STANDARISASI DAN ISO

A. Latar Belakang Untuk memenuhi tantangan kompetisi di pasar Internasional, perusahaanperusahaan besar terutama perusahaan-perusahaan yang mengekspor ke negara-negara luar, dan juga pemasok ke industri-industri utama, perlu mengambil perhatian yang kritikal pada mutu (quality) dari produk mereka dan efisiensi dari produksinya. Lebih dari itu, saat ini banyak produsen di negaranegara Asia Tenggara telah memulai program perbaikan mutu.

B. Pengertian Standarisasi Standarisasi adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah

didokumentasikan yang di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasispesifikasi teknis atau kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau definisi-definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses, atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan. Salah satu contohnya adalah penetapan standar ukuran dan format kartu kredit, atau kartu-kartu pintar (smart) lainnya yang telah mengikuti standar internasional ISO dan dapat digunakan di berbagai mesin anjungan tunai mandiri (ATM) di seluruh dunia, dan banyak contoh-contoh lainnya. Dengan demikian standar internasional telah membantu kehidupan manusia menjadi lebih mudah, serta lebih meningkatkan keandalan dan kegunaan barang dan jasa. C. Sejarah ISO Organisasi Internasional untuk Standardisasi : International Organization for Standardization (ISO) adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-wakil dari badan standar nasional setiap negara. Didirikan pada 23 Februari 1947, ISO menetapkan standar-standar industrial dan komersial dunia. ISO, yang merupakan lembaga nirlaba

internasional, pada awalnya dibentuk untuk membuat dan memperkenalkan standardisasi internasional untuk apa saja. Standar yang sudah kita kenal antara lain standar jenis film fotografi, ukuran kartu telepon, kartu ATM Bank, ukuran dan ketebalan kertas dan lainnya. Dalam menetapkan suatu standar tersebut mereka mengundang wakil anggotanya dari 130 negara untuk duduk dalam Komite Teknis (TC), Sub Komite (SC) dan Kelompok Kerja (WG). Banyak pihak melihat adanya suatu ketidakcocokan antara nama lengkap International Organization for Standardization dengan kependekannya ISO, dimana IOS dianggap lebih tepat. Anggapan itu benar bila penetapan nama didasarkan pada kependekannya. Yang sebenarnya, istilah ISO bukan merupakan kependekan, tapi merupakan nama dari organisasi internasional tersebut. ISO berasal dari Bahasa Latin (Greek) isos yang mempaunyai arti sama (equal). Awalan kata iso- juga banyak dijumpai misalnya pada kata isometric, isomer, isonomy, dan sebagainya. Dari kata sama (equal) menjadi standar inilah ISO dipilih sebagai nama organisasi yang mudah untuk dipahami. ISO sebagai nama organisasi juga dalam rangka menghindari penyingkatan kependekannya bila diterjemahkan ke dalam bahasa lain dari negara anggota, misalnya IOS dalam bahasa Inggris, atau OIN (Organisation Internationale de Normalisation) dalam bahasa Perancis, atau OSI (Organisasi Standarisasi Internasional) dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian apapun bahasa yang digunakan, organisasi ini namanya tetap ISO. Meski ISO adalah organisasi nonpemerintah, kemampuannya untuk menetapkan standar yang sering menjadi hukum melalui persetujuan atau standar nasional membuatnya lebih berpengaruh daripada kebanyakan organisasi non-pemerintah lainnya, dan dalam prakteknya ISO menjadi konsorsium dengan hubungan yang kuat dengan pihak-pihak pemerintah. Peserta ISO termasuk satu badan standar nasional dari setiap negara dan perusahaan-perusahaan besar.

1. Perlunya ISO ISO merupakan standarisasi yang dipakai di perusahaanperusahaan di seluruh dunia. Perusahaan-perusahaan tersebut juga mempertimbangkan beberapa kendala yang dapat mempengaruhi kelangsungan perusahaan. Kendala-Kendala Dalam Perusahaan Perusahaan sering dihadapkan pada permasalahan yang

