221
BAB 10MESYUARAT DAN MINIT MESYUARAT
OBJEKTIF BAB
Selepas mempelajari bab ini, anda seharusnya dapat:1.
Memahami
konsep mesyuarat.2.
Memahami
jenis-jenis mesyuarat.3.
Memahami
kepentingan mesyuarat.4.
Memahami
cara-cara menulis minit mesyuarat yang betul.
10.1 PENGENALAN
Dalam kehidupan manusia sehari-hari, seseorang individu itu tidak bolehhidup sendirian. Ia terpaksa mencari kawan kerana manusia tidak dijadikan untuk hidup sendirian. Apabila terdapat seorang rakan, setiapkerja yang dilaksanakan biasanya akan dikongsi bersama. Individupertama akan bertanya pendapat individu kedua apabila ia hendak melaksanakan sesuatu. Begitu juga sebaliknya. Tanpa merujuk kepadaorang lain untuk mendapatkan pandangan kedua, seseorang itu akandigelar sebagai kera sumbang yang tidak tahu berkawan. Apabila jumlah manusia bertambah, dengan menggunakan satu bahasayang difahami oleh kumpulan mereka, mereka mula mengadakanpermuafakatan dalam menjalankan tugas-tugas masing-masing. Dari situ,lahirlah struktur pentadbiran dalam masyarakat sebagaimana yang telahanda pelajari dalam Bab 3. Manusia akan hidup berkelompok di bawahpemimpin yang dipilih di kalangan mereka melalui persetujuan yang dicapai. Persetujuan itu diperolehi melalui mesyuarat.
10.2 APAKAH MAKSUD MESYUARAT?
Mesyuarat berasal daripada bahasa Arab yang membawa maknaberhimpun, berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakatuntuk melakukan sesuatu pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkanmesyuarat sebagai, “Perundingan (untuk membincangkan sesuatu, ataumencapai sesuatu keputusan).” Secara amnya dapatlah kita katakanbahawa mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk mendapatkan buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan
222
bagi mendapatkan satu keputusan. Keputusan yang diperolehi biasanyadicapai selepas berlakunya perbahasan atau percambahan atau percanaianfikiran oleh ahli-ahli mesyuarat dan biasanya keputusan yang dicapai ituadalah kata sepakat atau persetujuan oleh sebilangan besar anggota atauahli-ahli yang hadir bermesyuarat. Ahli-ahli minoriti yang tidak bersetujudengan keputusan yang dicapai hendaklah lazimnya akur akan keputusanyang dicapai oleh suara ramai.
10.3 KEPENTINGAN MESYUARAT
Setiap kali sesuatu projek atau peristiwa hendak dilaksanakan, biasanyamesyuarat akan diadakan terlebih dahulu untuk mendapatkan katasepakat. Dalam kehidupan masyarakat Melayu dahulu, apabila sesuatuupacara, misalnya perkahwinan atau perayaan pesta tertentu hendak dilaksanakan , ketua-ketua keluarga akan dipanggil untuk bermesyuaratdan menyampaikan pendapat masing-masing. Kata sepakat akan dicapaidan kesepakatan itulah yang akan dipatuhi semasa projek berkenaandilaksanakan. Mesyuarat juga diadakan sewaktu projek sedang dilaksanakan dan selepas projek dilaksanakan. Mengapa pola sebeginiterjadi? Jika diteliti, terdapat berbagai-bagai sebab mengapa mesyuarat ituperlu diadakan.
10.3.1 Menjelaskan Hal-Hal yang Tidak Jelas
Persefahaman itu amat penting semasa melaksanakan tugas-tugas dalamsesuatu projek. Melalui mesyuarat, segala butiran yang tidak jelas yang ada dalam fikiran ahli dapat dijelaskan. Ringkasnya, dengan adanyamesyuarat, semangat kekitaan akan dapat diwujudkan kerana jurang perbezaan fahaman atau sebarang selisih faham dapat dikurangkan ataudihapuskan. Apabila persefahaman dan semangat kekitaan wujud, makaperjalanan projek akan menjadi licin dan teratur.
