ANEXO No. 12.

ANEXO INFORMACIN SOBRE EL ICFES PARA LA CONTRATACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CORPORATIVO (ERP).

1 DESCRIPCIN DE LA ENTIDAD
La ley 1324 del 13 de julio de 2009 dispuso la transformacin del Instituto Colombiano de Fomento a la Educacin Superior1, ICFES, en una Empresa estatal de carcter social del sector Educacin Nacional, entidad pblica descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educacin Nacional. De conformidad con las previsiones contenidas en el artculo 11 de la mencionada ley: Los contratos que
deba celebrar y otorgar el ICFES como entidad de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetarn a las disposiciones del derecho privado.

Lo anterior implica que su rgimen de contratacin se rige por las normas del derecho privado, y por tanto, en desarrollo de este precepto, se expidi la Resolucin No. 127 del 26 de enero de 2010 modificada mediante las resoluciones Nos. 200 y 214 de 2010, que constituyen el Manual de Contratacin del ICFES y que orienta y gua los procesos de seleccin de la entidad a la luz de los principios de transparencia, economa, responsabilidad, seleccin objetiva, igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, buena fe y publicidad. As mismo, en materia presupuestal y en virtud de la nueva naturaleza jurdica adoptada del ICFES en una empresa estatal, la elaboracin, conformacin y ejecucin del presupuesto de la entidad, se sujetar al rgimen de las empresas industriales y comerciales del Estado, y no hace parte del presupuesto general de la Nacin. (art. 5 Decreto 111 de 1996 y Decreto 115 de 1996). Con 40 aos de historia, el ICFES se ha constituido en una entidad consolidada tcnica y financieramente, siendo hoy motivo de orgullo para nuestro pas no solo por su contribucin al mejoramiento del sector educativo colombiano sino tambin por el reconocimiento nacional e internacional del que es objeto. Su grupo humano destacado por sus calidades profesionales y personales ha sido el motor de desarrollo para la construccin de una organizacin que entiende como ninguna las necesidades particulares de cada uno de los actores relacionados con el sector educativo colombiano, siendo algunos de ellos las Instituciones Educativas, el MEN, las Secretaras de Educacin as como los evaluados. Son ellos quienes reconocen el aporte del Instituto al desarrollo de su propia gestin as como al notable mejoramiento de los indicadores que reflejan la calidad de la educacin de nuestro pas.
1

Hoy Instituto Colombiano para la Evaluacin de la Educacin ICFES

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ANEXO No. 12

Solidez acadmica, capacidad investigativa, cobertura y fortaleza logstica son las principales caractersticas del ICFES que se ha convertido en un referente para mltiples organizaciones evaluadoras del sector educativo nacional e internacional quienes ven en la oferta de productos y servicios del Instituto, el reflejo de una entidad seria que entiende las necesidades del sector educativo y que a su vez est dispuesta a brindar soluciones dotadas de rigurosidad acadmica y oportunidad.

2 OBJETIVO GENERAL DEL ICFES

Conforme a lo previsto en el articulo 12 de la Ley 1324 de 2009, el ICFES tiene por objeto ofrecer el servicio de evaluacin de la educacin en todos sus niveles, y en particular apoyar al Ministerio de Educacin Nacional en la realizacin de los exmenes de Estado; y adelantar investigaciones sobre los factores que inciden en la calidad educativa, para ofrecer informacin pertinente y oportuna para contribuir al mejoramiento de la calidad de la educacin. Hace tambin parte de su objeto realizar otras evaluaciones relacionadas con la educacin a ttulo oneroso, para personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas, en el pas o en el exterior. Al cobrar por tales evaluaciones aplicar, cuando sea pertinente, la Ley 635 de 2000.

3 MISIN
Ofrecer el servicio de evaluacin de la educacin en todos sus niveles, y adelantar investigacin sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer informacin para mejorarla.

4 VISIN
En el 2013 seremos reconocidos como expertos en evaluacin y fuente vlida de informacin y conocimiento, indispensables en la formulacin de planes de mejoramiento continuo y poltica pblica sobre la calidad de la educacin y formacin del talento humano.

5 FUNCIONES DEL INSTITUTO

En cumplimiento de su objeto, la Empresa ICFES tendr las funciones atribuidas mediante el artculo 12 de la Ley 1324 de 2009 y otras afines a las mismas, a saber: Establecer las metodologas y procedimientos que guan la evaluacin externa de la calidad de la educacin. Desarrollar la fundamentacin terica, disear, elaborar y aplicar instrumentos de evaluacin de la calidad de la educacin, dirigidos a los estudiantes de los niveles de educacin bsica, media y superior, de acuerdo con las orientaciones que para el efecto defina el Ministerio de Educacin Nacional.

