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Para quem no PhD em computao

www.info.abril.com.br
EXAM E

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EDIO 07

EDIO 000-A 00000/0

Encare a planilha mais usada do mundo para fazer clculos sem complicao!

EXCEL
s s s s s s s s s s

Controle o que voc ganha e o que gasta Planeje uma poupana a longo prazo Mande convites sem esquecer de ningum Conte as horas trabalhadas D show com grficos profissionais Atualize as planilhas por tabela Encare as frmulas sem drama Faa e desfaa com os arquivos Mande a planilha para o Word Use o Excel at para organizar CDs

Contas sem mistrio!

R$ 9,95

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EXCEL
POR ERIC COSTA
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Fundador: VICTOR CIVITA

(1907-1990)

Editor: Roberto Civita Conselho Editorial: Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corra (Vice-Presidente), Jos Roberto Guzzo, Maurizio Mauro Presidente Executivo: Maurizio Mauro Diretor Secretrio Editorial e de Relaes Institucionais: Sidnei Basile Vice-Presidente Comercial: Deborah Wright Diretora de Publicidade Corporativa: Thais Chede Soares B. Barreto Diretor-Geral: Jairo Mendes Leal Diretor Superintendente: Paulo Nogueira

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EXAME

Diretora de Redao: Sandra Carvalho Redatora-chefe: Dbora Fortes Diretor de Arte: Rodrigo Maroja Editores Seniores: Carlos Machado, Lucia Reggiani e Maurcio Grego Editores: Airton Lopes, Eric Costa e Viviane Zandonadi Reprteres: Andr Cardozo e Silvia Balieiro Editor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro e Wagner Rodrigues Colaborador: Dagomir Marquezi Revisora: Marta Magnani Infolab: Osmar Lazarini (consultor de sistemas) Colaborador: Eduardo Kalnaitis Estagirios: Bruno Roberti, Henrique Loureno e Marcelo Rodrigues Info Online: Renata Mesquita (editora), Renata Verdasca e Fred Carbonare (webmasteres) www.info.abril.com.br
Apoio Editorial: Beatriz de Cssia Mendes, Carlos Grassetti Servios Editoriais: Wagner Barreira

Depto. de Documentao e Abril Press: Grace de Souza PUBLICIDADE Diretor de Publicidade: Sergio Amaral Diretor de Publicidade Regional: Jacques Baisi Ricardo Diretor de Publicidade Rio de Janeiro: Paulo Renato Simes Executivos de Negcios: Letcia Di Lallo, Marcelo Cavalheiro, Mrcio Mendona Pereira, Robson Monte, Rodrigo Floriano de Toledo (SP) e Edson Melo (RJ) Gerentes de Publicidade: Marcos Peregrina Gomez (SP) e Rodolfo Garcia (RJ) Executivos de Contas: Luciano Almeida, Marcello Almeida, Renata Mioli, Vlamir Aderaldo (SP), Cristiano Rygaard e Yann Gellineaud (RJ) NCLEO ABRIL DE PUBLICIDADE Diretor de Publicidade: Pedro Codognotto Gerentes de Vendas: Claudia Prado, Fernando Sabadin Gerente de Classificados: Cris Lago MARKETING E CIRCULAO Marketing: Ricardo Cianciaruso Gerente de Produto: Georgia Barcellos Marketing Publicitrio: rica Lemos Gerente de Circulao Avulsas: Maria Helena Couto Gerente de Circulao Assinaturas: Euvaldo Nadir Lima Jnior Promoes e Eventos: Marina Decnio Planejamento e Controle: Fbio Luis dos Santos e Renata Antunes Projetos Especiais: Cristiana Cardoso e Gabriela Yamaguchi Processos: Alberto Martins e Ricardo Carvalho ASSINATURAS Diretora de Operaes de Atendimento ao Consumidor: Ana Dvalos Diretor de Vendas: Fernando Costa INTERNATIONAL ADVERTISING SALES REPRESENTATIVES COORDINATOR FOR INTERNATIONAL ADVERTISING: Global Advertising Inc. 218 Olive Hill Lane, Woodside, California 94062 Fax (415) 851-9987, Strube Coughlin Associates Inc., 112 Laurel Avenue, Larchmont, New York 10538 (914) 834-0228 Cables: MEDIAFORCE USA: M&T Publishing Inc., 411 Borel Avenue, San Mateo, California 94402 Fax (415) 3589739 EUROPE: HZI International., Africa House, 64-78 Kingsway, London WC2B 6AH, tel. (0171) 242-6346 Fax: (0171) 404-4376 JAPAN: IMI Corporation, Matsuoka Bldg., 303, 18-25 - Naka 1 - Chome, Kunitachi, Tokyo 186-004, Tel. (03) 3225-6866, Fax: (03) 3225-6877
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Presidente do Conselho de Administrao: Roberto Civita Presidente Executivo: Maurizio Mauro Vice-Presidentes: Deborah Wright, Emlio Carazzai, Jos Wilson Armani Paschoal, Valter Pasquini www.abril.com.br

