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Pgina 5 de 5 Windows XP Home & Professional Para Usurios e Administradores Prezado Leitores,
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Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 6 de 6 NDICE: 01) REVISO DOS CONCEITOS BSICOS DE BANCO DE DADOS:........................................................ 8 Entidades e Atributos:..................................................................................................................................... 8 Chave Primria: ............................................................................................................................................ 11 Relacionamentos entre Tabelas: ................................................................................................................... 17 Relacionamento do Tipo Um para Um: .................................................................................................... 17 Relacionamento do Tipo Um para Vrios:................................................................................................ 18 Relacionamento do tipo Vrios para Vrios: ............................................................................................ 20 Integridade Referencial:................................................................................................................................ 22 Como Criar e Configurar Relacionamentos no Microsoft Access: ........................................................... 23 Normalizao de Tabelas:............................................................................................................................. 26 Primeira Forma Normal: ........................................................................................................................... 27 Segunda Forma Normal: ........................................................................................................................... 28 Terceira Forma Normal: ........................................................................................................................... 29 Um Projeto Proposto (opcional): .................................................................................................................. 30 03) ARQUITETURA DO MICROSOFT ACCESS: ........................................................................................ 34 Os Diversos Elementos do Access e a Relao entre eles: ........................................................................... 34 Alguns exemplos e situaes do dia-a-dia: ................................................................................................... 37 04) Criando um banco de dados com o Microsoft Access................................................................................ 38 Introduo..................................................................................................................................................... 38 Criando um banco de dados.......................................................................................................................... 38 Criando um banco de dados utilizando o Assistente de Banco de Dados ..................................................... 39 Criando um banco de dados vazio ................................................................................................................ 43 05) Criao de tabelas com o Microsoft Access ............................................................................................... 46 A Janela de Banco de Dados......................................................................................................................... 46 Como criar tabelas com o Microsoft Access?............................................................................................... 47 Criando a tabela Contribuintes! ................................................................................................................ 48 Coluna Nome dos Campos: .......................................................................................................................... 50 Coluna Tipo de Dados: ................................................................................................................................. 50 Coluna Descrio:......................................................................................................................................... 52 Propriedade Tamanho do Campo: ................................................................................................................ 54 Propriedade Formato: ................................................................................................................................... 56 Formatos Predefinidos .............................................................................................................................. 58 Formatos Personalizados: ......................................................................................................................... 59 Propriedade Casas decimais:......................................................................................................................... 69 Propriedade Mscara de entrada: .................................................................................................................. 70 Propriedade Legenda: ................................................................................................................................... 73 Propriedade Valor padro: ............................................................................................................................ 73 As Propriedades Regra de validao/Texto de validao: ............................................................................ 74 A Propriedade Requerido: ............................................................................................................................ 76 A Propriedade Permitir comprimento zero: .................................................................................................. 78 A Propriedade Indexado: .............................................................................................................................. 79 06) Definio de Relacionamentos entre tabelas .............................................................................................. 91 07) Inserindo dados para testar os relacionamentos.......................................................................................... 93 08) Importao e Exportao de dados com o Microsoft Access ..................................................................... 95 Importar ou vincular tabelas de outro banco de dados do Microsoft Access................................................ 97 Exportando dados das tabelas do Microsoft Access. .................................................................................. 105 09) Criao de Consultas com o Microsoft Access ........................................................................................ 106 Consultas: Definio e usos. ....................................................................................................................... 106 Criar uma consulta...................................................................................................................................... 107 Utilizando o QBE para criar a primeira consulta. ....................................................................................... 107 Exerccios - Criao de consultas simples.: ................................................................................................ 115 Consultas baseadas em duas ou mais tabelas. ............................................................................................. 116 Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 7 de 7 Definindo critrios de filtragem e ordenao em consultas ........................................................................ 119 Exerccios - Criao de consultas simples com critrios.: .......................................................................... 129 NmeroDoPedido ................................................................................................................................... 131 Totalizando valores em consultas - a linha Totais. ..................................................................................... 132 Criando "Campos Calculados" em consultas. ............................................................................................. 141 Utilizando operadores para definir critrios de pesquisa. ........................................................................... 150 O operador In. ............................................................................................................................................. 150 O operador Between. .................................................................................................................................. 151 O operador Like. ......................................................................................................................................... 152 Utilizando as funes do Microsoft Access. ............................................................................................... 156 Como a sintaxe de uma funo?............................................................................................................... 156 Funes para tratamento de Data e Hora. ................................................................................................... 157 Funes para Clculos matemticos. .......................................................................................................... 165 Funes para tratamento de String/Texto. .................................................................................................. 166 Consultas "Parametrizadas" no Microsoft Access. ..................................................................................... 177 EXERCCIOS:............................................................................................................................................ 183 Consultas do tipo Tabela de Referncia Cruzada:......................................... 184 Outros tipos de consultas no Microsoft Access. ......................................................................................... 192 Consulta criar tabela: .............................................................................................................................. 192 Consulta atualizao: .............................................................................................................................. 193 Consulta acrscimo: ............................................................................................................................... 193 Consulta excluso: .................................................................................................................................. 194 EXERCCIOS:............................................................................................................................................ 201 Concluso: .................................................................................................................................................. 201 10) Criao de Formulrios Bsicos com o Microsoft Access ....................................................................... 202 Introduo - O que so e para o que so utilizados? ................................................................................... 202 Modos de Exibio de um Formulrio........................................................................................................ 215 Modo Estrutura ....................................................................................................................................... 215 Controles bsicos da Caixa de Ferramentas................................................................................................ 216 Selecionar Objetos .................................................................................................................................. 216 Rtulo ..................................................................................................................................................... 216 Caixa de Texto........................................................................................................................................ 217 Boto de Comando.................................................................................................................................. 218 A folha de Propriedades.......................................................................................................................... 219 Exerccio: .................................................................................................................................................... 229 Concluso: .................................................................................................................................................. 229 11) Criao de Relatrios Bsicos com o Microsoft Access .......................................................................... 230 Introduo - O que so e para o que so utilizados? ................................................................................... 230 Modo Estrutura ........................................................................................................................................... 231 Sees de um relatrio............................................................................................................................ 232 Controles................................................................................................................................................. 233 Caixa de Ferramentas.............................................................................................................................. 233 Propriedades do relatrio........................................................................................................................ 233 Criar Relatrios.......................................................................................................................... 234 Exerccios: .............................................................................................................................................. 240 Concluso: .................................................................................................................................................. 241 12) Uma introduo a Macros com o Microsoft Access. ................................................................................ 242 Eventos: ...................................................................................................................................................... 242 O que so Macros e como utiliz-las: ......................................................................................................... 244 Criando a Primeira Macro e a Janela de Macros: ....................................................................................... 246 AES DE MACRO E OS PARMETROS DE CADA UMA : ............................................................. 252 Associando Macros a Eventos .................................................................................................................... 290 Exerccio..................................................................................................................................................... 295 Concluso ................................................................................................................................................... 295 Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 8 de 8 01) REVISO DOS CONCEITOS BSICOS DE BANCO DE DADOS: Neste tpico iremos revisar alguns conceitos bsicos sobre Bancos de Dados. Para a melhor utilizao do Microsoft Access importante o conhecimento e correto entendimento dos conceitos apresentados. Revisaremos os Seguintes Conceitos: Entidades e Atributos Chave Primria Relacionamentos entre Entidades (Tabelas) Integridade Referencial Normalizao de Tabelas Um Problema Proposto Entidades e Atributos: Toda a Informao de um Banco de Dados do Microsoft Access armazenada em Tabelas, que na linguagem dos Banco de Dados, tambm so chamadas de Entidades. Por exemplo, poderamos ter uma Tabela "Clientes", onde seriam armazenadas informaes sobre os diversos clientes. Sobre cada um dos clientes poderamos armazenar informaes tais como: Nome, Rua, Bairro, Telefone, CEP, Data de Nascimento, etc. Essas diversas caractersticas de cada Cliente so os "Atributos" de cada Cliente, muitas vezes chamados de campos da entidade Cliente. "O Conjunto de todos os Atributos de um cliente e os valores dos atributos o que forma o Registro do Cliente". Com isso teremos a Tabela constituda por um conjunto de Registros (Uma linha completa com informaes sobre o cliente) e cada Registro formado por um conjunto de atributos (Nome, Endereo, etc). Resumindo: Entidade ou Tabela:Um conjunto de Registros Campos ou Atributos: Caractersticas Individuais da Entidade Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Considere o Exemplo da figura abaixo, onde temos uma Tabela Cliente com os seus diversos Campos ( atributos):
Tabela Cliente e Seus Campos - CdigoDoCliente,NomeDaEmpresa, etc. No exemplo da figura anterior temos uma entidade: "Clientes" e seus diversos atributos: "Cdigo do Cliente", "Nome da Empresa", "Nome do Contato", "Cargo do Contato", "Endereo", etc. Em cada linha temos um conjunto de atributos e seus valores. Cada linha forma um Registro. Cada Coluna um atributo da Tabela Clientes. Conforme veremos em um dos exerccios mais adiante, um dos grandes desafios em se projetar um Banco de Dados com sucesso a correta Determinao das Entidades que existiro no Banco de Dados, bem como dos Atributos de Cada Entidade. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Exerccio: Neste exerccio iremos abrir o Banco de Dados C:\CursoAccBasico\Pedidos.mdb e analisar as suas entidades e os atributos de cada entidade. Para Analisar as Entidades e os Atributos das Entidades do banco Pedidos.mdb: Abra o Microsoft Access: Iniciar -> Programas -> Microsoft Access. Na tela que surge d um clique na opo "Mais Arquivos" e depois d um clique em OK No lista "Examinar" selecione "(C:) Nas pastas que surgem d um duplo clique para abrir a pasta CursoAccBasico. Dentro da pasta CursoAccBasico d um duplo clique no arquivo Pedidos.mdb para abr-lo Na Janela que surge verifique que a Guia Tabelas est selecionada e d um duplo clique na tabela Clientes para abrir a Tabela Clientes. Quais os atributos da Tabela Cliente? D um clique no boto "x" mais de baixo, para fechar a Tabela Clientes. Cuidado, pois se voc clicar no boto "x" mais de cima, voc ir fechar o Microsoft Access. D um clique duplo em "Pedidos" para abrir a Tabela Pedidos Observe os diferentes Atributos da Tabela Pedidos. Feche o Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 11 de 11 Chave Primria: O Conceito de "Chave Primria" fundamental para o Correto Entendimento do Funcionamento de um Banco de Dados. Vamos entender o que significa um campo ser a Chave Primria de uma Tabela e como tornar um Campo a Chave Primria de uma Tabela. "Ao Definirmos um Campo como sendo uma Chave Primria, estamos informando ao Microsoft Access que no podem existir dois registros com o mesmo valor de Chave Primria, ou seja, os valores no campo Chave Primria precisam ser nicos. Por exemplo, se defino um campo "Nmero da Identidade" da tabela Clientes como sendo um campo do tipo Chave Primria, estou dizendo ao Microsoft Access que no podem existir dois clientes com o mesmo valor no campo "Nmero da Identidade". Na prtica estou garantindo que no podem ser cadastrados dois clientes com o mesmo Nmero de Identidade". Em outras palavras poderamos dizer que o Campo Chave Primria identifica de Maneira nica cada Registro de uma Tabela, isto , de posse do valor da Chave Primria somente localizaremos um registro com aquele valor no campo Chave Primria. Este um conceito muito importante, pois conforme veremos mais adiante os conceitos de Integridade Referencial e Normalizao esto diretamente ligados ao conceito de Chave Primria. Na prxima figura vemos um exemplo da tabela Cliente onde o Campo "Cdigo do Cliente" definido como uma Chave Primria. Observe que no existem dois clientes com o Mesmo Cdigo.
Campo "Cdigo do Cliente" definido como Chave Primria. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Ao clicarmos no Boto Estrutura ( ) iremos acessar a estrutura da Tabela. Veremos em um dos prximos itens que toda tabela possui dois modos: Modo Estrutura e Modo Folha de Dados. No Modo Estrutura onde definimos quais atributos faro parte da tabela, bem como as caractersticas de cada atributo, tais como Tipo de Dados, Tamanho Mximo, Mscara de Entrada, etc. No Modo Folha de Dados que podemos digitar as informaes, Inserir Novos Registros, alterar os Registros existentes, etc. Ao entrar no modo estrutura, conforme indicado pela figura a seguir, voc pode notar que na linha do Atributo "Cdigo do Cliente", existe uma pequena chave. Esta chave indica que o Campo Marcado como uma "Chave Primria". Alm disso, na propriedade "Indexado" deste campo voc pode Notar que aparece "Sim (Duplicao No Autorizada)", indicando que no podem haver valores duplicados para um campo do tipo Chave Primria.
Campo Chave Primria Indexado e Com Duplicao No Autorizada. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 13 de 13 Exerccio: Neste exerccio iremos Redefinir o campo Cdigo do Cliente para que ele deixe de ser uma Chave Primria, feito isso iremos para o Modo Folha de Dados e Adicionaremos um Cliente com o Cdigo de Cliente Duplicado ( Igual a um que j existe na Tabela), depois retornaremos ao modo estrutura e tentaremos redefinir o campo Cdigo do Cliente como Chave Primria. Em seguida vamos excluir o cliente que foi adicionado com o mesmo cdigo de um cliente que j existe. Voltaremos a definir o campo CdigoDoCliente como sendo um campo do tipo Chave Primria e em seguida tentaremos inserir um cliente com o mesmo cdigo de um cliente j cadastrado. O Access permitir ou no a insero deste ltimo cliente?? Para Modificar o Campo Cdigo do Cliente faa o seguinte: Se ainda no estiver no Modo Estrutura da Tabela Clientes, v para o Modo Estrutura: Clique na tabela Clientes para marc-la e depois d um clique no boto Estrutura ( ). Selecione a Linha "Cdigo do Cliente". Para selecionar coloque o mouse bem a esquerda da linha, at que o cursor se transforme em uma flecha apontando para a direita, a de um clique e toda a linha ser selecionada Com a linha selecionada d um clique no boto com o desenho da chave ( ), feito isso o campo deixar de ser uma chave primria, conforme pode ser notado pelo fato da chave ter sumida da linha Cdigo do Cliente. V para o Modo Folha de Dados, para isto selecione o comando Exibir -> Modo folha de dados. No Modo Folha de Dados selecione o comando Inserir -> Novo registro
e insira um Cliente com os seguintes Dados:
Cdigo do Cliente : ALFKI Nome da Empresa: ABC de 123 Nome do Contato: Jos da Silva Cargo do Contato: Chefe Endereo: Rua X, Nm 100 Cidade: Santa Maria Regio: SP CEP: 97000-000 Pas: Brasil Telefone: (55)222-2222 Fax: (55)222-2222 Observe que mesmo inserindo um cliente com o mesmo Cdigo de Outro Cliente que j existe: (ALFKI) o Microsoft Access permitiu a insero de Dados. Agora temos dois clientes com o mesmo Cdigo do Cliente, o que na prtica causa uma srie de Problemas ao Banco de Dados, conforme veremos a seguir. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 14 de 14 O Microsoft Access aceito dois clientes com o mesmo cdigo pois o campo CdigoDoCliente no mais do tipo Chave Primria, com isso podemos ter valores repetidos neste campo. Agora vamos definir o campo CdigoDoCliente como sendo do tipo Chave Primria, ou pelo menos vamos tentar. Volte para o Modo Estrutura e marque a linha Cdigo do Cliente. Feito isso d um clique no boto com a Chave ( ), para redefinir este campo como sendo uma Chave Primria. D um clique no boto com a figura Disquete ( ) para tentar salvar as alteraes que foram feitas na estrutura da tabela. Voc receber uma mensagem dizendo que no possvel realizar tal operao, conforme indicado na figura a seguir:
Isto acontece porque temos dois registros com o mesmo valor no campo CdigoDoCliente, com isso este campo no pode ser definido como sendo do tipo Chave Primria. D um clique no boto OK para fechar a mensagem de erro. Surgir uma segunda mensagem. D um clique no boto OK para fechar esta segunda mensagem. Voc estar de volta a estrutura da tabela Clientes. Selecione a linha CdigoDoCliente e d um clique no boto com a Chave ( ), para fazer com que este campo deixe de ser do tipo Chave Primria. Vamos ir para o modo Folha de Dados e excluir o cliente inserido anteriormente. Selecione o comando Exibir -> Modo Folha de dados. Surge uma mensagem dizendo que voc deve salvar as alteraes na estrutura da tabela. D um clique no boto Sim e voc estar de volta ao modo Folha de Dados. Localize o registro inserido anteriormente e d um clique no campo CdigoDoCliente deste registro. Selecione o comando Editar -> Selecionar registro. Selecione o comando Editar -> Excluir. Agora exclumos o registro com valor duplicado para o campo CdigoDoCliente. Agora vamos definir o campo CdigoDoCliente como sendo do tipo Chave Primria. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 15 de 15 Volte para o Modo Estrutura e marque a linha Cdigo do Cliente. Feito isso d um clique no boto com a Chave ( ), para redefinir este campo como sendo uma Chave Primria. D um clique no boto com a figura Disquete ( ) para tentar salvar as alteraes que foram feitas na estrutura da tabela. Como no temos mais valores duplicados no campo CdigoDoCliente, agora o Microsoft Access consegue definir o campo CdigoDoCliente como sendo do tipo Chave Primria. A partir deste momento no conseguiremos mais inserir um cliente com o mesmo cdigo de um cliente j cadastrado. Vamos conferir se isto realmente verdade. Selecione o comando Exibir -> Modo Folha de dados. Selecione o comando Inserir -> Novo registro. Digite os seguintes dados: Cdigo do Cliente : ALFKI Nome da Empresa: ABC de 123 Nome do Contato: Jos da Silva Cargo do Contato: Chefe Endereo: Rua X, Nm 100 Cidade: Santa Maria Regio: SP CEP: 97000-000 Pas: Brasil Telefone: (55)222-2222 Fax: (55)222-2222 Aps digitar o nmero de Fax e pressionar Enter, o Microsoft Access tentar salvar o novo registro, porm no conseguir. A seguinte mensagem ser exibida:
O que significa esta mensagem? Por que o Microsoft Access no est permitindo que o novo registro seja salvo? D um clique no boto OK para fechar a mensagem de erro. Pressione a tecla ESC duas vezes seguidas. Feche a tabela Clientes. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Um ltimo detalhe importante para lembrarmos que a Chave Primria pode ser formada pela combinao de Mais de Um Campo. Podem existir casos em que um nico campo no capaz de atuar como chave primria, pelo fato deste apresentar valores repetidos. Nestes casos podemos definir uma combinao de 2 ou mais campos para ser a nossa chave primria. Para fazer isso basta, no modo estrutura da tabela, selecionar todas as linhas que definiro a "Chave Primria Composta", e depois dar um clique no boto com a chave. Nota: Falaremos mais sobre a definio de chaves primrias em um dos prximos itens. Alm disso, uma tabela somente pode ter uma Chave Primria, seja ela simples ou composta. Neste tem aprendemos o conceito de Chave Primria, a sua Importncia e como Definir um Campo de uma Tabela como sendo a Chave Primria. Tambm testamos inconsistncias que podem ser introduzidas nos dados pelo fato de no termos uma Chave Primria definida corretamente (No nosso exemplo, conseguimos inserir um Cliente com o Mesmo Cdigo de outro cliente j cadastrado). No prximo tem aprenderemos outro importante conceito: Conceito de Relacionamentos entre Tabelas. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 17 de 17 Relacionamentos entre Tabelas: Conforme podemos ver no nosso Banco de Dados Pedidos.mdb, existem diversas tabelas: Clientes, Produtos, Pedidos, Detalhes do Pedido, etc. Embora as informaes estejam separadas em cada uma das Tabelas, na prtica devem existir relacionamentos entre as tabelas. Por exemplo: Um Pedido feito Para um Cliente e neste Pedido podem existir diversos itens, os quais so armazenados na tabela Detalhes do Pedido. Alm disso cada Pedido possui um nmero nico, mas um mesmo Cliente pode fazer diversos pedidos e assim por diante. No Banco de Dados, precisamos de alguma maneira para representar estes relacionamentos da vida Real, em termos das tabelas e seus atributos. Isto possvel com a utilizao de "Relacionamentos entre tabelas", os quais podem ser de trs tipos: Um para Um Um para Vrios Vrios para Vrios Relacionamento do Tipo Um para Um: Esta relao existe quando os campos que se relacionam so ambos Chaves Primrias em suas respectivas tabelas. Cada um dos campos no apresenta valores repetidos. Na prtica existem poucas situaes onde utilizaremos um relacionamento deste tipo. Um exemplo poderia ser o seguinte: Imagine uma escola com um Cadastro de Alunos na tabela Alunos, destes apenas uma pequena parte participa da Banda da Escola. Por questes de projeto do Banco de Dados, podemos criar uma Segunda Tabela "Alunos da Banda", a qual se relacionar com a Tabela Alunos atravs de um relacionamento do tipo Um para Um. Cada aluno somente cadastrada uma vez na Tabela Alunos e uma nica vez na Tabela Alunos da Banda. Poderamos utilizar o Campo Matrcula do Aluno como o Campo que relaciona as duas Tabelas. Na Tabela Alunos da Banda poderamos colocar apenas o Nmero da Matrcula do aluno, alm das informaes a respeito do Instrumento que ele toca, tempo de banda, etc. Quando fosse necessrio buscar as informaes tais como nome, endereo, etc, estas podem ser recuperadas atravs do relacionamento existente entre as duas tabelas, evitando, com isso, que a mesma informao (Nome, Endereo, etc) tenha que ser duplicada nas duas tabelas, inclusive aumentando a probabilidade de erros de digitao. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 18 de 18 Na Prxima Figura vemos o exemplo de um Relacionamento do tipo Um para Um entre as tabelas Alunos e Alunos da Banda.
Relacionamento Um para Um entre as Tabelas Alunos e Alunos da Banda. Com a criao deste relacionamento estamos evitando a repetio desnecessria de informaes em diferentes tabelas. Relacionamento do Tipo Um para Vrios: Este , com certeza, o tipo de relacionamento mais comum entre duas tabelas. Uma das tabelas (o lado um do relacionamento) possui um campo que a Chave Primria e a outra tabela (o lado vrios) se relaciona atravs de um campo cujos valores relacionados podem se repetir vrias vezes. Considere o exemplo entre a tabela Clientes e Pedidos. Cada Cliente somente cadastrada uma nica vez na tabela de Clientes (por isso o campo Cdigo do Cliente uma chave primria, indicando que no podem existir dois clientes com o mesmo cdigo), portanto a tabela Clientes ser o lado um do relacionamento. Porm cada cliente pode fazer diversos pedidos, por isso que o Cdigo de um Cliente poder aparecer vrias vezes na tabela Pedidos, tantas vezes quantos forem os pedidos que o Cliente tiver feito. Por isso que temos um relacionamento do tipo Um para Vrios entre a tabela Clientes e Pedidos, atravs do campo Cdigo do Cliente, indicando que um mesmo Cliente pode realizar diversos pedidos. Na prxima figura vemos um exemplo de um Relacionamento Um para Vrios entre as Tabelas Clientes e Pedidos do banco de dados Pedidos.mdb, atravs do campo cdigo do cliente: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Relacionamento Um para Vrios entre as Tabelas Clientes e Pedidos. Observe que o lado Vrios do relacionamento representado pelo smbolo do infinito ( ). No lado Um do relacionamento o campo definido como uma Chave Primria ( Campo CdigoDoCliente na tabela Clientes) e no lado Vrios no ( campo CdigoDoCliente na tabela Pedidos), indicando que no lado vrios o Cdigo do Cliente pode se repetir vrias vezes, o que faz sentido, uma vez que um mesmo cliente pode fazer diversos pedidos. No Banco de Dados nwind.mdb, que est na pasta CursoAccBasico, temos diversos outros exemplos de relacionamentos do tipo Um para Vrios, conforme descrito na Prxima Tabela: Tipo de Relacionamento Lado Um Lado Vrios Um para Vrios CdigoDoFornecedor na tabela Fornecedores CdigoDoFornecedor na tabela Produtos Um para Vrios CdigoDaCategoria na tabela Categorias CdigoDaCategoria na tabela Produtos Um para Vrios CdigoDoProduto na tabela Produtos CdigoDoProduto na tabela Detalhes do Pedido Um para Vrios CdigoDoFuncionrio na tabela Funcionrios CdigoDoFuncionrio na tabela Pedidos Um para Vrios NmeroDoPedido na tabela Pedidos NmeroDoPedido na tabela Detalhes do Pedido Um para Vrios CdigoDaTransportadora na tabela Transportadoras Via na tabela Pedidos Um para Vrios CdigoDoCliente na tabela Clientes CdigoDoCliente na tabela Pedidos
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Mais adiante veremos como implementar, na prtica, estes relacionamentos. Algumas observaes importantes sobre relacionamentos: O Nome dos Campos envolvidos no Relacionamento, no precisa ser, necessariamente, o mesmo, conforme indicado pelo relacionamento entre os campos CdigoDaTransportadora e Via, na tabela anterior. O tipo dos campos que precisa ser o mesmo, por exemplo, se um dos campos for do tipo Texto, o outro tambm dever ser do tipo Texto. Sempre o Lado um do Relacionamento deve ser uma chave primria, j o lado vrios no pode ser uma chave Primria De Preferncia, antes de Criar os Relacionamentos verifique se o tipo dos campos a serem relacionados o mesmo, alm de caractersticas como mscaras de entrada e formato. Relacionamento do tipo Vrios para Vrios: Seria uma situao onde em ambos os lados do relacionamento os valores poderiam se repetir. Vamos considerar o caso entre Produtos e Pedidos. Posso ter Vrios Pedidos nos quais aparece um determinado produto, alm disso vrios Produtos podem aparecer no mesmo Pedido. Esta uma situao em que temos um Relacionamento do Tipo Vrios para Vrios. Na prtica no temos como implementar um relacionamento deste tipo, devido a uma srie de problemas que teramos. Por exemplo, na tabela Pedidos teramos que repetir o Nmero do Pedido, Nome do Cliente, Nome do Funcionrio, Data do Pedido, etc para cada tem do Pedido. Para evitar este tipo de problema bastante comum "quebrarmos" um relacionamento do tipo Vrios para Vrios em dois relacionamento do tipo Um para Vrios. Isso feito atravs da criao de uma nova tabela, a qual fica com o lado Vrios dos relacionamentos. No nosso exemplo foi criada a tabela Detalhes do Pedido, onde ficam armazenadas as informaes sobre os diversos itens de cada pedido, a ao invs de termos um relacionamento do tipo Vrios para Vrios, teremos dois relacionamentos do tipo um para vrios, conforme descrito pela prxima tabela: Tipo de Relacionamento Lado Um Lado Vrios Um para Vrios CdigoDoProduto na tabela Produtos CdigoDoProduto na tabela Detalhes do Pedido Um para Vrios NmeroDoPedido na tabela Pedidos NmeroDoPedido na tabela Detalhes do Pedido
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Pgina 21 de 21 Na figura abaixo temos a representao dos dois relacionamentos Um para Vrios:
Tabela Detalhes do Pedido ficou com o lado Vrios dos Relacionamentos. Esta situao em que um relacionamento um para Vrios "quebrado" em dois Relacionamentos do tipo Um para Vrios bastante comum. Diversas vezes utilizamos esta tcnica para eliminar uma srie de problemas no Banco de Dados, tais como informao repetida e inconsistncia de Dados. Agora que j conhecemos os Tipos de Relacionamentos existentes, no prximo tem veremos como Implementar relacionamentos no Microsoft Access e a utilizao da Integridade Referencial como uma maneira de Garantir a Consistncia dos Dados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 22 de 22 Integridade Referencial: A Integridade Referencial utilizada para garantir a Integridade dos dados entre as tabelas relacionadas. Por exemplo, existe um relacionamento do tipo Um para Vrios entre a tabela Clientes e a tabela Pedidos (um cliente pode fazer vrios pedidos). Com a Integridade Referencial, o Microsoft Access no permite que seja cadastrado um pedido para um cliente que ainda no foi cadastrado. Tambm podemos garantir o seguinte: Quando o Cdigo de um cliente for alterado na Tabela Clientes, podemos pedir para o Microsoft Access atualizar, automaticamente, todos os Cdigos do Cliente na Tabela Pedidos, de tal maneira que no fiquem Registros rfos, isto , registros de Pedidos com um Cdigo de Cliente que no existe mais na Tabela Clientes. Essa ao conhecida como "Propagar atualizao dos campos relacionados". Quando um Cliente for excludo da Tabela Clientes, podemos pedir para que o Microsoft Access exclua, automaticamente, na tabela Pedidos, todos os Pedidos para o Cliente que est sendo Excludo. Essa opo conhecida como "Propagar excluso dos registros relacionados". Essas opes, conforme veremos logo em seguida, podem ser configuradas quando da Definio dos Relacionamentos. Estas opes no so obrigatrias, isto , podemos optar por no Atualizar ou no Excluir em cascata. A Opo de "Propagar atualizao dos campos relacionados" utilizada na maioria das situaes, j a opo de "Propagar excluso dos registros relacionados" deve ser estudada caso a caso. Por exemplo, se nos quisssemos manter um histrico com os Pedidos de cada Cliente, no utilizaramos a opo "Propagar excluso dos registros relacionados"; caso no nos interessasse manter um histrico dos pedidos, poderamos utilizar esta opo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 23 de 23 Como Criar e Configurar Relacionamentos no Microsoft Access: Para Definir Relacionamentos no Microsoft Access faa o Seguinte: Abra o banco de dados onde esto as tabelas nas quais sero definidos os relacionamentos. Selecione o comando Ferramentas -> Relacionamentos. Surgir a Janela indicada na prxima Figura. Nesta Janela voc adicionar as Tabelas que faro parte de algum dos relacionamentos. Para Adicionar uma Tabela, basta marc-la e dar um clique no boto "Adicionar". Voc pode adicionar todas as tabelas de uma nica vez. Para isto d um clique na primeira, libere o mouse, pressione a tecla SHIFT e fique segurando SHIFT pressionado e d um clique na ltima tabela. Com isso todas sero selecionadas, agora ao dar um clique no boto Adicionar, todas as tabelas sero adicionadas. Caso no queira adicionar todas mas somente algumas e de uma maneira intercalada, ao invs de usar a tecla SHIFT, utilize a tecla CTRL. Com a tecla CTRL uma tabela selecionada a medida que voc vai clicando com o mouse sobre o nome da tabela.
D um clique para marcar a Tabela e depois d um clique no boto Adicionar. Aps ter adicionado as tabelas, para criar um relacionamento, basta arrastar um campo de uma tabela sobre o campo da outra tabela na qual ser estabelecido o relacionamento. Por exemplo, para estabelecer o relacionamento Um para Vrios entre as tabelas Clientes e Pedidos, arraste o campo "CdigoDoCliente" da tabela Clientes, sobre o campo "CdigoDoCliente" da Tabela Pedidos. Ao largar um campo sobre o Outro, o Microsoft Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 24 de 24 Access abre uma janela conforme indicado na figura da a seguir (Definindo as caractersticas do Relacionamento):
Definindo as Caractersticas do Relacionamento. Observe que, por padro, o campo "Impor Integridade Referencial" no est marcado. Ao marc-lo sero disponibilizadas as Opes de "Propagar atualizao dos campos relacionados" e "Propagar excluso dos registros relacionados". Observe, tambm, que o Microsoft Access j definiu este relacionamento como sendo do tipo Um para Vrios. Isso acontece porque o Microsoft Access identifica o campo CdigoDoCliente na tabela Clientes como sendo do tipo chave primria, o que automaticamente transforma o Relacionamento como sendo do tipo Um para Vrios. Se em ambas as tabelas o campo CdigoDoCliente fosse definido como Chave Primria, o relacionamento, automaticamente, seria do tipo Um para Um. Aps marcar as Opes desejadas, basta dar um clique no boto "Criar" e pronto, o Microsoft Access cria o Relacionamento, o qual indicado atravs de uma linha entre as duas tabelas (Clientes e Pedidos), com o nmero 1 no lado da Chave Primria e o Sinal de infinito no lado Vrios. Caso voc precise alterar as caractersticas de um determinado relacionamento, basta dar um duplo clique sobre a linha do relacionamento, que o Microsoft Access abrir a janela indicada na figura anterior, para que voc possa fazer as alteraes desejadas. Observe tambm que os campos Chave Primria aparecem em Negrito no Diagrama dos Relacionamentos. Este diagrama que exibe as Tabelas e os Relacionamentos entre as tabelas conhecido como "Diagrama Entidades x Relacionamentos". Antes de fechar o Diagrama Entidades x Relacionamentos, d um clique no boto com o disquete para salvar as alteraes que foram feitas. A qualquer momento voc pode acessar o Diagrama Entidades x Relacionamentos para fazer Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 25 de 25 alteraes ou para revisar os relacionamentos, para isto basta ir no menu Ferramentas e clicar em Relacionamentos. Exerccio: Agora vamos a um exerccio prtico, onde definiremos os diversos relacionamentos para o nosso banco de dados ExRelacionamentos.mdb, que est na pasta CursoAccBasico. Para definir os Relacionamentos para o banco de dados ExRelacionamentos.mdb: Abra o banco de dados ExRelacionamentos.mdb. Selecione o comando Ferramentas -> Relacionamentos. Adicione todas as tabelas, conforme explicado anteriormente. Defina os Relacionamentos conforme indicado na tabela a seguir: Tipo de Relacionamento Lado Um Lado Vrios Um para Vrios CdigoDoFornecedor na tabela Fornecedores CdigoDoFornecedor na tabela Produtos Um para Vrios CdigoDaCategoria na tabela Categorias CdigoDaCategoria na tabela Produtos Um para Vrios CdigoDoProduto na tabela Produtos CdigoDoProduto na tabela Detalhes do Pedido Um para Vrios CdigoDoFuncionrio na tabela Funcionrios CdigoDoFuncionrio na tabela Pedidos Um para Vrios NmeroDoPedido na tabela Pedidos NmeroDoPedido na tabela Detalhes do Pedido Um para Vrios CdigoDaTransportadora na tabela Transportadoras Via na tabela Pedidos Um para Vrios CdigoDoCliente na tabela Clientes CdigoDoCliente na tabela Pedidos
Habilite a Integridade Referencial em todos os Relacionamentos, habilite a opo "Propagar atualizao dos campos relacionados" e deixe desabilitada o opo de "Propagar excluso dos registros relacionados". Salve as alteraes e feche a Janela dos Relacionamentos, clicando no boto "x". Clique no "x" mais de baixo, pois o "x" mais acima ir fechar o Microsoft Access. Abra a Tabela Pedidos e tente adicionar um pedido para o Cliente com Cdigo do Cliente igual a ABCDE. O Microsoft Access Permitiu que voc inserisse o Pedido para esse Cliente ? Por Que ? Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 26 de 26 Normalizao de Tabelas: O objetivo da normalizao evitar os problemas provocados por falhas no Projeto do Banco de Dados, bem como eliminar a mistura de assuntos e as correspondentes repeties desnecessrias de dados. Uma Regra de Ouro que devemos observar quando do Projeto de Banco de Dados a de "No Misturar assuntos em uma mesma Tabela". Por exemplo na Tabela Clientes devemos colocar somente campos relacionados com o assunto Clientes. No devemos misturar campos relacionados com outros assuntos, tais como Pedidos, Produtos, etc. Essa "Mistura de Assuntos" em uma mesma tabela acaba por gerar repetio desnecessria dos dados bem como inconsistncia dos dados. O Processo de Normalizao aplica uma srie de Regras sobre as Tabelas de um Banco de Dados, para verificar se estas esto corretamente projetadas. Embora existam 5 formas normais (ou regras de Normalizao), na prtica usamos um conjunto de 3 Formas Normais. Normalmente aps a aplicao das Regras de Normalizao, algumas tabelas acabam sendo divididas em duas ou mais tabelas, o que no final acaba gerando um nmero maior de tabelas do que o originalmente existente. Este processo causa a simplificao dos atributos de uma tabela, colaborando significativamente para a estabilidade do modelo, reduzindo-se consideravelmente as necessidades de manuteno. Vamos entender o Processo de Normalizao na Prtica, atravs de exemplos. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 27 de 27 Primeira Forma Normal: "Uma Tabela est na Primeira Forma Normal quando seus atributos no contm grupos de Repetio". Por isso dissemos que uma Tabela que possui Grupos de Repetio no est na Primeira Forma Normal. Considere a estrutura da Tabela Indicada na Prxima Figura:
Tabela que no est na Primeira Forma Normal. Podemos Notar que uma tabela com esta estrutura apresentaria diversos problemas. Por exemplo se um Casal Tivesse mais de um filho, teramos que digitar o Nome do Pai e da Me diversas vezes, tantas quantos forem os filhos. Isso forma um Grupo de Repetio. Alm do mais pode ser que por erro de digitao o Nome dos Pais no seja digitado exatamente igual todas as vezes, o que pode acarretar problemas na hora de fazer pesquisas ou emitir relatrios. Este problema ocorre porque "Misturamos Assuntos" em uma mesma tabela. Colocamos as informaes dos Pais e dos Filhos em uma mesma tabela. A Resoluo para este problema simples: Criamos uma tabela separada para a Informao dos Pais e Relacionamos a tabela Pais com a Tabela Filhos atravs de um relacionamento do tipo Um para Vrios, ou seja, um casal da Pais pode ter Vrios Filhos. Observe na figura abaixo as duas tabelas: Pais e Filhos, j normalizadas.
Informaes sobre Pais e Filhos em Tabelas Separadas. As duas tabelas Resultantes da Aplicao da Primeira Forma Normal: Pais e Filhos esto na Primeira Forma Normal, a Tabela Original, a qual misturava informaes de Pais e Filhos, no estava na Primeira forma Normal Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 28 de 28 Segunda Forma Normal: Ocorre quando a chave Primria composta por mais de um campo. Neste caso, devemos observar se todos os campos que no fazem parte da chave de pendem de todos os campos que compem a chave. Se algum campo depender somente de parte da chave composta, ento este campo deve pertencer a outra tabela. Observe o Exemplo Indicado na Tabela da Figura abaixo:
Tabela com uma Chave Primria Composta. No est Na Segunda Forma Normal. A Chave Primria Composta formada pela combinao dos Campos "NmeroDaMatrcula" e "CdigoDoCurso". O Campo Avaliao depende tanto do CdigoDoCurso quanto do NmeroDaMatrcula, porm o campo DescrioDoCurso, depende apenas do CdigoDoCurso. Com isso temos um campo que no faz parte da Chave Primria e depende apenas de um dos campos que compem a chave Primria, por isso que dizemos que esta tabela no est na Segunda Forma Normal. A Resoluo para este problema tambm simples: "Dividimos a Tabela que no est na Segunda Forma Normal em duas outras tabelas, conforme indicado pela figura abaixo, sendo que as duas tabelas resultantes esto na Segunda Forma Normal. Informaes sobre Avaliaes e Cursos em Tabelas Separadas. OBS -> A Distino entre a Segunda e a Terceira forma normal, que veremos logo em seguida, muitas vezes confusa. A Segunda Forma normal est ligada a ocorrncia de Chaves Primrias compostas. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 29 de 29 Terceira Forma Normal: Na definio dos campos de uma entidade podem ocorrer casos em que um campo no seja dependente diretamente da chave primria ou de parte dela, mas sim dependente de um outro campo da tabela, campo este que no a Chave Primria. Quando isto ocorre, dizemos que a tabela no est na Terceira Forma Normal, conforme indicado pela tabela da figura abaixo: Tabela com um Campo dependente de Outro campo que no a Chave Primria. No est na Terceira Forma Normal. Observe que o Campo DescrioDoCurso depende apenas do Campo CdigoDoCurso, o qual no faz parte da Chave Primria. Por isso dizemos que esta tabela no est na terceira forma normal. A Soluo deste problema tambm simples. Novamente basta dividir a tabela em duas outras, conforme indicado pela figura a seguir. As duas tabelas resultantes esto na Terceira Forma Normal. Tabelas Resultantes que esto na Terceira Forma Normal. Com isso podemos concluir que como resultado do Processo de Normalizao, iremos obter um nmero maior de tabelas, porm sem problemas de redundncia e inconsistncia dos dados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 30 de 30 Um Projeto Proposto (opcional): Neste item iremos projetar um Banco de Dados. Iremos aplicar os conhecimentos sobre Tabelas, Campos, Relacionamentos, Chave Primria e Normalizao. Antes de comearmos a trabalhar com o Microsoft Access precisamos fixar bem os conceitos anteriormente vistos, aplicando- os no Projeto de Um Banco de Dados. Um banco de dados bem projetado fornece um acesso conveniente s informaes desejadas. Com uma boa estrutura, gasta-se menos tempo na construo de um banco de dados e, ao mesmo tempo, assegura-se resultados mais rpidos e precisos. Nunca demais lembrar que jamais devemos misturar assuntos em uma mesma tabela. ETAPAS NA ESTRUTURAO DE UM BANCO DE DADOS: Determinar qual o objetivo do banco de dados. Isto ajuda na determinao de quais os dados devem ser armazenados. Determinar as tabelas necessrias. Aps definirmos o Objetivo do Banco de Dados, as informaes devem ser definidas e separadas em assuntos diferentes, tais como "Clientes", "Empregados", "Pedidos", pois cada um ir compor uma tabela no banco de dados. Determinar os Campos Necessrios. Definir quais informaes devem ser mantidas em cada tabela. Por exemplo, a tabela Clientes poderia ter um campo para o Cdigo Do Cliente, outro para o Nome Do Cliente e assim por diante. Determinar quais campos sero as Chaves Primrias. Determinar, em cada tabela, quais campos sero utilizados como Chave Primria. Esta uma etapa importantssima para a definio dos Relacionamentos que vem a seguir. Determinar os Relacionamentos. Decidir como os dados de uma tabela se relacionam com os dados de outras tabelas. Por exemplo, Clientes podem Fazer Vrios Pedidos. Fornecedores podem fornecer Vrios Produtos, etc. Refinar a Estrutura do Banco de Dados. Antes de inserir muitos dados, ou at mesmo antes de inserir qualquer dado, verificar se a estrutura contm erros, isto , verificar se os resultados obtidos so os desejados. Isto, normalmente, pode ser obtido atravs do processo de Normalizao. Caso necessrio, deve-se alterar a estrutura do banco de dados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 31 de 31 Com uma boa estrutura, gasta-se menos tempo na construo e manuteno do banco de dados e, ao mesmo tempo, assegura-se resultados mais rpidos e precisos. DICAS PARA DETERMINAO DOS CAMPOS EM UMA TABELA: Relacionar diretamente cada campo ao assunto da tabela. Se um campo descreve o assunto de uma tabela diferente, este campo deve pertencer a outra tabela. O mesmo acontece quando uma informao se repete em diversas tabelas. Este um indcio de que existem campos desnecessrios em algumas tabelas. No Incluir dados Derivados ou Calculados. No recomendado armazenar o resultado de clculos nas tabelas. O correto que o clculo seja executado quando necessitarmos do resultado, normalmente em uma consulta, conforme veremos no decorrer deste curso. Incluir todas as informaes necessrias. Como fcil esquecer informaes importantes, deve-se ter em mente todas as informaes coletadas desde o incio do processo e perguntar se com elas possvel obter todas os resultados desejados. Armazenar todas as informaes separadamente. Existe uma tendncia em armazenar informaes em um nico campo. Por exemplo, o nome do curso e o tempo de durao em uma mesmo campo. Como as duas informaes foram combinadas em um nico campo, ficar difcil conseguir um relatrio classificado pelo tempo de durao dos cursos. COMO ESCOLHER O CAMPO QUE SER A CHAVE PRIMRIA ? Um bom Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) aquele que encontra e nos fornece, rapidamente, todas as informaes necessrias que nele estejam armazenadas, mesmo que estas informaes estejam em diferentes tabelas. Para que isto seja possvel necessrio incluir um campo ou conjunto de campos que identifiquem de modo nico cada registro de uma tabela. Esta informao chamada Chave Primria. Deve-se ter certeza que este campo (ou conjunto de campos) seja sempre diferente para cada registro, por no ser permitido valores duplicados em um campo de chave primria. Ao escolher campos de Chave Primria, considere os seguintes detalhes: No permitido duplicidade de valores ou nulos (informaes desconhecidas). Caso no exista um identificador nico para uma determinada tabela, pode-se usar um campo que numere os registros seqencialmente. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 32 de 32 Pode-se utilizar o valor deste campo para encontrar registros. O tamanho da chave primria afeta a velocidade das operaes, portanto, para um melhor desempenho, devemos utilizar o menor tamanho que acomode os valores necessrios que sero armazenados no campo. Agora que j revisamos diversos conceitos importantes sobre banco de dados vamos coloc-los em prtica, atravs de um exerccio de Projeto de Banco de Dados. Ser apresentada uma determinada situao e voc dever projetar o Banco de Dados para atender a Situao Solicitada. Projetar o banco de dados significa fazer um diagrama Entidade x Relacionamentos onde so indicadas quais tabelas faro parte do banco de dados, quais os campos de cada tabela, qual o campo que ser a Chave Primria e quais os relacionamentos entre as tabelas. Na figura a seguir temos um exemplo de um diagrama Entidades x Relacionamentos:
Nota: Os campos que aparecem em negrito representam a Chave Primria de cada tabela. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 33 de 33 Exerccio: Imagine que voc est projetando um Banco de Dados para uma Escola. Este Banco de Dados dever conter informaes sobre os Alunos, os Pais dos Alunos, As matrias em que cada aluno est matriculado (imagine que alunos da mesma srie podem estar matriculados em diferentes matrias), as notas do aluno em cada matria e em cada bimestre, bem como todo o histrico do aluno na escola. O histrico inclui as notas do aluno em cada matria em cada um dos anos em que ele esteve na escola. O banco de dados deve manter um cadastro de alunos, dos pais dos alunos, das disciplinas ofertadas, da nota de cada aluno em cada disciplina, e em que disciplina cada aluna est matriculado. O Sistema dever ser capaz de fornecer, a qualquer momento, a situao atual do aluno em termos de suas notas, bem como todo o seu histrico. O Sistema no deve permitir que seja cadastrado um aluno sem antes serem cadastrados os seus pais. Alm disso todo aluno ter um nmero de matrcula que nico. Cada disciplina tambm ter um cdigo nico. O Sistema deve ser capaz de emitir relatrios com as notas por turma e por bimestre, alm das mdias para cada disciplina. Projete um Banco de Dados capaz de atender a estas necessidades. O Resultado final do seu trabalho ser o "Diagrama Entidades x Relacionamentos", com as Tabelas, Campos de Cada Tabela, Chaves Primrias e Relacionamentos entre as tabelas. Ao Final do Processo, aplique o processo de Normalizao para verificar se a estrutura apresenta algum tipo de Problema. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 34 de 34 03) ARQUITETURA DO MICROSOFT ACCESS: Neste item iremos analisar a Arquitetura do Microsoft Access Veremos os diversos elementos que podem fazer parte de um Banco de Dados do Microsoft Access, bem como os relacionamentos entre estes diversos elementos. Veremos tambm alguns exemplos prticos de soluo de problemas. Veremos os seguintes tpicos: Os diversos elementos do Microsoft Access e a Relao entre os eles. Alguns Exemplos de Situaes do dia-a-dia Os Diversos Elementos do Access e a Relao entre eles: Um banco de dados uma coleo de informaes relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como controle de pedidos dos clientes ou manuteno de uma coleo musical. Se o seu banco de dados no est armazenado em um computador, ou se somente partes dele est, voc pode estar controlando informaes de uma variedade de fontes, tendo que coorden-las e organiz-las voc mesmo. Um arquivo .mdb um Banco de Dados do Microsoft Access. Esse banco de dados contm diversos elementos: Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Macros e Mdulos. Utilizando o Microsoft Access, voc pode gerenciar todas as suas informaes a partir de um nico arquivo de banco de dados. Dentro do arquivo, divida seus dados em compartimentos de armazenamento separados denominados tabelas (ou entidades); visualize, adicione e atualize os dados da tabela utilizando formulrios on-line; localize e recupere apenas os dados desejados utilizando consultas; e analise ou imprima dados em um layout especfico utilizando relatrios. Para armazenar seus dados, crie uma tabela para cada tipo de informao que voc registra. Para reunir os dados de vrias tabelas em uma consulta, formulrio ou relatrio, voc define relacionamentos entre as tabelas. Aqui nos temos um dois fatos de grande importncia: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 35 de 35 Todos os dados ficam armazenados nas Tabelas. Quando uma Consulta exibe os resultados com base em um Critrio, na verdade ele est buscando os dados em uma determinada tabela. Quando um formulrio exibe um determinado registro, ele tambm est buscando estes dados em uma determinada tabela. No Microsoft Access, o nico local onde os dados ficam armazenados nas tabelas. Mesmo que as informaes estejam separadas em diferentes tabelas (Clientes, Pedidos, Detalhes do Pedido, etc) possvel reuni-las em Consultas, Relatrios e Formulrios. Por exemplo, posso criar um Relatrio de Vendas por Cliente, classificados pelo Pas de Destino. Na prxima figura vemos os Diversos elementos que formam um Banco de Dados do Microsoft Access, bem como o Relacionamento entre os diversos elementos. Nunca demais salientar que o nico local onde ficam armazenados os dados nas tabelas. Por isso que ao construirmos uma consulta, formulrio ou relatrio, o Microsoft Access solicita os dados para a tabela na qual a consulta, formulrio ou relatrio est baseado.
Os Diversos Elementos de um Banco de Dados do Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 36 de 36 Algumas Observaes sobre os Elementos do Microsoft Access: Observe o Relacionamento que existe entre os Elementos. Uma consulta baseada em uma tabela, isto , os dados que a consulta exibe so buscados a partir de uma tabela. Se os dados forem alterados na consulta, na verdade estas alteraes so refletidas diretamente na tabela. Por isso uma seta de dupla mo entre tabelas e consultas. As mesmas observaes so vlidas para a relao entre formulrios e tabelas. Um relatrio tambm pode ser baseado diretamente em uma consulta, assim como um Formulrio tambm pode ser baseado diretamente em uma Consulta. Quando o Formulrio (ou Relatrio) aberto, o Microsoft Access executa a consulta, a qual busca os dados na Tabela, e retorna os dados para o Formulrio (Ou Relatrio). Observe que as Macros e Mdulos foram colocados ao redor dos demais elementos. Isto significa que posso ter Macros e Mdulos interagindo com qualquer elemento de um banco de dados do Microsoft Access. Por exemplo, posso criar uma macro que Maximize um formulrio quando o formulrio aberto. Posso criar um mdulo para calcular o Dgito Verificador de um campo CPF, de tal forma que quando um CPF digitado, o CPF no aceito se estiver com o Dgito Verificador incorreto. Uma situao bastante comum o caso em que precisamos de um relatrio, porm os dados necessrios no esto na forma necessria nas tabelas. Neste caso podemos criar uma consulta que selecione os dados necessrios e faa as consolidaes necessrias e criamos o Relatrio baseado nesta consulta e no diretamente na tabela. Estes seis elementos: Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Macros e Mdulos podem ser criados e gerenciados a partir da Janela Principal do Banco de Dados do Microsoft Access, conforme indicado a seguir:
Janela "Banco de Dados", dando acesso aos diversos elementos do Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 37 de 37 Alguns exemplos e situaes do dia-a-dia: Para ilustrar o relacionamento entre os diversos elementos do Microsoft Access, vamos considerar algumas situaes usuais do dia-a-dia. Nossas situaes sero baseadas no arquivo Pedidos.mdb que faz parte deste treinamento. Situao 1: Vamos supor que seja solicitado um Relatrio com os totais por Pedido. Como atender esta demanda ? Soluo: Os dados necessrios no esto disponveis diretamente na tabela Pedidos. Criaremos uma consulta baseada nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Esta consulta far o clculo do total por Nmero de Pedido. Nosso Relatrio ser baseado nesta consulta. Quando o Relatrio for aberto, a consulta ser acionada, buscar os valores nas tabelas Pedidos e Detalhes dos Pedidos, realizar os clculos e fornecer os valores para o Relatrio. Aprenderemos a criar este tipo de consulta no decorrer deste curso. Situao 2: Como fazer um relatrio que exiba o total de Vendas por pas de Destino e por Ano ? Soluo: Novamente os dados necessrios no esto disponveis diretamente nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Crio uma consulta do tipo Tabela de Referncia Cruzada, baseada na Consulta que calcula os totais por Pedido. Nesta consulta adiciono um campo para o Ano do Pedido e outro campo para o Pas de Destino. Crio o meu relatrio baseado nesta consulta. Ao ser aberto o Relatrio acionada a consulta do tipo Tabela de Referncia Cruzada, a qual por sua vez aciona a Consulta na qual ela baseada, a qual busca os dados nas tabelas. O Caminho inverso percorrido, at que os dados so fornecidos para o Relatrio, o qual exibe os mesmos na tela ou imprime na Impressora. Aprenderemos a criar este tipo de consulta no decorrer deste curso. Situao Desafio: Os dados sobre o cabealho do Pedido ( tabela Pedidos) e os diversos itens de cada Pedido (Tabela Detalhes do Pedido) esto separados. Como reunir estas informaes em um formulrio de tal maneira que o mesmo se parea com uma Nota Fiscal ? Soluo: ? Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 38 de 38 04) Criando um banco de dados com o Microsoft Access Introduo Em determinadas situaes pode ser necessria a criao de um novo banco de dados. Por exemplo, pode ser que voc queira implementar um controle de parcelamentos ou de pagamentos na sua seo. O primeiro passo ser projetar o banco de dados, utilizando os conhecimentos apresentados no Item 01. Em seguida precisamos criar um banco de dados. Neste item aprenderemos a criar um banco de dados utilizando o Microsoft Access. Criando um banco de dados O Microsoft Access fornece dois mtodos para criar um banco de dados. Voc pode criar um banco de dados vazio e adicionar as tabelas, formulrios, relatrios e outros objetos mais tarde - este o mtodo mais flexvel, mas exige que voc defina cada elemento de banco de dados separadamente. Ou voc pode utilizar um Assistente de Banco de Dados para criar em uma operao as tabelas, formulrios e relatrios necessrios para o tipo de banco de dados escolhido - esta a maneira mais fcil de comear a criar o seu banco de dados, porm com este mtodo voc est limitado as definies dos modelos do Microsoft Access. Mesmo utilizando um modelo pronto, voc pode, aps o banco de dados ter sido criado, fazer as alteraes necessrias. Vamos aprender a criar um banco de dados utilizando os dois mtodos descritos: Criar um banco de dados utilizando um assistente. Criar um banco de dados vazio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 39 de 39 Criando um banco de dados utilizando o Assistente de Banco de Dados 1. Quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, uma caixa de dilogo automaticamente exibida com opes para criar um novo banco de dados ou abrir um j existente. Se essa caixa de dilogo aparecer, clique na opo "Projetos, pginas e assistentes de banco de dados do Access", conforme indicado na figura a seguir e depois d clique em OK.
Criando um banco de dados utilizando o Assistente. Se voc j tiver aberto um banco de dados ou fechado a caixa de dilogo que aparece quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, clique em Novo Banco de Dados
na barra de ferramentas. 2. Na guia Bancos de Dados, indicada na figura a seguir, so mostrados os diversos modelos disponveis. Para o nosso exemplo vamos criar um banco de dados para Gerenciamento de Contatos. Selecione o modelo "Gerenciamento de contatos", conforme indicado na figura a seguir e d um clique no boto OK. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Criando um banco de dados para Gerenciamento de Contatos. 3. Na prxima etapa voc deve especificar a pasta e o nome do novo banco de dados. No nosso exemplo vamos criar um banco de dados chamado contatos.mdb e vamos salvar este banco de dados na pasta C:\CursoAccBasico, conforme indicado na figura a seguir:
Definindo a pasta e o nome do novo banco de dados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 41 de 41 4. D um clique no boto Criar. 5. O Microsoft Access abre o "Assistente de banco de dados". Utilizaremos as diversas etapas deste assistente para definir as caractersticas do banco de dados contatos.mdb que est sendo criado. 6. A Primeira etapa do assistente simplesmente informativo. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa. 7. Na segunda etapa nos definimos quais campos faro parte de cada uma das tabelas predefinidas pelo assistente. Para o modelo selecionado temos as seguintes tabelas: Informaes dos contatos, Informaes das chamadas e Tipos de contato. 8. Ao clicar no nome de uma tabela, no painel da esquerda, so exibidos os respectivos campos, no painel da direita. Podemos marcar os campos que queremos que sejam criados ou desmarcar os campos que no queremos que sejam criados, conforme indicado na figura a seguir.
Definio das tabelas/campos do banco de dados. 9. Vamos aceitar as configuraes sugeridas pelo assistente. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa. 10. Na terceira etapa podemos definir o aspecto dos formulrios do banco de dados. Vamos aceitar as configuraes sugeridas pelo assistente. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa. Nota: Aprenderemos a criar e configurar formulrios mais adiante, neste treinamento. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 42 de 42 11. Na quarta etapa podemos definir o aspecto dos relatrios do banco de dados. Vamos aceitar as configuraes sugeridas pelo assistente. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa. Nota: Aprenderemos a criar e configurar relatrios mais adiante, neste treinamento. 12. Na quinta etapa podemos definir um ttulo para o banco de dados. Defina o ttulo indicado na figura a seguir e d um clique no boto Avanar para seguir para a etapa final do assistente.
Definindo um ttulo para o banco de dados. 13. Na etapa final certifique-se de que a opo "Sim, iniciar o banco de dados" esteja marcada, para que o Microsoft Access alm de criar o banco de dados, carregue-o para que possamos ver o resultado gerado pelo assistente. 14. D um clique no boto Concluir e pronto, o banco de dados ser criado e inicializado pelo Microsoft Access. 15. Na figura a seguir temos o banco de dados criado pelo Assistente, pronto para ser utilizado. Nota: No decorrer deste curso aprenderemos a criar e configurar os diversos elementos que compem um banco de dados do Microsoft Access: Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios e Macros. Sobre Macros veremos apenas uma pequena introduo, pois Macros e Mdulos assunto para o curso de Access Avanado. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Banco de dados contatos.mdb, recm criado pelo assistente de banco de dados. Criando um banco de dados vazio O uso do assistente para a criao de banco de dados fcil e rpido. Porm o assistente bastante limitado. Quando queremos criar um banco de dados para situaes especficas, onde temos que definir todos os elementos do banco de dados, mais prtico criarmos um banco de dados vazio e depois ir criando os diversos elementos que faro parte do banco de dados. Neste item aprenderemos a criar um banco de dados vazio. Nos prximos itens deste treinamento, aprenderemos a criar os diversos elementos que compem um banco de dados do Microsoft Access. Para criar um banco de dados vazio chamado ExTabelas.mdb, na pasta C:\CursoAccBasico, faa o seguinte: 1. Quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, uma caixa de dilogo automaticamente exibida com opes para criar um novo banco de dados ou abrir um j existente. Nesta caixa de dilogo d um clique na opo "Banco de dados vazio do Access" conforme indicado na figura a seguir e depois d um clique em OK. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Criando um banco de dados vazio. Nota: Se voc j tiver aberto um banco de dados ou fechado a caixa de dilogo que aparece quando o Microsoft Access iniciado pela primeira vez, clique no boto "Novo Banco de Dados" na barra de ferramentas e depois clique duas vezes no cone Banco de Dados Vazio na guia Geral.