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ANEXO No. 12

 Disear, implementar, administrar y mantener actualizadas las bases de datos con la informacin de los resultados alcanzados en las pruebas aplicadas y los factores asociados, de acuerdo con prcticas internacionalmente aceptadas. Organizar y administrar el banco de pruebas y preguntas, segn niveles educativos y programas, el cual tendr carcter reservado. Disear, implementar y controlar el procesamiento de informacin y la produccin y divulgacin de resultados de las evaluaciones realizadas, segn las necesidades identificadas en cada nivel educativo. Realizar, mediante convenios o asociaciones con universidades nacionales y extranjeras, centros de investigacin y expertos, estudios e investigaciones en el campo de la evaluacin de la calidad de la educacin que contemplen aspectos cuantitativos y cualitativos. Impulsar y fortalecer la cultura de la evaluacin de la calidad de la educacin mediante la difusin de los resultados y de los anlisis acerca de los factores que inciden en los mismos, y el desarrollo de actividades de formacin en los temas que son de su competencia, en los niveles local, regional y nacional. Desarrollar la fundamentacin terica, disear, elaborar y aplicar instrumentos de evaluacin complementarios, que sean solicitados por entidades oficiales o privadas, nacionales o extranjeras. Propiciar la participacin de Colombia en programas y proyectos internacionales en materia de evaluacin y establecer relaciones de cooperacin con organismos pares, localizados en otros pases o regiones. Definir y recaudar las tarifas correspondientes a los costos de los servicios prestados en lo concerniente a las funciones sealadas para el ICFES. Mantener disponible para el pblico, a travs de su pgina Web, lo siguiente: o Una relacin de la formacin profesional y de la experiencia de quienes hayan de realizar las evaluaciones; o Los procedimientos que adoptarn para garantizar la independencia, periodicidad, comparabilidad, igualdad y reserva individual en sus evaluaciones; o La metodologa que aplicar en cada evaluacin para cumplir los parmetros generales a los que se refiere el artculo 10 de la Ley 1324 de 2009, y; o Las dems informaciones que disponga el reglamento para que el pblico pueda formarse una opinin acerca de la confiabilidad y pertinencia de las evaluaciones que el ICFES practica. o Sancionar, con las medidas previstas en el artculo 9 de la Ley 1324 de 2009, a quienes incurran en las faltas a las que se refiere dicho artculo, previo cumplimiento de las garantas al debido proceso que establece el Cdigo Contencioso Administrativo. o Coordinar a los pares acadmicos que hayan de realizar evaluaciones independientes a establecimientos educativos o a instituciones de educacin superior a los cuales hayan de practicarse evaluaciones, o a cuyos estudiantes hayan de practicarse evaluaciones tales como los exmenes de Estado. o Apoyar al Ministerio de Educacin Nacional, por medio de contratos que le permitan cubrir todos sus costos, en la realizacin de los exmenes de Estado de que trata la Ley 1324 de 2009, y facilitar la monitoria sobre el cumplimiento de los contratos respectivos por parte de los auditores especializados externos que designe el esa entidad.

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ANEXO No. 12

 Celebrar contratos con las autoridades educativas del orden nacional, local y territorial; con entidades de derecho pblico internacional; y con entidades privadas, nacionales o extranjeras, para promover polticas y programas tendientes a cualificar los procesos educativos; Las dems funciones que le fijen las leyes y los reglamentos, y que sean acordes con su naturaleza. Administrar en forma independiente la informacin resultante de los "exmenes de Estado", y reportar los resultados a los evaluados, as como al Ministerio de Educacin Nacional, a las entidades territoriales, a las instituciones educativas y el pblico general.

6 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
El ICFES desarrolla dos actividades principales: Diseo, desarrollo, aplicacin, procesamiento, anlisis, publicacin y divulgacin de sus resultados de evaluaciones de conocimientos, habilidades y competencias. Investigacin en calidad de la educacin.

