TUGAS RANGKUM MANAJEMEN PROYEK DAN EKONOMI TEKNIK

KELOMPOK 1 ANDINA PUTRI ZATA DINI DILA ANANDATRI DINI ARYANTI

DEPARTEMEN TEKNIK SIPIL UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK 2013

Chapter 1 Information Technology Project Management Overview

Proyek adalah usaha yang dilakukan untuk menciptakan produk atau jasa yang unik. Ini merupakan usaha sementara karena saat tujuan yang telah direncanakan tercapai, maka proyek dinyatakan selesai. Sedangkan proyek IT adalah proyek yang dijalankan dengan mengembangkan sistem komputer atau menggunakan kemajuan teknologi. Manajemen Proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, dan teknik dalam suatu aktifitas proyek untuk memenuhi bahkan melampaui tujuan yang diharapkan. Tiga aspek dalam mensukseskan suatu proyek adalah pertama dengan menetapkan tujuan, lalu temukan data spesifik guna membantu berjalannya proyek, dan yang ketiga adalah menjalankan dengan kesungguhan dan tanggung jawab. Proses proyek terbagi menjadi dua jenis, yakni product oriented processes yang fokus kepada hasil akhir, dan project management processes yang fokus dalam mengorganisir kerja dalam proyek tersebut.
Project Life Cycle
Implementation Test Development Design Requirements Definition & Justification Initiate Integration Scope Quality Schedule Cost Risk Communication Execute Plan Control Close-out

Project Management Processes

Project Management Organizational Impact Human Resources Responsibilities

Procurement

Dari grafik di atas diketahui bahwa proses manajemen proyek memiliki lima proses manajemen yang harus ada dan memiliki sepuluh list tanggung jawab yang harus dijalankan. Proses manajemen proyek terdiri dari : a. Initiating : menetapkan proyek serta tujuan yang akan dicapai b. Planning : merencanakan cara/usaha yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. c. Executing : koordinasi berbagai bidang dan tenaga kerja untuk menjalankan rencana yang telah direncanakan. d. Controling : memeriksa/memonitor proyek yang sedang dijalankan. Baik dari segi masalah dan kemajuan yang dihadapi. Jika terdapat masalah, semakin cepat masalah itu diketahui maka akan semakin cepat untuk diselesaikan. e. Closing : menerima hasil yang telah dicapai dan menerima kekurangan yang dilakukan sebagai suatu pelajaran ke depannya. Tanggung jawan manajemen proyek : 1. Project Integration Management : ahd 2. Project Scope Management : 3. Project Quality Management : 4. Project Schedule Mangement : 5. Project Cost Management : 6. Project Risk Management : 7. Project Communication Management : 8. Organizational Impact Management : 9. Project Human Resource Management : 10. Project Procurement Management : Keseluruhan aspek ini harus saling mengisi satu sama lain guna memperlancar jalannya proyek yang tengah di jalankan.

Chapter 2 IT Project Initiation

Inisisasi proyek adalah tahapan awal manajemen proyek. Biasanya dilakukan oleh manager berdasarkan prioritas seberapa penting proyek ini. Pada tahapan ini ditetapkan tujuan yang akan dicapai di akhir proyek yang akan direncanakan/dijalankan. Input dari inisiasi proyek adalah rencana proyek dan permintaan dana serta persetujuan dari dewan tentang sumber daya dan dana lainnya. Sedangkan output dari inisiasi proyek adalah the Project Charter, gabungan staff, serta perlatan tim yang akan berjalan. Project Charter berisi komitmen formal dari seluruh staff yang tergabung di dalam proyek dan deskripsi kerja yang akan dijalankan serta rencana dari proyek tersebut. Enam hal penting dalam aktifitas inisiasi proyek adalah identifikasi kepentingan proyek dan tujuan dari proyek, berkomunikasi dengan yang berkepentingan untuk memperlancar komitmen mereka, mempersiapkan peralatan dan fasilitas yang dibutuhkan tim, mengorganisir tugas dari setiap elemen, melakukan pertemuan, dan melakukan training untuk karyawan yang tergabung dalam tim. Project Stakeholder adalah orang-orang atau organisasi yang aktif serta tergabung dalam proyek atau orang/badan yang memiliki ketertarikan dalam proyek dan memberikan eksekusi serta aspek dalam perjalanan proyek. Komunikasi yang baik antara proyek manager dengan orang/badan yang mempunyai kepentingan atau memegang peranan penting dalam proyek ini adalah kunci dari kesuksesan suatu proyek.

