Time/system

Los Siete Hbitos

para dirigir tu vida
Jose M Acosta
Este documento podr ser reproduci do parci almente o en su total idad sin necesidad de
ser comunicado al autor, siempre que se respete integramente y sin aadi dos su conteni do
y ci tando expresamente el ori gen del mi smo.
Gracias por tu inters
En vir tud del acuerdo al canzado ent re Area Directi vos
y Time/ system ha si do posibl e l a repr oducci n grat uita
de este magnfico manual, sntesis de los hbi tos bsicos
par a una buena or gani zacin del ti empo.
No hay ms secr et os!
Br evedad y cl aridad de conceptos, no debemos "perder
tiempo" con demasiadas palabras.
Slo hay que tener deci si n y f uerza de volunt ad para
lograr pronto grandes resul tados.
Estamos seguros que t e ayudar en la or ganizacinde
tu t iempo.
Buena suer te!
Oscar Vega a
Coordinador de
1
Est comprobado que solemos perder del orden de 3 horas
al da a causa de hbitos que resultan inadecuados. Estos
hbitos no slo producen un agobi o en el tr abajo sino
tambin afectan a la calidad de nuestra vida.
Cmo combatirlos? Cul tivando siete hbitos adecuados
constructivos que nos ayudarn a gestionar nuestro tiempo
y dir igi r nuestr as vidas. Son fci l es de asi mil ar per o
aplicarlos requiere cierta disciplina. Sin embargo, una vez
convertidos en hbi tos rinden divi dendos durante aos.
Si apli cando est os consejos consi gues l ograr mas con
menos esfuerzo y aumentar tu calidad de vida, habremos
cumplido nuestra meta: ayudarte a alcanzar la tuya.
David W.H. Teague
Introduccin
El tiempo es el recurso ms importante;
quien no lo sabe administ rar no sabe
administrar nada.
Peter Drucker
2
Time/system
Hbito n 1
Decide adnde quieres ir 4
Hbito n 2
Decide qu debes hacer para llegar all 6
Hbito n 3
Comienza por lo ms importante 8
Hbito n

4
Asigna a cada cosa slo el tiempo justo.
Y delega! 10
Hbito n 5
Sigue tu programa 12
Hbito n

6
Concntrate en un solo asunto. 14
Y termnalo.
Hbito n 7
Hazte la vida ms fcil 16
Apndice 18
Sumario
3
Time/system
Define, por escrito, de 5 a 9 objetivos. No ms, porque te
di spersar as; ni menos, por que descuidar as facetas
importantes
Hbito n 1
Decide adnde quieres ir
Es decir, tus Objetivos. Si no decides adnde quieres ir,
llegars a otro sitio que quizs no te guste.
4
Time/system
Escrbel os y mant enlos a la vista: t e i nspir ar n y te
guiarn.
Ante cada si tuacin nueva o imprevista que te plantee
dudas de cmo r eaccionar, tus obj et ivos te permit irn
r esponder del modo ms adecuado. Sern tu nort e y tu
gua.
Pi ensa en T mi smo, en t u Fami l ia y en el Tr abajo
(precisamente en este orden) y fjate objetivos para cada
uno. Sern tus aspiraciones a largo plazo.
Tus objetivos deben ser motivadores, claros, cuantificados,
con plazo, compatibles entre s y retadores pero alcanzables.
La eficacia
no es cuestin de reloj,
sino de brjula.
De saber adnde vas.
5
Time/system
Recuerda: slo cosechars lo que siembres.
Hbito n 2
Decide qu debes hacer
para llegar all
Desglosa tus objetivos en etapas (jalones) estableciendo
Proyectos (planes) para alcanzarlos.
Por escrito.
6 Time/system
Tus proyect os ( pl anes) son los esl abones que t e
conducirn hacia tus objetivos. Porque las tar eas ms
grandes, al despiezarlas, se tornan asequibles.
Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte;
y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espritu. Necesitas un
tiempo personal, de descanso, de diversin.
Asume que no puedes hacer todo cuant o desearas.
Eso te obliga a elegir. Tienes todo el tiempo que hay. Pero
slo son veinticuatro horas por jornada.
Comienza por el largo plazo. Luego el medio. Y finalmente
el cor to ( l a semana) . Cuanti fi ca. Fij a f echas. Asi gna
mrgenes de seguridad para lo que tenga un plazo.