Con respecto al primer negocio, el ICFES, como entidad especializada en evaluacin educativa, ha tenido a su cargo principalmente la ejecucin de programas nacionales de evaluacin (SABER 11, examen de Estado para ingreso a la educacin superior, ms conocido como examen del ICFES; S a b e r P r o , Examen de Estado de calidad de la Educacin Superior anteriormente ECAES; Saber 5 y 9), y la participacin del pas en evaluaciones internacionales. Ha prestado, adems, servicios de asesora y capacitacin a entidades del Estado en materia de construccin y aplicacin de instrumentos de evaluacin, y ha vendido servicios relacionados, tales como lectura, procesamiento de formularios y captura electrnica de datos. As mismo, en los ltimos aos le ha sido encomendada al ICFES la labor de aplicacin de pruebas a docentes y directivos docentes. Otros de los servicios que le han sido delegados comprenden el instituir un sistema de informacin, que permita conocer y referenciar el estado relativo de desarrollo de cada centro educativo; y de brindar indicadores que enriquezcan los anlisis sobre resultados de calidad educativa. Se proyecta ampliar el portafolio con nuevas pruebas. En relacin con el segundo negocio, se espera principalmente que el ICFES se convierta en una entidad gestora de proyectos de investigacin sobre calidad de la educacin, que aproveche los recursos que actualmente posee (bases de datos, informacin especializada, acceso a entidades especializadas y centros de investigacin, contacto con especialistas), proponga preguntas relevantes y convoque a la comunidad acadmica nacional e internacional para promover la realizacin de estudios de carcter explicativo sobre la situacin de la educacin en Colombia, alrededor de los cuales se consolide una tradicin investigativa sobre evaluacin y sus usos para el mejoramiento de la calidad.

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ANEXO No. 12

7 CLIENTES DEL INSTITUTO

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CLIENTES GRUPOS DE INTERS

Ministerio de Educacin Nacional Secretaras de Educacin Evaluados Instituciones de Educacin bsica, media y superior

Junta directivas Empleados Asociaciones Entidades, instituciones, empresarios Proveedores

ANEXO No. 12

8 ESTRUCTURA DEL ICFES

9 MAPA DE PROCESOS
El Sistema de Gestin de Calidad del ICFES se desarroll con el propsito de asegurar que todos sus procesos de desarrollen de una forma coordinada, mejorando la efectividad y la satisfaccin de todas las partes interesadas. La Figura 1 hace una representacin grfica de los procesos, agrupados en estratgicos y de control, misionales y de apoyo. La documentacin del Sistema de Gestin de Calidad del ICFES est estructurada en: Procesos: conjunto de procesos interrelacionados y con un objetivo general comn. Permiten el cumplimiento de la misin y la visin y agrupan subprocesos afines. Subprocesos: conjunto de actividades claves requeridas para la conduccin de la organizacin. Procedimientos: secuencias ordenadas y lgicas de actividades de transformacin que parten de unas entradas, para alcanzar unos resultados programados y con valor agregado, que se entregan a quienes los han solicitado, es decir, los clientes de cada proceso.

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ANEXO No. 12

Para cada proceso se dispone segn la necesidad, de otros documentos complementarios como instructivos, guas, manuales, formatos, etc.

Figura 1. Mapa de Procesos Proceso Gestin Administrativa y financiera Objetivo del proceso: Garantizar una eficiente y oportuna prestacin de servicios de apoyo transversales a el ICFES, como son los recursos humanos, los servicios generales, el abastecimiento de bienes y servicios, la ejecucin presupuestal y la contabilidad, al igual que una ptima gestin administrativa de servicios tercerizados, como por ejemplo la vigilancia, el servicio de aseo y de cafetera, el mantenimiento de los bienes que son propiedad del ICFES, el alquiler de equipos, el inventario de bienes, la gestin documental, etc.

Premisas del proceso: El ICFES reconoce la importancia del talento humano que se encuentre vinculado; por esta razn los procesos de talento humano estn enfocados al desarrollo permanente de las competencias y la calidad de vida de sus servidores. La ejecucin financiera y contable de la nueva empresa requiere una operacin eficiente en la que existan los controles necesarios y los instrumentos adecuados para verificar que los estados financieros revelan la situacin de el ICFES y el valor de sus activos. Los procesos financieros son el resultado de la ejecucin eficiente de la planeacin estratgica de el ICFES. Cada proceso debe mantener en sus archivos de gestin los documentos generados por el tiempo de retencin establecido en la TRD (Tabla de Retencin Documental), de tal manera que una vez cumplido ste, se proceda a remitir los documentos de los
PROCESO DE SELECCIN CONVOCATORIA PBLICA ICFES-CP No. 001-2011 ANEXO No. 12

archivos de gestin al archivo central en las fechas estipuladas en el cronograma de transferencias que establezca el archivo central. La elaboracin, ejecucin y control del plan de compras, mantenimiento e inventarios, debe ceirse estrictamente a las normas vigentes, las polticas, disposiciones y procedimientos de orden nacional en materia de contratacin y presupuesto. La planeacin, programacin, administracin y ejecucin de las actividades de mantenimiento deben ser evaluadas y examinadas mediante la elaboracin de un inventario total, y realizado de manera acorde con las necesidades reales y de austeridad del gasto pblico. Los servicios generales vigilancia, aseo, cafetera, mantenimiento de bienes, e inventariosse contratan con terceros. El control de los procesos entregados a terceros, se aplica de acuerdo a lo establecido en el manual de contratacin.

