You are on page 1of 27

BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Dalam kehidupan manusia serba kebutuahan, kebutuhaan untuk tempat tinggal, makan, pakaian dan lain-lain yang biasa dikenal dengan istilah kebutuhankebutuhan primer atau kebutuhan pokok. untuk dapat memenuhi kebutuhan ini apa itu kebutuhan primer atau kebutuhan sekunder .Orang harus mengusahakan dengan perbuatan -perbuatan yang nyataberusaha seorang diri maupuna secara bekerja sama dengan perbuatan yang nyata akan dengan perbuatan nyata maka kebutuhan itu menjelma menjadi tujuan.didalam memenuji kebutuhannya dalam banyak hal orang harus bekerja sama atau dengan kata lain orang harus melaksanakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam mencapai tujuaannya. Proses

penyelenggaraan inilah yang disebut dengan administrasi dan pada masyarakat modern yaang makin berkembang ini makin penting pula tujuan-tujuan yang ingin dan hendak dicapainya maka makin baik dan tepat pula administrasi yang harus diaarahkannya oleh karena itu makin penting pulaa kedudukanaadministrasi sebagai kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. Kedudukan administrasi penting dalam suatu negara yang telah maju apalagi bagi negara yang sedang berkembang. yang mana administrasi akan memberi sumbangan pengalaman dibidang apapun telah mengajarka kepada negara-negera itu bahwa masalah kemajuan negara bukanlah dititik beratkan hanya pada modal yang cukup sumber-sumber alam dan kekayaan bumi yaang berlimpah-limpaah tenaga

kerja manusia yang belebih-lebihan tetapi sangat dibutuhkan peranan dan kedudukan adminstrasi. Administras merupakan modal yang berharga sekali bagi negara-negara tersebut untuk melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan apalagi asas utama administrasi adalah daya guna kerja berarti bahwa manusia ingin mencapai suatu hasil secara maksimum atau terbaik dengan menyelenggarakan sesuatu keja atau usaha secara minimum atau teringan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukaan sebelumnya. disamping administrasi penting bagi suatu negara maka admnistrasi jugaa penting bagi badan-badaan atau organisasi perusahaaan dan perindustrian juga bagi lembaga-lembaga seperti lembaga peradilan lembaga permasyarakatan bahkan pembrontak dan orang matipun membutuhkan admnistrasi sehingga dapat dikatakan bahwa dimana ada terdapat kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama maka disana terdapat administrasi. Oleh karena itu, sebelum mendalami administrasi dan manejemen perlu terlebih dahulu mengatahui pengertian, unsur-unsur, peranan dan hubungan antara administrasi dan manejemen.

B. Rumusan Masalah 1. Pengertian administrasi dan manajemen, 2. Apa unsur-unsur administrasi dan manajemen. 3. Bagaimana peranan adminstrasi dan manajemen 4. Bagaimana hubungan administrasi dan manajemen

Bab II PEMBAHASAN A. Administrasi 1. Pengertian Administrasi

Administrasi (Sempit) : Catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, agenda dsb yang bersifat ketatausahaan.

Administrasi (Luas) : H.A. Simon : Administrasi sebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama.

William H. Newman : Sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu terhadap tercapainya tujuan bersama.

Dalam ranah pemerintahan sering didengar istilah administrasi. Kata administration dalam Kamus Bahasa Inggris AS Hornby berarti pengelolaan urusan-urusan terutama urusan publik, kebijakan pemerintah, dll. (Hornby, 1987:12).

