RECOGNIZING THE SYMPTOMS OF FRAUD (MENGENALI GEJALA-GEJALA FRAUD)

Mengenali Gejala Kecurangan (Fraud) Fraud adalah sebuah kejahatan yang jarang sekali dapat dilihat dengan mata. Tidak seperti penemuan mayat dari korban pembunuhan, tidak dapat dipertanyakan lagi bahwa kejahatan telah terjadi. Mayat bisa disentuh dan dilihat. Demikian juga jika suatu bank telah dirampok, tidak ada pertanyaan atau tidak bahwa kejahatan telah dilakukan. Semua orang di bank, termasuk nasabah dan karyawan menyaksikan perampokan. Pada kebanyakan kasus, seluruh kejadian terekam dalam video dan dapat ditayangkan ulang. Akantetapi dengan fraud, sulit sekali dapat dikatakan bahwa sebuah fraud telah terjadi karena fraud tidak dapat disentuh dan dilihat dengan kasat mata. Hanya gejala, red flag, dan indikator yang dapat dilihat. Gejala Kecurangan (The Symptoms of Fraud) Gaya hidup seseorang mungkin saja berubah, suatu dokumen mungkin saja hilang, buku besar mungkin saja tidak seimbang, perubahan dari hubungan analitis mungkin saja tidak masuk akal, atau seseorang memberikan informasi (tip) bahwa fraud telah terjadi. Akan tetapi, tidak seperti video di kasus perampokan atau mayat di kasus pembunuhan, faktor ini hanya gejala daripada meyakinkan pembuktian dari kecurangan. Untuk mendeteksi kecurangan (fraud ), manajer, auditor, karyawan, dan pemeriksa harus belajar untuk mengenali indikator atau gejalanya (bisa juga disebut reg flags) dan mengejarnya sampai terkumpulnya bukti/fakta yang cukup mengenai kecurangan. Investigator harus menemukan hal-hal apa saja yang berkaitan dengan gejala dari akibat fraud yang sesungguhnya atau hal yang disebabkan oleh faktor lainnya. Sayangnya, di banyak kasus, banyak sekali gejala fraud yang tidak ketahuan dan walaupun gejala tersebut diketahui tetapi masih sulit untuk dibuktikan. Gejala fraud dapat dibagi menjadi enam kelompok : 1. Keganjilan (anomali) dalam akuntansi 2. Pengendalian internal yang lemah 3. Keganjilan (anomali) dalam analisis 4. Gaya hidup yang boros (extravagant) 5. Perilaku yang tidak biasa 6. Tips dan keluhan.

1. Keganjilan dari Akuntansi Umumnya gejala fraud dari keganjilan akuntansi melibatkan : Penyimpangan dalam dokumen sumber Penyimpangan dalam dokumen sumber terdiri dari dokumen yang hilang, transaksi yang sudah lama didalam rekonsiliasi bank, kredit yang berlebihan, nama atau alamat dari pelanggan, meningkatnya akun pembayaran masa lalu, pembayaran palsu dan lainlain. Penjurnalan yang salah Masalah-masalah yang muncul dalam penjurnalan antara lain penjurnalan yang tidak menggunakan dokumen pendukung, tidak dapat menjelaskan penyesuaian dari penerimaan, pembayaran, pendapatan atau biaya, jurnal yang tidak seimbang/balance, jurnal dibuat oleh individu yang tidak biasanya membuat jurnal, jurnal dibuat dekat dengan akhir dari periode akuntansi. Ketidaksamaan dalam buku besar Buku besar tidak seimbang/balance, saldo akun utama (kontrol) tidak sama dengan total dari saldo pelanggan atau vendor secara individu. 2. Pengendalian Internal yang lemah Pengendalian internal terdiri atas pengendalian lingkungan, sistem akuntansi dan pengendalian prosedur. Umumnya gejala kecurangan pada pengendalian internal mencakup : Tidak adanya pemisahan tugas. Lemahnya perlindungan fisik. Tidak adanya pemeriksaan independen. Tidak adanya otorisasi yang tepat. Tidak adanya dokumen dan catatan yang tepat. Menolak pengendalian yang ada. Sistem akuntansi yang tidak memadai.