A continuacin se describen los subprocesos y procedimientos que componen el proceso Gestin Administrativa y Financiera:
PROCESO SUBPROCESOS G1. Sistemas administrativos y de servicios PROCEDIMIENTO G1.P.2 Gestin de requerimientos G1.P.3 Gestin plan de mantenimiento G1.P.5 Gestin de almacn G2.P.1 Seleccin, vinculacin e induccin de personal G2.P.2 Administracin de novedades y Hojas de vida G2.P.3 Evaluacin de desempeo y acuerdos de gestin G2.P.4 Desarrollo del talento humano, incentivos, bienestar y salud ocupacional G2.P.5 Capacitacin y formacin de personal G2.P.6 Administracin de la nmina G2.P.7 Control Disciplinario G2.P.8 Administracin, Seguimiento y Control de la Planta de Personal G3.P.1 Gestin Precontractual G3.P.2 Etapa Contractual G4.P.1 Manejo del archivo de gestin

G. Gestin administrativa y Financiera

G2. Gestin de Talento Humano

G3. Abastecimiento G4. Gestin

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ANEXO No. 12

Documental

G6. Gestin Financiera

G7. Mesa de Inversiones

G4.P.2 Manejo del archivo central G6.P.1 Gestin presupuestal G6.P.2 Gestin de Ingresos G6.P.3 Gestin de Egresos G6.P.4 Reconocimiento de operaciones contables G6.P5.Manejo de Obligaciones Tributarias G7.P1. Gestin de Mesa de Inversiones

Nota: Se han sombreado los procesos que estn involucrados con el Sistema Administrativo y Financiero.

10 SISTEMAS ACTUALES
Respecto a los sistemas de Informacin existen dos grandes grupos: Los Sistemas Misionales y los de Apoyo. En cuanto a los sistemas misionales principales se cuenta con varios mdulos implementados por la Universidad de Pamplona, que comprenden el ICFES interactivo y los mdulos que apoyan los procesos y logstica para el registro, citacin, lectura de resultados, y publicacin, entre otros.
En cuanto a Sistemas Administrativos tenemos:

SOFTWARE APOYO ADMINISTRATIVO

SAFI Sistema Administrativo y financiero. FoxPro Linux Ubunt FoxPro Desarrollada y mantenida por un externo Software House Desarrollada y mantenida por internamente Desarrollada y mantenida por internamente Proveedor Externo IDS Desarrollada mantenida internamente BPO y por

SIAC Sistema Integrado Atencin al Ciudadano Correspondencia Interna

de

PHP

PHP

Windows 2003 Server

Posgress 8.3

SIGO Sistema Gestin de Calidad Mesa de Ayuda

Integrado

de PHP Windows 2003 Server

Iris Documental Gestin Documental

Sistema

de

Propietario

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ANEXO No. 12

11 INFRAESTRUCTURA ACTUAL
Se cuenta con un servicio de Datacenter externo, en el cual se encuentran los equipos principales que apoyan lo misional y lo administrativo. Algunos servidores que apoyan lo administrativo se encuentran en las instalaciones del ICFES. La Base de Datos Misional est en Oracle EE.

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ANEXO No. 12

12 DATOS GENERALES Y VOLUMEN TRANSACCIONAL

DATOS GENERALES DESCRIPCION NOMBRE ENTIDAD DETALLE

INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACION DE LA EDUCACION - ICFES EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ENTIDAD PUBLICA DE CARCTER ESPECIAL LEY 1324 DE 2009 Decretos 5014, 5015, 5016 DE 2009 MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL MARGARITA MARIA PEA BORRERO
160 Empleados de Planta que hacen parte de la nmina del ICFES.

NATURALEZA JURIDICA

ACTO CREACION

ULTIMAS NORMAS MODIFICACION ESTRUCTURA VINCULACION AL

REPRESENTANTE LEGAL NUMERO EMPLEADOS PLANTA NUMERO SUPERNUMERARIOS

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ANEXO No. 12

INFORMACION TRANSACCIONAL ADMINISTRATIVA DESCRIPCION NOMINA PERIODICIDAD DE LIQUIDACION DE LA NOMINA PROMEDIO NOVEDADES DE NOMINA/MES CANTIDAD 1 2 DETALLE 160 Empleados Quincenalmente OBSERVACIONES

Se realiza este proceso dos das antes de cada quincena, es decir los 13 y 28. Las novedades varan dependiendo de cada mes, se tomo un mes con un buen nmero de novedades.