Si quieres que ocurra algo,
asgnale un tiempo.
7
Time/system
El 20% del tiempo de nuestras actividades produce el 80%
de nuestros resultados. Ident ifica ese 20% y cntrate en
l, empezando tan pronto como puedas con los Prximos
Pasos que te acercarn a l.
Evita la tentacin de abordar antes l o que es cort o,
cmodo, agradable o conocido. Es tentador porque suele
ser gratificante. Pero tambi n suele ser poco I mportante
Hbito n 3
Comienza por lo ms importante
Anticipa lo Importante antes de que se convierta en Urgente.
Adelntate a los problemas porque si llegan antes que t,
tendrn ventaja. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen
conducir a soluciones poco elegantes y provocan estrs.
8
Time/system
Si lo importante es difcil o largo, aslate. Encirrate en
el despacho o pirdet e fuer a de l si es preci so. Las
interrupciones pueden multiplicar por 20 el tiempo que te
lleve una tarea.
Prioriza: lo importante, primero. Tu semana y tu jornada
deben estar presididas por lo importante.
Dedica al menos dos tercios de tu tiempo a lo importante
que an no es urgente. Por que as evit ar s que se
convierta en urgente y encontrars las mejores soluciones
para lo que verdaderamente importa.
Perder el tiempo
es hacer cosas
menos importantes
que las que podras hacer.
Lo urgente
nos lleva al estrs;
lo importante,
a los objetivos.
9
Time/system
Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no ms. Si le
asignas poco te cogers los dedos: o te saldr mal o tendrs
que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumir. Pero
piensa que t odo ll eva ms t iempo de lo que parece al
principio.
Busca la perfeccin en el conjunto y no en cada tarea.
El conjunto incluye lo econmico, lo social, lo afectivo...tu
vida.
Hbito n 4
Asigna a cada cosa slo el tiempo justo.
Y delega!
10
Time/system
Programa el t iempo y no l as tareas. Y no lo agotes,
porque debes contar con los imprevistos. No sabes cundo,
pero te llegarn y ocuparn mas de la mitad de tu jornada.
Dice el refr n sajn: Si lo quier es pr onto y bien hecho,
hazlo t mismo". Nada ms falso. Slo sera recomendable
si tuvi eras una sol a cosa por hacer. Apl calo sl o a lo
importante.
Del ega todo lo que puedas. Pregntate siempr e qu
puedes delegar y a qui n. La nica t rampa que puedes
hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo
para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar
t u tiempo para cosas ms importantes; para que todos
crezcis profesionalmente.
Pero recuerda que delegar no es abdi car. Es preci so
definir claramente el resultado a alcanzar, informar a l os
i mpl i cados, f ormar al ot r o, dot arl o de l os r ecur sos
necesari os, mot ivar lo, concederle el der echo al err or, y
establecer contr oles para mantener el rumbo durante el
aprendizaje.
Y ten paci enci a. Delegar es inverti r. Los resultados se
obtienen despus. Con creces.
Busca la perfeccin
en el conjunto,
y no en cada tarea.
11
Time/system
Prepara un programa de actividades para cada semana.
Los Prxi mos Pasos ser n l os que har n avanzar tus
Proyectos (planes) y los que te llevarn da a da a alcanzar
tus Objetivos sistemticamente.
Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a
la vista. Sigue tu programa, salvo que te surj a algo ms
importante.
Hbito n 5
Sigue tu programa
12 Time/system
Acta segn tu iniciativa, tu criterio. Evita la reacci n
compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos
impr evistos no prioritarios (cortos, cmodos, urgentes...).
O a lo que te piden los dems. Acepta una interr upci n
slo cuando enti endas que te resulta de int ers (o es tu
obligacin).
Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto.
S amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades.
Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades:
s asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento.
No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrn ingls,
un da de estos no es ninguno de estos das.
No pospongas lo que es difcil o te desagrada, sobre
todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima,
mejor te sentirs.
Decide a tiempo. Evi ta la tentacin de seguir acopiando
ms infor macin en busca de lo seguro. A veces tendrs
que t omar deci si ones con i nformaci n i nsufi ci ent e, o
perders el tren.
13
El estrs no lo causa
el trabajo realizado,
sino el pendiente.