berulang sehingga akhirnya menyebabkan tingginya biaya dan

ketidakpuasan pelanggan. Dan permasalahan itu diakibatkan

beberapa faktor , yaitu : 1) Karyawan a) Keluar masuknya karyawan begitu tinggi b) Tidak jelasnya pembagian tugas dan wewenang c) Tingkat produktivitas karyawan yang begitu rendah 2) Material dan Produk Jadi a) Tingginya tingkat kerusakan pada produk jadi (reject) dan tidak dipenuhinya spesifikasi pelanggan b) Tingginya produk yang rusak dalam proses sehingga harus dikerjakan kembali (rework) c) Bahan baku yang tidak memenuhi standar d) Sisa bahan produksi (scrap) yang begitu tinggi 3) Mesin dan Peralatan a) Kerusakan pada mesin dan peralatan yang begitu sering

b) Tidak tersedianya sparepart sewaktu mesin rusak sehingga terganggunya kegiatan produksi c) Tidak adanya program perawatan (maintenance) untuk mesin dan peralatan sehingga umur mesin menjadi semakin singkat 4) Metode Kerja a) Tidak jelasnya urutan proses kerja sehingga banyak proses yang tidak efektif b) Standar dan parameter yang digunakan kurang tepat dan tidak memenuhi keinginan pelanggan c) Metode kerja yang diterapkan kurang memadai untuk menunjang proses poduksi sehingga dihasilkan produk yang tidak bermutu dan tidak tercapainya target produksi yang diinginkan 5) Marketing a) Tingginya tingkat komplain dari pelanggan dan lamanya respon terhadap komplain tersebut b) Waktu penyerahan dan pengiriman barang yang tidak tepat waktu c) Kurang percayanya calon pelanggan terhadap kualitas produk dan kualitas manajemen di perusahaan Dengan melihat kendala kendala tersebut banyak perusahaan mulai mencari alternatif apa yang perlu dilakukan agar perusahaan dapat meningkatkan performancenya. Untuk ini salah satu alternatifnya adalah dengan menerapkan ISO. 2. Penerapan ISO di suatu perusahaan berguna untuk:

Meningkatkan citra perusahaan Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan Meningkatkan efisiensi kegiatan Memperbaiki do, check, act) manajemen organisasi dengan menerapkan

perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan,

Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundangundangan dalam hal pengelolaan lingkungan

Mengurangi resiko usaha Meningkatkan daya saing

3. Kebutuhan Standar Internasional Dengan adanya standar-standar yang belum diharmonisasikan terhadap teknologi yang sama dari beberapa negara atau wilayah yang berbeda, kiranya dapat berakibat timbulnya semacam technical barriers to trade (TBT) atau hambatan teknis perdagangan. Industri-industri pengekspor telah lama merasakan perlunya persetujuan terhadap standar dunia yang dapat membantu mengatasi hambatan-hambatan tersebut dalam proses perdagangan internasional. Dari timbulnya permasalahan inilah awalnya organisasi ISO didirikan. Standarisasi internasional dibentuk untuk berbagai teknologi yang mencakup berbagai bidang, antara lain bidang informasi dan telekomunikasi, tekstil, pengemasan, distribusi barang, pembangkit energi dan pemanfaatannya, pembuatan kapal, perbankan dan jasa keuangan, dan masih banyak lagi. Hal ini akan terus berkembang untuk kepentingan berbagai sektor kegiatan industri pada masa-masa yang akan datang.

Perkembangan ini diperkirakan semakin pesat antara lain karena hal-hal sebagai berikut :

Kemajuan dalam perdagangan bebas di seluruh dunia Penetrasi teknologi antar sektor Sistem komunikasi di seluruh dunia Standar global untuk pengembangan teknologi Pembangunan di negara-negara berkembang Standarisasi industri adalah suatu kenyataan yang diperlukan di

dalam suatu sektor industri tertentu bila mayoritas barang dan jasa yang dihasilkan harus memenuhi suatu standar yang telah dikenal. Standar seperti ini perlu disusun dari kesepakatan-kesepakatan melalui konsensus dari semua pihak yang berperan dalam sektor tersebut, terutama dari pihak produsen, konsumen, dan seringkali juga pihak pemerintah. Mereka menyepakati berbagai spesifikasi dan kriteria untuk diaplikasikan secara konsisten dalam memilih dan mengklasifikasikan barang, sarana produksi, dan persyaratan dari jasa yang ditawarkan.

