BAB 6

FORMAT GENERIK PETARENCANA

6.1. PENDAHULUAN
Dalam "dunia pemetarencanaan" yang dikenal hingga saat ini, keragaman bukan saja dalam penggunaan istilah tetapi juga menyangkut format/arsitektur petarencana. Masingmasing organisasi memang seyogyanya mengembangkan dan menggunakan format yang dianggap paling sesuai untuk kebutuhannya. Tentu saja ada beberapa hal-hal yang secara umum dianggap penting agar petarencana yang disusun berfungsi efektif. Bagian ini akan membahas elemen utama dan format petarencana yang bersifat generik. Format tersebut selanjutnya dapat disesuaikan untuk beragam kepentingan pemetarencanaan, seperti pemetarencanaan produk-teknologi, pemetarencanaan sains dan teknologi atau lainnya, baik untuk organisasi individual (suatu perusahaan) maupun pemetarencanaan kolaboratif yang melibatkan beberapa organisasi. Beberapa contoh template elemen petarencana disampaikan pada bagian lampiran.

6.2. ELEMEN UTAMA

Petarencana yang sejauh ini berkembang, dibuat dengan arsitektur atau format yang berbeda (tidak selalu sama). Tetapi pada dasarnya, suatu petarencana biasanya memuat fitur (elemen) atau atribut umum (termasuk skematik): 1. 2. Elemen yang mengindikasikan alasan dan tujuan utama dalam konteks upaya pemetarencanaan yang bersangkutan (know why); Elemen yang menunjukkan apa yang akan disampaikan (dan bagaimana) untuk memenuhi/mencapai tujuan dan sasaran yang ditentukan (know what);

59

3.

Elemen yang menjelaskan teknologi/kapabilitas (know how) yang diperlukan dan akan dikembangkan (dan alternatif/pilihan yang mungkin), beserta pengetahuan/keterampilan dan sumber daya, aktivitas penelitian dan pengembangan, serta aktivitas penting lain, yang diperlukan untuk menghasilkan teknologi tersebut dan terkait dengan butir 2 di atas; Dimensi waktu (timing) yang mencerminkan keputusan kapan langkah/aktivitas dan sasaran tertentu yang diputuskan harus dilaksanakan atau tersedia (know when). Selain itu, petarencana umumnya juga memuat atribut antara lain:

4.

Rangkuman/ringkasan tentang pengembangan teknologi dan perkiraannya; Gambaran tentang pilihan-pilihan yang mungkin (possible options) di masa datang, tidak terbatas pada solusi yang telah diketahui saja; Rincian tentang sasaran yang direncanakan akan dicapai; Tahapan aktivitas, beserta keterkaitan/hubungan satu dengan lainnya (dan antara aktivitas dengan sasaran tertentu yang terkait).

6.3. KERANGKA PETARENCANA

Skema yang diajukan oleh CTM the University of Cambridge (Phaal, 2002a) merupakan salah satu kerangka untuk memahami bagaimana tujuan (-tujuan) yang ingin dicapai dalam proses pemetarencanaan dijabarkan dalam pilihan dan kombinasi format petarencana (Gambar 6.1). Tujuan pemetarencanaan yang dalam konteks strategik biasanya terdiri atas beberapa elemen tujuan yang saling terkait, khususnya: perencanaan jangka panjang, perencanaan strategik, perencanaan integrasi, perencanaan produk, perencanaan kapabilitas, dan perencanaan program (perencanaan proyek dan perencanaan proses). Sementara format penyajian elemen-elemen tujuan tersebut umumnya menggunakan kombinasi dari beragam bentuk seperti teks, grafis diagram alir, tabel, plot, skema single layer dan multilayer. Suatu cara pandang yang agak berbeda (dengan esensi sama) adalah seperti disampaikan oleh Kappel, Phaal, et al., Albright dan juga digunakan oleh Honeywell (lihat Rasmussen, 2003) yang dalam kerangka perencanaan strategiknya menekankan bagaimana keterkaitan antara petarencana lingkungan atau environmental roadmap (dalam analisis lingkungan), petarencana produk (dalam petarencana evolusi produk), petarencana teknologi (dalam rencana teknologi), analisis portfolio, strategi operasi, dan strategi keuangan (lihat Bab 5).

