

Baik

alfabet

3. PENGATURAN FISIK ARSIP Yaitu kegiatan pengaturan fisik arsip sesuai dengan daftar arsip yang akan dimusnahkan 4. PEMBENTUKAN PANITIA PEMUSNAHAN Panitia pemusnahan dibentuk untuk pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan lebih dari 10 tahun. Panitia minimal terdiri dari unit pengelola arsip, unit pencipta, unit hukum, unit pengawasan

5. PERSETUJUAN Yaitu kegiatan mengajukan persetujuan pemusnahan arsip kepada instansi yang berwenang memberikan persetujuan dan pertimbangan dalam pemusnahan arsip. Pengajuan persetujuan dan pertimbangan pemusnahan hanya dilakukan terhadap arsip yang memiki jangka simpan lebih dari 10 tahun (aktif dan inaktif) Khusus untuk arsip kepegawaian harus mendapat pertimbangan BKN dan persetujuan ANRI

6. Pengesahan

Yaitu pembuatan produk hukum internal instansi sebagai dasar untuk melakukan pemusnahan arsip.
7. Pelaksanaan Pemusnahan
Yaitu

kegiatan menghilangkan dan menghacurkan fisik dan informasi arsip, sehingga tak dapat dikenali lagi Teknis Pemusnahan: dibuat bubur kertas, dibakar. Pemusnahan disaksikan oleh unit pengawasan dan hukum

1. Pemeriksaan 2. Pendaftaran 3. Penataan fisik

4. Pemberitahuan ke Lembaga kearsipan

5. Penilaian Lembaga Kearsipan 6. Pelaksanaan

Daftar arsip

Berita acara