100

REGIMEN LEGAL APLICABLE

Acto Administrativo, Ingreso Novedad, Liquidacin Reporte Nmina, Liquidacin reporte de parafiscales, Seguridad Social, Liquidacin Transferencias, Provisiones y Otros. Rgimen Empleado Pblico. (El
rgimen salarial y prestacional aplicable ser el establecido para los empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del poder pblico del orden nacional.)

APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR NOMINA

SAFI Sistema Administrativo Financiero Integral

FORMA DE AFECTACION PRESUPUESTAL Y REGSITRO CONTABLE NOMINA

2 por mes

La afectacin presupuestal y el registro de nmina son realizados en el sistema por interfaz. Adicionalmente, en la actualidad se diligencia un

Liquidacin Nmina. (Se tiene previsto cambiar por el sistema SIGEP entregado por el DAFP). Deber existir una interfaz entre el sistema de Nmina y el ERP para reflejar los movimientos contables y pagos respectivos. Consulta y liquidacin es realizada en el sistema de Nmina y Financiero. Para efectos del trmite del CDP, se diligencia en la actualidad el formato fsico (I1.1.F01).

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ANEXO No. 12

PROVISIONES DE NOMINA CORTE

ULTIMO

700 Mensuales

MECANISMO DISPERSION DE FONDOS PAGO NOMINA

DESCRIPCION

CANTIDAD

formato en fsico para tramitar el CDP con el rea encargada. Fondo Nal del Ahorro, Cesantas, Parafiscales, Vacaciones, Primas (Vacaciones, Navidad, Servicios) Transferencia Electrnica para nmina y seg. Social (planilla pila). Cesantas: Pago con cheque de tesorera. DETALLE

Las provisiones son realizadas en el sistema, es decir se da el concepto y el sistema actual las realiza de forma automtica. Es un proceso bastante gil. Los pagos se realizan con transferencia electrnica.

OBSERVACIONES

ACTIVOS
VOLUMEN ACTIVOS FIJOS 5.447 Bienes devolutivos, inmuebles, equipos de computo (cada componente se toma aparte), equipos de oficina, muebles y enseres. Bodega almacn general Bodega de bienes en servicio. Bodega de bajas de software obsoleto Baja de bienes con logo Baja de bienes por venta Baja de elementos por permuta. Bodega de bienes usados edificio central. Bodega baja presidencia Varios elementos estn en proceso de darse de baja.

BODEGAS

Las dos primeras se concentra el 90 % de movimientos mensuales y de activos

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ANEXO No. 12

ULTIMA ACTUALIZACION DE INVENTARIO REPORTES INTERNOS DE ACTIVOS

1 vez cada ao 13

de la repblica. En diciembre de 2010. Reportes de movimientos cada mes para contabilidad (diez mensuales). Reporta de consumo de suministro mensual. Reporte de bienes en uso Reporte de avance de bajas

NUMERO DE PERSONAS A CARGO DEL REGISTRO DE ACTIVOS 1

PROCESO DE ACTIVOS DOCUMENTADO Y ACTUALIZADO

Si

Procedimiento G1.p3 gestin de almacn

DESCRIPCION

CANTIDAD

DETALLE

OBSERVACIONES

PLAN DE COMPRAS
METODOLOGIA Y PROCESOS ADOPTADOS PARA CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Si Documentados estandarizados normalizados. pero no y

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ANEXO No. 12

APLICATIVO ACTUAL UTILIZADO PARA CONTROL DEL PLAN DE COMPRAS

En hojas de calculo

DESCRIPCION

CANTIDAD

DETALLE

OBSERVACIONES

GESTION OPERATIVA INTERVENTORIA

PROMEDIO CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS HONORARIOS ADQUISICION BIENES OBRA CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS OTROS

DE
Ao 2009 487 Ao 2010 271 Aos 2009 / 2010 418 / 218 4 / 11 19 / 31 5 / 1 11 / 3 29 / 7

INFORMACION TRANSACCIONAL FINANCIERA DESCRIPCION CANTIDAD DETALLE OBSERVACIONES

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ANEXO No. 12

PRESUPUESTO

PROMEDIO OPERACIONES PRESUPUESTALES CDP RP OBLIGACIONES PAGOS MODIFICACIONES PPTALES

Anual Aos 2009 / 2010 550 / 737 967 / 1.345 10.381 / 3.140 7.825 / 5.790

Pagos proveedores, nminas, aportes a salud y pensin, cajas de compensacin. FNA, viticos,