60

PEMETARENCANAAN (ROADMAPPING): KONSEP, METODE DAN IMPLIKASI KEBIJAKAN

BAB 6 FORMAT GENERIK PETARENCANA

Tujuan (Purpose)
time time Market Business Gaps Technology developments

Format
Fundamental questions Primary business areas & crosscutting processes Near-term goals Long-term goals Mid-term goals

Mission

Nugget

Vision

Contribution to priorities

Current

Technology Skills Organisation

Migration paths

Vision

Product

Sectors & products

2
Perencanaan Strategik

1
Perencanaan Jangka Panjang
Teks Aliran

f e
Technology areas time

Component / subsystem technologies

Prototypes / test systems

System / technology demonstrators

Inservice systems

3
time Products

Perencanaan Integrasi

Grafis

Market

Product

Technology

Internal Technologies Competitor Technologies

Perencanaan Produk

PRT Generik
External influences Deliverables Technology Science, skills, know-how time

Multiple Layers Integrated Single Layer

Tabel

R&D project

d
time

Triggers / issues Business & market drivers Capabilities to meet drivers Technology developments

time

Perencanaan Kapabilitas Perencanaan Program

Technology areas

Batang / Bar

Resources

Internal External

0
Products

Products:

Next gen

Future

Plot
time Product features & performance evolution

gap

5
Project flow Project milestones Key decision points

Perencanaan Proyek
time Commercial perspective Business process (e.g. NPD)

Perencanaan Proses
Performance
Knowledge flows time

time

Technology areas & performance evolution Future technology

Technology 1 Technical perspective

Technology 2

b a

Knowledge flows

Technology developments

Gambar 6.1 Kerangka Petarencana: Keterkaitan antara Tujuan dan Format.

Dalam konteks manajemen strategik organisasi, pemetarencanan merupakan proses yang terkait dengan beragam fungsi, lapisan, unit dan proses organisasi. Dalam konteks ini, elemen dan kerangka suatu petarencana adalah seperti diilustrasikan pada Gambar 6.2. Dalam kerangka tersebut (yang juga digunakan oleh Honeywell), petarencana dihasilkan pada beberapa elemen proses. Identik dengan kedua model tersebut adalah skema pemetarencanaan inovasi seperti disampaikan oleh Bucher (2002) dan ditunjukkan pada Gambar 5.2b (Bab 5). Bucher tidak mengelaborasi secara khusus format petarencana, namun mengungkapkan suatu konsep arsitektur inovasi sebagai basis bagi pemetarencanaan inovasi. Dalam kerangka ini, manajemen inovasi berfungsi mengelola proses organisasi inovasi dan pemetarencanaan inovasi serta keterkaitan antara keduanya.

61

Know-why

Strategi Pasar dan Persaingan (Market and Competitive Strategy) : Petarencana Industri/Lingkungan (Environment Roadmaps)

Pahami perilaku pembelian konsumen (customer drivers, CTQs), kecenderungan industri, pendorong regulatori. Tentukan segmensegmen kunci yang menjadi sasaran. Identifikasi penawaran dan atribut dari para pesaing.

Know-what

Petarencana Produk (Product Roadmap)

Push
(capabilities)

Putuskan bagaimana produk akan didiferensiasi untuk memenangkan segmen-segmen kunci. Terjemahkan CTQ konsumen ke dalam atribut-atribut produk untuk produk spesifik tersebut. Susun sasaran-sasaran multi-tahun.