abc inf o
EXCEL
6 8 O que planilha? Bem-vindo ao Excel 10 Digitando dados 12 Frmulas 17 Planilha de gastos domsticos 24 Investimento a longo prazo 32 Planilha num documento do word 34 Salvando e carregando arquivos 37 Convites para todos 56 Controlando horas trabalhadas 75 Grficos de colunas 87 Grficos em pizza 96 Coleo de CDs
EQUIPE
COORDENAO SANDRA CARVALHO DIREO DE ARTE RODRIGO MAROJA EDIO E TEXTO ERIC COSTA DESIGN ALEXA CASTELBLANCO COLABORADORES ADRIANA CUNHA E RITA DEL MONACO

CONTEDO

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Controle os gastos domsticos com a ajuda de uma planilha esperta

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Fazer convites para uma festa fcil juntando Excel e Word

MS Excel um produto da Microsoft Corporation.Todos os direitos deste ttulo da coleo ABC INFO, Excel, so exclusivos da Editora Abril.

O QUE PLANILHA?
CONHECENDO O JEITO DE UMA PLANILHA, VOC CONHECE TODAS
s planilhas eletrnicas, surgidas em 1979, causaram um grande impacto por tornar clculos complexos e simulaes bem mais prticos. Apesar

O QUE PLANILHA?
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de cada software de planilha ter suas peculiaridades, existem alguns elementos que so comuns a todos eles. Veja os principais itens nas planilhas a seguir.

PLANILHA
A planilha lembra um papel quadriculado. Cada um de seus retngulos chamado de clula. Para ajudar a localizar cada clula, a planilha traz um sistema de coordenadas, que formado por colunas e linhas.

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TEXTO VAZADO Se o texto digitado mais largo que a coluna, ele pode vazar para a clula direita. Isso no significa que ele est tambm nessa clula. Para limitar o texto clula onde ele foi digitado, as planilhas permitem redimensionar a largura das colunas ou acrescentar quebras de linhas nos textos.

COLUNA
No mundo das planilhas, a coluna a denominao dada para cada um dos conjuntos verticais de clulas. Cada coluna recebe um apelido, indicado por uma letra, seguindo a ordem alfabtica. A segunda coluna, por exemplo, denominada B. Depois da vigsima sexta coluna, so usadas duas letras para a identificao (por exemplo, AB). No Excel 2003, uma planilha pode ter at 256 colunas, com a ltima recebendo o apelido IV.

O QUE PLANILHA?

LINHA
Linha a denominao para cada conjunto horizontal de clulas. Cada uma delas identificada por um nmero. Assim, a terceira linha chamada simplesmente de 3. Uma planilha do Excel 2003 pode ter at 65 536 linhas.

CLULA
A clula a unidade bsica da planilha. Cada nmero ou texto deve ficar dentro de uma clula prpria, que localizada na planilha usando o nome da coluna e da linha juntos. Por exemplo, a clula que est na segunda coluna e na terceira linha denominada B3.

AMBIENTE DE TRABALHO
Um nico arquivo pode ter mais de uma planilha armazenada nele. Por isso, esse arquivo chamado de ambiente de trabalho. No Excel 2003, ao criar um arquivo novo, ele traz trs planilhas, apelidadas inicialmente de Plan1, Plan2 e Plan3. Esses nomes podem ser mudados de forma a identificar as informaes contidas em cada planilha. A quantidade de planilhas para um arquivo do Excel 2003 vai longe. D para incluir at mais de duzentas planilhas num computador bsico.