Banyak penelitian menemukan bahwa elemen umum di dalam kecurangan adalah menolak pengendalian internal yang ada. 3. Keganjilan pada analisis Gejala kecurangan yang ada pada keganjilan analisis merupakan prosedur atau hubungan dimana kecurangantersebut terlalu luar biasa atau terlalu tidak realistis untuk dapat

dipercayai. Kecurangan ini berhubungan dengan transaksi atau event yang sering terjadi; yang dilakukan sendiriatau melibatkan orang banyak yang tidak seharusnya berpartisipasi. Kecurangan ini jugamelibatkan transaksi dan jumlah dimana angka yang diberikan terlalu besar atau terlalu kecil (sering atau jarang sekali terjadi). Pada dasarnya gejala analisis mewakili semua hal yang tidak biasanya terjadi (tidak terduga). 4. Gaya hidup yang boros Kebanyakan orang yang melakukan kecurangan (fraud) adalah orang yang mempunyai tekanan keuangan. Kadangkala tekanan tersebut menjadi nyata (menjadi sifatrakus/tamak). Saat pelaku telah memenuhi masalah keuangan mereka, biasanya merekaakan melakukan pencurian lagi, dan menggunakan dana tersebut untuk meningkatkangaya hidup mereka. Jarang sekali pelaku menyimpan dana penggelapan tersebut di bank,mereka kebanyakan menghabiskan semua uang tersebut. Oleh karena pelaku nyamandengan rencana kecurangan yang mereka lakukan, maka semakin tinggi pula pencuriandan sikap untuk menghabiskan uang tersebut. Segera setelahnya, mereka mempunyai gayahidup yang jauh di atas rasionalitas kemampuannya 5. P erilaku Yang Tidak Biasa Hasil penelitian psikologi menemukan bahwa saat seseorang (terutama kesalahan fraud yang pertama kali dilakukan) melakukan kejahatan, orang tersebut akan mengalami perasaan takut dan bersalah. Perasaaan ini menimbulkan sensasi yang tidak menyenangkan atau bisa disebut dengan stres. Individu tersebut kemudian menampakkan tingkah laku yang berbeda untuk menanggulangi stressnya, hal ini dapat digambarkan dengan :

Tidak ada signal tingkah laku kecurangan yang khusus, akan tetapi perubahan sikap dan tingkah laku merupakan suatu indikator seseorang melakukan kecurangan. Seseorang yang baik bisa saja menjadi jahat dan suka mengintimidasi. Seseorang yang jahat dan suka mengintimidasi bisa saja menjadi seseorang yang baik.

6. Tips dan Keluhan Tips dan keluhan termasuk kategori gejala kecurangan daripada fakta kecurangan yang sebenarnya, hal ini disebabkan karena kebanyakan tips dan keluhan seringkali berubah menjadi sesuatu yang tidak tepat. Sesuatu yang sulit dalam menilai motivasi seseorang yang melakukan komplain dan memberikan tips. Contohnya nasabah, mereka komplain karena mereka merasa diambil keuntungannya. Karyawan memberikan tips karena termotivasi atas kebencian, masalah pribadi, atau cemburu. Bagaimanapun tips atau keluhan yang muncul harus diperlakukan dengan hati-hati dan dipertimbangkan sebagai gejala kecurangan Seperti pembahasan dibab-bab sebelumnya, faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya tindakan fraud digambarkan dalam segitiga fraud. Faktor-faktor ini terdiri dari tekanan, kesempatan, dan rasionalisasi. Seperti yang kita ingat, unsur-unsur fraud dapat diilustrasikan seperti pada Gambaar di bawah ini.