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Pgina 45 de 45 2. Nesta etapa voc deve especificar a pasta e o nome do novo banco de dados. No nosso exemplo vamos criar um banco de dados chamado ExTabelas.mdb e vamos salvar este banco de dados na pasta C:\CursoAccBasico, conforme indicado na figura a seguir:
Criando o banco de dados ExTabelas.mdb na pasta C:\CursoAccBasico Importante: O Microsoft Access cria um banco de dados com a extenso .MDB e um arquivo com a extenso .LDB. O arquivo de extenso LDB criado automaticamente e usado para controlar bloqueio em ambiente multiusurio. Num ambiente multiusurio cada usurio que abre um banco de dados tem uma entrada neste arquivo .LDB. O Microsoft Access usa essa informao para dizer quais registros esto bloqueados em um banco de dados e quem os bloqueou, para prevenir possveis erros e danos do banco de dados por mltiplos usurios. Se voc copia um banco de dados do Microsoft Access (extenso MDB) para um diretrio qualquer, no preciso levar o arquivo de extenso LDB, pois o prprio Access tenta recriar o arquivo se ele no estiver presente. 2. D um clique no boto Criar e pronto, o banco de dados ExTabelas.mdb ser criado na pasta C:\CursoAccBasico e o Microsoft Access abre o banco de dados. 3. Aps criar um banco de dados vazio, voc deve seguir os passos adicionais para definir os objetos que iro compor o seu banco de dados, conforme veremos no restante deste treinamento. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 46 de 46 05) Criao de tabelas com o Microsoft Access A Janela de Banco de Dados Aps ter criado um Banco de Dados vazio ou aberto um Banco de Dados existente, o Microsoft Access exibe a janela de Banco de Dados, conforme indicado na figura a seguir:
A janela Banco de dados. Nesta janela temos acesso a todos os elementos de um banco de dados. Conforme descrito anteriormente, neste curso bsico, aprenderemos a trabalhar com os seguintes elementos: Tabelas Consultas Formulrios Relatrios Macros (aspectos bsicos) Vamos iniciar o nosso estudo aprendendo a criar tabelas. Vamos criar algumas tabelas no banco de dados ExTabelas, criado anteriormente. Em seguida criaremos alguns relacionamentos. Na seqncia vamos inserir alguns dados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 47 de 47 Como criar tabelas com o Microsoft Access? O principal elemento de um banco de dados do Microsoft Access so as suas tabelas. Todos os dados ficam armazenados em tabelas. Os demais elementos do banco de dados (consultas, formulrios, relatrios, mdulos e pginas) utilizam os dados armazenados em tabelas. Vamos aprender a criar tabelas fazendo um exemplo prtico. No DER (Diagrama Entidades x Relacionamentos) a seguir, temos uma viso geral das tabelas (e dos campos de cada tabela) a serem criadas no banco de dados.
Tabelas que sero criadas no banco de dados ExTabelas.mdb. Vamos criar, inicialmente, a tabela Contribuintes. Aprenderemos, passo a passo, a criar esta tabela. Na seqncia, a ttulo de exerccio, sero criadas as demais tabelas, com base nas explicaes apresentadas durante a criao da tabela Contribuintes. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 48 de 48 Criando a tabela Contribuintes! Para criar a tabela contribuintes faa o seguinte: Abra o banco de dados ExPedidos.mdb que est na pasta C:\CursoAccBasico. Na janela banco de dados d um clique na guia Tabelas. D um clique duplo na opo "Criar tabela no modo estrutura", conforme indicado na figura a seguir:
Criando uma nova tabela no modo estrutura. CONCEITO IMPORTANTE As tabelas tem dois modos possveis:
Modo estrutura Modo folha de dados
O modo estrutura onde definimos quais campos faro parte da tabela e quais as caractersticas de cada campo. Como o prprio nome sugere, onde definimos a estrutura da tabela. A definio da estrutura o primeiro passo na criao de uma tabela. Aps termos definido a estrutura, a tabela est pronta para receber dados.
Para inserirmos dados em uma tabela utilizamos o modo folha de dados. A tabela no modo folha de dados nada mais do
que uma grade (muito parecida com uma planilha do Excel), onde podemos inserir dados, alterar dados ou, at mesmo, excluir registros.
Para alterarmos entre o Modo estrutura e o Modo folha de dados podemos utilizar os seguintes comandos:
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Pgina 49 de 49 Exibir -> Modo estrutura Exibir -> Modo folha de dados
Tambm podemos utilizar o primeiro boto da barra de ferramentas.
Quando estamos no Modo estrutura o referido boto tem o seguinte aspecto: . Ao clicarmos neste boto, estando no modo estrutura, iremos alternar para o modo Folha de dados. Quando estamos no modo Folha de dados o referido boto tem o seguinte aspecto:
. Ao clicarmos neste boto, estando no modo Folha de dados, iremos alternar para o Modo estrutura.
Ao dar um clique duplo na opo "Criar tabela no modo estrutura", ser aberta a janela indicada na figura a seguir. Este o Modo estrutura da tabela, onde iremos definir quais os campos faro parte da tabela Contribuintes:
Janela para a criao de uma nova tabela. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 50 de 50 Cada campo da nova tabela que est sendo criada definido em uma linha da grade onde aparece as colunas Nome do campo, Tipo de dados e Descrio. A tabela Contribuintes ter os seguintes campos: CPF Nome Rua Bairro Cidade CEP Fone DataDeNascimento Email Coluna Nome dos Campos: Nesta coluna definimos o nome dos campos que faro parte da tabela. No Microsoft Access, os nomes podem ter at 64 caracteres, desde que o primeiro seja uma letra do alfabeto, podendo ser usado ainda os caracteres, sublinhado (_) e espao em branco. Dicas: Tenha cuidado quando da definio de nomes de campos pois usar acentos, cedilha e outros tipos de caracteres especiais, requer do usurio ateno especial, quando precisar se referir a estes nomes em outros objetos do Banco de Dados, como Consultas, Formulrios, Relatrios, Macros e Procedimentos e/ou Funes. Evite incluir espaos nos nomes dos objetos se voc pretende fazer referncia a eles em expresses ou em cdigos do Visual Basic com freqncia. Ao se referir a campos de tabelas em outros objetos, se o nome do campo contiver um espao em branco, voc deve se referir a este campo usando os colchetes, como por exemplo, [Cdigo do Cliente]. Evite utilizar nomes extremamente longos porque so difceis de lembrar e fazer referncia. Coluna Tipo de Dados: Tipo de dados de um campo determina que espcie de dados pode ser armazenada. Por exemplo, os tipos de dados de campo Texto e Memorando permitem que o campo armazene tanto texto quanto nmeros, mas o tipo de dados Nmero s permite que nmeros sejam armazenados no campo. Os campos do tipo de dados Nmero armazenam dados numricos que sero utilizados nos clculos matemticos. Utilize o tipo de dados Moeda para exibir ou calcular valores monetrios. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 51 de 51 Na tabela a seguir, temos uma descrio para os principais tipos de dados do Microsoft Access: Tipo de Dados Utilize Para Tamanho Texto Texto ou combinaes de textos e nmeros, como endereos. Tambm nmeros que no exijam clculos, como nmeros de telefone, de srie ou cdigos postais. At 255 caracteres. O Microsoft Access s armazena os caracteres inseridos em um campo; ele no armazena caracteres de espao para posies no utilizadas em um campo Texto. Para controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos, defina a propriedade Tamanho Do Campo. Memorando Textos e nmeros muito extensos, como anotaes ou descries. At 64.000 caracteres. Nmero Dados numricos a serem utilizados em clculos matemticos, exceto clculos envolvendo dinheiro (utilize o tipo Moeda). 1, 2, 4 ou 8 bytes. 16 bytes, somente para cdigo de Replicao (GUID). Data/Hora Datas e horas. 8 bytes. Moeda Valores monetrios. Utilize o tipo de dados Moeda para evitar o arredondamento durante os clculos. Preciso de 15 dgitos esquerda do
ponto decimal e quatro dgitos direita. 8 bytes. AutoNumerao Nmeros seqenciais (incrementados em 1) ou aleatrios exclusivos, inseridos automaticamente quando um registro adicionado. 4 bytes. 16 bytes, somente para cdigo de Replicao (GUID). Sim/No Campos que iro conter somente um entre dois valores, como Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado. 1 bit. Objeto OLE Objetos (como documentos do Microsoft Word, planilhas do Microsoft Excel, figuras, sons ou outros dados binrios) criados
em outros programas utilizando o protocolo OLE, e que podem estar vinculados ou incorporados em uma tabela do Microsoft Access. Voc precisa utilizar uma moldura de objeto acoplado em um formulrio ou relatrio para exibir o objeto OLE. At 1 gigabyte (limitado pelo espao em disco). (Ser tratado no curso avanado) Hyperlink O campo que ir armazenar hyperlinks. Um hyperlink pode ser um caminho UNC ou um URL. At 64.000 caracteres. (Ser tratado no curso avanado)
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Pgina 52 de 52 Assistente de Pesquisa Cria um campo
que permite que voc escolha um valor a partir de uma outra tabela ou a partir de uma lista de valores, utilizando uma caixa de combinao. A escolha dessa opo na lista de tipos de dados inicia um assistente para definir isso para voc. O mesmo tamanho
que o campo de chave primria que tambm o campo Pesquisa, normalmente 4 bytes.
Considere as seguintes dicas sobre a coluna Tipo de dados: Dicas: Os tipos de dados Nmero, Data/Hora, Moeda e Sim/No fornecem formatos de exibio predefinidos. Defina a propriedade Formato para escolher dentre os formatos disponveis para cada tipo de dados. Voc tambm pode criar um formato de exibio personalizado para todos os tipos de dados, exceto o tipo de dados Objeto OLE. Para definir formatos personalizados, utilizaremos a propriedade Formato, conforme descrito mais adiante. Quando o usurio exclui registros, o campo AutoNumerao no reaproveita os nmeros que foram excludos. Se o usurio incluiu 10 registros numa tabela, o campo AutoNumerao inclui automaticamente nmeros de 1 a 10. Ao incluir mais um registro o campo AutoNumerao passa a incrementar a partir do nmero 11. Ele guarda o ltimo nmero que foi includo na tabela. Quando voc altera um tipo de dados de campo depois de inserir os dados em uma tabela, o processo de converso de dados ser bem mais demorado quando a tabela for salva. Se os tipos de dados forem conflitantes, poder ocorrer uma perda de dados, porm uma mensagem de advertncia ser emitida antes da tabela ser efetivamente salva. Coluna Descrio: Um texto descritivo que serve como comentrio/documentao, procurando descrever qual a funo do campo. Como estamos no Modo estrutura da nova tabela que est sendo criada vamos comear a definir os campos da tabela Contribuintes. Vamos iniciar pela definio do campo CPF. Na coluna Nome do campo da primeira linha, digite CPF. Na coluna Tipo de dados selecione Texto. Estamos utilizando Texto para o CPF, por causa dos pontos e do trao que fazem parte do CPF. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 53 de 53 Na coluna descrio digite: CPF do Contribuinte, conforme indicado na figura a seguir:
Iniciando a definio do campo CPF. Observe que aps definir o nome e o tipo do campo surge, na parte de baixa da janela, uma srie de propriedades referentes ao campo que est sendo definido. Estas propriedades definem caractersticas adicionais para cada campo. Para cada tipo de campo (texto, nmero, moeda, etc) temos um diferente conjunto de propriedades, porm existem propriedades comuns a qualquer tipo de campo. Cada campo possui um conjunto de propriedades que voc utiliza para personalizar a forma como os dados do campo so armazenados, manipulados ou exibidos. Voc pode, por exemplo, controlar o nmero mximo de caracteres que podem ser inseridos em um campo Texto, definindo sua propriedade Tamanho do Campo. As propriedades de um campo so definidas exibindo uma tabela no modo Estrutura, selecionando o campo na parte superior da janela e, em seguida, selecionando a propriedade desejada na parte inferior da janela. As propriedades disponveis para cada campo so determinadas pelo tipo de dados que voc seleciona para o campo. Vamos estudar as diversas propriedades existentes. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 54 de 54 Propriedade Tamanho do Campo: Voc pode utilizar a propriedade Tamanho do Campo para definir o tamanho mximo dos dados armazenados em um campo definido como do tipo de dados Texto, Nmero ou AutoNumerao. Considere as seguintes observaes: Se a propriedade Tipo de Dados estiver definida como Texto, digite um nmero de 0 a 255. A definio padro 50. Se a propriedade Tipo de Dados estiver definida como AutoNumerao, a propriedade Tamanho do Campo poder ser definida como Inteiro Longo ou Cdigo de Replicao. Se a propriedade Tipo de Dados estiver definida como Nmero, as definies da propriedade Tamanho do Campo e seus valores estaro relacionados da forma a seguir. Definio Descrio Preciso decimal Espao de Armazenamento
Byte Armazena nmeros de 0 a 255 (no- fracionrios). Nenhuma 1 byte Inteiro Armazena nmeros de 32.768 a 32.767 (no-fracionrios). Nenhuma 2 bytes Inteiro Longo (Padro)Armazena nmeros de - 2.147.483.648 a 2.147.483.647 (no- fracionrios). Nenhuma 4 bytes Simples Armazena nmeros de 3,402823E38 a 1,401298E45 para valores negativos e de 1,401298E45 a 3,402823E38 para valores positivos. 7 4 bytes Duplo Armazena nmeros de 1,79769313486231E308 a 4,94065645841247E 324 para valores negativos e de 15 8 bytes Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 55 de 55 1,79769313486231E308 a 4,94065645841247E 324 para valores positivos. Cdigo de Replicao Identificador Globalmente Exclusivo (GUID) N/D 16 bytes
Comentrios: Voc deve utilizar a menor definio possvel na propriedade Tamanho do Campo porque tamanhos de dados menores podem ser processados mais rapidamente e requerem menos memria e menos espao para armazenamento em disco. Cuidado: Se converter uma definio Tamanho do Campo grande em uma menor em um campo que j contenha dados, voc poder perder dados. Por exemplo, se alterar a definio Tamanho do Campo de 255 para 50 em um campo com um tipo de dados Texto, os dados alm dos primeiros 50 caracteres sero descartados. Se os dados em um campo do tipo de dados Nmero no couberem em uma nova definio de Tamanho do Campo, os nmeros fracionrios podem ser arredondados ou voc pode obter um valor Nulo. Por exemplo, se voc alterar o tamanho de um campo de Simples para Inteiro, os valores fracionrios sero arredondados para o nmero inteiro mais prximo e os valores maiores que 32.767 ou menores que 32.768 resultaro em campos nulos. Voc no pode desfazer alteraes em dados que sejam resultado de uma alterao na propriedade Tamanho do Campo aps salvar essas alteraes no modo Estrutura de tabela. Dica: Voc pode utilizar o tipo de dados Moeda se estiver planejando efetuar muitos clculos em um campo que contenha dados com uma a quatro casas decimais. Os campos dos tipos de dados Simples e Duplo requerem clculo de ponto flutuante. Os campos com tipos de dados Moeda utilizam um clculo de ponto fixo mais rpido. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 56 de 56 Propriedade Formato: Voc pode utilizar a propriedade Formato para personalizar a maneira como nmeros, datas, horas e texto so exibidos e impressos. Por exemplo, se voc criou uma caixa de texto Preo, pode definir sua propriedade Formato como Moeda e sua propriedade Casas Decimais como 2 ou Automtico. Se voc inserisse 4321,678 no controle, o nmero seria exibido como R$4.321,68. possvel utilizar um dos formatos predefinidos ou criar um formato personalizado utilizando smbolos de formatao. Definio: A propriedade Formato utiliza definies diferentes para tipos de dados diferentes: Tipo de dados Data/Hora Tipos de dados Nmero e Moeda Tipos de dados Texto e Memorando Tipo de dados Sim/No Comentrios: A propriedade Formato s afeta a maneira como os dados so exibidos. Ela no afeta a maneira como os dados so armazenados. Por exemplo, podemos criar um formato para o campo Nome, de tal forma que o nome seja sempre exibido em letras maisculas. Mesmo que voc digite um nome em letras minsculas, este ser exibido no vdeo ou impresso em letras maisculas, embora internamente o Microsoft Access esteja armazenando o nome da maneira como ele foi digitado. O Microsoft Access fornece formatos predefinidos para tipos de dados Data/Hora, Nmero e Moeda, Texto e Memorando e Sim/No. Os formatos predefinidos dependem do pas especificado quando se clica duas vezes em Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows. O Microsoft Access exibe formatos apropriados para o pas selecionado. Por exemplo, com Ingls (EUA) selecionado na guia Configuraes Regionais, 1234,56 no formato Moeda aparecer como $1,234.56, mas quando Ingls (Britnico) estiver selecionado na guia Configuraes Regionais, o nmero aparecer como 1,234.56. Se voc definir a propriedade Formato de um campo no modo Estrutura de tabela, o Microsoft Access utilizar esse formato para exibir dados em folhas de dados. Ele tambm aplica a propriedade Formato do campo a controles novos em formulrios e relatrios. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 57 de 57 Voc no pode misturar smbolos de formatao personalizados para os tipos de dados Nmero e Moeda com os smbolos de formatao de Data/Hora, Sim/No ou Texto e Memorando. Quando voc tiver definido uma mscara de entrada e definir a propriedade Formato para os mesmos dados, a propriedade Formato tem precedncia quando os dados so exibidos e a mscara de entrada ignorada. Por exemplo, se voc criar uma mscara de entrada Senha no modo Estrutura de tabela e tambm definir a propriedade Formato para o mesmo campo, seja na tabela ou em um controle de um formulrio, a mscara de entrada Senha ser ignorada e os dados sero exibidos conforme a propriedade Formato. Voc pode utilizar os smbolos a seguir em formatos personalizados para qualquer tipo de dados. Smbolo Significado (Espao ) Exibe espaos como caracteres literais "ABC" Exibe como caracteres literais o que estiver entre aspas. ! Fora alinhamento esquerda em vez de direita. * Preenche o espao disponvel com o prximo caractere. \ Exibe o prximo caractere como um caractere literal. Voc pode tambm exibir caracteres literais colocando-os entre aspas. [cor] Exibe os dados formatados na cor especificada entre os colchetes. Cores disponveis: Preto, Azul, Verde, Ciano, Vermelho, Magenta, Amarelo, Branco.
Dependendo do tipo do dado podemos usar diferentes caracteres para definir a propriedade Formato. A seguir vamos apresentar os caracteres que podem ser utilizados para definir a formatao, para os seguintes tipos de dados: Tipo de dados Data/Hora Tipos de dados Nmero e Moeda Tipos de dados Texto e Memorando Tipo de dados Sim/No Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 58 de 58 Definindo a propriedade formato para campos do tipo Data/Hora: possvel definir a propriedade Formato com os formatos de data e hora predefinidos ou utilizar formatos personalizados para o tipo de dados Data/Hora. Formatos Predefinidos A tabela a seguir mostra as configuraes predefinidas da propriedade Formato para o tipo de dados Data/Hora. Configurao Descrio Data Geral (Padro) Se o valor for apenas uma data, nenhuma hora ser exibida; se o valor for apenas uma hora, nenhuma data ser exibida. Essa configurao uma combinao das definies Data Abreviada e Hora Completa. Exemplos: 3/4/93, 17:34:00 e 3/4/93 05:34:00. Data Completa O mesmo que a configurao Data Completa na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais do Painel de controle do Windows. Exemplo: Sbado, 3 de abril de 1993. Data Normal Exemplo: 3-Abr-93. Data Abreviada O mesmo que a definio Data Abreviada na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais no Painel de controle do Windows. Exemplo: 3/4/93. Aviso: A definio Data Abreviada considera que datas entre 1/1/00 e 31/12/29 so datas do sculo 21 (isto , considera que os anos sejam de 2000 a 2029). Datas entre 1/1/30 e 31/12/99 so consideradas datas do sculo 20 (isto , considera-se que os anos sejam 1930 a 1999). Hora Completa O mesmo que a definio da guia Hora na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais do Painel de controle do Windows. Exemplo: 17:34:23 PM. Hora Normal Exemplo: 05:34 PM. Hora Abreviada Exemplo: 17:34. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 59 de 59 Formatos Personalizados: possvel criar formatos de data e hora personalizados utilizando os smbolos a seguir. Smbolo Descrio : (dois pontos) Separador de hora. Os separadores so definidos na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais do Painel de controle do Windows. / Separador de data. c O mesmo que o formato predefinido Data Geral. d Dia do ms em um ou dois dgitos numricos, conforme necessrio (de 1 a 31). dd Dia do ms em dois dgitos numricos (de 01 a 31). ddd As trs primeiras letras do dia da semana (de dom a sb). dddd O nome completo do dia da semana (de domingo a sbado). ddddd O mesmo que o formato predefinido Data Abreviada. dddddd O mesmo que o formato predefinido Data Completa. w Dia da semana (de 1 a 7). ww Semana do ano (de 1 a 53). m O ms do ano em um ou dois dgitos numricos, conforme necessrio (de 1 a 12). mm O ms do ano em dois dgitos numricos (de 01 a 12). mmm As trs primeiras letras do ms (de Jan a Dez). mmmm O nome completo do ms (de janeiro a dezembro). q A data exibida como trimestre do ano (de 1 a 4). y O nmero do dia do ano (de 1 a 366). yy Os dois ltimos dgitos do ano (de 01 a 99). yyyy O ano completo (de 0100 a 9999). Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 60 de 60 h A hora em um ou dois dgitos, conforme necessrio (de 0 a 23). hh A hora em dois dgitos (de 00 a 23). n O minuto em um ou dois dgitos, conforme necessrio (de 0 a 59). nn O minuto em dois dgitos (de 00 a 59). s O segundo em um ou dois dgitos, conforme necessrio (de 0 a 59). ss O segundo em dois dgitos (de 00 a 59). TTTTT O mesmo que o formato predefinido Hora Completa. AM/PM Relgio de doze horas com as letras maisculas "AM" ou "PM", conforme apropriado. am/pm Relgio de doze horas com as letras minsculas "am" ou "pm", conforme apropriado. A/P Relgio de doze horas com a letra maiscula "A" ou "P", conforme apropriado. a/p Relgio de doze horas com a letra minscula "a" ou "p", conforme apropriado. AMPM Relgio de doze horas com o designador de manh/tarde apropriado conforme definido na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais do Painel de controle do Windows. Os formatos personalizados so exibidos conforme as configuraes especificadas na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais do Painel de controle do Windows. Os formatos personalizados inconsistentes com as configuraes especificadas na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais so ignorados. Observao: Se voc quiser adicionar uma vrgula ou outro separador ao seu formato personalizado, coloque o separador entre aspas, assim: mmm d", "yyyy. A seguir temos alguns exemplos de definio da propriedade formato para dados do tipo Data/Hora. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 61 de 61 Configurao Exibio ddd", "d" de "mmm" de "yyyy Dom, 2 de jun de 1997 mmmm dd", "yyyy junho 02, 1997 "Esta a semana de nmero "ww Esta a semana de nmero 22 "Hoje "dddd Hoje tera-feira dd\/mm\/yyyy 23/01/2002 possvel utilizar um formato personalizado para exibir "A.C." antes ou "D.C." aps um ano dependendo de um nmero positivo ou negativo ter sido inserido. Para ver esse formato personalizado funcionar, crie um novo campo de tabela, defina seu tipo de dados como Nmero e insira um formato, conforme a seguir: "A.D. " #;# " A.C." Os nmeros positivos sero exibidos como anos com um "D.C." antes do ano. Os nmeros negativos sero exibidos como anos com um "A.C." aps o ano. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 62 de 62 Definindo a propriedade formato para campos do tipo Nmero e Moeda: Voc pode definir a propriedade Formato com formatos de nmero predefinidos ou personalizados para os tipos de dados Nmero e Moeda. Formatos predefinidos A tabela a seguir mostra as definies predefinidas da propriedade Formato para nmeros. Configurao Descrio Nmero Geral (Padro) Exibe o nmero como foi inserido. Moeda Use o separador de milhar; siga as configuraes especificadas na caixa Configuraes regionais
no Painel de controle
do Windows para valores negativos, smbolos de moedas e decimais alm de casas decimais. Euro Use o formato de moeda, com o smbolo do euro, independente do smbolo de moeda especificado na caixa Configuraes regionais no Painel de controle. Fixo Exiba pelo menos um dgito; siga as configuraes especificadas na caixa Configuraes regionais
no Painel de controle
do Windows para valores negativos, smbolos de moedas e decimais alm de casas decimais. Padro Use o separador de milhar; siga as configuraes especificadas na caixa Configuraes regionais
no Painel de controle
do Windows para valores negativos, smbolos e casas decimais. Porcentagem Multiplique o valor por 100 e acrescente um sinal de porcentagem (%); siga as configuraes especificadas na caixa Configuraes regionais
no Painel de controle
do Windows para valores negativos, smbolos e casas decimais. Cientfico Utiliza notao cientfica padro. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 63 de 63 Formatos personalizados Os formatos numricos personalizados podem ter at quatro sees com pontos-e-vrgulas (;) como separador de listas. Cada seo contm a especificao de formato para um tipo diferente de nmero. Seo Descrio Primeira O formato para nmeros positivos.
Segunda O formato para nmeros negativos.
Terceira O formato para valores zero. Quarta O formato para valores Nulos. Nota: Nulo (Null) Um valor que indica dados ausentes ou desconhecidos em um campo. Voc pode usar valores Null em expresses. Valores Null podem ser inseridos em campos dos quais informaes so desconhecidas, assim como em expresses e consultas. No Visual Basic, a palavra-chave Null indica um valor Null. Alguns campos, como aqueles definidos como contendo a chave primria, no podem conter valores Null. Por exemplo, voc poderia utilizar o formato personalizado Moeda a seguir: $#,##0.00[Verde];($#,##0.00)[Vermelho];"Zero";"Nulo" Esse formato de nmero contm quatro sees separadas por pontos-e-vrgulas e utiliza um formato diferente para cada seo. Quando voc utiliza vrias sees, mas no especifica um formato para cada uma, as entradas para as quais no h formatao no exibem nada ou utilizam por padro a formatao da primeira seo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 64 de 64 possvel criar formatos numricos personalizados utilizando os smbolos a seguir. Smbolo Descrio , (vrgula) Separador decimal. Os separadores so definidos clicando-se duas vezes em Configuraes regionais
no Painel de controle do Windows. . (ponto) Separador de milhar. 0 Marcador de dgito. Exibe um dgito ou 0. # Marcador de dgito. Exibe um dgito ou nada. $ Exibe o caractere literal "$". % Porcentagem. O valor multiplicado por 100 e um smbolo de porcentagem acrescentado. E ou e Notao cientfica com um sinal de subtrao () ao lado de expoentes negativos e nada ao lado de expoentes positivos. Esse smbolo precisa ser utilizado com outros smbolos, como em 0,00E00 ou 0,00E00. E+ ou e+ Notao cientfica com um sinal de subtrao ao lado de expoentes negativos e um sinal de adio (+) ao lado de expoentes positivos. Esse smbolo precisa ser utilizado com outros smbolos, como em 0,00E+00. Comentrios: possvel utilizar a propriedade CasasDecimais para ignorar o nmero padro de casas decimais para o formato predefinido especificado para a propriedade Formato. Os formatos de moeda e do euro predefinidos seguem as configuraes especificadas na caixa Configuraes regionais no Painel de controle do Windows. Voc pode sobrescrever essas configuraes inserindo seu prprio formato de moeda. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 65 de 65 Seguem exemplos dos formatos de nmero predefinidos: Configurao
Dados Exibio Nmero Geral
3456,789 3456,789 $213,21 3456,789 3456,789 $213,21 Moeda 3456,789 3456,789 $3.456,79 ($3.456,79) Fixo 3456,789 3456,789 3,56645 3456,79 3456,79 3,57 Padro 3456,789 3.456,79 Porcentagem 3 0,45 300% 45% Cientfico 3456,789 3456,789 3,46E+03 3,46E+03 Seguem exemplos de formatos de nmero personalizados: Configurao Descrio 0;(0);;"Nulo" Exibe valores positivos normalmente; exibe valores negativos entre parnteses; exibe a palavra "Nulo" se o valor for Nulo. +0,0;0,0;0,0 Exibe uma sinal de adio (+) ou subtrao () com nmeros positivos ou negativos; exibe 0,0 se o valor for zero. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 66 de 66 Definindo a propriedade formato para campos do tipo Texto e Memorando: possvel utilizar smbolos especiais na configurao da propriedade Formato para criar formatos personalizados para campos Texto e Memorando. Configurao: possvel criar formatos texto e memorando personalizados utilizando os smbolos a seguir. Smbolo Descrio @ Um caractere de texto (um caractere ou um espao) requerido. & Um caractere de texto no requerido. > Fora todos os caracteres para maisculos. < Fora todos os caracteres para minsculos. Os formatos personalizados para campos Texto e Memorando podem ter at duas sees. Cada seo contm a especificao de formato para dados diferentes em um campo. Seo Descrio Primeira Formato para campos com texto. Segunda Formato para campos com valores seqncias comprimento zero e Nulos. Nota: Valores seqenciais de comprimento zero seqncia de comprimento zero uma seqncia sem caracteres. Voc pode usar uma seqncia de comprimento zero para indicar que no h valor para um campo. Voc insere uma seqncia de comprimento zero, digitando duas aspas duplas sem espao entre elas (""). Em um banco de dados do Microsoft Access, voc pode inserir seqncias de comprimento zero nos campos Texto, Memorando ou Hyperlink se definir a propriedade Permitir Comprimento Zero do campo como Sim. Em um projeto do Microsoft Access, voc pode inserir seqncias de comprimento zero em campos varchar e nvarchar. No possvel inserir seqncias de comprimento zero em outros tipos de campos. No h suporte para as seqncias de comprimento zero no SQL Server 6.5. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Por exemplo, se voc tivesse um controle caixa de texto no qual quisesse que a palavra "Nenhum" aparecesse quando no houvesse seqncia alguma no campo, voc poderia digitar o formato personalizado @;"Nenhum" como definio da propriedade Formato do controle. O smbolo @ faz com que o texto do campo seja exibido; a segunda seo faz com que a palavra "Nenhum" aparea quando h uma seqncia de comprimento zero ou valor Nulo no campo. A seguir esto dois exemplos de formatos personalizados de texto e memorando: Configurao Dados Exibio @@@-@@-@@@@ 465043799 465-04-3799 @@@@@@@@@ 465-04-3799 465043799 465-04-3799 465043799 > davolio DAVOLIO Davolio DAVOLIO DAVOLIO DAVOLIO < davolio DAVOLIO Davolio davolio davolio davolio @;"Desconhecido" Valor Null Desconhecido @;"Desconhecido" Seqncia de comprimento zero Desconhecido @;"Desconhecido" Qualquer texto O mesmo texto inserido exibido Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 68 de 68 Definindo a propriedade formato para campos do tipo Sim/No: possvel definir a propriedade Formato com os formatos predefinidos Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado, ou com um formato personalizado para o tipo de dados Sim/No. Configurao: O Microsoft Access utiliza um controle caixa de seleo como controle padro para o tipo de dados Sim/No. Os formatos predefinidos e personalizados so ignorados quando um controle caixa de seleo utilizado. Portanto, esses formatos s se aplicam a dados que so exibidos em um controle caixa de texto. Formatos Predefinidos A propriedade Formato fornece os formatos predefinidos Sim/No, Verdadeiro/Falso e Ativado/Desativado. Sim, Verdadeiro e Ativado so equivalentes, tal como No, Falso e Desativado. Se voc especificar um formato predefinido e ento inserir um valor equivalente, o formato predefinido do valor equivalente ser exibido. Por exemplo, se voc inserir Verdadeiro ou Ativado em um controle caixa de texto com sua propriedade Formato definida como Sim/No, o valor ser automaticamente convertido em Sim. Formatos Personalizados O tipo de dados Sim/No pode utilizar formatos personalizados contendo at trs sees: Seo Descrio Primeira Essa seo no afeta o tipo de dados Sim/No. Entretanto, um ponto-e-vrgula (;) requerido como marcador. Segunda O texto a ser exibido no lugar de valores Sim, Verdadeiro ou Ativado. Terceira O texto a ser exibido no lugar de valores No, Falso ou Desativado. O exemplo a seguir mostra um formato personalizado sim/no para um controle caixa de texto. O controle exibe a palavra "Sempre" em texto azul para Sim, Verdadeiro ou Ativado, e a palavra "Nunca" em texto vermelho para No, Falso ou Desativado. ;"Sempre"[Azul];"Nunca"[Vermelho] Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 69 de 69 Propriedade Casas decimais: Voc pode utilizar a propriedade Casas Decimais para especificar o nmero de casas decimais que o Microsoft Access utiliza para exibir nmeros. Definio: A propriedade Casas Decimais utiliza as definies a seguir. Definio Descrio Automtic o (Padro) Os nmeros aparecem como especificado pela definio da propriedade Formato. de 0 a 15 Os dgitos direita do separador decimal aparecem com o nmero especificado de casas decimais; os dgitos esquerda do separador decimal aparecem como especificado pela definio da propriedade Formato.
Observao: A definio da propriedade Casas Decimais no tem efeito se a propriedade Formato estiver vazia ou definida como Nmero Geral. Comentrios: A propriedade Casas Decimais afeta somente o nmero de casas decimais que aparecem, e no a quantidade de casas decimais armazenadas. Para alterar a maneira como um nmero armazenado, voc deve alterar a propriedade Tamanho do Campo no modo Estrutura de tabela. Voc pode utilizar a propriedade Casas Decimais para exibir nmeros de maneira diferente da definio da propriedade Formato ou da maneira como eles esto armazenados. Por exemplo, a definio Moeda da propriedade Formato exibe somente duas casas decimais ($5,35). Para exibir nmeros Moeda com quatro casas decimais (por exemplo, $5,3523), defina a propriedade Casas Decimais como 4. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 70 de 70 Propriedade Mscara de entrada: possvel utilizar a propriedade Mscara De Entrada para tornar a entrada de dados mais fcil e para controlar os valores que os usurios podem inserir em um controle caixa de texto. Por exemplo, voc poderia criar uma mscara de entrada para um campo Telefone que mostrasse exatamente como digitar um novo nmero: (0## ##) ####-#### ou como digitar um CPF: ###.###.###-##. Ao definir uma mscara de entrada nos estamos informando ao Microsoft Access que somente devem ser aceitos dados no formato definido pela mscara. Por exemplo, se for digitado um CPF como 1111.111.11-11 ou 11.111.111-111, este no ser aceito por no estar no formato padro definido pela mscara que 111.111.111-11. Importante: A Mscara de entrada no tem nada a ver com o clculo do Dgito Verificador. O clculo do DV tem que ser feito utilizando recursos de programao do VBA - Visual Basic for Applications, conforme ser visto no treinamento de Access Avanado. Definio A propriedade Mscara de entrada pode conter at trs sees separadas por ponto-e-vrgula (;). Seo Descrio Primeira Especifica a prpria mscara de entrada; por exemplo, !(999) 999-9999. Segunda Especifica se o Microsoft Access armazena os caracteres de exibio literais na tabela quando voc insere dados. Se voc utilizar 0 para essa seo, todos os caracteres de exibio literais (por exemplo, os parnteses em uma mscara de entrada de nmero de telefone) sero armazenados com o valor; se voc inserir 1 ou deixar essa seo vazia, somente os caracteres digitados no controle sero armazenados. Terceira Especifica o caractere que o Microsoft Access exibir no espao onde voc deve digitar um caractere na mscara de entrada. Para essa seo, voc pode utilizar qualquer caractere (#, @, $, _, etc.); para exibir uma seqncia vazia, utilize um espao entre aspas (" ").
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Pgina 71 de 71 Ao criar uma mscara de entrada, voc pode utilizar caracteres especiais para exigir que determinados dados sejam inseridos (por exemplo, o cdigo de rea para um nmero de telefone) e que outros dados sejam opcionais (como um nmero de ramal). Esses caracteres especificam o tipo de dados, como um nmero ou caractere, que voc precisa inserir para cada caractere da mscara de entrada. possvel definir uma mscara de entrada utilizando os caracteres a seguir: Caractere Descrio 0 Dgito (de 0 a 9, entrada obrigatria, sinais de adio [+] e subtrao [] no permitidos). 9 Dgito ou espao (entrada no obrigatria, sinais de adio e subtrao no permitidos). # Dgito ou espao (entrada no obrigatria; os espaos so exibidos como vazios quando no modo Edio, mas os vazios so removidos quando os dados so salvos; sinais de adio e subtrao permitidos). L Letra (de A a Z, entrada obrigatria). ? Letra (de A a Z, entrada opcional). A Letra ou dgito (entrada obrigatria). a Letra ou dgito (entrada opcional). & Qualquer caractere ou um espao (entrada obrigatria). C Qualquer caractere ou um espao (entrada opcional). , , : ; - / Marcador decimal e separadores de milhares, de data e de hora. (O caractere realmente utilizado depende das definies da caixa de dilogo Propriedades de Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows). < Faz com que todos os caracteres
sejam convertidos em minsculos. > Faz com que todos os caracteres sejam convertidos em maisculos. ! Faz com que a mscara de entrada seja exibida da direita para a esquerda, e no da esquerda para a direita. Os caracteres digitados na mscara sempre a
preenchem da esquerda para a direita. possvel incluir o ponto de exclamao em qualquer lugar da mscara de entrada. \ Faz com que o caractere seguinte seja exibido como caractere literal (por exemplo, \A exibido simplesmente como A).
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Pgina 72 de 72 Observao: A definio da propriedade Mscara De Entrada com a palavra "Senha" cria um controle de entrada de senha. Qualquer caractere digitado no controle armazenado como o caractere, mas exibido como um asterisco (*). A mscara de entrada Senha utilizada para evitar que os caracteres digitados sejam exibidos na tela. Comentrios Quando voc digita dados em um campo para o qual tenha definido uma mscara de entrada, os dados so sempre inseridos no modo Sobrescrever. Se voc utilizar a tecla BACKSPACE para excluir um caractere, ele ser substitudo por um espao vazio. Se voc mover para a rea de Transferncia o texto de um campo para o qual tenha definido uma mscara de entrada, os caracteres de exibio literais sero copiados, mesmo que voc tenha especificado que eles no sejam salvos com os dados. Quando voc tem definida uma mscara de entrada e define a propriedade Formato para o mesmo campo, a propriedade Formato tem precedncia quando os dados so exibidos. Isso significa: mesmo que voc tenha salvo uma mscara de entrada, ela ser ignorada quando os dados forem formatados e exibidos. Os dados da prpria tabela base no so alterados; a propriedade Formato afeta somente a maneira como os dados so exibidos. Na tabela a seguir temos alguns exemplos de definio da propriedade Mscara de entrada. Definio Aplica-se : 000"."000"."000"-00;0;# Mscara para um campo do tipo CPF. O usurio no precisa digitar os pontos e o trao, pois estes so, automaticamente inseridos pela mscara. 00"."000"."000"/"0000"-"00;0;# Mscara para um campo com valores de CNPJ. 00"/"00"/"0000;0;# Campo data com quatro dgitos para o ano.
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Pgina 73 de 73 Propriedade Legenda: So ttulos que servem como o cabealho das colunas para os campos quando a tabela est no modo Folha de Dados. Os campos de tabela podem ter legenda com at 2048 caracteres. As legendas so tipicamente utilizadas para fornecer informaes ao usurio. Se no for definida a propriedade legenda, ser exibido o nome do campo como ttulo da coluna. As legendas de formulrios e de relatrios, quando muito longas para serem exibidas na barra de ttulo, so truncadas. Dica: Voc pode utilizar a propriedade Legenda para atribuir uma tecla de acesso a um rtulo ou boto de comando. Na legenda, inclua smbolo de "e" comercial (&) imediatamente antes do caractere que voc deseja utilizar como tecla de acesso. O caractere ser sublinhado. Voc pode pressionar ALT juntamente com o caractere sublinhado para mover o foco para o controle correspondente em um formulrio. Inclua dois smbolos de unio (&&) na definio de uma legenda se voc desejar exibir o prprio smbolo de unio no texto da legenda. Por exemplo, para exibir "Salvar & Sair", voc digitaria Salvar && Sair na caixa da propriedade Legenda. Propriedade Valor padro: Voc pode utilizar a propriedade Valor Padro para especificar o valor que inserido automaticamente em um campo quando um novo registro criado. Por exemplo, em uma tabela Endereos possvel definir o valor padro do campo Cidade como Rio de Janeiro. Quando os usurios adicionam um registro tabela, eles podem aceitar esse valor ou inserir o nome de uma outra cidade. Observao: A propriedade Valor Padro para qualquer tipo de campo, exceto aqueles do tipo de dados AutoNumerao ou Objeto OLE. Comentrios: A propriedade Valor Padro especifica um texto ou uma expresso que automaticamente inserida em um controle ou campo quando um novo registro criado. Por exemplo, se voc definir a propriedade Valor Padro de um controle caixa de texto com =Agora(), o controle exibir a data e hora atuais. O comprimento mximo para a definio de uma propriedade Valor Padro de 255 caracteres. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 74 de 74 A propriedade Valor Padro aplicada somente quando voc adiciona um novo registro. Se voc alterar a propriedade Valor Padro, a alterao no ser aplicada automaticamente aos registros existentes. As Propriedades Regra de validao/Texto de validao: Voc pode utilizar a propriedade Regra de Validao para especificar exigncias para entrada de dados em um registro, campo ou controle. Quando so inseridos dados que violam a definio Regra de validao, voc pode utilizar a propriedade Texto de validao para especificar a mensagem a ser exibida para o usurio, informando que o valor digitado para o campo no foi aceito pela regra de validao. Definio Insira uma expresso para a definio da propriedade Regra de Validao e texto para a definio da propriedade Texto de Validao. O comprimento mximo para a definio da propriedade Regra de Validao de 2048 caracteres. O comprimento mximo para a definio da propriedade Texto de Validao de 255 caracteres. possvel definir as propriedades Regra de Validao e Texto de Validao utilizando: A seo Propriedades do Campo do modo Estrutura da tabela (para uma regra de validao de campo). A folha de propriedades de uma tabela clicando em Propriedades no menu Exibir no Modo Estrutura de tabela (para uma regra de validao de registro). A folha de propriedades de um controle em um formulrio. Uma macro ou o Visual Basic. No Visual Basic, utilize uma expresso de seqncia para definir essas propriedades. Comentrios O Microsoft Access valida automaticamente valores baseados no tipo de dados de um campo; por exemplo, o Microsoft Access no permite texto em um campo numrico. Voc pode definir regras que sejam mais especficas utilizando a propriedade Regra de Validao. Se voc definir a propriedade Regra de Validao, mas no a propriedade Texto de Validao, o Microsoft Access exibir uma mensagem de erro padro quando a regra de Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 75 de 75 validao for violada. Se voc definir a propriedade Texto de Validao, o texto inserido ser exibido como mensagem de erro. Por exemplo, quando um registro adicionado para um novo funcionrio, possvel inserir uma propriedade Regra de Validao que exija que o valor no campo Data De Incio do funcionrio esteja entre a data de fundao da empresa e a data atual. Se a data inserida no estiver nesse intervalo, voc poder exibir a mensagem da propriedade Texto de Validao: "A data de incio est incorreta". As regras de validao de controle, campo e registro so aplicadas como a seguir: As regras de validao definidas para campos e controles so aplicadas quando voc edita os dados e o foco deixa o campo ou controle. As regras de validao de registros so aplicadas quando voc vai para um outro registro. Se voc criar regras de validao tanto para um campo quanto para um controle acoplado ao campo, ambas as regras de validao sero aplicadas quando voc editar dados e o foco deixar o controle. A tabela a seguir contm exemplos de expresses para as propriedades Regra de Validao e Texto de Validao: Propriedade Regra de Validao Propriedade Texto de Validao <> 0 A entrada precisa ser um valor diferente de zero. > 1000 Ou Nulo A entrada precisa ser vazia ou maior que 1000. Como "A????" A entrada precisa ser de 5 caracteres e comear com a letra "A". >= #1/1/96# E <#1/1/97# A entrada precisa ser uma data de 1996. "Santa Maria" Ou "Caxias do Sul" ou "Santa Cruz do Sul" O campo Cidade somente aceita um dos seguintes valores: Santa Maria, Caxias do Sul ou Santa Cruz do Sul
Quando voc cria uma regra de validao para um campo, o Microsoft Access normalmente no permite que um valor Null seja armazenado no campo. Se for conveniente que um valor Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 76 de 76 Null seja permitido, adicione " Nulo" regra de validao, como em "<> 8 Ou Nulo" e certifique-se de que a propriedade Requerido esteja definida como No. Null Um valor que indica falta de dados ou dados desconhecidos em um campo. Voc pode utilizar valores Null em expresses. Os valores Null podem ser inseridos em campos para os quais as informaes so desconhecidas, assim como em expresses e consultas. No Visual Basic, a palavra-chave Null indica um valor Nulo. Alguns campos, como aqueles definidos como contendo a chave primria, no podem conter valores Nulos
No possvel definir regras de validao de campo ou de registro para tabelas criadas fora do Microsoft Access (por exemplo, no dBASE, Paradox ou SQL Server). Para esses tipos de tabelas, voc pode criar regras de validao somente para controles. A Propriedade Requerido: Voc pode utilizar a propriedade Requerido para especificar se um valor ou no requerido em um campo. Se essa propriedade estiver definida como Sim, ao inserir dados em um registro, voc deve inserir um valor no campo ou em qualquer controle acoplado ao campo, e o valor no poder ser Nulo. Por exemplo, aconselhvel que voc se certifique de que um controle Sobrenome tenha um valor para cada registro. Quando desejar permitir valores Nulos em um campo, voc dever no apenas definir a propriedade Requerido como No, mas se houver uma definio da propriedade Regra de Validao, esta tambm ter que declarar explicitamente "regradevalidao Ou Nulo". Observao: A propriedade Requerido no se aplica a campos AutoNumerao. Definio: A propriedade Requerido utiliza as definies a seguir. Definio Descrio Sim O campo requer um valor. No (Padro) O campo no requer um valor.
Voc pode definir essa propriedade para todos os campos de tabela (exceto campos do tipo de dados AutoNumerao) utilizando a folha de propriedades da tabela ou o Visual Basic. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 77 de 77 Comentrios: A propriedade Requerido imposta a nvel de tabela. Se voc definir essa propriedade como Sim, o campo deve receber ou j conter um valor quando tiver o foco - quando um usurio inserir dados em uma tabela (ou em um formulrio ou folha de dados baseada na tabela), quando uma macro ou o Visual Basic definir o valor do campo, ou quando dados forem importados para a tabela. Voc pode utilizar as propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero para diferenciar entre informaes que no existem (armazenadas como uma seqncia de comprimento zero ("") no campo) e informaes que podem existir mas que so desconhecidas (armazenadas como um valor Nulo no campo). Se voc definir a propriedade Permitir Comprimento Zero como Sim, uma seqncia de comprimento zero ser uma entrada vlida no campo, independente da definio da propriedade Requerido. Se voc definir Requerido como Sim e Permitir Comprimento Zero como No, dever inserir um valor no campo, e uma seqncia de comprimento zero no ser uma entrada vlida. Dica: Voc pode utilizar uma mscara de entrada quando forem inseridos dados em um campo para distinguir entre a exibio de um valor Nulo e de uma seqncia de comprimento zero. Por exemplo, a seqncia "Nenhum" poderia ser exibida quando uma seqncia de comprimento zero fosse inserida. A tabela a seguir mostra os resultados que voc pode esperar quando combina as definies das propriedades Requerido e Permitir Comprimento Zero. Requerido Permitir omprimento Zero Ao do usurio Valor armazenado No No Pressionar Enter Pressionar Barra de Espaos Inserir
uma seqncia de comprimento zero Nulo Nulo (no permitido) No Sim Pressionar Enter Pressionar Barra de Espaos Inserir uma seqncia de comprimento zero Nulo Nulo Seqncia de comprimento zero Sim No Pressionar Enter Pressionar Barra de Espaos Inserir uma seqncia de comprimento zero (no permitido) (no permitido)
(no permitido) Sim Sim Pressionar Enter Pressionar Barra de (no permitido) Seqncia de Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 78 de 78 Espaos Inserir uma seqncia de comprimento zero comprimento zero Seqncia de comprimento zero
Se definir a propriedade Requerido como Sim para um campo de uma tabela que j contm dados, o Microsoft Access dar a voc a opo de verificar se o campo tem um valor em todos os registros existentes. Entretanto, voc pode requerer que um valor seja inserido nesse campo em todos os novos registros, mesmo que haja registros existentes com valores Nulos no campo. A Propriedade Permitir comprimento zero: Voc pode utilizar a propriedade Permitir Comprimento Zero para especificar se uma seqncia de comprimento zero ("") uma entrada vlida em um campo de tabela. Observao: A propriedade Permitir Comprimento Zero se aplica somente a campos de tabela dos tipos Texto, Memorando e Hyperlink. Definio: A propriedade Permitir Comprimento Zero utiliza as definies a seguir: Definio Descrio Sim Uma seqncia de comprimento zero uma entrada vlida. No (Padro) Uma seqncia de comprimento zero uma entrada invlida.
Voc pode definir essa propriedade utilizando a folha de propriedades da tabela ou o Visual Basic. Comentrios: Se desejar que o Microsoft Access armazene uma seqncia de caracteres de comprimento zero em vez de um valor Nulo quando voc deixar um campo vazio, defina ambas as propriedades Permitir Comprimento Zero e Requerido como Sim. Dica: Voc pode utilizar a propriedade Formato para distinguir entre a exibio de um valor Nulo e de uma seqncia de comprimento zero. Por exemplo, a seqncia "Nenhum" pode ser exibida quando uma seqncia de comprimento zero for inserida. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 79 de 79 A propriedade Permitir Comprimento Zero funciona independentemente da propriedade Requerido. A propriedade Requerido determina apenas se um valor Nulo vlido para o campo. Se a propriedade Permitir Comprimento Zero for definida como Sim, uma seqncia de comprimento zero ser um valor vlido para o campo, independentemente da definio da propriedade Requerido. A Propriedade Indexado: Voc pode utilizar a propriedade Indexado para definir um ndice de um nico campo. Um ndice acelera as consultas nos campos indexados, bem como as operaes de classificao e agrupamento. Por exemplo, se localizar nomes de funcionrios especficos em um campo Sobrenome, voc pode criar um ndice para esse campo para acelerar a localizao de um nome especfico. Definio: A propriedade Indexado utiliza as definies a seguir. Definio Descrio No (Padro) Nenhum ndice. Sim (Duplicao Autorizada) O ndice permite valores duplicados. Sim (Duplicao No Autorizada) O ndice no permite valores duplicados. Este valor definido, automaticamente, quando o campo do tipo Chave Primria.
Voc pode definir essa propriedade apenas na seo Propriedades do Campo no modo Estrutura de tabela. Voc pode definir um ndice de um nico campo, definindo a propriedade Indexado na seo Propriedades do Campo, no modo Estrutura de tabela. Voc pode definir ndices de vrios campos na janela ndices, clicando em ndices no menu Exibir. Se voc adicionar um ndice de um nico campo na janela ndices, o Microsoft Access definir a propriedade Indexado do campo como Sim. Comentrios Utilize a propriedade Indexado para localizar e classificar registros, utilizando um nico campo em uma tabela. O campo pode armazenar tanto valores exclusivos quanto no- exclusivos. Por exemplo, voc pode criar um ndice em um campo CdigoDoFuncionrio de uma tabela Funcionrios, na qual Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 80 de 80 cada cdigo de funcionrio seja exclusivo, ou pode criar um ndice em um campo Nome no qual alguns nomes possam estar duplicados. Observao: Voc no pode indexar campos com os tipos de dados Memorando, Hyperlink ou Objeto OLE. Voc pode criar tantos ndices quantos precisar. Os ndices so criados quando voc salva a tabela e so automaticamente atualizados quando voc altera ou adiciona registros. Voc pode adicionar ou excluir ndices a qualquer momento no modo Estrutura de tabela. Se a chave primria de uma tabela for um nico campo, o Microsoft Access definir automaticamente a propriedade Indexado desse campo como Sim (Duplicao No Autorizada). Se voc desejar criar ndices de vrios campos, utilize a janela ndices (Exibir -> ndices). Com isso encerramos o estudo das propriedades que podem ser definidas para cada campo de uma tabela do Microsoft Access. Vamos voltar ao exerccio que iniciamos antes do estudo das propriedades. Apenas para lembrar, havamos iniciado a definio do campo CPF, onde havamos definido o valor das colunas Nome do campo, Tipo de dados e Descrio, conforme indicado na figura a seguir:
Definio do campo CPF. Defina as demais propriedades do campo CPF, conforme orientaes a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Propriedades do campo CPF - tipo Texto. Crie os demais campos para a tabela Contribuintes, de acordo com as definies indicadas a seguir:
Propriedades do campo Nome tipo Texto.
Propriedades para o campo Rua - tipo Texto. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Propriedades para o campo Bairro - tipo Texto.
Propriedades para o campo Cidade - tipo Texto. Regra de validao: "Santa Cruz do Sul" Ou "Santa Maria" Ou "Caxias do Sul" Ou "Venncio Aires" Texto de validao: O Valor informado para o campo Cidade no um valor permitido: "Santa Cruz do Sul" Ou "Santa Maria" Ou "Caxias do Sul" Ou "Venncio Aires"
Propriedades para o campo CEP - tipo Texto. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Propriedades para o campo Fone - tipo Texto.
Propriedades para o campo DataDeNascimento - tipo Data/Hora.
Propriedades para o campo EMail - tipo Texto. Com isso conclumos a definio dos campos da tabela Contribuintes. Agora vamos definir o campo CPF como sendo a Chave Primria desta tabela. Selecione a linha do campo CPF. Para selecionar uma linha no pequeno boto cinza ( ), esquerda do nome do campo. Uma vez selecionada a linha, d um clique no boto ( ) que a linha selecionada ser definida como Chave Primria da tabela. Agora vamos salvar a tabela. D um clique no boto Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da tabela. Digite Contribuintes, conforme indicado na figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Salvando a tabela Contribuintes. D um clique no boto OK. Voc estar de volta ao modo estrutura, agora a tabela Contribuintes tem a sua estrutura definida, porm nenhum dado ainda foi inserido. V para o modo folha de dados da tabela. Para isso selecione o comando Exibir -> Modo folha de dados. No Modo folha de dados podemos constatar que ainda no existe nenhum registro na tabela Contribuintes, conforme indicado na figura a seguir:
Tabela Contribuintes em nenhum registro. Feche a tabela Contribuintes. Com base no que foi explicado at o momento, crie as demais tabelas do banco de dados ExTabelas. A seguir temos as definies para as demais tabelas que sero criadas. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 85 de 85 Definies para a tabela Dependentes Nome da tabela: Dependentes Chave Primria: Campo CPFDoTitular Definio dos campos da tabela dependentes Campo CPFTitular:
Propriedades para o campo CPFTitular - tipo Texto. Campo CPFDependente:
Propriedades para o campo CPFDependente - tipo Texto. Campo NomeDependente:
Propriedades para o campo NomeDependente - tipo Texto. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 86 de 86 Campo DataDeNascimentoDep:
Propriedades para o campo DataDeNascimentoDep - tipo Data/Hora. Com isso conclumos a definio dos campos da tabela Dependentes. Agora vamos definir o campo CPFTitular como sendo a Chave Primria desta tabela. Selecione a linha do campo CPF. Para selecionar uma linha no pequeno boto cinza ( ), esquerda do nome do campo. Uma vez selecionada a linha, d um clique no boto ( ) para que a linha selecionada seja definida como Chave Primria da tabela. Agora vamos salvar a tabela. D um clique no boto Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da tabela. Digite Dependentes e d um clique no boto OK. Voc estar de volta ao modo estrutura, agora a tabela Dependentes tem a sua estrutura definida, porm nenhum dado ainda foi inserido. V para o modo folha de dados da tabela. Para isso selecione o comando Exibir -> Modo folha de dados. No Modo folha de dados podemos constatar que ainda no existe nenhum registro na tabela Dependentes. Feche a tabela Dependentes. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 87 de 87 Definies para a tabela Pagamentos Nome da tabela: Pagamentos Chave Primria: No tem Chave Primria Definio dos campos da tabela Pagamentos Campo CPFTitular:
Propriedades para o campo CPFTitular - tipo Texto. Campo CdigoDoTributo:
Propriedades para o campo CdigoDoTributo - tipo Texto. Campo DataDoPagamento:
Propriedades para o campo DataDoPagamento - tipo Data/Hora. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 88 de 88 Campo ValorPrincipal:
Propriedades para o campo ValorPrincipal - tipo Moeda. Campo ValorMulta:
Propriedades para o campo ValorMulta - tipo Moeda. Campo ValorJuros:
Propriedades para o campo ValorJuros - tipo Moeda. Com isso conclumos a definio dos campos da tabela Pagamentos. Agora vamos salvar a tabela. D um clique no boto Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da tabela. Digite Pagamentos e d um clique no boto OK. Voc estar de volta ao modo estrutura, agora a tabela Dependentes tem a sua estrutura definida, porm nenhum dado ainda foi inserido. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 89 de 89 V para o modo folha de dados da tabela. Para isso selecione o comando Exibir -> Modo folha de dados. No Modo folha de dados podemos constatar que ainda no existe nenhum registro na tabela Pagamentos. Feche a tabela Pagamentos. Definies para a tabela Tributos Nome da tabela: Tributos Chave Primria: CdigoDoTributo Definio dos campos da tabela Pagamentos Campo CdigoDoTributo:
Propriedades para o campo CdigoDoTributo - tipo Texto. Campo DescrioDoTributo:
Propriedades para o campo DescrioDoTributo - tipo Texto. Com isso conclumos a definio dos campos da tabela Tributos, a ltima tabela do banco de dados ExPedidos.mdb. Agora vamos definir o campo CdigoDoTributo como sendo a Chave Primria desta tabela. Selecione a linha do campo CdigoDoTributo. Para selecionar uma linha no pequeno boto cinza ( ), esquerda do nome do campo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 90 de 90 Uma vez selecionada a linha, d um clique no boto ( ) para que a linha selecionada seja definida como Chave Primria da tabela. Agora vamos salvar a tabela. D um clique no boto Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da tabela. Digite Tributos e d um clique no boto OK. Voc estar de volta ao modo estrutura, agora a tabela Tributos tem a sua estrutura definida, porm nenhum dado ainda foi inserido. V para o modo folha de dados da tabela. Para isso selecione o comando Exibir -> Modo folha de dados. No Modo folha de dados podemos constatar que ainda no existe nenhum registro na tabela Tributos. Feche a tabela Tributos Com isso conclumos a definio da estrutura das tabelas do banco de dados ExTabelas.mdb. Caso voc precise alterar a estrutura de uma tabela, basta entrar no Modo estrutura da tabela. Para entrar no modo estrutura basta selecionar a tabela e clicar no boto ( ). Cuidado ao alterar a estrutura de um campo j existente, pois poder haver perda de dados. Por exemplo, se voc alterar o tamanho mximo de um campo do tipo Texto de 50 para 30; todos os dados maiores do que 30 caracteres sero truncados. Temos mais duas etapas a cumprir em relao ao banco de dados ExTabelas.mdb: Definio dos relacionamentos Entrada de dados para testar os relacionamentos e a Integridade Referencial. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 91 de 91 06) Definio de Relacionamentos entre tabelas No item anterior criamos as diversas tabelas do banco de dados ExTabelas.mdb. Neste item criaremos os relacionamentos entre as tabelas, conforme definido no DER a seguir:
Relacionamentos entre as tabelas do banco de dados ExTabelas.mdb. Nota: Para explicaes sobre como definir relacionamentos em um banco de dados do Microsoft Access, consulte o item "Como Criar e Configurar Relacionamentos no Microsoft Access", no incio desta apostila. Vamos fazer um exerccio prtico de implementao dos relacionamentos no banco de dados ExPedidos.mdb. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 92 de 92 Exerccio: Agora vamos a um exerccio prtico, onde definiremos os diversos relacionamentos para o nosso banco de dados ExPedidos.mdb, que est na pasta CursoAccBasico. Para definir os Relacionamentos para o banco de dados ExPedidos.mdb: Abra o banco de dados ExTabelas.mdb. Selecione o comando Ferramentas -> Relacionamentos. Adicione todas as tabelas, conforme explicado anteriormente. Defina os Relacionamentos conforme indicado na tabela a seguir: Tipo de Relacionamento Lado Um Lado Vrios Um para Vrios CPF na tabela Contribuintes CPFTitular na tabela Dependentes Um para Vrios CPF na tabela Contribuintes CPFDoTitular na tabela Pagamentos Um para Vrios CdigoDoTributo na tabela Tributos CdigoDoTributo na tabela Pagamentos
Habilite a Integridade Referencial em todos os Relacionamentos, habilite a opo "Propagar atualizao dos campos relacionados" e deixe desabilitada o opo de "Propagar excluso dos registros relacionados", conforme indicado no exemplo da figura a seguir:
Definies de integridade referencial. Salve as alteraes e feche a Janela dos Relacionamentos, clicando no boto "x". Clique no "x" mais de baixo, pois o "x" mais acima ir fechar o Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 93 de 93 07) Inserindo dados para testar os relacionamentos Neste item vamos inserir alguns dados nas tabelas do banco de dados ExTabelas.mdb e vamos testar se os relacionamentos e a Integridade Referencial, definida no item anterior, esto realmente funcionando. Para inserir dados e testar a Integridade Referencial faa o seguinte: Abra o banco de dados ExTabelas.mdb. Abra a tabela Contribuintes no modo Folha de dados. Para isso basta dar um clique duplo na tabela Contribuintes. Adicione os seguintes registros: CPF do Contribuinte
Nome do Contribuinte
Rua- Avenida
Bairro
Cidade
Cdigo Postal
Telefone de Contato
Data de Nascimento
e-mail do Contribuinte 111.111.111-11 JOS DA SILVA
Presidente Vargas - 18 Centro Santa Maria 11111- 111 1(11)11- 1111-1111 11/11/1911
jose@abc.combr 222.222.222-22 MARIA DO SOCORRO Venncio Aires - 250
Itarar Caxias do Sul 22222- 222 2(22)22- 2222-2222 22/12/1922
maria@xyz.com.br 333.333.333-33 PAULO COSTA Jlio de Castilhos - 340 Centro Santa Cruz do Sul 33333- 333 3(33)33- 3333-3333 23/12/1933
pauloc@kkk.com.br
444.444.444-44 VERA DA SILVA Duque de Caxias - 1234 Belm Novo Caxias do Sul 44444- 444 4(44)44- 4444-4444 31/10/1944
veras@lkj.com.br
Feche a tabela Contribuintes. Abra a tabela Tributos. Adicione os seguintes registros: Cdigo do tributo
Feche a tabela Contribuintes. Abra a tabela Pagamentos. Tente adicionar o seguinte registro: CPF Do Titular
Cdigo do Tributo DataDoPagamento
DataDoVencimento
Valor Principal
Valor da Multa Valor dos Juros 666.666.666-66 0001 01/02/2002 10/02/2002 R$200,00 R$0,00 R$0,00 Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 94 de 94 Aps digitar o valor dos Juros e teclar TAB, para ir para o prximo registro, ser emitida a mensagem de erro indicada na figura a seguir e o Microsoft Access no conseguir salvar o registros.