Sementara itu Usman (2006 :2) menyatakan pengertian administrasi dalam pengertian sempit dan administrasi dalam pengertian luas. Administrasi dalam pengertian sempit, yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan, sedangkan administrasi dalam pengertian luas ialah seni dan ilmu mengelola sumberdaya 7M + 1I (man, money, material, machines, methods, marketing, and minutes + information) untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Asal Usul Istilah Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa latin Ad + ministrare Kata ini berasal dari kata kerja administrare dan kata benda administration. Dalam bahasa inggris dikenal dengan to serve yang berarti membantu, melayani, memenuhi. Dalam prancis kuno dikenal dengan administer yang berarti to manage bermakna membina dan to direct berarti mengendalikan kata benda berati administration dan kata kerja berarti administratius. Dalam bahasa itali ada istilah mano yang berarti tangan yang bahasa latinnya manus yang berarti agere melakukan, sehingga muncul kata to manage = to control = to direct yang berarti mengawasi, mengendalikan, dari istilah tsb kemudian muncul istilah TO ADMINISTER to treat with care (memperlakukan dengan cermat, hati-hati)

Sedangkan dalam bahasa belanda administratie * clerical werek * office werek * paper werek = = = pekerjaan tulis menulis pekerjaan kantor pekerjaan kertas

C. Ciri-ciri Administrasi

Adanya kelompok manusia Adanya kerjasama dari kelompok tsb. Adanya kegiatan / proses / usaha Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan Adanya tujuan

SONDANG

P.

SIAGIAN

Keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Administrasi sebagai seni. Administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu Administrasi sebagai proses kerjasama D. Administrasi Sebagai Proses

Proses adalah sesuatu yang permulaannya diketahui akan tetapi akhirnya tidak diketahui.

Proses administrasi adalah suatu proses pelaksanaan kegiatan-kegiatan tertentu yang dimulai sejak adanya dua orang yang bersepakat untuk bekerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu pula.

Bilamana proses itu akan berakhir tidak diketahui.

B. Manajemen 1. Pengertian Manejemen Para Pakar Manejemen memberikan depenisi antara lain sebagai berikut : 1. H. Koontz & O,Donnel dalam bukunya Principles of Management mengemukakan sebagai berikut : manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain (Management involves getting things done thought and with people).

2. Mary Parker Folllett mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.

3. George R. Terry dalam bukunya Principles of Management menyampaikan pendapatnya : manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas ; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya (Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utilizing in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives)

4. James A.F. Stoner dalam bukunya Management (1982) mengemukakan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber dayasumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Berdasarkan beberapa pengertian manajemen di atas, dapat dikatakan bahwa manajemen memiliki beberapa ciri yaitu:

-Manajemen Manajemen

diarahkan sebagai proses;

untuk perencanaan,

mencapai pengorganisasian, dan material dan

tujuan penggerakan pengawasan sumber lain

pelaksanaan, Tersedia sumber

pengarahan daya; manusia,

- Mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif Terdapat orang yang menggerakkan sumber daya tersebut (manajer)

- Penerapan manajemen berdasarkan ilmu dan juga seni atau keahlian yang harus dimiliki oleh manajer

Pengertian manajemen dan Organisasi 2. 1. Sistem Sistem Manajemen Manajemen Bapak ( Pathernalistik Management ) Manajemen Bapak diartikan bahwa setiap usaha dan aktivitas organisasi para pengikut (bawahan) selalu mengikuti jejak bapak (pimpinan). Kebaikannya : Jika bapak atau pemimpin tetap pada proporsi yang benar, pekerjaan dapat dengan cepat dikerjakan, sehingga tujuan tercapai dengan baik.

Kelemahannya : 3. Jika Bapak tidak benar, perusahaan akan hancur karena bawahannya akan ikut menyeleweng. 4. Kemajuan organisasi terbatas, sebab hanya bergantung pada kecakapan Bapak, bawahan hanya merupakan robot saja. 5. Kalau terjadi pergantian pemimpin baru akan sulit untuk melakukan tugastugas kepemimpinan sebab para bawahan telah mengkultuskan pimpinan lamanya. 6. Para bawahan telah menjadi orang-orang yes men saja. Sehingga daya pikir dan kreativitas tidak ada.

2.

Manajemen Tertutup ( Closed Management )

Manajemen Tertutup, manajer tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan / organisasi kepada para bawahannya.

Kelebihannya : 1. Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat terjamin. 2. Pengambilam keputusan cepat, karena tidak melibatkan partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan.

