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Colegio de Contadores Públicos de Lima

Comité de Informática

Recomendaciones para la elaboración de Flujo de Caja


en Excel
1. Conceptos de Excel

• Como toda hoja electrónica, se basa en una matriz de celdas organizadas


en coordenadas (columnas y filas).
• Las celdas muestran datos formateados.
• O, resultados de fórmulas referenciadas a otras columnas.
• Hay direcciones absolutas y relativas.
COLUMNAS

FILAS

CELDA: H19

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2. Dirección Absoluta y Relativa

Dirección Relativa:
• B4: 500
• B5: 300
• B6: =SUMA(B4:B5)
• Si se mueve la celda B6 siempre seguirá sumando las dos celdas superiores.

Dirección Absoluta:
• B10: 500
• B11: 300
• B12: =SUMA($B$4:$B$5)
• Si se mueve celda B12 siempre seguirá sumando las celdas B10 y B11.

Nota: Aproveche los asistentes de Excel para formato, gráficos, funciones, son
muy buenos.

SE COPIO
FORMULA DE B6
SUMA CELDAS E4
Y E5

SE COPIO FORMULA
DE B6 SUMA CELDAS
B10 Y B11

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3. Concepto de Base de Datos

• Conjunto de registros que tienen la misma organización lógica.


• Nombre de Campo: denominación arbitraria del elemento lógico.
• Atributos: característica del campo.
NOMBRE DE LOS
CAMPOS, CADA
CAMPO ES UNA
COLUMNA

CADA FILA ES UN REGISTRO,


TIENE LA MISMA
ORGANIZACIÓN LOGICA QUE
TIENE OTRO REGISTRO

UN CONJUNTO DE
REGISTROS
FORMAN LA BASE
DE DATOS

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4. Consejos sobre Tablas Dinámicas:

• Haga en papel un esquema del reporte que desee obtener.


• Acomode sus datos en una base de datos en excel que permita generar el
reporte con facilidad, incorporando campos que permitan la clasificación por
mes, año, vendedor, etc.
• Los datos pueden ser llevados a excel desde cualquier otra aplicación, access,
sql, oracle, etc. En estos casos pida al personal de sistemas que genere la base
de datos en excel con los campos que Ud. Solicita, haga el reporte Ud. mismo,
es una forma práctica de verificar que no haya errores de cálculo en los
sistemas de la empresa.

5. Ejemplo de Flujo de Caja con Tablas Dinámicas:

• Se utiliza una base de datos con los siguientes campos:


o FECHA_DIG: Fecha de digitación del registro.
o GRUPO: Ingresos / Egresos.
o CONCEPTO: Agrupa las operaciones, por Ventas, Planillas, etc.
o DESCRIPCIÓN: Glosa del registro.
o MONTO US$: Los ingresos en positivo, los egresos en negativo.
o VCTO.: Fecha de vencimiento o de cobro.
o SEMANA: Semana para la que se clasifica el movimiento.
o PENDIENTE: S/N Permite separar lo pendiente.
o FCH_PAGADO: Fecha de pago, se usa para control.

• Esta es una muestra de los registros:

FECHA_DIG GRUPO CONCEPTO DESCRIPCION MONTO US$ VCTO. SEMANA PENDIENTE FCH_PAGADO
01/07/2003INGRESOS LETRAS X COBR EMP.XXXX 6594.19 29/08/200325/07 S
01/07/2003EGRESOS CHQ. DIFERIDOS TUXXX -4224.40 10/08/200308/08 S
01/07/2003EGRESOS CHQ. DIFERIDOS RAXXX -9440.00 05/08/200308/08 S
01/07/2003EGRESOS LETRAS X PAGAR CLAUXXXX -266.79 03/08/200301/08 S
01/07/2003EGRESOS CHQ. DIFERIDOS CXXX -1073.05 01/08/200301/08 S
01/07/2003Ingresos FACT. POR COBRAROXIGENO XXXX 2500.00 01/08/200301/08 S

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5.1. Usando el Menú Datos / Informe de tablas y gráficos dinámicos:

• Ponga el cursor en la primera celda de una hoja de cálculo con datos


ordenados como se mostró en “3. Concepto de Base de Datos”.
• Haga clic en el menú Datos / Informe de tablas y gráficos dinámicos, de la
parte superior del Excel.
• El asistente lo guiará paso a paso. Por defecto se pone en Lista de Base de
Datos de Microsoft Excel y en Tabla Dinámica.
• Haga clic en siguiente.

Haga clic en siguiente:

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Paso Final (escoja siempre hoja nueva):

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Prepare el cuadro arrastrando y soltando los criterios de clasificación (campos).

SUELTE LOS CAMPOS


EN EL AREA DE DATOS
PARA QUE SE TABULEN
AUTOMATICAMENTE

HACIENDO CLIC, COJA Y


ARRASTRE LOS CAMPOS
A CLASIFICAR

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AQUÍ SE ESTA ARRASTRANDO EL CAMPO LOS CAMPOS PARA CLASIFICACIÓN


LÍNEA, AL HACER EL ARRASTRE, SE SE PONEN EN ORDEN JERARQUICO
GENERA ESTA LINEA DONDE VA A UNO DEBAJO DE OTRO EN ESTA
APARECER EL CAMPO. PARA COMPLETAR AREA. AUTOMÁTICAMENTE
LA OPERACIÓN SUELTE EL BOTON APARECERA UN COMBO BOX
IZQUIERDO DEL MOUSE.

PARA ARRASTRAR UN CAMPO HAGA CLIC


SOBRE EL NOMBRE DEL CAMPO, Y CON
EL BOTON IZQUIERDO DEL MOUSE
APRETADO LLEVE EL PROMPT DEL
MOUSE A DONDE QUIERE QUE
APAREZCA EL CAMPO EN EL REPORTE,
LUEGO SUELTE EL BOTON IZQUIERDO.

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BARRA DE TABLAS DINAMICAS, SE


MIENTRAS TENGA EL PROMPT ARRASTRAN A ESTA POSICIÓN PARA
DENTRO DEL CUADRO DE TABLAS TRABAJAR MEJOR

BOTÓN PARA
ACTUALIZAR LOS BOTÓN QUE HACE APARECER EL CUADRO
DATOS CLASIFICADOR DE CAMPOS. SI DESAPARECE
VAYA POR EL MENU DATOS / INFORME DE
TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS

CONSULTAS:

Dr. CPC Francisco Villón Bustamante


Teléfono (511) 266-0867, 9-966-8601
fvillon@tecnologiadegestion.com
www. tecnologiadegestion.com

Lima, Marzo del 2006.

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