CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacin financiera

Conciliacin de los saldos de las cuentas

Formularios y documentos

Deben registrarse en el momento en que ocurren.

Son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables

Los que dispongan de recursos pblicos emitirn procedimientos que cuenten con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde.

La clasificacin de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga de informacin confiable.

Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.

Los formularios preimpresos prenumerados.

sern y

Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn oportunamente la informacin financiera

Las servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos Los responsables dejarn constancia por escrito de los resultados, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la autoridad

Se designar una persona para la revisin peridica de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos faltantes.

Se limitar el nmero de ejemplares y se restringirn las firmas de aprobacin Anticipos a servidoras y servidores pblicos

Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos

Anticipo a contratistas de obras de infraestructura

Fondos de reposicin Anticipos de fondos Caja chica institucional y proyectos programados Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas

Fondos a rendir cuentas

Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo

Anlisis y confirmacin de saldos

Conciliacin y constatacin

Estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad.

Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia.

Permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente registrados y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.

Se encargar de efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.

Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio

Unidad de Administracin de bienes

Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite, estructurar una unidad encargada de la administracin de bienes.

1er paso

Planificacin

Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto correspondiente. a) Registro de proveedores y entidades Toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera que desee participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el Registro nico de Proveedores, RUP pagina www.compraspublicas.gov.ec,

Contratacin

2do paso
Las entidades pblicas realizarn las contrataciones para adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora.

Procedimientos precontractuales

Pliegos

Comisin tcnica

Las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin,compras por catlogo y compras por subasta inversa.licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias inclusivas, nfima cuanta

Las empresas contratantes debern elaborar los pliegos de cada contratacin, en base a los modelos elaborados y publicados en el INCOP

Se debe conformar una comisin tcnica integrada por: Un profesional designado por la mxima autoridad, Un titular del rea requirente o su delegado, Un profesional referente al objetivo de contratacin, El director financiero y el director jurdico

Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado

3er paso

Almacenamiento y distribucin

Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, antes de ser utilizados

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados.

El bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a las especificaciones tcnicas solicitadas.

Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad.

3er paso Sistema de registro

En el S.R contendr los conceptos contables que permitan el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin. Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin.

Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin. Identificacin y proteccin

Custodia

Permite salvaguardar adecuadamente los recursos , fortaleciendo los controles internos; tambin facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro. La mxima autoridad de cada entidad designara a los custodios de los bienes

4to paso

Uso de los bienes de larga duracin

Los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares.

Baja de bienes por Constatacin fsica de existencias y bienes de obsolescencia, larga duracin prdida, robo o hurto

Control de vehculos oficiales

Estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeo de funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas.

5to paso

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna.

La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin.

6to paso

Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia.

Mantenimiento de bienes de larga duracin

El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin.

Plan de humano ADMINISTRACI N DEL TALENTO HUMANO

talento

Se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las necesidades de operacin institucionales. Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de remuneracin.

Manual de clasificacin de puestos