3. Kekurangannya : 1. Para bawahan / pengikut tidak mengetahui keadaan perusahaan, apakah untung atau rugi. 2. Problem dan pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan hanya dihadapi manajer. 3. 4. Tidak mempersiapkan kader-kader pengganti di masa depan. Menimbulkan sikap apatis para bawahan terhadap masalah yang dihadapi perusahaan atau organisasi.

3.

Manajemen Terbuka ( Open Management )

Manajer banyak menginformasikan keadaan perusahaan kepada bawahannya, sehingga bawahan dalam batas-batas tertentu mengetahui keadaan perusahaan.

Manajer mengajak para bawahannya untuk ikut berpartisipasi dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi namun keputusan akhir tetap berada di tangan manajer.

Keburukannya : 1. Pengambilan keputusan lama. 2. Rahasia keadaan perusahaan kurang terjamin.

3. Kecakapan dan kepemimpinan manajer akan diketahui para bawahan sehingga wibawa manajer berkurang. Kebaikannya : 1. Para bawahan ikut serta memikirkan kesulitan-kesulitan yang dihadapi perusahaan serta cara-cara pemecahannya dan mengembangkan usaaha-usaha organisasi. 2. Para bawahan mengetahui arah yang diambil organisasi, sehingga mereka tidak ragu dalam melaksanakan keputusan tersebut. 3. Para bawahan akan lebih bergairah dan berpartisipasi tinggi pada tugas-tugasnya. 4. Para bawahan terbina dan terlatih, sehingga pengkaderan berkembang dan berkesinambungan terjamin. 5. Akan menimbulkan suatu kompetisi yang sehat sambil mereka berlomba-lomba mengembangkan kecakapan dan kemampuannya. 6. Akan menimbulkan kerjasama yang semakin baik dan hubungan-hubungan yang semakin harrmonis. 7. Akan menimbulkan perasaan senasib dan sepenanggungan serta solidaritas yang semakin baik.

4.

Manajemen Demokrasi ( Democratic Management )

Manajemen Demokrasi, setiap anggota diikutsertakan dan berpartisipasi dalam menetapkan keputusan dan ditetapkan dengan suara terbanyak (keputusan bersama).
10

Kebaikannya : 1. Keputusan yang diambil relatif baik karena diputuskan 2. Kecenderungan bertindak otoriter dapat dihindarkan. 3. Keputusan yang diambil dipertanggung jawabkan oleh para anggota. bersama.

4. Ruang lingkup dan arah keputusan diketahui oleh masyarakat. Keburukannya : 1. Biaya, waktu untuk mengambil keputusan cukup lama, karena biasa timbul pemikiran yang berbeda-beda dan sering beradu argumentasi. 2. Adanya tirani minoritas dari para anggotanya.

C.

Fungsi manajemen dalam Organisasi Fungsi Manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan

melekat dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Menurut Henry Fayol, ia menyebutkan lima fungsi manajemen yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu : Perencanaan (Planning), adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan

sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian
11

melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. Kegiatan-kegiatan dalam fungsi perencanaan, yaitu : 1. 2. 3. 4. Menetapkan tujuan dan target bisnis Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan

target bisnis. Pengorganisasian (Organizing), dilakukan dengan tujuan membagi suatu

kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menetukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.

Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang akan dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. Kegiatan-kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian, yaitu : 1. Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan. 2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab.
12

3.

Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja.

4.

Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat. Pengarahan (Directing), adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar

semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership). Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan, yaitu : Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian

motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Dalam pencapaian tujuan, yaitu : Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan Pengevaluasian (Evaluating), adalah proses pengawasan dan pengendalian

performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar. v Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian, yaitu:

13

Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai

dengan indikator yang telah ditetapkan. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin

ditemukan. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan

pencapaian tujuan dan target bisnis.

Management by Objectives (MBO) Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran diperkenalkan oleh Peter Ducker pada tahun 1954 dalam bukunya The Practice of Management. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sebagai peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. MBO merupakan proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer dan anggota dan anggota staf pada setiap tingkatan organisasi. Dalam MBO, perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam perusahaan atau organisasi. Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal yang sangat penting, para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan. Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting. Tujuan utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang
14

efektif dari keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.

