rganizarea sistemului informaional este un aspect esenial

n succesul ntreprinderii. n cadrul firmelor de afaceri,

misiunea, scopurile i obiectivele nivelurilor superioare de management
trebuie s fie transmise foarte clar managerilor de la nivelul inferior,
precum i proprietarilor de aciuni, dar informaiile trebuie s circule
foarte clar i ctre clieni, furnizori, parteneri de societate mixt,
investitori, bancheri i ctre multe alte entiti care au nevoie s cunoasc
ce face firma i cum se autoanalizeaz i autoconsider. Pentru oferirea
acestor informaii, sunt folosite expuneri clare i concise, de obicei scrise,
care trebuie create i transmise celor ce li se cuvine.

Alt element cheie n sistemul informaional este cel care se
cheam feedback. Feedback-ul permite celui ce transmite informaia s
afle dac aceasta a fost primit i indic ct s-a neles din ea. Mai pot fi
i ali indicatori de feedback, cum ar fi realizarea exact a aciunilor
cerute de cel care a comunicat informaia.

O
Organizarea sistemului informaional
6
Idei americane pentru manageri romni
ntreprinderile puternice au sisteme de raportare care le spun dac
firma funcioneaz bine. Unele din aceste rapoarte sunt de natur
financiar i au fost discutate n capitolul precedent. Dup cum am mai
spus, coeficienii menionai n rapoartele financiare sunt baza lurii
multora dintre deciziile luate de TOP Managers, precum i deciziile luate
de posibilii investitori i acionari. Multe dintre informaiile care circul
astzi la nivelul firmelor de afaceri americane sunt puse pe computer i
sunt la ndemn cu rapiditate i acuratee unui cmp larg de directori, n
comparaie cu anii trecui. Folosirea computerelor trebuie s ne ajute n
luarea deciziilor i aceast metod a primit denumirea de management al
sistemului informaional (MSI).

Vom ncepe discuia noastr cu o informaie transmis scris i
oral, iar apoi vom discuta despre MSI.


Procesul transmiterii informaiilor

Sunt apte etape n procesul de transmitere a unei informaii i
fiecare etap trebuie parcurs cu succes pentru a asigura eficacitatea
comunicrii. Etapele procesului sunt:

Ideea Codificarea Transmiterea

FEEDBACK
Primirea Decodificarea
nelegerea


Coninutul ideatic poate fi format din: idei, fapte, opiuni, sfaturi
etc., pe care emitorul vrea s le transmit. Pentru a transmite mesajul,
poate fi folosit comunicarea oral sau comunicarea scris precum i
unele mijloace electronice. Fiecare dintre aceste mijloace este perceput
diferit, dar percepia cea mai deplin s-a constatat c este la comunicarea
oral fa n fa. n aceast form, cel ce trimite i cel ce primete se vd
i se aud reciproc o dat cu prelucrarea unor mesaje vizuale din gestic i
mimic. Al doilea mijloc de comunicare prin care se percepe corect
informaia este convorbirea telefonic.

Organizarea sistemului informaional
A treia cale de transmitere a informaiei este adresat n scris.
Mai puin bine perceput este informarea adresat n general i cel mai
puin perceput este informarea pe computer prin date exprimate
numeric. Cu ct informaia devine mai abstract, cu att omul o percepe
mai dificil. Totui, mijlocul de transmitere a unei informaii este
determinat de coninutul acesteia i de cel cruia i se adreseaz. Pentru
multe date informaionale nu se cere o percepie direct, care ar consuma
timp. Imaginai-v un manager prezentnd oral un raport asupra
specificaiilor cerute pentru a produce peste 500 de diferite produse.
Persoanele crora li s-ar adresa acest director ar adormi. Pentru acest gen
de raport trebuie folosit computerul, concluzia fiind c numai anumite
informaii de o deosebit importan trebuie fcute prin raport oral.

Al treilea pas n procesul de transmitere al informaiilor este
transmisiunea. Aceast etap poate fi realizat prin mijloace deja
menionate, n funcie de gradul cel mai adecvat de percepie pe care l
dorim. Cerina cheie este ca mijlocul de transmisie s funcioneze corect,
s ne asigurm c rapoartele au fost corect distribuite, c funcioneaz
sistemul electronic de coresponden, computerul i c sistemul telefonic
permite mesajelor s circule cu claritate fr opreliti sau deformri.
Uneori, transmisiile ndoielnice pot fi nlocuite cu alte metode. n cazul n
care computerul nu funcioneaz, putem transmite mesajul prin pot sau
prin curier.

