BAB IV KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

A. Administrasi Farmasi Rumah Sakit Administrasi merupakan kegiatan pencatatan data, surat menyurat, informasi secara tertulis, penyimpanan arsip, serta pengumpulan data yang diperlukan pimpinan untuk pengambilan keputusan. Sehingga administrasi merupakan bagian dari instalasi farmasi yang memegang peranan penting dalam menunjang terlaksananya kegiatan di instalasi farmasi. Pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan di RSUD Ulin dilakukan oleh Instalasi Farmasi RSUD Ulin. Untuk menjalankan tugasnya sebagai pengelola perbekalan farmasi dan alat kesehatan, Kepala Instalasi Farmasi Rumah Sakit dibantu oleh Wakil Instalasi Farmasi Rumah Sakit dan Koordinator Administrasi. Selain itu, pengelolaan perbekalan farmasi juga dibantu oleh bagian koordinator logistik atau kepala gudang, koordinator distribusi dan farmasi klinik. Pendistribusian perbekalan farmasi dan alat kesehatan didistribusikan melalui 7 depo obat yang ada di RSUD Ulin, yaitu Depo Obat Umum, Depo Obat Askes, Depo Obat IGD, Depo IBS, Depo Obat Gakin, Depo Aster, Depo Geriatri dan Depo Anggrek. Setiap depo dikelola oleh subkoordinator dan kepala depo serta dibantu oleh beberapa orang Asisten Apoteker. Semua kegiatan yang berkaitan dengan administrasi Rumah Sakit dilakukan dengan sistem komputerisasi untuk mempermudah dalam melaksanakan pelayanan untuk pasien. Pengadministrasian resep dilakukan berdasarkan atas rekapan harian dan bulanan resep. Pasien baru yang bukan merupakan pasien umum jika pasien telah memenuhi persyaratan pengambilan obat maka akan dibuatkan kartu pengambilan obat yang akan diisi jumlah obat yang setiap ada resep yang disertai dengan SJP (Surat Jaminan Perawatan). Administrasi pembelian pada gudang dilakukan dengan pengisian buku surat pesanan atau buku amprahan yang kemudian dikirim pada gudang dan datanya akan langsung dimasukkan pada komputer, kemudian akan dibuatkan kwitansi rangkap dua.

33

34

Rangkap pertama diserahkan pada instalasi yang bersangkutan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip gudang. Administrasi untuk pelaporan narkotik dan psikotropik di buat sebanyak 4 rangkap, tujuannya ke Dinas Kesehatan Kota, tembusannya Dinas Kesehatan Provinsi, Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM), dan arsip. B. Manajemen Perbekalan Farmasi Pelayanan Instalasi Farmasi meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, produksi, distribusi, dan pelayanan farmasi klinik (KIE, konseling, skrining resep). 1. Seleksi Seleksi adalah proses memilih dengan rasional dengan sejumlah obat di rumah sakit dengan tujuan untuk menghasilkan penyediaan atau pengadaan yang lebih baik, penggunaan obat yang rasional, dan harga yang lebih rendah. Seleksi didasarkan pada pengalaman aktual terhadap kebutuhan untuk melakukan pelayanan kesehtan dan obat yang digunakan. Perencanaan pengadaan didasarkan atas usulan kebutuhan perbekalan farmasi tiap bulan yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Ulin, yang kemudian diperinci per instalasi, yaitu kebutuhan bahan alat kesehatan habis pakai (BAKHP) Laboratorium, Radiologi, Hemodialisa, Bedah Sentral, Bank Darah, ICU/ICCU, ruangan, poliklinik dan lain-lain. Rumah Sakit Umum Daerah Ulin Banjarmasin dalam sistem perencanaannya menggunakan metode gabungan, pola konsumsi dan epidermiologi. 2. Pengadaan dan Produksi Pengadaan adalah kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang akan direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan pembuatan sediaan farmasi, sumbangan, droping atau hibah. Pembelian dilakukan oleh panitia pengadaan rumah sakit, dimana staf IFRS sebagai anggota panitia. Pembelian dilakukan secara langsung kepada PBF, ataupun berasal dari hibah atau droping dari dinas kesehatan provinsi atau dinas kesehatan kota, sedangkan untuk produksi hanya mencakup pengemasan kembali untuk alkohol dan gliserin.

