PANDUAN AUDIT INTERNAL

NO

ASPEK AUDIT

TEMUAN

SOLUSI

Tahapan pelaksanaan standar prosedur operasional. 1. Apakah kegiatan sudah dilaksanakan ? 2. Apakah kegiatan yang dilakukan sudah mengacu pada standar prosedur operasional ? 3. Apakah SPO sudah dilaksanakan secara runtut dari setiap tahapan ? 4. Apakah ada perubahan SPO ? Hambatan-hambatan setiap tahapan pelaksanaan standar prosedur operasional. 1. Apakah setiap tahapan SPO yang dilaksanakan mengalami kesulitan? 2. Kalau ada apa penyebabnya ? 3. Apakah ada tahapan yang tidak bisa dilaksanakan ? 4. Kalau ada apa penyebabnya ? Dokumentasi setiap tahapan pelaksanaan standar prosedur operasional. 1. Apakah setiap tahapan pelaksanaan SPO ada dokumennya ? 2. Apakah dokumen yang ada sesuai dengan kegiatan

dalam SPO ? 3. Apakah dokumen yang ada terdokumentasi dengan baik ? 4. Apakah dokumen yang ada menggambarkan keseluruhan kegiatan secara utuh sesuai dengan SPO ?

Unit Kerja Auditee Auditor

: : :

Waktu Pelaksanaan :

No

Klausul

Aspek yang di audit

Hasil Audit

Status Evaluasi Ya Tidak

4.2.1. Umum

1. Sasaran Mutu 2. Prosedur Operasional Standar 3. Instruksi Kerja 4.2.2. Pedoman mutu 1. Lingkup sistem manajemen mutu 2. Uraian dan interaksi prosesproses sistem

4.2.3. Pengendalian dokumen 1. 2. Daftar dokumen Revisi dokumen

4.2.4. Pengendalian rekaman 1. 2. Daftar rekaman Penyimpanan rekaman

5.5.3. Komunikasi internal 1. 2. 3. Jadwal kegiatan rapat internal Notulen rapat internal Keputusan rapat

6.1. Penyediaan sumber daya

1.

Inventaris sumber daya yang dimiliki (SDM, bangunan, lahan, peralatan praktek, mebueler dan lain-lain yang mendukung PBM secara

langsung atau tidak langsung). 2. Masukan pelanggan (siswa, orang tua, industri) tentang sumber daya yang dimiliki.

6.2. Sumber daya manusia 6.2.2. Kemampuan, kesadaran dan pelatihan 1. Persyaratan kompetensi yang dimilki oleh guru, laboran, teknisi, dan tenaga kependidikan. 2. Analisa kesesuaian terhadap kompetensi atau kemampuan yang dipersyaratkan. 3. Pelatihan-pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi persyaratan kompetensi. 4. Evaluasi terhadap tindakan untuk memenuhi persyaratan kompetensi. 5. Angket tentang kesadaran akan relevansi dan pentingnya kegiatan dan bagaimana sumbangan bagi pencapaian sasaran mutu. 6. Buktu-bukti (rekaman) kesesuaian dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman terhadap persyaratan kompetensi.

6.3. Prasarana 1. Program perbaikan, pemeliharaan dan penyediaan prasarana (gedung, ruang kerja, kelengkapan terkait, peralatan proses, jasa pendukung). 2. Pelaksanaan perbaikan, pemeliharaan dan penyediaan prasarana. 3. Analisa terhadap prioritas perbaikan, pemeliharaan dan penyediaan untuk mendukung proses KBM. 4. Masukan pelanggan terhadap prasarana yang ada. 5. Analisa terhdap masukan pelanggan dan tindakan koreksi atau pencegahan yang dilakukan. 6. Rekaman-rekaman lain yang terkait. 6.4. Lingkungan kerja 1. Program pemeliharaan, perbaikan dan penyediaan lingkungan kerja untuk mendukung proses KBM. 2. Masukan pelanggan dan tindakan koreksi atau pencegahan yang dilakukan. 3. Bila salah satu dari pemeliharaan lingkungan kerja di Out Sourchingkan, maka harus terdapat

Check List Audit Internal

Unit Kerja : Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Kerja Sama dan Industri Tanggal Audit : ................................................ Auditee : ................................................ Auditor : ................................................

