Curso virtual Contabilidad en las organizaciones - SENA. TEMA: La contabilidad como un proceso 4.

1 BALANCE GENERAL Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao, con fecha: 31 de diciembre y, firmado por los responsables: Contador. Revisor fiscal. Gerente. El balance general, se representa por una serie de recursos para ser usados por la empresa, denominados ACTIVOS, y las demandas sobre esos recursos representada por los PASIVOS y PATRIMONIO NETO. El activo es un recurso que tiene las siguientes caractersticas bsicas: 1. Controlado por la empresa, es decir poder obtener los beneficios que proceden del activo, 2. Que resulte de procesos pasados, se excluye los beneficios de transacciones que habrn de ocurrir, 3. Del cual se espere obtener beneficios econmicos futuros, es decir que por medio de la venta, consumo o utilizacin contribuya directa o indirectamente a los flujos de efectivo. El Pasivo es: 1. Una obligacin actual, es decir, a la fecha del balance general, 2. Surgida a raz de sucesos pasados, es decir, que ya debe haber ocurrido; el pasivo no surge por transacciones que ocurrirn en el futuro,

3. Que para cancelarlo se espera que la empresa se desprenda de recursos que incorporan beneficios econmicos, es decir, se desprenda de efectivo, bienes o servicios. El patrimonio neto es la parte que queda de los activos de la empresa, una vez deducidos todos los pasivos. La informacin presentada en un balance general, se clasifica de manera que los usuarios obtengan informacin respecto a la liquidez, fecha de vencimiento de los pasivos, la cantidad de activos asignados a inmuebles, maquinarias y equipo, y la porcin de activos financiados por los acreedores y por los propietarios. La informacin sobre la liquidez de los activos se consigue distinguiendo entre activo corriente y no corriente. Los activos corrientes, se componen de efectivo y los recursos que se espera se conviertan en efectivo al ser vendidos o consumidos dentro de un ao o en el ciclo normal de operaciones, el que sea ms largo. El ciclo normal de operaciones es el periodo de tiempo, entre la compra de inventarios, el procesamiento de los inventarios para poder venderlos, la venta de los bienes y el cobro derivado de esas ventas. Un activo debe clasificarse como corriente cuando: a) Se trata de efectivo o equivalente de efectivo, cuya utilizacin no est restringida. b) Se mantiene fundamentalmente por motivos comerciales, o para un plazo corto de tiempo y se espera realizar dentro del periodo de doce meses tras la fecha del balance. c) Su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo en el transcurso del ciclo normal de las operaciones de la empresa. Todos los dems activos deben clasificarse como no corriente. Un pasivo debe clasificarse como corriente cuando se espera liquidarlo en doce meses desde la fecha del balance o en el curso normal de las operaciones de la empresa el que sea ms largo. Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general de sta. Su estructura es la siguiente:

BALANCE GENERAL (Estructura) ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE DEUDORES INVENTARIOS ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INTANGIBLES DIFERIDOS VALORIZACIONES TOTAL ACTIVO

PASIVO PASIVO CORRIENTE OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS GRAVMENES Y TASAS OBLIGACIONES LABORALES DIFERIDOS PASIVOS NO CORRIENTE OTROS PASIVOS DE LARGO PLAZO BONOS Y PAPELES COMERCIALES TOTAL PASIVO

PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL SUPERVIT DE CAPITAL RESERVAS REVALORIZACIN DEL PATRIMONIO UTILIDAD DEL EJERCICIO TOTAL PATRIMONIO

INTRODUCCION El balance general es el estado que muestra en unidades monetarias la situacin financiera de una empresa o entidad econmica en una fecha determinada, adems, tiene el propsito de mostrar la naturaleza de los recursos econmicos de la empresa, as como los derechos de los acreedores y de la participacin de los dueos. El balance general es un estado de situacin financiera y comprende informacin clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. En cuanto a su importancia, es un estado principal y se considera el estado financiero ms importante.