Tindakan fraud melibatkan penggelapan kas, persediaan, informasi, atau aset lainnya. Fraud dapat terjadi secara manual, komputerisasi, atau melalui telepon. Tindakan fraud secara sembunyi-sembunyi yang dilakukan oleh pelaku dengan tujuan menyembunyikan tindakan fraud dari orang lain. Penyembunyian meliputi mengubah catatan keuangan kas, kesalahan penghitungan kas atau persediaan, atau melenyapkan barang bukti. Konversi termasuk menjual aset yang diambil kemudian menjadikan asset tersebut menjadi bentuk tunai dan kemudian menghabiskan uang tersebut. Jika asset yang dicuri adalah uang tunai, cara mengkonversi pelaku fraud dengan menghabiskan uang tunai tersebut. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, hampir semua pelaku menghabiskan aset yang mereka curi. Fraud dapat dideteksi dalam tiga elemen berikut. Pertama, dalam tindakan fraud, seseorang dapat

menjadi saksi mata ketika pelaku mengambil uang tunai atau aset lainnya. Kedua, dalam tindakan fraud yang dilakukan secara sembunyi-sembunyi, mengubah catatan atau kesalahan penghitungan kas atau persediaan dapat diketahui. Ketiga, konversi, gaya hidup pelaku yang serta merta berubah hampir pasti ketika mereka mengkonversi dana yang dicuri atau digelapkan digelapkan dapat terlihat dengan jelas. Short Case 5.1 Question 1. Area bisnis apa yang paling beresiko terjadinya fraud. 2. Identifikasikan gejala fraud yang terjadi pada toko donat. 3. Langkah apa yang dapat diambil untuk mengurangi kesempatan terjadinya fraud. Answer 1. Pada informasi disebutkan bahwa tidak ada seorang pun pegawai yang mau bekerja shift malam, sehingga Cal bekerja sendirian pada shift malam. Pada shift malam inilah peluang terjadinya fraud sangat besar karena sistem pengendalian internal untuk sebuah entitas tidak bekerja. Sebagai seorang manajer, Cal merangkap sebagai pelayan, sebagai kasir dan sebagai pemegang uang kas. Perangkapan jabatan inilah yang menyebabkan peluang terjadinya fraud. Pengendalian internal yang baik mengharuskan pemisahan tugas antara bagian yang menerima uang, mencatat pembukuan dan menyimpan fisik uang. 2. Gejala fraud yang terjadi : - Kelemahan pengendalian internal Pada shift malam tidak ada seorangpun karyawan yang mau bekerja, hanya Cal sendiri yang bekerja. Cal merangkap tugas disamping sebagai manajer, juga sebagai karyawan, kasir, dan pemegang uang kas. - Perubahan perilaku Cal Baru-baru ini Cal sering berteriak pada orang-orang yang bekerja pada shift siang tanpa alasan yang signifikan. Cal sekarang juga lebih mudah marah, yang dapat dikarenakan kenyataan bahwa bisnisi melambat dan dia tidak memiliki interaksi dengan siapapun di malam hari. - Perubahan gaya hidup Cal

Suatu hari, Cal datang bekerja dengan mengendarai BMW M3 yang merupakan mobil impiannya. Cal mengatakan bahwa ayahnya membantu untuk membelikan mobil tersebut. 3. Langkah yang dapat di ambil untuk mengurangi kesempatan terjadinya fraud Sebagai pemilik, Kenny Jones dapat mengambil langkah-langkah sebagai berikut : - Kenny Jones dapat membuat kebijakan untuk memaksimalkan jumlah karyawan untuk bekerja sampai shift malam secara bergantian untuk menemani Cal. Minimal 1 orang sebagai pelayan, 1 orang sebagai kasir, 1 orang sebagai koki. - Jika memang tidak seorangpun karyawan yang mau, Kenny Jones dapat mengambil kebijakan, toko donatnya hanya buka sampai sore hari sehingga Cal tidak bekerja seorang diri di malam hari. Extension Case 5.2
1. Jelaskan gejala-gejala fraud yang mungkin terjadi diantara pegawai?