Mensagem de erro, informando que no foi possvel adicionar o registro. Por que o Microsoft Access no pode adicionar um pagamento para o cliente cujo CPF 666.666.666-66? Se voc tentasse adicionar o seguinte registro, o que aconteceria? CPF Do Titular Cdigo do Tributo
DataDoPagamento
DataDoVencimento
Valor Principal Valor da Multa Valor dos Juros 111.111.111-11 0008 01/02/2002 10/02/2002 R$200,00 R$0,00 R$0,00
Por que? Dica: Quando voc tiver problemas para inserir um novo registro, procure analisar os relacionamentos existentes no banco de dados. Para abandonar a insero de um registro, pressione a tecla ESC duas vezes, seguidamente. Feche qualquer tabela que voc tenha aberto. Feche o banco de dados ExTabelas.mdb. Com isso conclumos o nosso estudo sobre tabelas, campos de tabelas, Chave Primria, relacionamentos e integridade referencial. No prximo item aprenderemos a importar dados para um banco de dados do Microsoft Access, a partir de fontes externas de dados. Tambm aprenderemos a exportar os dados do Microsoft Access para outros formatos. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 95 de 95 08) Importao e Exportao de dados com o Microsoft Access O Microsoft Access oferece duas opes para utilizar dados de uma origem externa: Importar os dados para uma nova tabela do Microsoft Access no banco de dados atual. Deixar os dados no seu local atual e utiliz-los no seu formato atual sem import-los - este procedimento denominado vinculao. Dados de uma tabela vinculada podem ser alterados, excludos, podem ser utilizados na criao de consultas, formulrios e relatrios. Se alteramos um dado de uma tabela vinculada, este dado ser alterado na fonte original do dado. Por exemplo, podemos vincular uma tabela a um arquivo com dados no formato do DBase (.dbf). Ao alterarmos um registro na tabela vinculada, este dado ser alterado na fonte original dos dados, ou seja, no arquivo .dbf. Exemplos de fontes de dados externas incluem tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access localizados na rede, dados de outros programas, como o Microsoft Excel, Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox e Microsoft SQL Server e dados em arquivos de texto (.txt), normalmente nos formatos de tamanho fixo de coluna ou delimitado. No formato "Tamanho Fixo", cada coluna comea e termina em posies definidas. Por exemplo, o campo nome comea na coluna 1 e vai at a coluna 50; o campo endereo comea na coluna 51 e vai at a coluna 90 e assim por diante. Este um dos formatos mais utilizados quando o contribuinte fornece dados para a SRF. Os dados so fornecidos em arquivos .txt. Quando os dados forem fornecidos neste formato, o contribuinte dever fornecer o "layout" do arquivo. O layout informa onde comea e termina cada campo. Na figura a seguir temos um exemplo de um arquivo no formato Tamanho Fixo:
Dados no formato "Tamanho Fixo" Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 96 de 96 No formato "Texto Delimitado" cada linha do arquivo representa um registro da tabela. Os campos, dentro de uma mesma linha, so delimitados por um determinado caractere, normalmente um dos seguintes caracteres utilizado como delimitador: ; , Na figura a seguir temos um exemplo de um arquivo com dados no formato Texto Delimitado:
Se voc sabe que ir utilizar seus dados somente no Microsoft Access, convm import-los. O Microsoft Access geralmente funciona mais rpido com suas prprias tabelas, e se for necessrio, voc poder modificar a tabela importada de modo a atender s suas necessidades, como qualquer outra tabela criada no Microsoft Access. Se os dados que voc deseja utilizar tambm esto sendo atualizados por outro programa que no o Microsoft Access, seria conveniente vincul-los. Utilizando esta abordagem, os mtodos atuais de atualizao, gerenciamento e compartilhamento de dados continuaro onde esto, e voc poder utilizar o Microsoft Access para trabalhar com os dados tambm. Por exemplo, voc pode criar consultas, formulrios e relatrios que utilizam dados externos, combinar dados externos com os dados das tabelas do Microsoft Access e at mesmo exibir e editar dados externos enquanto os estes estiverem sendo utilizados por terceiros em seu programa original. Voc pode tambm vincular tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access. Convm utilizar uma tabela de outro banco de dados do Microsoft Access que compartilhado numa rede. Isso particularmente til quando voc quer armazenar todas as suas tabelas em um banco de dados num servidor de rede, mantendo formulrios, relatrios e outros objetos em um banco de dados separado, o qual copiado entre os usurios do banco de dados compartilhado. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 97 de 97 Importante: Antes de importar ou vincular dados, necessrio criar ou abrir um banco de dados do Microsoft Access para armazenar as tabelas importadas ou vinculadas. O Microsoft Access utiliza cones diferentes para representar tabelas vinculadas e tabelas que so armazenadas no banco de dados atual. Se voc excluir o cone de uma tabela vinculada, estar excluindo o vnculo tabela e no a tabela externa propriamente dita. Ao importar dados, no possvel anexar dados a tabelas existentes (exceto ao importar arquivos de texto ou planilha). Contudo, uma vez importada uma tabela, possvel efetuar uma consulta acrscimo (uma consulta ao que adiciona os registro do conjunto de resultados de uma consulta ao final de uma tabela existente) para adicionar seus dados a outra tabela. Nota: Aprenderemos a trabalhar com Consultas de Acrscimo e outros tipos de consulta, no tpico sobre Consultas deste treinamento. Voc pode tambm importar outros objetos de banco de dados que no tabelas, como formulrios ou relatrios, a partir de outro banco de dados do Microsoft Access. Caso precise realizar uma operao importante regularmente, pode automatizar o processo de importao de dados utilizando macros ou cdigo do Visual Basic para aplicativos. Importar ou vincular tabelas de outro banco de dados do Microsoft Access Vamos fazer alguns exerccios de importao/exportao para aprendermos a utilizar este recurso do Microsoft Access. Exerccio 01: Importando dados de uma planilha do Excel para uma tabela do Microsoft Access. 1. Crie um banco de dados vazio chamado ExImportaExporta.mdb, na pasta C:\CursoAccBasico. Nota: Para maiores detalhes sobre a criao de banco de dados, consulte a pgina 37 deste manual. 2. Selecione o comando Arquivo -> Obter dados externos -> Importar. Surge a janela Importar, indicada na figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Janela para importao de dados. 3. Utilize a lista Examinar para navegar para a pasta C:\CursoAccBasico\Dados para Imprtao-Exportao. 4. Na lista "Arquivos do tipo", selecione a opo "Microsoft Excel (*.xls)". 5. Na lista de arquivos selecione o arquivo Pedidos.xls. 6. Sua janela deve estar conforme indicado na figura a seguir:
Importando dados da planilha Pedidos.xls. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 99 de 99 7. D um clique no boto Importar. 8. O Microsoft Access abre o "Assistente de importao de planilha". 9. Na primeira tela do assistente o Microsoft Access mostra onde inicia e onde termina cada campo da planilha. Cada coluna da planilha importada como sendo um campo diferente. Na planilha do nosso exemplo, a primeira linha contem os nomes dos campos, conforme indicado na figura a seguir:
Identificao dos campos que sero importados. 10. D um clique no boto Avanar, para ir para o prxima etapa do assistente. 11. Nesta etapa precisamos confirmar que a primeira linha da planilha contm os nomes dos campos. Para isso certifique-se de que a opo "Primeira linha contm ttulos da coluna" esteja marcada e d um clique no boto Avanar, para ir para a prxima etapa do assistente. 12. Na terceira etapa podemos selecionar se os dados sero anexados a uma tabela j existente - opo "Em uma tabela existente" ou ser criada uma nova tabela para conter os dados importados - opo "Em uma nova tabela". Selecione a opo "Em uma nova tabela" e d um clique no boto Avanar, para ir para a prxima etapa do assistente. 13. Nesta etapa podemos definir algumas propriedades - Nome, Indexado ou no e se vamos ou no importar o referido campo - para os campos que esto sendo importados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 100 de 100 14. Para definir as caractersticas de um campo basta clicar na coluna do respectivo campo, na parte de baixo da janela, e depois configurar as caractersticas do campo, na parte de cima da janela, conforme indicado na figura a seguir:
Definindo as caractersticas de cada campo. 15. Vamos aceitar as configuraes sugeridas. D um clique no boto Avanar para ir para a prxima etapa do assistente. 16. Nesta etapa podemos definir se a nova tabela que ser criada, com os dados importados, ter ou no uma Chave Primria e qual o campo ser a Chave Primria. No nosso exemplo, vamos definir o campo "Cdigo do produto" como sendo a Chave Primria da nossa tabela. 17. D um clique na opo "Escolher minha prpria chave primria" e na lista, ao lado desta opo, selecione o campo CdigoDoProduto. D um clique no boto Avanar, para seguir para a etapa final do assistente. 18. Na ltima etapa devemos informar o nome da tabela que ser criada e para a qual os dados sero importados. Digite ProdutosImportadosDoExcel e d um clique no boto Concluir. 19. A tabela ProdutosImportadosDoExcel ser criada e os dados da planilha Produtos.xls sero importados para esta tabela. Ao final do processo de importao o Microsoft Access emite uma mensagem, conforme indicado na figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Mensagem de que a importao foi realizada com sucesso. 20. D um clique no boto OK para fechar esta mensagem. 21. Agora vamos conferir se os dados realmente foram importados. 22. Observe se a tabela ProdutosImportadosDoExcel foi realmente criada. 23. D um clique duplo nesta tabela, para abri-la no modo folha de dados. Observe que os dados realmente foram importados, conforme indicado na figura a seguir:
Dados importados com sucesso. Nota: Para importar dados de arquivos do tipo .txt, quer seja no formato Tamanho fixo, quer seja no formato Texto delimitado, o procedimento muito semelhante ao utilizado para importar dados de uma planilha. Na parte inicial do processo, devemos ter o cuidado de selecionar o tipo correto de arquivo a ser importado. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 102 de 102 Exerccio 02: Importando dados de uma tabela de um banco de dados do Microsoft Access para outro banco de dados do Microsoft Access. 1. Abra um banco de dados para o qual voc deseja importar os dados. No nosso exemplo, abra o banco de dados ExTabelas.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico. 2. Selecione o comando Arquivo - Obter dados externos -> Importar.
Importando dados de outro banco de dados do Microsoft Access. 3. Na caixa de dilogo Importar (ou Vincular), na caixa Arquivos do Tipo, certifique-se de que Microsoft Access (.mdb) esteja selecionado. 4. Clique na seta direita da caixa Examinar, selecione a unidade de disco e a pasta em que est localizado o banco de dados do Microsoft Access (.mdb) que voc deseja importar ou vincular e, em seguida, clique duas vezes no cone do banco de dados. 5. No nosso exemplo navegue at a pasta C:\CursoAccBasico e d um clique duplo no arquivo NorthWind.mdb. Vamos importar dados da tabela Pedidos do banco de dados NorthWind.mdb, para o banco de dados ExTabelas.mdb. 6. Na caixa de dilogo Importar Objetos, podemos definir quais os objetos (Tabelas, consultas, formulrios,etc.) que sero importados. Na guia tabelas selecione a tabela Pedidos, conforme indicado na prxima figura. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Importando a tabela Pedidos. 7. Se voc estiver importando, e desejar importar somente as definies das tabelas selecionadas (no os dados que elas contm), d um clique no boto Opes e depois selecione a opo em Somente Definio, conforme indicado na figura a seguir.
Opo Somente definio. Se voc estiver importando e desejar incluir tambm relacionamentos, menus personalizados e barras de ferramentas, ou especificaes de importao/exportao, clique em Opes e, em Importar, selecione os itens que voc deseja importar. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 104 de 104 8. D um clique no boto OK e pronto, os dados sero importados. 9. Agora vamos conferir se os dados realmente foram importados. 10. Observe se a tabela Pedidos foi realmente criada. 11. D um clique duplo nesta tabela, para abri-la no modo folha de dados. Observe que os dados realmente foram importados, conforme indicado na figura a seguir:
Dados importados com sucesso. Observaes: Quando voc importa uma tabela que j est vinculada, o Microsoft Access no importa os dados; nesse caso, ele vincula a tabela sua fonte de dados (na realidade, copia as informaes do vnculo). Se o banco de dados que voc deseja importar ou vincular possui uma senha de banco de dados, necessrio obter a senha para prosseguir. Se voc vincular duas tabelas de um mesmo banco de dados do Microsoft Access, qualquer relacionamento estabelecido entre as tabelas no outro banco de dados permanecer em vigor. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 105 de 105 Exportando dados das tabelas do Microsoft Access. Podemos exportar os dados de uma ou mais tabelas do Microsoft Access para uma srie de diferentes formatos, tais como planilhas do Excel (.xls), arquivos do Dbase (.dbf), arquivos de texto, etc. Para exportar dados basta marcar a tabela cujos dados sero exportados e selecionar o comando Arquivo -> Salvar como/exportar. Escolhendo esta opo voc pode exportar arquivos para outros bancos de dados, como por exemplo: Microsoft Access Microsoft Excel Arquivo Texto Formato Rich Text Lotus 1-2-3 (WK1, WK3) Paradox 3, 4, 5 FoxPro 7.0, 2.5, e 2.6 dBase III, IV, V Mala direta do Microsoft Word Banco de dados ODBC Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 106 de 106 09) Criao de Consultas com o Microsoft Access Consultas: Definio e usos. Voc utiliza consultas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Voc tambm pode utiliz-las como origem de registros para formulrios e relatrios. O tipo mais comum de consulta uma consulta seleo. Uma consulta seleo recupera dados de uma ou mais tabelas utilizando critrios por voc especificados e, em seguida, exibe-os na ordem desejada. Voc cria uma consulta com um assistente ou a partir do zero no modo Estrutura da consulta. Voc especifica os dados com os quais deseja trabalhar adicionando as tabelas que contm os dados e preenchendo a grade de estrutura. Usamos consultas para selecionar registros, atualizar tabelas ou efetuar clculos com base nos dados j existentes em uma tabela. Por exemplo, podemos utilizar uma consulta para calcular o total de vendas por pas de destino ou por cliente. Tambm podemos criar consultas que atualizam os dados de uma tabela. Vamos supor que voc deva aplicar um reajuste de 20% em no Preo Unitrio de todos os produtos da tabela Produtos. Ao invs de fazermos esta modificao manualmente, podemos utilizar um tipo especial de consulta chamado "Consulta de atualizao", a qual far as alteraes necessrias. Em determinadas situaes precisamos montar um relatrio em que os dados que faro parte do relatrio no esto disponveis em uma nica tabela. Tambm pode acontecer de precisarmos de dados que so calculados com base em um mais campos de uma tabela. Nestas situaes primeiro temos que montar uma consulta que nos fornece a listagem desejada e, somente depois, podemos criar o relatrio baseado na consulta montada inicialmente. Esta uma das situaes mais comuns em que utilizamos consultas para resolver um problema prtico do dia-a-dia. Quando criamos uma consulta o Microsoft Access no salva junto com a consulta, os dados por ela retornados. Ao salvar uma consulta, somente o comando SQL - Structured Query Language salvo. Cada vez que a consulta executada, o comando SQL executado e os dados so retornados a partir das tabelas que fazem parte da consulta. No comando SQL est toda a informao necessria para que o Microsoft Access execute a consulta, tais como: campos a serem retornados, critrios de filtragem, ordenao dos resultados, campos calculados, etc. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 107 de 107 Criar uma consulta Para criarmos consultas no Microsoft Access no precisamos conhecer a linguagem SQL. O Microsoft Access nos fornece uma interface grfica conhecida como QBE - Query By Examplo. Esta interface bastante simples de utilizar a facilita a criao de consultas. O usurio vai "montando" a consulta, utilizando o QBE e o Microsoft Access, em segundo plano, vai criando o comando SQL correspondente. Nota: Vamos criar diversas consultas de exemplo, para aprendermos a utilizar o QBE. Criaremos as consultas no banco de dados ExTabelas.mdb. Este banco de dados instalado junto com o Microsoft Access. Para o nosso treinamento o banco de dados Northwind.mdb est disponvel na pasta C:\CursoAccBasico. Este banco de dados contm uma srie de tabelas, as quais sero utilizadas como base para a criao das consultas de exemplo. Utilizando o QBE para criar a primeira consulta. Neste item aprenderemos a criar uma consulta simples. Vamos criar uma consulta baseada na tabela Pedidos, do banco de dados ExTabelas.mdb. A nossa consulta exibir os campos definidos a seguir: Nome da consulta Exemplo1-Listagem de Pedidos Baseada na(s) tabela(s)
Pedidos Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela NmeroDoPedido Pedidos DataDoPedido Pedidos DataDeEnvio Pedidos PasDeDestino Pedidos CidadeDeDestino Pedidos Frete Pedidos
Para criar a consulta Exemplo1-Listagem de Pedidos faa o seguinte: 1. Abra o banco de dados ExConsultas.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico.mdb. 2. Nas opes da janela banco de dados d um clique em Consultas. Ser exibida a janela indicada na prxima figura. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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A opo "Consultas" da janela banco de dados. 3. Para criar uma nova consulta utilizando o QBE d um clique duplo na opo "Criar consulta no modo Estrutura". 4. Ser exibida a janela "Mostrar tabela", conforme indicado na figura a seguir:
Selecione as tabelas que faro parte da consulta. 5. Na janela "Mostrar tabela", nos selecionamos quais as tabelas (ou qual a tabela) faro parte da consulta. Para fazer com que uma tabela faa parte da consulta basta clicar no nome da tabela para marca-la e depois clicar no boto Adicionar. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 109 de 109 6. Para o nosso exemplo somente a tabela Pedidos far parte da consulta. D um clique na tabela Pedidos para seleciona-la e depois d um clique no boto Adicionar. 7. D um clique no boto Fechar. 8. Ser exibida a interface grfica do Microsoft Access para a criao de consultas (QBE), conforme indicado na figura a seguir:
A interface grfica para a criao de consultas. 9. Neste momento estamos no "Modo estrutura da consulta". A exemplo das tabelas, cada consulta tem um modo estrutura, onde so definidos quais os campos faro parte da consulta, os critrios de pesquisa e os demais elementos da consulta e um Modo folha de dados, onde so visualizados os resultados obtidos com a execuo da consulta. Para alternar entre os diferentes modos podemos utilizar o menu Exibir ou o primeiro boto da barra de ferramentas. 10. Vamos falar um pouco mais sobre o Modo estrutura. Neste modo de exibio voc est apto a desenhar a consulta desejada. A janela composta de duas partes. Na parte de cima, indicada pelo nmero (1) na figura anterior, temos as tabelas que fazem parte da consulta. Conforme veremos mais adiante, possvel criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas. Caso voc tenha esquecido de adicionar uma tabela, no momento da criao de consulta, possvel Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 110 de 110 adiciona-la a qualquer momento, utilizando o boto Adicionar tabelas ( ). Ao clicar neste boto ser exibida a janela "Mostrar tabela", descrita anteriormente. Na janela "Mostrar tabela" voc poder adicionar tabelas adicionais, as quais faro parte da consulta. 11. Na parte de baixo, indicada pelo nmero (2) na figura anterior, nos definimos quais os campos que faro parte da consulta - linha Campo; qual a ordenao dos resultados, se crescente ou decrescente - linha Classificao; se um campo deve ser ou no exibido - linha Mostrar e quais os critrios de filtragem - linhas Critrio e OU. Dependendo do tipo de consulta que est sendo criado, linhas adicionais podero aparecer na interface grfica. Estudaremos estas linhas quando aprendermos a criar os respectivos tipos de consulta. 12. Agora precisamos definir quais os campos que faro parte da consulta. Temos trs maneiras diferentes de adicionar um campo consulta: a. Dar um clique duplo no nome do campo a ser adicionado: Para adicionar um campo consulta basta dar um clique duplo no nome do campo. Por exemplo, d um clique duplo no campo NmeroDoPedido. Observe que este campo foi adicionado na parte de baixa da janela, conforme indicado na figura a seguir:
Campo NmeroDoPedido adicionado consulta. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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b. Arrastar o campo a ser adicionado: Outra maneira de adicionar um campo consulta clicar no referido campo, manter o boto do mouse pressionado e arrastar para a primeira coluna que estiver em branco, na parte de baixa da janela. Observe que cada coluna representa um campo que faz parte da consulta. Arraste o campo DataDoPedido para adiciona-lo a consulta, conforme indicado na figura a seguir:
Campo DataDoPedido adicionado consulta. c. Selecionar o nome do campo, diretamente na linha Campo, na parte de baixo da janela: Na primeira coluna em branco, que no nosso exemplo a terceira coluna, na linha campo, existe uma lista com o nome de todos os campos disponveis para a consulta. Como a nossa consulta baseada somente na tabela Pedidos, nesta lista ser exibido o nome de todos os campos da tabela Pedidos. Caso a consulta seja baseada em mais do que uma tabela (aprenderemos a criar este tipo de consulta nas prximas aulas), aparecer o nome de todos os campos, de todas as tabelas. Para que voc possa saber a qual tabela pertence cada campo, o Microsoft Access utiliza uma nomenclatura que a seguinte: Nome_da_Tabela.Nome_do_Campo. Por exemplo, o campo NmeroDoPedido, da tabela Pedidos apareceria como: Pedidos.NmeroDoPedido, o campo PreoUnitrio, da tabela Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 112 de 112 Procutos, apareceria como Produtos.PreoUnitrio e assim por diante. Para o nosso exemplo, na terceira coluna, na linha Campo, selecione DataDeEnvio, conforme indicado na figura a seguir:
Campo DataDeEnvio adicionado consulta. Nota: No decorrer deste curso utilize, dentre os trs mtodos apresentados para a adio de campos consulta, aquele que voc preferir. Do ponto de vista prtico, ou seja, dos resultados obtidos, no tem diferena em relao ao mtodo que utilizado. 13. Utilizando um dos trs mtodos descritos anteriormente, adicione os demais campos solicitados. Apenas para lembrar, ainda devem ser adicionados os seguintes campos: PasDeDestino CidadeDeDestino Frete
14. Aps ter adicionado os campos solicitados, a sua janela deve estar conforme indicado na figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Os campos solicitados j adicionados consulta. 15. Agora vamos salvar a consulta. 16. D um clique no boto Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da consulta. Digite Exemplo1-Listagem de Pedidos e d um clique no boto OK, conforme indicado na figura a seguir:
Salvando a tabela Exemplo1-Listagem de Pedidos. 17. Agora vamos executar a consulta para observar os resultados obtidos. Para executar a consulta, basta irmos para o modo Folha de dados da consulta. Isto pode ser feito utilizando o comando Exibir -> Modo folha de Dados ou clicando no boto ( ). 18. Selecione o comando Exibir -> Modo folha de Dados. 19. Voc obtm uma listagem de Pedidos, somente com os campos selecionados para a consulta: NmeroDoPedido, DataDoPedido, DataDeEnvio, PasDeDestino, CidadeDeDestino e Frete, conforme indicado na figura a seguir. Observe que no aplicamos nenhum filtro e nenhum critrio de ordenao. Aprenderemos a tratar com estes itens mais adiante. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Resultado da consulta Exemplo1-Listagem de Pedidos. 20. Com isso conclumos a criao da nossa primeira consulta. 21. Feche a consulta. Para isso d um clique no boto "x" mais de baixo, pois se voc clicar no "x" mais de cima, o Microsoft Access ser fechado. 22. Agora vamos exercitar um pouco os conceitos apresentados. Vamos criar mais duas consultas simples. Este tipo de consulta que ns acabamos de criar, onde simplesmente so exibidos resultados com base em uma ou mais tabelas, sem que sejam feitas alteraes/excluses/adies de dados, chamada de consulta de Seleo, ou seja, a consulta simplesmente exibe um conjunto de registros selecionados a partir de uma ou mais tabelas, com base em um ou mais critrios de filtragem (no nosso exemplo no definimos nenhum critrio de filtragem). Existem outros cinco tipos de consultas que aprenderemos a criar no decorrer deste treinamento. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 115 de 115 Exerccios - Criao de consultas simples.: I. Com base nos conceitos apresentados anteriormente vamos criar uma consulta baseada na tabela Funcionrios, do banco de dados ExTabelas.mdb. A nossa consulta exibir os campos definidos a seguir: Nome da consulta Exemplo2-Listagem de Funcionrios Baseada na(s) tabela(s)
Funcionrios Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela CdigoDoFuncionrio Funcionrios Nome Funcionrios Sobrenome Funcionrios Cargo Funcionrios DataDeNascimento Funcionrios DataDeContratao Funcionrios
II. Com base nos conceitos apresentados anteriormente vamos criar uma consulta baseada na tabela Produtos, do banco de dados ExTabelas.mdb. A nossa consulta exibir os campos definidos a seguir: Nome da consulta Exemplo3-Listagem de Produtos Baseada na(s) tabela(s)
Produtos Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela CdigoDoProduto Produtos NomeDoProduto Produtos CdigoDoFornecedor Produtos PreoUnitrio Produtos UnidadesEmEstoque Produtos NvelDeReposio Produtos Descontinuado Produtos
Nota: Em caso de dvidas na construo destas consultas, consulte o Instrutor. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 116 de 116 Consultas baseadas em duas ou mais tabelas. Em determinadas situaes, os dados que queremos exibir na consulta, esto em duas ou mais tabelas diferentes. No Microsoft Access possvel criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas. Por exemplo, se quisssemos calcular o total por Pedido, precisaramos dos dados da tabela Pedidos (onde esto as informaes do cabealho de pedido) e dos dados da tabela Detalhes do pedido (onde esto as informaes sobre os itens de cada pedido). Para criar uma consulta baseada em duas ou mais tabelas, extremamente simples. Na janela "Mostrar tabela" s adicionar as tabelas onde esto os dados necessrios consulta. Vamos fazer um exemplo prtico. Criaremos uma consulta baseada na tabela Pedidos e na tabela Clientes. O objetivo desta consulta mostrar alguns dados do cabealho do Pedido, alm do nome e do endereo do cliente. Neste item aprenderemos a criar uma consulta simples, baseada em duas tabelas. Vamos criar uma consulta baseada na tabela Pedidos e na tabela Clientes, do banco de dados ExTabelas.mdb. A nossa consulta exibir os campos definidos a seguir: Nome da consulta Exemplo4-Listagem de Pedidos e Clientes Baseada na(s) tabela(s)
Pedidos e Clientes Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela NmeroDoPedido Pedidos DataDoPedido Pedidos DataDeEnvio Pedidos PasDeDestino Pedidos CidadeDeDestino Pedidos Frete Pedidos CdigoDoCliente Clientes NomeDaEmpresa Clientes Endereo Clientes Cidade Clientes Pas Clientes
Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 117 de 117 Para criar a consulta "Exemplo4-Listagem de Pedidos e Clientes" faa o seguinte: 1. Abra o banco de dados ExConsultas.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico.mdb, caso este ainda no esteja aberto. 2. Nas opes da janela banco de dados d um clique em Consultas. 3. Para criar uma nova consulta utilizando o QBE d um clique duplo na opo "Criar consulta no modo Estrutura". 4. Ser exibida a janela "Mostrar tabela", conforme indicado na figura a seguir:
Selecione as tabelas que faro parte da consulta. 5. D um clique na tabela Pedidos para seleciona-la e depois d um clique no boto Adicionar. 6. D um clique na tabela Clientes para seleciona-la e depois d um clique no boto Adicionar. 7. D um clique no boto Fechar. 8. Ser exibida a interface grfica do Microsoft Access para a criao de consultas (QBE). Observe que as tabelas Pedidos e Clientes j aparecem na parte de cima da janela. Observe que existe um relacionamento entre estas duas tabelas. um relacionamento do tipo Um-para-Vrios, onde o lado Um na tabela Clientes (cada Cliente cadastrado uma nica vez) e o lado Vrios na tabela Pedidos (Um Cliente pode Fazer vrios pedidos, ou seja, o CdigoDoCliente pode aparecer vrias vezes na tabela Pedidos, tantas quantos forem os pedidos feito pelo Cliente. 9. Adicione os campos solicitados na definio deste exemplo. 10. Sua janela deve estar conforme indicado na figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Consulta baseada nas tabelas Pedidos e Clientes. 11. Agora vamos salvar a consulta. 12. D um clique no boto Salvar ( ). Surge uma janela pedindo o nome da consulta. Digite Exemplo4-Listagem de Pedidos e Clientes e d um clique no boto OK, conforme indicado na figura a seguir:
Salvando a tabela Exemplo4-Listagem de Pedidos e Clientes. 13. Agora vamos executar a consulta para observar os resultados obtidos. Para executar a consulta, basta irmos para o modo Folha de dados da consulta. Isto pode ser feito utilizando o comando Exibir -> Modo folha de Dados ou clicando no boto ( ). 14. Selecione o comando Exibir -> Modo folha de Dados. 15. Voc obtm uma listagem de Pedidos e com as informaes sobre o respectivo cliente. Observe que no aplicamos nenhum filtro e nenhum critrio de ordenao. Aprenderemos a tratar com estes itens mais adiante. 16. Na figura a seguir temos o resultado desta consulta. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Resultado da consulta Exemplo4-Listagem de Pedidos e Clientes. 17. Com isso conclumos a criao da nossa primeira consulta baseada em duas ou mais tabelas. 18. Feche a consulta. Para isso d um clique no boto "x" mais de baixo, pois se voc clicar no "x" mais de cima, o Microsoft Access ser fechado. Definindo critrios de filtragem e ordenao em consultas Uma das maiores utilidades das consultas a possibilidade de aplicarmos critrios que servem como filtro para os dados. Por exemplo, podemos querer uma listagem somente com os pedidos para o Brasil ou somente com os pedidos para a cidade de So Paulo. Podemos aplicar critrios de filtragem para qualquer campo, quer este campo seja do tipo Texto, do tipo Numrico, do tipo Data/Hora ou do tipo Lgico. No podemos aplicar critrios de filtragem a campos do tipo Objeto OLE. Conforme veremos neste item, a definio de critrios de filtragem extremamente simples. Para definir critrios, utilizamos as linhas "Critrio" e "Ou", do modo Estrutura da consulta. Vamos alterar algumas consultas criadas anteriormente para aprendermos a definir critrios de pesquisa. Para alterar uma consulta, basta abrir a consulta a ser alterada, no Modo Estrutura. Vamos fazer alguns exemplos prticos. A medida que formos fazendo os exemplos, explicaremos cada critrio utilizado. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 120 de 120 Definindo critrios para a consulta Exemplo1-Listagem de Pedidos: 1. Abra o banco de dados ExConsultas.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico.mdb, caso este ainda no esteja aberto. 2. Nas opes da janela banco de dados d um clique em Consultas. 3. D um clique na consulta Exemplo1-Listagem de Pedidos, para seleciona-la. 4. D um clique no boto ( ), para acessar o modo estrutura desta consulta. 5. Vamos iniciar definindo um critrio para o campo Pasdedestino. 6. Ao definirmos um critrio utilizamos a linha Critrio, porm o critrio deve ser colocado na coluna na qual queremos aplicar o filtro. No nosso exemplo queremos aplicar um filtro para o campo Pas (somente pedidos para o Brasil), por isso devemos colocar o critrio no campo Pasdedestino. 7. No campo PasDeDestino, na linha critrio, digite Brasil, conforme indicado na figura a seguir:
Definindo um critrio para o campo PasDeDestino. 8. Observe que aps digitar o critrio, o Microsoft Access pem o critrio entre aspas. Isso acontece porque o campo PasDeDestino um campo do tipo texto e todo critrio em campos do tipo Texto, deve estar entre aspas. 9. Agora vamos executar a consulta para observar os resultados obtidos. Para executar a consulta, basta irmos para o modo Folha de dados da consulta. Isto pode ser feito utilizando o Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 121 de 121 comando Exibir -> Modo folha de Dados ou clicando no boto ( ). 10. Selecione o comando Exibir -> Modo folha de Dados. 11. Voc obtm uma listagem de Pedidos somente com os pedidos para o Brasil. 12. Na figura a seguir temos o resultado desta consulta.
Pedidos para o Brasil. 13. Voc deve obter como resultado uma listagem com 83 pedidos, conforme indicado na parte inferior da tela. 14. Agora vamos voltar para o modo estrutura e classificar os resultados em ordem crescente do campo DataDoPedido, ou seja, do pedido mais antigo para o pedido mais recente. 15. Para voltar ao modo estrutura selecione o comando Exibir -> Modo estrutura. 16. No campo DataDoPedido, na linha Classificao, selecione Crescente, conforme indicado na figura a seguir:
Ordenando pelo campo DataDoPedido. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 122 de 122 17. V para o modo Folha de dados e observe os resultados. Agora a listagem est classificada, em ordem Crescente, pelo campo DataDoPedido, conforme pode ser conferido pela figura a seguir:
Listagem ordenada pelo campo DataDoPedido. 18. Volte para o modo estrutura da consulta. 19. Agora vamos definir dois critrios de filtragem. Vamos manter o critrio para PasDeDestino como sendo Brasil e vamos definir um critrio para a Cidade. Vamos fazer com que sejam exibidos apenas os pedidos para a cidade de So Paulo. 20. No campo CidadeDeDestino, na linha Critrio digite So Paulo. 21. V para o modo Folha de dados e observe os resultados. Agora so exibidos apenas os pedidos que atendem os dois critrios especificados: PasDeDestino="Brasil" e CidadeDeDestino="So Paulo", conforme indicado na figura a seguir:
Somente pedidos para o Brasil, para So Paulo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 123 de 123 22. Observe que temos apenas 31 registros que atendem a dois aos dois critrios especificados. 23. Quando definimos mais de um critrio, na linha "Critrio", todos os critrios definidos, devem ser atendidos para que um registro seja selecionado. Por exemplo, se definirmos critrios em quatro campos diferentes, e um determinado registro atender apenas os critrios de trs dos quatro campos, este registro no ser selecionado. 24. Vamos fazer um pequeno teste. 25. Volte para o modo estrutura e altere o critrio do campo CidadeDeDestino. Exclua "So Paulo" e digite "Paris". 26. V para o modo Folha de Dados e observe que voc no obteve nenhum registro, como resultado da consulta. Este resultado j era esperado, pois no existe Pedidos para o Brasil, em que a CidadeDeDestino Paris, ou seja, nenhum registro atende os dois critrios. Existem Pedidos para o Brasil (mas no existe a cidade Paris no Brasil); tambm existem pedidos para Paris (mas para estes pedidos o PasDeDestino Frana e no Brasil). 27. Volte para o modo Estrutura da Consulta. 28. Exclua os critrios para o campo PasDeDestino e para o campo CidadeDeDestino. 29. Vamos definir alguns critrios para o campo DataDoPedido. Vamos aplicar um filtro de tal maneira que somente sejam exibidos os Pedidos para o ano de 1997. Como definir este filtro?? 30. Para aplicar um filtro em campos do tipo Data/Hora podemos utilizar os operadores de comparao descritos na tabela a seguir: Operador Funo > Maior do que < Menor do que >= Maior ou igual <= Menor ou igual <> Diferente
Operadores de comparao do Microsoft Access. 31. Internamente o Microsoft Access armazena as datas como sendo Nmeros, por isso possvel utilizar os operadores de comparao para definir critrios de filtragem em campos do tipo Data/Hora. 32. Para fazer com que sejam exibidos apenas os Pedidos para o ano de 1997, na Coluna DataDoPedido, no campo Data/Hora, defina o seguinte critrio: >=#01/01/1997# E <=#31/12/1997# Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 124 de 124 33. Vamos explicar os detalhes do critrio anterior. 34. Em primeiro lugar estamos utilizando o operador >= para dizer que somente devem ser selecionados os pedidos a partir (com data maior ou igual) de 01/01/1997. Um detalhe importante a observar que, ao utilizarmos critrios para datas, devemos colocar o caractere # antes e depois da data. Ainda temos que limitar as datas somente ao ano de 1997, ou seja Datas at (com data menor ou igual) 31/12/1997. Quando temos dois critrios, que devem ser atendidos simultaneamente, para que o registro seja selecionado, devemos ligar estes critrios com o operador E. Neste caso um registro somente ser selecionado se atender os dois critrios, ou seja, se a data for >=#01/01/1997# E tambm for <=#31/12/1997#. Por exemplo, se a Data for 08/03/1998; esta data atende o primeiro critrio - >=#01/01/1997#, porm no atende o segundo - <=#31/12/1997#; portanto este registro no ser selecionado, o que confere com os critrios especificados. 35. V para o modo Folha de Dados e observe que somente so exibidos os pedidos para o ano de 1997, conforme indicado na figura a seguir:
Filtrando somente os pedidos para o ano de 1997. 36. Volte para o modo Estrutura da Consulta. 37. Exclua o critrio definido no campo DataDoPedido. 38. Vamos a mais um exemplo com critrios para datas. 39. Vamos definir um critrio de tal maneira que somente sejam exibidos os pedidos para o ltimo trimestre de 1996 (Out, Nov e Dez de 1996) e para o segundo trimestre de 1997 (Abr, Mai e Jun de 1997). Observe que temos dois critrios distintos, ou seja, para perodos diferentes. Quando temos dois critrios de conjuntos distintos, onde um ou outro deve ser atendido, para que o registro seja selecionado, utilizamos a linha Ou. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 125 de 125 40. Critrios colocados em linhas diferentes (um na linha Critrio e outro na linha Ou) so avaliados independentemente. Para que um registro seja selecionado basta que este registro atendo os critrios de uma das linhas; no necessrio que o registro atendo os critrios definidos nas duas linhas. No nosso exemplo, vamos colocar o critrio para o ltimo trimestre de 1996 na linha Critrio e o critrio para o segundo trimestre de 1997 na linha Ou, conforme indicado na figura a seguir:
Definindo critrios em linhas separadas. 41. Observe que na linha Critrio, na coluna DataDoPedido, colocamos o seguinte critrio: >=#01/10/1996# E <=#31/12/1996# 42. Observe que na linha OU, na coluna DataDoPedido, colocamos o seguinte critrio: >=#01/04/1997# E <=#30/06/1997# 43. V para o modo Folha de Dados e observe que somente so exibidos os pedidos para os dois perodos definidos nos critrios, conforme indicado na figura a seguir:
Pedidos para o quarto trimestre de 1996 e para o segundo trimestre de 1997. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 126 de 126 44. Obtemos, como resultado, 175 registros. 45. Volte para o modo estrutura da consulta. 46. Agora vamos combinar critrios de texto e de data. Comece excluindo os critrios definidos no exemplo anterior. 47. Agora vamos definir critrios para que sejam exibidos somente os pedidos para o Brasil, no ano de 1998. 48. Neste caso temos dois critrios a serem definidos, ou seja, o campo PasDeDestino deve ser Brasil e o campo DataDoPedido deve estar dentro do ano de 1998. Como os dois pedidos devem ser atendidos simultaneamente, devemos coloca- los na mesma linha. Faremos isso colocando os dois critrios na linha Critrio, cada um em seu respectivo campo. 49. Na linha Critrio, no campo DataDoPedido defina o seguinte critrio: >=#01/01/1998# E <=#31/12/1998# 50. Na linha Critrio, no campo PasDeDestino defina o seguinte critrio: "Brasil". 51. V para o modo Folha de Dados e observe que somente so exibidos os pedidos para o Brasil no ano de 1998. Obtemos 28 registros, conforme indicado na figura a seguir:
Pedidos para o Brasil, para o ano de 1998. 52. Volte para o modo estrutura da consulta. 53. Vamos alterar um pouco o exemplo anterior. 54. Vamos supor que alm dos pedidos para o Brasil, no ano de 1998, nos queremos que sejam tambm exibidos os pedidos para a Alemanha, independente do ano. Em resumo, queremos que sejam retornados os pedidos para o Brasil somente para o ano de 1998 e todos os pedidos para a Alemanha, independente da DataDoPedido. 55. Observe que so dois conjuntos de critrios completamente independentes, ou seja, para que um registro seja selecionado, este registro deve atender um ou outro critrio. O critrio para Brasil, ano de 1998 nos j havamos definido no exemplo anterior. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 127 de 127 56. Agora vamos definir o critrio para Alemanha. Neste caso, na linha OU (pois so dois conjuntos de critrios independentes), na coluna PasDeDestino, digite o seguinte critrio: "Alemanha" 57. V para o modo Folha de Dados e observe que somente so exibidos os pedidos para o Brasil no ano de 1998 e todos os pedidos para a Alemanha, independentemente do ano. Obtemos 150 registros, conforme indicado na figura a seguir:
Pedidos para o Brasil/1998 e todos os pedidos para a Alemanha. 58. Volte para o Modo estrutura da consulta. 59. Exclua todos os critrios definidos no exemplo anterior. 60. Vamos definir critrios no campo Frete, que um campo numrico. Para definir critrios em campos numricos podemos utilizar os mesmos Operadores de Comparao descritos anteriormente. 61. Vamos definir um critrio para o campo Frete. Vamos fazer com que sejam exibido somente os registros em que o valor do Frete for maior do que 300 - >300. 62. Inicialmente retire a classificao Crescente do campo DataDoPedido. Para isso simplesmente seleciona a opo em branco, na linha Classificao do campo DataDoPedido. 63. Na linha Critrio, do campo Frete, digite o seguinte critrio: >300. 64. Na linha Classificao, do campo Frete, selecione a opo Crescente. 65. V para o modo Folha de Dados e observe que somente so exibidos os pedidos com valores de Frete superiores a 300. Obtemos 35 registros, conforme indicado na figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Pedidos com frete maior do que 300. 66. Volte para o modo estrutura e exclua o critrio para o campo frete. 67. Feche a consulta. O Microsoft Access pergunta se voc deseja salvar a consulta. Responda que no deseja salvar a consulta. 68. Com isso aprendemos uma srie de detalhes sobre a definio de critrios bsicos de filtragem. Agora vamos fazer alguns exerccios para fixar os conceitos apresentados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 129 de 129 Exerccios - Criao de consultas simples com critrios.: Exerccio 01: Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos:
NmeroDoPedido DataDeEnvio Via Frete PasDeDestino CidadeDeDestino Classificar a consulta pelo nome do Pas de Destino e dentro do pas pelo nome da Cidade. Salvar a consulta com o nome de Exerccio01-Critrios. Exerccio 02: Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: NmeroDoPedido DataDeEnvio Via Frete PasDeDestino CidadeDeDestino Especificar um critrio para que sejam exibidos apenas os Pedidos para o Brasil para a Cidade do Rio de Janeiro e todos os pedidos para a ustria, independente de Cidade. Salvar a consulta com o nome de Exerccio02-Critrios. Exerccio 03: Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: NmeroDoPedido DataDeEnvio Via Frete PasDeDestino CidadeDeDestino Exibir apenas os registros para o Brasil e Para a Argentina em que o frete seja maior do que 10 Reais e todos os pedidos para a Alemanha, independente do valor do frete. Salvar a consulta com o nome de Exerccio03-Critrios. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 130 de 130 Exerccio 04: Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: NmeroDoPedido DataDoPedido DataDeEnvio PasDeDestino Frete Via Exibir apenas os pedidos para o ano de 1997 em que o Pas de Destino o Brasil e todos os pedidos para a Argentina. Salvar a consulta com o nome de Exerccio04-Critrios. Exerccio 05: Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: NmeroDoPedido DataDoPedido DataDeEnvio PasDeDestino Frete Via Exibir apenas os pedidos para o ano de 1996 e tambm para o ano de 1998 em que o Pas de Destino o Brasil. Salvar a consulta com o nome de Exerccio05-Critrios. Exerccio 06: Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: NmeroDoPedido DataDoPedido DataDeEnvio PasDeDestino Frete Via Exibir apenas os pedidos para o Brasil para o segundo trimestre de 1997 e para o primeiro trimestre de 1998. Salvar a consulta com o nome de Exerccio06-Critrios. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 131 de 131 CONSULTA COM DADOS DE VRIAS TABELAS - EXERCCIO Exerccio 07: Esta consulta deve ser baseada nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Devem ser includos os seguintes campos: Campo Tabela NmeroDoPedido Detalhes do Pedido DataDoPedido Pedidos DataDeEnvio Pedidos PasDeDestino Pedidos CdigoProduto Detalhes do Pedido PreoUnitrio Detalhes do Pedido Frete Pedidos
Exibir apenas os Pedidos para o terceiro trimestre de 1995 em que o PasDeDestino Brasil, Alemanha, Argentina ou Frana. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 132 de 132 Totalizando valores em consultas - a linha Totais. Na parte referente a Tabelas fizemos uma observao de que nunca devem ser criados campos para armazenar valores calculados. Nesta ocasio comentamos que, quando necessrio, estes valores devem ser calculados utilizando consultas. Temos duas maneiras de calcular valores, utilizando consultas: Totalizaes utilizando a linha Totais. Criao de colunas calculadas. Neste tpico aprenderemos a utilizar a linha de Totais e no prximo tpico aprenderemos a criar colunas calculadas. Vamos imaginar o seguinte exemplo: Queremos uma consulta que fornea o nmero de pedidos por PasDeDestino, conforme indicado na figura a seguir:
Nmero de pedidos por Pas de Destino. Ou poderamos criar uma consulta que exibe a Soma de todos os fretes para cada Pas de Destino, conforme indicado na figura a seguir:
Soma do frete por Pas de Destino. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 133 de 133 Veremos, atravs de exemplos prticos, que a criao destas consultas bastante simples. Vamos aos exemplos. Para criar uma consulta que informe o nmero de pedidos enviados para cada PasDeDestino, faa o seguinte: 1. Em primeiro lugar temos que pensar para definir quais os campos sero necessrios para a criao da consulta proposta. 2. Precisamos do campo PasDeDestino, da tabela Pedidos, pois queremos contar o nmero de pedidos para cada pas. 3. Em seguida precisamos utilizar um campo que seja nico para cada pedido, de tal forma que a contagem possa ser feita corretamente. O campo que nico para cada pedido o campo NmeroDoPedido. 4. Por isso para a construo da nossa consulta utilizaremos os seguintes campos da tabela Pedidos: Pasdedestino NmeroDoPedido 5. Crie uma nova consulta clicando na opo "Criar consulta no modo Estrutura". 6. Adicione a tabela Pedidos. 7. Adicione os campos NmeroDoPedido e PasDeDestino. 8. V para o modo folha de dados e observe que exibida uma listagem simples, com todos os pedidos, onde exibido o PasDeDestino e o NmeroDoPedido, conforme indicado na figura a seguir:
Listagem antes da utilizao da linha Totais. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 134 de 134 9. Para fazer com que o Microsoft Access conte o nmero de pedidos por pas de Destino, precisamos voltar ao modo Estrutura da consulta e fazer com que a linha Totais seja exibida. 10. Volte para o modo Estrutura da consulta. 11. Selecione o comando Exibir -> Totais. 12. Observe que uma nova linha exibida no Modo Estrutura: Total. 13. No campo PasDeDestino, na linha Total, selecione a opo Agrupar por. Esta opo significa que, para a exibio, todos os pedidos para um determinado pas devem ser agrupados em uma nica linha. 14. No campo NmeroDoPedido, na linha Total, selecione a opo Contar. Com isso estamos pedindo que, dentro do agrupamento de um determinado pas, o Microsoft Access conte quantos pedidos diferentes existem, ou seja, que seja informado o Nmero de pedidos por Pas de Destino, justamente a listagem que queremos. 15. Suas configuraes devem estar conforme definido na figura a seguir:
Configuraes da linha Total. 16. Alm da opo Contar nos temos opes para calcular totais (Somar), calcular a mdia aritmtica (Mdia), desvio padro (Desv), dentre outras funes. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 135 de 135 17. V para o modo Folha de Dados e observe os resultados, conforme indicado na figura a seguir:
Nmero de pedidos por Pas de Destino. 18. Observe que temos 21 registros como resultado desta consulta. Isto significa que temos pedidos para 21 pases diferentes. 19. Vamos voltar para o modo estrutura e salvar a consulta. 20. Volte para o modo estrutura. 21. Salve a consulta com o seguinte nome: Exemplo-Nm Pedidos por Pas. 22. Feche a consulta. 23. Observe que com a linha Total conseguimos, facilmente, determinar o nmero de pedidos por pas de destino. Agora faremos mais um exemplo para fixar a utilizao da linha Total. Vamos criar uma consulta que lista o nome do Cliente e a soma dos fretes pago pelo cliente. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 136 de 136 Para criar uma consulta que informe o nome do Cliente e a soma de todos os fretes pagos pelo cliente, faa o seguinte: 1. Em primeiro lugar temos que pensar para definir quais os campos sero necessrios para a criao da consulta proposta. 2. Precisamos do campo NomeDaEmpresa, da tabela Clientes, pois queremos a soma do frete por cliente, o qual representado pelo NomeDaEmpresa. 3. Tambm precisamos do campo Frete da tabela Pedidos, para fazer a soma dos fretes para cada cliente. 4. Com isso chegamos a concluso de que a nossa consulta dever ser baseada nas seguintes tabelas: Pedidos e Clientes. 5. Por isso para a construo da nossa consulta utilizaremos os seguintes campos: NomeDaEmpresa da tabela Clientes Frete da tabela Pedidos 6. Crie uma nova consulta clicando na opo "Criar consulta no modo Estrutura". 7. Adicione a tabela Pedidos. 8. Adicione a tabela Clientes. 9. Adicione o campo NomeDaEmpresa da tabela Clientes. 10. Adicione o campo Frete da tabela Pedidos. 11. V para o modo folha de dados e observe que exibida uma listagem simples, com o nome dos vrios clientes e o valor respectivo do frete. Observe que o nome de um mesmo cliente pode aparecer vrias vezes. Isso acontece porque um mesmo cliente pode ter vrios pedidos. Por exemplo, se o nome de um cliente aparecer 20 vezes nesta listagem, isto significa que o cliente tem 20 pedidos cadastrados. Porm observe que o valor do frete diferente para cada pedido. A funo da linha Total, que usaremos logo em seguida, justamente essa: Agrupar todos os pedidos de um mesmo cliente (Agrupar por NomeDaEmpresa) e fazer uma operao matemtica com o outro campo, que no nosso exemplo ser somar todos os valores do frete para cada cliente. 12. Para fazer com que o Microsoft Access agrupe os diversos registros de cada cliente e some o frete, precisamos voltar ao modo Estrutura da consulta e fazer com que a linha Totais seja exibida. 13. Volte para o modo Estrutura da consulta. 14. Selecione o comando Exibir -> Totais. 15. Observe que uma nova linha exibida no Modo Estrutura: Total. 16. No campo NomeDaEmpresa, na linha Total, selecione a opo Agrupar por. 17. No campo Frete, na linha Total, selecione a opo Soma. 18. Suas configuraes devem estar conforme definido na figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Configuraes da linha Total. 19. V para o modo Folha de Dados e observe os resultados, conforme indicado na figura a seguir:
Soma do frete por cliente - NomeDaEmpresa. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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20. Observe que temos 89 registros como resultado desta consulta. Isto significa que temos pedidos para 89 Clientes diferentes. 21. Vamos voltar para o modo estrutura e salvar a consulta. 22. Volte para o modo estrutura. 23. Salve a consulta com o seguinte nome: Exemplo-Soma Frete Por Cliente. 24. Feche a consulta. Agora faremos alguns exerccios para fixar a utilizao da linha de totais. Vamos "misturar", na mesma consulta, os conceitos vistos at agora. Por exemplo, vamos criar uma consulta onde utilizamos, ao mesmo tempo, a linha Total e critrios de pesquisa. Na proposio de cada exerccio apresentarei somente uma tela com os resultados desejados, sem especificar quais campos e quais tabelas devem fazer parte da consulta. O objetivo com essa metodologia fazer com que voc, tendo um problema proposto, analise o problema e, utilizando o Microsoft Access, busque uma soluo. Com isso estou procurando simular o trabalho dirio que cada um enfrentar na sua seo, onde existe a necessidade de se obter determinados resultados e nada mais. Com base nas necessidades parte-se em busca de uma soluo. Em caso de dvidas consulte o instrutor. Os exemplos propostos sero corrigidos em aula. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 139 de 139 Exerccios: 1. Crie uma consulta que retorne o nmero de pedidos, por Funcionrio, somente para o ano de 1998, conforme indicado na figura a seguir:
Nmero de pedidos por funcionrio, para o ano de 1998. Dica: Para definir um critrio, quando utilizamos a linha Total, devemos fazer o seguinte: Adicionar o campo para o qual ser aplicado o critrio. Para o nosso exemplo devemos adicionar o campo DataDoPedido, da tabela Pedidos. Na linha Total, do campo DataDoPedido, selecione a opo Onde. A opo "Onde" que indica ao Microsoft Access que o campo ser utilizado somente para a definio de um critrio e no para agrupamentos ou totalizaes. Na linha Critrio, do campo DataDoPedido, defina um critrio para que sejam selecionados somente os pedidos para o ano de 1998, conforme orientaes apresentadas anteriormente. Salve a consulta com o nome de Exerccio-Pedidos por Cliente. 2. Crie uma consulta onde seja exibido o total de frete por CidadeDeDestino, somente para os anos de 1996 e 1998. A listagem deve ser classificada, em ordem decrescente, da soma do frete, conforme indicado na prxima figura. Observe que os valores esto classificados da maior para a menor soma. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Soma do frete por Cidade de Destino. Salve a consulta com o nome de Exerccio-Soma Frete por Func. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 141 de 141 Criando "Campos Calculados" em consultas. No item sobre "Conceitos bsicos de banco de dados", foi dito que no devemos armazenar campos calculados. Quando necessrio, os clculos necessrios so feitos. A maneira de fazer os referidos clculos atravs da utilizao de consultas. Podemos criar campos calculados, que so exibidos em uma consulta. Para criar um campo calculado, ao invs de selecionar o nome de um campo de uma das tabelas que fazem parte da consulta, nos digitamos, na linha Campo, diretamente a expresso de clculo, no seguinte formato: NomeDoCampoNaConsulta: Expresso de clculo Antes dos dois pontos (:) colocamos o nome que o campo calculado receber na consulta. Por padro este nome aparece como ttulo da coluna, para o campo calculado, quando a coluna executada. Aps os dois pontos colocamos a expresso de clculo. Esta expresso qualquer expresso de clculo vlida. Para a construo de expresses podemos utilizar as funes do Microsoft Access e os operadores aritmticos indicados na tabela a seguir: Operao Smbolo Adio + Subtrao - Multiplicao * Diviso /
Nota: Aprenderemos a utilizar algumas funes do Microsoft Access, nas prximas lies deste curso. O nome que vem antes dos dois pontos no pode ser o mesmo nome de um dos campos que fazem parte da consulta e nem o nome de uma funo ou palavra reservada do Microsoft Access. Na tabela a seguir temos alguns exemplos de expresses para a criao de campos calculados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 142 de 142 Expresso Detalhes Resultado: [Receita]-[Despesa] Cria um campo calculado chamado Resultado (nome que vem antes dos
dois pontos). Observe que o nome dos campos, na expresso de clculo, est entre colchetes. Na expresso de calcula (que vem aps os dois pontos), fazemos a seguinte subtrao: [Receita]-[Despesa], onde [Receita] e [Despesa] so campos de uma das tabelas que fazem parte da consulta. ValorDoItem: [Quantidade]*[PreoUnitrio] Calcula o valor individual de cada item, de cada pedido, multiplicando a quantidade vendida ([Quantidade]) pelo valor do respectivo Preo Unitrio ([PreoUnitrio]). Diferena:[DataDeEnvio]-[DataDoPedido] Esta expresso calcula a diferena, em dias, entre a DataDeEnvio e a DataDoPedido. Podemos fazer esta subtrao entre datas, pois o Microsoft Access armazena as datas, internamente, como sendo nmeros, conforme explicado anteriormente. ValorDoItem: ([Quantidade]*[PreoUnitrio])* (1-[Desconto]) Neste exemplo, para o clculo do total para cada item, estamos levando em considerao um determinado percentual de desconto -
definido no campo [Desconto]. Tambm observe que estamos utilizando parnteses para definir a ordem de execuo da expresso. O Microsoft Access executa, em primeiro lugar, o que estiver entre parnteses. No nosso exemplo, primeiro ser calculado o valor de ([Quantidade]*[PreoUnitrio]), em seguida o valor de (1-[Desconto]) e, por ltimo, os dois valores obtidos anteriormente sero multiplicados. Com a utilizao de parnteses podemos fazer com que o Microsoft Access siga uma ordem especfica de execuo. ValorDesconto: [Preo]*0,25 Esta expresso cria uma coluna calculada, chamada ValorDesconto, a qual corresponde a 25% (0,25) do valor do campo [Preo].