BALANCE GENERAL El balance general comprende el anlisis de las propiedades de una empresa ,y la proporcin en que intervienen los acreedores y los accionistas o dueos de tal propiedad, expresados en trminos monetarios. Por lo tanto, es un estado que muestra la situacin financiera. FORMAS DE PRESENTACIN Las formas de presentacin del balance general son: En forma de cuenta.- es la presentacin ms usual; se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo ms patrimonio. En forma de reporte.- Es una presentacin vertical, mostrndose en primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por ultimo el patrimonio, es decir activo menos pasivo igual a patrimonio. En forma de condicin financiera.- Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes. En funcin a su grado de anlisis, el balance puede clasificarse en analtico y condensado. En trminos generales, se puede decir que en la forma analtica se detallan las partidas que

forman ciertos grupos, en el balance condensado se indican los conceptos en grupos generales, por ejemplo, la inversin total en los terrenos, planta o equipo. REGLAS DE PRESENTACIN En la presentacin de un balance general, se deben seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales para la presentacin y son: Nombre de la empresa. Titulo del estado financiero. Fecha a la que se presenta la informacin. Mrgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificacin. Cortes de subtotales y totales claramente indicados. Moneda en que se expresa el estado. ELEMENTOS DEL BALANCE ACTIVO El activo puede definirse como el conjunto de bienes y derechos reales y personales sobre los que se tiene propiedad, as como cualquier costo o gasto incurrido con anterioridad a la fecha del balance, que debe ser aplicado a ingresos futuros. Existen dos formas de clasificar el activo: la primera lo clasifica en tres grupos principales: circulante, fijo y cargos diferidos. El segundo reconoce dos grupos: el activo circulante y el no circulante. La base fundamental para hacer la distincin entre circulante y no circulante es primariamente el propsito con que se efecta la inversin, es decir si es permanente o no.

ACTIVOS CIRCULANTES Los conceptos habituales en que se clasifica son: a) Efectivo en caja y Bancos. El efectivo mostrado como circulante debe estar sujeto a libre disposicin y sin restricciones. En caso de que el efectivo o parte de l est destinado a

operaciones diferentes a las del ciclo financiero a corto plazo, no debe incluirse como circulante. b) Inversiones temporales. El enunciado en el balance debe indicar la forma en que est hecha la inversin, por ejemplo bonos, acciones, etc.; debe indicarse tambin el mtodo de valorizacin: al costo, a costo, etc. Para ser presentadas como inversiones circulantes tienen que estar sujetas a liquidez ms o menos inmediata. c) Documentos por cobrar. Los documentos por cobrar deben mostrarse en su valor nominal, deducido por los documentos que se hayan descontado. Dentro de este enunciado quedan incluidos los ttulos de crdito cuyo beneficiario sea la empresa, siendo la excepcin los cheques, ya que estos se toman como efectivo. Los documentos por cobrar cuyo vencimiento sea ms de un ao del ciclo normal de operaciones, deben presentarse fuera del activo circulante. Tratndose de documentos por cobrar a largo plazo, debern indicarse los vencimientos y las tasas de inters, en caso de existir. d) Cuentas por cobrar. Lo dicho acerca de documentos por cobrar es aplicable a cuentas por cobrar, ests representan derechos exigibles provenientes de ventas, servicios prestados, prstamos o anticipos otorgados o cualquier otro concepto anlogo no documentado con ttulos de crdito. Se recomienda no usar el trmino deudores diversos en la presentacin de las cuentas por cobrar, este trmino puede cambiarse por el enunciado otras cuentas por cobrar. e) Inventarios. Los inventarios representan inversiones destinadas a la venta o a la produccin para su venta posterior. As, por ejemplo productos terminados, refacciones, materias primas y materiales indirectos de produccin que se consuman dentro del ciclo normal de operaciones. El costo puede determinarse de acuerdo al sistema y mtodo que cada empresa en particular seleccione tomando en cuenta sus caractersticas. Los sistemas y mtodos deben de ser aplicados en forma consistente a menos que se presenten cambios en las condiciones originales. Los inventarios pueden valuarse conforme a mtodo de costo identificado, costo promedio, primeras entradas - primeras salidas PEPS, ltimas entradas - primeras salidas UEPS y detallistas (retail). Los inventarios que sean obsoletos, daados o de lento movimiento