4.2.1. Umum 4. Sasaran Mutu 5. Prosedur Operasional Standar 6. Instruksi Kerja

4.2.2. Pedoman mutu 3. Lingkup sistem manajemen mutu 4. Uraian dan interaksi proses-proses sistem

4.2.3. Pengendalian dokumen 3. Daftar dokumen 4. Revisi dokumen

4.2.4. Pengendalian rekaman 3. Daftar rekaman 4. Penyimpanan rekaman

5.5.3. Komunikasi internal 4. Jadwal kegiatan rapat internal 5. Notulen rapat internal 6. Keputusan rapat

7.2.3. Komunikasi pelanggan

1. Media bagi pelanggan (siswa, orang tua dan industri) untuk menyampaikan keluhan, masukan. 2. Analisa terhadap masukan dan keluhan pelanggan. 3. Tindak lajut dari hasil analisa masukan dan keluhan pelanggan

7.3.1. Perancanaan perancangan dan pengembangan 1. Program berkaitan dengan pengembangan HKI 2. Bukti pelaksanaan dari kegiatan HKI

7.3.2. Masukan perancangan dan pengembangan Masukan (peraturan perundang-undangan dan peraturan terkait lainnya) yang digunakan sebagai acuan penyusunan program HKI.

7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan Produk dari perancangan dan pengembangan HKI ( misalnya :MOU dengan institusi pasangan dan yang lain sejenis).

7.3.4. Tinjauan perancangan dan pengembangan Analisa terhadap program HKI.

7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan 7.5.1. Pengendalian produk dan penyediaan jasa

7.6. Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran Rekaman monitoring praktek kerja industri, magang, bekerja dan lain yang sejenis.

8.2.1. Kepuasan pelanggan Pengukuran terhadap kepuasan pelanggan (siswa) terhadap institusi pasangan.

8.3. Pengendalian produk tidak sesuai 1. Penanganan siswa bermasalah (pelanggaran terhadap tata tertib industri, norma masyarakat, norma agama, dan aturan-aturan hukum yang berlaku).

2. Prosedur atau instruksi kerja yang mengatur penanganan siswa bermasalah.

8.5.1. Perbaikan berlanjut 8.5.2. Tindakan koreksi 8.5.3. Tindakan pencegahan

Catatan : 4. Check List ini merupakan pedoman minimal bagi auditor untuk melakukan audit internal 5. Jika dalam kegiatan audit ditemukan ketidaksesuaian, maka auditor dapat meminta auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan. 6. Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.

Check List Audit Internal

Unit Kerja : Tata Usaha Tanggal Audit : ................................................ Auditee : ................................................ Auditor : ................................................

4.2.1. Umum 7. Sasaran Mutu 8. Prosedur Operasional Standar 9. Instruksi Kerja

4.2.2. Pedoman mutu 5. Lingkup sistem manajemen mutu 6. Uraian dan interaksi proses-proses sistem

4.2.3. Pengendalian dokumen 5. Daftar dokumen

6. Revisi dokumen

4.2.4. Pengendalian rekaman 5. Daftar rekaman 6. Penyimpanan rekaman

5.5.3. Komunikasi internal 7. Jadwal kegiatan rapat internal 8. Notulen rapat internal 9. Keputusan rapat

6.2.1. Umum 6.2.2. Kemampuan, kesadaran dan pelatihan 6.3. Prasarana 6.4. Lingkungan Kerja

7.2.3. Komunikasi pelanggan 4. Media bagi pelanggan (guru, teknisi, laboran dan pegawai) untuk menyampaikan keluhan dan masukan. 5. Analisa terhadap masukan dan keluhan pelanggan. 6. Tindak lajut dari hasil analisa masukan dan keluhan pelanggan

7.3.1. Perancanaan perancangan dan pengembangan 7.3.2. Masukan perancangan dan pengembangan 7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan

8.2.1. Kepuasan pelanggan 8.2.2. Pemantauan dan pengukuran 8.2.3. Pemantauan dan pengukuran produk 8.3. Pengendalian produk tidak sesuai

8.5.1. Perbaikan berkelanjutan 8.5.2. Tindakan koreksi 8.5.3. Tindakan pencegahan

Catatan : 7. Check List ini merupakan pedoman minimal bagi auditor untuk melakukan audit internal. 8. Jika dalam kegiatan audit ditemukan ketidaksesuaian, maka auditor dapat meminta auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan. Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.

Check List Audit Internal

Unit Kerja : Wakil Kepala Sekolah Bidang Pembinaan Kesiswaan Tanggal Audit : ................................................ Auditee : ................................................ Auditor : ................................................