Time/system
Nuestra cultura sobrevalora el esfuer zo y la accin. La
persona ocupada se siente importante. La act ividad se
acaba convirtiendo en una trampa: se est tan enfrascado
en l o que se hace que se acaba olvidando para qu se
hace (objetivo).
Tu consci ent e slo puede ocuparse efi cazmente de un
asunto a la vez. La dispersin lleva al estrs.
Hbito n 6
Concntrate en un solo asunto.
Y termnalo
Cambiar de una tarea a otra
encarece los dos. Y las retrasa.
14
Time/system
Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa
cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en
un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo dems.
Manten un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar
donde recibes, procesas y emites informacin. Slo debes
t ener l a r ef er ent e al asunt o en que t r abaj as y l as
her r ami ent as de us o c ot i di ano. Los mont ones de
documentos sobre tu mesa dificultarn tu concentracin y
slo contribuirn a producirte tambin estrs.
Si tocas un documento (papel o correo electrnico), pasa
a la accin: resuelve, reencamina, archiva o tira (envalo
a la papelera). Pero no lo dejes para ms tarde.
Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el
tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos
posibles y s asertivo: aprende a decir NO cuando lo que
ti enes entre manos es ms important e que el imprevisto
que te surja.
No cuenta Lo que trabajas,
sino lo que terminas.
Convierte en un hbito
el preguntarte
silo que vas a hacer es lo mejor
que puedes hacer ahora.
15 Time/system
Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras
hacer o disfrutar. No lo malgastes.
Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta bsica.
Aliment o. Ejerci cio. Descanso. Todo condiciona un alt o
rendimiento.
Cuida tu nimo, es tu energa y tu fuerza. Aprende a
evitar las preocupaciones y el estrs: deterioran, cansan,
debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades:
tu mismo, tu familia y el trabajo.
Organzat e debidamente. Encont rars ms tiempo para
todo lo que te interesa. Logrars ms con menos esfuerzo.
Sentirs la satisfaccin de lograr lo que te propongas y la
confianza de tenerlo todo bajo control.
Hbito n 7
Hazte la vida ms fcil
16
Time/system
Apyate en las mejores herramientas de organizacin
y gestin. Hay varias y son complementarias. Te ahorran
tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad.
Las her r ami ent as di gi t al es ( or denador es, agendas
el ect r nicas, tel f onos mvi l es) son cada vez ms
sofisticadas: tamaos ms compactos, capacidad de datos
mayor y mejor conect ividad. Son idneos para presentar
listados pequeos, no relacionados y que no requieren ser
compartidos con otros.
Las her r ami ent as de papel ( di et ar i os , agendas,
organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores
organizadores son idneos para aplicar da a da la gestin
por objetivos y par a acumular informacin vital de forma
relacionada y compartible.
Y, por lt imo, ojo con l as largas j or nadas y el estrs
consiguiente! Sabes que no slo baja tu rendimiento, sino
que desaparecen habilidades que te son precisas:
creatividad, memoria, empata, capacidad para comunicar,
persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender
ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad.
El uso eficaz de tu tiempo te conducir al xito per sonal,
nico modo de que alcances la felicidad.
Recuerda que
una persona ms eficaz
es ms feliz.
17
Time/system
Ti me/ syst em I nt ernat i onal es l der mundi al en
planificacin y gestin del tiempo. Mas de un mill n de
profesionales de todo el mundo han compr obado que la
combinacin mtodo/herramienta de Time/system les facilita
sensiblemente dirigir su vida. Los productos Time/system
( or gani zador es en papel , sof twar e, Ti meWap) estn
diseados para ayudarte a alcanzar tus metas personales
y profesi onales aplicando la Gestin por Obj etivos en la
forma ms intuitiva.
Adquirir los Siete Hbitos para dirigir tu vida requiere cierta
disciplina. El Organizador Time/system esta diseado para
facilitar el proceso. Te lo presentamos en las siguientes
pginas.
18 Time/system
Time/system
Edicin electrnica
Produccin
Creacin
Time/system
Jose M Acosta
Tel.: +34 91 350 1050
josemacosta@teleline.es
General Castaos ,11
28004 Madrid
Tel: 902 154 537
Fax: 902 154 823
www.timesystem-es.com
Grupo Digisoft
Avda. Salamanca, 11
03005 Alicante
Tel: 965 92 13 10
Fax: 965 92 34 93
www.areadirectivos.com