deben valorizarse a su valor de realizacin. f) Cargos diferidos a corto plazo. Los cargos diferidos a corto plazo representan erogaciones que deben ser aplicadas a gastos o costos de periodos futuros, por lo que tienen que mostrarse en el balance a su costo no devengado. Es decir, se acostumbra mostrar nicamente la cifra neta y no la cantidad original deducida de la parte ya devengada. Este grupo lo forman principalmente los pagos anticipados, como primas de seguros, rentas anticipadas, etc., que van a ser usados dentro del trmino de un ao o en el ciclo financiero a corto plazo.

ACTIVOS NO CIRCULANTES a) Inversiones. En este grupo se incluyen las inversiones no directamente relacionadas con el objeto de la empresa. Dichas inversiones pueden estar representadas por ttulos de crdito o por inversiones no documentadas con ttulos, tales como prstamos, anticipos a largo plazo, etc. Generalmente se hacen inversiones de este tipo con el fin de tener control sobre otra empresa, facilitar el objeto propio del negocio, especulacin o establecer relaciones mercantiles. Las inversiones efectuadas con propsitos temporales pero que se determine que no son liquidas o realizables de inmediato, deben de ser mostradas en este grupo. b) Activos fijos tangibles. Bajo el grupo de activos fijos tangibles deben presentarse en el balance los bienes tangibles destinados a la produccin y venta de mercancas o servicios propios del giro del negocio, de los cuales se estime que su tiempo de uso o consumo sea prolongado Con la excepcin de los terrenos, estos activos tienen la caracterstica comn de estar sujetos a la baja paulatina de su valor, a causa de la depreciacin. Como regla general estos activos se valorizan a su costo de adquisicin menos su depreciacin o agotamiento. Depreciacin y agotamiento.- El concepto tradicional de la depreciacin es la baja de valor que sufre un bien por el uso, transcurso del tiempo u obsolescencia y tiene como fundamento la idea de presentar el valor del activo lo ms aproximadamente a la realidad.

El agotamiento puede considerarse como la baja de valor que sufre un bien por el consumo gradual y relativamente determinable que de l se hace. Sin embargo, es preferible asimilarlo a la tesis de que constituye una fuente de recursos. Reglas de presentacin de los activos fijos tangibles. Los activos fijos deben mostrarse en el balance indicando la naturaleza de los bienes que los constituyen. Generalmente se presenta como sigue: No depreciables: Terrenos. Depreciables: Edificios, maquinaria, muebles, herramienta, vehculos. Agotables: Bosques, fondos mineros, mantos petrolferos. Fondos para reposicin de activos fijos. c) Activos intangibles. Los activos intangibles de carcter legal representan el costo de adquisicin, ya sea comprado o desarrollado, para tener derecho al uso o explotacin de patentes, marcas, franquicias, procesos industriales, etc. El intangible de carcter econmico llamado crdito mercantil, se justifica cuando existen rendimientos favorables en una empresa en relacin con el promedio de su giro, por los cuales se logra una sobre productividad en relacin con otros negocios de este tipo. El valor del crdito mercantil puede determinarse por el exceso de utilidades o sobre productividad. Capitalizando sta a las tasas de inters promedio en el tipo de empresa que corresponda. d) Cargos diferidos a largo plazo. Aquellos que generalmente deben ser aplicados a los resultados de varios ejercicios futuros constituyen los cargos diferidos a largo plazo Los gastos cuyo tiempo de aplicacin es conocido, como por ejemplo gastos y descuentos en emisin de obligaciones, deben ser amortizados durante ese tiempo. Los gastos cuyo lapso es desconocido, como los gastos de organizacin, deben ser amortizados en el tiempo estimado de vida, procurando amortizarlos en el tiempo ms breve posible. Los cargos diferidos pueden mostrarse en el balance ya sea por su valor pendiente de amortizar o por su costo total menos la amortizacin acumulada.