A patra etap este primirea comunicrii. Aceasta cere atenie din
partea celui ce recepioneaz mesajul. Cel ce recepioneaz mesajul
trebuie s fie perfect contient c un mesaj a fost transmis, altfel
transmiterea informaiei nu a avut loc. Urmtoarea etap este
decodificarea informaiei primite. Dac este contient c a primit mesajul,
cel ce l-a recepionat trebuie s-l pun ntr-o form uor de neles. Dac
transmitem un mesaj din Romnia n Frana, folosind limba romn, va
trebui ca un translator profesionist s traduc din romn n francez.

nelegerea mesajului completeaz procesul de transmitere a
informaiei. Decodificarea adecvat ajut acest proces, dar mai pot aprea
mai multe probleme datorate nivelului de educaie i de experien
al celui ce recepioneaz mesajul, astfel nct pregtirea profesional s-i
permit s foloseasc informaia transmis.
Idei americane pentru manageri romni
i, aa cum s-a spus mai devreme, feedback-ul este de foarte
mare ajutor n a-l informa pe cel ce a transmis mesajul, dac informaia a
fost primit i neleas. Dar n orice caz, aciunile ce sunt luate n urma
transmiterii informaiei sunt adesea adevratul test de eficacitate al
comunicrii fcute.


Bariere n calea unei comunicri eficace

Multe aciuni au euat datorit sistemului informaional ineficace.
Managerii s-au gndit adesea c trebuie s transmit informaiile n bune
condiii, dar totui ele nu au fost primite corespunztor i nu s-a
reacionat conform cu cerinele datorit uneia sau mai multor bariere care
au aprut n sistem.

Aceste bariere au fost prezentate de Bedeian n patru forme:
Factori intrapersonali, factori structurali, factori interpersonali,
factori tehnologici.

Factorii intrapersonali se refer la abilitatea individului de a
primi un mesaj de la transmitor. Ei se refer la abilitatea percepiei
selective a recepionerului de a vedea i de a auzi numai ceea ce persoana
vrea s vad i s aud (putere de concentrare); de asemenea, exist
ndemnare diferit n primirea comunicrii determinat de: capacitate de
a citi, a asculta i a analiza.

Factorii structurali se refer la poziia persoanei n cadrul
ntreprinderii. Aici gsim bariere care se datoreaz diferenelor de poziie
dintre cel care emite mesajul i cel care l primete; transmiterea i
interpretarea unor mesaje, nainte chiar ca mesajul oficial s fie transmis.

Factorii interpersonali se refer la climatul din cadrul
ntreprinderii, la ncredere i credibilitate. Factorii tehnologici sunt:
limbajul folosit, mijlocul folosit etc. Specialitii n informatic au putut
analiza eficacitatea sistemului informaional al unei ntreprinderi,
detectnd care sunt barierele care exist i recomandnd moduri de a se
trece peste aceste bariere. Cu puin antrenament, orice director poate face
acelai lucru n cadrul ntreprinderii sale, determinnd depirea
barierelor.
Organizarea sistemului informaional
Comunicrile eficace cer un climat de deschidere i ncredere.
Noi recomandm cu cldur ca acesta s fie un punct de plecare n
mbuntirea sistemului informaional. Deseori, sunt probleme n
transmiterea informaiilor de la sindicate la manageri pentru c nu au
ncredere unii n alii. Dar exist ci de mbuntire a climatului
organizatoric, chiar i n ntreprinderile unde sunt sindicate.

De exemplu: GM a fcut o astfel de aciune n 1970; rezultatele
au meritat efortul de a perfeciona sistemul informaional slab i
nencrederea s-a estompat.

Una din tehnicile pentru a obine circulaia ct mai deschis a
informaiei este prin ceea ce se numete programul calitii muncii.
Acest program ncurajeaz salariaii s spun cu voce tare ce plngere au
privind modul n care se desfoar munca lor la nivelul ntreprinderii, de
asemenea, au posibilitatea s fac sugestii cum trebuie mbuntit
funcionarea ntreprinderii.

Eu nsumi am fcut nite studii n 1980 pentru a determina ct de
mult este folosit comunicarea de jos n sus (adic de la simpli lucrtori
spre conducerea superioar). Un aspect al comunicrii de jos n sus
trebuia s fie adoptarea unui sistem de cunoatere a sugestiilor privind
modul de mbuntire a proceselor din cadrul companiei i a produselor
executate.

n primul meu studiu am analizat 49 de companii i am gsit
numai 10 care aveau unele programe pentru nregistrarea tuturor
sugestiilor venite din partea personalului lucrtor. Descoperirea fcut de
mine m-a dezamgit foarte mult pentru c nu e permis ca TOP Managers
s ignore o resurs gratuit de asemenea valoare. Japonezii nu ignor
aceast resurs. Dimpotriv, ei ncurajeaz continuu salariaii s trimit
sugestii de orice natur privind viaa ntreprinderii i chiar i rspltesc pe
salariaii ale cror idei duc la creterea profitabilitii ntreprinderii, la
economisire de bani sau la mbuntirea proceselor i produselor.