35

Sistem pengadaan obat perbekalan farmasi RSUD Ulin dilakukam dengan metode penunjukan langsung dengan menunjuk langsung ke satu penyedia barang atau jasa yang biasanya telah di lakukan negosiasi teknik dan harga. 3. Penyimpanan Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan. Disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Penyimpanan perbekalan farmasi disesuaikan dengan persyaratan kondisi yang diminta untuk masing-masing barang dengan tujuan untuk menghindari kerusakan dan menjaga stabilitas obat. Informasi dan edukasi. Informasi obat dilayani untuk tenaga kesehatan rumah sakit baik lisan maupun tertulis, sedangkan edukasi melalui informasi langsung yang ditujukan kepada pasien, mahasiswa praktek lapangan, dan tenaga kesehatan lainnya. Sistem penyimpanan yang digunakan di gudang antara lain adalah : a. Berdasarkan bentuk sedian obat, nama generik, dan nama paten Penyimpanan obat di gudang farmasi diletakkan berdasarkan bentuk sediaan obatnya seperti misalnya obat dalam (tablet dan sirup) dan obat luar (salep, suppositoria, dan injeksi), kemudian dikelompokkan lagi berdasarkan obat generik dan obat paten yang disusun berdasarkan urutan abjad. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dalam

pengambilannya. b. Berdasarkan obat Umum atau Askes Obat-obatan pasien umum dan pasien Askes tempat

penyimpanannya berbeda. Hal ini bertujuan agar lebih mudah dalam mengontrol jumlah persediaan obatnya. c. Sistem kombinasi FIFO dan FEFO Sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi RSUD Ulin menggunakan kombinasi system FIFO dan FEFO. Sistem FIFO (First In First Out) yaitu obat yang lebih dahulu datang, obst itu pula yang lebih dahulu keluar. Sedangkan system FEFO (First Expire First Out) yaitu

36

obat yang paling mendekati waktu kadaluarsa yang lebih dahulu dikeluarkan. 4. Distribusi Distribusi obat adalah suatu proses penyerahan obat mulai dari sediaan disiapkan oleh IFRS sampai obat diserahkan kepada perawat, dokter, depodepo obat atau pelayanan kesehatan lain untuk dierikan kepada pasien. Distribusi yang dilakukan adalah dari PBF ke gudang, yang kemudian dari gudang menyerahkan barang-barang ke depo-depo yang ada sesuai dengan pesanan depo tersebut. Dan penyerahan obat untuk pasien rawat inap maupun rawat jalan. IFRS di RSUD Ulin Banjarmasin melayani pasien umum, askes, jamkesmas, dan pasien tagihan yang telah bekerjasama dengan RSUD Ulin Banjarmasin. a. Pelayanan pasien Askes Pelayanan untuk pasien askes berpedoman pada daftar plafon harga obat (DPHO) askes, BAKHP terbatas paket, dengan menyertakan surat jaminan perawatan (SJP) rawat jalan / rawat inap / IGD / ICU dari askes center, yang ditulis pada resep blanko askes dan tanda tangan terima obat, untuk pasien rawat jalan, obat maksimum R/ untuk tiga hari, kecuali antibiotik lima hari dan dan obat kronis 30 hari, sedangkan untuk pasien rawat inap, IGD, ICU obat oral maksimal untuk 2 hari, infus dan injeksi untuk satu hari, di IGD prinsip obat simptomatik. Untuk obat yang masuk daftar II pasien harus menyertakan protokol terapi tim onkologi dan legalisasi PT. Askes, begitu pula untuk obat daftar III (obat mahal), pasien harus menyertakan keterangan medis dokter dan legalisasi PT askes. 5. Penggunaan Pengunaan meliputi kegiatan dispending dan evaluasi penggunaan obat. Dispending merupakan kegiatan yang dimulai dari tahap validasi, interprestasi, menyiapkan obat untuk penggunaan selama 2 hari dan alat kesehatan untuk sekali pakai, pemberian etiket, atau cara pakai obat,

37

penyerahan obat di sertai dengan pemberian informasi tentang obat kepada pasien.