PASIVO El pasivo puede definirse como el grupo de obligaciones jurdicas por las cuales el deudor se obliga con el acreedor a pagar con bienes, dinero o servicios. Comprende obligaciones presentes que provengan de operaciones o transacciones pasadas. Desde el punto de vista de su presentacin en el balance, el pasivo debe dividirse en circulante flotante y no circulante o consolidado. Lo que los distingue es el tiempo en que deben de ser cubiertos. Si la liquidacin se produce dentro de un ao o en el ciclo normal de operaciones de corto plazo, se considera circulante; si es mayor de ese plazo, se considera no circulante o consolidado. Esta clasificacin tiene importancia para apreciar la relacin con los activos circulantes p no circulantes y, por consiguiente, la capacidad de pago de la empresa. PASIVOS CIRCULANTES Los pasivos circulantes proceden generalmente de las operaciones de la empresa a corto plazo, tales como compras de mercancas, prstamos para cubrirse a corto plazo, gastos e impuestos acumulados por pagar, etc. Los conceptos que normalmente forman este grupo son: Documentos por pagar a Bancos. Documentos por pagar a Proveedores. Documentos por pagar a otros. Cuentas por pagar a Proveedores. Cuentas por pagar a otros. Deuda a largo plazo con vencimiento a un ao. Anticipo de clientes. Compaas afiliadas, Pasivos estimados.

Los pasivos estimados estn constituidos por las obligaciones cuya fecha de pago, monto o beneficiarios no estn determinados a la fecha del balance y, por consiguiente, estn sujetos a una estimacin.

PASIVO A LARGO PLAZO O CONSOLIDADO El Pasivo consolidado a largo plazo se establece por lo general para efectuar inversiones de carcter permanente. Por esta causa el pago se establece en relacin con la capacidad de generacin de fondos que origina la depreciacin o amortizacin del activo tangible no circulante. Dentro de este concepto encontramos hipotecas, emisin de obligaciones, prstamos refaccionarios, de habilitacin o avo y, excepcionalmente, crditos recibidos de proveedores.

PASIVO CONTINGENTE El pasivo contingente lo constituyen las obligaciones que estn sujetas a la realizacin de un hecho, por el cual desaparecern o se convertirn en pasivos reales, por ejemplo: juicios, reclamaciones de terceros en relacin con los productos que les vendieron, garantas, avales, costos de planes de pensiones, jubilaciones, indemnizaciones por separacin, etc. Si el monto de ellos es considerable, conviene indicarlos en el balance, ya sea como un pasivo o como una nota a los estados financieros, dependiendo esto de la posibilidad de cuantificacin y de la certeza sobre su realizacin. CRDITOS DIFERIDOS Los crditos diferidos lo constituyen las partidas acreedoras que deben ser acreditadas a resultados de ejercicios futuros, y que por tanto se convertirn en obligaciones o utilidades. Por esta causa, los crditos diferidos se suelen presentar despus del pasivo y antes del capital, como un grupo independiente. Sin embargo, generalmente los ingresos diferidos son circulantes porque el servicio se suministrar en el siguiente periodo contable, solventndose la obligacin. En caso de recibir pagos de varios aos con el carcter de anticipos, el ingreso tiene que distribuirse en varios aos y pueden mostrarse en el pasivo a largo plazo, separndolo de las partidas circulantes de la misma naturaleza.