Pull
(requirements, drivers)

Know-how

Petarencana Teknologi (Technology Roadmap)

Teknologi apa yang terpenting? Kaitkan atribut produk dengan teknologi. Identifikasi investasi teknologi multi-generasi untuk memelihara daya saing.

Waktu Know-when To-Do

Rencana Tindak (Action Plan) Sumber daya dan investasi apa yang diperlukan? Rencanakan proyek dengan prioritas tertinggi. Pengendalian proses tahapan manajemen evolusi produk dan pemutakhiran petarencana.

Sumber : Modifikasi dari Kappel; Phaal, R., et al.; Albright; dan beberapa sumber lain. Catatan : CTQ = Critical to Quality.

Gambar 6.2 Pemetarencanaan dalam Konteks Strategi Organisasi.

6.4. FORMAT/ARSITEKTUR GENERIK PETARENCANA

Secara umum, dalam kerangka ini terdapat 3 (tiga) kelompok petarencana utama dan 1 1 (satu) kelompok rencana tindak yang dihasilkan, yaitu: 1. Petarencana Lingkungan (Environmental Roadmap) yang menjabarkan segmen pasar sasaran masa depan beserta proyeksi (kecenderungan) situasi persaingan, pengaruh eksternal, faktor-faktor pendorong, kebutuhan/persyaratan (requirements) konsumen, pesaing beserta atribut pentingnya, killer technologies dan aspek penting terkait lain. Albright (2002) mengelompokannya ke dalam Strategi Pasar dan Persaingan (Market

Secara teknis, ini merupakan lapisan (layer) yang biasanya ditampilkan dalam format generik petarencana.

62

PEMETARENCANAAN (ROADMAPPING): KONSEP, METODE DAN IMPLIKASI KEBIJAKAN

BAB 6 FORMAT GENERIK PETARENCANA

and Competitive Strategy), atau lapisan (layer) Tujuan (Purposes) dalam format CTM 2 atau T-Plan atau Pendorong Pasar (Market Driver) dalam format Bucher. 2. Petarencana Produk (Product Roadmap) yang menjelaskan kebutuhan produk (product requirements) dalam memenuhi segmen pasar sasaran tersebut, dan biasanya mencerminkan tahapan proyek atau peluncuran produk yang utama, beserta 3 fitur/atributnya. Ini yang sama digunakan oleh Albright atau lapisan Penyampaian (Delivery) dalam format T-Plan, dan lapisan Fitur Produk (Product Features) dalam format Bucher. Petarencana Teknologi (Technology Roadmap) yang menjabarkan alternatif teknologi beserta lintasan (path) yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang teridentifikasi. Kelompok ini disebut Petarencana Teknologi oleh Albright, atau lapisan Sumber Daya (Resources) dalam format T-Plan dan Sains/Teknologi (Science/Technology) oleh Bucher. Rencana Tindak (Action Plan) yang merangkum seluruh rencana tindak (program, proyek dan/atau kegiatan) yang diturunkan dari proses pemetarencanaan beserta kebutuhan sumber daya, kapabilitas dan aspek teknis lainnya. Kelompok ini disebut Ringkasan dan Rencana Tindak (Summary and Action Plan) dalam kerangka Albright, atau lapisan Sumber Daya (Resources) dalam format T-Plan, atau Program Litbang, Sumber Daya, dan Kompetensi Inti (R&D Programs, Resources, Core Competence) dalam format Bucher.

3.

4.

Gambar 6.3 - 6.6 mengilustrasikan beberapa contoh arsitektur/format petarencana generik yang berkembang. Sementara itu Gambar 6.7 mengilustrasikan visualisasi rangkaian petarencana dalam inovasi suatu organisasi.

CTM University of Cambridge mengembangkan T-Plan dengan pendekatan yang disebut Fast-Start TRM Process untuk pemetarencanaan teknologi. Untuk menghasilkan fitur ini, salah satu pendekatan yang dapat digunakan misalnya quality function deployment (QFD).