Idei americane pentru manageri romni
Managementul sistemului informaional

Folosirea computerului n firmele de afaceri a fcut ca viteza de
circulaie a informaiei s creasc i a mbuntit activitatea de luare a
deciziilor. Deciziile, desigur, sunt luate de oameni, dar calculatoarele
ofer un mare sprijin prin asigurarea datelor necesare.

Reeaua de computere d acuratee informaiilor curente despre
operaiile ce se desfoar n interiorul firmei. Deci, dup cum am artat
n cazul firmei Walmart, casele de marcat conectate la computer au
asigurat manipularea mrfii n depozite i magazine, n aa fel nct
stocurile s asigure continuitatea existenei tuturor articolelor n rafturile
magazinelor la ndemna cumprtorului. Aceasta a determinat creterea
ncrederii clientului n stabilitatea magazinelor, capabile s asigure
oricnd existena produsului dorit.

Corporaia Frito-Lay, productor i distribuitor de (hran-rapid)
Snack-foods, cum ar fi: cartofi prjii, fulgi de tomate, fulgi de porumb,
unt de alune, precum i multe dulciuri, a recurs la sistemul computerizat
pentru fiecare camion care fcea aprovizionarea. Trebuia ca oferii de
camioane s opereze cu computerul n fiecare magazin unde duceau
marfa, s numere produsele nevndute i s determine ce noi stocuri
trebuie aprovizionate, s determine ce articole s fie nlocuite datorit
depirii termenului de garanie i s fac i factura prin care se ncaseaz
banii de la directorul de magazin. Pentru a rezolva toate cele menionate,
n mod normal este nevoie de mai mult de o or, pe cnd cu ajutorul
computerului nu sunt necesare dect cteva minute. Computerizarea
activitii firmelor a dus la creterea procentelor de desfacere pe pia,
precum i la creterea vnzrilor totale i a profitabilitii n comparaie
cu ali competitori.

Companiile aeriene au recurs i ele la sistemul complet
computerizat al rezervrilor de ctre pasageri pentru zborurile efectuate.
Liniile aeriene americane au nceput acest proces n 1980 cu un program
numit Sabre. De asemenea, compania american a nchiriat spaii n
memoria computerelor sale altor linii aeriene i, n acest fel, au putut da
informaiile necesare i despre zborurile altor companii n cazul n care
clienii ntrebau.
Organizarea sistemului informaional
Folosind computerizarea, Liniile Aeriene Americane au putut s
supravieuiasc, n timp ce alte companii ca: Eastern Airlines, Pan
American Airlines i TWA au devenit neprofitabile i au declarat
faliment. Aceste exemple de MIS se refer la cele mai noi instrumente
pentru luarea deciziilor care pot fi la ndemna conductorilor. Datele
intr n computer i sunt transformate n informaii. Informaiile sunt
folosite de directori, pe cnd datele primare nu. Aadar, oferii de la
Frito-Lay pot descoperi c au vnzri slabe n iulie, n unele zone, dar n
acelai timp mult mai bune vnzri n alte zone. Analiza pe computer va
indica dac ei trebuie s schimbe unele articole n aprovizionarea
magazinelor pe care le servesc.

MIS poate fi aplicat i n programarea produciei, n
managementul prin proiecte, n managementul construciilor, n
managementul financiar, ca i n marketing. Unele firme au sistemul
MIS managementul sistemului informaional asupra resurselor umane.
Acesta este necesar pentru a avea evidena capacitii profesionale de
care dispune ntreprinderea, precum i alte date cum ar fi vrsta, sexul,
pregtirea colar, pregtirea profesional, vechimea n munc, nivelul de
salariu. Nu trebuie nregistrate informaii asupra religiei, strii sociale,
strii politice.

Cnd sistemul MIS este creat, el trebuie s asigure realizarea a
patru operaii:
1. veridicitatea i corectitudinea datelor introduse
2. prelucrarea acestor date
3. stocarea datelor n memorie pentru folosirea ulterioar
4. tergerea de date care nu mai sunt necesare

Pentru prima etap, datele sunt colectate numai de la surse
adecvate i autorizate. Pentru a doua etap, datele sunt analizate
i transformate pentru a fi la ndemn n caz de necesitate sau pentru a
putea fi stocate. Cnd datele sunt stocate, ele sunt puse ntr-un fel de
dosar pe computer pentru a putea fi rapid regsite la o dat ulterioar.
Dup ce nu mai este nevoie de unele date, ele sunt terse din memorie
pentru a face loc altor informaii necesare n viitor.