Vamos fazer alguns exemplos prticos para aprender a criar campos calculados em consultas. Nestes exemplos vamos aplicar os conceitos j vistos at o momento: Criao de consultas simples. Definio de critrios em consultas. Utilizao da linha Total. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 143 de 143 Exemplo 1: Criar uma consulta que exiba os seguintes campos: Nome da consulta Exemplo- Total por pedido Baseada na(s) tabela(s)
Pedidos e Detalhes do pedido Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela NmeroDoPedido Pedidos DataDoPedido Pedidos PasDeDestino Pedidos CidadeDeDestino Pedidos Frete Pedidos TotalPorPedido ([Quantidade]*[PreoUnitrio])*(1-[Desconto])
Para criar a consulta proposta faa o seguinte: 1. Abra o Microsoft Access. 2. Abra o banco de dados ExConsultas.mdb 3. D um clique na opo Consultas. 4. D um clique duplo na opo "Criar consulta no modo Estrutura". 5. Na janela "Mostrar tabela", adicione as tabelas Pedidos e Detalhe do pedido. 6. No modo estrutura adicione os campos NmeroDoPedido, DataDoPedido, PasDeDestino, CidadeDeDestino e Frete, conforme indicado na figura a seguir:
Criando a estrutura bsica da consulta. 7. Na coluna em branco ao lado do campo Frete, na linha Campo, digite a seguinte expresso: TotalPorPedido: ([Quantidade]*[PreoUnitrio])*(1-[Desconto]) Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 144 de 144 8. Classifique a consulta em ordem crescente do campo NmeroDoPedido. 9. V para o modo Folha de dados. 10. Voc obter os resultados indicados na figura a seguir:
Resultados parciais para a consulta. 11. Observe que temos alguns problemas com os resultados obtidos. 12. Em primeiro lugar, os valores no esto sendo totalizados para cada pedido. Ao invs disso est sendo exibido o subtotal por item do pedido. Observe que aparecem trs linhas para o pedido 10248. Cada linha representa um item do pedido. Para que seja feita a totalizao por pedido, temos que fazer com que a linha total seja exibida de tal maneira que possamos Agrupar todos os itens do mesmo pedido e somar os respectivos valores. Faremos isso logo em seguida. 13. O segundo problema referente a formatao dos resultados para a coluna TotalPorPedido. Observe que no temos um padro em relao a formatao desta coluna. Logo em seguida aprenderemos a formatar essa coluna como sendo do tipo Moeda e com trs casas decimais. 14. Volte para o modo estrutura. 15. Faa com que a linha Total seja exibida. Para isso selecione o comando Exibir -> Totais. 16. Na linha Total, para todos os campos deve estar selecionado "Agrupar por", com exceo do campo calculado - TotalPorPedido, para o qual deve estar selecionada a opo Soma. 17. Agora vamos formatar a coluna calculada - TotalPorPedido. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 145 de 145 18. D um clique com o boto direito do mouse na expresso TotalPorPedido. 19. No menu de opes que surge d um clique na opo Propriedades... 20. Surge a janela "Propriedades do campo". 21. No campo Formato selecione Moeda e no campo Casas decimais selecione 2, conforme indicado na figura a seguir:
Formatando a coluna calculada. 22. Clique no boto "x", da janela Propriedade do campo para fecha-la e aplicar as formataes definidas. 23. Podemos formatar a exibio de qualquer campo que faz parte de uma consulta, utilizando o procedimento descrito. 24. V para o modo Folha de dados e observe os resultados. Agora os valores j esto agrupados por NmeroDoPedido e a coluna calculada est formatada corretamente, conforme indicado na figura a seguir:
Resultados j corretamente agrupados e formatados. 25. Salve a consulta com o nome de Exemplo- Total por pedido. 26. Feche a consulta. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 146 de 146 Exemplo 2: Precisamos criar uma consulta para listar quais os destinos para os quais existe uma diferena maior do que 10 dias entre a DataDeEnvio e a DataDoPedido. Para isso precisamos criar uma consulta que calcula a diferena, em dias, entre estas duas datas e aplique um filtro para exibir apenas aqueles pedidos, com os respectivos destinos, em que esta diferena maior do que 15 dias. Crie uma consulta que exiba os seguintes campos: Nome da consulta Exemplo- Maiores diferenas Baseada na(s) tabela(s)
Pedidos Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela NmeroDoPedido Pedidos DataDoPedido Pedidos DataDeEnvio Pedidos PasDeDestino Pedidos CidadeDeDestino Pedidos Diferena [DataDeEnvio]-[DataDoPedido]
Para criar a consulta proposta faa o seguinte: 1. Abra o Microsoft Access se este no estiver aberto. 2. Abra o banco de dados ExConsultas.mdb 3. D um clique na opo Consultas. 4. D um clique duplo na opo "Criar consulta no modo Estrutura". 5. Na janela "Mostrar tabela", adicione a tabela Pedidos. 6. No modo estrutura adicione os campos NmeroDoPedido, DataDoPedido, DataDeEnvio,PasDeDestino e CidadeDeDestino. 7. Na coluna em branco ao lado do campo Frete, na linha Campo, digite a seguinte expresso: Diferena: [DataDeEnvio]-[DataDoPedido] 8. Classifique a consulta em ordem decrescente do campo calculado Diferena. 9. V para o modo Folha de dados. 10. Voc obter os resultados indicados na figura a seguir:
Diferena em dias, entre a DataDeEnvio e a DataDoPedido. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 147 de 147 11. Observe que ainda no aplicamos o filtro para que seja exibidos apenas os registros onde a diferena maior do que 15 dias. Vamos aplicar este filtro. 12. Volte para o modo estrutura da consulta. 13. No campo calculado Diferena, na linha critrio, digite o seguinte critrio: >15 14. V para o modo Folha de dados. 15. Observe que agora somente so exibidos os registros em que a diferena maior do que 15 dias. Agora obtemos somente 90 registros. 16. Salve a consulta com o nome de Exemplo- Maiores diferenas. 17. Feche a consulta. Agora faremos alguns exerccios para fixar a criao de campos calculados em consultas. Vamos "misturar", na mesma consulta, os conceitos vistos at agora. Por exemplo, vamos criar uma consulta onde utilizamos, ao mesmo tempo, a linha Total, campos calculados e critrios de pesquisa. Na proposio de alguns exerccio apresentarei somente uma tela com os resultados desejados, sem especificar quais campos e quais tabelas devem fazer parte da consulta. O objetivo com essa metodologia fazer com que voc, tendo um problema proposto, analise o problema e, utilizando o Microsoft Access, busque uma soluo. Com isso estamos simulando o trabalho dirio que cada um enfrentar na sua seo, onde existe a necessidade de se obter determinados resultados a partir de um conjunto de tabelas. Com base nas necessidades parte-se em busca de uma soluo. Em caso de dvidas consulte o instrutor. Os exemplos propostos sero corrigidos em aula. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 148 de 148 Exerccios: 1. Criar uma consulta que exiba o total de vendas por funcionrio, conforme indicado na figura a seguir:
Total de vendas por funcionrio. Dica: O Nome e o Sobrenome do funcionrio esto em campos separados, na tabela funcionrios. Par fazer com que seja exibido o nome completo, criamos uma coluna calculada chamada Funcionrio, onde utilizamos a seguinte expresso: Funcionrio: [Nome]+" "+[Sobrenome] Neste exemplo utilizamos o operador "+" para concatenar o [Nome], um espao em branco " " e o [Sobrenome]. Se no tivssemos acrescentado o espao em branco, o Nome sairia "grudado" com o Sobrenome. Dica 02: Embora iremos utilizar somente campos das tabelas Clientes e Detalhes do pedido, tambm devemos incluir a tabela Pedidos, para que as tabelas Clientes e Pedidos no fiquem "soltas", sem nenhum relacionamento entre elas. A tabela Pedidos necessria para que o Microsoft Access saiba os relacionamentos que existem entre as tabelas. Se no adicionssemos a tabela Pedidos, o Microsoft Access no teria como saber para que cliente um determinado pedido, com isso obteramos resultados incorretos. Salva a consulta com o seguinte nome: Exemplo-Total de vendas por Func. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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2. Altere a consulta anterior para que o valor do [Frete] tambm seja includo no clculo do total de vendas por Funcionrio. Voc obter os resultados indicados na figura a seguir:
Total de vendas por funcionrio, considerando o Frete. 3. Crie um consulta para determinar o total de vendas, considerando o Frete, por PasDeDestino, somente para o ano de 1997. Classifique os resultados em ordem decrescente do total de vendas. Voc deve obter os resultados indicados na figura a seguir:
Total de vendas para o ano de 1997, por PasDeDestino. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 150 de 150 Utilizando operadores para definir critrios de pesquisa. O Microsoft Access disponibiliza uma srie de operadores que facilitam a definio de critrios de pesquisa. Alm de facilitar a definio, os operadores do Microsoft Access nos oferecem uma srie de possibilidades para a definio de critrios mais sofisticados. Aprenderemos a utilizar os seguintes operadores: In Between Not Like Ao utilizarmos estes operadores o Microsoft Access, automaticamente, traduz o nome dos operadores para Portugus, conforme indicado na tabela a seguir: O operador traduzido por In Em Between Entre Not Negado Like Como
O operador In. O operador In utilizado para definir critrios de filtragem em campos do tipo texto. Quando temos vrios critrios para serem especificados em um mesmo campo, mais vantagem utilizar o operador In do que utilizar os vrios critrios unidos pelo operador Ou. Considere o exemplo a seguir, onde temos um critrio definido para o campo PasDeDestino, de duas maneiras diferentes: uma utilizando "um monte" de operadores Ou e outra utilizando um nico operador In. "Brasil" Ou "Argentina" Ou "Alemanha" Ou "Frana" Ou "ustria" In ("Brasil";"Argentina";"Alemanha";"Frana";"ustria") Observe que com a utilizao do operador In o critrio fica "mais enxuto", de mais fcil leitura e interpretao. Neste exemplo sero selecionados apenas os pedidos para os pases especificados. Observe que os diferentes elementos so separados por ; e cada elemento est entre aspas. Entre o operador In e a abertura do parnteses existe um espao em branco. Na tabela a seguir temos mais alguns exemplos de utilizao do operador In. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 151 de 151 Exemplo Util. no Campo.
Registros selecionados In ("Brasil";"Argentina";"Alemanha") PasDeDestino Somente os pedidos para o Brasil, Argentina ou Alemanha. In ("So Paulo","Campinas";"Paris"; "Buenos Aires";"Londres") CidadeDeDestino
Somente os pedidos para as cidades especificadas. Not In("Brasil";"Alemanha") PasDeDestino Todos os pedidos com exceo dos pedidos enviados para o Brasil ou Para a Alemanha. O Operador Not significa: No, negar.
O operador Between. O operador Between utilizado em campos numricos ou do tipo Data/Hora, para testar se o campo est dentro de uma determinada faixa de valores. Por exemplo, para testar se o valor do frete maior ou igual a 10 ou menor ou igual a 20, podemos utilizar um dos seguintes critrios: >=10 E <=20 Between 10 E 20 Para testar se uma data est dentro do ano de 1997 podemos utilizar um dos seguintes critrios: >=#01/01/1997# E <=#31/12/1997# Between #01/01/1997# E #31/12/1997# Na tabela a seguir temos mais alguns exemplos de utilizao do operador Between. Exemplo Util. no Campo.
Registros selecionados Between 10000 E 11000 NmeroDoPedido Seleciona somente os pedidos com nmero maior ou igual a 10000 e menor ou igual a 11000 Between #01/04/1997# E #30/06/1997# DataDoPedido Somente os pedidos para o segundo trimestre de 1997 Between #01/07/1998# E #31/12/1998# DataDoPedido Somente os pedidos para o segundo semestre de 1998 Not Between 10 E 20 Frete Todos os pedidos, com exceo daqueles que tem o valor do frete entre >=10 e <=20 Not Between #01/07/1997# E #31/12/1997# DataDoPedido Todos os pedidos, com exceo dos pedidos para o segundo semestre de 1998.
Nota: importante observar que o operador Between representa um intervalo fechado, ou seja, maior ou igual e menor ou igual. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 152 de 152 O operador Like. Este operador utilizado para pesquisas em campos do tipo texto. A diferencial do operador Like que ele permite a pesquisa de padres de texto, ou seja, permite que seja pesquisado um campo do tipo texto, especificando apenas parte do campo e no o seu contedo exato. Por exemplo, podemos pesquisar todos os clientes que tem em alguma parte do nome a palavra Silva. Desta maneira seriam retornados, por exemplo, os seguintes nomes: Jos da Silva Silva Antnio da Costa. Joo Pereira da Silva. Maria Jos da Silva. Silva Fontoura dos Santos. Com o operador Like podemos utilizar alguns caracteres conhecidos como caracteres "coringa". Na tabela a seguir temos a lista dos caracteres coringa que podem ser utilizados com o operador Like: Caractere Utilizao Exemplo * Coincide com qualquer nmero de caracteres. Pode ser utilizado como o primeiro ou o ltimo caractere da seqncia de caracteres. qu* encontra que, quando e quanto ? Coincide com qualquer caractere alfabtico isolado. B?la localiza bala, bola e bula [ ] Coincide com qualquer caractere que esteja entre os colchetes. B[ao]la localiza bala e bola, mas no bula ! Coincide qualquer caractere que no esteja entre os colchetes. b[!ae]la localiza bola e bula, mas no bela - Coincide com qualquer caractere de um intervalo de caracteres. Voc deve especificar o intervalo em ordem crescente (de A a Z, e no de Z a A). b[a-c]la localiza bala, bbla e bcla # Coincide com um nico algarismo qualquer. 1#3 localiza 103, 113, 123
Observaes: Os caracteres curinga devem ser utilizados com tipos de dados de texto, embora voc possa, s vezes, utiliz-los com sucesso com outros tipos de dados, tais como datas, se voc no alterar as propriedades das Configuraes Regionais destes tipos de dados. Ao utilizar caracteres curinga para procurar um asterisco (*), um ponto de interrogao (?), um sinal numrico (#), um colchete de abertura ([) ou um hfen (-), voc deve colocar o item que voc est procurando entre colchetes. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 153 de 153 Por exemplo, para procurar um ponto de interrogao, digite [?]. Quando voc estiver procurando um hfen e outros caracteres simultaneamente, coloque o hfen antes ou depois de todos os outros caracteres dentro dos colchetes. (Entretanto, se houver um ponto de exclamao (!) depois do colchete de abertura, coloque o hfen depois do ponto de exclamao). Quando voc estiver procurando um ponto de exclamao ou um colchete de fechamento, no necessrio coloc-los entre colchetes. Voc no pode procurar os colchetes de abertura e fechamento ([ ]) juntos porque o Microsoft Access interpreta esta combinao como uma seqncia de comprimento zero. Se voc estiver procurando valores em uma tabela que no seja do Microsoft Access, como, por exemplo, uma tabela do Microsoft SQL Server, pode ser necessrio utilizar caracteres curinga diferentes. Verifique a documentao da fonte de dados para obter maiores informaes. Para entendermos a utilizao do operador Like e dos caracteres coringa, vamos considerar os exemplos da tabela a seguir: Exemplo Util. no Campo.
Registros selecionados Like "*Mar*" NomeDaEmpresa Retorna somente os pedidos para as empresas em que aparece a palavra Mar em alguma parte do nome. Like "A*" NomeDaEmpresa Retorna somente as empresas em que o NomeDaEmpresa inicia com a letra. Like "[A-G]*" NomeDaEmpresa Retorna somente as empresas em que o NomeDaEmpresa inicia com as letras na faixa de A at G: A, B, C, D, E, F, G. Like "*[aeiou]" NomeDaEmpresa Retorna somente as empresas em que o NomeDaEmpresa termina com vogal. Like "?r*" NomeDaEmpresa Retorna somente as empresas em que a segunda letra do nome "r". Like "*e?" NomeDaEmpresa Retorna somente as empresas em que a penltima letra do nome "e". Not Like "[aeiou]*" NomeDaEmpresa Retorna somente as empresas em que a primeira letra do nome No vogal. Like "*" NomeDaEmpresa Retorna todas as empresas, como se no existisse critrio de filtragem.
Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 154 de 154 Agora faremos alguns exerccios para fixar a utilizao dos operadores In, Not, Like e Between. Vamos "misturar", na mesma consulta, os conceitos vistos at agora. Por exemplo, vamos criar uma consulta onde utilizamos, ao mesmo tempo, a linha Total, campos calculados e critrios de pesquisa utilizando os operadores apresentados neste item. Na proposio de alguns exerccio apresentarei somente uma tela com os resultados desejados, sem especificar quais campos e quais tabelas devem fazer parte da consulta. O objetivo com essa metodologia fazer com que voc, tendo um problema proposto, analise o problema e, utilizando o Microsoft Access, busque uma soluo. Com isso estamos simulando o trabalho dirio que cada um enfrentar na sua seo, onde existe a necessidade de se obter determinados resultados a partir de um conjunto de tabelas. Com base nas necessidades parte-se em busca de uma soluo. Em caso de dvidas consulte o instrutor. Os exemplos propostos sero corrigidos em aula. Exerccios: 1. Criar uma consulta que exiba os campos indicados na tabela a seguir: Nome da consulta Exemplo1-Uso de operadores Baseada na(s) tabela(s)
Pedidos e Clientes Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela NmeroDoPedido Pedidos DataDoPedido Pedidos Frete Pedidos NomeDaEmpresa Clientes Via Pedidos PasDeDestino Pedidos
Utilizar os operadores In e Between para selecionar os seguintes pedidos: Para o Brasil pedidos para o ano de 1997. Todos os pedidos para Argentina e Alemanha, com exceo dos pedidos para o ano de 1997. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 155 de 155 2. Vamos alterar a consulta criada no exerccio 1. Exclua os critrios definidos anteriormente. Utilizar o operador like para selecionar somente os pedidos para os clientes em que a primeira letra do nome est na faixa de [H-S]. 3. Criar uma consulta que exiba os campos indicados na tabela a seguir: Nome da consulta Exemplo2-Uso de operadores Baseada na(s) tabela(s)
Pedidos e Clientes Campos que faro parte da consulta Campo Da tabela NmeroDoPedido Pedidos DataDoPedido Pedidos Frete Pedidos NomeDaEmpresa Clientes Via Pedidos PasDeDestino Pedidos
Utilizar os operadores In e Between para selecionar os seguintes pedidos: Para o Brasil pedidos para o ano de 1997, em que o NomeDaEmpresa termina com a letra "s". Para a Alemanha, para o segundo semestre de 1997 em que o NomeDaEmpresa inicia com "B", "D" ou "F". 4. Criar uma consulta que calcule o total de vendas por Produto, somente para o ano de 1997 em que o nome do produto inicie com uma letra na faixa de [A-Z]. 5. Criar uma consulta que calcule a mdia de vendas por pas de destino, para o ano de 1998, somente para os pases em que a primeira letra do nome seja a letra "A". A mdia de vendas para ustria tambm deve aparecer no resultado da pesquisa. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 156 de 156 Utilizando as funes do Microsoft Access. O Microsoft Access disponibiliza centenas, isto mesmo: centenas de funes prontas, as quais facilitam a definio de critrios de pesquisa avanados e a criao de colunas calculadas. Por exemplo, pode ser necessria a criao de uma coluna em que seja exibido apenas o ano de uma Data ou que seja exibido somente o ms. O Microsoft Access fornece funes dos mais diversos tipos. Neste item veremos as principais funes disponibilizadas pelo Microsoft Access. Como a sintaxe de uma funo? Toda funo tem uma sintaxe semelhante, conforme indicado a seguir: Nome_da_funo(parmetro1;parmetro2;...parmetron) Uma funo pode receber um ou mais parmetros. Os parmetros so valores que a funo recebe e utilizar para fazer clculos ou outro tipo de operao. Uma vez feitos os clculos/operaes necessrios, a funo retorna um valor. Vamos considerar alguns exemplos para entender melhor o conceito de funo no Microsoft Access: Exemplo da funo Valor de retorno Ms("01/10/1998") Retorna 10, que o nmero correspondente ao ms da data passada como parmetro. A funo ms retorna somente o ms de uma data passada como parmetro. Ano("01/10/1998") Retorna 1998, que o nmero correspondente ao ano da data passada como parmetro. Dia("01/10/1998") Retorna 1, que o nmero correspondente ao dia da data passada como parmetro. Data() Retorna a data atual do sistema. Tempo() Retorna a hora atual do sistema. Esquerda([NomeDaEmpresa];5) Retorna os 5 primeiros caracteres do contedo do campo [NomeDaEmpresa]. Direita([NomeDaEmpresa];3) Retorna os trs ltimos caracteres do contedo do campo [NomeDaEmpresa].
A seguir veremos uma lista das principais funes do Microsoft Access, com exemplos de utilizao de cada funo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 157 de 157 Funes para tratamento de Data e Hora. Veremos as principais funes para tratamento de Data e Hora. Funo Data() Retorna a data corrente do sistema. No precisamos passar parmetros para esta funo. Considere o exemplo abaixo: MsgBox Data do Sistema: & Date() O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
Nota: O comando MsgBox, utilizado em programao no Microsoft Access, faz com que seja aberta uma janela com uma mensagem na tela. Funo Tempo() Retorna a hora corrente do sistema. No precisamos passar parmetros para esta funo. Considere o exemplo abaixo: MsgBox Hora do Sistema: & Time( ) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
Funo Dia(Data). Recebe como parmetro uma data, e retorna um nmero entre 1 e 31, indicando o dia do ms. A data pode ser um valor de data vlido ou o nome de um campo do tipo Data/Hora. O formato geral o seguinte: Dia("31/10/1970") Dia([DataDoPedido]) Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 158 de 158 Considere o exemplo abaixo: MsgBox Dia do ms: & Dia(Data( )) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
A funo Data() captura a data do sistema e passa como parmetro para a funo Dia(), a qual por sua vez, retorna apenas o dia do ms. Funo Ms(Data) Recebe como parmetro uma data, e retorna um nmero entre 1 e 12, indicando o respectivo ms do ano. O formato geral o seguinte: Ms(data) Ms("10/09/1999") Ms([DataDoPedido]) Considere o exemplo abaixo: MsgBox Ms do ano: & Ms(Data( )) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
A funo Data() captura a data do sistema e passa como parmetro para a funo Ms, a qual por sua vez, retorna apenas o ms do ano Funo Agora(). Retorna a hora e a data corrente do sistema. No precisamos passar parmetros para esta funo. Considere o exemplo abaixo: MsgBox Data e Hora do Sistema: & Agora( ) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Funo MonthName(nmero,True/False) Recebe como parmetro um nmero, indicativo do ms do ano (1 Janeiro, 2 Fevereiro, e assim por diante), e um segundo parmetro que pode ser Verdadeiro ou Falso. Se o segundo parmetro for verdadeiro, o nome do ms ser exibido abreviadamente. O formato geral o seguinte: MonthName(nmero_do_ms, abreviar) Considere o exemplo abaixo: MsgBox Ms do ano: & MonthName(Ms(Data(),False) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
A funo Date() captura a data do sistema e passa como parmetro para a funo Ms(). A funo Ms() retorna o nmero do ms retornado pela data. Este nmero passado como primeiro parmetro para a funo MonthName. O segundo parmetro definido em Falso, o que significa que para exibir o nome do ms por extenso, isto , no abreviado. Funo Hora(horrio) Recebe como parmetro uma hora, e retorna um nmero entre 0 e 23, indicando o hora do dia. O formato geral o seguinte: Hora(horrio) Considere o exemplo abaixo: MsgBox Hora do dia: & Hora(Tempo( )) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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A funo Tempo() captura a hora do sistema e passa como parmetro para a funo Hora(), a qual por sua vez, retorna apenas o hora do dia. A funo DateDiff(intervalo, data1,data2). Esta funo pode ser utilizada para determinar o nmero de intervalos (em dias, trimestres, semestres, anos, etc), entre duas datas. A sintaxe desta funo o seguinte: DateDiff(intervalo, data1, data2) O parmetro intervalo uma String que diz que tipo de intervalo vamos calcular. Por exemplo, este parmetro que define se queremos calcular o nmero de dias, ou o nmero de meses entre duas datas. Na Tabela a seguir, temos os valores possveis para o parmetro intervalo. Tabela - Valores para o parmetro intervalo. Valor Descrio yyyy Anos q Trimestres m Meses y Dias do ano (o mesmo que dias) d Dias w Semanas ww Semanas do ano (o mesmo que semanas) h Horas n Minutos s Segundos A ttulo de exemplo, vamos calcular o nmero de meses, desde o descobrimento do Brasil, at 31 de Dezembro de 1999. Para isso, utilizaramos o seguinte comando MsgBox Meses desde o descobrimento: & DateDiff(m,22/04/1500,31/12/1999) O resultado deste comando, pode ser conferido na Figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Vamos modificar um pouco o nosso exemplo, e calcular o nmero de horas desde o descobrimento. Para isto, podemos utilizar o seguinte comando: MsgBox Meses desde o descobrimento: & DateDiff(h,22/04/1500,31/12/1999) O resultado deste comando, pode ser conferido na Figura a seguir:
A funo DateAdd() Esta funo pode ser utilizada para determinar uma data futura, com base em uma data fornecida, o tipo de perodo a ser acrescentado (dias, meses, anos, etc), e o nmero de perodos a serem acrescentados. A sintaxe desta funo o seguinte: DateAdd(intervalo,nmero_de_intervalos,data) O parmetro intervalo uma String que diz que tipo de intervalo vamos acrescentar. Por exemplo, este parmetro que define se queremos acrescentar um nmero especificado de dias, meses, anos, etc. Na Tabela a seguir, temos os valores possveis para o parmetro intervalo. Tabela - Valores para o parmetro intervalo. Valor Descrio yyyy Anos q Trimestres m Meses y Dias do ano (o mesmo que dias) d Dias w Semanas ww Semanas do ano (o mesmo que semanas) h Horas n Minutos s Segundos Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 162 de 162 A ttulo de exemplo, vamos calcular a data em que tivemos um perodo de 1000 meses, aps o descobrimento do Brasil. Para isso, utilizaramos o seguinte comando: MsgBox Mil meses aps o descobrimento foi em : & DateAdd(m,1000,22/04/1500) O resultado deste comando, pode ser conferido na Figura a seguir:
Vamos modificar um pouco o nosso exemplo, e calcular em que data teremos passado um milho de dias aps o descobrimento. MsgBox Um milho de dias aps o descobrimento em : & DateAdd(d,1000000,22/04/1500) O resultado deste comando, pode ser conferido na Figura a seguir:
Funo Ano(Data) Recebe como parmetro uma data, e retorna um nmero indicativo do ano. O formato geral o seguinte: Ano(data) Ano("01/01/2002") Ano([DataDoPedido]) Considere o exemplo abaixo: MsgBox Ano atual: & Ano(Data( )) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
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Pgina 163 de 163 A funo Data() captura a data do sistema e passa como parmetro para a funo Ano(), a qual por sua vez, retorna apenas o ano. Funo WeekDay(). Recebe como parmetros uma data, e um parmetro opcional, que indica qual o primeiro dia da semana. Se este parmetro for omitido, o primeiro dia da semana ser considerado Domingo. O valor para o primeiro dia da semana numrico: 1 Domingo, 2 Segunda-feira, e assim por diante. WeekDay(data,prim_dia_semana) Considere o exemplo abaixo: MsgBox Dia da semana: & WeekDay(31/12/1999) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
O valor 6, indica que foi uma Sexta-feira, o que confere com o calendrio. Poderamos determinar que o primeiro dia da semana a Segunda- feira (2 para o ltimo parmetro). Com isso o nosso exemplo, ficaria assim: MsgBox Dia da semana: & WeekDay(31/12/1999,2) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
O valor 5, indica que foi uma Sexta-feira, pois agora a Segunda- feira passou a ser o dia 1, a Tera-feira o dia 2, e assim por diante. Novamente confere com o calendrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 164 de 164 Funo WeekDayName() Recebe como parmetro um nmero, indicativo do dia da semana, e um segundo parmetro que pode ser Verdadeiro ou Falso. Se o segundo parmetro for verdadeiro, o nome do dia da semana ser exibido abreviadamente. O formato geral o seguinte: WeekDayName(nmero_do_dia,abreviar) Considere o exemplo abaixo: MsgBox Dia da semana: & WeekDayName(6,False) O resultado deste comando, est indicado na Figura a seguir:
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Pgina 165 de 165 Funes para Clculos matemticos. Veremos as principais funes para efetuar clculos matemticos. Na Tabela a seguir, temos a descrio das principais funes matemticas, disponveis no Microsoft Access. Tabela - Funes para clculos matemticos. Funo Descrio Abs(n) Retorna o valor absoluto (sem sinal), do nmero n. Atn(n) Retorna o valor do arco, cuja tangente o nmero n. O nmero n deve ser fornecido em radianos. Cos(n) Retorna o co-seno do nmero n. O nmero n deve ser fornecido em radianos. Exp(n) Retorna o nmero e (logaritmo neperiano e=2,7183), elevado no nmero n. Log(n) Retorna o logaritmo natural de um nmero n. Rnd(n) Retorna um nmero aleatrio entre 0 e 1. Sgn(n) Retorna um nmero inteiro, indicando o sinal do nmero n. Retorna 1 para nmeros negativos e 1 para nmeros positivos. Sin(n) Retorna o seno do nmero n. O nmero n deve ser fornecido em radianos Sqr(n) Retorna a Raiz quadrada do nmero n. Tan(n) Retorna a tangente do nmero n. O nmero n deve ser fornecido em radianos. NOTA: Para converter graus para radianos, multiplique o valor em graus por pi (3.14), e divida o resultado por 180. Na Tabela a seguir temos alguns exemplos de utilizao das funes matemticas do Microsoft Access. Tabela - Alguns exemplos de utilizao das funes matemticas. Exemplo Valor de retorno. Abs(-2350) 2350 Atn(2) 1,1071487177 Cos(0) 1 Exp(1) 2,71828182845905 Log(1000) 6,90775527898214 Rnd*10 Gera um nmero aleatrio entre 0 e 10 Sgn(-235) Retorna 1, pois o nmero negativo Sin(0) Retorna 0 Sqr(400) Retorna 20 Tan(0) Retorna 0 Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 166 de 166 Funes para tratamento de String/Texto. Veremos as principais funes para tratamento de String, ou seja, para trabalhar em campos do tipo Texto. Funo Len(texto) Esta funo determina o tamanho da String de texto que foi passada como parmetro para a funo. Considere o exemplo: MsgBox Len(Este um exemplo de uso da funo Len !!) Este exemplo de uso da funo, retorna 41, conforme indicado na Figura a seguir:
Funo LCase(String) Esta funo converte para minsculas, a String que foi passada como parmetro para a funo. Considere o exemplo: MsgBox Lcase(ESTE UM EXEMPLO DE USO DA FUNO LCASE!!) Este exemplo de uso da funo, converte o parmetro passado, para letras minsculas, conforme indicado na Figura a seguir:
Funo UCase(String) Esta funo converte para MAISCULAS, a String que foi passada como parmetro para a funo. Considere o exemplo: MsgBox Lcase(este um exemplo do uso da funo ucase !!) Este exemplo de uso da funo, converte o parmetro passado, para letras maisculas, conforme indicado na Figura a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Funo Esquerda(String,nmero_de_caracteres) Esta funo retorna um nmero especificado de caracteres, a partir do incio (Esquerda) de uma String. importante salientar que espaos em branco tambm devem ser considerados. O formato geral da funo o seguinte: Left(String,n) onde n o nmero de caracteres a retornar. Considere o exemplo: MsgBox Esquerda(Jlio Cesar Fabris Battisti,5) Este exemplo de uso da funo, retorna as cinco primeiras letras da String passada, neste caso, retornar Jlio. Vamos alterar um pouco o nosso exemplo: MsgBox Esquerda(Jlio Cesar Fabris Battisti,7) Ir retornar: Jlio C Observe que o espao em branco tambm considerado. Funo Direita(String,nmero_de_caracteres) Esta funo retorna um nmero especificado de caracteres, a partir do final (Direita) de uma String. importante salientar que espaos em branco tambm devem ser considerados. O formato geral da funo o seguinte: Direita(String,n) onde n o nmero de caracteres a retornar. Considere o exemplo: MsgBox Direita(Jlio Cesar Fabris Battisti,6) Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 168 de 168 Este exemplo de uso da funo, retorna as seis ultimas letras da String passada, neste caso, retornar ttisti. Vamos alterar um pouco o nosso exemplo: MsgBox Right(Jlio Cesar Fabris Battisti,10) Ir retornar: s Battisti Observe que o espao em branco tambm considerado. Funo Mid(String,onde_iniciar,nmero_de_caracteres). Esta funo retorna um nmero especificado de caracteres, a partir de uma posio especificada, dentro da String. importante salientar que espaos em branco tambm devem ser considerados. O formato geral da funo o seguinte: Mid(String,onde_iniciar,n) onde: posicao_inicio a posio a partir da qual devem ser retornados caracteres. n o nmero de caracteres a retornar. Considere alguns exemplos: Mid(Jlio Cesar Fabris Battisti,7,5) Este exemplo de uso da funo, retorna, a partir da posio 7, 5 caracteres, neste caso, retornar Cesar. Mid(SANTA MARIA,3,7) , ir retornar NTA MAR. Observe que o espao em branco tambm considerado. Um detalhe interessante, que podemos utilizar o valor retornado por uma funo, como parmetro para outra funo. Considere o seguinte exemplo: LCase(Mid(SANTA MARIA,3,7)) Este exemplo retorna nta mar. A funo Mid retira os caracteres NTA MAR, os quais so passados como parmetros para a funo LCase, a qual converte os caracteres para minsculos. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Funo String. Esta funo retorna um determinado caractere, um nmero especificado de vezes. O formato geral da funo o seguinte: String(n,Caractere) onde n o nmero de vezes que Caractere deve ser repetido. Considere o exemplo: MsgBox String(35,*) A Figura a seguir mostra o resultado deste comando:
Vamos fazer alguns exemplos prticos onde utilizamos algumas das funes vistas neste item. Em seguida faremos alguns exerccios para fixarmos a utilizao de funes em consultas do Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 170 de 170 Exemplo 1 - O total mensal de vendas para um determinado ano: Neste exemplo criaremos uma consulta onde exibido o total mensal de vendas para o ano de 1997. Para criar esta consulta precisamos utilizar as funes Ms() e Ano(), alm da linha total. Tambm utilizaremos o conceito de formatao de colunas visto anteriormente. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: 1. Abra o Microsoft Access. 2. Carregue o banco de dados C:\CursoAccBasico\ExConsultas.mdb. 3. Clique na opo Consultas. 4. D um clique duplo no boto "Criar consulta no modo Estrutura". 5. Na janela Mostrar tabela adicione as tabelas Pedidos e Detalhes do pedido. 6. A primeira coluna da nossa consulta ser uma coluna calculada, onde vamos "extrair" apenas o ms do campo DataDoPedido. Para isso utilizaremos a funo Ms(), descrita anteriormente. 7. Na linha Campo, na primeira coluna em branco, digite a seguinte expresso: Ms de referncia:Ms([DataDoPedido]) 8. Cabe lembrar que o que vm antes dos dois pontos (:) o nome da coluna calculada e o que vem depois dos dois pontos a expresso que determina os valores que sero exibidos na coluna calculada, conforme descrtio anteriormente. 9. A segunda coluna da nossa tabela tambm ser uma coluna calculada. Vamos utilizar a mesma frmula que j utilizamos anteriormente. 10. Na linha Campo, na segunda coluna da consulta, digite a seguinte expresso: TotalDeVendas:([Quantidade]*[PreoUnitrio])*(1-[Desconto]). 11. Para que o Microsoft Access faa a totalizao das vendas para cada ms, precisamos exibir a linha Total. 12. Selecione o comando Exibir -> Totais. 13. Na linha Total, na coluna Ms de referncia, certifique-se de que a opo Agrupar por esteja selecionada. 14. Na linha Total, na coluna TotalDeVendas, seleciona a opo Soma. 15. O que est faltando para completarmos a nossa consulta??? 16. Falta aplicarmos um filtro para que sejam somados apenas os pedidos dentro do ano de 1997. 17. Adicione o campo DataDoPedido, da tabela Pedidos. 18. Na linha Total, da coluna DataDoPedido, selecione a opo Onde. 19. Cabe aqui lembrar que, quando estamos utilizando a linha Total e queremos aplicar um filtro, a coluna onde ser definido o critrio deve ter a opo "Onde", selecionada na linha Total, conforme descrito anteriormente. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 171 de 171 20. Na linha Critrio, do campo DataDoPedido, digite o seguinte critrio: Ano([DataDoPedido])=1997. 21. Ao invs da funo ano voc poderia utilizar um dos seguintes critrios equivalentes: Between #01/01/1997# E #31/12/1997# >=#01/01/1997# E <=#31/12/1997# 22. Vamos formatar a coluna TotalDeVendas. 23. Clique com o boto direito do mouse na expresso TotalDeVendas. 24. No menu de opes que surge d um clique na opo Propriedades. 25. Surge a janela "Propriedades do campo". 26. No campo Formato selecione a opo Moeda. 27. Clique no boto "x" para fechar a janela Propriedades do campo. 28. V para o modo Folha de dados. 29. Voc obter os resultados indicados na figura a seguir:
Total mensal de vendas para o ano de 1997. 30. Agora vamos salvar a consulta. 31. Salve a consulta com o nome de: Exemplo-Total mensal de vendas-1997. 32. Feche a consulta. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 172 de 172 Exemplo 2 - O total anual de vendas para a Alemanha. Neste exemplo criaremos uma consulta onde exibido o total anual de vendas, somente para os pedidos da Alemanha. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: 1. Clique na opo Consultas. 2. D um clique duplo no boto "Criar consulta no modo Estrutura". 3. Na janela Mostrar tabela adicione as tabelas Pedidos e Detalhes do pedido. 4. A primeira coluna da nossa consulta ser uma coluna calculada, onde vamos "extrair" apenas o ano do campo DataDoPedido. Para isso utilizaremos a funo Ano(), descrita anteriormente. 5. Na linha Campo, na primeira coluna em branco, digite a seguinte expresso: Ano de referncia:Ano([DataDoPedido]) 6. Cabe lembrar que o que vm antes dos dois pontos (:) o nome da coluna calculada e o que vem depois dos dois pontos a expresso que determina os valores que sero exibidos na coluna calculada, conforme descrtio anteriormente. 7. A segunda coluna da nossa tabela tambm ser uma coluna calculada. Vamos utilizar a mesma frmula que j utilizamos anteriormente. 8. Na linha Campo, na segunda coluna da consulta, digite a seguinte expresso: TotalDeVendas:([Quantidade]*[PreoUnitrio])*(1-[Desconto]). 9. Para que o Microsoft Access faa a totalizao das vendas para cada ano, precisamos exibir a linha Total. 10. Selecione o comando Exibir -> Totais. 11. Na linha Total, na coluna Ano de referncia, certifique-se de que a opo Agrupar por esteja selecionada. 12. Na linha Total, na coluna TotalDeVendas, seleciona a opo Soma. 13. O que est faltando para completarmos a nossa consulta??? 14. Falta aplicarmos um filtro para que sejam somados apenas os pedidos enviados para a Alemanha. 15. Adicione o campo PasDeDestino, da tabela Pedidos. 16. Na linha Total, da coluna PasDeDestino, selecione a opo Onde. 17. Cabe aqui lembrar que, quando estamos utilizando a linha Total e queremos aplicar um filtro, a coluna onde ser definido o critrio deve ter a opo "Onde" selecionada na linha Total, conforme descrito anteriormente. 18. Na linha Critrio, do campo PasDeDestino, digite o seguinte critrio: "Alemanha". 19. Vamos formatar a coluna TotalDeVendas. 20. Clique com o boto direito do mouse na expresso TotalDeVendas. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 173 de 173 21. No menu de opes que surge d um clique na opo Propriedades. 22. Surge a janela "Propriedades do campo". 23. No campo Formato selecione a opo Moeda. 24. Clique no boto "x" para fechar a janela Propriedades do campo. 25. V para o modo Folha de dados. 26. Voc obter os resultados indicados na figura a seguir:
Total anual de vendas para a Alemanha. 27. Agora vamos salvar a consulta. 28. Salve a consulta com o nome de: Exemplo-Total anual de vendas-Alemanha. 29. Feche a consulta. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 174 de 174 Agora faremos alguns exerccios para fixar a utilizao das funes do Microsoft Access. Vamos "misturar", na mesma consulta, os conceitos vistos at agora. Por exemplo, vamos criar uma consulta onde utilizamos, ao mesmo tempo, a linha Total, campos calculados e critrios de pesquisa utilizando os funes do Microsoft Access. Na proposio de alguns exerccio apresentarei somente uma tela com os resultados desejados, sem especificar quais campos e quais tabelas devem fazer parte da consulta. O objetivo com essa metodologia fazer com que voc, tendo um problema proposto, analise o problema e, utilizando o Microsoft Access, busque uma soluo. Com isso estamos simulando o trabalho dirio que cada um enfrentar na sua seo, onde existe a necessidade de se obter determinados resultados a partir de um conjunto de tabelas. Com base nas necessidades parte-se em busca de uma soluo. Em caso de dvidas consulte o instrutor. Os exemplos propostos sero corrigidos em aula. Exerccios: 1. Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: PasDeDestino NmeroDePedidos Dica: Utilizar a linha de totais para determinar o Nmero de Pedidos por pas de destino. 2. Esta consulta deve ser baseada na tabela Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: NmeroDoPedido DataDoPedido DataDeEnvio PasDeDestino Frete Via Exibir apenas os pedidos para o Brasil em que o nmero de dias entre a data do pedido e a data de envio for menor ou igual a 5 para a Cidade de So Paulo e menor ou igual a 10 para a Cidade do Rio de Janeiro. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 175 de 175 3. Esta consulta deve ser baseada nas tabelas Pedidos e Clientes. Devem ser includos os seguintes campos: Campo Tabela NomeDaEmpresa Clientes NmeroDoPedido Pedidos DataDoPedido Pedidos PasDeDestino Pedidos
Exibir apenas os pedidos em que o nome dos clientes tenha a inicial na faixa de A at G, para o Mxico no ano de 1996. 4. Esta consulta deve ser baseada nas tabelas Pedidos. Devem ser includos os seguintes campos: Campo Tabela NmeroDoPedido Pedidos Frete Pedidos DataDoPedido Pedidos PasDeDestino Pedidos ImpostoFrete Frete<=15 -> 1,50 Frete >15 -> 2,00
Dica: Para esta consulta precisamos utilizar a funo IIF(). Esta funo testa o valor de um determinado campo. Se o teste for Verdadeiro a funo retorna um determinado valor, se o teste for Falso a funo retorna um outro valor. No nosso exemplo voc deve utilizar se o valor do Frete menor do que 15, em caso afirmativo, retornar 1,5, caso contrrio retornar 2,00. Para criar o coluna calculada ImpostoFrete, utilize a seguinte expresso: ImpostoFrete:IIF([Frete]<=15;1,5;2) Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 176 de 176 5. Criar uma consulta que calcule o total mensal de vendas, por funcionrio, para o ano de 1998, conforme indicado na Figura a seguir:
Total mensal de vendas por funcionrio para o ano de 1998. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 177 de 177 Consultas "Parametrizadas" no Microsoft Access. At este momento, estivemos trabalhando com consultas nas quais colocvamos, diretamente, no modo estrutura, os critrios desejados. Por exemplo, para filtrar apenas os pedidos para o Brasil, colocamos o seguinte critrio no campo PasDeDestino: "Brasil". Podemos criar consultas mais genricas, as quais ao serem executadas nos solicitam que seja digitado um determinado valor para um determinado critrio. Por exemplo, ao invs de colocarmos Brasil como critrio para o campo PasDeDestino, podemos fazer com que o Microsoft Access solicite um valor para o critrio cada vez que a consulta for executada. Isso torna a consulta bem mais gil, pois cada vez que ela executada, podemos digitar um critrio diferente, de tal maneira que no precisamos entrar no modo estrutura para digitar um critrio diferente. Este tipo de consulta chamada de "Consulta Parametrizada". Para criarmos uma consulta parametrizada, ao invs de digitarmos diretamente um valor para o critrio, digitamos uma expresso do seguinte tipo: [Digite o Valor para o Pas de Destino :] A expresso deve estar entro colchetes ([]). O texto dentro dos colchetes no pode ser igual ao nome de nenhum dos campos das tabelas que fazem parte da consulta. O texto entre colchetes aparece como mensagem, na janela que solicita que seja digitado um valor para o parmetro, quando a consulta for executada. Por exemplo, na linha critrio, do campo PasDeDestino, podemos digitar a expresso indicada anteriormente. O texto dentro dos colchetes simplesmente um texto explicativo, que ser exibido quando a consulta for executada e o valor do Parmetro for solicitado. Este texto serve como orientao para os usurios que forem utilizar a consulta. Podemos utilizar expresses deste tipo em mais de um campo em uma mesma consulta. Por exemplo se voc quiser que o Microsoft Access solicite o nome do PasDeDestino ,uma data inicial e uma data final, de tal forma que somente sejam retornados os Pedidos para o pas digitado e dentro do perodo especificado, voc pode fazer isso sem maiores problemas. Existem algumas limitaes com a utilizao de parmetros. Por exemplo, se voc utilizar uma expresso para solicitar que o usurio digite um CPF. Ao digitar o CPF, o usurio ter que digitar os pontos e o trao da formatao do CPF, uma vez que no podemos colocar uma mscara de entrada para o parmetro. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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De uma forma geral a utilizao de consultas parametrizadas aumenta em muito a flexibilidade das consultas no Microsoft Access, pois no precisamos criar uma consulta diferente para cada critrio que vamos utilizar. Ao invs disso podemos criar uma nica consulta parametrizada, cada vez que executarmos a consulta o Microsoft Access solicita um valor para o valor para o parmetro. Vamos usar a mesma abordagem do tpico anterior, isto , vamos criar uma srie de consultas que salientam os diversos aspectos da utilizao de consultas parametrizadas. No final deste tpico sero propostos alguns exerccios para fixao dos conceitos apresentados. Exemplo 01: Criar uma consulta que liste o NmeroDoPedido, DataDoPedido, Frete e PasDeDestino da tabela Pedidos. Fazer com que ao ser executada a consulte solicite que seja digitado um nome de Pas e que sejam retornados somente os Pedidos para o Pas digitado. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Abra o banco de dados ExConsultas.mdb. D um clique na opo Consultas. Crie uma nova consulta baseada nas tabelas Pedidos. Adicione os campos NmeroDoPedido, DataDoPedido, Frete e PasDeDestino da tabela Pedidos. Na linha Critrio, do campo PasDeDestino, digite a seguinte expresso: [Digite o Pas Desejado:] Salve a consulta com o nome de Exemplo-Consulta Parametrizada 01. V para o modo Folha de Dados, o Microsoft Access abrir uma janela solicitando que voc digito o nome do Pas desejado, conforme indicado na figura a seguir:
Definindo o valor do parmetro de pesquisa. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 179 de 179 Digite Brasil e d um clique em OK, voc ver os resultados, conforme indicado na figura abaixo:
Consulta exibindo somente os pedidos para o Brasil. Cada vez que voc executar esta consulta, o Microsoft Access ir solicitar que voc digite um valor para o campo PasDeDestino, valor este que ser utilizado como critrio de seleo. Exemplo 02: Altere a consulta criada anteriormente, para que alm de pedir que seja digitado o PasDeDestino, a consulta tambm pea para que seja digitada uma Data Inicial e uma Data Final e exiba somente os Pedidos para o Pas digitado e dentro do perodo especificado. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Volte para o Modo Estrutura da Consulta criada no Exemplo 01. Na linha Critrio do campo DataDoPedido, digite a seguinte expresso: Between [Data Inicial:] E [Data Final:] Com a expresso acima, ao executarmos a consulta, o Microsoft Access solicitar que sejam digitadas duas datas. Ao digitar a data o usurio deve digitar inclusive as Barras Separadoras, por exemplo: 01/01/1995. O Microsoft Access tambm solicitar que seja digitado o nome de um Pas. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 180 de 180 No final ser exibida uma listagem com todos os Pedidos para o Pas digitado e dentro do perodo digitado. V para o Modo Folha de Dados. O Microsoft Access comea a solicitar que os parmetros sejam digitados. Na janela abaixo vemos o Microsoft Access solicitando que seja digitada a data inicial. Digite 01/01/1997 e d um clique em OK, conforme indicado na figura a seguir:
Digitando a Data Inicial. Na janela abaixo vemos o Microsoft Access solicitando que seja digitada a data Final. Digite 31/12/1997 e d um clique em OK.
Digitando a Data Final. Na janela abaixo, vemos o Microsoft Access solicitando que seja digitado o nome do Pas. Digite Brasil e d um clique em OK.
Digitando o Pas de Destino. Aps Clicar em OK, o Microsoft Access ir para o Modo Folha de Dados, exibindo os registros que foram selecionados de acordo com os critrios digitados: Pedidos para o Brasil no ando de 1997 . Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 181 de 181 Na janela abaixo podemos ver os resultados exibidos pelo Microsoft Access.