4. Tujuan Tujuan

penyusunan

standar

adalah

untuk

memfasilitasi

perdagangan, pertukaran, dan alih teknologi melalui : Peningkatan mutu dan kesesuaian produksi pada tingkat harga yang layak

Peningkatan kesehatan, keamanan dan perlindungan lingkungan, dan pengurangan limbah

Kesesuaian dan keandalan inter-operasi yang lebih baik dari berbagai komponen untuk menghasilkan barang maupun jasa yang lebih baik

Penyederhanaan perancangan produk untuk peningkatan keandalan kegunaan barang dan jasa

Peningkatan

efisiensi

distribusi

produk

dan

kemudahan

pemeliharaannya Pengguna (konsumen) lebih percaya pada barang dan jasa yang telah mendapatkan jaminan sesuai dengan standar internasional. Jaminan terhadap kesesuaian tersebut dapat diperoleh baik dari pernyataan penghasil barang maupun melalui pemeriksaan oleh lembaga independen.

D. Sejarah Singkat Perubahan ISO 1. Pre ISO 9000 Selama perang dunia ke-2, terdapat banyak sekali persoalan mutu dalam industri teknologi tinggi di Inggris, seperti amunisi yang meledak saat masih di pabrik pembuatnya. Solusi yang dilakukan adalah dengan mensyaratkan pabrik untuk mendokumentasikan prosedur serta menunjukannya dengan bukti-bukti terdokumentasi untuk membuktikan bahwa prosedur tersebut telah dilakukan sesuai dengan yang dituliskan. Nama standar itu dikenal dengan kode BS 5750, dan diakui sebagai standar manajemen sebab ia tidak menyatakan apa yang dibuat, tapi bagaimana mengelola proses pembuatannya. Pada tahun 1987, pemerintah Inggris meyakinkan ISO untuk mengadopsi BS 5750 sebagai standar internasional, dan kemudian BS 5750 menjadi ISO 9000.

2. Versi 1987 Standar ISO tentang SMM versi 1987 memiliki struktur yang sama dengan BS 5750, dengan 3 (tiga) model SMM, pemilihan didasarkan pada ruang lingkup aktivitas suatu organisasi:

ISO 9000:1987 dipengaruhi oleh standar militer di Amerika Serikat khususnya, namun juga cocok diterapkan pada manufaktur. Penekanan standar ini adalah pada kesesuaian dengan prosedurprosedur daripada terhadap proses manajemen secara keseluruhan.

ISO 9001:1987 Model, untuk penjaminan mutu (QA = quality assurance) dalam desain, pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan bagi organisasi yang memiliki aktivitas menciptakan produk baru.

ISO 9002:1987 Model, untuk QA dalam produksi, instalasi dan pelayanan yang dasarnya sama dengan ISO 9001:1987 namun tanpa aktivitas menciptakan produk baru.

ISO 9003:1987 Model, untuk QA dalam pengujian dan inspeksi akhir saja.

3. Versi 1994 Standar ISO tentang SMM versi 1994 menekankan QA melalui tindakan preventif, sebagai ganti dari hanya melakukan pemeriksaan pada produk akhir, namun tetap melanjutkan pembuktian kepatuhan dengan prosedur-prosedur terdokumentasi. Dan karenanya, seperti versi sebelumnya, organisasi cenderung menghasilkan begitu banyak manual prosedur sehingga membebani organisasi tersebut dengan rangkaian birokrasi yang tidak perlu.

4. Versi 2000 Standar ISO tentang SMM versi 2000 memadukan ketiga standar ISO 9001, 9002, and 9003 menjadi hanya satu standar yaitu 9001. Prosedur desain dan pengembangan disyaratkan hanya jika organisasi berkaitan secara langsung dengan aktivitas penciptaan produk baru. Versi 2000 ini membuat perubahan mendasar dalam konsep SMM ISO 9000 ini dengan menempatkan manajemen proses sebagai landasan pengukuran,

pengamatan dan peningkatan tugas dan aktivitas organisasi, daripada hanya melakukan inspeksi pada produk akhir. Versi 2000 ini juga menuntut keterlibatan manajemen puncak dalam mengintegrasikan manajemen mutu dengan sistem bisnis secara keseluruhan, dan juga menghindari pendelegasian fungsi-fungsi manajemen mutu ke administrator yunior. Tujuan lainnya adalah meningkatkan efektivitas melalui pengukuran-pengukuran statistik untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan berkesinambungan. Kritisi terhadap versi 1994, terkait dengan beban dokumentasi sistem manajemen mutu, ditanggapi pada versi 2000 sebagai berikut: Untuk membuktikan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2000, organisasi harus mampu menyediakan bukti objektif (tidak perlu terdokumentasi) bahwa SMM telah diterapkan secara efektif. Analisis dari proses sebaiknya merupakan sumber untuk menetapkan jumlah dokumen yang diperlukan bagi SMM, guna memenuhi persyaratan ISO 9001:2000. Bukan dokumentasi yang menentukan proses. ISO 9001:2000, memberikan fleksibilitas bagi organisasi minimum untuk setiap dari memilih organisasi dokumentasi pendokumentasian mengembangkan yang diperlukan SMM, jumlah untuk memungkinkan