Jawaban: Gejala fraud yang terjadi pada perusahaan U.S. Speech Engineering Service & retrieval antara lain karena: 1. Lemahnya pengawasan internal. Pertama, Penjualan software apabila terdapat pemesanan tunggal dengan harga pokok penjualan di atas $ 1.000 email pesanan diteruskan langsung kepada karyawan melalui persetujuan supervisor. Namun apabila terdapat pemesanan lebih dari satu untuk harga pokok penjualan lebih dari $ 1.000 maka Daniel Jones memastikan pengiriman email pesanan tanpa perlu persetujuan supervisor ke karyawan. Seharusnya apabila terdapat pesanan baik dalam jumlah sedikit maupun dengan jumlah banyak dengan pengendalian internal yang baik diperlukan adanya persetujuan dari supervisor. Hal ini dimaksudkan sebagai fungsi check & balance, diharapkan dengan adanya check & balances diantara karyawan dapat meminimalisir resiko terjadinya fraud. Kedua, kebijakan perusahaan untuk membebaskan karyawan untuk memesan dengan jumlah dan nilai yang tidak terbatas untuk pemesanan hardware dan software. Kebijakan pembatasan pemesanan yang dapat dilakukan oleh karyawan dapat mengurangi kesempatan karyawan untuk melakukan fraud. Dalam kasus ini jones memanfaatkan kebijakan perusahaan untuk memesan software dengan jumlah yang cukup besar dan nilai yang cukup murah. Dapat saja Jones melakukan penjualan kembali dengan memanipulasi harga beli software tersebut.

2. Analisa gejala kecurangan, Jones melakukan pemesanan sebanyak 1.700 pasang software dari pasar gelap. Karena kebijakan perusahaan tidak melarang karyawan untuk membeli sebanyak mungkin software dan hardware. Sikap skeptis seharusnya dapat dibangun oleh pegawai yang lain, dengan maksud apa Jones membeli barang dengan harga yang murah? Skeptisme muncul karena adanya kemungkinan adanya manipulasi penjualan yang dilakukan oleh Jones dan temantemannya. 3. Gaya hidup yang mewah, hal ini dapat dibuktikan dengan properti yang dimiliki oleh Jones, untuk seukuran manajer kelas menengah untuk mendapatkan harta seperti mobil Ferari, Jaguar, Hummer, Mercedes Benz dan juga motor Harley serta logam mulia dalam jumlah besar dalam waktu singkat perlu dicurigai darimana dana untuk memperoleh properti mewah tersebut. Meskipun dalam kesehariannya menunjukkan Jones sangat bersahabat dan bersosialisasi dengan lingkungannya. 4. Perilaku yang tidak biasa, semenjak bergabung dengan Rotary Club, Jones berubah secara sikap dan penampilan sewajarnya dia sebagai seorang progammer.
2. Baru-baru ini, pimpinan perusahaan lebih menekankan pada pengendalian biaya.

Dengan

mengurangi

keseluruhan

belanja

teknologi,

pihak

eksekutif

telah

memerintahkan manajer untuk memonitor pengeluaran dan telah memberikan wakil presiden tanggung jawab yang lebih besar terhadap neraca. Apa dampak positif atau negatif yang mungkin terjadi pada perusahaan dalam pencegahan fraud di masa depan? Jawaban: Ada sisi positif apabila kebijakan baru ini diterapkan, pembelian sejumlah software dan hardware yang tidak segera dibutuhkan dapat ditekan sehingga pengeluaran yang tidak perlu dapat dikurangi. Sisi negatif yang terjadi adalah jika kebijakan ini tidak mengubah pengendalian internal mengenai keleluasan pegawai untuk membeli barang dalam jumlah dan nilai yang tidak dibatasi serta pengendalian atas pesanan dari pelanggan dalam jumlah lebih dari satu yang tidak perlu disetujui oleh supervisor tidak dirubah.
3. Seperti telah dibahas sebelumnya, kejadian fraud ini melibatkan elemen kunci seperti