4.2.1. Umum 10. Sasaran Mutu 11. Prosedur Operasional Standar 12. Instruksi Kerja

4.2.2. Pedoman mutu 7. Lingkup sistem manajemen mutu 8. Uraian dan interaksi proses-proses sistem

4.2.3. Pengendalian dokumen 7. Daftar dokumen 8. Revisi dokumen

4.2.4. Pengendalian rekaman

7. Daftar rekaman 8. Penyimpanan rekaman

5.5.3. Komunikasi internal 10. Jadwal kegiatan rapat internal 11. Notulen rapat internal 12. Keputusan rapat

7.2.3. Komunikasi pelanggan 7. Media bagi pelanggan (siswa, orang tua) untuk menyampaikan keluhan, masukan. 8. Analisa terhadap masukan dan keluhan pelanggan. 9. Tindak lajut dari hasil analisa masukan dan keluhan pelanggan

7.3.1. Perancanaan perancangan dan pengembangan 3. Program berkaitan dengan pengembangan pembinaan kesiswaan (OSIS, Pramuka, Ekstrakurikuler dan kegiatan lain yang sesuai). 4. Bukti pelaksanaan dari kegiatan pembinaan kesiswaan

7.3.2. Masukan perancangan dan pengembangan Masukan (peraturan perundang-undangan dan peraturan terkait lainnya) yang digunakan sebagai acuan penyusunan program pembinaan kesiswaan.

7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan Produk dari perancangan dan pengembangan pembinaan kesiswaan ( misalnya : Tata tertib siswa, Sistem Skor dan lainnya yang sejenis).

7.3.4. Tinjauan perancangan dan pengembangan Analisa terhadap program pembinaan kesiswaan

7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan

7.6. Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

8.2.1. Kepuasan pelanggan Pengukuran terhadap kepuasan pelanggan (siswa) terhadap pembinaan kesiswaan.

8.3. Pengendalian produk tidak sesuai 3. Penanganan siswa bermasalah (pelanggaran terhadap tata tertib sekolah, norma masyarakat, norma agama, dan aturan-aturan hukum yang berlaku). 4. Prosedur atau instruksi kerja yang mengatur penanganan siswa bermasalah.

8.5.1. Perbaikan berlanjut 8.5.2. Tindakan koreksi 8.5.3. Tindakan pencegahan

Catatan : 9. Check List ini merupakan pedoman minimal bagi auditor untuk melakukan audit internal. 10. Jika dalam kegiatan audit ditemukan ketidaksesuaian, maka auditor dapat meminta auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan. Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.

Check List
Program Studi Keahlian (PSK) / Kompetensi Keahlian (KK)
NOMO R KLAUSUL 4.1. Persyaratan Umum URAIAN

Program Kerja Ka. PSK/KK Struktur Organisasi PSK/KK, Job Diskripstion

4.2. Persyaratan Pedoman Mutu (Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu) Dokumentasi

Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir, Rekaman Daftar Dokumen (Daftar Prosedur, Daftar IK, Daftar Formulir, Daftar Rekaman). Distribusi Dokumen, Penyimpanan Rekaman (Masa Simpan, Tempat, Penanggung Jawab).
5.1. Komitmen Manajemen Sosialisasi Kebijakan Mutu oleh Kepala Sekolah (Rapat, Brosur, Pengumuman dall). 5.2. Fokus Pelanggan Angket Kepuasan Pelanggan.

Kotak Saran, SMS, Web, Email dari siswa, orang tua siswa, DU/DI, masyarakat dll. Pengukuran Kepuasan pelanggan (siswa, orang tua. 5.4.1. Sasaran Mutu
5.5.3 Komunikasi Internal Sasaran Mutu Program Studi Keahlian (Harus mengacu pada sasaran mutu sekolah), diusahakan lebih tinggi dan lebih rinci.

Rapat Koordinasi di Program Studi Keahlian : Undangan rapat. Daftar Hadir Notulen rapat. Bukti pelaksanaan hasil rapat (kalau sudah ada).

6.2. Sumber Daya Manusia

Matrik Kompetensi Pejabat di PSK Bukti Kompetensi (Ijazah, Sertifikat, Dan lainlain). Pemantauan kinerja pejabat (kalau memungkinkan).

6.3. Infrastruktur

Daftar Invenaris ruang, alat dan bahan. Perencanaan pengadaan alat dan bahan. Pemantaua alat dan bahan. Program perawatan. Bukti Perawatan.

6.4. Lingkungan

Penjaminan bahwa lingkungan di PSK dapat menunjang proses diklat. Lingkungan meliputi kebisingan, temperature, kelembaban, pencahayaan.

