OLEH : WIDADA

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA TAHUN 2009

PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi hususnya perkembangan teknologi informasi menjadi suatu hal yang tidak bisa dibendung lagi, mereka berjalan melebihi kapasitas dan kemampuan daya nalar manusia pada umumnya. Sampai era 80-an kita berkutat dalam masalah teknologi industri dan infrastruktur industri masal, era pasca 80-an dan sampai awal 90-an kita memfokuskan dari pada mutu (quality), tetapi sekarang kita berlomba dalam kecepatan pada teknologi informasi (information technology) (Bill Gates, Saraf Digital, Microsoft Press, 1998) Kecepatan perkembangannya menimbulkan efek yang cukup signifikan terhadap pemikiran dan kebiasaan manusia. Kualitas dan pelayanan yang cepat menjadi harapan dan keinginan yang menjadi biasa. Hal tersebut menjadi suatu bahan pemikiran dan analisis yang harus diterapkan dalam setiap rencana dan kebijakan yang akan diambil hususnya perusahaan-perusahaan yang berhubungan langsung dengan konsumen dalam operasionalnya. Ketersediaan informasi yang cepat, akurat dan menyeluruh disamping akan membantu dalam proses pelayanan terhadap user, juga akan sangat membantu dalam membenahi managerial perusahaan dan membantu perusahaan untuk menentukan langkah-langkah berikutnya yang akan diambil sebagai kebijakan. I.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian singkat yang telah dipaparkan pada Latar Belakang masalah, maka dalam penulisan ini masalah yang dirumuskan dalam lingkup antara lain :

Desain Sistem Terinci, terdiri ; a. c. Desain Output terinci Desain Input terinci

dengan pengertian bahwa rumusan rumusan dalam perancangan output dan input dibuat sedemikian rupa agar dalam aplikasinya nanti dapat dengan mudah mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang timbul, mudah digunakan oleh user, mudah dingat, dan agar kode-kode tersebut familiar oleh pengguna (user).
1. DESAIN SISTEM TERINCI Gambar desain system fisik

Analisis Sistem

Desain system konseptual

Desain output

Desain file & database

Desain input

Desain Program

Desain Prosedur

Desain pengendalian

Implementasi dan perubahan

Operasi dan pemeliharaan

1.1. DESAIN OUTPUT TERINCI Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output system baru. Desain ouput terinci yang akan dibahas adalah unutk output berbentuk laporan dimedia kertas. 1.1.1. Bentuk Laporan

Bentuk laporan yang dihasilkan oleh system informasi yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk table dan bebrbentuk grafik atau bagan. 1.1.1.1. Laporan berbentuk tabel

Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk table yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya. NOTICE REPORT Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus.Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahanpermasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Contoh Notice Report sebagai berikut :

PT. SEGAR BUGAR LAPORAN PENJUALAN MENURUT JENIS BARANG BULAN DESEMBER 2008 Daerah Penjualan Jakarta Bogor Depok % Penurunan 10,00 % 45,00 % 12,50 %

EQUIPOISED REPORT Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal betentangan, maka dapat disajikan sebagai dasar didalam pengambilan keputusan. Contoh dari equipoised report adalah sebagai berikut :

PT. SEGAR BUGAR LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR BARU DAERAH KRAMAT JATI UNTUK TAHUN FISKAL 2008

KEADAAN PASAR BURUK

Penjualan Harga Pokok Penjualan Laba Kotor Biaya Penjualan Biaya Administrasi Laba (Rugi) Rp Rp Rp Rp Rp Rp 1.000.000 600.000 400.000 300.000 325.000 (25.000) _ Rp Rp Rp Rp Rp Rp

BAIK
1.000.000 600.000 400.000 350.000 150.000 200.000 _

VARIANCE REPORT Macam laporan ini menunjukkan selisih (Variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari variance report adalah sebagai berikut :

PT. SEGAR BUGAR LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN MARET 2008
BARANG DIBELI UNI T DIBE LI HARGA SESUNGGUHNY A HARGA STANDAR SELISIH HARGA TUTAL SELISIH