mendemonstrasikan perencanaan yang efektif, operasi dan kontrol prosesnya serta penerapannya dan peningkatan dari efektifitas SMM. Penekanan bahwa ISO 9001 mensyaratkan documented quality management system, and not a system of documents. 5. Versi 2008 Pada tanggal 14 Nopember 2008, ISO telah menerbitkan standar SMM versi 2008, yaitu ISO 9001:2008, Quality management system Requirements. Secara umum tidak muncul adanya persyaratan baru pada standar ini dibandingkan versi sebelumnya. Revisi yang dilakukan adalah untuk mempertegas pernyataan-pernyataan dalam standar yang dianggap perlu untuk dijelaskan. Misalnya: jenis pengendalian yang dapat diterapkan untuk outsourced processes, satu prosedur tunggal dapat

digunakan

untuk

mengatur

beberapa

kegiatan

yang

wajib

didokumentasikan, dan penyelarasan dengan standar-standar terkait yang terbit dalam periode 2000-2008, seperti ISO 9000:2005, ISO 19011:2002, dan ISO 14001:2004. Terkait dengan masa transisi, dari ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008,

ISO

dengan

IAF

(International

Accreditation

Forum)

menyetujui skema sebagai berikut: 12 bulan setelah publikasi ISO 9001:2008, semua sertifikat yang diterbitkan (baru maupun re-sertifikasi) harus mengacu ke ISO 9001:2008

24 bulan setelah publikasi ISO 9001:2008, semua sertifikat yang diterbitkan sesuai ISO 9001:2000 tidak berlaku.

Meskipun dalam masa transisi, sertifikat ISO 9001:2000 mempunyai status yang sama dengan sertifikat ISO 9001:2008, namun organisasi yang telah memiliki sertifikat ISO 9001:2000 sebaiknya menghubungi Lembaga Sertifikasi untuk menyetujui program untuk menganalisa klarifikasi ISO 9001:2008 dengan SMM yang diterapkannya. Organisasi yang sedang dalam proses sertifikasi ISO 9001:2000 sebaiknya berubah menggunakan ISO 9001:2008 untuk sertifikasinya. Lembaga Sertifikasi yang telah diakreditasi harus menjamin bahwa auditornya mengetahui akan klarifikasi ISO 9001:2008, dan implikasinya, dalam melaksanakan audit sesuai ISO 9001:2008 tersebut. Konsultan dan lembaga pelatihan disarankan untuk mengetahui akan klarifikasi ISO 9001:2008 serta menentukan kebutuhan untuk memperbaharui program pelatihan/dokumentasi dan perubahrnnya yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan/konsultasi ISO 9001:2008.

E. Prinsip Dasar ISO-9001:2008

ISO-9001 versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara signifikan lebih menekankan pada efektivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini. 8 Prinsip Manajemen Seperti dijelaskan diatas bahwa ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan sehingga hampir semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management mutu ISO 9001 ini, baik organisasi yang menghasilkan produk maupun jasa.. System ISO 9001:2008 fokus pada efektifitas proses continual improvement dengan pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi. Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah 8 prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja sistem agar proses yang berlangsung sesuai dengan fokus utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah : a) Customer Focus : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system sematamata untuk memuaskan customer. b) Leadership : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol

dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi c) Keterlibatan semua orang : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing d) Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan e) Pendekatan Sistem ke Manajemen : Implementasi masalah system terjadi. mengedepankan Karena itu pendekatan konsep pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan yang kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah. f) Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008 g) Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO-9001:2008 h) Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan. F. Langkah Penerapan Standar Nasional