7.1. Perencanaan Realisasi Produk

KTSP, Silabus, RPP. Bukti Perancangan dan pengembangan KTSP Analisa sumberdaya (guru, teknisi, labotran) yang diperlukan. Analisa sumberdaya (alat dan bahan praktek)

7.2.1. Penentuan Persyaratan yang Terkait dengan Produk

7.2.3. Komunikasi Pelanggan

Jadwal diklat, RPP, KTSP, Umpan Balik Siswa (lewat angket / kotak saran), keluhan siswa. KTSP, Silabus, RPP. Instruksi Kerja Spesifik untuk mencapai kompetensi

7.3.1. Perencanaan Desain dan Pengembangan siswa. 7.3.2. Masukan Desain Pengembangan

Masukan untuk desain dan pengembangan kurukulum, terkait dengan factor-faktor yang diperlukan, misalnya Standar Kompetensi Kerja Nasional Indnesia, Permendiknas, alokasi waktu, metode (PI, PS, TM) dan lain-lain. KTSP yang dihasilkan dari desain dan pengembangan dan dapat menunjukkan kesesuaian antara masukan dan hasilnya. Kajian apakah desain dan pengembangan telah sesuai persyaratan. Analisa terhadap hambatan-hambatan yang muncul dalam pelaksanaan KTSP yang dikembanagkan.

7.3.3. Keluaran Desain Pengembangan

7.3.4. Tinjauan Desain dan Pengembangan

7.3.5. Verifikasi Desain dan Pengembangan 7.3.6. Validasi Desain dan Pengembangan 7.3.7. Pengendalian desaindan pengembangan

Verifikasi tiap proses desain dan pengembangan, (dibuktikan dengan check list dan berita acara verifikasi) Validasi (pembenaran) hasil desain dan pengembangan (bukti validasi berupa check list, berita acara dll). Bukti pengndalian desain dan pengembangan, meliputi identifikasi KTSP yang didesain dan

dikembangkan (bagian mana) harus dapat dideteksi.

7.4.1. Proses Pembelian

Daftar pemasok barang (alat dan bahan) Verifikasi kesesuaian antara yang ditawarkan dan dibutuhkan dan persyaratan perundangan.

7.4.2. Informasi Pembelian

Informasi (Brosur / Daftar) barang yang akan dibeli. Informasi kualifikasi karyawan yang akan masuk. Bukti Verifikasi bahan atau alat yang dibeli Identifikasi keseluruhan Topoik (SK/KD) dari semua proses diklat. Iklan, brosur dan lain-lain. Pemantauan diklat oleh KS, Ka. PSK Jurnal Mengajar Guru (harus ditandatangani siswa) Semua kegiatan diklat (dari perancangan sampai evalusi) harus mampu ditelusuri. Bukti perlindungan semua barang milik siswa yang berada disekolah dan/atau digunakan untuk proses diklat. KTSP, Silabus, RPP, Job Sheet dll harus dipelihara. Termasuk buku, catatan diklat, kaset, video, program computer dll. Semua perlengkapan pemantauan dan pengukuran dikendalikan, terdapat daftar secara rinci perlengkapan yang digunakan. Angket Kepuasan Siswa di PSK (Program Studi Keahlian) Analisa Angket Kepuasan Siswa, bias berupa grafik dll agar mudah di baca.

7.4.3. Verifikasi Pembelian 7.5.1. Pengendalian Produksi dan Penyediaan Layanan 7.5.2. Validasi Proses Pembenaran Proses) 7.5.3. Identifikasi dan Mamputelusur 7.5.4. Milik Pelanggan 7.5.5. Pengawetan dan Pemeliharaan Produk

7.6. Pengendalian Perlengkapan, Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1. Kepuasan Siswa

8.2.2. Audit Internal 8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.4. Pemantaua dan Pengukuran Layanan Proses 8.3. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Bukti telah dilaksanakan Audit Internal Bukti hasil temuan audit internal sudah diperbaiki Pemantauan dan Pengukuran terhadap Sasaran Mutu yang telah ditetapkan. Pemantauan proses diklat oleh Ka. PSK Tindakan yang dilakukan terhadap produk yang tidak sesuai atau berpotensi tidak sesusia, misalnya siswa bermasalah, siswa tidak kompeten dll. Bukti telah melaksanakan analaisa data untuk

8.4. Analisa Data

mengetahui penyebab penyimpanganpenyimpangan. Misalnya Mencari tahu kenapa siswa tidak kompeten pada SK/KD tertentu. 8.5.1. Peningkatan Berkesinambungan Program peningkatan berkesinambungan, misalnya peningkatan kepuasan siswa, peningkatan KKM, peningkatan kompetensi siswa. Misalnya bukti penanganan siswa bermasalah, siswa tidak naik, siswa tidak kompeten, siswa tidak lulus. Bukti tindakan, misalnya untuk mencegah siswa tidak kompeten (berdasarkan analaisa data).

8.5.2. Tindakan Perbaikan

8.5.3. Tindakan Pencegahan