IBM PC XT Monitor Colour Hard Disk 512 MB TOTAL

10 8 5

1.200.000 415.000 595.000

1.050.000 365.000 625.000

150.000 50.000 30.000 170.000

1.500.000 400.000 150.000 1.750.000

R R L R

COMPARATIVE REPORT Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan laba/rugi atau neraca dapat membandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari Comparative Report adalah sebagai berikut :

PT. SEGAR BUGAR NERACA 31 DESEMBER 2008 (DALAM RIBUAN RUPIAH)

AKTIVA
Aktiva Lancar Aktiva Tetap Total Aktiva Passiva Hutang Lancar Hutang jangka Panjang Modal Saham Laba Ditahan Total Pasiva

31-122007
45.000 155.000 200.000 10.000 37.500 130.000 22.500 200.000

31-122008
75.000 225.000 300.000 15.000 30.000 200.000 55.000 300.000

SELISIH
30.000 70.000 100.000 5.000 (7.500) 70.000 32.500 100.000 66,67 % 45,16 % 50,00 % 50,00 % (20,00)% 53,85 % 144,44 % 50,00 %

1.1.1.2.

Laporan Berbentuk Grafik

Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya sebagai bagian garis (line chart), bagan batang (bar chart) dan bagan pastel (pie chart).
100 80 60 40 20 0 2005 2006 2007 2008 Jakarta Depok Bogor

a. Bagan Batang

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2005 2006 2007 2008 Jakarta Depok Bogor

b.Bagan Garis

Jakarta

2005 2006 2007 2008

c. Bagan Pastel

BAGAN BATANG Nilai-nilai dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-batang vertical ataupun batang-batang horizontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut : Baik untuk perbandingan Dapat menunjukkan nilai dengan tepat Mudah dimengerti

Kelemahannya : Terbatas hanya pada satu titik saja Spasi dapat menyesatkan BAGAN BARIS Pada bagian baris (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagian garis mempunyai beberpa kebaikan, yaitu : Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik Dapat menunjukkan beberapa titik

Tingkat kecepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya. Mudah dimengerti

Kelemahannya : Bila terlalu banyak garis atau kurva ( lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak rumit Hanya terbatas pada 2 dimensi Spasi dapat menyesatkan BAGAN PASTEL Bagan Pastel (Pie Chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data. Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut : Baik untuk perbandingansebagian dari keseluruhannya Mudah dimengerti

Kelemahannya : Penggunaannya terbatas Ketepatannya Kurang Tidak dapat menunjukkan hubungan bebapa titik Mudah dimengerti Alat alat Desain Output terinci

1.1.2.

Dua buah alat desain sistem dapat dipergunakan untuk desain output terinci, yaitu sebagai berikut : 1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan

suatu bagan yang dipergunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output printer. 2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus arus data.

Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan dilaporan.

1.1.3.

Mengatur Tata Letak isi output

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari outpur untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan

desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer . Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmermembutuhkan desain outputini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer dan kamus data output. Kombinasi pencetakan. Bila ingin mencetak laporan dengan kombinasi pencetakan suatu kolom hanya mencetak beberapa baris, seperti pada contoh berikut ini :
Tanggal Faktur 01-03-08 05-03-08 Nomor Faktur 3214567 3214568

Kode Barang A12345 A2556 B1332 A1235 B1232 B1238 B1500 B1237 C3675

Unit Barang 10 3 4 7 3 1 3 1 5

Nilai Barang 5.000.000 7.500.000 25.000.000 6.000.000 25.000.000 55.000.000 12.500.000 11.000.000 30.000.000

Nilai Total 10.000.000 22.500.000 100.000.000 42.000.000 75.000.000 55.000.000 37.500.000 11.000.000 150.000.000

05-03-08

3214569

1.1.4 Penjelasan data di kamus data ouput Desain output terinci ini selain dimaksudkan untuk user, juga terutama akan digunakan programmer didalam membuat program. Pprogrammer perlu diberi penjelasan yang lebih terinci lagi tentang isi dari output tersebut. Penjelasan data terinci ini dapat diperoleh dikamus data output. Kamus data output dibuat berdasarkan kamus data, arus data dan desain tata letak dibagian tata letak printer.