Pedidos para o Brasil durante o ano de 1995. Observe a utilizao do Operador Between em conjunto com os parmetros, na seguinte expresso: Between [Data Inicial:] E [Data Final:] Quando executamos a consulta e digitamos os valores para a Data Inicial (01/01/1997) e para a Data Final (31/12/1997), o Microsoft Access coloca estes valores na expresso e o critrio se transforma em Entre #01/01/1995/# E #31/12/1995# O Microsoft Access substitui os parmetros pelos valores digitados. O sinal de # adicionado pelo Microsoft Access, pois se tratam de campos do tipo Data e valor do tipo data deve vir delimitado, para efeitos de critrios de pesquisa em consultas, pelos caracteres #, no incio e no final da data. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 182 de 182 Exemplo 03: Altere a consulta criada no tem anterior, de tal forma que o usurio possa digitar * quando for solicitado o nome do pas, para que sejam exibidos os pedidos para todos os pases, dentro do perodo especificado. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Volte para o Modo Estrutura da Consulta criada no Exemplo 02. Altere a linha Critrio, no campo PasDeDestino, e coloque a seguinte expresso: Like '*'+[Digite o Pas Desejado (* para todos):]+'*' V para o modo Folha de Dados, ao ser solicitada a Data Inicial, digite 01/01/1997. Ao ser solicitada a Data Final, digite 31/12/1997. Ao ser solicitado o nome do pas de destino, digite *, conforme indicado na figura a seguir:
Digite * no nome do Pas, para que sejam exibidos pedidos para todos os Pases. Ao clicar em OK, ser exibida uma listagem com todos os Pedidos, dentro do perodo especificado e para todos os pases. Observe que alteramos o parmetro no Pas De Destino em dois pequenos detalhes. Adicionamos um asterisco antes e um depois do parmetro que vem dentro dos colchetes. Isso para que o Microsoft Access aceite o * ( Um caractere coringa) como sendo todos os pases de destino. Tambm alteramos o texto dentro dos colchetes (Digite o Pas Desejado (* para todos):), apenas para orientar o usurio sobre como proceder, quando da execuo da consulta. O Principal benefcio da utilizao de parmetros, que estes tornam nossas consultas mais flexveis. No precisamos, cada vez que a consulta for executada, entrar no modo estrutura e alterar o parmetro, uma vez que o Microsoft Access solicita um valor para o Parmetro (Ou parmetros), cada vez que a consulta for executada. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 183 de 183 EXERCCIOS: 01) Criar uma consulta que solicita que seja digitado um valor para o frete e exiba somente os pedidos cujo valor do frete seja menor ou igual ao valor digitado. A consulta deve exibir os campos: NmeroDoPedido, NomeDaEmpresa, PasDeDestino e Frete. Classificar a consulta, em ordem ascendente, pelo valor do frete. 02) Alterar a consulta do tem anterior, para que alm do Frete, seja solicitado o nome do Pas de Destino. Salvar a consulta com o nome de Parametrizada 02. 03) Criar uma consulta que calcule o total por pedido. Colocar um parmetro que solicite que seja digitado um valor para o Total do Pedido e somente exiba os pedidos cujo total seja maior ou igual ao valor digitado. Salvar com o nome do Totais por Pedido com Parmetro. Dica: Para calcular o total por Pedido voc utiliza a expresso: ([Quantidade]*[PreoUnitrio])*(1-[Desconto]). 04) Criar uma consulta com os campos NmeroDoPedido, NomeDaEmpresa, Data do Pedido, PasDeDestino e Frete. Fazer com que, ao ser executada, a consulta solicite uma Data Inicial, uma Data Final e um valor de Frete. A consulta dever exibir somente os pedidos para o Perodo especificado e para valores de Frete maiores do que o digitado. Salve a consulta com o nome de Parametrizada 03. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 184 de 184 Consultas do tipo Tabela de Referncia Cruzada: At agora, estivemos trabalhando com consultas do tipo Seleo. Crivamos as consultas, especificvamos alguns parmetros, e obtnhamos uma listagem com os registros que atendiam aos critrios especificados. Neste tem iremos aprender a criar um outro tipo de consulta aceita pelo Microsoft Access. Aprenderemos a criar consultas do seguinte tipo: "Consulta de tabela de referncia cruzada". O Microsoft Access nos oferece 6 tipos diferentes de consultas, conforme indicado abaixo: Consulta de Seleo Consulta de tabela de referncia cruzada Consulta criar tabela Consulta atualizao Consulta acrscimo Consulta excluso Os demais tipos de consultas, sero abordadas nos prximos itens. A consulta do tipo Tabela de Referncia cruzada, conforme o prprio nome sugere, utilizada para cruzar valores de duas grandezas. Por exemplo, posso criar uma Consulta do tipo Tabela de Referncia cruzada para exibir o nmero de pedidos (quantitativo de pedidos) por Pas De Destino e por ano da DataDoPedido, conforme indicado na figura abaixo:
Informaes do Quantitativo de Pedidos por PasDeDestino e ano da DataDoPedido. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Podemos observar que as informaes retornadas por uma consulta deste tipo, so informaes consolidadas, onde estamos cruzando informaes do PasDeDestino, com o Ano da DataDoPedido. A Informao que estamos obtendo o Quantitativo de Pedidos por Ano e PasDeDestino. Numa consulta do tipo Tabela de referncia cruzada, temos trs elementos bsicos: Linha Coluna Valor Linha: No exemplo da figura anterior, o campo que forma as linhas o campo PasDeDestino, isso significa que para cada Pas De Destino o Microsoft Access retorna uma nova linha. Coluna: No exemplo da figura anterior, o campo que forma as colunas o Ano da DataDoPedido, isso significa que para cada Ano o Microsoft Access retorna uma nova coluna Valor: No exemplo da figura anterior, os valores que preenchem o restante da consulta so obtidos a partir da contagem do Nmero de Pedidos. Para entendermos bem como funcionam as consultas do tipo Tabela de referncia cruzada, vamos praticar um pouco criando algumas consultas deste tipo. Exemplo 01: Criar a consulta indicada na figura anterior, onde ser exibido o Quantitativo de Pedidos por Ano da DataDoPedido e Pas De Destino. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Abra o banco de dados ExConsultas.mdb. D um clique na opo Consultas. Crie uma nova consulta, baseada na tabela Pedidos. Adicione os campos PasDeDestino, DataDoPedido e NmeroDoPedido, nesta ordem. Na coluna DataDoPedido, precisamos extrair apenas o ano da DataDoPedido, para isto vamos utilizar a funo Ano(), j descrita anteriormente. Na linha campo, onde est DataDoPedido, altere para a seguinte expresso: Ano de Ref: Ano([DataDoPedido]) Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 186 de 186 Agora temos que transformar a consulta em uma consulta do tipo "Tabela de referncia cruzada", pois por padro, ao criarmos uma nova consulta est , automaticamente, definida como sendo do tipo Seleo. Para alterar o tipo da consulta selecione o seguinte comando: Consulta -> Tabela de referncia cruzada Observe que duas novas linhas apareceram na estrutura da nossa consulta: A linha Total (que j utilizamos anteriormente) e a linha Referncia Cruzada. Utilizaremos estas duas linhas para definirmos a nossa consulta. Na coluna PasDeDestino configure da seguinte maneira: Total : Agrupar Por Referncia Cruzada: Linha Com as configuraes anterior, estamos informando ao Microsoft Access que haver uma linha para cada Pas de Destino. Na coluna Ano([DataDoPedido]) configure da seguinte maneira: Total: Agrupar Por Referncia Cruzada: Coluna Com estas configuraes, estamos informando ao Microsoft Access que haver uma coluna para cada Ano da DataDoPedido. Na coluna NmeroDoPedido configure da seguinte maneira: Total: Contar Referncia Cruzada: Valor Com estas configuraes, estamos informando ao Microsoft Access que o campo NmeroDoPedido formar os Valores da consulta e que este valor ser obtido contando o Nmero de Pedidos para um determinado PasDeDestino e Ano. Em resumo nossas configuraes devero ficar conforme indicado na tabela a seguir: Coluna Linha Total Linha Referncia Cruzada PasDeDestino Agrupar Por Linha Ano([DataDoPedido]) Agrupar Por Coluna NmeroDoPedido Contar Valor
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Pgina 187 de 187 Sua consulta deve estar conforme a indicada pela figura abaixo:
Modo Estrutura da Consulta do tipo Tabela de referncia cruzada. Salve a consulta com o nome de Ref Cruzada 01. V para o modo Folha de Dados e observe o resultado, deve estar conforme a figura indicada no incio deste tpico. Vamos exercitar um pouco mais as consultas do tipo Tabela de referncia cruzada. Exemplo 02: Alterar a consulta Ref Cruzada 01, para que seja exibido o nmero de Pedidos por ms ao invs do Ano. Com isso teremos 12 Colunas, uma para cada ms, somente para o ano de 1998. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Volte para o Modo Estrutura da Consulta Ref Cruzada 01 Na linha Campo, na coluna Ano([DataDoPedido]), altera para Ms([DataDoPedido]) Agora precisamos definir um filtro para que sejam contados apenas os pedidos para o ano de 1998. Adicione o campo DataDoPedido. Na linha Total, do campo DataDoPedido, selecione a opo Onde. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 188 de 188 Deixa a linha Referncia cruzada, do campo DataDoPedido, em branco. Apenas para lembrar que, quando utilizamos a linha Total, temos que utilizar a opo Onde, quando queremos definir um critrio. Na linha Critrio, do campo DataDoPedido, digite a seguinte expresso: Ano([DataDoPedido])=1998. Lembrando que voc tambm poderia utilizar o operador Between (Between #01/01/1998# E #31/12/1998#) ou os operadores de comparao (>=#01/01/1998# E <=#31/12/1998#). V para o modo Folha de Dados e observe os resultados. Voc deve obter um resultado semelhante ao indicado na figura a seguir:
Nmero de Pedidos por Pas De Destino e pelo Ms do Ano, para 1998. A nica mudana que fizemos foi utilizar a funo Ms ao invs da funo Ano. Observe que a funo ms retorna o nmero do ms (1=Janeiro, 2=Fevereiro, etc) e definir um critrio. Como so doze meses no ano, obtivemos doze colunas de valores, uma vs que a expresso Ms([DataDoPedido]), esta formando as colunas da nossa Referncia Cruzada. Na prtica teremos apenas cinco colunas, pois na tabela Pedidos somente temos pedidos at o ms de Maio (05) de 1998. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Voc tambm poderia especificar critrios. Por exemplo voc poderia colocar um critrio para que fossem exibidos somente os Pedidos para Brasil, Argentina ou Alemanha. Com isso nos teramos somente 3 linhas no resultado final, uma vez que PasDeDestino forma as linhas da referncia cruzada e estamos exibindo somente para trs pases. Vamos fazer este teste, v para o modo estrutura da consulta Ref Cruzada 01, e na linha critrio do campo PasDeDestino, digite o seguinte: In ("Brasil";"Argentina";"Alemanha") V para o modo Folha de Dados e Observe os resultados, somente sero exibidas trs linhas: Uma para o Brasil, outra para a Argentina e uma para a Alemanha. Exemplo 03: Criar uma consulta do tipo Tabela de referncia cruzada, a qual exiba o valor total dos Pedidos para Cada Cliente e pelo Ano da Data do Pedido. Classificar em ordem ascendente pelo NomeDaEmpresa. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Salve a consulta Ref Cruzada 01 criada no Exemplo 02 e feche-a. Crie uma nova consulta baseada nas tabelas: Pedidos, Clientes e Detalhes Do Pedido Adicione o campo NomeDaEmpresa da tabela Clientes Adicione o campo DataDoPedido da tabela Pedidos Crie uma coluna calculada, para o subtotal de cada tem, utilizando a seguinte frmula na primeira coluna em branco: TotalPorCliente:([PreoUnitrio]*[Quantidade])*(1-[Desconto]) Transforme a consulta em uma consulta do tipo Consulta de tabela de referncia cruzada. Para isto selecione o comando Consulta -> Consulta de tabela de referncia cruzada Configure a consulta, conforme a tabela abaixo: Coluna Linha Total Linha Referncia Cruzada NomeDaEmpresa Agrupar Por Linha Ano([DataDoPedido]) Agrupar Por Coluna ([PreoUnitrio]*[Quantidade])*(1-[Desconto]) Soma Valor
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Pgina 190 de 190 Formate a coluna calculada (Clicando com o boto direito e escolhendo propriedades), como Moeda. V para o modo folha de dados e observe o resultado, deve estar conforme indicado na figura a seguir:
Referncia cruzada com o Total dos Pedidos por NomeDaEmpresa e Ano. Salve a consulta como Ref Cruzada - 02 e feche-a. Vamos fazer alguns exerccios para fixar bem o conceito de consultas do tipo Tabela de referncia cruzada. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 191 de 191 EXERCCIOS: 01) Criar uma consulta de referncia cruzada que exiba o Total de Frete por Transportadora (campo Via da tabela Pedidos que se relaciona com o campo CdigoDaTransportadora da tabela Transportadoras, utilizar o campo NomeDaEmpresa da tabela Transportadoras) e por Ms da DataDeEntrega. Salvar esta consulta como Ref Cruzada 04. 02) Alterar a consulta anterior para que ao invs do Total de Frete, sejam exibidas as mdias de frete. 03) Alterar a consulta anterior para que seja exibida a mdia anual de frete por transportadora. 04) Criar uma consulta do tipo Tabela de referncia cruzada que nos mostre o total anual de vendas por Produto. 05) Criar uma consulta do tipo Tabela de referncia cruzada que nos mostre o total anual de vendas por Categoria de produto. Nota: Em caso de dvidas na criao destas consultas, consulte o instrutor. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 192 de 192 Outros tipos de consultas no Microsoft Access. Neste item veremos outros 4 tipos de consultas do Microsoft Access: Consulta criar tabela Consulta atualizao Consulta acrscimo Consulta excluso A Maneira de construir cada um destes tipos de consultas bastante simples. O Importante que saibamos qual o tipo de consulta utilizar na resoluo de um determinado problema. Abaixo temos uma descrio de cada um dos tipos de consultas: Consulta criar tabela: Definimos uma consulta como sendo do tipo Consulta criar tabela, atravs do menu consultas no modo estrutura. Ao definirmos a consulta como sendo do tipo Criar tabela, o Microsoft Access solicita que seja digitado um nome para a tabela que ser criada e ir conter os dados retornados pela consulta. Para que a consulta seja executada e a tabela criada, no basta irmos para o modo Folha De Dados (como fazamos nas consultas de seleo e de referncia cruzada). O Modo folha de dados, neste caso, simplesmente nos mostra os registros que sero colocados na nova tabela que ser criada. Para executar uma Consulta criar tabela (e em conseqncia criar a tabela) voc tem que executar a consulta. Para executar uma consulta do tipo Consulta criar tabela, basta dar um clique no boto executar consulta: Boto com um Ponto de Exclamao vermelho (!). Ao clicar neste boto, o Microsoft Access avisa quantas linhas sero adicionadas a nova tabela e pede confirmao, basta clicar no boto Sim para confirmar a execuo da consulta. Caso j exista uma tabela com o nome da tabela que est sendo criada, o Microsoft Access avisa que todos os registros anteriores sero excludos e pede confirmao. Existem diversas situaes prticas em que temos necessidade de utilizar uma consulta criar tabela: Transferncia de Dados consolidados para outros programas, banco de dados, planilhas, etc Criao de tabelas auxiliares de utilizao temporria Transferncia de dados para um disquete ou fita para transferncia dos dados para outros sistemas Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 193 de 193 Extrao de dados para envio por e-mail ou outra forma de envio automaticamente. Consulta atualizao: Definimos uma consulta como sendo do tipo Consulta atualizao, atravs do menu consultas no modo estrutura. Ao definirmos uma consulta como sendo do tipo atualizao, surge uma nova linha "Atualizar para", no modo estrutura da consulta. Um exemplo prtico para utilizao de consultas de atualizao poderia ser uma situao em que temos que aumentar os valores de um campo em 20%. Por exemplo, poderamos criar uma consulta de atualizao para aumentar em 20% o valor do Frete de todos os pedidos. Outro exemplo, poderamos criar uma consulta de atualizao para substituir todos as ocorrncias de EUA, do campo PasDeDestino, por Estados Unidos da Amrica. Para executar uma Consulta de atualizao voc tem que executar a consulta. Para executar uma consulta do tipo Consulta atualizao, basta dar um clique no boto executar consulta: Boto com um Ponto de Exclamao vermelho (!). Ao clicar neste boto, o Microsoft Access avisa quantas linhas sero atualizadas e pede confirmao, basta clicar no boto Sim para confirmar a execuo da consulta. Voc tambm pode especificar critrios em uma consulta de seleo. Por exemplo, apenas aumentar em 20% os Pedidos cujo frete for maior do que R$15,00. Devemos tomar o cuidado de no executar uma mesma consulta de atualizao diversas vezes. No nosso exemplo anterior, cada vez que a consulta for executada, o valor do Frete ser aumentado em 20 %. Consulta acrscimo: Definimos uma consulta como sendo do tipo Consulta acrscimo, atravs do menu consultas no modo estrutura. Tambm conhecida como consulta de anexao. Bastante semelhante a consulta de criao de tabela, apenas com a diferena que ao invs de criar uma nova tabela e eliminar os registros caso a tabela j exista, a consulta de acrscimo, anexa o resultado da consulta aos registros j existentes em uma tabela especificada. A exemplo das consultas criar tabela e de atualizao, a consulta de acrscimo tambm necessita ser executada. Ir para o modo folha de Dados, simplesmente nos mostra quais os registros sero anexados a tabela especificada, porm para anexar os registros precisamos executar a consulta. Para que a consulta de acrscimo tenha sucesso, algumas condies devem ser atendidas: O Nmero e o tipo dos campos da consulta e da tabela onde sero anexados devem ser compatveis. O Nome dos campos, no necessita, obrigatoriamente, ser igual, embora esta seja um prtica recomendada. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 194 de 194 Podemos utilizar este tipo de consulta para irmos acumulando registros em uma tabela. Por exemplo, podemos criar um consulta que crie uma tabela com o total de vendas mensais e utilizar uma consulta de anexao para consolidar os resultados em um tabela de vendas anuais. Consulta excluso: Definimos uma consulta como sendo do tipo Consulta excluso, atravs do menu consultas no modo estrutura. Utilizamos uma consulta excluso para eliminarmos registros em uma determinada tabela. Devemos tomar cuidado ao definirmos uma consulta do tipo excluso, pois se no especificarmos nenhum critrio de filtragem, todos os registros da tabela em questo sero excludos, embora o Microsoft Access nos pea confirmao antes de efetivar a excluso. A exemplo dos outros tipos de consultas vistos neste item, no basta ir para o Modo Folha de Dados. Para executar a consulta voc precisa dar um clique no boto executar (boto com um Ponto de exclamao vermelho). Por exemplo, poderamos criar uma consulta do tipo excluso para eliminarmos todos os Pedidos, cujo valor do frete fosse inferior a R$ 10,00. Ou poderamos criar uma consulta para eliminar todos os registros cuja diferena, em dias, entre a DataDoPedido e a DataDeEntrega seja maior do que 15 dias. Conforme observaremos mais adiante, o Microsoft Access utiliza um cone diferente para cada um dos tipos de consultas. Agora chegou a hora de exercitarmos um pouco. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 195 de 195 Exemplo 01: Criar uma consulta do tipo Criao de Tabela, a qual contenha os campos NmeroDoPedido Frete da tabela Pedidos e o campo NomeDaEmpresa da tabela Clientes, com os pedidos somente para o ano de 1997 (Ano da DataDoPedido). Transforme a consulta em uma Consulta criar tabela, a qual dever criar uma tabela chamada "Valores de Frete para 1997". Execute a consulta e verifique se a tabela "Valores de Frete para 1997" foi realmente criada. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Abra o banco de dados ExOutrasConsultas.mdb que est na pasta C:\CursoAccBasico. Crie uma nova consulta baseada nas tabelas Pedidos e Clientes. Adicione os campos NmeroDoPedido e Frete da tabela Pedidos e o campo NomeDaEmpresa da tabela Clientes. Classifique a consulta em ordem crescente do NomeDaEmpresa. Adicione uma coluna para extrair o ano da DataDoPedido e adicione um critrio para retornar apenas os pedidos para o ano de 1997. Salve a consulta com o nome de Criar Pedidos para 1997. Transforme a consulta em uma Consulta criar tabela. Para isso selecione o comando Consulta -> Consulta criar tabela. Feito isso ir surgir a janela indicada na figura a seguir, a qual est solicitando que seja digitado o nome da tabela a ser criada. Digite Valores de Frete para 1997 e d um clique no boto OK.
Digite o nome da tabela a ser criada pela Consulta criar tabela. Feito isso v para o modo folha de dados e observe o nmero de registros (408). Estes sero os registros que iro estar na tabela Valores de Frete para 1997, quando esta for criada ao "executarmos" a consulta. Volte para o modo estrutura e executa a consulta (dando um clique no boto com o ponto de exclamao vermelho). Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 196 de 196 Como a tabela ainda no existe, o Microsoft Access executa a consulta sem nenhuma mensagem de aviso. Feche a consulta e d um clique na guia Tabelas. Verifique se foi criada uma tabela com o nome de Valores de Frete para 1997. Abra esta tabela e observe que foram adicionados somente os registros cujo Ano da DataDoPedido igual a 1997 (408 pedidos), conforme havamos definido na consulta Criar Pedidos para 1997. Nunca demais salientar que para que a consulta seja executada, no basta ir para o modo folha de dados, precisamos clicar no boto executar consultas. Alm disso se executarmos a consulta novamente, o Microsoft Access elimina a tabela criada anteriormente e cria uma nova tabela com o resultado da consulta. D um clique na guia Consultas e observe que o Microsoft Access usa diferentes cones para os diferentes tipos de consultas, conforme indicado na figura a seguir:
Diferentes cones para os diferentes tipos de consultas. Marque a consulta Criar Pedidos para 1997 e d um clique no boto Estrutura, para abri-la no modo estrutura. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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D um clique no boto executar consulta. Como j existe a tabela Valores de Frete para 1997, o Microsoft Access avisa que a tabela existente ser excluda e uma nova ser criada, conforme indicado pela figura abaixo. Basta clicar em sim que a tabela existente ser excluda e a nova ser criada.
O Microsoft Access pedindo confirmao para excluir a tabela existente. Ao clicar em Sim, a tabela anterior ser excluda e uma nova tabela ser criada, a qual conter os registros retornados como resultado da consulta. Vamos exercitar um pouco mais. Exemplo 02: Criar uma consulta do tipo Consulta atualizao, a qual altere o valor do campo Frete da tabela Pedidos, da seguinte maneira: Frete menor ou igual a 15 -> Aumento de 10% Frete maior do que 15 -> Aumento de 20% Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Crie uma nova consulta baseada na tabela Pedidos Adicione o campo Frete. Observe que estamos adicionando apenas o campo que queremos atualizar. Transforme a consulta em uma Consulta atualizao. Para isso selecione o comando Consulta - > Consulta atualizao. Observe que uma nova linha: Atualizar para, foi adicionada a estrutura da consulta Salve a consulta com o nome de Atualiza Frete. Na Linha Atualizar Para, coloque a seguinte expresso: SeImed([Frete]<=15;[Frete]*1,1;[Frete]*1,2) Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 198 de 198 Utilizamos novamente a funo Selmed para testarmos se o frete for menor ou igual a 15, aumentamos em 10 % ( [Frete]*1,1), caso contrrio aumentamos em 20 % ( [Frete]*1,2). V para o modo Folha de Dados e Observe os Valores do Frete. Ao ir para o modo Folha de Dados a consulta ainda no foi executada e portanto, os valores do frete ainda no foram atualizados. Para atualizar os valores, precisamos executar a consulta, clicando no boto com o Ponto de Interrogao vermelho. Volte para o modo estrutura e d um clique no boto Executar. O Microsoft Access executa a consulta e atualiza os valores. Observe que nenhuma mensagem emitida. Voltando para o modo folha de dados voc poder constatar que os valores do frete foram alterados em relao aos valores anteriores, conforme definido na consulta. Nunca demais salientar que devemos tomar cuidado com as consultas de atualizao. Se executarmos novamente a consulta deste exemplo, mais 10% ser adicionado aos registros com frete menor ou igual a 15 e mais 20% ser adicionado aos registros com frete maior do que 15. Cada vez que a consulta for executada, os registros so alterados, conforme definido pela consulta. Por isso que uma prtica comum no salvar as consultas do tipo atualizao. Apenas criamos a consulta, executamos uma vez conforme a necessidade e samos sem salvar, para que no haja o perigo de executarmos a consulta vrias vezes, o que seria indesejvel. Tambm nunca demais salientar que a consulta de atualizao precisa ser executada, no basta ir para o modo Folha de Dados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 199 de 199 Exemplo 03: Crie uma consulta com os campos NmeroDoPedido, NomeDaEmpresa e Frete, a qual filtre apenas os Pedidos para 1998. Transforme esta consulta em uma consulta de acrscimo, a qual adiciona os registros de 1998 aos registros j existentes de 1997 na tabela Valores de Frete para 1997. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Ao invs de criar a consulta a partir do zero, vamos utilizar a consulta Criar Pedidos para 1997, criada anteriormente e apenas alterar o critrio para 1998. Vamos salvar a consulta com o nome de Criar Pedidos para 1998. Para isso, marque a consulta Criar Pedidos para 1997 e d um clique no boto Estrutura. Altere o critrio na coluna Ano([DataDoPedido]) para 1998. Salve a consulta como Anexar Pedidos para 1998. Para isso d um clique no menu Arquivo e um clique na Opo Salvar como/exportar. Na janela que surge digite o nome da consulta: Anexar Pedidos para 1998. Transforme esta consulta em uma consulta de Anexao. Para isso d um clique no menu Consulta e um clique na opo Consulta acrscimo. O Microsoft Access abre uma janela perguntando a qual consulta voc deseja anexar os registros com os pedidos de 1998. Escolha Valores de Frete para 1997 e d um clique no boto OK. Para que os registros sejam anexados, voc precisa executar a consulta. Para isso d um clique no boto executar. O Microsoft Access anexa os registros de 1998 aos registros de 1998 j existentes na tabela Valores de Frete para 1997. Observe no modo estrutura, como os campos esto na mesma ordem, tanto na consulta quanto na tabela, o Microsoft Access j detecta qual campo corresponde a qual campo. Observe que o campo Ano([DataDoPedido]) no includo na tabela Valores de Frete, pois o mesmo no nem sequer exibido na consulta, pois funciona apenas como um filtro para a consulta. Tambm temos que ter o cuidado de no executar a consulta mais do que uma vez, pois seno, cada vez que a consulta for executada, todos os pedidos de 1998 sero anexados a tabela Valores de Frete para 1997, o que causar duplicao dos dados. Feche a consulta de Anexao e observe os diversos tipos de consultas, indicados pelos diferentes cones. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 200 de 200 Nos veremos no item sobre macros, no curso de Access Avanado, a automao de tarefas atravs do uso de Macros e consultas do tipo acrscimo, criar tabela, atualizao e excluso. Por exemplo, a medida que o tempo passa pode ser necessrio fazer um arquivamento mensal dos Pedidos. Isso pode ser feita atravs de uma consulta de anexao que anexa os pedidos do ms que passou tabela de arquivamento, seguida de uma consulta que exclui os pedidos que foram arquivados. Estas consultas podem executar em seqncia atravs da utilizao de uma Macro, a qual pode ser programada para executar todo dia 1 de cada ms. Exemplo 04: Criar uma consulta que exclua todos os Pedidos cujo PasDeDestino seja Argentina. Para criar a consulta proposta faa o seguinte: Crie uma nova consulta baseada na tabela Pedidos Adicione o campo PasDeDestino Transforme a consulta em uma Consulta excluso. Para isso d um clique no menu Consulta e depois um clique na opo Consulta excluso. Na linha critrio do campo PasDeDestino, digite Argentina. muito importante que voc no esquea o critrio, pois caso contrrio todos os Pedidos sero excludos. Para excluir os registros voc precisa executar a consulta. D um clique no boto executar. Salve a consulta com o nome de Exclui Pedidos para a Argentina. Feche a consulta, v para a guia Tabelas e abra a tabela Pedidos. Verifique se realmente os Pedidos para Argentina foram excludos. Voc deve ter bastante cuidado na hora de especificar os critrios em uma consulta de excluso. Antes de executar a consulta e realmente excluir os registros, voc pode ir para o Modo Folha de dados e observar os registros que o Microsoft Access retorna, pois so estes os registros que sero excludos quando a consulta for executada. Pode acontecer de voc receber uma mensagem de erro na hora de executar uma consulta de excluso. Normalmente estas mensagens esto ligadas a problemas nos relacionamentos. Por exemplo, se voc estiver excluindo clientes do Brasil e o relacionamento entre Clientes e Pedidos estiver configurado para Propagar excluses em cascata, o Microsoft Access tentar excluir os Pedidos (na tabela Pedidos) dos clientes que esto sendo excludos. Se a tabela Pedidos estiver em uso por alguma outra consulta ou formulrio, o Microsoft Access Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 201 de 201 no conseguir excluir os pedidos e retornar uma mensagem de erro. Isso aumenta em complexidade, uma vez que a tabela Pedidos se relaciona com Detalhes do Pedido, a qual poderia estar em uso e assim por diante. Vamos exercitar um pouco para que possamos fixar os conceitos apresentados neste tpico. EXERCCIOS: 01) Criar uma consulta do tipo Criar Tabela, a qual crie um tabela com os campos NmeroDoPedido, NomeDaEmpresa, DataDoPedido, DataDeEntrega e PasDeDestino. O Nome da Tabela ser "Pedidos Demora Entrega". A consulta dever selecionar apenas os registros cuja diferena entre a DataDeEntrega e DataDoPedido seja maior do que 25 dias. 02) Criar uma consulta de Atualizao que altere o campo PreoUnitrio na tabela Produtos da seguinte maneira: Se o PreoUnitrio for menor do que R$ 20,00, ter uma aumento de 5%, caso contrrio o aumento ser de 10%. 03) Criar uma consulta de anexao que anexa a tabela Valores de Frete para 1997 (criada anteriormente), os Pedidos de 1996. Lembre que esta tabela possui os campos NmeroDoPedido, NomeDaEmpresa e Frete. 04) Criar uma consulta de excluso a qual elimina todos os Pedidos com valor de Frete inferior a R$ 10,00 da tabela Valores de Frete para 1997. Concluso: Com isso encerramos o nosso estudo sobre consultas, onde aprendemos a criar seis diferentes tipos de consultas: Consultas de seleo Consultas Tabela de referncia cruzada Consultas de Criao de tabela Consultas de Atualizao Consultas de Acrscimo Consultas de Excluso No prximo item aprenderemos a criar formulrios bsicos com o Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 202 de 202 10) Criao de Formulrios Bsicos com o Microsoft Access Introduo - O que so e para o que so utilizados? Os formulrios so utilizados para que possamos implementar funcionalidades que no seriam possveis de ser implementadas com o uso de tabelas ou consultas. A principal aplicao dos formulrios para a criao de telas grficas, que facilitam a digitao, insero e alterao de dados. Ao criarmos um formulrio, este deve ser baseado em uma tabela ou consulta. Caso o formulrio seja baseado em uma consulta, os dados exibidos no formulrio sero acessados diretamente da respectiva tabela. Ao alterarmos um registro no formulrio, estas informaes estaro sendo alteradas, na prtica, diretamente na tabela. O formulrio, conforme salientado anteriormente, apenas uma tela grfica, que facilita as operaes com os dados. Caso o formulrio seja baseado em uma consulta, ao abrirmos o formulrio a consulta ser executada e, os dados obtidos pela consulta, sero exibidos pelo formulrio. Se alterarmos dados no formulrio, estes sero alterados diretamente nas tabelas que compem a consulta. Na figura a seguir temos o exemplo de um formulrio criado para facilitar o cadastro de novos clientes.
Formulrio "Clientes", do banco de dados ExFormularios.mdb. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 203 de 203 Nota: Este formulrio faz parte do banco de dados ExFormularios.mdb. Neste tpico vamos trabalhar com este banco de dados, que est disponvel na pasta C:\CursoAccBasico. Tambm podemos criar formulrios para facilitar a pesquisa de informaes. comum o uso de formulrios associados com consultas onde, no prprio formulrio podemos definir os critrios de pesquisa para a execuo de consultas. A definio deste tipo de formulrio est fora do escopo deste curso e ser vista no curso de Access - Tcnicas Avanadas. A maior parte das informaes de um formulrio vm de uma origem de registros base - uma tabela ou consulta. Outras informaes do formulrio so armazenadas na estrutura do formulrio. Por exemplo: Elementos grficos, como linhas e retngulos, so armazenados na estrutura do formulrio. O texto Descritivo armazenado na estrutura do formulrio. Os dados vm dos campos na origem do registro base. Um clculo vem de uma expresso, que armazenada na estrutura do formulrio. Voc cria o vnculo entre um formulrio e sua origem de registros utilizando objetos grficos denominados controles. O tipo mais comum de controle utilizado para exibir e inserir dados a caixa de texto. Por exemplo, ao criarmos um formulrio baseado na tabela Pedidos; cada campo da tabela Pedidos exibido em um controle separada no formulrio. A exemplo das tabelas e consultas, o formulrio tambm possui um modo Estrutura. No modo Estrutura definimos os elementos (tambm chamados de controles) que iro aparecer no formulrio. Os formulrios tambm tem um modo chamado "Formulrio". Neste modo nos dispomos de todas as funcionalidades do formulrio, tais como acessar os diversos registros, alterar registros, inserir novos registros e excluir registros. Para criar formulrios no Microsoft Access nos temos as seguintes opes: Criar o formulrio manualmente. Utilizao de Auto-Formulrios. Utilizao do Assistente de Formulrio. Agora faremos alguns exemplos prticos, onde vou explicar mais alguns detalhes sobre a criao e utilizao de formulrios. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 204 de 204 Exemplo 01: Criar um formulrio para cadastro de clientes. Salvar o formulrio com o nome de "Cadastro de Clientes". O formulrio ser baseado na tabela Clientes. Utilizar o Assistente de formulrio para a criao do formulrio. Para criar o formulrio proposto faa o seguinte: Abra o banco de dados ExFormularios.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico. D um clique na opo Formulrios. D um clique duplo na opo "Criar formulrio usando o assistente". Surge a tela inicial do assistente. Nesta etapa temos que definir em qual tabela/consulta o formulrio ser baseado. Na lista "Tabelas/Consultas", selecione Clientes, conforme indicado na figura a seguir:
Definindo a tabela na qual ser baseado o formulrio. Ao selecionar uma tabela, os campos da respectiva tabela so exibidos na lista "Campos disponveis:" Podemos adicionar todos os campos ou somente alguns campos selecionados. Para adicionar campos utilizamos os botes descritos a seguir: Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 205 de 205 Para executar esta ao Faa o seguinte Adicionar um campo Clique no campo a ser adicionado e depois clique no boto > Adicionar todos os campos Clique no boto >> Remover um campo Clique no campo a ser removido, na lista da direita e depois clique no boto < Remover todos os campos Clique no boto <<
Clique no boto >> para adicionar todos os campos. Clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Nesta etapa devemos selecionar um dos "layout" predefinidos. Um layout define uma srie de formataes para os aspectos visuais do formulrio. O layout tambm define a maneira como os campos e registros sero exibidos. Se um registro por vez, se um registro abaixo do outro, etc. No nosso exemplo vamos selecionar a opo Coluna. Esta opo faz com que seja exibido um registro por vez, o que o ideal para formulrios de cadastro/alterao de dados. Selecione a opo Coluna e d um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Nesta etapa temos uma srie de estilos predefinidos. Um estilo defini configuraes de cores e outros formatos grficos para o formulrio. Ao clicarmos em um estilo, o Microsoft Access exibe uma prvia das configuraes associadas com o estilo. Selecione o estilo "Expedio" e d um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Na tela final do assistente definimos o ttulo para o Formulrio. Digite o seguinte ttulo: Cadastro de Clientes. Nesta tela tambm podemos escolher se queremos abrir o formulrio no modo Formulrio e j visualizar os resultados obtidos - opo "Abrir o formulrio para visualizar ou inserir informaes"; ou se queremos que o formulrio seja aberto no modo estrutura, para que possamos alterar o formulrio - opo "Modificar a estrutura do formulrio". Certifique-se de que a opo " Abrir o formulrio para visualizar ou inserir informaes" esteja selecionada, conforme indicado na figura a seguir e d um clique no boto Concluir. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Tela final do assistente. O formulrio criado e aberto no modo Formulrio, conforme indicado na figura a seguir:
Formulrio para Cadastro dos Clientes. Agora vamos para o modo Estrutura do formulrio e vamos aprender a fazer uma srie de alteraes. Para ir para o modo Estrutura selecione o seguinte comando: Exibir -> Modo estrutura. O modo estrutura do formulrio composto por cinco partes distintas: Cabealho do Formulrio: exibido no incio da primeira pgina do formulrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 207 de 207 Cabealho da pgina: exibido no incio de cada pgina, caso o formulrio tenha vrias pginas. Rodap do Formulrio: exibido no final da ltima pgina. Rodap da Pgina: exibido no final de cada pgina, caso o formulrio tenha vrias pginas. Seo Detalhe: Esta a parte principal (tambm conhecida como Corpo do Formulrio) do formulrio. onde so exibidos os controles associados com os campos de uma tabela ou consulta. a nica parte obrigatria do formulrio, ou seja, no existe formulrio sem a seo Detalhe. Para exibir o Cabealho/rodap da pgina, utilizamos o seguinte comando: Exibir -> Cabealho/rodap da pgina. Para exibir o Cabealho/rodap do formulrio, utilizamos o seguinte comando: Exibir -> Cabealho/rodap do formulrio. Voc pode definir o tamanho que cada parte do formulrio ter. Por exemplo, podemos controlar o tamanho do Cabealho/rodap da pgina. Para alterar o tamanho de um destes elementos, basta colocar o mouse na divisria entre os elementos, conforme destacado na figura a seguir. O mouse transforma-se em uma seta de ponta dupla. Basta clicar e arrastar para definir o tamanho.
Dimensionando os elementos do formulrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 208 de 208 Para exibir informaes em um formulrio o Microsoft Access utiliza elementos conhecidos como Controles. Existem diversos tipos de controles. O tipo de controle mais conhecido o tipo "Caixa de texto", onde so exibidos os campos de cada registro. No nosso exemplo, temos um controle para o Cdigo do Cliente, um para o Nome da Empresa, um para o Nome do Contato e assim por diante. O controle Caixa de texto formado de duas partes, conforme destacado na figura a seguir:
Partes de um controle do tipo Caixa de Texto. A parte da esquerda (Rtulo) simplesmente um texto descritivo do controle. O rtulo pode, inclusive, ser excludo, sem que isso afete a funcionalidade do formulrio. A parte da direita (Valor do campo) o campo propriamente dito, ou seja, esta parte que est vinculada a um campo da tabela ou consulta na qual foi baseada o formulrio. Nesta parte ser exibido o respectivo valor do campo, valor este armazenado na tabela ou consulta. No exemplo da figura anterior, o controle vinculado ao campo CdigoDoCliente, da tabela Clientes. Nota: Sempre que eu me referir, por exemplo, ao campo CdigoDoCliente, de um formulrio, estou fazendo referncia a parte do Valor do campo, ou seja, a caixinha da direita, do controle. Podemos mover os controles dentro do formulrio. Para mover um controle d um clique no respectivo controle para seleciona-lo. Uma vez selecionado o controle a ser movido, aponte o mouse para o controle at que a seta do mouse transforme-se em uma pequena mo. Quando a seta estiver no formato de uma pequena mo, clique no controle a ser movido, mantenha o boto pressionado e arraste o controle para a nova posio. A medida que voc vai movimentando o mouse, o controle acompanha a seta do mouse. Chegando na posio desejada s liberar o mouse que o controle ser movimentado para a nova posio. Quando movemos um controle, as duas partes que compem o controle: Rtulo e Valor do campo, so movidas Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 209 de 209 ao mesmo tempo. Em determinadas situaes pode ser necessrio mover apenas o rtulo ou apenas a parte do Valor do campo. possvel movimentar cada parte, independentemente. Para movimentar somente uma das partes de um controle, faa o seguinte: Clique no controle para seleciona-lo. Quando um controle est selecionado, surgem pequenos quadrados, no contorno do controle. Observe que existe um quadrado, no canto superior esquerdo, que maior do que os outros, conforme destacado na figura a seguir:
Quadradinho maior para mover cada parte separadamente. Para mover uma das partes do controle, separadamente, aponte o mouse para o quadradinho maior da parte a ser movida. A seta do mouse transforma-se em uma mo fechada, com o dedo indicador apontando para o quadrado maior. Agora s clicar e arrastar, que a parte clicada ser movida, sem que a outra parte do controle seja movida. Em determinadas situaes pode ser necessrio selecionar vrios controles ao mesmo tempo. Por exemplo, pode ser que queremos formatar o texto de todos os rtulos com uma fonte em negrito e de cor Azul marinho. Para selecionar vrios controles ao mesmo tempo faa o seguinte: Pressione a tecla Shift e mantenha-a pressionada. Com a tecla Shift pressionada v clicando com o mouse, nos controles a ser selecionados. A medida que voc for clicando, cada controle clicado passa a ficar selecionado. Uma vez selecionados os controles desejados, utilizamos os mesmos botes de formatao do Word, para definir as caractersticas da fonte, tais como Negrito, Itlico, Sublinhado, Cor e tamanho da fonte, etc. Para selecionar o tipo de fonte podemos utilizar a lista com o nome das fontes ( ) na barra de ferramentas. As fontes mais utilizadas so: Arial, Times New Roman e Courier New. Existem dezenas de fontes disponveis. Como uma regra geral no devemos utilizar mais do que trs fontes diferentes em um mesmo formulrio para evitar que o texto fique poludo visualmente. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 210 de 210 Para formatar em Negrito: Para formatar os controles selecionadas para Negrito, podemos utilizar o boto ( ) na barra de ferramentas. Voc tambm pode utilizar a combinao de teclas Ctrl+N. Para alterar a cor da Fonte: Para alterar a cor da fonte,utilizamos o boto ( ). Clique na setinha para baixo que ser exibida uma matriz com as diversas cores disponveis, conforme indicado na figura a seguir:
Matriz com as cores disponveis. Agora s clicar na cor desejada. Para definir sublinhado: Para formatar os controles selecionados com sublinhado, podemos utilizar o boto ( ) na barra de ferramentas. Voc tambm pode utilizar a combinao de teclas Ctrl+S. Para definir itlico: Para formatar os controles selecionados com texto em itlico, podemos utilizar o boto ( ) na barra de ferramentas. Voc tambm pode utilizar a combinao de teclas Ctrl+I. Para definir o tamanho da fonte: Para alterar o tamanho da fonte, utilizamos o boto ( ) na barra de ferramentas. Em determinadas situaes pode acontecer de o contedo do campo no caber no tamanho definido para o controle. Nestas situaes pode ser necessrio aumentar o tamanho do campo. Para alterar o tamanho de um controle, faa o seguinte: Clique no controle para seleciona-lo. Aponte o mouse para um dos pequenos quadrados que surgem no contorno do controle selecionado. A sete do mouse se transforma em uma seta de ponta dupla. Quando aparecer a seta de ponta dupla, d um clique com o boto esquerdo do mouse e mantenha este boto pressionado. A medida que voc for movendo o mouse, ainda com o boto esquerdo pressionado, o controle ser aumentado ou Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 211 de 211 diminudo, dependendo da direo em que voc estiver movimentando o mouse. Pode acontece de, aps termos movido e redimensionado alguns controles, de os controles estarem desalinhados, tanto na vertical quanto na horizontal. Para alinhar controles o procedimento o seguinte: Selecionar os controles a serem alinhados e, utilizar um dos comandos da tabela a seguir, conforme for o caso: Para Utilize o comando Alinhar os controles selecionados esquerda.
Formatar -> Alinhar -> esquerda. Alinha os controles selecionados direita Formatar -> Alinhar -> direita. Alinhar os controles selecionados no nvel do controle mais de cima Formatar -> Alinhar -> superior Alinhar os controles selecionados no nvel do controle mais de baixo Formatar -> Alinhar -> inferior Com a linha de grade mais prxima Formatar -> Alinhar -> grade Utilizando os detalhes apresentados at agora, mova os controles do formulrio Cadastro de clientes mais para o centro do formulrio, mantendo o alinhamento entre os controles, conforme indicado na prxima figura. Salve o formulrio com o nome de "Cadastro de Clientes. V para o modo Formulrio e observe os resultados obtidos. No prximo exemplo vamos fazer mais algumas alteraes no formulrio Cadastro de Clientes. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Formulrio Cadastro de Clientes. Observe que movemos os controles mais para o centro, afastamos os rtulos da parte do valor do campo, alteramos a cor de fundo e a cor da fonte dos rtulos e tambm alteramos o alinhamento dos rtulos, onde definimos alinhamento do texto, dentro do rtulo, esquerda. Tambm observe que adicionamos um ttulo no Cabealho do formulrio. Vamos aprender como se faz para adicionar este ttulo. Para adicionar um ttulo faa o seguinte: Aumente o espao do Cabealho do formulrio, conforme descrito no incio deste exemplo. Se o cabealho no estiver aparecendo, utilize o comando Exibir -> Cabealho/rodap do formulrio. Para adicionar um ttulo, vamos utilizar um controle do tipo rtulo. Para que possamos adicionar controles ao formulrio, precisamos exibir a Caixa de ferramentas. Selecione o comando Exibir -> Caixa de ferramentas. Se no tiver um sinal de certo, ao lado deste comando, de um clique nele para colocar o sinal de certo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 213 de 213 A caixa de ferramentas possui vrios botes, para os diversos tipos de controles que podem ser adicionados ao formulrio, conforme destacado na figura a seguir:
A Caixa de ferramentas. Alguns tipos de controles sero estudados neste curso e os demais no curso de Access Avanado. O controle do tipo Rtulo cessado atravs do boto ( ). Para adicionar um controle do tipo Rtulo faa o seguinte: Clique no boto ( ). Libere o mouse. A seta do mouse se transforma em uma pequena cruz. Aponte o mouse para o Cabealho do formulrio, no local onde deve iniciar o ttulo. Pressione o boto esquerdo e mantenha-o pressionado. V movimentando o mouse para fazer um retngulo. Este retngulo defino o tamanho que ter o ttulo. Ao liberar o mouse, o cursor fica "piscando" dentro do retngulo, agora s digitar o ttulo desejado. Digite: "CADASTRO DE CLIENTES - EMPRESA ABC LTDA" e pressione Enter. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 214 de 214 Para alterar a formatao do ttulo, basta clicar no ttulo para selecionar o controle do tipo rtulo e usar os comandos de formatao explicados anteriormente. Salve novamente o formulrio. V para o modo Formulrio, para isso utilize o comando Exibir -> Modo formulrio. Voc obtm os resultados indicados na figura a seguir:
Formulrio Cadastro de Clientes. Feche o formulrio Cadastro de Clientes. Agora veremos mais alguns aspectos tericos sobre formulrios. Em seguida vamos fazer algumas alteraes no formulrio Cadastro de Clientes. Tambm faremos alguns exerccios para fixar os conceitos apresentados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 215 de 215 Modos de Exibio de um Formulrio Os formulrios tm trs modos: modo Estrutura, modo Formulrio e modo Folha de Dados. Modo Estrutura Para modificar a estrutura de um formulrio, voc trabalha no modo Estrutura. A visualizao de um formulrio no modo Estrutura onde temos acesso a todas as ferramentas, comandos e controles disponveis para a criao/alterao de um formulrio. No modo estrutura, a barra de ferramentas diferente do modo folha de dados e do modo formulrio. Alm da barra do modo estrutura mostrada tambm a Caixa de ferramentas, j descrita anteriormente, onde os controles podem ser personalizados com mais facilidade. Em geral, o Access mostra a caixa de ferramentas de maneira automtica, sempre que voc entra no Modo Estrutura do Formulrio. Se voc tiver fechado manualmente a caixa de ferramentas, o Access no mais ir exibi-la de forma automtica na prxima vez que a janela Estrutura do Formulrio for aberta. Para exibir de novo a caixa de ferramentas, d um clique no boto Caixa de Ferramentas ( ) da barra de ferramentas Formulrios, ou ento selecione o comando: Exibir -> Caixa de Ferramentas. Alguns controles possuem assistentes que ajudam em sua criao. Esses assistentes podem ser desligados. Para ligar/desligar ferramenta Assistentes de controle, utilizamos o boto ( ), da Caixa de ferramentas. Esses assistentes se ativam assim que se coloca o controle no formulrio. Os Assistentes de Controle auxilia na elaborao de controles complexos, tais como grupos de opes, caixas de listagem e caixas de combinao. Em seguida vamos descrever os controles bsicos disponveis atravs da Caixa de ferramentas. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 216 de 216 Controles bsicos da Caixa de Ferramentas Selecionar Objetos
Essa a ferramenta padro quando voc exibe a Caixa de Ferramentas. com ela que se move, dimensiona e seleciona controles. Rtulo
Voc utiliza rtulos em um formulrio ou relatrio para exibir textos descritivos, tais como ttulos, legendas ou instrues breves. Os rtulos no exibem valores de campos ou expresses; so sempre no acoplados (um controle que no est conectado a um campo de uma tabela ou consulta) e no so alterados conforme voc se move de registro em registro. Um rtulo pode ser anexado a um outro controle. Quando voc cria uma caixa de texto, por exemplo, ela possui um rtulo anexado que exibe uma legenda para aquela caixa de texto. Esse rtulo aparece como um ttulo de coluna no modo Folha de Dados de um formulrio. Quando voc cria um rtulo utilizando a ferramenta Rtulo, o rtulo fica isolado - ele no fica anexado a nenhum outro controle. Voc utiliza rtulos independentes para informaes como o ttulo de um formulrio ou relatrio, ou para outros textos descritivos. Rtulos independentes no aparecem no modo Folha de Dados. Para criar um rtulo faa o seguinte: Utilize este procedimento para criar um rtulo autnomo (um rtulo que no esteja anexado a um outro controle). Para criar um rtulo que esteja anexado a um controle, basta criar o controle. O Microsoft Access anexa automaticamente um rtulo ao controle quando voc o cria. 1. Abra um formulrio no modo Estrutura ou um relatrio no modo Estrutura. 2. Clique na ferramenta Rtulo na caixa de ferramentas. 3. No formulrio ou no relatrio, clique no local onde voc deseja colocar o rtulo e, em seguida, digite o texto do rtulo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 217 de 217 Observaes: Se voc deseja exibir o texto do rtulo em mais de uma linha, voc pode redimensionar o rtulo depois de digitar todo o texto, ou pode pressionar CTRL+ENTER no final da primeira linha de texto para inserir um retorno de carro. Se voc inserir um retorno de carro, o Microsoft Access ir quebrar automaticamente as linhas subseqentes conforme voc as digitar. Para inserir manualmente uma quebra de linha em uma linha subseqente, pressione CTRL+ENTER outra vez. A largura mxima do rtulo determinada pelo comprimento da primeira linha de texto. Se voc deseja utilizar um E comercial (&) em um rtulo, deve digit-lo duas vezes. Isto se deve ao fato de o Microsoft Access utilizar o E comercial em um rtulo ou boto para definir uma tecla de acesso. Para alterar o texto de um rtulo faa o seguinte: Clique no controle Rtulo a ser alterado. O controle ser selecionado. Estando o controle selecionado, d um clique no texto do rtulo. O cursor ir para dentro do texto do rtulo. Altere o texto e pressione Enter. Caixa de Texto
Voc utiliza caixas de texto em um formulrio ou relatrio para exibir dados de uma tabela, de uma consulta ou de uma instruo SQL. Esse tipo de caixa de texto chamada caixa de texto acoplada porque est acoplada aos dados de um campo. As caixas de texto podem tambm ser no acopladas. Por exemplo, voc pode criar uma caixa de texto no acoplada para exibir os resultados de um clculo ou para aceitar entrada de um usurio. Os dados em uma caixa de texto no acoplada no so armazenados em um campo de uma tabela e, quando o formulrio fechado, estes valores so descartados. Para criar uma caixa de texto acoplada faa o seguinte: 1. Abra um formulrio no modo Estrutura. 2. Clique no boto Lista de Campos ( ), na barra de ferramentas para exibir a lista de campos da tabela ou consulta associada ao formulrio. 3. Selecione um ou mais campos da lista de campos. 4. Arraste o(s) campo(s) da lista de campos e coloque-o(s) no formulrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 218 de 218 Observaes: Voc deve arrastar o(s) campo(s) da lista de campos. Se voc clicar no(s) campo(s) da lista de campos e, em seguida, clicar no formulrio ou relatrio, o Microsoft Access no criar o controle. O Microsoft Access coloca uma caixa de texto no formulrio para cada campo que voc selecionar na lista de campos. Cada caixa de texto est acoplada a um campo na fonte de dados base do formulrio. Cada caixa de texto tambm tem por padro um rtulo acoplado. 5. Dimensione a caixa de texto de forma que ela tenha o tamanho apropriado para os dados que voc deseja mostrar. 6. Altere o texto do rtulo, se for necessrio. 7. Alterne para modo Formulrio ou modo Folha de Dados para testar o controle. Para criar uma caixa de texto no acoplada faa o seguinte: 1. Abra um formulrio no modo Estrutura. 2. Clique na ferramenta Caixa de Texto na caixa de ferramentas. 3. Clique em qualquer lugar do formulrio ou do relatrio para criar uma caixa de texto de tamanho padro ou arraste para criar uma caixa de texto do tamanho desejado. Boto de Comando
Voc utiliza um boto de comando em um formulrio para iniciar uma ao ou um conjunto de aes. Por exemplo, voc poderia criar um boto de comando que abrisse um outro formulrio ou um boto de comando para ir para o prximo registro. Observao: Voc pode criar mais de 30 tipos diferentes de botes de comando com o Assistente de Boto de Comando.Voc pode exibir texto em um boto de comando definindo sua propriedade Legenda ou exibir uma figura definindo sua propriedade Figura. Para criar um boto de comando com um assistente faa o seguinte: 1. Abra um formulrio no modo Estrutura. 2. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Boto de Comando. 3. No formulrio, clique onde voc deseja colocar o boto de comando. Siga as instrues nas caixas de dilogo do assistente. Na ltima caixa de dilogo, clique em Concluir para exibir o boto de comando no modo Estrutura do Formulrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 219 de 219 A folha de Propriedades No Microsoft Access, voc utiliza propriedades para determinar as caractersticas das tabelas, consultas, campos, formulrios e relatrios. Cada controle em um formulrio ou relatrio tem propriedades tambm. As propriedades dos controles determinam a estrutura, aparncia e o comportamento de um controle, bem como as caractersticas do texto ou dados que ele contm. Para definir propriedades, utilize a folha de propriedades. Para chamar a folha de propriedades de um determinado objeto, voc precisa selecionar objeto e pressionar o boto Propriedades ( ) na barra de ferramentas. Outra forma de cham-la dando um duplo clique no objeto para visualizar as propriedades. Cada objeto tem suas propriedades particulares, sendo assim, a Folha de Propriedade diferente para cada tipo de objeto/controle. Por exemplo, a folha de propriedades do formulrio diferente da folha de propriedades de um controle do tipo Rtulo. O nmero de propriedades para cada objeto selecionado muito grande. Vamos apresentar apenas algumas propriedades bsicas. As propriedades mais avanadas sero vistas no treinamento: Microsoft Access - Recursos Avanados. Na figura a seguir vemos a folha de propriedades de um controlo do tipo Caixa de texto. Este controle est associado com o campo NomeDaEmpresa, do formulrio Cadastro de Clientes, formulrio este que criamos no Exemplo 01.
Folha de propriedades do controle NomeDaEmpresa. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 220 de 220 Origem do Registro A definio da propriedade OrigemDoRegistro pode ser o nome de uma tabela, de uma consulta ou uma instruo SQL. Ou seja, onde sero lidos os registros para serem visualizados no formulrio. Origem do Controle Voc pode utilizar a propriedade OrigemDoControle para especificar quais dados aparecem em um controle. Ela especifica de onde sero lidos os dados para exibio. Esta origem de dados pode ser nome de um campo, uma expresso (clculo) ou simplesmente no ter vnculo com nenhum dado. Modo Padro Voc pode utilizar a propriedade ModoPadro para especificar o modo de abertura de um formulrio. As definies da propriedade Modo Padro so: Definio Descrio Formulrio Simples (Padro) Exibe um registro de cada vez Formulrios Contnuos Exibe vrios registros (tantos quantos couberem na janela atual), cada um em sua prpria cpia da seo detalhe do formulrio. Folha de Dados Exibe os campos do formulrio organizados em linhas e colunas como uma planilha.
Voc pode utilizar a propriedade ModosPermitidos para especificar se usurios podem alternar entre modo Folha de Dados e modo Formulrio clicando no comando Modo Formulrio ou Modo Folha de Dados do menu Exibir ou clicando na seta prxima ao boto Exibir e clicando no Modo Formulrio ou Modo Folha de Dados. As definies da propriedade Modos Permitidos so: Definio Descrio Ambos (Padro) Os usurios podem alternar entre modo Formulrio e modo Folha de Dados. Formulrio Os usurios no podem alternar de modo Formulrio para modo Folha de Dados. Folha de Dados Os usurios no podem alternar de modo Folha de Dados para modo Formulrio.
O modo Estrutura est sempre disponvel (a menos que as permisses determinem o contrrio). Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 221 de 221 Os usurios podero exibir os dados no modo Formulrio ou no modo Folha de Dados. No modo Formulrio, os dados sero exibidos como foram construdos. E no modo Folha de Dados, sero vistos os campos que foram colocados no formulrio, s que como se fosse uma planilha, em linhas e colunas. Barras de Rolagem Voc pode utilizar a propriedade BarrasDeRolagem para especificar se aparecero barras de rolagem em um formulrio ou em um controle caixa de texto. A propriedade BarrasDeRolagem utiliza as definies a seguir: Definio Descrio Nenhuma (Formulrios) (Padro para caixas de texto) Nenhum (caixas de texto) Nenhuma barra de rolagem aparece no formulrio ou caixa de texto. Somente Horizontal (formulrios) (formulrios) A barra de rolagem horizontal aparece no formulrio. No aplicvel a caixas de texto. Somente Vertical (formulrios) Vertical (caixas de texto) A barra de rolagem vertical aparece no formulrio ou caixa de texto. Ambas (formulrios) (Padro para formulrios) As barras de rolagem vertical e horizontal aparecem no formulrio. No aplicvel a caixas de texto. Seletores de Registros Voc pode utilizar a propriedade SeletoresDeRegistros para especificar se um formulrio exibir seletores de registros no modo Formulrio. A propriedade SeletoresDeRegistros utiliza as definies a seguir: Definio Descrio Sim (Padro) Cada registro tem um seletor de registro. No Nenhum registro tem um seletor de registro.
Esta propriedade deve ser utilizada para remover a barra esquerda da seo detalhe do formulrio, chamada de Seletor de Registro, caso no se queira que ela aparea. Esse seletor funciona para marcar o registro que est sendo exibido. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 222 de 222 Botes de Navegao Voc pode utilizar a propriedade BotesDeNavegao para especificar se botes de navegao e uma caixa de nmero de registro so exibidos em um formulrio. Os botes de navegao aparecem na parte de baixo da janela. So pequenos botes que servem para "navegar" entre os registros. O boto ( ) vai para o prximo registro. O boto ( ) volta para o registro anterior. O boto ( ) vai para o ltimo registro. O boto ( ) vai para o primeiro registro. A propriedade BotesDeNavegao utiliza as definies a seguir: Definio Descrio Sim (Padro) O formulrio tem botes de navegao e uma caixa de nmero de registro. No O formulrio no tem botes de navegao nem caixa de nmero de registro.
Os botes de navegao fornecem um meio eficiente de se mover para o primeiro registro, o anterior, o prximo, o ltimo ou um registro vazio (novo). A caixa de nmero de registro exibe o nmero do registro atual. O nmero total de registros exibido prximo aos botes de navegao. Voc pode inserir um nmero na caixa de nmero de registro para ir para um determinado registro. Se voc remover os botes de navegao de um formulrio e desejar criar seus prprios meios de navegao para ele, voc pode criar botes de navegao personalizados e adicion-los ao formulrio. Faremos este exerccio no Exemplo 02, mais adiante. Caixa de Controle Voc pode utilizar a propriedade CaixaDeControle para especificar se um formulrio tem um menu Controle no modo Formulrio e modo Folha de Dados. A propriedade CaixaDeControle utiliza as definies a seguir: Definio Descrio Sim (Padro) O formulrio tem um menu Controle no modo Formulrio e modo Folha de Dados. No O formulrio no tem um menu Controle no modo Formulrio e modo Folha de Dados.
Para exibir um menu Controle em um formulrio, a propriedade CaixaDeControle deve estar definida como Sim e a propriedade EstiloDaBorda do formulrio deve estar definida como Fino, Ajustvel ou Dilogo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 223 de 223 Mesmo quando a propriedade CaixaDeControle de um formulrio est definida como No, o formulrio tem sempre um menu Controle quando aberto no modo Estrutura. Os comandos Maximizar e Minimizar no estaro disponveis no menu Controle se a propriedade do formulrio EstiloDaBorda estiver definida como Dilogo ou se sua propriedade Botes Min Max estiver definida como Nenhum. Botes Min Mx Voc pode utilizar a propriedade BotesMinMax para especificar se os botes Maximizar e Minimizar estaro visveis em um formulrio. A propriedade BotesMinMax utiliza as definies a seguir: Definio Descrio Nenhum Os botes Maximizar e Minimizar no esto visveis. Min Ativado Somente o boto Minimizar est visvel. Mx Ativado Somente o boto Maximizar est visvel. Ambos Ativados (Padro) Ambos os botes Minimizar e Maximizar esto visveis.
Clicar no boto Maximizar de um formulrio amplia o formulrio para preencher toda a janela do Microsoft Access. Clicar no boto Minimizar reduz o formulrio a uma pequena barra de ttulo na parte inferior da janela do Microsoft Access. Para exibir os botes Maximizar e Minimizar em um formulrio, voc deve definir a propriedade EstiloDaBorda como Fina ou Ajustvel e a propriedade CaixaDeControle como Sim. Se voc definir a propriedade EstiloDaBorda como Nenhum ou Dilogo, ou se definir a propriedade CaixaDeControle como No, o formulrio no ter botes Maximizar ou Minimizar, apesar da definio da propriedade BotesMinMax. Mesmo quando a propriedade BotesMinMax est definida com Nenhum, um formulrio sempre tem botes Maximizar e Minimizar no modo Estrutura. Se a propriedade BotesMinMax de um formulrio estiver definida com Nenhum, os comandos Maximizar e Minimizar no estaro disponveis no menu Controle do formulrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 224 de 224 Exemplo 02: Abra o formulrio "Cadastro de Clientes", criado no Exemplo 01 no modo Estrutura. Adicione quatro controles do tipo boto de Comando, os quais devem executar as seguintes funes: Boto Funo ao clicar no boto Ao a selecionar no assistente Prximo Vai para o prximo registro Navegao de registro->Ir para o prximo registro
Anterior Volta para o registro anterior Navegao de registro->Ir para o prximo anterior
Novo Abre um registro em branco, para que possamos cadastrar um novo cliente. Operao de registro->Adicionar novo registro Sair Fecha o formulrio Cadastro de Clientes e volta para o Microsoft Access. Operao de formulrio->Fechar formulrio
Aps criar os quatro botes solicitados, utilize os conhecimentos apresentados para alinhar e dimensionar corretamente os controles, conforme indicado na figura a seguir:
Botes de comando. Aps criar os botes de comando v para o modo Formulrio e teste-os. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 225 de 225 Para fazer as alteraes propostas, faa o seguinte: Abra o banco de dados ExFormularios.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico. Clique na opo Formulrios. Clique no formulrio "Cadastro de Clientes" para seleciona-lo. D um clique no boto Estrutura para abrir o formulrio Cadastro de clientes, no modo estrutura. Se a Caixa de ferramentas no estiver sendo exibida, selecione o comando Exibir -> Caixa de ferramentas. Agora vamos adicionar o boto de comando Novo. D um clique no boto ( ) e libere o mouse, da Caixa de ferramentas. Este boto utilizado para criar um controle do tipo Boto de comando. A seta do mouse se transforma em uma pequena cruz, com um quadradinho branco ao lado. Aponte o mouse para o espao em branco, ao lado do controle NomeDoContato e d um clique. O Microsoft Access abre o "Assistente de boto de comando". Na primeira etapa do assistente escolhemos a ao que ser realizada, quando o usurio clicar no boto de comando. Na coluna da esquerda esto listadas as categorias de aes disponveis: Navegao de registro, Operaes de registro, Operaes de formulrio, Operaes de relatrio, Aplicativo e Miscelnea. Ao clicar em uma categoria, no painel da direita, so exibidas as aes disponveis para a respectiva categoria. Clique na categoria Navegao de registro. Na lista de aes disponveis d um clique na ao: Ir para o prximo registro. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa do assistente. Na segunda etapa do assistente podemos definir um Texto ou uma figura para aparecer no boto de comando. um ou outro, no pode ser definido um texto e tambm uma figura. No campo Texto digite somente Prximo. D um clique no boto Avanar para seguir para a etapa final do Assistente. Nesta etapa damos um nome ao boto de comando. Todo controle de um formulrio deve ter um nome. Digite Prximo e clique no boto Concluir. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 226 de 226 Pronto, o Assistente cria o boto Prximo no formulrio. Agora vamos adicionar os demais botes solicitados no exerccio. Primeiro vamos adicionar todos os botes, depois nos preocuparemos em alinha-los e dimensiona-los corretamente. Vamos adicionar o boto Anterior. D um clique no boto ( ) e libere o mouse, da Caixa de ferramentas. Aponte o mouse para o espao em branco, abaixo do boto Prximo e d um clique. O Microsoft Access abre o "Assistente de boto de comando". Clique na categoria Navegao de registro. Na lista de aes disponveis d um clique na ao: Ir para o registro anterior. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa do assistente. No campo Texto digite somente Anterior. D um clique no boto Avanar para seguir para a etapa final do Assistente. Digite Anterior e clique no boto Concluir. Pronto, o Assistente cria o boto Anterior no formulrio. Vamos adicionar o boto Novo. D um clique no boto ( ) da Caixa de ferramentas e libere o mouse. Aponte o mouse para o espao em branco, abaixo do boto Anterior e d um clique. O Microsoft Access abre o "Assistente de boto de comando". Clique na categoria Operaes de registro. Na lista de aes disponveis d um clique na ao: Adicionar novo registro. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa do assistente. No campo Texto digite somente NOVO. D um clique no boto Avanar para seguir para a etapa final do Assistente. Digite NOVO e clique no boto Concluir. Pronto, o Assistente cria o boto NOVO no formulrio. Vamos adicionar o boto Fechar. D um clique no boto ( ) da Caixa de ferramentas e libere o mouse. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 227 de 227 Aponte o mouse para o espao em branco, abaixo do boto NOVO e d um clique. O Microsoft Access abre o "Assistente de boto de comando". Clique na categoria Operaes de formulrio. Na lista de aes disponveis d um clique na ao: Fechar formulrio. D um clique no boto Avanar para seguir para a prxima etapa do assistente. No campo Texto digite somente Fechar. D um clique no boto Avanar para seguir para a etapa final do Assistente. Digite Fechar e clique no boto Concluir. Pronto, o Assistente cria o boto Fechar no formulrio. Na figura a seguir temos os quatro botes j adicionados, porm desalinhados e com tamanhos diferentes.