APLICATIVO UTILIZADO 1 PARA PROCESAMIENTO DE OPERACIONES PTAL SI REPORTES INTERNOS SI INFORMES EXTERNOS

SAFI SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Vigencia: Informes y Libros Oficiales: Informe mensual de ejecucin presupuesto de Ingresos, Informe mensual de ejecucin presupuesto de gastos, Libro de Registro de Ingresos, Libro de Vigencias futuras, Libro de Registro de la vigencia, Archivo plano de la ejecucin ingresos y gastos, Informe CHIP Categora Presupuestal
ANEXO No. 12

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(Ingresos y Gastos), Informes Contralora General de la Repblica, Plan Anualizado de Caja - PAC, Presupuesto de Ley: Ingresos y Gastos, Plan Operativo: Informes de Control, Estadsticos, rea Ejecutora, por objeto de gastos, por imputacin presupuestal, centro de costo, ejecucin centro de costos, etc., Informes de control y compromisos, registro nico de terceros, informes de legalizaciones de comisiones por objeto de gasto, Cuentas por Pagar Reservas Presupuestales Cargue informe de ejecucin presupuestal al aplicativo SIIF EICE previsto por MinHacienda. CONCILIACION CUENTAS SI (25 Cuentas) CERO 1 NUMERO DE PERSONAS EN LA OPERACIN
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CONTABILIDAD69.177

Operaciones

ANEXO No. 12

PROCESOS DOCUMENTADOS ACTUALIZADOS

SI Y

INGRESOS Y PRESUPUESTALES

EGRESOS

DESCRIPCION TESORERIA FACTURACION Y RECAUDO PROMEDIO OPERACIONES FACTURACION/MES DE 6

CANTIDAD

DETALLE

OBSERVACIONES Las pruebas de estado actualmente no generan factura y se gestionan en el sistema misional. Del sistema misional se toma la informacin para los movimientos contables respectivos de forma agrupada.

CONCEPTOS DE FACTURACION 6 Y ORIGEN DE LAS OPERACIONES

Prestacin de servicios de evaluacin a entidades del sector educativo o del sector publico

APLICATIVO FACTURAR RECAUDO

UTILIZADO PARA 1. Safi. Y CONTROLAR

Reporte de recaudo del banco incorporado al safi a travs del boletn diario de recaudo.

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ANEXO No. 12

ULTIMA CONCILIACION 12 al ao INGRESOS PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD CONVENIOS DE RECAUDO

La ltima conciliacin corresponde al mes de diciembre de 2010

INFORMES DE RECAUDO DESTINO EXTERNO

CON

Actualmente, convenio de recaudo uno con el banco popular. Est en proceso definicin de trminos para nuevo operador financiero. Informes de ejecucin de recaudo (Venta de servicios e ingresos de capital) dirigidos a MinHacienda, Contadura General de la Nacin, Contralora General de la Repblica Informes de ejecucin de recaudo (Venta de servicios: Aplicacin de Pruebas, Contratos de Prestacin de Servicios de aplicaciones diferentes a Evaluacin de la Educacin, e ingresos de capital) , dirigidos Comit Directivo, Junta Directiva Funcionario adscrito al rea de Tesorera de la Subdireccin
ANEXO No. 12

REPORTES INTERNO

CON

DESTINO

NUMERO DE PERSONAS EN LA OPERACIN DE RECAUDO

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SI PROCESOS DOCUMENTADOS Y ACTUALIZADOOS? NO

Financiera y Contable Procedimientos de INGRESOS (Si) Procedimientos de Facturacin (No)

DESCRIPCION TESORERIA PAGOS TERCEROS

CANTIDAD A

DETALLE

OBSERVACIONES

PROMEDIO OPERACIONES PAGO MES PAGOS AL INTERIOR

DE 652

Pagos proveedores, nminas, aportes a salud y pensin, cajas de compensacin. FNA, viticos.

PAGOS AL EXTERIOR

Servicio de la Externa, Contratos al exterior.

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ANEXO No. 12

LISTA DE CHEQUEO REQUISITOS DE PAGO

DE

SI

GUA G6.3.G01 DESCRIPCIN DE LOS SOPORTES PARA SOLICITAR PAGOS O AVANCES EN TESORERA Tesorera, Contabilidad, Subdireccin Financiera y Contable, Secretara General pagos en general y para las aplicaciones: Director de Produccin y Operaciones y Subdirector de aplicacin de Instrumentos. SAFI y Portal Empresarial de las Entidades financieras en las cual se tienen las cuentas corrientes y de ahorro.

AREA RESPONSABLE DE REVISION Y LIQUIDACION LOS PAGOS

LA DE

SI

APLICATIVO OPERACIN TERCEROS.