Perbedaan dan Kesamaan Arti Administrasi dan Manajemen

Kesamaan Arti Administrasi & Manajemen 1. William H. Newman : Tidak membedakan antara Administrasi dan Manajemen. Apa yang dimaksud dengan arti administrasi, termasuk pula dalam arti manajemen. 2. M.E. Dimock : Administrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan yang terencana terhadap pemecahan semua macam masalah yang kebanyakan terdapat pada setiap individu atau kelompok baik negara atau swasta.

Perbedaan Arti Administrasi & Manajemen 1. Dalton E. Mc. Farland : Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan Manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan / mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan. 2. Ordway Tead : Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan, sifatnya menentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan. Sedangkan Manajemen, prosesnya bagaimana secara langsung
15

kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasikan suatu tujuan dengan mengatur tindakan-tindakan itu agar dapat tercapai tujuan itu.

3. PERBEDAAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN.

Dalam Bahasa Inggris kata Administrasi dan Manajemen digunakan dalam konteks dan beberapa variasi pengertian. Dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan arti dengan kandungan makna to control yang berarti mengatur dan mengurus (Usman, 2006:4).

Dalam kamus Hornby (1984) kata administration diartikan sebagai management of affairs (pengelolaan urusan), dan kata management diartikan sebagai control atau handle (mengatur atau mengurus), sedangkan Sutisna menyatakan bahwa administrasi sama artinya dengan manajemen, tetapi di bidang pendidikan, pemerintahan, rumah sakit dan kemiliteran umumnya dipakai istilah admistrasi sedangkan di bidang industri dan perusahaan menggunakan istilah manajemen (Sutisna dalam Usman, 2006:4)

Dengan mengesampingkan pro-kontra perbedaan antara administrasi dan manajemen, yang jelas keduanya mengacu kepada bagaimana mengelola suatu urusan (affairs). Bertolak dari pengertian di atas, maka penulis menggunakan istilah manajemen. Oleh karena yang dikelola adalah urusan pendidikan, maka dikenal

16

istilah

Manajemen

Pendidikan.

Sebelum

menguraikan

konsep

manajemen

pendidikan, perlu dijelaskan definisi atau pengertian tentang pendidikan.

Perbedaan Manajemen dan administrasi Administrasi adalah berasal dari Bahasa Latin Administrare yang berarti membantu atau melayani. Dalam arti sempit sebagai keseluruhan pencatatan secara tertulis dan penyusunan sistematis dari keterangan-keterangan yang ada agar mempermudah memperoleh ikhtisar

keterangan. Kegiatan dalam hal ini yaitu serangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam setiap kerja sama.

Dalam arti luas, administrasi merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka mencapaiu tujuan secara efektif dan efisien. Dengan tiga ciri pokok :

1. Administrasi merupakan proses yang berarti terdiri atas serangkaian kegiatan, yang dimulai sejak adanya dua orang atau lebih bersepakat melakukan kerjsama dalam bidang tertentu. Dalam hal ini adalah bidang pendidikan mengelola sekolah dan segala aspek lainnya. 2. Terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama. 3. Setiap kerjasama dalam adminsitrasi dilakukan dalam rangka mencapai tujuan dan efisiensi. Tujuan itu ditetapkan sebelumnya berdasar kesepakatan bersama di antara pihak-pihak yang bekerja sama.

17

Manajemen adalah proses pendayagunaan semua orang dan fasilitas. Hal ini agar proses kerjasama (dalam administrasi) dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien tentunya dengan melibatkan semua orang dan fasilitas.

Manajemen merupakan kajian administrasi ditinjau dari segi prosesnya. Manajemen merupakan proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan dalam upaya mencapai tujuan kerja sama (administrasi) secara efisien. Gordon (1976) dalam Bafadal (2004:39) menyatakan bahwa manajemen merupakan metode yang digunakan administrator untuk melakukan tugas-tugas tertentu atau mencapai tujuan tertentu.