Botes de comando adicionados no formulrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 228 de 228 Para alinhar e dimensionar os botes corretamente, faa o seguinte: Em primeiro lugar selecione os quatro botes. Para alinhar os botes utilize as opes do menu Formatar -> Alinhar. Para igualar o tamanho dos botes utilize as opes do menu Formatar -> Dimensionar. Para acertar o espaamento entre os controles, utilize as opes dos menus Formatar -> Espaamento vertical e Formatar -> Espaamento horizontal. O seu formulrio deve estar conforme indicado na figura a seguir:
Controles devidamente alinhados. V para o modo Formulrio e teste os botes de comando. Clique no boto Prximo e observe o resultado. Clique no boto Anterior e observe o resultado. Clique no boto NOVO e observe o resultado. Clique no boto Fechar e observe o resultado. Salve o formulrio. Feche o formulrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 229 de 229 Exerccio: Com base nos conceitos apresentados neste tpico, crie um formulrio para Cadastro de Produtos (baseado na tabela Produtos) e outro para Cadastro de Funcionrios (baseado na tabela Funcionrios). Salve o formulrio para cadastro de Funcionrios com o nome de: Cadastro de funcionrios. Adicione o seguinte ttulo no Rodap do formulrio: "CADASTRO DE CLIENTES - EMPRESA ABC LTDA". Adicione os botes de comando Prximo, Anterior, NOVO e Fechar. Alinhe o texto de todos os rtulos direita.Salve e teste o formulrio. Salve o formulrio para cadastro de Produtos com o nome de: Cadastro de Produtos. Adicione o seguinte ttulo no Rodap do formulrio: "CADASTRO DE PRODUTOS - EMPRESA ABC LTDA". Adicione os botes de comando Prximo, Anterior, NOVO e Fechar. Alinhe o texto de todos os rtulos direita. Salve e teste o formulrio. Concluso: Com isso encerramos o nosso estudo dos aspectos bsicos dos formulrios no Microsoft Access. O prximo passo o estudo dos Relatrios, o que ser feito no prximo item. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 230 de 230 11) Criao de Relatrios Bsicos com o Microsoft Access Introduo - O que so e para o que so utilizados? Um relatrio a maneira de apresentar seus dados em um formato impresso. Como voc tem controle sobre o tamanho e a aparncia de todos os elementos de um relatrio, possvel exibir as informaes da maneira como deseja v-las. A maioria das informaes de um relatrio vm de uma tabela ou de uma consulta, que a fonte dos dados do relatrio. As outras informaes do relatrio so armazenadas na estrutura do relatrio. Por exemplo: ttulo do relatrio e os cabealhos esto armazenados na estrutura do relatrio. A data vem de uma expresso que est armazenada na estrutura do relatrio. Os dados vm de campos em uma tabela, consulta ou instruo SQL base. Os totais vm de expresses que esto armazenadas na estrutura do relatrio. Voc cria um vnculo entre um relatrio e a sua fonte de dados atravs do uso de objetos grficos chamados controles. Os controles podem ser caixas de texto que exibem nomes e nmeros, rtulos que exibem ttulos, e linhas decorativas que organizam dados graficamente e tornam o relatrio mais atraente. Todos os conceitos que foram vistos sobre controles, quando estudamos formulrios, so vlidos para relatrio. Por exemplo, a maneira de mover, dimensionar, criar, alinhar e formatar controles exatamente a mesma. Conforme veremos mais adiante, inclusive o Assistente de relatrio muito semelhante ao Assistente de formulrio. A exemplo dos outros elementos do Microsoft Access, um relatrio possui um modo Estrutura, onde so definidos os controles e todos os demais elementos do relatrio e outros modos, onde so visualizados os resultados obtidos. Para visualizar, na tela, o resultado de um relatrio, nos utilizamos o modo Visualizar impresso e, para imprimir um relatrio, nos temos o modo Imprimir. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 231 de 231 Modo Estrutura O modo Estrutura de um relatrio comparvel com a uma prancheta de trabalho onde um projeto organizado e as ferramentas de que voc precisa esto disponveis. Algumas das ferramentas disponveis neste modo so as barras de ferramentas, as rguas, a caixa de ferramentas e a barra de status. O desenho de um relatrio quase igual ao de um formulrio, sendo que o relatrio possui alguns controles diferentes de formulrios. O funcionamento dos relatrios est baseado em duas fontes de informaes: tabela ou consulta de origem, como fonte de dados, e a prpria estrutura do relatrio. O vnculo entre um relatrio e sua origem de dados criado por objetos grficos chamados controles. Os tipos de controles so: Caixas de texto: exibem nomes e nmeros. Molduras: exibem imagens e grficos. Rtulos: exibem ttulos e linhas e retngulos grficos.
O modo Estrutura de um relatrio. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 232 de 232 Sees de um relatrio As informaes de um relatrio podem estar divididas em sees. Cada seo tem uma finalidade especfica, sendo impressa em uma ordem previsvel na pgina e no relatrio. No modo Estrutura, as sees so representadas como faixas e cada seo contida no relatrio representada uma vez. No relatrio impresso, algumas sees podem ser repetidas vrias vezes. Voc determina onde as informaes aparecem em cada seo posicionando controles, como rtulos e caixas de texto. Cabealho do relatrio: O cabealho do relatrio aparece uma vez no incio de um relatrio (no incio da primeira pgina do relatrio). Voc pode us-lo para itens como um logotipo, ttulo de relatrio ou data de impresso. O cabealho do relatrio impresso antes do cabealho da pgina na primeira pgina do relatrio. Cabealho da pgina: O cabealho da pgina aparece no topo de cada pgina do relatrio. Voc pode utiliz-lo para exibir itens, como ttulos de coluna. Cabealho de grupo: Um cabealho de grupo aparece no incio de um novo grupo de registros. Voc pode utiliz-lo para exibir informaes que se aplicam ao grupo como um todo, tal como o nome de um grupo. Por exemplo, podemos criar um relatrio para exibir o total de vendas por pas. Neste relatrio cada pas constitui um diferente grupo de vendas. Seo detalhe: A seo detalhe contm o corpo principal dos dados de um relatrio. Essa seo repetida para cada registro da origem do registro base do relatrio. Rodap do grupo: Aparece no final de um grupo de registros. Utilizado para itens como totais de grupos. Rodap da pgina: O rodap da pgina aparece na parte inferior de cada pgina do relatrio. Voc pode utiliz-lo para exibir itens como nmeros de pgina. Rodap do relatrio: O rodap do relatrio aparece uma vez ao final do relatrio. Voc pode utiliz-lo para exibir itens como totais do relatrio. O rodap do relatrio a ltima seo na estrutura do relatrio, mas aparece antes do rodap da pgina na ltima pgina do relatrio impresso. O tamanho das sees pode ser ajustado e suas propriedades definidas. Adicionalmente, tambm possvel acrescentar ou remover cabealhos e rodaps sempre que se desejar. Os cabealhos e rodaps, com exceo dos cabealhos e rodaps de grupo, so adicionados/removidos aos pares. Para adicion-los, escolha a opo Cabealho/Rodap do Relatrio/Rodap da Pgina a partir do menu Formatar. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 233 de 233 Controles Os controles so objetos grficos, como uma caixa de texto, uma moldura de objeto no acoplado, um retngulo ou um boto de comando, que voc posiciona no relatrio para exibir dados, executar uma ao ou tornar mais fcil a leitura do relatrio. Os controles podem ser acoplados, no-acoplados ou calculados. Um controle acoplado est ligado a um campo de uma tabela ou consulta base e pode ser utilizado para exibir valores de campos de seu banco de dados. Um controle calculado utiliza uma expresso como sua fonte de dados. Uma expresso pode utilizar dados provenientes de um campo includo em uma tabela ou consulta base de um formulrio ou relatrio ou provenientes de um outro controle no formulrio ou relatrio. Um controle no-acoplado no possui fonte de dados. Voc pode utilizar controles no-acoplados para exibir informaes, linhas, retngulos e figuras. Caixa de Ferramentas A caixa de ferramentas deve ser utilizada para criar controles no relatrio. Para adicionar um controle, clique na ferramenta para selecion-la. Quando voc move o ponteiro sobre o relatrio, o ponteiro altera para a ferramenta da caixa. Clique no relatrio onde deseja localizar o controle.
Nota: Se a Caixa de Ferramentas no estiver sendo exibida, selecione o comando Exibir -> Caixa de ferramentas. Propriedades do relatrio So utilizadas para definir a aparncia geral de um relatrio impresso. Voc pode, por exemplo, utiliz-las para especificar que um cabealho ou rodap da pgina seja impresso em todas as pginas ou exceto naquelas em que o cabealho e o rodap do relatrio so impressos. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Propriedades de relatrios tambm podem ser utilizadas para especificar elementos presentes no modo estrutura do relatrio, tais como as que determinam a largura da grade que voc pode exibir ao criar um relatrio. As trs formas de exibir a folha de propriedades de um relatrio so: Clicar duas vezes na rea cinza fora de qualquer seo do relatrio ou na caixa onde as rguas se encontram no menu Editar, escolher Selecionar Relatrio e, ento, escolher Propriedades no menu Exibir ou clicar no boto Propriedades na barra de ferramentas. Pressionar o boto da direita e escolher a opo propriedades. Criar Relatrios Voc pode criar sozinho um relatrio ou pode fazer o Microsoft Access criar um relatrio para voc utilizando um Assistente de Relatrio. Um Assistente de Relatrio agiliza o processo de criar um relatrio porque faz todo o trabalho bsico para voc. Quando voc utiliza um Assistente de Relatrio, ele lhe solicita informaes e cria um relatrio com base em suas respostas. conveniente utilizar o Assistente de Relatrio para organizar rapidamente seu relatrio. Ento voc pode alternar para modo Estrutura, para personaliz-lo. Vamos criar alguns relatrios, para praticar um pouco. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 235 de 235 Exemplo 01: Criar uma relatrio para emitir uma listagem de Produtos, classificada em ordem alfabtica, pelo nome do produto. O relatrio deve exibir os seguintes campos da tabela Produtos: CdigoDoProduto, NomeDoProduto, UnidadesEmEstoque, NvelDeReposio e Descontinuado. O relatrio deve ser criado no banco de dados ExRelatorios.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico e salvo com o nome de "Listagem de Produtos". Para criar o relatrio Listagem de Pedidos faa o seguinte: Abra o banco de dados ExRelatorios.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico. D um clique na opo Relatrios. D um clique duplo na opo "Criar relatrio usando o assistente". Ser aberta a primeira tela do Assistente do relatrio. Nesta etapa nos selecionamos em qual Tabela/Consulta, o relatrio ser baseado e quais os campos da Tabela/Consulta selecionada, sero exibidos no relatrio. Na lista Tabelas/Consultas selecione a tabela Produtos. Na lista "Campos disponveis adicione os seguintes campos: CdigoDoProduto, NomeDoProduto, UnidadesEmEstoque, NvelDeReposio e Descontinuado. D um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Nesta etapa definimos se haver algum tipo de agrupamento no relatrio. Falaremos mais sobre Agrupamentos no Exemplo 02. No definiremos nenhum tipo de agrupamento para este relatrio. D um clique no boto Avanar, para ir para a prxima etapa do assistente. Na terceira etapa do assistente definimos por qual/quais campos, o relatrio ser classificado. Podemos classificar por at quatro nveis. No nosso exemplo, classificaremos apenas pelo NomeDoProduto. Na lista 1., selecione o campo NomeDoProduto. Observe que, ao lado da lista aparece um boto A/Z. Este boto utilizado para definir a ordem de classificao. A/Z significa classificao ascendente e Z/A significa classificao descendente. D um clique no boto Avanar, para ir para a prxima etapa do assistente. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 236 de 236 Nesta etapa definimos os aspectos visuais do relatrio. A opo Layout define a maneira como os controles sero dispostos no relatrio. Selecione Tabela para esta opo. Na opo Orientao definimos se o relatrio ser impresso no sentido normal da pgina ou com a pgina no sentido horizontal. D um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Na prxima etapa definimos o Estilo para o Relatrio. Um estilo define um conjunto de cores e formataes. Selecione o estilo Negrito. D um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Na etapa final vamos digitar um ttulo para o Relatrio. Digite: LISTAGEM DE PRODUTOS - EMPRESA ABC LTDA Certifique-se de que a opo Visualizar Relatrio esteja selecionada. D um clique no boto Concluir. O Microsoft Access cria e exibe o relatrio, conforme indicado na figura a seguir:
Listagem de Produtos. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 237 de 237 V para o modo Estrutura do formulrio. Para isso selecione o comando Exibir -> Modo estrutura. Salve o relatrio com o nome de "Listagem de Produtos". Feche o relatrio. Exemplo 02: Agora vamos criar um relatrio que utiliza o conceito de Grupos/totais. Neste tipo de relatrio as informaes so agrupadas de acordo com um ou mais campos. Por exemplo, posso ter um relatrio de vendas agrupadas por pas. Neste relatrio aparece o nome do Pas e, logo em seguida, a listagem de todos os pedidos para aquele pas. No final da listagem aparece a soma dos pedidos para o pas. Na seqncia o prximo pas, os pedidos para este pas e assim por diante. Podemos agrupar por mais do que um campo. Por exemplo, podemos agrupar pelo pas e, dentro do pas, por cidade. Com isso apareceria o total para cada Cidade, o total para a cidade e no final o total para o pas. Neste exemplo vamos construir o relatrio com grupos para o pas de destino e, dentro do pas para a cidade. Para construir este relatrio precisamos, antes, construir uma consulta onde faremos o clculo do total por pedido. Em seguida criaremos o relatrio baseado nesta consulta. Vamos salvar esta consulta com o nome de "Total por pedido - relatrio". Vamos salvar o relatrio com o nome de "Totais por Pas- Cidade". Para criar o relatrio "Totais por Pas-Cidade", faa o seguinte: Se o banco de dados ExRelatorio.mdb no estiver aberto, abra-o. Vamos criar, em primeiro lugar, a consulta "Total por pedido - relatrio". Esta consulta ir calcular o total por pedido. Depois criaremos o relatrio baseado nesta consulta. Utilizando os conceitos apresentados no item sobre consultas, crie uma consulta para obter os resultados indicados na prxima figura. Salve a consulta com o nome de "Total por pedido - relatrio". Feche a consulta. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Consulta Total por pedido - relatrio. Agora vamos criar o relatrio Totais por Pas-Cidade, que ser baseado na consulta criada anteriormente. D um clique na opo Relatrios. D um clique duplo na opo "Criar relatrio usando o assistente". Ser aberta a primeira tela do Assistente do relatrio. Nesta etapa nos selecionamos em qual Tabela/Consulta, o relatrio ser baseado e quais os campos da Tabela/Consulta selecionada, sero exibidos no relatrio. Na lista Tabelas/Consultas selecione a consulta Total por pedido - relatrio. Na lista "Campos disponveis d um clique no boto ( ), para adicionar todos os campos. D um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Na segunda etapa definimos como os dados sero exibidos. Para o nosso exemplo selecione a opo "por Detalhes do pedido". D um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Nesta etapa definimos se haver algum tipo de agrupamento no relatrio. O primeiro nvel da agrupamento ser por pas e, dentro do pas, por Cidade. Na lista de campos marque o campo PasDeDestino e d um clique no boto (>), para definir um agrupamento neste campo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 239 de 239 Agora vamos definir o segundo nvel de agrupamento. Na lista de campos marque o campo CidadeDeDestino e d um clique no boto (>), para definir um agrupamento neste campo. D um clique no boto Avanar, para ir para a prxima etapa do assistente. Na quarta etapa do assistente definimos por qual/quais campos, o relatrio ser classificado. Podemos classificar por at quatro nveis. No nosso exemplo, classificaremos primeiro pelo Pasdedestino e, dentro do pas, por CidadeDeDestino. A listagem j classificada, automaticamente, pelos campos nos quais definimos agrupamentos. No nosso exemplo a listagem j , automaticamente, classificada por PasDeDestino e, dentro do pas, por CidadeDeDestino. Dentro da CidadeDeDestino, vamos classificar por DataDoPedido. Na lista 1., selecione o campo DataDoPedido e classificao A/Z. Nesta etapa tambm podemos selecionar quais os clculos desejamos ao final de cada grupo. Por exemplo, se queremos a soma dos pedidos, a mdia dos pedidos, o percentual em relao ao total e assim por diante. Para definir estas opes, d um clique no boto "Opes de resumo...". Surge a janela "Opes de resumo". Nesta janela marque as opes "Soma" e "Mdia". D um clique no boto OK para fechar a janela "Opes de Resumo". Voc estar de volta ao Assistente de relatrio. D um clique no boto Avanar, para ir para a prxima etapa do assistente. Nesta etapa definimos os aspectos visuais do relatrio. A opo Layout define a maneira como os controles sero dispostos no relatrio. Para Layout selecione a opo Nvel. Na opo Orientao definimos se o relatrio ser impresso no sentido normal da pgina ou com a pgina no sentido horizontal. D um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Na prxima etapa definimos o Estilo para o Relatrio. Um estilo define um conjunto de cores e formataes. Selecione o estilo Cinza claro. D um clique no boto Avanar, para seguir para a prxima etapa do assistente. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 240 de 240 Na etapa final vamos digitar um ttulo para o Relatrio. Digite: Totais por Pas-Cidade Certifique-se de que a opo Visualizar Relatrio esteja selecionada. D um clique no boto Concluir. O Microsoft Access cria e exibe o relatrio. Observe que os dados esto agrupados primeiro por PasDeDestino e dentro do pas por CidadeDeDestino. O relatrio est classificado por PasDeDestino, dentro do PasDedestino por CidadeDeDestino e, dentro da Cidade pela DataDoPedido. Observe ao final de cada cidade o valor da Soma e da Mdia dos pedidos para a cidade. Observe ao final de cada pas o valor da Soma e da Mdia dos pedidos para o pas. V para o modo Estrutura do formulrio. Para isso selecione o comando Exibir -> Modo estrutura. Salve o relatrio. Feche o relatrio. Agora vamos fazer alguns exerccios para fixar os conceitos apresentados sobre relatrios. Exerccios: Exerccio 01: Criar um relatrio que inclua os seguintes campos: Campo Tabela NmeroDoPedido Pedidos Data Do Envio Pedidos DataDoPedido Pedidos PasDeDestino Pedidos CidadeDeDestino Pedidos NomeDaEmpresa Clientes NomeDoFuncionrio Funcionrios
O relatrio ser uma simples listagem, classificada em ordem Crescente da DataDoPedido e, dentro da data pelo NomeDaEmpresa. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 241 de 241 Exerccio 02: Criar um relatrio que inclua os seguintes campos: Campo Tabela NmeroDoPedido Pedidos Data Do Envio Pedidos DataDoPedido Pedidos PasDeDestino Pedidos CidadeDeDestino Pedidos
Exibir apenas os registros para o Brasil, EUA, Frana e Mxico, em que a diferena entra a DataDeEnvio e a DataDoPedido seja menor do que 15 dias, com exceo dos pedidos para o RJ e So Paulo, os quais devem ser exibidos, indiferentemente da diferena entre estas duas datas. Exibir a listagem agrupada por Pas, em ordem crescente, isto , primeiro todos os pedidos para o Brasil, depois para os EUA e assim por diante. Exibir o Nome do Pas uma nica vez. Dentro dos pedidos do mesmo pas, classificar por CidadeDeDestino. Concluso: Neste tpico vimos uma srie de detalhes sobre a criao de relatrios com o Microsoft Access. Os relatrios possibilitam a impresso de listagens, a partir dos dados armazenados no banco de dados. No prximo item, que ser o tpico final deste curso, veremos uma breve introduo s Macros. No curso de Access Avanado, as Macros so explicadas em todos os seus detalhes e usos. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 242 de 242 12) Uma introduo a Macros com o Microsoft Access. Neste tpico iremos aprender a utilizar as Macros. Veremos o que so e quais as possibilidades de utilizao das macros, aprenderemos o conceito de evento e os principais eventos disponveis e tambm as diversas macros oferecidas pelo Microsoft Access. Com Macros podemos automatizar uma srie de tarefas repetitivas, economizando tempo. Uma macro pode conter uma ou mais aes, tais como: Executar uma consulta, Abrir um Formulrio, Aplicar um Filtro, etc. A correta utilizao das Macros nos propicia uma srie de facilidades e benefcios as quais somente poderiam ser obtidas com a utilizao de programao (Visual Basic for Applications - VBA). Porm, conforme veremos, a utilizao de Macros muito mais simples e intuitiva. Veremos os seguintes itens: Eventos O que so as Macros e onde utiliz-las Criando Macros e as Aes de Macro Associando Macros a Eventos Eventos: Abaixo temos um conceito de Evento conforme definido na ajuda do Microsoft Access: O que um evento? Um evento uma ao especfica que ocorre sobre ou com um determinado objeto. O Microsoft Access pode responder a vrios eventos: cliques de mouse, alteraes em dados, abertura ou fechamento de formulrios e muitos outros. Os eventos geralmente so o resultado da ao do usurio . Utilizando um procedimento de evento ou uma macro, voc pode adicionar sua prpria resposta personalizada a um evento que ocorra em um formulrio, relatrio ou controle. Conforme podemos concluir pela definio acima, um evento normalmente resultante da ao do Usurio, Por exemplo, um clique de Mouse sobre um Boto de comando em um formulrio, gera o evento "Ao Clicar", associado com o Boto. Um clique duplo no nome de um formulrio para abrir o formulrio, gera o evento "Ao Abrir" associado com o formulrio. Ao entrar em um campo de dados e alterar o valor do campo, ao sair do campo o usurio ter gerado o evento "Aps atualizar" associado com o campo, e assim por diante. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Alm disso podemos associar Macros e Procedimentos a eventos. Com isso ao ocorrer um determinado evento, podemos fazer com que seja executada uma Macro (ou um Procedimento) em resposta a este evento. Por exemplo, ao selecionar um Fornecedor em um lista de Fornecedores, voc pode fazer com que o Microsoft Access exiba somente os produtos do respectivo Fornecedor, em uma lista de produtos. Isto pode ser obtido, associando-se uma Macro ao evento Aps Atualizar da lista de fornecedores. Essa Macro atualiza a lista Produtos, de tal maneira que somente sejam exibidos os Produtos do Fornecedor selecionado. A Utilizao de eventos em associao com Macros e Procedimentos, nos oferece inmeras possibilidades. Muitos dos problemas dirios na utilizao do Microsoft Access com formulrios e relatrios podem ser resolvidos atravs da associao entre eventos e Macros ou Procedimentos. Na figura abaixo podemos ver os diversos procedimentos associados com um formulrio:
Alguns eventos associados com um Formulrio. Para acessar os eventos de qualquer elemento, basta fazer o seguinte: Em um Formulrio ou Relatrio, no Modo Estrutura, d um clique com o boto direito do mouse sobre o elemento cujos eventos voc quer acessar No menu que surge d um clique em Propriedades Na janela que surge, d um clique na Guia Evento Logo em seguida aprenderemos a Criar Macros e associ-las a eventos de Formulrios e Relatrios. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 244 de 244 O que so Macros e como utiliz-las: As macros so objetos de banco de dados, assim como formulrios, tabelas, consultas, etc. As macros fornecem o meio mais fcil de automatizar o seu banco de dados. Quaisquer procedimentos que voc tenha que fazer repetidamente, so bons candidatos a serem transformados em macros. As macros no Microsoft Access so completamente diferentes das macros em outras aplicaes. Uma macro no Microsoft Access no apenas uma srie gravada de toques no teclado ou cliques de mouse, para automatizar tarefas repetitivas; ela realiza muitas funes que, de outra forma, exigiriam codificao. As macros economizam tempo por automatizar tarefas comuns, mas elas (quando escritas adequadamente) tambm ajudam a evitar erros assegurando que cada passo da macro executado na ordem e exatamente como necessrio que seja feito. Voc pode definir uma macro para executar, praticamente, qualquer tarefa que pode ser iniciada com o teclado ou com o Mouse. Um dos grandes benefcios das Macros a sua capacidade de automatizar as respostas para muitos tipos de eventos, seja o evento uma modificao nos dados, a abertura ou fechamento de um formulrio ou relatrio, ou qualquer um dos tantos eventos disponveis no Microsoft Access. Uma Macro pode conter uma nica ao (como executar uma consulta por exemplo) , ou pode conter diversas aes. As aes podem ser executadas incondicionalmente, ou podemos colocar condies para que as aes sejam executadas. Por exemplo, posso fazer com que uma macro Emitir Pedido, associada ao evento Ao Fechar do formulrio pedidos, somente seja executada aps as 17:00. Em que situaes Prticas do dia-a-dia devo utilizar macros : Podemos utilizar Macros para abrir uma tabela, consulta, formulrio ou relatrio em qualquer modo disponvel (estrutura, folha de dados, visualizao de impresso, etc). Tambm podemos utilizar uma macro para fechar qualquer tabela, consulta, formulrio ou relatrio que estiver aberto. Podemos usar as macros para abrir um relatrio em Visualizar Impresso ou para enviar um relatrio diretamente para a impressora. Tambm podemos utilizar as macros para enviar um relatrio para um arquivo do Word, uma Planilha do Excel, um arquivo de texto, ou outros formatos. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 245 de 245 Podemos utilizar macros para abrir uma consulta de seleo no Modo Folha de Dados. Podemos basear os parmetros da consulta em controles de qualquer formulrio que esteja aberto. Por exemplo, podemos escolher Brasil em uma lista de pases e dar um clique em um Boto Pesquisar. Uma macro associada ao evento Ao Clicar do boto pode conter uma ao para Abrir uma consulta a qual utiliza PasDeDestino igual a Brasil como critrio. possvel utilizar uma Macro para executar outras Macros ou mdulos do Microsoft VBA. Tambm podemos utilizar macros para definir o valor de qualquer controle de um formulrio ou relatrio. Podemos simular as aes do teclado e fornecer entrada para caixas de dilogo do sistema, atravs da ao "EnviarSeqnciaDeCaracteres", que veremos mais adiante. Podemos utilizar as macros para aplicar um filtro, ir para qualquer registro ou procurar dados na tabela ou consulta- base de um formulrio. Podemos utilizar as macros com qualquer formulrio para definir uma barra de menus personalizada e substituir a barra de menus padro oferecida pelo Microsoft Access. Macros podem ser utilizadas para executar qualquer um dos comandos em qualquer um dos menus do Access. As macros podem ser utilizadas para dimensionar, minimizar, maximizar ou restaurar qualquer janela dentro da rea de trabalho do Microsoft Access. Podemos mudar o foco para uma janela ou qualquer controle dentro de uma janela. Podemos exibir mensagens informativas e som a fim de chamar a ateno para as mensagens. Tambm podemos desativar os avisos do sistema quando tivermos macros que executam diversas consultas de ao (Atualizao, Anexao, Criao de Tabela ou Excluso), para que no tenhamos que responder Sim para uma srie de perguntas. Podemos utilizar as macros para renomear qualquer objeto do nosso Banco de Dados. Podemos fazer uma cpia de qualquer objeto (Tabela, Consulta, etc) selecionado ou copiar um objeto para outro Banco de Dados do Microsoft Access. Podemos excluir objetos do Banco de Dados. Tambm possvel importar, exportar ou anexar tabelas de outros bancos de dados, ou importar ou exportar planilhas ou arquivos de texto. Podemos iniciar outros aplicativos atravs de uma macro, tanto no DOS quanto aplicativos do prprio Windows, e trocar dados com o aplicativo usando Dynamic Data Exchange (DDE) ou a rea de Transferncia. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 246 de 246 Podemos enviar dados de uma tabela, consulta, formulrio ou relatrio para um arquivo de sada, e depois abrir esses arquivos no aplicativo adequado. Tambm possvel enviar seqncias de teclas para o aplicativo de destino. Podemos fazer muito atravs das macros. Agora aprenderemos como construir macros, e quais as principais aes de macro disponveis no Microsoft Access. Ser fornecido uma lista com todas as aes disponveis, os parmetros de cada ao e a forma de utilizao. Voc pode utilizar essa informao como referncia quando estiver trabalhando com as macros. Criando a Primeira Macro e a Janela de Macros: Agora aprenderemos a criar macros, bem como os detalhes sobre a janela de criao de Macros. Na seqncia ser apresentada uma descrio completa de todas as aes de Macro disponveis no Microsoft Access. Para criar uma macro faa o seguinte: Abra o banco de dados ExMacros.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico. D um clique na Guia Macros. Para criar uma nova macro d um clique no boto "Novo", voc ver a janela indicada na figura abaixo:
Janela para definio de Macros no Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Uma macro constituda de uma ou mais aes. Cada ao definida em uma linha separada. As diversas aes disponveis podem ser selecionadas a partir da coluna ao, na qual existe uma listagem com todas as aes de macro do Microsoft Access. Aps escolher uma ao, caso esta necessite de parmetros adicionais para a sua definio, estes surgem na parte de baixo, conforme indicado na figura a seguir. A medida que voc seleciona um dos parmetros, no espao ao lado, aparece uma explicao sobre o parmetro. Na prxima figura, temos um exemplo da ao "Abrir Consulta" selecionada e dos seus parmetros indicados na parte de baixo.
Ao "Abrir Consulta", a qual apresenta trs parmetros. Para selecionar uma ao, basta abrir a lista de aes e selecionar a ao desejada. Esta lista esta classificada em ordem alfabtica. Dica -> Ao invs de percorrer toda a lista em busca de uma ao, voc pode rapidamente se deslocar para perto da ao desejada. Para isso digite a primeira letra do nome da ao. Por exemplo, ao invs de percorrer a lista em busca da opo "Salvar", basta digitar a letra S que o Microsoft Access ira posicionar na primeira ao que comea com a letra S. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Na linha comentrio voc pode digitar uma descrio para a Ao que est sendo adicionada. Embora no seja obrigatria a colocao de um comentrio, aconselhvel que voc coloque comentrios, pois isto facilita a documentao das Macros. Alm disso daqui a algum tempo, se voc tiver que alterar as macros, fica muito mais fcil se estas possurem comentrios descritivos das aes. Na seqncia temos a descrio dos botes da Barra de Ferramentas da janela de macros: Barra de Ferramentas da janela de criao de Macros. Alguns botes so os mesmos encontrados em diversas janelas (Salvar, Imprimir, Visualizar Impresso, Recortar, Copiar, Colar, Pincel e Desfazer), os 8 primeiros botes, da esquerda para a direita. A partir do nono boto temos a seguinte funcionalidade:
Ao ser clicado, exibe um coluna com o nome da Macro.
Exibe uma coluna de Condies, para que possamos executar as aes de acordo com uma ou mais condies.
Insere uma linha em branco, acima da linha atual.
Exclui a linha atual.
Executa a macro e todas as suas aes
Executa uma nica ao por vez, caso a macro possua vrias aes.
Aciona o Construtor de Expresses
Exibe a Janela Banco de Dados.
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Permite a criao de novos objetos: Tabelas, Consultas, Formulrios, etc
Assistente com ajuda Cada ao definida em uma linha. Uma macro pode conter uma ou mais aes. Podemos tambm ter condies em uma macro. Por exemplo, somente executar se o NmeroDoPedido estiver entre 10500 e 11000. Tudo o que aprendemos sobre critrios em consultas, tambm vlido para condies de execuo em macros. Antes de apresentarmos uma descrio detalhada de todas as aes de macros disponveis, vamos a um rpido exemplo, apenas para ver como funcionam as macros e criarmos a nossa primeira macro. Crie uma macro que exiba uma mensagem "PRIMEIRO TESTE DE MACRO" e depois abra a consulta "Pedidos Trimestrais". Para criar essa macro faa o seguinte: Abra o banco de dados ExMacros.mdb. Se no estiver na janela de criao de macros v para esta janela clicando na guia Macros. D um clique no boto "Novo" Na primeira linha escolha a Ao CaixaDeMensagem. Conforme veremos adiante, esta ao utilizada para abrir uma janela e exibir uma mensagem. Na coluna comentrio da primeira linha coloque: "Exibe uma mensagem de aviso" Observe os parmetros para a ao Caixa de Mensagem, os quais aparecem na parte de baixo da janela. No parmetro "Mensagem:", digite o seguinte: "PRIMEIRO TESTE DE MACRO". Deixe os outros parmetros inalterados, veremos a descrio de cada um mais adiante. Na segunda linha, selecione a ao "AbrirConsulta" Na coluna comentrio da segunda linha coloque: "Abre a consulta Pedidos Trimestrais" Observe os parmetros para a ao "Abrir Consulta", os quais aparecem na parte de baixo da janela. No parmetro "Nome da consulta", abra a lista e escolha "Pedidos Trimestrais". Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 250 de 250 D um clique no boto com o disquete para salvar a macro. O Microsoft Access solicita o nome da macro, digite "Macro 01". Sua macro deve estar conforme indicado na janela abaixo:
Macro com duas aes j definidas: CaixaDeMensagem e AbrirConsulta. Para executar a macro, d um clique no boto com o ponto de exclamao vermelho (!) . Ao ser executada, a primeira ao "CaixaDeMensagem" exibe uma mensagem, conforme indicado na figura abaixo:
Janela com a mensagem gerada pela ao "CaixaDeMensagem." Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 251 de 251 D um clique no boto OK para fechar a mensagem. Ser aberta a consulta "Pedidos Trimestrais. Para fechar a consulta basta clicar no "x" mais interno, pois se voc clicar no x mais de fora, voc fechar o Microsoft Access. Agora vamos a uma descrio completa de todas as Aes de Macro disponveis, bem como os parmetros de cada uma das aes. A Tabela apresentada a seguir pode ser utilizada como fonte de referncia, quando voc estiver criando macros no Microsoft Access. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 252 de 252 AES DE MACRO E OS PARMETROS DE CADA UMA : Ao Descrio Parmetros AbrirConsulta possvel utilizar a ao AbrirConsulta para abrir uma consulta seleo ou de tabela de referncia cruzada no modo Folha de Dados, modo Estrutura ou Visualizar Impresso. Essa ao executa uma consulta ao. Voc pode tambm selecionar um modo de entrada de dados para a consulta. Dica -> Voc pode selecionar uma consulta na janela Banco de Dados e arrast-la para a linha de ao de uma macro. Isso cria automaticamente uma ao AbrirConsulta que abre a consulta no modo Folha de Dados. Nome da Consulta ->O nome da consulta a ser aberta. A caixa Nome da Consulta na seo Argumentos da Ao da janela Macro exibe todas as consultas no banco de dados atual. Esse um argumento requerido. Se voc executar uma macro contendo a ao AbrirConsulta em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar a consulta com esse nome primeiro no banco de dados biblioteca e depois no banco de dados atual. Exibir ->O modo no qual a consulta ser aberta. Clique em Folha de Dados, Estrutura ou Visualizar Impresso na caixa Exibir. O padro Folha de Dados. Modo de Dados ->O modo de entrada de dados para a consulta. Aplica-se somente a consultas abertas no modo Folha de Dados. Clique em Adicionar (o usurio pode adicionar novos registros, mas no pode editar os registros existentes), Editar (o usurio pode editar os registros existentes e adicionar novos registros) ou Somente Leitura (o usurio somente pode ver os registros). O padro Editar. AbrirFormulrio possvel utilizar a ao AbrirFormulrio para abrir um formulrio no modo Formulrio, modo Estrutura do formulrio, Visualizar Impresso ou modo Folha de Dados. Voc pode selecionar entradas de dados e modos de janela para o formulrio e restringir os registros exibidos pelo formulrio. OBS -> Banco de dados biblioteca uma coleo de procedimentos e objetos de banco de dados que voc pode chamar a partir de qualquer aplicativo. Para utilizar os itens da biblioteca, primeiro necessrio estabelecer uma referncia partindo do banco de dados atual para o banco de dados biblioteca. Essa ao semelhante a clicar no boto Abrir ou no boto Estrutura na janela Banco de Dados depois de selecionar um formulrio na guia Formulrios. Um formulrio pode ser de janela restrita (ele deve ser fechado ou mantido oculto para que o usurio possa realizar qualquer outra ao) ou de janela no- restrita (o usurio pode mover para outras janelas enquanto o formulrio est aberto). Ele pode tambm ser um formulrio pop-up (um formulrio Nome do Formulrio ->O nome de o formulrio a ser aberto. A caixa Nome do Formulrio na seo Argumentos da Ao da janela Macro mostra todos os formulrios no banco de dados atual. Esse um argumento requerido. Se voc executar uma macro contendo a ao AbrirFormulrio em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar o formulrio com esse nome primeiro no banco de dados biblioteca e depois no banco de dados atual. Exibir -> O modo em que o formulrio ser aberto. Clique em Formulrio, Estrutura, Visualizar Impresso ou Folha de Dados na caixa Exibir. O padro Formulrio. Observao A definio do argumento Exibir anula as definies das propriedades ModoPadro e ModosPermitidos do formulrio. Por exemplo, se a propriedade ModosPermitidos de um formulrio for definida como Folha de Dados, voc ainda poder utilizar a ao AbrirFormulrio para abrir o formulrio no modo Formulrio. Nome do Filtro -> Um filtro que restringe ou classifica os registros do formulrio. possvel digitar o nome tanto de uma consulta existente quanto de um filtro que tenha sido salvo como uma consulta. Entretanto, a consulta deve incluir todos os campos no formulrio que voc esteja abrindo ou que tenha sua propriedade ResultadoDeTodosOsCampos definida como Sim. Condio Onde -> Uma clusula SQL WHERE vlida (sem a palavra WHERE) ou expresso que o Microsoft Access utiliza para selecionar registros a partir da tabela Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 253 de 253 Continuao da Ao AbrirFormulrio utilizado para reunir ou exibir informaes que permanecem no topo de todas as outras janelas do Microsoft Access). Voc define as propriedades JanelaRestrita e PopUp quando cria a estrutura do formulrio. Caso utilize Normal para o argumento Modo Janela, o formulrio ser aberto no modo especificado pelas definies dessa propriedade. Se voc utilizar Dilogo para o argumento Modo Janela, essas duas propriedades sero definidas como Sim. Um formulrio aberto como oculto ou como um cone retorna ao modo especificado pelas definies de suas propriedades quando voc o exibe ou restaura. Quando voc abre um formulrio com o argumento Modo Janela definido como Dilogo, o Microsoft Access suspende a macro at que o formulrio seja fechado ou ocultado. possvel ocultar um formulrio definindo sua propriedade Visvel como No ao utilizar a ao DefinirValor. Dica -> Voc pode selecionar um formulrio na janela Banco de Dados e arrast-lo para a linha de ao de uma macro. Isso cria automaticamente uma ao AbrirFormulrio que abre o formulrio no modo Formulrio. Alternar para o modo Estrutura enquanto o formulrio est aberto remove a definio da maior parte dos argumentos para o formulrio, como as definies dos argumentos Modo de Dados e Modo Janela. Elas no tero efeito mesmo que o usurio retorne ao modo Formulrio ou ao modo Folha de Dados. O filtro e a condio WHERE que voc aplicar se tornam a definio da propriedade Filtro do formulrio. ou consulta base do formulrio. Se voc selecionar um filtro sem o argumento Nome do Filtro, o Microsoft Access aplicar essa clusula WHERE aos resultados do filtro. Para abrir um formulrio e restringir seus registros queles especificados pelo valor de um controle em outro formulrio, utilize a expresso a seguir: [nomedocampo]=Forms![nomedoformulrio]! [nomedocontrole em outro formulrio] O argumento nomedocampo o nome de um campo na tabela ou consulta base do formulrio que voc deseja abrir. O argumento nomedocontrole em outro formulrio o nome do controle no outro formulrio que contm o valor ao qual voc deseja que os registros no primeiro formulrio correspondam. Observao: O comprimento mximo do argumento Condio Onde de 256 caracteres. Se voc precisar inserir uma clusula SQL WHERE mais complexa, maior que o comprimento mximo, utilize, em vez dela, o mtodo OpenForm do objeto DoCmd no Visual Basic. Voc pode digitar instrues da clusula SQL WHERE com at 32.768 caracteres no Visual Basic. Modo de Dados -> O modo de entrada de dados para o formulrio. Isso se aplica somente aos formulrios abertos no modo Formulrio ou no modo Folha de Dados. Clique em Adicionar (o usurio pode adicionar novos registros, mas no pode editar os registros existentes), Editar (o usurio pode editar os registros existentes e adicionar novos registros) ou Somente Leitura (o usurio somente pode ver os registros). O padro Editar. Observaes: A definio do argumento Modo de Dados anula as definies das propriedades PermitirEdies, PermitirExcluses, PermitirAdies e EntradaDeDados do formulrio. Por exemplo, se a propriedade PermitirAdies de um formulrio for definida como No, voc ainda poder utilizar a ao AbrirFormulrio para abrir o formulrio no modo Editar. Se voc deixar esse argumento em branco, o Microsoft Access abrir o formulrio no modo de entrada de dados definido pelas propriedades PermitirEdies, PermitirExcluses, PermitirAdies e EntradaDeDados do formulrio. Modo Janela -> O modo da janela em que o formulrio aberto. Clique em Normal para que o formulrio fique no modo definido por suas propriedades, Oculto (o formulrio oculto), cone (o formulrio aberto minimizado como uma pequena barra de ttulo na parte inferior da tela) ou Dilogo (as propriedades JanelaRestrita e PopUp do formulrio so definidas como Sim). O padro Normal. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 254 de 254 AbrirMdulo Voc pode utilizar a ao AbrirMdulo para abrir um mdulo especificado do Visual Basic em um procedimento especificado. Este pode ser um procedimento Sub, um procedimento Function ou um procedimento de evento. Comentrios: Voc pode utilizar essa ao para abrir um procedimento de evento especificando o argumento Nome do Mdulo e o argumento Nome do Procedimento. Por exemplo, para abrir o procedimento de evento Click (Ao Clicar) do boto ImprimirFatura do formulrio Pedidos, defina o argumento Nome do Mdulo como Form.Pedidos e defina o argumento Nome do Procedimento como ImprimirFatura_Click. Para visualizar o procedimento de evento de um formulrio ou relatrio, o formulrio ou relatrio precisa estar aberto. Esta ao tem o mesmo efeito que selecionar um mdulo na janela Banco de Dados e em seguida, pressionar o boto Estrutura. Esta ao tambm permite que voc especifique um nome de procedimento e procure pelos procedimentos nos mdulos padro de um banco de dados. Dica Voc pode selecionar um mdulo na janela Banco de Dados e arrast-lo at a linha de ao de uma macro. Isto cria automaticamente uma ao AbrirMdulo que abre o mdulo para a seo Declaraes.
Para executar a ao AbrirMdulo no Visual Basic, utilize o mtodo OpenModule do objeto DoCmd. Nome do Mdulo -> O nome do mdulo que voc deseja abrir. Voc pode deixar este argumento em branco se quiser procurar um procedimento em todos os mdulos padro do banco de dados, e abrir o mdulo apropriado nesse procedimento. Se voc executar uma macro contendo a ao AbrirMdulo em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar primeiro o mdulo com esse nome no banco de dados biblioteca e, em seguida, no banco de dados atual. Nome do Procedimento -> O nome do procedimento para o qual voc deseja abrir o mdulo. Se voc deixar este argumento em branco, o mdulo abrir para a seo Declaraes. Observao: Voc precisa inserir um nome vlido no argumento Nome do Mdulo ou Nome do Procedimento. AbrirRelatrio possvel utilizar a ao AbrirRelatrio para abrir um relatrio no modo Estrutura ou Visualizar Impresso ou para imprimir o relatrio imediatamente.
Voc pode tambm restringir os registros que sero impressos no relatrio. A definio Imprimir para o argumento Exibir imprime o relatrio imediatamente utilizando as definies de impressora atuais, sem abrir a caixa de dilogo Imprimir. Voc pode tambm utilizar a ao AbrirRelatrio para abrir e configurar um relatrio e, em seguida, utilizar a ao Imprimir para imprimi-lo. Por exemplo, convm alterar o relatrio ou utilizar a ao Imprimir para alterar as configuraes da impressora antes de imprimir. O filtro e a condio WHERE que voc aplicar se tornam a definio da propriedade Filtro do relatrio. Nome do Relatrio -> O nome do relatrio a ser aberto. A caixa Nome do Relatrio na seo Argumentos da Ao da janela Macro exibe todos os relatrios no banco de dados atual. Esse um argumento requerido. Se voc executar uma macro contendo a ao AbrirRelatrio em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar pelo relatrio com esse nome primeiro no banco de dados biblioteca e depois no banco de dados atual. Exibir -> O modo no qual o relatrio ser aberto. Clique em Imprimir (imprime o relatrio imediatamente), Estrutura ou Visualizar Impresso na caixa Exibir. O padro Imprimir. Nome do Filtro -> Um filtro que restringe os registros do relatrio. Voc pode digitar o nome de uma consulta existente ou de um filtro que tenha sido salvo como uma consulta. Entretanto, a consulta precisa incluir todos os campos no relatrio que voc est abrindo ou ter sua propriedade ResultadoDeTodosOsCampos definida como Sim. Condio Onde -> Uma clusula SQL WHERE vlida (sem a palavra WHERE) ou expresso que o Microsoft Access utiliza para selecionar registros a partir da tabela Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 255 de 255 Continuao da Ao AbrirRelatrio A ao AbrirRelatrio semelhante a clicar no boto Estrutura, no boto Visualizar ou no comando Imprimir no menu Arquivo da janela Banco de Dados depois de selecionar um relatrio. Dicas Para imprimir relatrios semelhantes para conjuntos de dados diferentes, utilize um filtro ou uma clusula WHERE para restringir os registros impressos no relatrio. Em seguida, edite uma macro para aplicar um filtro diferente ou alterar o argumento Condio Onde. possvel selecionar um relatrio na janela Banco de Dados e arrast- lo para a linha de ao de uma macro. Isso cria automaticamente uma ao AbrirRelatrio que abre o relatrio no modo Visualizar Impresso. ou consulta base do relatrio. Caso selecione um filtro com o argumento Nome do Filtro, o Microsoft Access aplicar essa clusula WHERE aos resultados do filtro. Para abrir um relatrio e restringir seus registros queles especificados pelo valor de um controle em um formulrio, utilize a expresso a seguir: [nomedocampo]=Forms![nomedoformulrio]! [nomedocontrole no formulrio] O argumento nomedocampo o nome de um campo na tabela ou consulta base do relatrio que voc deseja abrir. O argumento nomedocontrole no formulrio o nome do controle no formulrio que contm o valor ao qual voc deseja que os registros no relatrio correspondam. Observao: O comprimento mximo do argumento Condio Onde de 256 caracteres. Caso precise inserir uma clusula SQL WHERE mais complexa e maior do que esse comprimento mximo, utilize, em vez disso, o mtodo OpenReport do objeto DoCmd no Visual Basic. Voc pode inserir instrues da clusula SQL WHERE com at 32.768 caracteres no Visual Basic. AbrirTabela possvel utilizar a ao AbrirTabela para abrir uma tabela no modo Folha de Dados, modo Estrutura ou Visualizar Impresso. Voc pode tambm selecionar um modo de entrada de dados para a tabela. Essa ao semelhante a clicar no boto Abrir ou no boto Estrutura na janela Banco de Dados depois de selecionar uma tabela na guia Tabelas. Dica: Voc pode selecionar uma tabela na janela Banco de Dados e arrast-la para a linha de ao de uma macro. Isso cria automaticamente uma ao AbrirTabela que abre a tabela no modo Folha de Dados. Alternar para o modo Estrutura enquanto a tabela est aberta remove a definio do argumento Modo de Dados da tabela. Essa definio no tem efeito mesmo que o usurio retorne ao modo Folha de Dados. Nome da Tabela -> O nome da tabela a ser aberta. A caixa Nome da Tabela na seo Argumentos da Ao da janela Macro exibe todas as tabelas no banco de dados atual. Esse um argumento requerido. Se voc executar uma macro contendo a ao AbrirTabela em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar pela tabela com esse nome primeiro no banco de dados biblioteca e depois no banco de dados atual. Exibir -> O modo no qual a tabela aberta. Clique em Folha de Dados, Estrutura ou Visualizar Impresso na caixa Exibir. O padro Folha de Dados. Modo de Dados -> O modo de entrada de dados para a tabela. Aplica-se somente a tabelas abertas no modo Folha de Dados. Clique em Adicionar (o usurio pode adicionar novos registros, mas no pode editar os registros existentes), Editar (o usurio pode editar os registros existentes e adicionar novos registros) ou Somente Leitura (o usurio somente pode ver os registros). O padro Editar. AdicionarMenu possvel utilizar a ao AdicionarMenu para criar: Uma barra de menu personalizada para um formulrio ou relatrio. A Nome do Menu -> O nome do menu suspenso a ser adicionado barra de menu personalizada ou global. Digite o nome do menu na caixa Nome do Menu, na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Esse um argumento requerido para barras de menu personalizadas Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 256 de 256 barra de menu personalizada substitui a barra de menu interna para o formulrio ou relatrio. Um menu de atalho personalizado para um formulrio, controle de formulrio ou relatrio. O menu de atalho personalizado substitui o menu de atalho interno para o formulrio, controle de formulrio ou relatrio. Uma barra de menu global. A barra de menu global substitui a barra de menu interna para todas as janelas do Microsoft Access, exceto naquelas em que voc tiver adicionado uma barra de menu personalizada para um formulrio ou relatrio.
Um menu de atalho global. O menu de atalho global substitui o menu de atalho interno para campos em folhas de dados da tabela e consulta, formulrios no modo Formulrio, modo Folha de Dados e Visualizar Impresso e relatrios em Visualizar Impresso, exceto naquelas em que voc tiver adicionado um menu de atalho personalizado para um formulrio, controle de formulrio ou relatrio. e globais. Esse argumento ignorado para menus de atalho personalizados e globais. Para criar uma tecla de acesso de forma que voc possa utilizar o teclado para escolher o menu, digite um "e" comercial (&) antes da letra que voc deseja ser a tecla de acesso. Essa letra ser sublinhada no nome do menu na barra de menu. Nome da Macro do Menu -> O nome do grupo de macros que contm as macros para os comandos do menu. Esse um argumento requerido. Se voc executar uma macro que contm a ao AdicionarMenu em um banco de dados Biblioteca, o Microsoft Access procurar um grupo de macros com esse nome somente no banco de dados atual. Texto da Barra de Status -> O texto a ser exibido na barra de status quando o menu selecionado. Esse argumento ignorado para menus de atalho personalizados e menus de atalho globais. Observao : Embora no Microsoft Access voc ainda possa criar todos esses tipos de menus personalizados utilizando macros que contm aes AdicionarMenu (e todos os menus personalizados existentes que voc tenha criado utilizando macros ainda funcionem), recomendvel cri-los utilizando a caixa de dilogo Personalizar, disponvel apontando para Barras de Ferramentas no menu Exibir e clicando em Personalizar. Enquanto a caixa de dilogo Personalizar est sendo exibida, voc pode facilmente criar um novo menu ou personalizar um menu interno. AlarmeSonoro possvel utilizar a ao AlarmeSonoro para emitir um alarme sonoro pelo alto- falante do computador. possvel utilizar a ao AlarmeSonoro para sinalizar as ocorrncias a seguir: Ocorreram alteraes importantes na tela. Foi digitado um tipo incorreto de dados em um controle. Por exemplo, o usurio inseriu dados numricos em um controle caixa de texto. Uma macro atingiu um ponto especfico ou completou suas aes.