C. Depo I Askes Depo ini melayani pasien Askes rawat jalan dan rawat inap yang berpedoman pada DPHO. Depo I askes melayani mulai pukul 08.00-16.00 wita, terbagi menjadi 2 shift; pagi, pukul 08.00-14.00; siang, 11.00-16.00. Depo I askes memiliki seorang kepala depo yaitu ibu Eka Trisna P.,S.Si,Apt, 2 orang Apoteker yaitu Ibu Eka Trisna P, S.Si., Apt dan Devieta Purnamasari,S,Farm.,Apt ,di bantu dengan 7 orang AA dan 4 orang tenaga administrasi. Untuk menunjang kelancaran kegiatan pelayanan, depo Askes melakukan pengelolaan perbekalan farmasi meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan. a. Perencanaan Perencanaan sediaan farmasi di depo I Askes menggunakan metode gabungan yaitu metode konsumsi dan metode epidemiologi. Metode konsumsi dibuat berdasarkan pada jumlah pemakaian sebelumnya, keuntungan dari metode komsumsi yaitu lebih praktis dan mudah dalam proses perencanaanya. Sedangkan metode epidemiologi dibuat

berdasarkan pada pola penyakit. b. Pengadaan Pengadaan barang di depo Askes dilakukan dengan menulis obat atau alat kesehatan yang diperlukan pada buku amprahan yang kemudian diserahkan ke gudang farmasi. Depo Askes melakukan pengadaan obat fast moving 1 kali sebulan. Pada setiap minggu dilakukan pemeriksaan / kontrol barang, jika terjadi kekosongan bisa melakukan pemesanan ke gudang farmasi atau melakukan mutasi ke depo lain jika perbekalan farmasi yang di gudang megalami kekosongan dan masih terdapat pada depo lain.

38

Barang yang sampai ke depo akan dicek kesesuaian barang dengan pesanan oleh petugas depo meliputi nama obat, jumlah sediaan, jenis sediaan, tanggal kadaluwarsa. Setelah dicek, bukti penyerahan obat yang terdiri dari 2 rangkap yang ditandatangani oleh petugas penerima barang. Satu lembar yang asli untuk arsip depo, sedangkan lembar satunya untuk arsip gudang. c. Penyimpanan Penyimpanan sediaan farmasi di depo I Askes bedasarkan bentuk sediaan yang disusun secara alfabetis. Obat fast moving diletakkan diatas meja terdekat untuk memudahkan pengambilan. Penyimpanan obat di Depo I Askes menggunakan kombinasi sistem FIFO dan FEFO. Sistem FIFO (First In First Out) yaitu obat yang lebih dahulu datang, obat itu pula yang lebih dahulu keluar. Sedangkan system FEFO (First Expire First Out) yaitu obat yang paling mendekati waktu kadaluarsalah yang lebih dahulu dikeluarkan. Obat juga ada yang disusun secara farmakologi misalnya obat-obat diabetes dan obat-obat jantung. Obat yang harus disimpan dalam suhu dingin, disimpan dalam lemari pendingin. Obat kemoterapi juga disimpan di lemari pendingin sesuai suhu yang ditentukan oleh pabrik. Obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam tempat khusus dan terkunci serta terpisah dengan obat-obat yang lain. d. Distribusi Distribusi di depo ini menggunakan system distribusi individual prescription. individual prescription atau Sistem resep individu adalah resep yang ditulis dokter untuk tiap penderita. Sistem ini biasanya digunakan oleh rumah sakit kecil dan atau rumah sakit pribadi, karena memudahkan cara untuk menarik pembayaran atas obat yang digunakan pasien dan memberikan pelayanan kepada pasien secara perorangan. Keuntungan sistem Individual Prescription : 1) Semua pesanan obat langsung diperiksa oleh farmasis.