E. Hubungan Antara Administrasi dan Manajemen

Sebagaimana

telah

diuraikan

di

atas,

administrasi

adalah

proses

penyelenggaraan kerja untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan

yang dikehendaki dapat tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok daripada manajemen, karena intisari daripada manajemen ialah suatu proses/usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan manajemen adalah orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan

18

kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Keterkaitan di atas dapat dianalogikanmeski tidak seluruhnya tepat seandainya pembaca akan membeli buah rambutan. Pertama kali yang terlihat adalah kulit luar yang berwama hijau atau merah. Jika kulitnya dikupas maka didapati daging rambutan yang berwarna putih kalau dagingnya sudah dimakan maka akan terlihat intinya yang disebut biji rambutan.

Demikian pula manajemen, maka yang pertama disoroti adalah kulit luamya yaitu Admmistnisi Kedua dagingnya yaitu manajemen selanjutnya adalah bijinya yaitu kepemimpinan

F. Fungsi-Fungsi Administrasi dan Manajemen Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MA dalam bukunya Fungsi-fungsi managerial dan Filsafat Administrasi rimgsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :

1. Perencanaan (Planning)

2. Pengorganisasian (Organizing)

3. Pemberian Motivasi (Motivating)

19

4. Pengawasan (Controling)

5. Penilaian (Evaluating)

Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.

A. Perencanaan (Planning)

Planning dapat didefmisikan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan Yang telah ditentukan.

Pengertian tersebut menunjukan bahwa perencanaan merupakan fungsi administrasi dan manajemen yang pertama. Alasannya ialah bahwa tanpa adanya rencana, maka tidak ada dasar untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam rangka usaha oencapain tujuan. Perencanaan menjadi fungsi pertama karena ia merupakan dasar dan titik tolak dari kegiatan pelaksanaan selanjutnya.

Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap enam pertanyaan. yaitu :

a. What(Apa)

d. How (Bagaimana)

20

b. Where (Dimana)

e. Who (Siapa)

c. When (Kapan)

f. Why (Mengapa)

Pertanyaan tersebut menjadi:

1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ? 2. Dimana kegiatan-kegiatan tertentu dijalankan? Pertanyaan ini mencakup letak bangunan organisasi yang hendak didirikan, tata ruang yang disusun, tempat sumber tenaga kerja. 3. Kapan kegiatan-kegiatan tertentu hendak dilaksanakan. Hal ini berarti bahwa dalam rencana hams tergambar sistem prioritas yang dipergunakan, penjadwalan waktu dan hal-hal yang berhubungan dengan faktor waktu. 4. Bagaimana cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan ? Yang dicakup oleh pertanyaan ini menyangkut soal sistem dan tata kerja, standar yang hams dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dokumen dan lain-lain. 5. Pertanyaan siupa berarti diketemukannya jawaban dalam rencana tentang gambaran pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab. 6. Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting di antara rangkaian pertanyaan ini ialah pertanyaan mengapa. Terpenting karena pertanyaan ini ditunjukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya. Jika kelompok pimpinan

21

dapat memuaskan dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam pertanyaan itu, akan terciptalah suatu rencana yang baik.

B. pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Definisi

tersebut

menunjukan

bahwa

pengorganisasian merupakan langkah

pertama ke arah pelaksanaan rencana yang telah tersusun sebelumnya. Dengan demikian adalah suatu hal yang logis pula apabila pengorganisasian sebagai fungsi administrasi dan manajemen ditempatkan sebagai fungsi kedua, mengikuti fungsi perencanaan. Juga terlihat dalam definisi itu bahwa pelaksanaan fungsi

pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan yang bulat.

Organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen terlihat penting apabila diingat bahwa bergerak tidaknya organisasi ke arah pencapain tujuan sangat tergantung atas kemampuan manusia dalam organisasi menggerakan organisasi itu ke arah yang telah ditetapkan.

22

C. Penggerakan (Motivating)

Penggerakan ialah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikan rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonomis. Motivating secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengahtengah para bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi jika diperlukan.

Pelaksanaan fungsi Motivating dalam organisasi dapat dijalankan dengan baik dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut:

1. Jelaskan tujuan organisasi kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. 2. Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut. 3. Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi. 4. Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang diperlukan. 5. Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian. 6. Berikan penghargaan serta pujian kepada bawahan yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang-orang yang kurann mampu bekerja.