A freqncia e durao do sinal sonoro dependem do hardware, que pode variar de um computador para outro No Possui Argumentos Ampulheta possvel utilizar a ao Ampulheta para alterar o ponteiro do mouse para uma imagem de uma ampulheta (ou outro cone que voc escolha) enquanto uma macro est sendo executada. Essa Ampulheta Ativa -> Clique em Sim (exibe o cone) ou em No (exibe o ponteiro normal do mouse) na caixa Ampulheta Ativa na seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro Sim. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 257 de 257 ao pode fornecer uma indicao visual de que a macro est sendo executada. Isso especialmente til quando uma ao de macro ou a prpria macro demorar muito para ser executada. No Microsoft Windows 95, o cone mostrado por essa ao aquele que voc definiu para Ocupado na guia Ponteiros da caixa de dilogo Propriedades de Mouse do Painel de Controle do Windows (O padro um cone de ampulheta animado). No Windows NT, esse o cone que voc definiu para Aguardar na caixa de dilogo Cursores do Painel de Controle do Windows (O padro tambm um cone de ampulheta). Em ambos os casos, voc pode escolher outro cone se desejar. Voc utilizar essa ao com freqncia se tiver desativado o eco utilizando a ao Eco. Quando o eco est desativado, o Microsoft Access suspende as atualizaes da tela at que a execuo da macro seja concluda. O Microsoft Access redefine automaticamente o argumento Ampulheta Ativa como No quando a execuo da macro concluda. AplicarFiltro possvel utilizar a ao AplicarFiltro para aplicar um filtro, uma consulta ou uma clusula SQL WHERE a uma tabela, formulrio ou relatrio para restringir ou classificar os registros na tabela ou os registros da tabela ou consulta base ou consulta do formulrio ou relatrio. Para relatrios, possvel utilizar essa ao somente em uma macro especificada pela propriedade de evento AoAbrir do relatrio possvel aplicar um filtro ou consulta a um formulrio no modo Formulrio ou no modo Folha de Dados. O filtro e a condio WHERE que voc aplicar se tornam a definio da propriedade Filtro do formulrio ou relatrio. Para tabelas e formulrios, essa ao semelhante a clicar em Aplicar Filtro/Classificao no menu Registros ou clicar em Aplicar Filtro na barra de ferramentas. O comando de menu ou boto se aplicam ao filtro criado mais recentemente na tabela ou formulrio, enquanto que a ao AplicarFiltro se aplica ao filtro ou consulta especificada. Se voc apontar para Filtrar no menu Registros e, em seguida, clicar em Filtrar/Classificar Avanado depois de executar a ao AplicarFiltro, a janela Filtrar/Classificar Avanado mostrar os critrios de filtragem que voc havia Nome do Filtro -> O nome de um filtro ou consulta que restringe ou classifica os registros da tabela, formulrio ou relatrio. Digite o nome de uma consulta existente ou um filtro que tenha sido salvo como uma consulta na caixa Nome do Filtro na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Condio Onde Uma -> Clusula SQL WHERE vlida (sem a palavra WHERE) ou uma expresso que restringe os registros da tabela, formulrio ou relatrio. Observao: Em uma expresso de argumento Condio Onde, o lado esquerdo da expresso normalmente contm um nome de campo da tabela ou consulta base para o formulrio ou relatrio. O lado direito da expresso geralmente contm os critrios que voc deseja aplicar a esse campo, de forma a restringir ou classificar os registros. Por exemplo, os critrios podem ser o nome de um controle em outro formulrio que contm o valor ao qual voc deseja que os registros do primeiro formulrio correspondam. O nome do controle deve ser totalmente qualificado, por exemplo: Forms!nomedoformulrio!nomedocontrole O comprimento mximo do argumento Condio Onde de 256 caracteres. Se voc precisar inserir uma clusula SQL WHERE maior, utilize o mtodo ApplyFilter do objeto DoCmd no Visual Basic. Voc pode inserir instrues de clusula SQL WHERE com at 32.768 caracteres no Visual Basic Observao: necessrio utilizar um ou os dois argumentos. Voc pode utilizar o argumento Nome do Filtro se j tiver definido um filtro que fornea os dados apropriados. possvel utilizar o argumento Condio Onde para inserir diretamente os critrios de restrio. Se voc utilizar ambos os
argumentos, o Microsoft Access Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 258 de 258 Continuao da Ao AplicarFiltro selecionado com essa ao. Para remover um filtro e exibir todos os registros de uma tabela ou formulrio, possvel utilizar a ao MostrarTodosRegistros, o comando Remover Filtro/Classificao no menu Registros ou Remover Filtro na barra de ferramentas. Quando voc salva uma tabela ou formulrio, o Microsoft Access salva qualquer filtro definido atualmente naquele objeto, mas no aplica automaticamente o filtro da prxima vez em que o objeto for aberto (embora aplique automaticamente qualquer classificao que voc tenha aplicado ao objeto antes de salv-lo). Se voc desejar aplicar um filtro automaticamente quando um formulrio aberto pela primeira vez, especifique uma macro contendo a ao AplicarFiltro ou um procedimento de evento contendo o mtodo ApplyFilter do objeto DoCmd como a definio da propriedade de evento AoAbrir do formulrio. Voc pode tambm aplicar um filtro utilizando a ao AbrirFormulrio ou AbrirRelatrio ou seus mtodos correspondentes. Para aplicar automaticamente um filtro quando uma tabela aberta pela primeira vez, possvel abrir a tabela utilizando uma macro contendo a ao AbrirTabela, imediatamente seguida pela ao AplicarFiltro. aplicar a clusula WHERE aos resultados do filtro. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 259 de 259 CaixaDeMensagem possvel utilizar a ao CaixaDeMensagem para exibir uma caixa de mensagem contendo uma mensagem de aviso ou de informao. Por exemplo, possvel utilizar a ao CaixaDeMensagem com macros de validao. Quando um controle ou registro no passa por uma condio de validao na macro, uma caixa de mensagem pode exibir uma mensagem de erro e fornecer instrues sobre o tipo de dados que deve ser inserido. Mensagem -> O texto na caixa de mensagem. Digite o texto da mensagem na caixa Mensagem da seo Argumentos da Ao da janela Macro. possvel digitar at 255 caracteres ou inserir uma expresso (precedida por um sinal de igual). AlarmeSonoro -> Especifica se o alto-falante do seu computador emitir um aviso sonoro uma vez quando a mensagem for exibida. Clique em Sim (soa o aviso sonoro) ou No (no soa o aviso sonoro). O padro Sim. Tipo -> O tipo da caixa de mensagem. Cada tipo tem um cone diferente. Clique em Nenhum, Crtico, Aviso?, Aviso! ou Informao. O padro Nenhum. Ttulo -> O texto exibido na barra de ttulo da caixa de mensagem. Por exemplo, possvel fazer com que a barra de ttulo exiba "Validao do Cdigo do Cliente ". Se voc deixar esse argumento em branco, ser exibido o texto "Microsoft Access". CancelarEvento possvel utilizar a ao CancelarEvento para cancelar o evento que fez com que o Microsoft Access executasse a macro contendo essa ao. O nome da macro a definio de uma propriedade de evento como AntesDeAtualizar, AoAbrir, AoDescarregar ou AoImprimir. Observao possvel utilizar a ao CancelarEvento com o evento MouseDown somente para cancelar o evento que ocorre quando voc clica com o boto direito do mouse em um objeto. Se a configurao da propriedade de evento AoClicarDuasVezes de um controle especificar uma macro que contm a ao CancelarEvento, a ao cancelar o evento DblClick. Para eventos que podem ser cancelados, o comportamento padro para o evento (isto , o que o Microsoft Access normalmente faz quando o evento ocorre) ocorre depois que a macro para o evento executada. Isso permite cancelar o comportamento padro. Por exemplo, quando voc clica duas vezes em uma palavra onde est o ponto de insero em uma caixa de texto, o Microsoft Access normalmente seleciona a palavra. possvel cancelar esse comportamento padro na macro para o evento DblClick e executar alguma outra ao, como abrir um formulrio que contm informaes sobre os dados na caixa de texto. Para eventos que no podem ser cancelados, o comportamento padro ocorre antes que a macro seja executada. No Possui parmetros Em um formulrio, geralmente voc utiliza a ao CancelarEvento em uma macro de validao com a propriedade de evento AntesDeAtualizar. Quando um usurio insere dados em um controle ou registro, o Microsoft Access executa a macro antes de adicionar os dados ao banco de dados. Se os dados no satisfizerem as condies de validao na macro, a ao CancelarEvento cancelar o processo de atualizao antes que ele seja iniciado. Freqentemente voc utiliza essa ao com a ao CaixaDeMensagem para indicar que os dados no satisfizeram as condies da validao e fornecer informaes teis sobre o tipo de dados que deveria ser inserido. CopiarObjeto possvel utilizar a ao CopiarObjeto para copiar o objeto de banco de dados especificado para outro banco de dados do Microsoft Access ou para o mesmo banco de dados com um novo nome. Por exemplo, possvel copiar ou efetuar Destino -> Um caminho e um nome de arquivo vlidos para o banco de dados de destino. Digite o caminho e o nome do arquivo na caixa Banco de Dados de Destino na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Deixe esse argumento em branco se desejar selecionar o banco de dados atual. Se voc executar uma macro contendo a ao Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Continuao da Ao CopiarObjeto backup de um objeto existente em um outro banco de dados ou criar rapidamente um objeto semelhante com algumas alteraes. A ao CopiarObjeto semelhante a selecionar um objeto na janela Banco de Dados, clicar em Copiar no menu Editar e, ento, clicar em Colar, no menu Editar. A caixa de dilogo Colar Como exibida para que voc possa dar um novo nome ao objeto. A ao CopiarObjeto executa todas essas etapas automaticamente. Voc pode tambm copiar um objeto selecionado na janela Banco de Dados ou um objeto aberto na janela Tabela, janela Consulta, janela Formulrio, janela Relatrio, janela Macro ou janela Mdulo clicando em Salvar Como/Exportar, no menu Arquivo. A caixa de dialogo Salvar Como oferece a opo de salvar uma cpia do objeto no banco de dados atual com um novo nome ou salvar o objeto em outro banco de dados. Caso esse objeto j tiver sido salvo e voc salv-lo no banco de dados atual com um novo nome, a verso original ainda existir com o seu nome anterior. O caminho e o nome de arquivo do banco de dados de destino devem existir antes de a macro executar a ao CopiarObjeto. Se eles no existirem, o Microsoft Access exibir uma mensagem de erro. CopiarObjeto em um banco de dados Biblioteca e deixar esse argumento em branco, o Microsoft Access copiar o objeto para o banco de dados Biblioteca. Novo Nome -> Um novo nome para o objeto. Quando copiar para um banco de dados diferente, deixe esse argumento em branco para manter o nome atual. Tipo do Objeto de Origem -> O tipo do objeto que voc deseja copiar. Clique em Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo. Para copiar o objeto selecionado na janela Banco de Dados, deixe esse argumento em branco. Nome do Objeto de Origem -> O nome do objeto a ser copiado. A caixa Nome do Objeto de Origem mostra todos os objetos no banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo do Objeto de Origem. Na caixa Nome do Objeto de Origem, clique no objeto a ser copiado. Se voc deixar o argumento Tipo do Objeto de Origem em branco, deixe tambm esse argumento em branco. Se voc executar uma macro que contm a ao CopiarObjeto em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access ir procurar o objeto com esse nome primeiro no banco de dados biblioteca e depois no banco de dados atual. necessrio digitar um valor tanto para um quanto para ambos os argumentos Banco de Dados de Destino e Novo Nome para essa ao. Se voc deixar os argumentos Tipo do Objeto de Origem e Nome do Objeto de Origem em branco, o Microsoft Access copiar o objeto selecionado na janela Banco de Dados. Para selecionar um objeto na janela Banco de Dados, possvel utilizar a ao SelecionarObjeto com o argumento Na Janela Banco de Dados definido como Sim. DefinirAvisos Voc pode utilizar a ao DefinirAvisos para ativar ou desativar as mensagens do sistema. Executar esta ao com o argumento Avisos Ativos definido como No tem o mesmo efeito que pressionar ENTER sempre que um aviso ou caixa de mensagem for exibido. Tipicamente, um boto OK ou Sim escolhido em resposta ao aviso ou mensagem. Quando a macro termina, o Microsoft Access ativa automaticamente a exibio das mensagens do sistema. Freqentemente, voc utilizar esta ao com a ao Eco, que oculta os resultados de uma macro at ela terminar. Voc pode utilizar a ao DefinirAvisos para ocultar os avisos e tambm as caixas de mensagem. Avisos Ativos -> Especifica se as mensagens do sistema so exibidas. Clique em Sim (para ativar as mensagens do sistema) ou No (para no desativar as mensagens do sistema) na caixa Avisos Ativos na seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro No. Voc pode utilizar esta ao para evitar que avisos modais e caixas de mensagem interrompam a macro. Entretanto, as mensagens de erro so sempre exibidas. Alm disso, o Microsoft Access exibe qualquer caixa de dilogo que exija entrada que no seja apenas a escolha de um boto ( como OK, Cancelar, Sim ou No) por exemplo, qualquer caixa de dilogo que exija que voc digite texto ou selecione uma dentre vrias opes. Cuidado : Embora a ao DefinirAvisos possa simplificar as interaes com macros, voc precisa ser cuidadoso ao desativar as mensagens do sistema. Em algumas situaes, voc no desejar continuar uma Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 261 de 261 macro se uma determinada mensagem de aviso for exibida. A menos que voc esteja seguro das conseqncias de todas as aes de macro, voc deve evitar usar esta ao. DefinirItemDoMenu Voc pode utilizar a ao DefinirItemDoMenu para definir o estado dos itens de menu (ativado ou desativado, com ou sem marca de verificao) na barra de menu personalizada ou barra de menu global da janela ativa. Observao -> A ao DefinirItemDoMenu s funciona com barras de menu personalizadas e barras de menu globais criadas atravs da utilizao de macros de barra de menu. A ao DefinirItemDoMenu foi includa nesta verso do Microsoft Access somente por questes de compatibilidade com as verses anteriores. Ela no funciona com a nova funcionalidade das barras de comando. Entretanto, voc pode utilizar as propriedades Enable e State no Visual Basic para desativar ou ativar e para marcar ou desmarcar os itens nas novas barras de menu, barras de ferramentas e menus de atalho. A ao DefinirItemDoMenu s funciona em uma barra de menu personalizada ou barra de menu global para a janela ativa. Ela no funciona nas barras de menu internas do Microsoft Access, e se a janela ativa no tiver uma barra de menu personalizada ou uma barra de menu global, a execuo de uma macro contendo a ao DefinirItemDoMenu causar um erro em tempo de execuo. Observe que uma barra de menu global, se voc tiver definido uma, substitui a barra de menu interna para todas as janelas do Microsoft Access, exceto onde voc tiver adicionado uma barra de menu personalizada para um formulrio ou relatrio. Voc pode utilizar esta ao para definir o estado dos comandos e subcomandos de menu, mas no subcomandos de subcomandos. Para executar a ao DefinirItemDoMenu no Visual Basic, utilize o mtodo SetMenuItem do objeto DoCmd. ndice de Menu -> O ndice do menu que contm o comando cujo estado voc deseja definir. Digite um valor Inteiro, comeando a partir de 0, para o ndice do menu desejado na barra de menu personalizada ou barra de menu global para a janela ativa. Digite o valor do ndice na caixa ndice de Menu na seo Argumentos da Ao da janela Macro. O ndice relativo posio do menu na macro de barra de menu para a barra de menu personalizada ou para a barra de menu global (a posio da ao AdicionarMenu deste menu na macro da barra de menu, contando a partir de 0). A exibio da barra de menu poder ser um tanto diferente, uma vez que voc pode utilizar expresses condicionais na macro de barra de menu para ocultar ou exibir itens de menu personalizados. Este um argumento requerido. Se voc selecionar um menu com esse argumento e deixar vazios os argumentos ndice de Comando e ndice de Subcomando, voc poder ativar ou desativar o prprio nome do menu. Voc no poder, contudo, ativar ou desativar um nome de menu (o Microsoft Access ignora as definies Ativar e Desativar do argumento Sinalizador para nomes de menu). ndice de Comando -> O ndice do comando cujo estado voc deseja definir. Digite um valor Inteiro, comeando a partir de 0, para o ndice do comando desejado no menu selecionado pelo argumento ndice de Menu. O ndice relativo posio do comando no grupo de macro que define o menu selecionado para a barra de menu personalizada ou barra de menu global (a posio da macro deste comando no grupo de macro, contanto a partir de 0). A exibio do menu pode ser um tanto diferente, uma vez que voc pode utilizar expresses condicionais no grupo de macro do menu para ocultar ou exibir comandos de menu personalizados. ndice de Subcomando ->O ndice do subcomando cujo estado voc deseja definir. Isto s se aplica se o comando desejado tem um submenu. Digite um valor Inteiro, comeando a partir de 0, para o ndice do subcomando desejado no submenu selecionado pelo argumento ndice de Comando. O ndice relativo posio do subcomando no grupo de menu que define o submenu selecionado para a barra de menu personalizada ou barra de menu global (a posio da macro deste subcomando no grupo de macro, comeando a partir de 0). Sinalizador -> O estado para o qual voc deseja definir o comando ou subcomando. Clique em Cinza (para desativar o comando ele aparece esmaecido), Anular Cinza (para ativ-lo), Ativar (para colocar uma marca de verificao ao lado do comando normalmente indicando que foi selecionado ou alternado) ou Desativar (para remover a marca). O padro Anular Cinza. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 262 de 262 DefinirValor Voc pode utilizar a ao DefinirValor para definir o valor de um campo, controle ou propriedade do Microsoft Access em um formulrio, na folha de dados de um formulrio, ou em um relatrio. Observao: Voc no pode utilizar a ao DefinirValor para definir o valor dos controles a seguir: Controles acoplados e controles calculados em relatrios. Controles calculados em formulrios. Dica: Voc pode utilizar a ao DefinirValor para ocultar ou exibir um formulrio no modo Formulrio. Insira Forms!nomedoformulrio.Visvel na caixa Item e No ou Sim na caixa Expresso. A definio da propriedade Visvel de um formulrio modal como No oculta o formulrio e o torna no modal. A definio da propriedade como Sim exibe o formulrio e o torna modal novamente. A alterao do valor ou o acrscimo de novos dados em um controle pelo uso da ao DefinirValor em uma macro no aciona eventos tais como BeforeUpdate, BeforeInsert ou Change que ocorrem quando voc altera ou insere dados nesses controles atravs da interface do usurio. Esses eventos tambm no ocorrem se voc definir o valor do controle utilizando o Visual Basic. Item -> O nome do campo, controle ou propriedade cujo valor voc deseja definir. Digite o nome do campo, do controle ou da propriedade na caixa Item na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Voc precisa utilizar a sintaxe completa para se referir a este item, como em nomedocontrole (para um controle no formulrio ou relatrio a partir do qual a macro foi chamada) ou Forms!nomedoformulrio!nomedocontrole. Este um argumento requerido. Expresso -> A expresso que o Microsoft Access utiliza para definir o valor deste item. Voc precisa sempre utilizar a sintaxe completa para se referir a qualquer um dos objetos na expresso. Por exemplo, para aumentar em 10 por cento o valor em um controle Salrio de um formulrio Funcionrios, utilize Forms!Funcionrios!Salrio*1.1. Este um argumento requerido. Observao: Voc no deve utilizar um sinal de igualdade (=) antes da expresso desse argumento. Se voc o fizer, o Microsoft Access avaliar a expresso e, em seguida, usar este valor como expresso nesse argumento. Isto pode produzir resultados inesperados se a expresso for uma seqncia. Por exemplo, se voc digitar ="Seqncia1" para este argumento, o Microsoft Access primeiro avaliar a expresso como Seqncia1. Ele ento usar Seqncia1 como expresso nesse argumento, esperando encontrar um controle ou propriedade chamada Seqncia1 no formulrio ou relatrio que chamou a macro. Voc pode utilizar esta ao para definir um valor para um campo ou controle de um formulrio, uma folha de dados de formulrio ou um relatrio. Voc tambm pode definir o valor para quase todas as propriedades de controle, formulrio ou relatrio em qualquer modo. Para descobrir se uma determinada propriedade pode ser definida pela utilizao de uma macro e em quais modos ela pode ser definida, consulte o tpico sobre essa propriedade. Voc pode tambm definir o valor de um campo na tabela base de um formulrio mesmo que o formulrio no contenha um controle acoplado ao campo. Utilize a sintaxe Forms!nomedoformulrio!nomedocampo na caixa Item para definir o valor de tal campo. Voc tambm pode se referir a um campo na tabela base de um relatrio utilizando a sintaxe Reports!nomedorelatrio!nomedocampo , mas precisa haver um controle no relatrio acoplado a esse campo ou o campo precisa estar referido em um controle calculado no relatrio. Quando voc define o valor de um controle em um formulrio, a ao DefinirValor no aciona as regras de validao do controle no nvel do formulrio, mas aciona as regras de validao do campo base no nvel de tabela se o controle for um controle acoplado. A ao DefinirValor tambm aciona o reclculo, mas este pode no acontecer imediatamente. Para acionar um redesenho imediato e forar a concluso do reclculo, utilize a ao RedesenharObjeto. O valor que voc define em um controle utilizando a ao DefinirValor tambm no afetado por uma mscara de entrada definida na propriedade MscaraDeEntrada do controle ou do campo base. Para alterar o valor de um controle, voc pode utilizar a ao DefinirValor em uma macro especificada pela propriedade de evento ApsAtualizar do controle. Entretanto, voc no pode utilizar a ao DefinirValor em uma macro especificada pela Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 263 de 263 propriedade de evento AntesDeAtualizar de um controle para alterar o valor do controle (embora voc possa utilizar DefinirValor para alterar o valor de outros controles). Voc tambm pode utilizar a ao DefinirValor em uma macro especificada pela propriedade AntesDeAtualizar ou ApsAtualizar de um formulrio para alterar o valor de qualquer um dos controles do registro atual. Eco possvel utilizar a ao Eco para especificar se o eco est ativo. Por exemplo, voc pode utilizar essa ao para ocultar ou exibir os resultados de uma macro enquanto ela est sendo executada. possvel executar a ao Eco mais de uma vez em uma macro. Isso permite que voc altere o texto da barra de status durante a execuo de uma macro. Se voc desativar o eco, poder utilizar a ao Ampulheta para alterar o ponteiro do mouse para um cone de ampulheta (ou qualquer cone de ponteiro do mouse que voc tenha definido para "Ocupado" no Microsoft Windows 95 ou "Aguardar" no Windows NT) para fornecer uma indicao visual de que a macro est sendo executada. Eco Ativo -> Clique em Sim (ativar o eco) ou em No (desativar o eco) na caixa Eco Ativo na seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro Sim. Texto da Barra de Status -> O texto a ser exibido na barra de status quando o eco est ativo. Por exemplo, quando o eco est desativado, a barra de status pode exibir "A macro est sendo executada." Quando o Microsoft Access executa uma macro, as atualizaes da tela freqentemente mostram informaes que no so essenciais ao funcionamento da macro. Ao definir o argumento Eco Ativo como No, a macro ser executada sem atualizar a tela. Quando a macro concluda, o Microsoft Access automaticamente reativa o eco e redesenha a janela. A definio No para o argumento Eco Ativo no afeta a macro ou seus resultados. A ao Eco no suprime a exibio de caixas de dilogo de janelas restritas, como as mensagens de erro, ou formulrios pop-up, como folhas de propriedades. Voc pode utiliz-las para reunir ou exibir informaes quando o eco est desativado. Utilize a ao DefinirAvisos para desativar todas as mensagens ou caixas de dilogo, exceto as caixas de mensagens de erro e as caixas de dilogo que requerem que o usurio insira informaes. EncontrarPrximo LocalizarPrximo possvel utilizar a ao LocalizarPrximo para localizar o prximo registro que satisfaz os critrios especificados pela ao LocalizarRegistro anterior ou a caixa de dilogo Localizar no Campo, disponvel clicando em Localizar no menu Editar. Voc pode utilizar a ao LocalizarPrximo para pesquisar registros repetidamente. Por exemplo, possvel mover sucessivamente por todos os registros para um cliente especfico. Essa ao tem o mesmo efeito de utilizar o boto Localizar Prximo na caixa de dilogo Localizar no Campo. Observao: Embora a ao LocalizarRegistro corresponda ao comando Localizar do menu Editar para tabelas, consultas e formulrios, ela no corresponde ao comando Localizar do menu Editar da janela Mdulo. No possvel utilizar a ao Esta Ao no possui Parmetros. A ao LocalizarPrximo no tem argumentos. A ao LocalizarPrximo encontra o prximo registro que satisfaz os critrios definidos pela ao LocalizarRegistro ou na caixa de dilogo Localizar no Campo. Os argumentos para a ao LocalizarRegistro so compartilhados com as opes da caixa de dilogo Localizar no Campo. Para definir os critrios de localizao, utilize a ao LocalizarRegistro. Normalmente, voc insere uma ao LocalizarRegistro em uma macro e, depois, utiliza a ao LocalizarPrximo para localizar registros subseqentes que satisfazem os mesmos critrios. Para localizar registros somente quando uma determinada condio for satisfeita, voc pode inserir uma expresso condicional na coluna Condio da linha de ao para a ao LocalizarPrximo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 264 de 264 LocalizarRegistro ou a ao LocalizarPrximo para localizar textos em mdulos. Dica : Se voc tiver definido o argumento Somente Campo Atual da ao LocalizarRegistro como Sim, talvez precise utilizar a ao IrParaControle para mover o foco para o controle contendo os dados que voc est localizando antes de utilizar a ao LocalizarPrximo. EncontrarRegistro LocalizarRegistro possvel utilizar a ao LocalizarRegistro para localizar a primeira instncia de dados que satisfazem os critrios especificados pelos argumentos LocalizarRegistro. Ela pode estar no registro atual, em um registro subseqente ou anterior ou no primeiro registro. Voc pode localizar registros na folha de dados da tabela, na folha de dados da consulta, na folha de dados do formulrio ou no formulrio ativos. Quando uma macro executa uma ao LocalizarRegistro, o Microsoft Access procura os dados especificados nos registros (a ordem da localizao determinada pela definio do argumento Localizar). Quando o Microsoft Access encontra os dados especificados, esses dados so selecionados no registro. A ao LocalizarRegistro equivalente a clicar em Localizar, no menu Editar, e seus argumentos so os mesmos das opes na caixa de dilogo Localizar no Campo, disponvel clicando em Localizar no menu Editar. Se voc definir os argumentos LocalizarRegistro na janela Macro e, depois, executar a macro, ver as opes correspondentes selecionadas na caixa de dilogo Localizar no Campo quando clicar em Localizar. O Microsoft Access retm os argumentos LocalizarRegistro mais recentes durante uma sesso de banco de dados, de maneira que voc no precisa inserir os mesmos critrios repetidamente medida que executa operaes LocalizarRegistro subseqentes. Se voc deixar um argumento em branco, o Microsoft Access utilizar a configurao mais recente para o argumento, como definida por uma ao LocalizarRegistro anterior ou na caixa de dilogo Localizar no Campo. Quando voc desejar localizar um registro utilizando uma macro, utilize a ao LocalizarRegistro, no a ao ExecutarComando com seus argumentos definidos para executar o comando Localizar -> Especifica os dados que voc deseja localizar no registro. Insira o texto, nmero ou data que deseja localizar ou digite uma expresso, que precedida por um sinal de igual (=), na caixa Localizar na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Voc pode utilizar caracteres curinga. Esse um argumento requerido. Coincidir -> Especifica onde os dados esto localizados no campo. Voc pode especificar uma localizao de dados em qualquer parte do campo (Qualquer Parte do Campo), de dados que preenchem todo o campo (Campo Inteiro) ou de dados localizados no incio do campo (Incio do Campo). O padro Campo Inteiro. Maiscula/minscula -> Especifica se a localizao coincide maisculas e minsculas (letras maisculas e minsculas devem ter correspondncia exata). Clique em Sim (realizar uma localizao que coincide maisculas de minsculas) ou No (localizao sem correspondncia exata de letras maisculas e minsculas). O padro No. Localizar -> Especifica se a localizao realizada a partir do registro atual at o incio dos registros (Acima), at o final dos registros (Abaixo) ou at o final dos registros e depois a partir do incio dos registros at o registro atual, de maneira que todos os registros so localizados (Tudo). O padro Tudo. Localizar Como Formatado -> Especifica se a localizao inclui dados formatados. Clique em Sim (o Microsoft Access localiza os dados da maneira como eles esto formatados e exibidos no campo) ou No (o Microsoft Access localiza os dados da maneira como eles esto armazenados no banco de dados, o que nem sempre igual a forma como eles so exibidos). O padro No. Voc pode utilizar esse recurso para restringir a localizao aos dados em um determinado formato. Por exemplo, clique em Sim e digite 1.234 no argumento Localizar para localizar um valor 1.234 em um campo formatado para incluir ponto. Clique em No se desejar inserir 1234 para a localizao dos dados nesse campo. Para localizar datas, clique em Sim para localizar uma data exatamente como ela est formatada, como 03-Maro-1991. Se voc clicar em No, insira a data no argumento Localizar no formato definido na caixa de dilogo Propriedades de Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows. (Essa a caixa Estilo de Data Abreviada encontrada na guia Data da caixa de dilogo Propriedades de Configuraes Regionais.) Por exemplo, se a caixa Estilo de Data Abreviada estiver definida como M/d/aa, voc poder digitar 3/9/91, e o Microsoft Access ir localizar todas as entradas em um campo Data que correspondam a 9 de maro de 1991, sem considerar a formatao do campo. Observao Esse argumento tem efeito somente se o campo atual for um controle acoplado, o argumento Coincidir estiver Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 265 de 265 Localizar. Observao: Embora a ao LocalizarRegistro corresponda ao comando Localizar, no menu Editar, para tabelas, consultas e formulrios, ela no corresponde ao comando Localizar, no menu Editar, da janela Mdulo. No possvel utilizar a ao LocalizarRegistro para localizar textos em mdulos. definido como Campo Inteiro, o argumento Somente Campo Atual estiver definido como Sim e o argumento Maiscula/minscula estiver definido como No. Se voc definir Maiscula/minscula como Sim, ou Somente Campo Atual como No, tambm ter que definir Localizar Como Formatado como Sim. Somente Campo Atual -> Especifica se a localizao restrita ao campo atual em cada registro ou se inclui todos os campos em cada registro. A localizao no campo atual mais rpida. Clique em Sim (restringir a localizao ao campo atual) ou No (localizar em todos os campos em cada registro). O padro Sim. Localizar Primeira -> Especifica se a localizao deve ser iniciada no primeiro registro ou no registro atual. Clique em Sim (inicia no primeiro registro) ou No (inicia no registro atual). O padro Sim. EnviarObjeto Voc pode utilizar uma ao EnviarObjeto para incluir a folha de dados, o formulrio, relatrio ou mdulo especificado do Microsoft Access em uma mensagem de correio eletrnico, onde ela pode ser visualizada e passada adiante. Voc pode incluir objetos em formato Microsoft Excel 97 (*.xls), Texto do MS-DOS (*.txt), rich- text (*.rtf), ou HTML (*.html) em mensagens para o Microsoft Exchange, Microsoft Mail, o correio do Microsoft Windows para Workgroups ou um outro aplicativo de correio eletrnico que utilize a Interface de Programao de Aplicativos Microsoft Mail (MAPI). Se voc tem um aplicativo de correio eletrnico que utiliza o protocolo Vendor Independent Mail (VIM) e se voc instalou e configurou a biblioteca de vnculo dinmico (Mapivim.dll) que converte mensagens de correio em protocolo VIM, voc poder enviar objetos do Microsoft Access ao aplicativo de correio VIM. A ao EnviarObjeto s estar disponvel se voc tiver instalado em seu computador um aplicativo de correio eletrnico concordante com MAPI ou se tiver um aplicativo de correio eletrnico concordante com VIM e tiver instalado e configurado o Mapivim.dll. Para obter informaes sobre como instalar e configurar o suporte do Microsoft Access para aplicativos de correio VIM, consulte o Microsoft Office 97 Resource Kit. O objeto na mensagem de correio est no formato de sada selecionado. Quando voc clica duas vezes no objeto, o aplicativo apropriado iniciado com o objeto aberto. O aplicativo para cada tipo de formato de sada o Microsoft Excel (para arquivos .xls), o Bloco de Notas do Microsoft Windows (para arquivos .txt) e o Microsoft Word (para arquivos .rtf). Para arquivos .html, o seu Tipo de Objeto -> O tipo de objeto a incluir na mensagem de correio. Clique em Tabela (para uma folha de dados de tabela), Consulta (para uma folha de dados de consulta), Formulrio (para um formulrio ou folha de dados de formulrio), Relatrio ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Voc no pode enviar uma macro. Se voc desejar incluir o objeto ativo, selecione seu tipo com este argumento, mas deixe o argumento Nome do Objeto em branco.
Nome do Objeto -> O nome do objeto a incluir na mensagem de correio. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos de banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Se voc deixar os argumentos Tipo de Objeto e Nome do Objeto em branco, o Microsoft Access enviar uma mensagem ao aplicativo de correio sem nenhum objeto do banco de dados. Se voc executar uma macro contendo a ao EnviarObjeto em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar primeiro o objeto com esse nome no banco de dados biblioteca e, em seguida, no banco de dados atual. Formato de Sada -> O tipo de formato a ser usado para o objeto includo. Voc pode clicar em HTML (*.html), Microsoft Excel (*.xls), Texto do MS-DOS (*.txt) ou Formato Rich Text (*.rtf) na caixa Formato de Sada. Os mdulos podem ser enviados somente no formato Texto do MS-DOS. Se voc deixar este argumento em branco, o Microsoft Access pedir a voc o formato de sada. Observao Voc no pode incluir objetos no formato Microsoft Active Server Pages (*.asp) ou Microsoft IIS (*.htx, *.idc), embora essas selees estejam includas na lista Para -> Os destinatrios da mensagem cujos nomes voc queira colocar na linha Para da mensagem de correio. Se voc deixar este argumento em branco, o Microsoft Access pedir a voc os nomes dos destinatrios. Separe os nomes dos destinatrios que voc especificar nesse argumento e nos argumentos Cc e Cco com um ponto-e-vrgula (;) ou com o separador de lista definido na guia Nmero da caixa de dilogo Propriedades das Configuraes Regionais do Painel de Controle do Windows. Se o aplicativo de correio no puder identificar os nomes dos destinatrios, a mensagem no ser enviada. Cc -> Os destinatrios da mensagem cujos nomes voc deseja colocar na linha Cc ("cpia carbono") na mensagem de correio. Se voc deixar este argumento em branco, a linha Cc da mensagem de correio ficar em branco. Cco ->Os destinatrios da mensagem cujos nomes voc deseja Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Continuao da Ao EnviarObjeto navegador padro para Internet (como o Microsoft Internet Explorer) iniciado. colocar na linha Cco ("com cpia oculta") na mensagem de correio. Se voc deixar este argumento em branco, a linha Cco na mensagem de correio ficar em branco. Assunto -> O assunto da mensagem. Este texto aparece na linha Assunto da mensagem de correio. Se voc deixar este argumento em branco, a linha Assunto da mensagem de correio ficar em branco. Texto da Mensagem -> Qualquer texto que voc queira incluir na mensagem, alm do objeto do banco de dados. Esse texto aparece no corpo principal da mensagem de correio, aps o objeto. Se voc deixar este argumento em branco, nenhum texto adicional ser includo na mensagem de correio. Se deixar os argumentos Tipo de Objeto e Nome do Objeto em branco, voc poder utilizar esse argumento para enviar uma mensagem de correio sem um objeto do banco de dados. Editar Mensagem -> Especifica se a mensagem pode ser editada antes de ser enviada. Se voc selecionar Sim, o aplicativo de correio eletrnico ser iniciado automaticamente e a mensagem poder ser editada. Se voc selecionar No, a mensagem ser enviada sem lhe oferecer uma oportunidade de editar a mensagem. O padro No. Arquivo Modelo -> O caminho e nome de um arquivo que voc queira utilizar como modelo para um arquivo .html. O arquivo modelo um arquivo contendo marcas HTML. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 267 de 267 Comentrios sobre a Ao Enviar Objeto Comentrios A ao EnviarObjeto s estar disponvel se voc tiver instalado em seu computador um aplicativo de correio eletrnico concordante com MAPI ou se tiver um aplicativo de correio eletrnico concordante com VIM e tiver instalado e configurado o Mapivim.dll. Para obter informaes sobre como instalar e configurar o suporte do Microsoft Access para aplicativos de correio VIM, consulte o Microsoft Office 97 Resource Kit. O objeto na mensagem de correio est no formato de sada selecionado. Quando voc clica duas vezes no objeto, o aplicativo apropriado iniciado com o objeto aberto. O aplicativo para cada tipo de formato de sada o Microsoft Excel (para arquivos .xls), o Bloco de Notas do Microsoft Windows (para arquivos .txt) e o Microsoft Word (para arquivos .rtf). Para arquivos .html, o seu navegador padro para Internet (como o Microsoft Internet Explorer) iniciado. As regras a seguir se aplicam quando voc utiliza a ao EnviarObjeto para incluir um objeto do banco de dados em uma mensagem de correio: Voc pode enviar folhas de dados de tabela, consulta e formulrio. No objeto includo, todos os campos da folha de dados conservam a aparncia que tinham no Microsoft Access, exceto os campos contendo os objetos OLE. As colunas para esses campos so includas no objeto, mas os campos ficam em branco. Para um controle acoplado a um campo Sim/No (um boto alternar, boto de opo ou caixa de seleo), o arquivo de sada exibe o valor 1 (Sim) ou 0 (No). Para uma caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink, o arquivo de sada exibe o hyperlink para todos os formatos de sada, exceto o Texto do MS-DOS (neste caso, o hyperlink simplesmente exibido como texto normal). Se voc enviar um formulrio no modo Formulrio, o objeto includo sempre conter o modo Folha de Dados do formulrio. Se voc enviar um relatrio, somente os controles includos no objeto sero caixas de texto (para arquivos .xls), ou caixas de texto e rtulos (para arquivos .rtf, .txt e .html). Todos os outros controles sero ignorados. As informaes de cabealho e rodap tambm no sero includas. A nica exceo que, quando voc envia um relatrio no formato do Microsoft Excel, uma caixa de texto em um rodap de grupo contendo uma expresso com a funo Soma includa no objeto. Nenhum outro controle em um cabealho ou rodap (e nenhuma funo agregada alm de Soma) includo no objeto. Os sub-relatrios so includos no objeto, mas os subformulrios no so. Quando voc envia uma folha de dados ou um formulrio no formato HTML, um nico arquivo .html criado. Quando voc envia um relatrio no formato HTML, um nico arquivo .html criado para cada pgina do relatrio. Para obter maiores informaes sobre regras e restries durante a incluso de objetos no formato HTML, consulte Exportar uma folha de dados para um formato HTML esttico e Exportar um relatrio para um formato HTML esttico. Dica: Se voc enviar os dados de um relatrio e se as colunas e linhas de dados do objeto includo no se alinharem como no relatrio, as dicas a seguir podero ser teis: Voc pode apontar para Dimensionar no menu Formatar e clicar ento em Para Caber para dimensionar os controles. Voc deve evitar sobrepor os controles ou colocar os controle muitos prximos entre si. Voc pode apontar para Alinhar no menu Formatar e em seguida clicar no comando apropriado para alinhar os controles no relatrio. Os controles que no estiverem alinhados na mesma linha podero ser colocados em linhas diferentes no objeto includo, causando espaamento adicional. A ao EnviarObjeto tem o mesmo efeito que clicar em Enviar no menu Arquivo, e os argumentos de ao correspondem s definies das caixas de dilogo Enviar. O comando Enviar, contudo, aplica-se somente ao objeto ativo. Se utilizar a ao EnviarObjeto, voc poder especificar o objeto que deseja enviar. Observao: Voc pode enviar os dados selecionados com o comando Enviar. Entretanto, essa funcionalidade no est disponvel com a ao EnviarObjeto. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 268 de 268 EnviarSqnciaDe Caracteres Voc pode utilizar a ao EnviarSeqnciaDeCaracteres para enviar pressionamentos de teclas diretamente para o Microsoft Access ou para um aplicativo ativo baseado no Windows. Observaes Como a caixa de dilogo suspende a macro, voc precisa colocar a ao EnviarSeqnciaDeCaracteres antes da ao que faz com que a caixa de dilogo seja aberta e definir o argumento Aguardar como No. A temporizao dos pressionamentos de teclas que chegam ao Microsoft Access ou a um outro aplicativo pode ser complicada. Como resultado, recomendvel que, se houver algum outro mtodo (como a ao LocalizarRegistro) que voc possa usar para efetuar uma tarefa desejada, voc utilize esse mtodo em vez de usar a ao EnviarSeqnciaDeCaracteres para preencher as opes em uma caixa de dilogo. Se voc quiser enviar mais de 255 caracteres para o Microsoft Access ou um outro aplicativo baseado em Windows, voc pode usar vrias aes EnviarSeqnciaDeCaracteres em sucesso numa macro. Pressionamento de Teclas -> Os pressionamentos de teclas que voc deseja que o Microsoft Access ou o aplicativo processe. Digite os pressionamentos de tecla na caixa Pressionamento de Teclas na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Voc pode digitar at 255 caracteres. Este um argumento requerido. Aguardar -> Especifica se a macro deve fazer uma pausa at que os pressionamentos de tecla tenham sido processados. Clique em Sim (para fazer uma pausa) ou No (para no fazer uma pausa). O padro No. O Microsoft Access processa os pressionamentos de teclas que recebe atravs da ao EnviarSeqnciaDeCaracteres exatamente como se voc os tivesse digitado diretamente em uma janela do Microsoft Access. Para especificar os pressionamentos de teclas, utilize a mesma sintaxe que a instruo SendKeys. Observao: Poder ocorrer um erro se o argumento Pressionamento de Teclas contiver sintaxe incorreta, texto incorretamente grafado ou outros valores que no forem apropriados para a janela para a qual os pressionamentos de tecla so enviados. Voc pode utilizar esta ao para inserir informaes em uma caixa de dilogo, particularmente se voc no quiser interromper a macro para responder manualmente caixa de dilogo. Algumas aes do Microsoft Access, como Imprimir e LocalizarRegistro, selecionam automaticamente as opes de certas caixas de dilogo freqentemente utilizadas. Voc pode utilizar a ao EnviarSeqnciaDeCaracteres para selecionar as opes em caixas de dilogo menos freqentemente utilizadas. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 269 de 269 ATENO Para especificar caracteres que no so exibidos quando voc pressiona uma tecla, como ENTER ou TAB, e teclas que representam aes em vez de caracteres, utilize os cdigos a seguir. Para especificar teclas combinadas com qualquer combinao das teclas SHIFT, CTRL e ALT, preceda o cdigo de teclas de um ou mais dos cdigos a seguir: Tecla Cdigo SHIFT + CTRL ^ ALT % BACKSPACE {BACKSPACE}, {BS} ou {BKSP}
BREAK {BREAK} CAPS LOCK {CAPSLOCK} DEL ou DELETE {DELETE} ou {DEL} SETA ABAIXO {DOWN} END {END} ENTER {ENTER}ou ~ ESC {ESC} HELP {HELP} HOME {HOME} INS ou INSERT {INSERT} ou {INS} SETA ESQUERDA {LEFT} NUM LOCK {NUMLOCK} PAGE DOWN {PGDN} PAGE UP {PGUP} PRINT SCREEN {PRTSC} SETA DIREITA {RIGHT} SCROLL LOCK {SCROLLLOCK} TAB {TAB} SETA ACIMA {UP} F1 {F1} F2 {F2} F3 {F3} F4 {F4} F5 {F5} F6 {F6} F7 {F7} F8 {F8} F9 {F9} F10 {F10} F11 {F11} F12 {F12} F13 {F13} F14 {F14} F15 {F15} F16 {F16} ExcluirObjeto Voc pode utilizar a ao ExcluirObjeto para excluir um objeto de banco de dados especificado. Voc pode utilizar a ao ExcluirObjeto para excluir objetos temporrios que voc tenha criado durante a execuo da macro. Por exemplo, voc poderia utilizar a ao AbrirConsulta para executar uma consulta criar-tabela que crie uma tabela temporria. Ao terminar de usar a tabela temporria, voc poder utilizar a ao ExcluirObjeto para exclu-la. Esta ao tem o mesmo efeito que selecionar um objeto na janela Banco de Dados e, em seguida, pressionar a tecla DEL ou clicar em Excluir no menu Editar. Tipo de Objeto -> O tipo de objeto a excluir. Clique em Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Para excluir o objeto selecionado na janela Banco de Dados, deixe este argumento em branco. Nome do Objeto -> O nome do objeto a excluir. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos do banco de dados que sejam do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Se voc deixar o argumento Tipo de Objeto em branco, deixe esse argumento em branco tambm. Se voc executar uma macro contendo a ao ExcluirObjeto em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar o objeto com esse nome primeiro no banco de dados biblioteca, e ento no banco de dados atual. Aviso : Se voc deixar os argumentos Tipo de Objeto e Nome do Objeto em branco, o Microsoft Access excluir o objeto selecionado na janela Banco de Dados sem exibir uma mensagem de aviso quando encontrar a ao ExcluirObjeto. Para selecionar um objeto na janela Banco de Dados, voc pode utilizar a ao SelecionarObjeto com o argumento Na Janela Banco de Dados definido como Sim. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 270 de 270 ExecutarAplicativo Voc pode utilizar a ao ExecutarAplicativo para executar um aplicativo baseado no Windows ou no MS- DOS, tal como o Microsoft Excel, Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint, de dentro do Microsoft Access. Por exemplo, voc pode querer colar dados de uma planilha Microsoft Excel no seu banco de dados do Microsoft Access. Os aplicativos baseados no MS-DOS so executados numa janela MS-DOS dentro do ambiente Windows. No Windows 3.1, esta ao tem o mesmo efeito que um clique duplo no cone de um programa do grupo de programas Windows ou que executar um programa a partir da caixa de dilogo Executar no Gerenciador de Programas do Windows. No Windows 95, existem vrias maneiras de iniciar um aplicativo, incluindo iniciar o programa a partir do Windows Explorer, utilizar o comando Executar no menu Iniciar e dar um clique duplo no cone de um programa na rea de Trabalho do Windows. Linha de Comando : A linha de comando utilizada para iniciar o aplicativo (incluindo o caminho e qualquer outro tipo de parmetro necessrio, como chaves que executem o aplicativo em um determinado modo). Insira a linha de comando na caixa Linha de Comando na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Este um argumento requerido. O aplicativo selecionado com esta ao carregado e executado em primeiro plano. A macro contendo esta ao continua a ser executada. Voc pode transferir dados entre outros aplicativos e o Microsoft Access utilizando o recurso de intercmbio dinmico de dados (DDE, Dynamic Data Exchange) ou a rea de Transferncia do Windows. Voc pode utilizar a ao EnviarSeqnciaDeCaracteres para enviar pressionamentos de teclas para o outro aplicativo (embora o DDE seja um mtodo mais eficiente de transferncia de dados). Voc tambm pode compartilhar dados entre aplicativos utilizando a Automao. ExecutarCdigo Voc pode utilizar a ao ExecutarCdigo para chamar um procedimento Function do Visual Basic. Se voc utilizar a ao ExecutarCdigo para chamar uma funo, o Microsoft Access procurar pela funo com o nome especificado pelo argumento Nome da Funo nos mdulos padres do banco de dados. Entretanto, quando esta ao executada em resposta escolha de um comando de menu em um formulrio ou relatrio ou em resposta a um evento em um formulrio ou relatrio, o Microsoft Access procurar pela funo primeiro no mdulo classe do formulrio ou dos relatrios e depois nos mdulos padres. O Microsoft Access no procurar os mdulos classe que aparecem na guia Mdulos da janela Banco de Dados da funo especificada pelo argumento Nome da Funo. Nome da Funo ->O nome do procedimento Function do Visual Basic a chamar. Coloque qualquer dos argumentos da funo entre parnteses. Digite o nome da funo na caixa Nome da Funo na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Este um argumento requerido. Os procedimentos Function definidos pelo usurio so armazenados nos mdulos do Microsoft Access. Voc precisa incluir parnteses, mesmo que o procedimento Function no utilize argumento algum, como no exemplo a seguir: FunoDeTeste() Ao contrrio de nomes das funes definidas pelo usurio utilizadas para definies de propriedade de evento, o nome da funo no argumento Nome da funo no comea com um sinal de igualdade (=). O Microsoft Access ignora o valor de retorno da funo. Dica: Para executar um procedimento Sub ou procedimento de evento escrito em Visual Basic, crie um procedimento Function que chame o procedimento Sub ou procedimento de evento. Utilize ento a ao ExecutarCdigo para executar o procedimento Function. ExecutarComando Voc pode utilizar a ao ExecutarComando para executar um comando interno do Microsoft Access. O comando pode aparecer em uma barra de menu, barra de ferramentas ou menu de atalho do Microsoft Access. Comando -> O nome do comando que voc deseja executar. A caixa Comando mostra os comandos internos disponveis no Microsoft Access, em ordem alfabtica. Este um argumento requerido. No Microsoft Access, a ao ExecutarComando substitui a ao ExecutarItemDoMenu. Quando voc abre e salva uma macro de uma verso anterior do Microsoft Access Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Observao: O menu Arquivo do Microsoft Access mostra os bancos de dados mais utilizados recentemente. Voc pode clicar em um desses bancos de dados em vez de clicar em Abrir Banco de Dados. Esses itens de banco de dados no aparecem na caixa de listagem suspensa do argumento Comando e no esto disponveis pela utilizao da ao ExecutarComando em uma macro. uma macro de uma verso anterior do Microsoft Access que contm uma ao ExecutarItemDoMenu, a ao e seus argumentos de ao sero automaticamente convertidos na ao ExecutarComando equivalente. A ao ExecutarItemDoMenu no aparece mais na lista de aes da janela Macro do Microsoft Access. Voc pode utilizar a ao ExecutarComando para executar um comando do Microsoft Access a partir de uma barra de menu personalizada, barra de menu global, menu de atalho personalizado ou menu de atalho global. Entretanto, normalmente mais fcil utilizar a caixa de dilogo Personalizar, disponvel apontando-se para Barras de Ferramentas do menu Exibir e clicando-se em Personalizar, para adicionar comandos do Microsoft Access para menus personalizados e menus de atalho. A guia Comandos, na caixa de dilogo Personalizar, lista os comandos internos do Microsoft Access que aparecem nas barras de ferramentas e menus do Microsoft Access. Voc pode utilizar a ao ExecutarComando em uma macro com expresses condicionais para executar um comando, dependendo de determinadas condies. ExecutarMacro Voc pode utilizar a ao ExecutarMacro para executar uma macro. A macro pode estar em um grupo de macro. Voc pode utilizar esta ao: Para executar uma macro de dentro de outra macro. Para executar uma macro com base em uma determinada condio. Para anexar uma macro a um comando de menu personalizado. Dica : Voc pode utilizar a ao ExecutarMacro em grupo de macro que defina comandos personalizados para uma barra de menu personalizada para executar uma macro a partir do menu personalizado. Contudo, mais fcil utilizar a nova funcionalidade das barras de comando para executar uma macro a partir de uma barra de menu, barra de ferramentas ou menu de atalho. No menu Exibir, aponte para Barras de Ferramentas e clique em Personalizar para exibir a caixa de dilogo Personalizar. Na guia Barras de Ferramentas, selecione a barra de menu, barra de ferramentas ou menu de atalho a partir do qual voc deseja executar a macro. Na guia Comandos, clique em Todas as Macros na caixa Categorias e, em seguida, na caixa Comandos, Nome da Macro -> O nome da macro a executar. A caixa Nome da Macro na seo Argumentos da Ao da janela Macro mostra todas macros (e grupos de macro) do banco de dados atual. Se a macro estiver em um grupo de macro, ela estar listada sob o nome do grupo de macro como nomedogrupodemacro.nomedamacro. Este um argumento requerido. Se voc executar uma macro contendo a ao ExecutarMacro de um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar pela macro com esse nome no banco de dados biblioteca e no procurar por ela no banco de dados atual. Contagem de Repetio ->O nmero mximo de vezes que a macro ser executada. Se voc deixar este argumento vazio (e o argumento Expresso de Repetio tambm estiver em branco), a macro s ser executada uma vez. Expresso de Repetio -> Uma expresso a ser avaliada como True (1) ou False (0). A execuo da macro suspensa quando a expresso avaliada como False. A expresso avaliada cada vez que a macro executada. Se voc inserir um nome de grupo de macro no argumento Nome da Macro, o Microsoft Access executar a primeira macro do grupo de macro. Esta ao semelhante a clicar em Macro no menu Ferramentas, que voc pode utilizar para selecionar e executar uma macro especificada. Entretanto, o comando s executa a macro uma vez, enquanto a ao ExecutarMacro pode executar uma macro tantas vezes quantas voc quiser. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 272 de 272 selecione e arraste a macro que voc deseja executar at a barra de menu, barra de ferramentas ou menu de atalho. Quando voc clicar no cone desta macro na barra de menu, barra de ferramentas ou menu de atalho, o Microsoft Access executar a macro. Voc tambm pode arrastar uma macro desde a janela Banco de Dados at uma barra de menu ou barra de ferramentas e o Microsoft Access criar um cone que executar a macro. Dica: Voc pode utilizar os argumentos Contagem de Repetio e Expresso de Repetio para determinar quantas vezes uma macro executada: Se voc deixar ambos os argumentos em branco, a macro s ser executada uma vez. Se voc digitar um nome para Contagem de Repetio, mas deixar Repetir Expresso em branco, a macro ser executada o nmero especificado de vezes. Se voc deixar Contagem de Repetio em branco, mas digitar uma expresso para Repetir Expresso, a macro ser executada at a expresso ser avaliada como False. Se voc digitar valores para ambos os argumentos, a macro ser executada o nmero de vezes especificado em Contagem de Repetio ou at a Expresso de Repetio ser avaliada como False, o que ocorrer primeiro. Quando voc executa uma macro contendo a ao ExecutarMacro, e ela chega esta ao, o Microsoft Access executa a macro chamada. Quando a macro chamada tiver terminado, o Microsoft Access retornar macro original e executar a prxima ao. Observaes Voc pode chamar uma macro do mesmo grupo ou de outro. Voc pode aninhar macros. Ou seja, voc pode executar a macro A, que por sua vez chama a macro B, e assim por diante. Em cada caso, quando a macro chamada termina, o Microsoft Access volta para a macro que a chamou e executa a prxima ao dessa macro. ExecutarSQL Voc pode utilizar a ao ExecutarSQL para executar uma consulta ao do Microsoft Access utilizando a instruo SQL correspondente. Voc pode tambm executar uma consulta de definio de dados. Voc pode utilizar consultas ao para acrescentar, excluir e atualizar registros e para salvar o conjunto de resultados de uma consulta como uma nova tabela. Voc pode utilizar consultas de definio de dados para criar, alterar e excluir tabelas, e para criar e excluir ndices. Com a ao ExecutarSQL, voc pode efetuar essas operaes diretamente de uma macro, sem ter de utilizar consultas armazenadas. Instruo SQL -> A instruo SQL da consulta ao ou de definio de dados que voc deseja executar. O comprimento mximo desta instruo de 256 caracteres. Este um argumento requerido. Usar Transao -> Selecione Sim para incluir esta consulta em uma transao. Selecione No se voc no desejar utilizar uma transao. O padro Sim. As verses anteriores do Microsoft Access sempre incluam a consulta em uma transao quando voc executava esta ao. Se voc selecionar No para este argumento, a consulta poder ser executada com maior rapidez. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 273 de 273 Fechar possvel utilizar a ao Fechar para fechar tanto uma janela do Microsoft Access especificada quanto a janela ativa se nenhuma for especificada. Se o argumento Salvar for definido como Aviso e o objeto ainda no tiver sido salvo antes de a ao Fechar ser executada, uma caixa de dilogo solicitar que o usurio salve o objeto antes que a macro o feche. Se voc tiver definido o argumento Avisos Ativos da ao DefinirAvisos como No, a caixa de dilogo no ser exibida e o objeto ser salvo automaticamente Tipo de Objeto -> O tipo do objeto cuja janela voc deseja fechar. Clique em Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Para selecionar a janela ativa, deixe esse argumento em branco.