39

2) Memungkinkan interaksi antara farmasis, dokter, perawat, dan pasien. 3) Meningkatkan pengawasan obat-obatan dengan lebih teliti. 4) Memberikan cara yang cocok melaksanakan pembayaran obatobatan yang digunakan pasien (Ray, 1983). e. Pencatatan dan pelaporan Pencatatan dilakukan pada kartu stok pada setiap barang. Selain pada kartu stok pencatatan juga dilakukan dengan sistem komputerisasi sehingga dapat mengontrol jumlah barang masuk dan keluar. Pelaporannya meliputi: 1) Laporan stok obat 2) Laporan mutasi barang 3) Laporan narkotika dan psikotropika 4) Obat kada luarsa 5) Laporan Omset f. Pelayanan resep 1) Pasien rawat jalan Alur pelayanan resep pada depo ini yaitu, pasien datang menyerahkan resep, kemudian resep diperiksa kelengkapan.

Kelengkapan seperti untuk obat sitostatika dilengkapi protokol terapi, obat khusus paket III DPHO dilengkapi dengan surat keterangan medis dari dokter penulis resep. Pasien yang telah memenuhi persyaratan akan diberi nomor antrian dan dimintakan nomor telepon pasien. Resep yang diterima juga diberi nomor sesuai nomor antrian pasien dan dientry oleh petugas administrasi untuk klaim ke PT. Askes. Resep dientry terlebih dahulu untuk mencek obat yang telah diberikan sebelumnya, karena obat yang sesuai DPHO mempunyai retriksi / pemberian maksimal untuk setiap obat. Resep yang telah dientry selanjutnya disiapkan dan dilakukan pengntrolan sebelum diserahkan kepada pasien. Obat diserahkan disertai pemberian informasi obat kepada pasien.

40

2) Pasien rawat inap Alur pelayanan resep pada depo ini yaitu, pasien datang menyerahkan resep, kemudian resep diperiksa kelengkapan. Untuk pasien baru harus melaporkan diri ke Askes Center dan mendapatkan legalisasi berupa Surat Jaminan Pelayanan (SJP) rangkap 3 (asli). SJP dilampirkan dengan resep. Untuk pengambilan obat berikutnya harus menyerahkan fotokopi SJP dan kartu pemakaian obat. Untuk obat sitostatika dilengkapi protokol terapi, obat khusus paket III DPHO dilengkapi dengan surat keterangan medis dari dokter penulis resep. Jika tidak melengkapi karena sebab lain, misalnya pelayanan Askes Center tutup, maka pasien harus memberikan uang jaminan. Uang jaminan tersebut dapat diambil setelah melengkapi persyaratan yang ditentukan. Pasien yang telah memenuhi persyaratan akan diberi nomor antrian. Resep selanjutnya dikerjakan dengan menyiapkan obat, pemberian etiket dan penulisan obat pada kartu pemakaian obat. Kemudian dilakukan pengontrolan sebelum diserahkan kepada pasien. Selanjutnya resep dientry untuk pengurangan stok. Entry resep dapat dilakukan diakhir untuk klaimke PT. Askes karena pengambilan obat dilakukan tiap hari dan terdapat kartu pengambilan obat sebagai kontrolnya.

41

Pasien datang membawa resep

Diperiksa keabsahan & kelengkapan resep

Memenuhi persyaratan

Resep tidak memenuhi persyaratan

Pasien diberi nomor antrian

Pasien diminta untuk memenuhi persyaratan terlebih dahulu

Penyiapan obat dan pemberian etiket

Verifikasi ke Askes Center

Pengecekan kembali Uang jaminan

Pemanggilan pasien & penyerahan obat oleh Apoteker/ AA disertai Pemberian Informasi Obat

Resep di entry untuk mengurangi stok barang

Resep di entry oleh petugas administrasi untuk klaim ke PT. Askes

Gambar 5 : Alur Pelayanan Resep Pasien Rawat Inap

42

Pasien datang membawa resep

Diperiksa keabsahan & kelengkapan resep

Memenuhi persyaratan

Resep tidak memenuhi persyaratan

Pasien diberi nomor antrian & diminta nomor telpon pasien

Pasien diminta untuk memenuhi persyaratan terlebih dahulu

Resep di entry oleh petugas administrasi untuk klaim ke PT. Askes

Verifikasi ke Askes Center

Penyiapan obat dan pemberian etiket

Pengecekan kembali

Pemanggilan pasien & penyerahan obat oleh Apoteker/ AA disertai pemberian Informasi obat

Resep di entry untuk mengurangi stok barang

Gambar 6 : AlurPelayanan Resep Pasien Rawat Jalan