Jika suatu manajemen organisasi perusahaan telah memutuskan untuk menerapkan standar sistem manajemen, apakah itu standar sistem manajemen mutu (ISO-9001), standar sistem manajemen lingkungan (ISO14001), standar sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (OHSAS-18001) dan atau standar manajemen lainnya, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan yang dapat disesuaikan dengan kondisi dan sumberdaya organisasi perusahaan masing-masing. Secara umum tahapnya adalah sebagai berikut : Tahap 1 : Pengkajian Sistem Awal. Menilai kesesuaian dokumentasi yang telah ada dikaitkan dengan persyaratan standar ISO 9001, ISO-14001 dan atau OHSAS-18001. Pengkajian awal ini juga lebih difokuskan kepada penentuan ruang lingkup sistem yang akan menjadi subyek penerapan standar tersebut. Misal pada organisasi perkebunan teh, penerapan sistem hanya fokus pada pabrik pengolahan saja, sedangkan sub sistem kebun tidak dimasukan ke dalam ruang lingkup. Semakin luas ruang lingkup, maka sistem yang akan

didokumentasikan akan semakin kompleks dan rumit, juga membutuhkan sumberdaya yang lebih besar mencakup : waktu, biaya,tenaga kerja yang terlibat, serta material yang dibutuhkan dalam proses dokumentasi, seperti : komputer, kertas, ATK lainnya. keluaran pekerjaan laporan analisis kesenjangan (gap analysis report) serta rencana tindak lanjut (action plan) untuk tahap pelaksanaan Konsultasi berikutnya. Tahap 2 : Analisis Proses Bisnis Setelah ruang lingkup sistem ditetapkan, langkah yang sangat penting adalah melakukan kajian terhadap proses bisnis dan interkasinya. Pada tahap ini dapat digunakan tool atau software untuk membuat diagram alir (flow chart) guna melakukan analisis proses bisnis tersebut. Analisis dilakukan, mulai dari Proses Inti, selanjutnya Proses Pendukung. Dari proses besar dijenjangkan ke proses yang lebih terinci. Proses bisnis

menjadi langkah yang sangat penting, terutama dalam penerapan sistem manajemen mutu (ISO-9001) dan menjadi landasan bagi penerapan standar manajemen lainnya, seperti ISO-14001, OHSAS18001 dan lainnya.

Tahap 3 : Penetapan Tim ISO Pada tahap ini harus dilakukan penyusunan organisasi proyek ISO berikut uraian tugas dan wewenangnya selama proyek berlangsung. PM (Project Manager) biasanya dipimpin oleh manager senior dalam perusahaan serta memiliki akses ke seluruh unit kerja serta juga dapat melakukan komunikasi efektif dengan top manajemen selama proyek berlangsung. Anggota tim proyek dipilih dari perwakilan setiap unit kerja. Tugas utama anggota tim inilah yang akan melakukan proses pendokumentasian dan sosialisasi sistem yang telah dibangun kepada anggota organisasi lainnya. Sebaiknya penetapan anggota Tim Proyek ini dibuatkan SK (Surat Keputusan) dari Direksiatau Surat Penugasan dan diberikan kewenangan untuk mendapatkan akses informasi yang memadai pada saat sistem dibangun, terutama pada saat penyusunan manual, prosedur atau dokumen pendukung. keluaran pekerjaan terbentuknya tim kerja ISO perusahaan.

Tahap 4 :Pelatihan Pengenalan, Pemahaman Persyaratan Standar ISO 9001, ISO-14001, OHSAS-18001, Teknik Dokumentasi dan integrasinya (jika lebi dari satu standar) Pada tahap ini harus dilakukan pelatihan-pelatihan mencakup pemahaman isi standar, teknik pendokumentasian agar terdapat persamaan persepsi dan menumbuhkan komitmen timorganisasi proyek

ISO. keluaran pekerjaan terciptanya persamaan persepsi tim terhadap setiap persyaratan standar dan cara penerapannya.

Tahap 5 : Desain dan Penerapan Sistem Manajemen Pada tahap ini, setiap anggota tim mulai menyusun dokumentasi sistem manajemen, mencakup : manual, prosedur-prosedur, instruksi kerja, formulir, mengumpulkan dokumen yang dijadikan referensi. Dokumentasi difokuskan pada subsistem yang menjadi tanggungjawabnya. Misal tim marketing, mungkin diberi tangungjawab menyusun prosedur marketing, tim produksi menyusun prosedur produksi dan seterusnya. keluaran pekerjaan dokumentasi sesuai persyaratan standar yang disahkan personil berwenang.