Chapter 3 IT Project Planning

Rencana proyek adalah upaya mengorganisir suatu proyek untuk melaksanakan serta memenuhi semua tujuan proyek yang mencakup fungsi, kualitas, keahlian, jadwal, dan biaya. Tujuan merencanakan proyek adalah untuk menyediakan kerangka kerja sebagai pemantau pengelolaan dan pengendalian kinerja dalam menjalankan suatu proyek. Rencana proyek adalah menyangkut komitmen dari anggota tim dan organisasi dalam menjalankan rencana proyek. Ini adalah rencana yang bersifat seterusnya, tetapi rencananya harus dapat berubah sesuai dengan kondisi yang berlaku atau berubah karena terjadi masalah yang di luar dari prakiraan awal. Untuk tahapan merencanakan proyek dibagi dalam dua tahapan yakni core processes dan facilitating processes yang akan membantu untuk menemukan tujuan dalam proyek dan cara mengatur proyek dengan baik. Core process terdiri dari scope definition dan activity definition. Tahapan ini adalah penting. Hasil dari tahapan ini adalah statement of scope yang akan menjadi dasar perencanaan dan pengambilang keputusan yang akan diambil sellama proyek berlangsung. Sedangkan facilitating processes adalah aktifitas yang membantu implementasi kualitas produk dan meminimalisir biaya. Di dalamnya terdapat rencana yang digunakan untuk memberikan peralatan, tenaga kerja, dan jadwal yang baik untuk meminimalisir biaya tapi untuk mendapatkan hasil yang baik sehingga tujuan yang ditetapkan sebelumnya akan tercapai dengan maksimal. Perencanaan adalah hal yang kritis dalam proyek. Rencana yang baik akan membantu mencegah biaya pengeuaran yang membengkak dan membujuk para pemegang kepentingan untuk membantu. Rencana yang baik harus menghasilkan integrasi yang sempurna antara jadwal, biaya, kualitas, serta meminimalisir resiko yang dapat terjadi.

Chapter 4 Scope Planning

Lingkup perencanaan adalah proses pengembangan pernyataan tertulis sebagai dasar untuk pegangan keputusan proyek yang akan diambil di masa depan, mencakup kriteria yang akan digunakan untuk menentukan apakan proyek telah berhasil diselesaikan dengan baik. Ini adalah tahapan awal dari core planning processes. Ini menjelaskan tentang apa yang akan dikirim untuk konsumen, dimana akan diterima, dan bagaimana cara mengirimnya. Hasil dari lingkup perencanaan adalah lingkup pernyataan dengan rincian pendukung dan rencana tata ruang lingkup proyek. Di dalam lingkup pernyataan terdapat deskripsi proyek, deskripsi setiap tahapan proyek, penyampaian proyek, objektif dari proyek, pembenaran bisnis, asumsi proyek, deskripsi lingkup fungsional, deskripsi lingkup organisasi, deskripsi lingkup geografi, deskripsi lingkup teknis, dan deskripsi risiko potensial yang mungkin terjadi. Jika seluruh lingkup untuk proyek sudah tersusun dengan baik, tahap selanjutnya adalah mendapatkan persetujuan sponsor dan pemegang kepentingan. Pastikan tidak terjadi kesalah pahaman antara tim proyek dengan pemegang kepentingan sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar. Pemilihan yang baik dari lingkup manajemen proyek adalah salah sau faktor kesuksesan dalam proyek manajemen. Rencana pelingkupan ini mendeskripsikan cara memproduksi/menjalankan proyek dan deskripsi apa yang akan dihasilkan nantinya. Rencana pelingkupan ini mendeskripsikan organisasi dan produser yang biasa digunakan untuk memverifikasi lingkup ini dan mengganti kontrol dengan berjalannya waktu. Elemen kunci dalam lingkup manajemen adalah pemilihan yang baik dan tepat dalam mendefinisikan lingkup proyek setiap aspeknya, verifikasi lingkup untuk memonitor kerja masing-masing lingkup proyek, dan mengkontrol perubahan proses dan prosedur persetujuan untuk setiap perubahan yang signifikan dalam lingkup proyek yang dapat mempengaruhi kualitas, jadwal, dan biaya.