CAPITAL CONTABLE Al capital contable se le designa con diferentes trminos, como por ejemplo: Capital social y unidades retenidas, patrimonio de los accionistas o capital social y dficit. El trmino capital contable designa la diferencia que resulta entre el activo y pasivo de una empresa. Refleja la inversin de los propietarios en la entidad y consiste generalmente en sus aportaciones, ms (o menos) sus utilidades retenidas o prdidas acumuladas, ms otros tipos de supervit como pueden ser revaluaciones o donaciones. El capital contable representa la cantidad de unidades monetarias de los derechos patrimoniales de los accionistas, valuados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. El capital contable no representa el valor de la empresa, sino que muestra el capital social aportado. El capital contable est integrado por los siguientes conceptos : Capital Social. Otras aportaciones. Utilidades retenidas. Aplicadas a reservas. Pendientes de aplicar. Revaluaciones de activo. Aportaciones no reembolsables hechas por terceros. Utilidad o prdida del ejercicio. CAPITAL SOCIAL El capital social es el conjunto de aportaciones de los socios, considerado en la escritura constitutiva o en sus reformas. El capital social puede estar conformado de la siguiente manera: Capital autorizado y no emitido: lo constituye la diferencia entre el capital de la sociedad autorizado en escrituras y la cantidad que se ha puesto en suscripcin. Desde el punto de vista de los estados financieros, no es parte integrante del capital pero s un elemento

informativo. Capital emitido no suscrito: Lo representa aquella parte del capital emitido en las actas de asambleas de accionistas y pendiente de suscribir. Capital suscrito y no exhibido: Representa la parte del capital suscrito por los socios o accionistas del cual se encuentra pendiente de recibir la exhibicin correspondiente y deber presentarse en el balance disminuyendo el capital suscrito. Capital exhibido: Representa la cantidad que los socios o accionistas han exhibido o aportado efectivamente. UTILIDADES RETENIDAS Las utilidades retenidas por la empresa que no se han capitalizado o distribuido a los accionistas son conservadas en la empresa y forman parte del capital contable.

REVALUACIONES DE ACTIVOS. En los casos en que por circunstancias justificadas de efecten revaluaciones de activos para poder corregir el poder de compra del capital original aportado, esto deber formar parte del haber social. El supervit podr ser capitalizado, pero desde el punto de vista financiero no deber absorber prdidas ni ser distribuido entre los accionistas, aun cuando desde el aspecto legal esto sea posible. APORTACIONES NO REEMBOLSABLES HECHAS POR TERCEROS Cuando se reciben aportaciones no reembolsables de personas diferentes de los socios o accionistas, debern formar parte del capital contable. En los estados financieros, por la necesidad de una revelacin clara y completa, es indispensable que dichas donaciones se presenten como un rengln aparte, haciendo los anlisis o detalles que las circunstancias dicten.

UTILIDAD O PERDIDA DEL EJERCICIO La utilidad o prdida del ejercicio debe considerarse como una parte de las utilidades retenidas pendientes de aplicar. Dado el valor informativo de esta cifra y la conexin con el estado de ingresos y gastos con el balance general, es necesario que la utilidad o prdida del ejercicio o periodo sea presentada por separado. ESTADO DE CAMBIOS DE CAPITAL CONTABLE Y ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS. En la actualidad se usa con mucha frecuencia un estado que muestra las alteraciones sufridas en el patrimonio de los socios, es decir en las diferentes clasificaciones del capital contable durante un lapso o periodo determinado. A este estado se le llama estado de cambios del capital contable. Cuando durante un lapso determinado el capital social no ha sufrido modificacin, puede eliminarse del estado el rengln del capital social y solo incluir los cambios en las utilidades retenidas. La importancia de estos estados estriba en el inters que el accionista socio o propietario de una empresa tiene en conocer las modificaciones que ha sufrido su patrimonio o la proporcin que a l le corresponda durante un ejercicio social o un periodo. En forma secundaria, el estado tiene inters porque muestra los dividendos repartidos, las segregaciones que se hacen de las utilidades para fines generales o especficos (traspasos a las reservas de capital) as como las cantidades que se encuentran disponibles de las utilidades para ser repartidas en forma de dividendos o para aplicarlas a fines generales o Especficos. A continuacin y para terminar, mostraremos una tabla donde se muestran los orgenes o causas de los aumentos o disminuciones de capital contable.