63

Business Leadership

Analisis Portfolio Bisnis: Grow, Exit, Manage for Cash Analisis dan Karakterisasi Persaingan Bisnis

Analisis Portfolio Produk yang Berjalan

Marketing/New Business Development

Petarencana Lingkungan

Market Sensing Petarencana Konsumen Petarencana Pesaing NPD Stage Gate Process

Product Owners

Petarencana Produk Petarencana Teknologi

Technology Leaders Sumber : Diadopsi dari Sherbet (2002).

Gambar 6.3 Arsitektur Petarencana Beserta Kepemilikan dan Manajemen Datanya yang Dikembangkan di Honeywell.

Lapisan (layers) menghubungkan:

Waktu Tujuan / Pendorong Pasar atau Bisnis

Waktu (know-when) Tujuan (Purpose) (know-why) Penyampaian (Delivery) (know-what) Sumber Daya (Resources) (know-how)

Barang / Jasa / Kapabilitas / Sistem / Peluang / Risiko

Teknologi / Kompetensi

Keterampilan / Kemitraan / Sumber Daya, dll.

Sumber : Phaal (2002a).

Gambar 6.4 Arsitektur/Format Petarencana Generik (T-Plan).

PEMETARENCANAAN (ROADMAPPING): KONSEP, METODE DAN IMPLIKASI KEBIJAKAN

64

BAB 6 FORMAT GENERIK PETARENCANA

Petarencana Teknologi

waktu/time Pendorong Bisnis / Pasar

Fitur Produk

Bisnis / Pasar

Fleksibilitas sangatlah penting: Layer Horizon Waktu Detail Fokus Proses

Teknologi / Sumber Daya

Grid Analisis
Sumber : Diadopsi dari etindamar dan Farrukh, 2001.

Gambar 6.5 Ilustrasi Pengembangan Data Input dan Struktur Petarencana (T-Plan).
Waktu
Pendorong Pasar (Market Drivers)
Segmen A Segmen B Kelompok A Kelompok B Bidang A Bidang B

Solusi Teknologi

Produk / Jasa / Produksi

Fitur Produk

PP 1 PP 3 PP 2 FP 1 FP 2 ST 1 ST 2 LB 1 LB 2 LB 3 LB 5 LB 4
K2 KI 1 SK 1 SK 2

Fitur Produk Sains/ Teknologi Program Litbang (R&D) Sumber Daya

FP 3 FP 4 ST 3 ST 4 LB 7 LB 6

Keuangan Kepemilikan / Infrastruktur SDM / Kapabilitas

K1

Kompetensi Inti (Core Competences)

Sumber : Bucher (2002).

KI 1 KI 2 KI 3

KI 4

Gambar 6.6 Ilustrasi Arsitektur/Format Petarencana Generik (Bucher).

65

Gambar 6.7 Ilustrasi Rangkaian Petarencana dalam Inovasi Suatu Organisasi.

6.5. KUNCI KEBERHASILAN FORMAT/ARSITEKTUR PETARENCANA

Setiap format/arsitektur petarencana idealnya harus dapat memberikan kerangka bagi: 1. 2. Keterkaitan lintas fungsi (cross functional linkage). Hal ini terutama menyangkut keterkaitan isu (dengan berbagai aspek terkait) pasar produk teknologi/kapabilitas; Keterkaitan lintas organisasi (cross organizational linkage). Ini terkait dengan sistem manajemen organisasi yang bersangkutan, khususnya menyangkut struktur hirarki bisnis, dan hubungan antar unit organisasi atau unit bisnis strategik. Keterkaitan lintas proses (cross process linkage). Ini menyangkut bagaimana keterkaitan antara berbagai proses penting yang relevan dalam organisasi yang bersangkutan, termasuk perencanaan strategis, rencana kerja/operasi tahunan, pengenalan produk baru, dan peninjauan sumber daya manajemen.

3.

