Perencanaan Proyek

A. Jenis Metode Penjadwalan Proyek

Secara garis besar metode penjadwalan proyek dapat dibagi menjadi 5, yaitu:

1.

Bar Chart (diagram batang)

2. Program Evaluation and Review Technique (PERT) 3. 4. 5. Critical Path Method (CPM) Presedent Diagram Method (PDM) Penjadwalan Dengan Sistem Komputasi.

1.

Bar Chart (Gantt Chart)

Bar Chart atau lebih dikenal sebagai diagram batang mula-mula dipakai dan diperkenalkan oleh Hendri Lawrence Gantt pada tahun 1917. Metode ini bertujuan mengidentifikasikan unsur waktu dan urutan untuk merencanakan suatu kegiatan, yang terdiri dari waktu mulai, waktu selesai, dan waktu pelaporan. Hingga kini metode ini masih banyak digunakan karena mudah dibuat dan dipahami sehingga sangat berguna sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Penggunaannya sendiri sering digabungkan dengan kurva S sebagai pemantau biaya. Disebut kurva S karena bentuknya yang menyerupai huruf S. Kurva S adalah sebuah grafik yang dikembangkan oleh Warren T.Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir. Karenanya kurna ini disebut juga Hanumm Curve. Kurva S dapat menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi kurva S dapat memberi informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Kurva S secara grafis adalah penggambaran kemajuan kerja (bobot %) kumulatif pada sumbu vertikal terhadap waktu pada sumbu horisontal.

Kemajuan kegiatan biasanya diukur terhadap jumlah uang yang telah dikeluarkan oleh proyek. Perbandingan kurva S rencana dengan kurva S realisasi memungkinkan dapat diketahuinya kemajuan pelaksanaan proyek apakah sesuai, terlambat, atau lebih cepat dari yang direncanakan. Kelemahan penggunaan metode diagram batang dan kurva S ini adalah pada kurangnya penjelasan akan keterkaitan antar kegiatan, dan tidak dapat secara langsung memberikan informasi mengenai akibat-akibat yang akan terjadi bila ada suatu perubahan.

A. Karakteristik Gantt Chart Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek. Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart. Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan what if saat melihat kesempatankesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan. B. Kelebihan Gantt Chart Umum digunakan Menyediakan representasi grafis yang mudah dipahami Sesuai untuk proyek sederhana

C. Kekurangan Gantt Chart Tidak merepresentasikan relasi antar aktivitas Tidak memberi gambaran progress yang jelas Tidak memberikan informasi mengenai waktu pengerjaan tercepat/terlama Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan.

2.

Metode PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Metode PERT dikembangkan oleh Navy Spesial Project Office pada tahun 1957. Metode ini bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi penundaan, termasuk gangguan atau konflik suatu jadwal. Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik (nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan pekerjaan. PERT pada prinsipnya adalah hubungan ketergantungan antara bagian-bagian kegiatan yang digambarkan dalam bentuk diagram network. Dengan demikian dapat diketahui bagian-bagian kegiatan mana yang harus didahulukan dan kegiatan mana yang menunggu selesainya pekerjaan. Kelemahan metode ini terletak pada cara pembacaan. Tidak semua level manajemen dapat membaca dan mengetahui kegiatan mana yang memerlukan perhatian penuh agar proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Gambar 1. Analogi diagram PERT

Dari gambar 1 dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan. Seperti pekerjaan 1 dilakukan terlebih dahulu (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2, 3, 4, setelah itu pekerjaan 5,6. Titik 7 adalah titik finish dimana pekerjaan terakhir dilakukan dan merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram PERT juga menunjukan suatu keterikatan antar pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan. Keterikatan itu dapat dilihat dengan contoh pekerjaan 2, 3, 4 hanya dapat dilakukan jika pekerjaan 1 sudah selesai dilakukan. Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai pekerjaan pararel (pararel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah pekerja yang dibutuhkan. Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan informasi berikut: Jangka waktu penyelesaian proyek, Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan, Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek, Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis, Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).

A. Langkah-Langkah Dalam Melakukan Perencanaan Dengan PERT Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu: 1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone). Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan informasi lain seperti urutan dan durasi. 2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan. Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk setiap pekerjaan. 3. Membuat suatu diagram jaringan (network diagram). Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh dilambangkan dengan simbol panah. 4. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas. Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal jam, hari, minggu, bulan, dan tahun. 5. Menetapkan suatu jalur kritis (critical path).

Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Biasanya sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu : ES Early Start EF Early Finish LS Latest Start LF Latest Finish Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan suatu jalur kritis sesuai dengan diagram. 6. Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek. Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah diagram PERT mungkin bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang belum pernah diketahui sebelumnya.

B. Karakteristik PERT Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi. Ciri-ciri jalur kritis antara lain sebagai berikut: Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.

Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.

Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.

C. Manfaat PERT Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan. Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

D. Kelebihan Model Diagram PERT Merepresentasikan relasi antar aktivitas Sesuai untuk proyek besar Lebih efisien

E. Kekurangan Dari Metode Diagram PERT Sulit dalam pengembangan dan pengelolaan

Contoh yang sangat sederhana dari sebuah diagram PERT:

Keterangan: Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol Kegiatan A: ., Kegiatan B: ., Kegiatan C: ., , dst. Busur juga diberikan keterangan berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan. Sedangkan milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst, bertujuan untuk memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan di antara masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

3.

Critical Path Method (CPM)

Pada tahun 1958, perusahaan bahan-bahan kimia Du Pon Company menemukan metode Critical Path Method (CPM) untuk memecahkan kesulitan-kesulitan dalam proses fabrikasi. Pada dasarnya metode ini mirip dengan metode PERT. Perbedaan mendasarnya terletak dalam penentuan perkiraan waktu. CPM dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk

melaksanakan setiap kegiatan dan dapat menentukan prioritas kegiatan yang harus mendapat pengawasan cermat agar semua kegiatan selesai sesuai rencana. Dengan kata lain, metode ini memungkinkan terbentuknya suatu jalur atau lintasan kritis.

4.

Metode Preseden Diagram (PDM)

Metode Preseden Diagram (PDM) diperkenalkan oleh J.W Fondahl dari Universitas Stanford USA pada awal dekade 60-an. PDM adalah jaringan kerja yang umumnya berbentuk segi empat, sedangkan anak panahnya hanya sebagai petunjuk kegiatan-kegiatan yang bersangkutan. Dengan demikian dummy pada PDM tidak diperlukan.

5.

Penjadwalan Dengan Sistem Komputasi

Salah satu keunggulan yang paling mencolok dari penggunaan alat bantu komputer adalah kemampuan mengolah data dalam jumlah besar dalam waktu yang singkat dan dengan kemungkinan kesalahan yang kecil. Dengan demikian penyusunan jadwal dapat dilakukan dengan lebih cepat dan teliti. Setiap saat situasi proyek mengalami perubahan, komputer dapat melakukan perubahan tersebut dalam waktu singkat.