Tahap 6 : Sosialisasi Penerapan Sistem Manajemen Pada tahap ini dilakukan pengesahan dokumen oleh personil berwenang, selanjutnya tim proyek harus melakukan bimbingan dan arahan cara penerapan dokumentasi kepada anggota organisasi lainnya. Sosialisasi mencakup pengenalan standar, pemahaman maksud isi manual, prosedur, instruksi kerja, konsistensi pengisian formulir yang telah ditetapkan. Keluaran pekerjaan dokumentasi yang dapat diterapkan (dokumentasi sistem manajemen mutu, dokumentasi sistem manajemen lingkungan, dikumentasi sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja atau munkin berupa dokumentasi sistem integrasi lebih dari satu standar).

Tahap 7 Pelatihan Audit Internal

Berdasarkan persyaratan standar, sistem manajemen yang telah dibangun harus dipelihara dan terus dikembangkan sejalan dengan perkembangan organisasi perusahaan, maka perlu dilakukan audit. Proses audit harus dilakukan oleh auditor yang kompeten atau berkualifikasi, bukan sekedar manual, prosedur, formulir diisi hanya sekedar memenuhi persyaratan standar atau menunjukan proses audit telah dilakukan. Jika perusahaan menerapkan lebih dari satu standar dan baru menerapkannya, sebaiaknya antara auditor ISO-9001, ISO-14001 atau OHSAS-18001 dan lainnya dipisahkan atau dibedakan auditornya agar tidak menimbulkan kebingungan harus melakukan audit lebih dari satu standar. Keluaran pekerjaan auditor berkualifikasi.

Tahap 8 : Penerapan Audit Internal Audit internal dimaksudkan untuk mengidentifikasi peluangpeluang bagi perbaikan sistem manajemen yang telah dibangun, bukan hanya sekedar 'Kegiatan Ritual' memenuhi persyaratan standar atau 'Kekhawatiran Kegagalan Proses Sertifikasi'. Pada beberapa kasus masih ditemui bahwa audit hanya sekedar pemenuhan persyaratan, sehingga akhirnya penerapan standar ini tidak memiliki makna dan manfaat yang dalam. Keluaran pekerjaan dokumentasi sesuai dengan standar dan dipenuhinya klausul audit internal

Tahap 9 : Tindakan Perbaikan Tidak ada sistem yang terbaik, hanya ada cara menuju yang lebih baik, mengingat sistem ini bisa berjalan karena faktor manusia juga. Beberapa ketidaksesuaian dalam sistem, sudah pasti terjadi dimana umunya bersifat karena faktor manusia (human error), seperti tidak taat

mengikuti prosedur, tidak konsisten mengisi formulir dsb. Hal ini adalah wajar, tinggal harus segera dilakukan tindakan perbaikan, baik berupa dokumentasi dengan jalan merevisi dokumen atau bersifat implementasi dengan jalan memberikan pelatihan ulang, memberikan motivasi agar setiap anggota organisasi kembali komitmen pada sistem yang telah dibangun.

Tahap 10 : Tinjauan Manajemen Pada tahap ini, top manajemen bersama perwakilan anggota organisasi melakukan evaluasi terhadap efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan dan mengidentifikasi rencana tindak lanjut perbaikannya. Keluaran pekerjaan dokumen rencana tindak lanjut pengembangan sistem dan dipenuhinya klausul tinjauan manajemen.

Tahap 11 :Pra-Sertifikasi Pada tahap ini dilakukan audit pendahuluan oleh Badan

Sertifikasi dan melakukan tindakan perbaikan ulang, seperti merevisi prosedur atau implementasi. Keluaran pekerjaan dokumentasi revisi.

Tahap 12 : Sertifikasi Pada tahap ini dilakukan audit Badan Sertifikasi. terhadap sistem manajemen yang telah diterapkan dan diimplementasikan suatu organisasi perusahaan dengan tujuan mendapatkan rekomendasi

sertifikasi yang sesuai ruang lingkup bisnis perusahaan. Keluaran pekerjaan Laporan Hasil Audit Badan Sertifikasi.

Tahap 13 : Tindakan Perbaikan Final Audit Badan Sertifikasi

Dari hasil pelaksanaan Audit Sertifikasi, dapat saja auditor menerbitkan beberapa temuan hasil audit yang disampaikan dalam bentuk laporan audit. Sebagai responnya, maka organisasi perusahaan harus segera melakukan koreksi dan menyampaikan hasilnya kembali ke Badan Sertifikasi agar status hasil audit dapat ditutup. Keluaran pekerjaan dokumen revisi sebagai respon atas temuan audit Badan Sertifikasi.