Idei americane pentru manageri romni
Sumar

Sistemele de comunicare trebuie s lucreze bine. Dup cum
Barnard Cester a spus ce altceva este de fapt o ntreprindere dect
sistemul su de comunicare? Aceasta este cu adevrat o afirmaie
absolut valabil. Cci fr comunicare eficient nu pot fi fcute noi
aciuni i o munc de slab calitate va fi ncontinuu repetat. Sunt
anumite mijloace de comunicare i cel ce emite trebuie cu mult atenie
s selecteze mijlocele de transmisie adecvate. Gradul de percepie de
ctre oameni trebuie s se potriveasc cu natura informaiei transmise.
Trebuie s existe i o comunicare eficace efectuat de jos n sus,
incluznd rapoarte de la nivelurile inferioare ctre nivelurile superioare
de management pentru ai informa despre ceea ce se ntmpl la
ntreprindere. Trebuie, de asemenea, desfurat o activitate de culegere a
sugestiilor, astfel nct membrii nivelurilor inferioare ale organizaiei s
ajute la mbuntirea funcionrii ntreprinderii. MIS este creat pentru
transformarea rapid a datelor n informaii pentru a le pune la ndemna
celor ce au nevoie de ele i pentru a fi stocate, dac este nevoie, n viitor.
MIS este un instrument important pentru director, dar nu poate lua decizii
n locul su.


ntrebri i discuii recapitulative

1. De ce sistemul informaional eficace este att de important
pentru ntreprindere?
2. De ce este att de important gradul de percepere al
informaiei transmise i de ce perceperea adecvat este att de
important?
3. Care sunt cteva din barierele n calea unei comunicri
eficace? Cum pot fi ele eliminate?
4. Ce poate face MIS pentru o ntreprindere?
5. Ce fel de informaie trebuie stocat n HRMIS?
6. Ce au reuit computerele s fac pentru Walmart, Frito-Lay i
American Airlines?
Organizarea sistemului informaional


Studiu de caz: Turntoria AJAX


Turntoria AJAX


Turntoria Ajax are o ntreprindere mare n Mobile. Munca
fiecrui angajat a fost analizat folosindu-se studii de timp i de micare.
Deci, fiecare angajat este rspunztor pentru o anumit cantitate din
producie. De asemenea, firma utilizeaz un dispozitiv obinuit de
nregistrare i control: ceasul (cronometrul).

ntr-o anumit munc (ocupaie), unii dintre angajai, selectai pe
baza ndemnrii (priceperii) i-au terminat munca cu o or i jumtate
nainte de ora stabilit. Toi aceti angajai, cu excepia unuia singur, vor
pleca mai devreme. Acel angajat va rmne i va ponta ntreaga secie
dup ceas, la sfritul schimbului. Aceast sarcin se ndeplinete prin
rotaie de ctre toi membrii seciei.

ntr-o zi, directorul uzinei a surprins un angajat pontndu-i pe toi
angajaii seciei. Ziua urmtoare, a avut o ntlnire cu ei. El le-a reamintit
c, n conformitate cu regulile ntreprinderii, aceast aciune l putea
determina s-i concedieze pe toi, le-a explicat c, de data aceasta, i
avertizeaz numai, c, dac se va mai repeta, va trebui s-i concedieze. n
acest moment, John Stevens (liderul), conductorul neoficial al grupului,
a spus: Ascultai, d-le Richards, noi facem treab bun. Ne facem toat
treaba. De ce nu punei aceast treab pe principiul facei treaba, apoi
mergei acas? Directorul uzinei a spus: A vrea s fac aa, dar, dup
cum tii, voi biei suntei sindicalizai. Dac v organizez munca pe
baza acestui principiu, atunci cei mai vrstnici ar putea s solicite acelai
lucru. Contractul prevede c au acest drept i voi tii c asta s-ar putea
ntmpla, deoarece ei doresc s plece mai devreme. Ca s v spun drept,
muli dintre cei vrstnici nu sunt att de pricepui ca voi, biei, i
calitatea produsului ar scdea.

Idei americane pentru manageri romni
Angajaii au continuat s munceasc repede. Dar, deoarece
trebuia ca ei s rmn la lucru, aveau tendina s umble prin jurul uzinei,
distrgnd atenia altor lucrtori, reducndu-le productivitatea
i sczndu-le nivelul moral (bieii tia trebuie c au o slujbu bun).
i, deoarece au nceput s fac murdar n jur, rata accidentelor a sporit
cu 5%.


Problem

Suntei asistentul directorului uzinei. Ce recomandri i-ai da
d-lui Richards n aceast problem de control i de moral
(comportament)?