66

PEMETARENCANAAN (ROADMAPPING): KONSEP, METODE DAN IMPLIKASI KEBIJAKAN

BAB 6 FORMAT GENERIK PETARENCANA

Terkait dengan arsitektur petarencana (seperti telah disampaikan pada bagian sebelumnya), Honeywell mengidentifikasi kunci keberhasilannya adalah: Kemampuan mengkomunikasikan secara luas dan menggunakan keterkaitan. Proses pemetarencanaan dengan digitasi yang digunakan dalam hal ini membantu memberikan nilai tambah yang jelas, termasuk pengembangan database. Arsitektur petarencana dalam format yang sederhana. Perlu diupayakan kebutuhan interpretasi map-to-map yang minimal. Arsitektur petarencana yang mudah disesuaikan (adaptable) bagi serangkaian tawaran produk yang beragam. Ini penting mengingat sangat beragamnya waktu pengembangan produk dan siklus masing-masing produk.

Idealnya petarencana harus mampu memberikan kerangka bagi keterkaitan dan kesejalan dalam organisasi. Tujuan utama perancangan format/arsitektur petarencana dalam kaitan ini adalah keterpaduan strategi organisasi. Untuk itu, Honeywell lebih memilih format/arsitektur petarencana yang sederhana, fleksibel dan seragam di seluruh unit bisnis. Sementara itu, Richey (2002a) mengungkapkan dari pengalaman Motorola sejauh ini, kisah suksesnya dalam mengembangkan pemetarencanaan dipengaruhi oleh faktor berikut: Format yang konsisten (consistent format) yang memungkinkan perbandingan antar petarencana secara mudah yang membawa kepada informasi kecenderungan dan pedoman-pedoman desain yang baik. Tercapainya kesesuaian yang baik (good alignment) antara tim rekayasa dengan tim komoditas (engineering and commodity teams). Petarencana berfungsi sebagai conversation enablers untuk menggali lebih dalam informasi dari basis pasokan dalam memahami arah teknologi secara lebih baik. Peninjauan bisnis pemasok kini mencakup tinjauan atas Petarencana Terstruktur (Structured Roadmaps) untuk keterkaitan. Strategi yang kuat dibangun dengan tim rekayasa berdasarkan informasi petarencana dan pedoman desain. Approved Parts List (APL) untuk produk diturunkan dari Petarencana Terstruktur (Structured Roadmaps). Basis pasokan mampu melihat Motorola sebagai suatu kesatuan (unified Motorola) yang mendorong petarencana komponen yang fokus dan dapat dicapai (achievable).

Atas dasar ini, ia menyampaikan beberapa saran berikut: Lembagakan proses pemetarencanaan di seluruh korporasi. Bakukan (buat standarisasi) model perencanaan dalam organisasi.

67

Ciptakan kerangka iteratif dan pemahaman ulang tentang perubahan teknologi dan bisnis. Ciptakan dan kembangkan keterpaduan antara kompetensi inti (core competencies), bisnis, dan perkembangan teknologi. EISDISR menyarankan agar petarencana memenuhi beberapa hal penting berikut:

Bersifat strategik, jelas, dan mudah untuk diikuti; Tunjukkan hubungan-hubungan antar aktivitas penelitian; Kuantifikasi manfaat penelitian dan tentukan sasaran dan ukuran kinerja; Tunjukkan gambaran luas tentang teknologi yang saling bersaing; Kembangkan gambaran realistis dari hambatan-hambatan non-teknis; Pastikan pandangan realistis tentang tenggang waktu pengembangan yang panjang; Masukan informasi kecenderungan konsumen dan ekonomi dunia; Libatkan dari beragam disiplin ilmu untuk mengembangkan pandangan/wawasan yang cukup luas; dan Manfaatkan sedapat mungkin peta visual/grafik lebih dari penggunaan teks dan tabel.

68

PEMETARENCANAAN (ROADMAPPING): KONSEP, METODE DAN IMPLIKASI KEBIJAKAN