UTILIZADO EN DE PAGOS A

SI

ESQUEMA DE AUTORIZACION DE PAGOS

SI

De acuerdo con las Resoluciones de Delegacin de funciones asignadas a la Secretaria General, Director de Produccin y Operaciones, Subdirector de aplicacin de Instrumentos, Subdirector de Abastecimiento y Servicios Generales, Subdirector Financiero y
ANEXO No. 12

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REPORTES EXTERNO. REPORTES INTERNO.

CON

DESTINO

13.960 Registros SI

Contable. Informacin Magnticos

exgena

Medios

CON

DESTINO

Comit Directivo, Supervisores de Convenios

Junta Directiva Contratos y/o

NUMERO DE PERSONAS EN LA OPERACIN DE PAGOS A TERCEROS PROCESOS DOCUMENTADOS Y ACTUALIZADOS

Informes que genera el aplicativo SAFI: Movimiento de bancos, promedios de bancos consolidado, saldos diarios, boletn de pagadura, Boletn Diario Consolidado, Movimiento de Bancos por Rubro, Movimiento Diario de Comisiones, Ejecucin de Recursos Ppto Nacional, Movimiento de Bancos por concepto. Asignado a la Tesorera con funciones de Tesorero (Misma persona mencionada en Recaudo). G6.P3. Gestin de Egresos.

SI

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ANEXO No. 12

DESCRIPCION CONTABILIDAD
PROMEDIO OPERACIONES CONTABLES INGRESO

CANTIDAD

DETALLE

OBSERVACIONES

6002

El numero de registros por ingresos corresponde al resumen clasificado por tipo de concepto; en esta variable se encuentra el recaudo de ingresos reportado por el banco correspondiente a 900.000 usuarios

Acumulado anual

PROMEDIO OPERACIONES GASTO Nomina y Terceros derivados Pagos Proveedores y contratistas Anticipos Viticos Cajas menores Cartas de crdito Convenios Litigios y demandas

Ao 2009 550 4164 62 3321 180 0 233 90 En Anticipos se debe dimensionar las operaciones de pago con aplicadores. El pago de viticos ocasiona actividades complementarias asociadas con su legalizacin Los registros generados anualmente Acumulado anual por el concepto nomina asciende a 24.200

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ANEXO No. 12

APLICATIVO UTILIZADO INTERFACES DE LA INFORMACION CONTABLE INFORMES EXTERNO CON DESTINO

1 4 8

SAFI Interface con Presupuesto, Tesorera, Recursos Fsicos y Nmina A la Contadura General de la Nacin y Contralora General de la Repblica, as: Balance General, Estado de Actividad Econmica, Social y Ambiental de la vigencia y comparativo. Estado de Cambios en el Patrimonio Saldo y Movimientos Formato: CGN2005_001_SALDOS_Y _MOVIMIENTOS (Trimestral) Operaciones recprocas: CGN2005_002_OPERACIONES_ RECIPROCAS (Trimestral), Notas generales y especficas a los Estados Financieros (Anual), Flujo de Caja. Estos informes se presentan anualmente. Trimestral a la Contadura General de la Nacin, y Semestral a Contralora

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ANEXO No. 12

General de la Repblica

REPORTES INTERNO

CON

DESTINO

NUMERO DE PERSONAS EN LA OPERACIN CONTABLE PROCESOS DOCUMENTADOS ACTUALIZADOS Y

3 1

Balance General, Estado de Actividad Econmica, Social y Ambiental de la vigencia y comparativo, presentacin mensual al comit Directivo y Junta Directiva. 1 profesional (contador), 1 tcnico (contador) y 1 pasante de apoyo. Reconocimiento y registro operaciones contables

INFORMACION GESTION TRIBUTARIA DESCRIPCION CALIDAD TRIBUTARIA ENTIDAD CANTIDAD DETALLE Empresa social de carcter estatal; Entidad no contribuyente del Impuesto de Renta y complementarios ( art. 22 Estatuto Tributario); OBSERVACIONES

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ANEXO No. 12

Responsable del IVA en actividades y servicios diferentes al de evaluacin OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 20 Declaracin anual de Ingresos y Patrimonio. Declaracin mensual de retencin en la fuente ( renta, IVA, timbre) Declaracin bimestral de IVA Declaracin bimestral de ICA Informacin Exgena anual con destino a la DIAN Informacin tributaria anual con destino a la Direccin Distrital de Impuestos. Expedicin de certificados de Retencin en la Fuente

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ANEXO No. 12

( renta, IVA, ICA) Como empresa prestadora de servicios y responsable del IVA, est obligada a facturar o generar documento equivalente.