1.2. DESAIN INPUT TERINCI 1.2.1. Dokumen Dasar

Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat didokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke system informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting didalam arus data di system informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu didalam penanganan arus data sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. Dapat mendorong, lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari formulirtersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-

disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya. formulir 5. 6.

departemen yang membutuhkannya. Dokumen dasar dapat membantu didalam pembuktian terjadinya suatu transaksi Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (back up) yang sah, sehingga dapat berguna untuk audit trial (pelacakan pemeriksaan). dari file-file data dikomputer. Untuk encapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik, berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk didalam perancangan dokumen dasar yang baik, sebagai berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Kertas yang digunakan Ukuran dari dokumen dasar Warna yang akan digunakan Judul dokumen dasar Nomor dokumen dasar Nomor urut dokumen dasar Nomor dari jumlah halaman Spasi Pembagian area Caption Instruksi didalam dokumen dasar Jendela di amlpop

13.

Jumlah tembusan

Macam-macam caption yang dapat dipergunakan, sehingga pengisisan dapat lebih tepat. BOX CAPTION Merupakan caption yang dapat dicetak didalam suatu kotak dan data harus diisikan didalam kotak tersebut juga. NAMA TANGGAL MASUK ALAMAT GOLONGAN STATUS

YES / NO CHECK OF CAPTION Menunjukkan dimana harus mengisikan ya dan dimana harus mengisikan tidak Contoh : YA 1. Menikah TIDAK

2.

Umur di atas 17 tahun

HORIZONTAL CHECK OF CAPTION Menunjukkan salah satu pilihan yang harus dipilih dengan disajikan secara mendatar. PENDIDIKAN TERAKHIR SD SMP SMA D3 S1 S2 S3

CHECK LIST CAPTION Menunjukkan daftar pilihan yang dapat dipilih. PEKERJAAN YANG SDUAH DILAKUKAN

Verifikasi data awal Memasukkan data ke komputer Mencetak data yang sudah dimasukkan Verifikasi data yang sudah dimasukkan Memproses data BLOCKE SPACED CAPTION Menunjukkan kotak-kotak ruang kosong yang harus diisi dengan data. NOMOR FAKTUR : SCANNABEL FORM CAPTION Caption yang menunjukkan tetmpat-tempat yang harus diisi pada formulir yang akan dibaca oleh alat scanner, misalnya OMR Reader. 1.2.2. Kode Kode dapat digunakan untuk tujuan mengkalsifikasikan data,

memasukkan dat kedalam computer dan unutk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus. Angka Merupakan symbol yang banyak digunakan pada system kode. Akan tetapi kode yang berbentuk angka lebih dari 6 digit akan sangat sulit untuk diingat. Kode Numerik (Numeric Code) menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code) menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya, Kode Alpha numeric (alphanumeric code) merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf, dan karakterkarakter khusus. Meskipun kode numerik, alphabetik dan alphanumeric merupakan kode yang paling banyak digunakan didalam sistem informasi, tetapi kode yang lain juga mulai banyak digunakan, seperti misalnya kode batang (bar code). 1.2.1. Petunjuk pembuatan kode

Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut : Harus mudah diingat Harus unik Harus fleksibel Harus efisien Harus konsisten Harus distandarisasi Spasi dihindari Hindari karakter yang mirip Panjang kode harus sama Tipe dari kode Ada bebapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan didalam sistem informasi, masing-masing tipe dari kode tersebut mempunyai kebaikan dan kelemahannya tersendiri. Dlam praktek tipe-tipe kode yang ada dapat dikombinasikan. Kode Mnemonik (mnemonik Code) di gunakan untuk tujuan supaya mudah diingat, dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang mewakili. Kode Urut (sequentional code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilai urut antara yang satu kode dengan kode berikutnya. Kode Blok (block code) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan suatu klasifikasi tertent atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Kode Group (group code) merupakan kode yang berdasrkan field-field dan tiaptiap field kode mempunyai arti. Kode Desimal (desimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan angka 99 tergantung dari banyak kelompok. Contoh : 00, AKTIVA LANCAR

1.2.2.

00100 Kas 00200 Piutang Dagang 00300 Persediaan Produk Selesai 00310 Persediaan Produk Dalam Proses 00320 Persediaan Bahan Baku 00400 Biaya Dibayar Dimuka

DAFTAR PUSTAKA

1.

Jogiyanto .HM, Analisis dan desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta,2002.