Chapter 5 IT Project Planning

Definisi lingkup melibatkan identifikasi permintaan tugas utama untuk menghasilkan hasil yang memenuhi tujuan yang telah ditetapkan dalam proposal anggaran proyek dan piagam proyek. Ini penting untuk mendefinisikan dasar untuk penguran kerja dan kontrol, pemanfaatan kejelasan penugasan dan tanggung jawab, dan meminimalisir resiko proyek dengan mengkomunikasikan beragam aspek dengan baik. Tugas proyek harus didefinisikan untuk mengembangkan, membangun, menginstal produkk atau sistem. Hasil dari mendefinisikan lingkup proyek adalah struktur tanggung jawab kerja dan tugas masingmasing aspek. Struktur tanggung jawab kerja menguraikan seluruh proyek menjadi struktur yang logis dari tugas dan kegiatan yang terkait dengan kiriman daan tanggung jawab yang telah diberikan. Ada dua tipe penguraian tanggung jawab kerja yakni dengan menguraikan produk dan menguraikan fungsi. Contoh dari penguraian kerja adalah :

CUSTOM SYSTEM DEVELOPMENT FUNCTIONAL WBS EXAMPLE

Custom System Development

1.0 Feasibity Study

2.0 Analysis

3.0 Design

4.0 Develop

5.0 Implement

6.0 Infrastructure

7.0 Project Management

1.1 Define Business Problem 1.2 Define Business Objectives 1.3 Define Alternative Solutions 1.4 Business Justification 1.5 Prepare Feasibility Report

2.1 Functional Requirements 2.2 Performance & Reliability Requirements 2.3 Hi-level Design Alternatives

3.1 System Design

4.1 Online Process

5.1 User Training

6.1 Facilities 6.2 Install Development Hardware & Software 6.3 Install Production Hardware & Software 6.4 Network Upgrades

7.1 Scope Management 7.2 Schedule & Cost Management 7.3 Quality & Risk Management 7.4 Human Resources Management 7.5 Procurement & Communications Mgmt

3.2 Data Base Design 3.3 Security, Backup & Recovery 3.4 Program Specifications 3.5 System & Data Base Administration

4.2 Batch Process

5.2 Acceptance Testing

4.3 System Interface 4.4 User & Technical Documentn 4.4 Integration Testing

5.3 Production Setup

2.4 Cost/ Benefits Analysis 2.5 Development & Implement. Strategy/Plan

5.4 Data Conversion

5.5 Production Cutover

Setelah itu, penguraian kerja harus divalidasi terlebih dahulu lalu diberikan untuk diperiksa oleh sponsor proyek dan konsumen uji coba. Tidak semua pihak langsung menerima dengan begitu saja. Piagam proyek berisi informasi tentang nama proyek, inti dari proyek, asumsi kunci, pendekatan, tanggung jawab organisasi, tanggung jawab pihak individu, penyampaian tuhas, kriteria menyelesaikan tugas, tanggal memulai dan mengakhiri kerja.