OTRAS OPERACIONES DESCRIPCION LIQUIDACION, PAGO Y REGISTRO DE VIATICOS A FUNCIONARIOS CANTIDAD 315 Anual DETALLE Funcionarios de planta del institutos en con base en sus funciones Aplicadores (dactiloscopistas, etc.) que apoyan la aplicacin. Independiente al pago por sus servicios tcnicos (valor por el da o sesiones que apoya las pruebas) que es posterior a la aplicacin, y diferente al pago que se realiza al momento de terminar la aplicacin a nivel nacional se paguen entre 28.000 a 33.000 pagos OBSERVACIONES

LIQUIDACION, PAGO Y REGISTRO DE VIATICOS A CONTRATISTAS

2000 Anual

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ANEXO No. 12

individuales. OTRAS OPERACIONES PROPIAS DE LA ENTIDAD 33.000 Anual Legalizacin de pagos y de viticos que en promedio son 33.000 al ao. Esto recursos actualmente se ubican en sitio por un operador logstico, pero es el ICFES a travs de sus colaboradores en los sitios de aplicacin que realizan la legalizacin.

13 GLOSARIO DE TERMINOS
Presupuesto: 1. Estructura conceptual e instrumental para la identificacin, estimacin y justificacin de los recursos humanos y financieros necesarios para el desarrollo de una actividad. 2. Instrumento de gestin y control de una entidad.

Presupuesto pblico: Acto soberano de una autoridad pblica, mediante el cual se computan o calculan anticipadamente los ingresos y se autorizan los gastos para un perodo determinado. En trminos polticos es la expresin financiera de un programa de gobierno.

Plan operativo: El plan operativo anual presupuestal es el instrumento formal con el cual se concretan los recursos financieros y objetivos a conseguir cada ao a nivel de rubros presupuestales y de proyectos o actividades que son asignadas a cada una de las reas travs del Plan de Accin de la entidad para ser ejecutadas.
PROCESO DE SELECCIN CONVOCATORIA PBLICA ICFES-CP No. 001-2011 ANEXO No. 12

El plan operativo anual presupuestal debe estar perfectamente alineado con el Plan de Accin de la entidad.

Plan de Accin : Conjunto de acciones operativas que debe realizar cada rea o departamento para dar cumplimiento a las metas establecidas y que se organizan de tal forma que permite su monitoreo, seguimiento y evaluacin en un periodo de corto plazo. Es el momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos. Un plan de accin es una presentacin resumida de las tareas que deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo especfico, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado. El plan de accin es un espacio para discutir qu, cmo, cundo y con quin se realizaran las acciones. Los planes de accin solo se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha seleccionado la estrategia a seguir.

Plan compras: Son las especificaciones presupuestales por la entidad para la elaboracin y ejecucin del proceso de adquisicin de bienes y servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias misionales y de apoyo. Para la elaboracin del plan de compras se deben observar los principios de economa, eficiencia y eficacia y equidad dentro de los trminos de calidad, cantidad y oportunidad. Herramienta de planeacin que determina anticipadamente la adquisicin de bienes, servicios y obras pblicas de las entidades que manejan recursos pblicos, independiente del rubro presupuestal que se afecte ya sea de inversin o funcionamiento. El plan de compras tiene vigencia anual. El plan de compras debe elaborarse por el administrador del plan de compras o quien haga sus veces, de la misma forma debe aprobarse por el comit de compras antes del 25 de enero de cada ao.

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ANEXO No. 12

El administrador del plan de compras debe mantener actualizado los datos de ejecucin y suministrar la informacin necesaria a las dependencias que la soliciten. Las modificaciones del plan de compras se ejecutan teniendo en cuenta los siguientes eventos: modificaciones en el presupuesto general del instituto, por solicitud(es) de la(s) dependencia(s), por una justificacin tcnica, financiera y jurdica debidamente aprobada, o cuando el desarrollo de las funciones administrativas as lo requieran.

Flujo de Caja: El flujo de caja es un estado financiero bsico que presenta, de una manera dinmica el movimiento de entradas y salidas de efectivo de una empresa, en un periodo determinado de tiempo y la situacin de efectivo, al final del mismo periodo. El concepto de efectivo no solamente se refiere al dinero disponible en caja y bancos, sino que tambin puede incluir otras cuentas que tengan las caractersticas generales de depsito a las vista, tales como documentos de tesorera o documentos comerciales y otras inversiones temporales de alta liquidez que, de acuerdo a la poltica de la empresa y las circunstancias del mercado, sean susceptibles de volverse efectivo en cualquier momento.

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ANEXO No. 12