23

7. Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalain organisasi tujuan pribadi orang-orang tersebut akan tercapai semaksimal-maksimalnya.

D. Pengawasan (Controling)

Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan.

Artinya bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan kedua belahan mata uang yang sama. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.

Jelaslah kiranya bahwa pengawasan sangat menentukan peranannya dalam usaha pencapaian tujuan. Secara filosofis dapat dikatakan bahwa pengawasan itu mutlak diperlukan karena manusia bersifat salah dan khilaf. Dus manusia dalam organisasi perlu diamati, bukan dengan maksud untuk mencari kesalahannya kemudian menghukumnya, akan tetapi untuk mendidik dan membimbing. Hal ini kiranya sangat penting untuk diperhatikan karena para pemimpin dalam suatu organisasi sering lupa

24

bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seorang yang ikhlas memberikan kesempatan yang seluas-luasnya kepada bawahannya untuk berbuat kesalahan. Hanya saja setelah kesalahan diperbuat, adalah menjadi tugas pimpinan untuk memperbaiki kesalahan itu dengan jalan memberikan bimbingan kepada bawahannya agar ia tidak mengulangi kesalahan yang sama, akan tetapi berani untuk berbuat kesalahan yang lain.

Jika seorang bawahan selalu diancam dengan hukuman setiap kali ia berbuat kesalahan, maka bawahan tersebut tidak akan berkembang karena dalam setiap tindakannya ia akan selalu dikuasai oleh rasa takut. Akibatnya ia tidak akan berani mempunyai prakarsa,

mengambil keputusan dan akhimya akan kehilangan kepercayaan pada dirinya sendiri. Ini tidak boleh terjadi.

Kendati demikian perlu diperhatikan pula bahwa pernyataan diatas tidak berarti bahwa seorang pimpinan tidak boleh menghukum bawahannya. Memang seorang pimpinan dapat bertindak punitif jika seorang bawahan, meskipun telah berulang kali dibimbing, terus menerus berbuat kesalahan yang sama.

Proses pengawasan pada dasamya dilaksanakan oleh administrasi , manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni:

1 pengawasan langsung (direct control)

25

2 pengawasan tidak langsung (indirect control)

Yang dimaksud pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan. Sementara pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan. Laporan itu dapat berbentuk tertulis dan lisan.

Kelemahan daripada pengawasan tidak langsung ialah bahwa sering para bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja Padahal, seorang pimpinan yang baik akan menuntut bawahannya untuk melaporkan beberapa hal, baik yang bersifat positif maupun negatif Karena kalau hanya hal-hal yang positif saja yang dilaporkan, pimpinan tidak akan mengetahui keadaan yang sesungguhnya. Akibatnya dia akan mengambil kesimpulan yang salah. Lebih jauh lagi ia akan mengambil keputusan yang salah.

Kesimpulannya ialah bahwa pengawasan tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantung kepada laporan saja, karena itu pengawasan tidak langsung tidak cukup. Adalah bijaksana apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan langsung dan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan itu.

E. Penilaian (evaluating)

26

Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian adalah: Penilaian ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses setelah fase itu seluruhnya selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengawasan yang ditujukan kepada fase yang masih dalam proses pelaksanaan.

Penilaian bersifat korektif terhadap fase yang telah selesai dikerjakan. Korektifitas yang menjadi sifat penilaian itu sangat berguna bukan untuk fase yang telah selesai, akan tetapi untuk fase berikutnya. Artinya, melalui penilaian harus diketemukan kelemahan-kelemahan sistem yang dipergunakan dalam fase yang baru saja selesai. Juga harus diketemukan penyimpangan-penyimpangan dan/atau penyelewenganpenyelewengan yang telah terjadi, tetapi lebih penting lagi, harus diketemukan sebabsebab mengapa kelemahan-kelemahan itu timbul, juga harus diketemukan sebabsebab mengapa penyimpangan-penyimpangan itu terjadi.

27

You might also like