Nome do Objeto -> O nome do objeto a ser fechado. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos no banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Clique no objeto a ser fechado. Se voc deixar o argumento Tipo de Objeto em branco, deixe tambm esse argumento em branco. Salvar -> Determina se as alteraes feitas no objeto sero salvas quando ele for fechado. Clique em Sim (salva o objeto), No (fecha o objeto sem salv-lo) ou Aviso (pergunta ao usurio se o objeto deve ou no ser salvo). O padro Aviso. Imprimir possvel utilizar a ao Imprimir para imprimir o objeto ativo no banco de dados aberto. Voc pode imprimir folhas de dados, relatrios, formulrios e mdulos. Dica Caso tenha definies de impresso especficas que voc utiliza com freqncia, crie uma macro contendo a ao Imprimir com essas definies em seus argumentos. Os argumentos para essa ao correspondem s opes na caixa de dilogo Imprimir. Entretanto, diferentemente da ao LocalizarRegistro e da caixa de dilogo Localizar no Campo, as definies do argumento no so compartilhadas com as opes da caixa de dilogo Imprimir. Intervalo de Impresso -> O intervalo para imprimir. Clique em Tudo (o usurio pode imprimir o objeto inteiro), Seleo (o usurio pode imprimir a parte do objeto que est selecionada) ou Pginas (o usurio pode especificar um intervalo de pginas nos argumentos Da Pgina e Pgina) na caixa Intervalo de Impresso na seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro Tudo. Da Pgina -> A primeira pgina a ser impressa. A impresso inicia no topo dessa pgina. Esse argumento ser requerido se voc selecionar Pginas na caixa Intervalo de Impresso. Pgina -> A ltima pgina a ser impressa. A impresso interrompida na parte inferior dessa pgina. Esse argumento ser requerido se voc selecionar Pginas na caixa Intervalo de Impresso. Qualidade de Impresso -> A qualidade da impresso. Clique em Alta, Mdia, Baixa ou Rascunho. Quanto mais baixa a qualidade, mais rpida a impresso do objeto. O padro Alta. Cpias O nmero de cpias a serem impressas. O padro 1. Agrupar Cpias -> Clique em Sim (agrupa as cpias impressas) ou No (no agrupa as cpias). A impresso do objeto pode ser mais rpida se esse argumento for definido como No. O padro Sim. IrParaControle possvel utilizar a ao IrParaControle para mover o foco para o campo ou controle especificado no registro atual do formulrio aberto, na folha de dados do formulrio, na folha de dados da tabela ou na folha de dados da consulta. Voc pode utilizar essa ao quando desejar que um determinado campo ou controle tenha o foco. Esse campo ou controle pode, ento, ser utilizado para comparaes ou aes LocalizarRegistro. Voc pode tambm utilizar essa ao para navegar em um Nome do Controle ->O nome do campo ou controle onde voc deseja colocar o foco. Digite o nome do campo ou controle na caixa Nome do Controle na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Esse um argumento requerido. Observao: Digite somente o nome do campo ou controle no argumento Nome do Controle, e no o identificador totalmente qualificado, como Forms!Products![Product ID]. No possvel utilizar a ao IrParaControle para mover o foco para um controle em um formulrio oculto. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 274 de 274 formulrio de acordo com certas condies. Por exemplo, se o usurio digitar No em um controle Casado em um formulrio de seguro sade, o foco pode automaticamente pular o controle Nome do Cnjuge e mover para o controle seguinte. Dica Voc pode utilizar a ao IrParaControle para mover para um subformulrio, que um tipo de controle. Voc poder, ento, utilizar a ao IrParaRegistro para mover para um determinado registro no subformulrio. Voc pode tambm mover para um controle em um subformulrio utilizando a ao IrParaControle para mover primeiro para o subformulrio e, depois, para o controle no subformulrio. IrParaPgina possvel utilizar a ao IrParaPgina para mover o foco no formulrio ativo para o primeiro controle em uma pgina especificada. Voc poder utilizar essa ao se tiver criado um formulrio com quebras de pgina que contenha grupos de informaes relacionadas. Por exemplo, voc pode ter um formulrio Funcionrios com informaes pessoais em uma pgina, informaes comerciais em outra pgina e informaes sobre vendas em uma terceira pgina. possvel utilizar a ao IrParaPgina para mover para a pgina desejada. Tambm possvel apresentar vrias pginas de informaes em um nico formulrio utilizando controles guia. Nmero da Pgina -> O nmero da pgina para a qual voc deseja mover o foco. Digite o nmero da pgina na caixa Nmero da Pgina na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Caso deixe esse argumento em branco, o foco permanecer na pgina atual. possvel utilizar os argumentos Direita e Abaixo para exibir a parte da pgina que voc deseja examinar. Direita -> A posio horizontal daquele ponto na pgina, medido a partir da borda esquerda da janela que a contm, a qual deve aparecer na borda esquerda da janela. Isso exigido se voc especificar um argumento Abaixo. Abaixo -> A posio vertical daquele ponto na pgina, medido a partir da borda superior da janela que a contm, a qual deve aparecer na borda superior da janela. Isso exigido se voc especificar um argumento Direita. Observao : Os argumentos Direita e Abaixo so medidos em polegadas ou centmetros, dependendo das unidades definidas para Sistema de Medidas na guia Nmero da caixa de dilogo Propriedades de Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows. IrParaRegistro possvel utilizar a ao IrParaRegistro para tornar o registro especificado o registro atual em uma tabela, formulrio ou conjunto de resultados de consulta abertos. Se o foco estiver em um determinado controle de um registro, essa ao o deixar no mesmo controle para o novo registro. possvel utilizar a definio Novo para o argumento Registro para mover para o registro em branco na parte final de um formulrio ou tabela para que voc possa inserir novos dados. Essa ao semelhante a clicar em Ir Para no menu Editar. Os subcomandos Primeiro, ltimo, Prximo, Anterior e Novo Registro do comando Ir Para tm o mesmo efeito que as definies Primeiro, ltimo, Prximo, Anterior e Novo para o argumento Registro sobre o objeto selecionado. Tambm possvel mover para registros utilizando os Tipo de Objeto -> O tipo do objeto contendo o registro que voc deseja tornar o registro atual. Clique em Tabela, Consulta ou Formulrio na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Deixe esse argumento em branco para selecionar o objeto ativo. Nome do Objeto -> O nome do objeto contendo o registro que voc deseja tornar o registro atual. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos no banco de dados atual do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Se voc deixar em branco o argumento Tipo de Objeto, deixe tambm esse argumento em branco. Registro -> O registro a ser tornado registro atual. Clique em Anterior, Prximo, Primeiro, ltimo, Ir Para ou Novo na caixa Registro. O padro Prximo. Deslocamento -> Um inteiro ou expresso que avaliada como um inteiro. Uma expresso deve ser precedida por um sinal de igual (=). Esse argumento especifica o registro a ser tornado registro atual. Voc pode utilizar o argumento Deslocamento de duas maneiras : Quando o argumento Registro Prximo ou Anterior, o Microsoft Access move para adiante ou Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 275 de 275 botes de navegao na parte inferior da janela. Voc pode utilizar a ao IrParaRegistro para fazer de um registro contido em um formulrio oculto o registro atual caso especifique o formulrio oculto nos argumentos Tipo de Objeto e Nome do Objeto. para trs o nmero de registros especificado no argumento Deslocamento. Quando o argumento Registro Ir Para, o Microsoft Access move para o registro com o nmero igual ao argumento Deslocamento. O nmero do registro mostrado na caixa nmero do registro na parte inferior da janela. Observao: Se voc utilizar a definio Primeiro, ltimo ou Novo para o argumento Registro, o Microsoft Access ir ignorar o argumento Deslocamento. Se voc inserir um argumento Deslocamento muito grande, o Microsoft Access exibir uma mensagem de erro. No possvel informar nmeros negativos para o argumento Deslocamento. Maximizar possvel utilizar a ao Maximizar para aumentar a janela ativa de maneira que ela preencha a janela do Microsoft Access. Essa ao permitir que voc veja tanto quanto possvel do objeto na janela ativa. No Possui Argumentos Essa ao tem o mesmo efeito de clicar no boto Maximizar no canto superior direito da janela ou clicar em Maximizar no menu Controle. possvel utilizar a ao Restaurar para restaurar uma janela maximizada ao seu tamanho anterior. Talvez voc precise utilizar a ao SelecionarObjeto se a janela que voc deseja maximizar no for a janela ativa. Ao maximizar uma janela no Microsoft Access, todas as outras janelas tambm so maximizadas quando voc as abre ou alterna para elas. Minimizar possvel utilizar a ao Minimizar para reduzir a janela ativa a uma barra de ttulo pequena na parte inferior da janela do Microsoft Access. No Possui Argumentos possvel utilizar essa ao para remover uma janela da tela deixando o objeto aberto. Voc pode tambm utilizar essa ao para abrir um objeto sem exibir sua janela. Para exibir o objeto, utilize a ao SelecionarObjeto tanto com a ao Maximizar como com a ao Restaurar. A ao Restaurar restaura uma janela minimizada ao seu tamanho anterior. A ao Minimizar tem o mesmo efeito de clicar no boto Minimizar no canto superior direito da janela ou de clicar em Minimizar no menu Controle. Talvez voc precise primeiro utilizar a ao SelecionarObjeto se a janela que deseja minimizar no for a janela ativa. Para minimizar a janela Banco de Dados, utilize a ao SelecionarObjeto com o argumento Na Janela Banco de Dados definido como Sim e, em seguida, utilize a ao Minimizar. possvel utilizar o comando Ocultar, no menu Janela, para ocultar a janela ativa. Ao invs de ser reduzida a um cone, a janela se torna invisvel. O comando Reexibir, no menu Janela, far a janela reaparecer. Voc pode utilizar a ao ExecutarComando para executar qualquer um desses comandos a partir de uma macro. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 276 de 276 Voc pode tambm utilizar a ao DefinirValor para definir a propriedade Visvel de um formulrio para ocultar ou exibir a janela do formulrio. MostrarBarraDeFe rramentas Voc pode utilizar a ao MostrarBarraDeFerramentas para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas interna ou personalizada. Voc pode exibir uma barra de ferramentas interna em todas as janelas do Microsoft Access ou somente no modo no qual a barra de ferramentas normalmente exibida (por exemplo, a barra de ferramentas Modo Formulrio no modo Formulrio). Observao: A ao MostrarBarraDeFerramentas afeta somente as barras de ferramentas, no as barras de menu ou os menus de atalho. Se desejar exibir uma determinada barra de ferramentas em apenas um formulrio ou relatrio, voc poder definir a propriedade Ao Ativar do formulrio ou relatrio como o nome de uma macro que contenha uma ao MostrarBarraDeFerramentas para exibir a barra de ferramentas. Defina ento a propriedade Ao Desativar do formulrio ou relatrio com o nome de uma macro que contenha uma ao MostrarBarraDeFerramentas para ocult-la. A ao MostrarBarraDeFerramentas tem o mesmo efeito que apontar para Barras de Ferramentas no menu Exibir, clicar em Personalizar e, ento, selecionar ou limpar uma barra de ferramentas especfica na guia Barras de Ferramentas da caixa de dilogo Personalizar. A ao MostrarBarraDeFerramentas permite que voc especifique se uma barra de ferramentas interna ser exibida em todas as janelas do Microsoft Access ou apenas no modo no qual ela normalmente exibida. Nome da Barra de Ferramentas -> O nome da barra de ferramentas que voc deseja exibir ou ocultar. A caixa Nome da Barra de Ferramentas na seo Argumentos da Ao da janela Macro mostra todas as barras de ferramentas internas do Microsoft Access, seguidas por quaisquer barras de ferramentas personalizadas que voc tenha definido no banco de dados atual. Este um argumento requerido. Se a caixa de seleo Permitir Barras de Ferramentas Internas da caixa de dilogo Inicializar (disponvel clicando-se em Inicializar no menu Ferramentas) estiver desmarcada, voc s poder utilizar esta ao para exibir e ocultar barras de ferramentas personalizadas. Se voc executar uma macro contendo a ao MostrarBarraDeFerramentas em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar primeiro a barra de ferramentas com esse nome no banco de dados biblioteca, e em seguida, no banco de dados atual. Mostrar -> Especifica se a barra de ferramentas ser exibida ou ocultada e em quais modos. O padro No (ocultar a barra de ferramentas). Para barras de ferramentas internas, voc pode selecionar Sim para exibir a barra de ferramentas em todas janelas do Microsoft Access que ficarem ativas, Quando Adequado para exibir a barra de ferramentas apenas no modo no qual ela normalmente exibida (como o Microsoft Access faz por padro), ou No para ocultar a barra de ferramentas em todas as janelas do Microsoft Access. Para barras de ferramentas personalizadas, voc pode selecionar Sim ou Quando Adequado para exibir a barra de ferramentas personalizada em todas as janelas do Microsoft Access que ficarem ativas ou No para ocultar a barra de ferramentas em todas as janelas do Microsoft Access. MostrarTodos Registros Voc pode utilizar a ao MostrarTodosRegistros para remover qualquer filtro aplicado da tabela, do conjunto de resultados da consulta ou do formulrio ativos e exibir todos os registros da tabela ou conjunto de registros ou todos os registros na tabela base ou consulta base do formulrio. No Possui Argumentos Voc pode utilizar esta ao para assegurar que todos os registros (incluindo qualquer registro alterado ou novo) sejam exibidos para uma tabela, um conjunto de resultados de consulta ou formulrio. Esta ao causa uma reconsulta dos registros de um formulrio ou subformulrio. Voc tambm pode utilizar esta ao para remover qualquer filtro que tenha sido aplicado com a ao AplicarFiltro, com o comando Aplicar Filtro/Classificao no menu Registros, ou com o argumento Nome do Filtro ou Condio Onde da ao AbrirFormulrio. MoverDimensionar possvel utilizar a ao MoverDimensionar para mover ou Direita -> A nova posio horizontal do canto superior esquerdo da janela, medido a partir da borda esquerda da Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 277 de 277 redimensionar a janela ativa. Essa ao semelhante a clicar em Mover ou Dimensionar no menu Controle da janela. Com os comandos de menu, voc utiliza as teclas de direo do teclado para mover ou redimensionar a janela. Utilizando a ao MoverDimensionar, voc insere diretamente a posio e as medidas de dimensionamento. Voc pode tambm utilizar o mouse para mover e dimensionar janelas. possvel utilizar essa ao em qualquer janela e em qualquer modo. Para mover uma janela sem redimension-la, insira valores para os argumentos Direita e Abaixo, mas deixe em branco os argumentos Largura e Altura. Para redimensionar uma janela sem mov-la, insira valores para os argumentos Largura e Altura, mas deixe em branco os argumentos Direita e Abaixo. janela que a contm. Digite a posio na caixa Direita, na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Abaixo -> A nova posio vertical do canto superior esquerdo da janela, medido a partir da borda superior da janela que a contm. Largura -> A nova largura da janela. Altura -> A nova altura da janela. Se voc deixar um argumento em branco, o Microsoft Access utilizar a definio atual da janela. necessrio inserir um valor para pelo menos um argumento. Observao: Cada medida est em polegadas ou centmetros, dependendo da definio das unidades em Sistema de Medidas na guia Nmero da caixa de dilogo Propriedades de Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows. PararMacro Voc pode utilizar a ao PararMacro para parar a macro atualmente em execuo. No Possui Argumentos Tipicamente, voc utiliza esta ao quando uma condio torna necessrio parar a macro. Voc pode utilizar uma expresso condicional na linha de ao da macro que contm essa ao. Quando a expresso avaliada como True (1), o Microsoft Access pra a macro. Por exemplo, voc poderia criar uma macro que abrisse um formulrio mostrando os totais de pedidos dirios da data inserida em uma caixa de dilogo personalizada. Voc poderia utilizar uma expresso condicional para se certificar de que o controle Data do Pedido da caixa de dilogo contm uma data vlida. Se no contiver, a ao CaixaDeMensagem poderia exibir uma mensagem de erro e a ao PararMacro poderia parar a macro. Se a macro tiver utilizado as aes Eco ou DefinirAvisos para desativar o eco ou a exibio de mensagens do sistema, a ao PararMacro as reativar automaticamente PararTodas Macros Voc pode utilizar a ao PararTodasMacros para parar todas as macros atualmente em execuo. No Possui Argumentos Tipicamente, voc utiliza esta ao quando uma condio de erro torna necessrio parar todas as macros. Voc pode utilizar uma expresso condicional na linha de ao da macro que contenha essa ao. Quando a expresso for avaliada como True (1), o Microsoft Access ir parar todas as macros. Por exemplo, voc pode ter uma macro que exiba uma caixa de mensagem como uma dentre vrias aes complexas, incluindo a execuo de outras macros. Se o usurio clicar em Cancelar nessa caixa de mensagem, a ao PararTodasMacros pode parar todas as macros que estejam em execuo. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Se uma macro tiver utilizado as aes Eco ou DefinirAvisos para desativar o eco ou a exibio das mensagens do sistema, a ao PararTodasMacros as reativar automaticamente. Redesenhar Objeto Voc pode utilizar a ao RedesenharObjeto para completar qualquer tipo de atualizaes de tela pendentes para um objeto de banco de dados especificado ou o objeto de banco de dados ativo, se nenhum tiver sido especificado. Tais atualizaes incluem qualquer um dos reclculos pendentes para os controles do objeto. Esta ao no causa uma reconsulta do banco de dados, portanto ela no mostra registros novos e alterados, nem remove registros excludos da tabela ou consulta base do objeto. Utilize a ao RepetirConsulta para reconsultar a origem do objeto de um de seus controle Utilize a ao MostrarTodosRegistros para exibir os registros mais recentes e remover qualquer tipo de filtros aplicados. A ao RedesenharObjeto no tem o mesmo efeito que escolher o comando Atualizar a partir do menu Registros, que mostra qualquer alterao que voc ou outros usurios tenham feito nos registros atualmente exibidos em formulrios e folhas de dados. Tipo de Objeto -> O tipo de objeto a redesenhar. Clique em Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Deixe este argumento em branco para selecionar o objeto ativo. Nome do Objeto -> O nome do objeto a redesenhar. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos do banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Se voc deixar o argumento Tipo de Objeto em branco, deixe este argumento em branco tambm. O Microsoft Access espera para completar as atualizaes de tela pendentes at terminar outras tarefas pendentes. Com essa ao, voc pode forar o redesenho imediato dos controles no objeto especificado. Voc pode utilizar esta ao: Quando voc utiliza a ao DefinirValor para alterar valores em vrios controles. O Microsoft Access pode no mostrar as alteraes imediatamente, especialmente se outros controles (como controles calculados) dependerem dos valores dos controles alterados. Quando voc quiser se certificar de que o formulrio sendo visualizado exibe dados em todos os seus controle. Por exemplo, controles contendo objetos OLE no exibem seus dados imediatamente aps voc abrir um formulrio. Renomear Voc pode utilizar a ao Renomear para renomear um objeto de banco de dados especificado. Voc tambm pode renomear um objeto clicando nele na janela Banco de Dados, clicando nele novamente para poder editar o nome dele, e digitando um novo nome. Com a ao Renomear, voc no precisa primeiro selecionar um objeto na janela Banco de dados nem interromper a macro para digitar o novo nome. Esta ao difere da ao CopiarObjeto, que cria uma cpia do objeto sob um novo nome. Novo Nome -> Um novo nome para o objeto de banco de dados. Digite o nome do objeto na caixa Novo Nome da seo Argumentos da Ao da janela Macro. Este um argumento requerido. Tipo de Objeto -> O tipo de objeto que voc deseja renomear. Clique em Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo. Para renomear o objeto selecionado na janela Banco de dados, deixe este argumento em branco. Nome Antigo -> O nome do objeto a ser renomeado. A caixa Nome Antigo mostra todos os objetos do banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Se voc deixar o argumento Tipo de Objeto em branco, deixe este argumento em branco tambm. Observao Se voc executar uma macro contendo a ao Renomear em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar pelo objeto com esse nome primeiro no banco de dados biblioteca, e depois do banco de dados atual. O novo nome do objeto de banco de dados precisa seguir Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 279 de 279 as convenes de denominao padres para objetos do Microsoft Access. Voc no pode renomear um objeto aberto. Se voc deixar vazios os argumentos Tipo de Objeto e Nome Antigo, o Microsoft Access renomear o objeto selecionado na janela Banco de dados. Para selecionar um objeto na janela Banco de dados, voc pode utilizar a ao SelecionarObjeto com o argumento Na Janela Banco de Dados definido como Sim. RepetirConsulta Voc pode utilizar a ao RepetirConsulta para atualizar os dados em um controle especificado no objeto ativo reconsultando a origem do controle. Se nenhum controle for especificado, essa ao reconsultar a origem do prprio objeto. Utilize esta ao para garantir que o objeto ativo ou um de seus controles exiba os dados mais atuais. Se o controle especificado no estiver baseado em uma consulta ou tabela, esta ao fora um reclculo do controle. Se voc deixar o argumento Nome do Controle em branco, a ao RepetirConsulta ter o mesmo efeito que pressionar SHIFT+F9 quando o objeto tiver o foco. Se um controle subformulrio tiver o foco, essa ao reconsultar somente a origem do subformulrio (como faz o pressionamento de SHIFT+F9). Nome do Controle ->O nome do controle que voc deseja atualizar. Digite o nome do controle na caixa Nome do Controle na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Voc deve utilizar somente o nome do controle e no o identificador completamente qualificado (como Formulrios!nomedoformulrio!nomedocontrole). Deixe argumento em branco para reconsultar a origem do objeto ativo. Se o objeto ativo for uma folha de dados ou o conjunto de resultados de uma consulta, voc precisa deixar este argumento em branco. Comentrios A ao RepetirConsulta faz uma das coisas a seguir: Reexecuta a consulta na qual o controle ou objeto se baseia. Exibe qualquer um dos registros novos ou alterados e remove qualquer registro excludo da tabela na qual o controle ou objeto se baseia. Os controles baseados em uma consulta ou tabela incluem: Caixas de listagem e caixas de combinao. Controles de subformulrio. Objetos OLE, como grficos. Controles contendo funes agregadas de domnio, como DSoma. Restaurar Voc pode utilizar a ao Restaurar para restaurar uma janela maximizada ou minimizada a seu tamanho anterior. No Possui Argumentos Esta ao atua sob o objeto selecionado. Se um objeto tiver sido minimizado, voc pode primeiro selecion-lo usando a ao SelecionarObjeto e, em seguida, restaur-lo a seu tamanho anterior utilizando a ao Restaurar. Voc pode utilizar a ao MoverDimensionar para mover ou dimensionar uma janela que voc tenha restaurado. A ao Restaurar tem o mesmo efeito que clicar no boto Restaurar no canto superior direito da janela ou clicar no comando Restaurar no menu Controle da janela. SadaPara Voc pode utilizar a ao SadaPara para dar sada aos dados do objeto do banco de dados do Microsoft Access especificado (uma folha de dados, formulrio, relatrio ou mdulo) para um arquivo em formato do Tipo de Objeto -> O tipo de objeto contendo os dados a dar sada. Clique em Tabela (para uma folha de dados de tabela), Consulta (para uma folha de dados de consulta), Formulrio (para um formulrio ou folha de dados de formulrio), Relatrio ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Continuao da Ao SadaPara Microsoft Excel 97 (*.xls), texto do MS- DOS (*.txt) ou rich-text (*.rtf). Voc tambm pode dar sada a um arquivo no formato HTML (*.html), a arquivos no formato Microsoft Internet Information Server (*.htx, *.idc) ou no formato Microsoft Active Server Pages (*.asp). Os arquivos no formato Microsoft Internet Information Server tambm podem ser utilizados com o Microsoft Personal Web Server. Ao da janela Macro. Voc no pode dar sada a uma macro. Se voc desejar dar sada ao objeto ativo, selecione seu tipo com este argumento, mas deixe o argumento Nome do Objeto em branco. Este um argumento requerido. O padro Tabela. Nome do Objeto -> O nome do objeto contendo os dados a dar sada. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos de banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Se voc executar uma macro contendo a ao SadaPara em um banco de dados biblioteca, o Microsoft Access procurar pelo objeto com esse nome, primeiro no banco de dados biblioteca, depois no banco de dados atual. Formato de Sada -> O tipo de formato a ser utilizado para dar sada aos dados. Voc pode clicar em HTML (*.html), Microsoft Active Server Pages (*.asp), Microsoft Excel (*.xls), Microsoft IIS (*.htx, *.idc), Texto do MS-DOS (*.txt) ou Formato Rich Text (*.rtf) na caixa. Os mdulos s podem sair em formato de texto do MS-DOS. Os formatos Microsoft Internet Information Server e Microsoft Active Server Page esto disponveis somente para tabelas, consultas e formulrios. Se voc deixar este argumento em branco, o Microsoft Access pedir a voc o formato de sada. Arquivo de Sada -> O arquivo para o qual voc deseja dar sada aos dados, incluindo o caminho completo. Pode-se incluir a extenso padro de nome de arquivo (.asp, .htm ou .html, .htx, .xls, .txt ou .rtf) para o formato de sada que voc seleciona com o argumento Formato de Sada, mas ela no requerida. Se voc der sada para os arquivos do Microsoft Internet Information Server ou Microsoft Active Server Pages, o Microsoft Access sempre criar arquivos com as extenses padro de nome de arquivo .htx e .idc ou .asp. Se deixar o argumento Arquivo de Sada em branco, o Microsoft Access pedir a voc um nome de arquivo de sada. AutoIniciar -> Especifica se voc deseja que o aplicativo apropriado seja iniciado imediatamente aps a execuo da ao SadaPara, com o arquivo especificado pelo argumento Arquivo de Sada j aberto. Se selecionar Sim, um dos aplicativos a seguir ser iniciado com o arquivo de sada do objeto do Microsoft Access j aberto: Microsoft Excel (para arquivos .xls), Bloco de Notas do Microsoft Windows (para arquivos .txt) ou Microsoft Word (para arquivos .rtf). Para arquivos .html, o seu navegador padro para Internet (como o Microsoft Internet Explorer) iniciado. Este argumento ser ignorado para arquivos do Microsoft Internet Information Server e Microsoft Active Server Pages. Se voc selecionar No, o aplicativo no ser iniciado. O padro No. Arquivo Modelo O caminho de um arquivo e o nome que voc deseja utilizar como modelo para um arquivo .html, .htx ou .asp. O arquivo modelo um arquivo contendo marcas HTML. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 281 de 281 Alguns Comentrios sobre a Ao SadaPara: Os dados do Microsoft Access saem no formato selecionado e podem ser lidos por qualquer aplicativo que utilize o mesmo formato. Por exemplo, voc pode dar sada a um relatrio do Microsoft Access e sua formatao para um documento em formato rich-text e, em seguida, abrir o documento no Microsoft Word. Se voc der sada ao objeto do banco de dados para o formato HTML, o Microsoft Access criar um arquivo no formato HTML contendo os dados do objeto. Voc pode utilizar o argumento Arquivo Modelo para especificar um arquivo a ser utilizado como modelo para o arquivo .html. Se voc der sada ao objeto para o formato Microsoft Internet Information Server, o Microsoft Access criar dois arquivos: Um arquivo .idc, que contm informaes sobre como conectar-se a uma fonte de dados ODBC, e uma instruo SQL para ser executada contra esta fonte de dados. Neste caso, o objeto do Microsoft Access ao qual voc est dando sada conter os dados definidos pela instruo SQL e o banco de dados atual do Microsoft Access ser a fonte de dados ODBC. Um arquivo .htx, que especifica como formatar dados retornados da instruo SQL especificados no arquivo .idc como um documento HTML. Voc pode utilizar o argumento Arquivo Modelo para especificar um arquivo .html a ser utilizado como modelo. O Microsoft Internet Information Server utiliza os arquivos .htx e .idc para criar um arquivo .html com os dados do objeto do Microsoft Access ao qual voc d sada. Se voc der sada ao objeto do banco de dados para o formato Microsoft Active Server Page, o Microsoft Access criar um arquivo no formato .asp que conter informaes sobre como acessar e formatar os dados do objeto. O Microsoft Internet Information Server utiliza o arquivo .asp para criar um arquivo .html com os dados do objeto do Microsoft Access ao qual voc d sada. Voc pode utilizar o argumento Arquivo Modelo para especificar um arquivo .html a ser utilizado como modelo para o arquivo .asp. As regras a seguir aplicam-se quando voc utiliza a ao SadaPara a fim de dar sada a um objeto do banco de dados para qualquer um dos formatos de sada, exceto Microsoft Active Server Pages (algumas destas regras tambm se aplicam ao formato do Microsoft Active Server Page): Voc pode dar sada aos dados da folha de dados de tabela, consulta e formulrio. No arquivo de sada, todos os campos da folha de dados mantm o aspecto que tinham no Microsoft Access, exceto os campos contendo objetos OLE. As colunas desses campos so includas no arquivo de sada, mas os campos ficam em branco. Para um controle acoplado a um campo Sim/No (um boto alternar, boto de opo ou caixa de seleo), o arquivo de sada exibe o valor 1 (Sim) ou 0 (No). Para uma caixa de texto acoplada a um campo Hyperlink, o arquivo de sada exibe o hyperlink para todos os formatos de sada, exceto texto do MS- DOS (neste caso, o hyperlink exibido apenas como texto normal). Se voc der sada aos dados de um formulrio no modo Formulrio, o arquivo de sada sempre conter o modo Folha de Dados do formulrio. Se voc der sada aos dados de um relatrio, os nicos controles includos no arquivo de sada sero caixas de texto (para arquivos de sada .xls), ou caixas de texto e rtulos (para arquivos de sada .rtf, .txt e .html). Todos os outros controles sero ignorados. As informaes de cabealho e rodap no so includas no arquivo de sada. A nica exceo que, ao dar sada aos dados de um relatrio para um arquivo do Microsoft Excel, uma caixa de texto em um rodap de grupo contendo a expresso com a funo Soma ser includa no arquivo de sada. Nenhum outro controle em um cabealho ou rodap (e nenhuma outra funo agregada alm de Soma) ser includo no arquivo de sada. Os sub-relatrios so includos no arquivo de sada, mas os subformulrios no. Quando voc d sada a uma folha de dados ou formulrio no formato HTML, um nico arquivo .html criado. Quando voc d sada a um relatrio no formato HTML, um nico arquivo .html criado para cada pgina do relatrio. Para obter maiores informaes sobre regras e restries durante sada para arquivos .html, consulte Exportar uma folha de dados para um formato HTML esttico e Exportar um relatrio para um formato HTML esttico. Para obter maiores informaes sobre regras e restries durante sada para arquivos do Microsoft Internet Information Server, consulte Exportar uma folha de dados para um formato HTML dinmico e Exportar um formulrio para um formato HTML dinmico. Para obter maiores informaes sobre regras e restries durante sada para arquivos do Microsoft Active Server Pages, consulte Exportar uma folha de dados para um formato HTML dinmico, Exportar um formulrio para um formato HTML dinmico e Controles de formulrio suportados e no suportados para um formato ASP dinmico. Dica Se voc der sada aos dados de um relatrio para um arquivo de sada, e se as colunas e linhas do arquivo de sada no estiverem alinhadas como no relatrio, as seguintes dicas podero ser teis: Voc pode apontar para Dimensionar no menu Formatar e clicar em Para Caber para dimensionar os controles. Voc deve evitar sobrepor os controles ou colocar os controles muito prximos entre si. Voc pode apontar para Alinhar no menu Formatar e em seguida clicar no comando apropriado para alinhar os controles no relatrio. Os controles que no estiverem alinhados na mesma linha podero ser colocados em linhas diferentes do arquivo de sada, causando espaamento adicional. A ao SadaPara semelhante a clicar em Salvar Como/Exportar no menu Arquivo, selecionando a opo Para um Arquivo ou Banco de Dados Externo e selecionando a caixa de seleo Salvar com Formatao na caixa de dilogo que exibida. Os argumentos da ao correspondem s definies nas caixas de dilogo Salvar Como/Exportar. O comando Salvar Como/Exportar, contudo, aplica-se somente ao objeto selecionado na janela Banco de Dados. Utilizando a ao SadaPara, voc pode especificar o objeto ao qual se deseja dar sada. Observao Voc pode dar sada aos dados selecionados com o comando Salvar Como/Exportar. Entretanto, essa funcionalidade no est disponvel com a ao SadaPara. Voc tambm pode apontar para VnculosDoOffice no menu Ferramentas, depois clicar em Analisar com o MS Excel ou Publicar com o MS Word para dar sada a um objeto do banco de dados, e abrir o arquivo de sada imediatamente no Microsoft Excel ou no Microsoft Word. Voc tambm pode clicar em Salvar Como HTML no menu Arquivo, que executa o Assistente de Criao para a Web, o qual voc pode utilizar para dar sada a um objeto do banco de dados para arquivos .html,.htx/.idc ou .asp. Sair Voc pode utilizar a ao Sair para sair do Microsoft Access. A ao Sair pode Opes -> Especifica o que acontece com objetos no salvos quando voc sai do Microsoft Access. Clique em Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 282 de 282 tambm especificar uma dentre vrias opes para salvar objetos de banco de dados antes de sair do Microsoft Access.
Esta ao tem o mesmo efeito que clicar em Sair a partir do menu Arquivo. Se voc tiver algum objeto no salvo quando clicar neste comando, as caixas de dilogo que aparecero sero as mesmas exibidas quando voc utiliza Aviso para o argumento Opes da ao Sair. Voc pode utilizar a ao Salvar em uma macro para salvar um objeto especificado sem ter de sair do Microsoft Access ou fechar o objeto. Aviso (para exibir caixas e dilogos que perguntam se deve salvar cada objeto), Salvar Tudo (para salvar todos os objetos sem avisos de caixas de dilogo) ou Sair (para sair sem salvar os objetos) da caixa Opes da seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro Salvar Tudo. O Microsoft Access no executa nenhuma ao aps a ao Sair em uma macro. Voc pode utilizar esta ao para sair do Microsoft Access sem avisos de caixas de dilogo Salvar utilizando um comando de menu personalizado ou um boto em um formulrio. Por exemplo, voc pode ter um formulrio mestre utilizado para exibir os objetos do seu espao de trabalho personalizado. Esse formulrio pode ter um boto Sair que execute uma macro contendo a ao Sair com o argumento Opes definido como Salvar Tudo. Salvar Voc pode utilizar a ao Salvar para salvar um objeto do Microsoft Access especificado ou o objeto ativo se nenhum for especificado. Voc tambm pode salvar o objeto ativo com um novo nome em alguns casos (funciona como o comando Salvar como/Exportar do menu Arquivo). Observao: Voc no pode utilizar a ao Salvar para salvar qualquer um dos seguintes itens com um novo nome: Um formulrio no modo Formulrio ou modo Folha de Dados. Um relatrio em Visualizar Impresso. Um mdulo. A ao Salvar, seja ela realizada em uma macro executada no banco de dados atual ou em um banco de dados biblioteca, sempre grava o objeto especificado ou o objeto ativo no banco de dados no qual o objeto foi criado. Se voc salvar o objeto ativo com um novo nome, mas o nome for igual ao de um objeto existente desse tipo, uma caixa de dilogo perguntar se voc deseja sobrescrever o objeto existente. Se voc definiu o argumento Avisos Ativos da ao DefinirAvisos como No, a caixa de dilogo no ser exibida e o objeto antigo ser automaticamente sobrescrito. Tipo de Objeto -> O tipo de objeto que voc deseja salvar. Clique em Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Para selecionar o objeto ativo, deixe este argumento em branco. Se voc selecionar um tipo de objeto neste argumento, voc precisar selecionar um nome de um objeto existente no argumento Nome do Objeto. Nome do Objeto -> O nome do objeto a ser salvo. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos do banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo de Objeto. Se voc deixar o argumento Tipo de Objeto vazio, voc poder deixar este argumento em branco para salvar o objeto ativo ou, em alguns casos, para salvar o objeto ativo, digitar um novo nome neste argumento. Se voc digitar um novo nome, este dever seguir as convenes de denominao padres para objetos do Microsoft Access. A ao Salvar funciona com todos os objetos do banco de dados que o usurio possa abrir e salvar explicitamente. O objeto especificado precisa estar aberto para que a ao Salvar tenha algum efeito sobre o objeto. Esta ao tem o mesmo efeito que selecionar um objeto e ento salv-lo clicando em Salvar no menu Arquivo ou clicando em Salvar na barra de ferramentas. Deixar o argumento Tipo de Objeto em branco e inserir um novo nome no argumento Nome do Objeto tem o mesmo efeito que clicar em Salvar Como/Exportar no menu Arquivo e digitar um novo nome para o objeto ativo. A utilizao da ao Salvar permite que voc especifique um objeto a ser salvo e que efetue um comando Salvar como/Exportar a partir de uma macro. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 283 de 283 SelecionarObjeto Voc pode utilizar a ao SelecionarObjeto para selecionar um objeto de banco de dados especificado. Freqentemente, voc pode usar essa ao para selecionar um objeto sobre o qual voc queira efetuar aes adicionais. Por exemplo, voc poderia querer restaurar um objeto que tivesse sido minimizado (utilizando a ao Restaurar) ou maximizar uma janela que contenha um objeto com o qual voc queira trabalhar (utilizando a ao Maximizar). Ao selecionar um formulrio, voc poder utilizar as aes IrParaControle, IrParaRegistro e IrParaPgina para mover at reas especficas do formulrio. A ao IrParaRegistro tambm funciona com folhas de dados. Tipo de Objeto -> O tipo do objeto de banco de dados a selecionar. Clique em Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto na seo Argumentos da Ao da janela Macro. Este um argumento requerido. Nome do Objeto -> O nome do objeto a selecionar. A caixa Nome do Objeto mostra todos os objetos no banco de dados do tipo selecionado pelo argumento Tipo de objeto. Este um argumento requerido, a no ser que voc defina o argumento Na janela banco de dados como Sim. Se voc definir o argumento na janela Banco de dados como Sim e deixar o argumento Nome do Objeto em branco, o Microsoft Access selecionar a guia na janela Banco de Dados que corresponda ao objeto do banco de dados que voc especificar no argumento Tipo de Objeto. Na Janela Banco de Dados -> Especifica se o Microsoft Access seleciona o objeto na janela Banco de dados. Clique em Sim (para selecionar o objeto na janela Banco de dados) ou em No (para no selecionar o objeto na janela Banco de dados). O padro No. A ao SelecionarObjeto funciona com qualquer objeto do Microsoft Access que possa receber o foco. Esta ao d o foco ao objeto especificado e mostra o objeto se ele estiver oculto. Se o objeto um formulrio, a ao SelecionarObjeto define a propriedade Visvel do formulrio como Sim e devolve o formulrio ao modo definido por suas propriedades de formulrio (por exemplo, como um formulrio modal ou pop-up). Se o objeto no estiver aberto em uma das outras janelas do Microsoft Access, voc pode selecion-lo na janela Banco de dados definindo o argumento Na Janela Banco de Dados como Sim. Se voc definir o argumento Na Janela Banco de Dados como No, uma mensagem de erro aparecer quando voc tentar selecionar um objeto que no esteja aberto. TransferirBancoDe Dados Voc pode utilizar a ao TransferirBancoDeDados para importar ou exportar dados entre o banco de dados atual do Microsoft Access e um outro banco de dados. Voc tambm pode vincular uma tabela ao banco de dados atual do Microsoft Access a partir de um outro banco de dados. Com uma tabela vinculada, voc tem acesso aos dados da tabela enquanto a prpria tabela permanece no outro banco de dados. Voc pode importar e exportar tabelas entre o Microsoft Access e outros tipos de bancos de dados. Voc tambm pode exportar consultas seleo do Microsoft Tipo de Transferncia -> O tipo de transferncia que voc deseja fazer. Selecione Importar, Exportar ou Vincular na caixa Tipo de Transferncia da seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro Importar. Tipo de Banco de Dados -> O tipo de banco de dados do qual importar, para o qual exportar ou ao qual vincular. Voc pode selecionar Microsoft Access ou um dos outros tipos de banco de dados na caixa Tipo de Banco de Dados. O padro Microsoft Access. Os tipos de bancos de dados mostrados no argumento Tipo de Banco de Dados dependem de como voc configurou o Microsoft Access. Nem todos os tipos de bancos de dados so instalados por padro. Se o tipo de banco de dados que voc deseja utilizar para importao, exportao ou vinculao no estiver disponvel, execute o Programa de Instalao do Microsoft Access, clique na Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Continuao da Ao TransferirBancoDe Dados Access para outros tipos de bancos de dados. O Microsoft Access exporta o conjunto de resultados da consulta na forma de uma tabela. Voc pode importar e exportar qualquer objeto de banco de dados do Microsoft Access se ambos os bancos de dados forem do Microsoft Access. No Microsoft Access, se voc importar uma tabela de um outro banco de dados do Microsoft Access que seja uma tabela vinculada quele banco de dados, ela ainda estar vinculada depois de voc import-la. Ou seja, o vnculo importado, no a tabela em si. Se o banco de dados que voc estiver acessando exigir uma senha, uma caixa de dilogo exibida quando voc executa a macro. Digite a senha nessa caixa de dilogo. Observao : Voc s pode importar e exportar dados entre bancos de dados do Microsoft Access e do FoxPro verso 3.0. Voc no pode vincular s tabelas nesses bancos de dados do FoxPro. A ao TransferirBancoDeDados semelhante a apontar para Obter Dados Externos ou Salvar Como/Exportar no menu Arquivo da janela Banco de Dados e clicar em Importar ou Vincular Tabelas. Voc pode utilizar esses comandos para selecionar uma fonte de dados, como Microsoft Access ou um tipo de banco de dados, planilha ou arquivo de texto. Se voc selecionar um banco de dados, uma ou mais caixas de dilogo sero exibidas para que nelas voc selecione o tipo de objeto a ser importado ou exportado (para bancos de dados Microsoft Access), o nome do objeto e outras opes, dependendo do banco de dados do qual voc est importando ou ao qual est exportando ou vinculando. Esses argumentos da ao TransferirBancoDeDados refletem as opes dessas caixas de dilogo. Se voc deseja fornecer informaes de ndice para uma tabela vinculada FoxPro ou dBASE, primeiro vincule a tabela FoxPro ou dBASE, apontando para Obter Dados Externos no menu opo Adicionar/Remover, selecione a opo Acesso a Dados na caixa de dilogo e clique no boto Alterar Opo e selecione ento o tipo de banco de dados que voc deseja instalar a partir da caixa Drivers para Bancos de Dados e clique novamente no boto Alterar Opo. Alguns drivers para banco de dados so includos apenas no Office 97 ValuPack (alm disso, o ValuPack inclui todos os drivers para bancos de dados disponveis a partir do Programa de Instalao do Microsoft Access). Para obter informaes sobre a instalao de drivers para banco de dados a partir do ValuPack, consulte Sobre o Office 97 ValuPack. Nome do Banco de Dados -> O nome do banco de dados do qual importar, para o qual exportar ou ao qual vincular. Inclua o nome completo do caminho. Este um argumento requerido. Para tipos de bancos de dados que utilizam arquivos separados para cada tabela, como o FoxPro, Paradox e dBASE, digite a pasta que contm o arquivo. Digite o nome do arquivo no argumento Origem (para importar ou vincular) ou o argumento Destino (para exportar). Para bancos de dados ODBC, digite a seqncia de conexo Open Database Connectivity (ODBC) completa. Para visualizar um exemplo de seqncia de conexo, vincule uma tabela externa ao Microsoft Access apontando para Obter Dados Externos no menu Arquivo e clicando em Vincular Tabelas. Abra a tabela no modo Estrutura e visualize as propriedades da tabela. O texto na definio da propriedade Descrio a seqncia de conexo para esta tabela. Para obter maiores informaes sobre seqncias de conexo ODBC, consulte o arquivo Ajuda ou alguma outra documentao sobre o driver ODBC deste tipo de banco de dados ODBC. Tipo de Objeto -> O tipo de objeto a importar ou exportar. Se voc selecionar Microsoft Access para o argumento Tipo de Banco de Dados, voc poder selecionar Tabela, Consulta, Formulrio, Relatrio, Macro ou Mdulo na caixa Tipo de Objeto. Se voc selecionar qualquer outro tipo de banco de dados ou se selecionar Vincular na caixa Tipo de Transferncia, este argumento ser ignorado. O padro Tabela. Se voc estiver exportando uma consulta seleo para um banco de dados do Microsoft Access, selecione Tabela neste argumento para exportar o conjunto de resultados da consulta, e selecione Consulta para exportar a prpria consulta. Se voc estiver exportando uma consulta seleo para um outro tipo de banco de dados, este argumento ser ignorado e o conjunto de resultados da consulta ser exportado. Origem -> O nome da tabela, consulta seleo ou objeto do Microsoft Access que voc deseja importar, exportar ou vincular. Para alguns tipos de banco de dados, como o FoxPro, Paradox ou dBASE, um nome de arquivo. Inclua a extenso de nome de arquivo (como .dbf) no Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 285 de 285 Arquivo e clicando em Vincular Tabelas, e especifique ento os ndices nas caixas de dilogos desse comando. O Microsoft Access armazena as informaes de ndice em um arquivo de informaes (.inf) especial, localizado na pasta Office (o caminho C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Office). Voc pode ento excluir o vnculo tabela. Na prxima vez que utilizar a ao TransferirBancoDeDados para vincular esta tabela FoxPro ou dBASE, o Microsoft Access utilizar as informaes de ndice que voc tiver especificado. Observao : Se voc consultar ou filtrar uma tabela vinculada, a consulta ou o filtro coincidir maisculas e minsculas. nome. Este um argumento requerido. Destino -> O nome da tabela, consulta seleo ou objeto do Microsoft Access importado, exportado ou vinculado, no banco de dados de destino. Para alguns tipos de bancos de dados, como FoxPro, Paradox ou dBASE, um nome de arquivo. Inclua a extenso de nome de arquivo (como .dbf) no nome. Este um argumento requerido. Se voc selecionar Importar no argumento Tipo de Transferncia e Tabela no argumento Tipo de Objeto, o Microsoft Access criar uma nova tabela contendo os dados da tabela importada. Se voc importar uma tabela ou outro objeto, o Microsoft Access adicionar um nmero ao nome se este conflitar com um nome existente. Por exemplo, se voc importar Funcionrios e esse nome j existir, o Microsoft Access renomear a tabela ou outro objeto importado para Funcionrios1. Se voc exportar para um banco de dados do Microsoft Access ou algum outro, o Microsoft Access substituir automaticamente qualquer tabela ou outro objeto existente de mesmo nome. Somente Estrutura -> Especifica se vai importar ou exportar somente a estrutura de uma tabela de banco de dados, sem nenhum dos dados. Selecione Sim ou No. O padro No. TransferirPlanilha Voc pode utilizar a ao TransferirPlanilha para importar ou exportar dados entre o banco de dados atual do Microsoft Access e um arquivo de planilha. Voc tambm pode vincular os dados de uma planilha do Microsoft Excel ao banco de dados atual do Microsoft Access. Com uma planilha vinculada, voc pode visualizar e editar os dados da planilha com o Microsoft Access ainda permitindo acesso completo aos dados a partir do seu programa de planilha eletrnica Microsoft Excel. Voc tambm pode vincular aos dados em um arquivo de planilha do Lotus 1-2-3, mas estes dados sero somente para leitura no Microsoft Access. Voc pode exportar os dados nas consultas seleo do Microsoft Access para planilhas. O Microsoft Access exporta o conjunto de resultados da consulta, tratando-o como uma tabela. Os dados de planilha que voc acrescenta a uma tabela existente do Microsoft Access precisam ser compatveis com a estrutura da tabela. Cada campo na planilha precisa ser do mesmo tipo de dados que o campo Tipo de Transferncia -> O tipo de transferncia que voc deseja fazer. Selecione Importar, Exportar ou Vincular na caixa Tipo de Transferncia da seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro Importar. Tipo de Planilha Eletrnica -> O tipo de planilha do qual importar, para o qual exportar ou ao qual vincular. Voc pode selecionar um dos tipos de planilha da caixa. O padro Microsoft Excel 3. Observaes : Caso queira importar, exportar ou vincular dados de planilha eletrnica de ou para arquivos Lotus 1-2-3, voc precisa instalar o driver para o Lotus 1- 2-3 a partir do Office 97 ValuPack. Para obter informaes sobre a instalao desse driver a partir do ValuPack, consulte Sobre o Office 97 ValuPack. Voc pode importar dos arquivos .WK4 do Lotus e vincular a eles (somente leitura), mas no pode exportar dados do Microsoft Access a esse formato de planilha. O Microsoft Access no suporta mais importao, exportao ou vinculao de dados de planilhas do Lotus .WKS ou do Microsoft Excel verso 2.0 com esta ao. Se voc desejar importar a partir de ou vincular aos dados de planilha no Microsoft Excel verso 2.0 ou no formato .WKS do Lotus, converta os dados da planilha em uma verso posterior do Microsoft Excel ou Lotus 1-2-3 antes de importar ou vincular os dados ao Microsoft Access. Nome da Tabela -> O nome da tabela do Microsoft Access para a qual importar, da qual exportar ou qual Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Continuao da Ao TransferirPlanilha correspondente na tabela, e os campos precisam estar na mesma ordem (a menos que voc defina o argumento Contm Nomes de Campos como Sim, situao na qual os nomes de campos da planilha precisam coincidir com os nomes de campos da tabela). Esta ao semelhante a apontar para Obter Dados Externos ou Salvar Como/Exportar no menu Arquivo da janela Banco de Dados e clicar em Importar ou Vincular Tabelas. Voc pode utilizar esses comandos para selecionar uma fonte de dados, como o Microsoft Access ou um tipo de banco de dados, planilha ou arquivo de texto. Se voc selecionar uma planilha, aparecer uma srie de caixas de dilogo ou ser executado um assistente do Microsoft Access, no qual voc selecionar o nome da planilha e outras opes. Os argumentos da ao TransferirPlanilha refletem as opes dessas caixas de dilogos ou dos assistentes. Observao : Se voc consultar ou filtrar uma planilha vinculada, a consulta ou o filtro coincidir maisculas e minsculas. Se voc vincular a uma planilha do Excel aberta no modo Editar, o Access aguardar at que a planilha saia do modo Editar antes de completar o vnculo; no h tempo limite. vincular dados de planilha. Voc tambm pode digitar o nome da consulta seleo do Microsoft Access a partir da qual voc deseja exportar os dados. Este um argumento requerido. Se voc selecionar Importar no argumento Tipo de Transferncia, o Microsoft Access acrescentar os dados de planilha a essa tabela, se a tabela j existir. Caso contrrio, o Microsoft Access criar uma nova tabela contendo os dados de planilha. No Microsoft Access, voc no pode utilizar uma instruo SQL para especificar os dados a exportar quando estiver utilizando a ao TransferirPlanilha. Em vez de utilizar uma instruo SQL, preciso antes criar uma consulta e, em seguida, especificar o nome da consulta no argumento Nome da Tabela. Nome do Arquivo ->O nome do arquivo de planilha do qual importar, para o qual exportar ou ao qual vincular. Inclua o caminho completo. Este um argumento requerido. O Microsoft Access cria uma nova planilha quando voc exporta dados a partir dele. Se o nome do arquivo for igual ao nome de uma planilha existente, o Microsoft Access substituir a planilha existente, a menos que voc esteja exportando para uma planilha do Microsoft Excel verso 5.0, 7.0, ou um workbook do Excel 97. Neste caso, o Microsoft Access copiar os dados exportados no prximo worksheet novo do workbook. Se voc estiver importando de ou vinculando a uma planilha do Microsoft Excel verso 5.0, 7.0 ou do Excel 97, voc poder especificar um worksheet utilizando o argumento Intervalo. Contm Nomes de Campos -> Especifica se a primeira linha da planilha contm os nomes dos campos. Se voc selecionar Sim, o Microsoft Access utilizar os nomes dessa linha como nomes de campo na tabela do Microsoft Access quando voc importar ou vincular os dados de planilha. Se voc selecionar No, o Microsoft Access tratar a primeira linha como uma linha de dados normal. O padro No. Quando voc exportar uma tabela ou uma consulta seleo do Microsoft Access para uma planilha, os nomes dos campos sero inseridos na primeira linha da planilha, independentemente daquilo que for selecionado neste argumento. Intervalo -> O intervalo de clulas a importar ou vincular. Deixe este argumento em branco para importar ou vincular toda a planilha. Voc pode digitar o nome de um intervalo da planilha ou especificar o intervalo de clulas a importar ou vincular, como A1:E25 (observe que a sintaxe A1..E25 no funciona mais no Microsoft Access). Se voc estiver importando de uma planilha ou vinculando a ela, uma verso Microsoft Excel 5.0, 7.0 ou do Excel 97, voc poder colocar o nome da planilha e um ponto de exclamao antes do intervalo; por exemplo, Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 287 de 287 Poupana!A1:C7. Observao Quando voc exporta para um planilha, preciso deixar este argumento em branco. Se voc inserir um intervalo, a exportao ir falhar. TransferirTexto Voc pode utilizar a ao TransferirTexto para importar ou exportar texto entre o banco de dados atual do Microsoft Access e um arquivo de texto. Voc pode tambm vincular os dados de um arquivo de texto ao banco de dados atual do Microsoft Access. Com um arquivo de texto vinculado, voc pode visualizar os dados de texto com o Microsoft Access e, ao mesmo tempo, permitir acesso completo aos dados a partir de seu programa de processamento de texto. Voc pode tambm importar de uma tabela ou lista, exportar para elas e vincul-las a um arquivo HTML (*.html). Voc pode exportar os dados de consultas seleo do Microsoft Access para arquivos de texto. O Microsoft Access exporta o conjunto de resultados da consulta, tratando-o como uma tabela. Os dados de texto que voc acrescenta a uma tabela existente do Microsoft Access precisam ser compatveis com a estrutura da tabela. Cada campo do texto precisa ser do mesmo tipo de dados que o do campo correspondente na tabela e os campos precisam estar na mesma ordem (a menos que voc defina o argumento Contm Nomes de Campos como Sim; neste caso, os nomes dos campos no texto precisam coincidir com os nomes dos campos na tabela). Esta ao semelhante a apontar para Obter Dados Externos ou Salvar Como/Exportar no menu Arquivo da janela Banco de Dados e clicar em Importar ou Vincular Tabelas. Voc pode utilizar esses comandos para selecionar uma fonte de dados, como o Microsoft Access ou um tipo de banco de dados, planilha ou arquivo de texto. Se voc selecionar um arquivo de texto delimitado, um de largura fixa, ou um arquivo HTML, um assistente solicitar que voc selecione o nome do arquivo e outras opes. Os argumentos da ao TransferirTexto refletem as opes Tipo de Transferncia -> O tipo de transferncia que voc deseja fazer. Voc pode importar dados de, exportar dados para, ou vincular dados de arquivos de texto delimitado , de largura fixa ou arquivos HTML. Voc tambm pode exportar dados para um arquivo de dados de mala direta do Microsoft Word, o qual voc pode ento utilizar com o recurso de mala direta do Microsoft Word para criar documentos mesclados, como cartas modelo e etiquetas de endereamento. Selecione Importao Delimitada, Importao com Largura Fixa, Importao HTML, Exportao Delimitada, Exportao com Largura Fixa, Exportao HTML, Exportar Mala Direta do Word para Windows, Vnculo Delimitado, Vnculo com Largura Fixa ou Vincular HTML na caixa Tipo de Transferncia na seo Argumentos da Ao da janela Macro. O padro Importao Delimitada. Nome da Especificao -> O nome da especificao para o conjunto de opes que determinam como um arquivo texto importado, exportado ou vinculado. Este um argumento requerido para arquivos de texto de largura fixa. Voc pode utilizar o subcomando Importar ou Vincular Tabelas do comando Obter Dados Externos ou o comando Salvar Como/Exportar do menu Arquivo para criar uma especificao para um determinado tipo de arquivo de texto, como um arquivo de texto delimitado que utiliza tabulaes para separar campos e tem um formato ms- dia-ano para datas. Quando voc clica em um desses comandos e seleciona um tipo de arquivo de texto para importar, exportar ou vincular, o Assistente de Importao de Texto, o Assistente de Exportao de Texto ou o Assistente de Vinculao de Texto executado. Voc pode clicar no boto Avanado do assistente e, em seguida, definir e salvar uma especificao na caixa de dilogo que exibida. Voc pode ento digitar o nome da especificao nesse argumento sempre que desejar importar ou exportar o mesmo tipo de arquivo de texto. Voc pode importar, exportar ou vincular arquivos de texto delimitado sem digitar um nome de especificao para esse argumento. Nesse caso, o Microsoft Access utiliza os padres a partir da caixa de dilogo do assistente. O Microsoft Access utiliza um formato predeterminado para arquivos de dados de mala direta, portanto voc nem precisa digitar um nome de especificao para esse argumento quando exporta esses tipos de arquivos. Voc pode utilizar especificaes de importao/exportao com arquivos HTML, mas a nica parte da especificao que se aplica aquela para a formatao do tipo de dados. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Continuao da Ao TransferirTexto desses assistentes. Dica: Uma especificao de importao/exportao armazena as informaes que o Microsoft Access precisa para importar, exportar ou vincular um arquivo de texto. Voc pode utilizar especificaes armazenadas para importar, exportar ou vincular dados de texto a partir de ou para arquivos de texto similares. Por exemplo, possvel receber valores de vendas semanais em um arquivo de texto de um computador mainframe. Voc pode criar e salvar uma especificao para esse tipo de dados e ento utilizar a especificao sempre que adicionar esses valores ao seu banco de dados do Microsoft Access. Observao : Se voc consultar ou filtrar um arquivo de texto vinculado, a consulta ou o filtro coincidir maisculas e minsculas. Nome da Tabela -> O nome da tabela do Microsoft Access para a qual importar, da qual exportar ou qual vincular dados de texto. Voc pode tambm digitar o nome de uma consulta seleo do Microsoft Access da qual voc deseja exportar os dados. Este um argumento requerido. Se voc clicar em Importao Delimitada, Importao com Largura Fixa ou Importao HTML na caixa Tipo de Transferncia, o Microsoft Access acrescentar os dados de texto a essa tabela, se a tabela j existir. Caso contrrio, o Microsoft Access criar uma nova tabela contendo os dados de texto. No Microsoft Access, voc no pode utilizar uma instruo SQL para especificar dados para exportar quando estiver utilizando a ao TransferirTexto. Em lugar de utilizar uma instruo SQL, voc precisa antes criar uma consulta e ento especificar o nome da consulta no argumento Nome da Tabela. Nome do Arquivo -> O nome do arquivo de texto do qual importar, para o qual exportar ou ao qual vincular. Inclua o nome completo do caminho. Este um argumento requerido. O Microsoft Access cria um novo arquivo de texto quando voc exporta dados a partir dele. Se o nome de arquivo for igual ao de um outro existente, o Microsoft Access substituir o arquivo de texto existente. Se quiser importar ou vincular uma determinada tabela ou lista de um arquivo HTML, voc pode utilizar o argumento Nome da Tabela HTML. Contm Nomes de Campos -> Especifica se a primeira linha do arquivo de texto contm os nomes dos campos. Se voc selecionar Sim, o Microsoft Access utilizar os nomes dessa linha como nomes dos campos na tabela do Microsoft Access quando voc importar ou vincular os dados de texto. Se voc selecionar No, o Microsoft Access tratar a primeira linha como uma linha de dados normal. O padro No. O Microsoft Access ignora esse argumento para arquivos de dados de mala direta do Word para Windows porque a primeira linha precisa conter os nomes dos campos.. Ao exportar-se uma tabela ou uma consulta seleo do Microsoft Access para um arquivo texto delimitado ou de largura fixa, o Microsoft Access digitar os nomes dos campos da sua tabela ou consulta seleo na primeira linha do arquivo de texto se voc tiver selecionado Sim para este argumento. Se voc estiver importando ou vinculando um arquivo de texto de largura fixa e selecionar Sim nesta caixa, a primeira linha contendo os nomes dos campos dever utilizar o delimitador de campo definido na especificao de importao/exportao para separar os nomes dos campos. Se voc estiver exportando para um arquivo de texto de largura fixa e selecionar Sim para este argumento, o Microsoft Access digitar os nomes dos campos na primeira linha do arquivo de texto com este Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 289 de 289 delimitador. Nome da Tabela HTML -> O nome da tabela ou lista do arquivo HTML que voc deseja importar ou vincular. Este argumento ser ignorado, a menos que o argumento Tipo de Transferncia esteja definido como Importao HTML ou Vnculo HTML. Se deixar este argumento em branco, a primeira tabela ou lista do arquivo HTML ser importada ou vinculada. O nome da tabela ou lista do arquivo HTML determinado pelo texto especificado pela marca <CAPTION>, se houver uma. Se no houver; o nome ser determinado pelo texto especificado pela marca <TITLE>. Se mais de uma tabela ou lista tiver o mesmo nome, o Microsoft Access as diferenciar adicionando um nmero ao final de cada nome; por exemplo, Funcionrios1 e Funcionrios2.
Nesta tabela foram apresentadas todas as aes de Macro disponveis no Microsoft Access, a sua utilizao e os parmetros de cada uma. Voc pode utilizar este material como uma referncia quando estiver criando macros para os seus Bancos de Dados. No Prximo item veremos algumas aplicaes prticas de macros, para salientarmos a aplicao de algumas das aes apresentadas. Tambm estaremos associando Macros com Eventos em formulrios e relatrios, o que uma prtica bastante comum. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 290 de 290 Associando Macros a Eventos Neste item veremos alguns exemplos de macros e a associao destas com eventos de formulrios e relatrios. Utilizaremos algumas das aes apresentadas na tabela do item anterior. Atravs da utilizao de exemplos prticos, poderemos entender melhor a utilizao das Macros. Exemplo 1: Vamos comear com um exemplo bem simples. Vamos criar uma macro chamada Maximiza, com uma nica ao "Maximizar". Vamos associar esta macro a propriedade de evento "Ao Abrir", do formulrio "Clientes" do banco de dados ExMacros.mdb, que est na pasta C:\CursoAccBasico. Para criar uma macro com uma ao Maximizar: Abra o banco de dados ExMacros.mdb. D um clique na Guia Macros, depois d um clique no boto Novo. Na coluna Ao Escolha "Maximizar". Na coluna comentrios digite: "Maximiza um objeto. Associada ao Evento Ao Abrir." D um clique no boto com o disquete para salvar a macro. Ao ser solicitado o nome digite: Maximiza, e d um clique em OK. Feche a Macro. Para associar a macro Maximiza com o evento "Ao abrir" do formulrio Clientes: D um clique na Guia Formulrios, d um clique no formulrio Clientes para marc-lo e depois um clique no boto Estrutura. No esquea que toda e qualquer alterao sempre feita no modo estrutura. No modo estrutura, d um clique com o boto direito do mouse na rea cinza, fora da grade quadriculada, e no menu que surge d um clique em propriedades. Na janela que surge, clique na guia Evento. Gostaria de chamar a ateno para este detalhe. O Evento que queremos o evento Ao Abrir do formulrio, o qual acessvel atravs das propriedades do formulrio. Para acessar estas propriedades, devemos clicar com o direito na rea cinza e no na grade quadriculada. A grade quadriculada chamada de "Seo Detalhe". Aps clicar em propriedades, surge a janela indicada na figura a seguir. No ttulo da Janela de propriedades deve aparecer Formulrio, para voc ter certeza que est acessando as propriedades do formulrio e no da Seo Detalhe. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
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Propriedades de Evento do Formulrio. D um clique no evento Ao abrir. Esse campo oferece uma listagem de todas as Macros e Mdulos disponveis. Clique na flechinha para baixo para abrir esta listagem, e depois clique em Maximiza, conforme indicado pela figura a seguir:
Associando a macro Maximiza com o evento Ao abrir do formulrio Clientes. Com isto voc estar associando a Macro "Maximiza" com o evento "Ao abrir" do formulrio Clientes. Na prtica isso significa que toda vez que o formulrio for aberto, ocorre o evento "Ao abrir", o qual por sua vez executa a macro Maximiza. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 292 de 292 Salve o formulrio e v para o modo Folha de Dados. Se o formulrio no estiver maximizado, o este ser maximizado pela ao da macro Maximiza. Este foi um exemplo simples, com o objetivo da salientar a associao de uma macro com um evento de formulrio. Agora veremos alguns exemplos mais elaborados. Exemplo 2 : Vamos supor que todo o final de ms voc precisa gerar duas planilhas do Excel para enviar para o seu chefe. Uma das planilhas (vendas.xls) deve apresentar o total de vendas por PasDeDestino. A outra planilha (pedidos.xls) deve apresentar o quantitativo de pedidos por vendedor (CdigoDoFuncionrio). Para atender a esta solicitao voc teria que fazer o seguinte: Criar uma consulta que calcula o total por PasDeDestino Criar uma consulta que contabiliza o quantitativo de pedidos por CdigoDoFuncionrio Executar a primeira consulta e salvar o resultado como uma planilha do Excel Executar a segunda consulta e salvar o resultado como uma planilha do Excel Com a utilizao de macros podemos facilitar um pouco este processo. Em relao as duas consultas no tem jeito, precisamos cri-las. Aps criadas as consultas, iremos utilizar uma macro para execut-las e exportar o resultado para as planilhas respectivas: vendas.xls e pedidos.xls. Esta macro dever ser executada no final do expediente do ltimo dia til do ms. Para criar as consultas: Utilizando os conhecimentos apresentados no tpico sobre consultas, crie as duas consultas, uma para calcular o total por PasDeDestino dentro do ms atual e outra que fornea o quantitativo de pedidos por CdigoDoFuncionrio. Salve as consultas como: Totais de Vendas por Pas de Destino e Quantitativo de Pedidos por Funcionrio, respectivamente. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 293 de 293 Agora a hora de criarmos a nossa macro, a qual conter as seguintes aes: Uma Caixa de Mensagem Uma ao SadaPara que exporta o resultado da primeira consulta para o arquivo C:\CursoAccBasico\vendas.xls Uma ao SadaPara que exporta o resultado da segunda consulta para o arquivo C:\CursoAccBasico\pedidos.xls Outra Caixa de Mensagem informando que a macro chegou ao fim. Iremos pedir que a macro crie os arquivos de Excel, na pasta C:\CursoAccBasico\. Tambm poderamos pedir para que fosse salvo diretamente em um drive de rede, no qual o chefe tem acesso, por exemplo, X:\relatorios\chefe. Para criar a macro "Gera planilhas para o chefe": Clique na guia macros e d um clique no boto Novo. Ser exibida a janela macros com uma macro em branco. Adicione quatro aes, conforme indicado nas tabelas a seguir: Ao 1: Ao : CaixaDeMensagem Comentrio: "Inicializando a macro Relatrios do Chefe" Parmetros da Macro: Mensagem: Gerao de Relatrios de Vendas por PasDeDestino quantitativo por CdigoDoFuncionrio Alarme sonoro: Sim Tipo: Aviso ! Ttulo: Relatrio de Vendas
Ao 2: Ao : SadaPara Comentrio: " Gera o arquivo c:\meus documentos\vendas.xls Parmetros da Macro: Tipo de objeto: Consulta Nome do Objeto: Totais de Vendas por Pas de Destino Formato de sada: Microsoft Excel (*.xls) Arquivo de sada: C:\CursoAccBasico\vendas.xls Auto Iniciar: No Arquivo Modelo:
Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 294 de 294 Ao 3: Ao : SadaPara Comentrio: " Gera o arquivo c:\meus documentos\.xls Parmetros da Macro: Tipo de objeto: Consulta Nome do Objeto: Quantitativo de Pedidos por Funcionrio Formato de sada: Microsoft Excel (*.xls) Arquivo de sada: C:\CursoAccBasico\pedidos.xls Auto Iniciar: No Arquivo Modelo:
Ao 4: Ao : CaixaDeMensagem Comentrio: Mensagem de macro concluda com sucesso Parmetros da Macro: Mensagem: Gerao de relatrios concluda com sucesso !!! Alarme sonoro: Sim Tipo: Aviso ! Ttulo: Macro finalizada.
Salve a macro com o nome de Gera planilhas para o chefe. Execute a macro, depois verifique se foram criados os arquivos vendas.xls e pedidos.xls na pasta C:\CursoAccBasico\. Treinamento de Access Recursos Bsicos Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.br
Pgina 295 de 295 Exerccio Crie uma consulta do tipo Criao de Tabela, que selecione somente os pedidos para o ano da Data do Pedido igual a 1997 e cujo valor do frete seja superior a R$10,00. Incluir os campos NmeroDoPedido, DataDoPedido, PasDeDestino e Frete. Essa consulta deve criar uma tabela chamada "Pedidos para 1997". Salve esta consulta com o nome de "Gera Pedidos para 1997". Crie uma segunda consulta do tipo Atualizao, a qual aumenta em 20 % o valor do campo Frete na tabela "Gera Pedidos para 1997". Salve esta consulta com o nome de Atualiza Pedidos de 1997.Criar uma macro que executa estas duas consultas em seqncia e depois exporta os dados da tabela "Pedidos para 1997" para uma planilha do Excel na pasta C:\CursoAccBasico\. O nome do arquivo ser pedidos.xls. Aps exportar para a planilha do Excel, a macro dever excluir a tabela "Pedidos para 1997" e emitir uma Mensagem:" Macro concluda com sucesso !!!!". Concluso Neste item tratamos sobre a criao de macros bsicas. Aprendemos a criar macros e associa-las com eventos. Desta maneira quando um determinado evento acontece, a macro associada ao evento executada. Neste curso nos tratamos dos aspectos bsicos do Microsoft Access, tais como: O Modelo Relacional de dados. Tabelas. Consultas. Formulrios. Relatrios. Macros. Conceitos avanados, que envolvem programao, sero vistos no treinamento de Access - Tcnicas Avanadas. Em caso de dvida sobre o contedo deste curso, voc pode entrar em contato pelo seguinte e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br