berikut: tekanan yang dirasakan, adanya kesempatan, dan rasionalisasi. Jelaskan dua

elemen kunci dari tindakan fraud yang dilakukan Jones, yakni-tekanan dan kesempatan. Jawaban: Tekanan yang dialami oleh Jones berasal dari perubahan gaya hidup, pertama, Jones terhitung baru pindah dari Jerman ke Amerika Serikat. Tuntutan hidup lebih glamour di Amerika Serikat menuntut Jones untuk bertindak melakukan fraud. Kedua, keputusan Jones untuk bergabung dengan klub tertentu, sehingga berakibat perubahan gaya hidup yang dituntut untuk hidup lebih mewah. Tidak sembarang orang dapat bergabung dengan klub Rotary, hanya orang-orang ternama dan memliki banyak uang yang dapat berkesempatan untuk bergabung dengan klub tersebut. Serta sebagai penggemar mobil mewah yang menuntut Jones untuk melakukan tindakan Fraud. Kesempatan yang dimiliki oleh Jones untuk melakukan fraud memang karena Jones berada dalam posisi yang cukup strategis sebagai seorang Direktur Operasinal. Kesempatan lainnya juga terjadi karena lemahnya pengendalian pengawasan internal yang ada di perusahaan tempatnya bekerja.
4. Dari skenario di atas, apa tindakan yang telah dilakukan oleh untuk mencegah

terjadinya fraud? Dengan cara apa perusahaan bisa meningkatkan pencegahan fraud? Jawaban: Tindakan perusahaan untuk mencegah fraud sebelum terjadinya terjadinya tindak kecurangan ini adalah menerapkan pengendalian internal untuk pembelian untuk harga pokok penjualan lebih dari $ 1.000 per pesanan. Namun, untuk pesanan dengan harga pokok penjualan lebih dari $ 1.000 per lebih dari satu pesanan tidak harus mendapatkan persetujuan supervisor. Disinilah letak kelemahan pengendalian internal yang telah diterapkan selama ini. Cara-cara yang harus dilakukan perusahaan untuk meningkatkan pencegahan kecurangan dapat dilakukan, pertama, dengan cara peningkatan pengendalian internal dalam mencegah dan mendeteksi kecurangan. Seperti kita ketahui perlakuan untuk pesanan sama dengan satu dan lebih dari satu adalah berbeda, seharusnya diperlakukan sama untuk meningkatkan check & balance antar order pesanan dengan penjualan yang direalisasi, sehingga tidak terjadi penjualan yang mudah dimanipulasi. Juga memberi batasan untuk pegawai dalam melakukan pesanan, meskipun hal itu untuk tujuan bisnis perusahaan. Kedua, menciptakan nilai-nilai dalam organisasi juga sangat penting untuk dilakukan, penetapan kode etik, pemberian reward & punishment kepada pegawai, pemberian promosi, pemecatan

apabila terlibat kecurangan, semua hal tersebut dapat dibentuk dalam organisasi dengan tujuan menciptakan budaya organisasi yang baik dalam perusahaan. Langkah ketiga dengan memberikan pendidikan dan pelatihan mengenai bahaya fraud kepada pegawai, menanamkan nilai-nilai kejujuran kepada pegawai dengan memberikan pemahaman apa itu fraud, tindakan yang dikategorikan fraud, akibat fraud bagi perusahaan maupun pelaku, setidaknya setiap pegawai/karyawan mampu menghindari dan melaporkan apabila terjadi tindak fraud di perusahaan. Langkah leempat adalah sikap dan contoh dari pimpinan, pimpinan yang baik dapat memberikan contoh dan tauladan yang baik bagi anak buahnya, apabila perilaku dan tindakan dari pimpinan buruk sewajarnya tindakan pegawai dan karyawan pun akan ikut buruk juga.