10.3.2 Pengagihan Tugas
Sesuatu projek yang hendak dilaksanakan mungkin memerlukankerencaman tugas. Begitu juga dengan jumlah orang yang terlibat. Makinbesar projek, makin rencam bidang tugas dan makin ramai pekerja yang diperlukan. Melalui mesyuaratlah agihan tugas dapat dilakukan. Ini dibuatdengan cara melihat kepakaran individu yang terlibat dengan tugas-tugastertentu. Tambahan pula melalui mesyuarat juga semangatkesukarelawanan akan mucul. Individu yang mahir dalam sesuatu tugasakan secara sukarela bersetuju untuk melaksanakan tugas tersebut tanpadipaksa-paksa. Daripada mesyuarat juga dapat ditentukan jumlahindividu yang terlibat dalam sesuatu tugas. Biasanya untuk sesuatujawatankuasa itu, jumlah ahlinya akan bergantung kepada keperluan tugasyang akan dilaksanakan.
223
10.3.3 Menilai dan Mengawal Aktiviti
Setiap pertubuhan/persatuan/perkumpulan mempunyai perancangankegiatan yang akan dijalankan dalam jangka waktu tertentu, biasanyadiukur dalam jangka waktu satu tahun. Kegiatan-kegiatan tersebut akandilaksanakan secara berjadual, mengikut perancangan awal yang dibuatoleh jawatankuasa kerja atau oleh jawatankuasa kecil. Siapakah yang akanmemantau perjalanan kegiatan berkenaan? Biasanya tidak pernah adapersatuan melantik seorang pemantau untuk melihat sama ada kegiatan-kegiatan persatuan dijalankan mengikut jadual atau tidak. Mesyuaratlahyang akan berfungsi untuk menilai dan mengawal aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan. Melalui mesyuaratlah masalah-masalah, kekuatan dankelemahan perjalanan aktiviti akan dikenal pasti sementara keputusanpula dapat dicapai untuk mengatasi segala masalah dan kerumitan yang timbul.
10.3.4 Menyelesaikan Banyak Masalah yang Rumit
Sebagaimana yang dinyatakan dalam perenggan 10.3.3, mesyuarat dapatmeninjau dan melihat perjalanan aktiviti-aktiviti persatuan dan dapatmencari jalan untuk memperbaiki atau mengatasinya. Melalui mesyuaratjuga, bukanlah hal-hal yang bersangkutan dengan perjalanan persatuansahaja dapat dipantau, tetapi juga individu-individu yang menjadi ahlipersatuan. Sikap dan hemah mereka dalam persatuan dapat dilihat ataudikesan ketika mereka melaksanakan projek-projek. Siapa yang jujur danikhlas, siapa yang hanya menjadi oportunis, siapa pula yang boleh diharapdan tidak boleh diharap, semuanya dapat dikesan melalui mesyuaratkerana dalam mesyuaratlah ahli-ahli akan membangkitkan segalakelemahan dan kekuatan persatuan untuk memantapkan lagi perjalanandan kemajuan persatuan. Masalah kewangan yang selalunya menjadikekangan utama dalam perjalanan persatuan dapat diatasi dengan kadarsegera melalui mesyuarat. Jika tabungan persatuan sudah hampir habisatau sudah habis, mesyuarat dapat mengatasinya dengan membuatkeputusan bagi mengisi semula tabung persatuan agar terus dapatbergerak pada masa hadapan.
10.3.5 Mencari Sokongan dan Kerjasama Sesama Ahli
“Banyak udang banyak garam, banyak orang banyak ragam.” Dalamsetiap pertubuhan, setiap ahli ialah individu tersendiri yang mempunyaipersonaliti tersendiri. Ada ahli yang menyokong dan ada ahli yang menjadi pembangkang kepada perjalanan persatuan. Melalui mesyuarat,sokongan dan kerjasama ahli dapat dicari dengan cara bergaul danbekerjasama. Ketika mesyuarat, ahli-ahli yang tidak puas hati terhadap
Search History:
Result 00 of 00
00 results for result for
p.
Recommended
Notes
Load more