VRIOS CONJUNTOS Em alguns casos, como em frmulas de soma, possvel definir diversos conjuntos de clulas em uma s tacada. Para isso, basta adicionar um ponto-e-vrgula entre cada conjunto. Assim, por exemplo, a expresso A1:B2; C1:D2 indica dois conjuntos de clulas, que sero tratados de uma s vez numa frmula ou funo.

FAIXAS DE CLULAS
Alm das linhas e das colunas, possvel selecionar conjuntos de clulas individualmente. Os programas de planilhas eletrnicas definem esses conjuntos pela clula inicial e final, separadas pelo smbolo : . Por exemplo, A2:A5 determina as quatro clulas na coluna A indo da linha 2 5.

COMPLICOU
Um exemplo mais complexo o conjunto B2:D4, que inclui nove clulas, delimitadas pelas colunas B e D, e pelas linhas 2 e 4.

BEM-VINDO AO EXCEL
CONHEA OS PRINCIPAIS ELEMENTOS DE UMA PLANILHA DE CLCULOS
ssim que voc abre o Excel, se depara com a rea de trabalho. Logo de cara est diante de muitos smbolos.

BEM VINDO AO EXCEL

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Com calma, vamos nos familiarizar com todos eles. Primeiro, vamos entrar em contato com os elementos-chave.

REA DE TRABALHO
O Excel comea sempre com uma planilha em branco. Traz tambm as barras de botes, uma rea de contedo da clula, barras de rolagem e uma rea de seleo de conjuntos. Veja, na imagem, onde esses elementos ficam.

BARRAS DE BOTES
O que no falta no Excel so botes e atalhos, organizados em barras de ferramentas. Esses botes servem para abrir e salvar arquivos, formatar o texto nas clulas, criar frmulas matemticas rapidamente e muito mais. Quando a barra no cabe inteiramente na tela, ela termina com uma seta que, ao ser clicada, mostra o restante dos botes. Na configurao-padro, o Excel traz duas barras: uma mais geral, com recursos de arquivos e frmulas, e outra especfica, para modificar o visual das clulas.

CONTEDO DA CLULA
O Excel traz uma rea, chamada barra de frmulas, para mostrar o contedo da clula que foi selecionada. Ela permite visualizar um texto longo de uma s vez, por exemplo. Ao lado esquerdo da rea de edio existem dois botes que permitem confirmar o que foi editado ou voltar ao estado antes da edio. Esses comandos tambm so efetuados com as teclas Enter (confirmar) e Esc (reverter).

CAIXA DE NOME
Para ajudar nas selees de clulas, o Excel conta com a caixa de nome. Ela mostra o nome da clula escolhida, alm de indicar o nmero de linhas e colunas quando feita uma seleo mais complexa.

BEM VINDO AO EXCEL

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QUANTAS LINHAS E COLUNAS? Ao selecionar vrias clulas, a caixa de nome vai mostrando, enquanto o boto do mouse estiver pressionado, o nmero de linhas e colunas j escolhidas.

SELEO DE CLULAS
Escolher uma clula no Excel 2003 bastante simples: basta clicar nela com o boto esquerdo do mouse para que uma borda preta indique a seleo. A navegao pelas clulas pode ser feita usando as barras de rolagem que ficam na parte direita e inferior da janela do programa, assim como usando as setas do teclado. Note que, ao selecionar uma clula, a letra correspondente a sua coluna e o nmero de sua linha ficam com uma colorao diferente.

SELEO DE LINHAS E COLUNAS

Para escolher uma coluna inteira, s clicar em sua letra, na parte superior da tela. Analogamente, basta clicar no nmero correspondente a uma linha (na parte esquerda da tela) para selecionar todas as clulas contidas nela.

SELEO DE CONJUNTOS
Para selecionar um conjunto de clulas, clique na primeira delas e, mantendo o boto esquerdo do mouse pressionado, arraste a seta at que todas as clulas desejadas fiquem delimitadas pela borda preta. Quer selecionar vrios conjuntos de clulas ao mesmo tempo? Basta manter pressionada a tecla Ctrl e fazer a seleo de cada conjunto individualmente.

PRIMEIROS TEXTOS
APRENDA A PREENCHER AS CLULAS DAS PLANILHAS COM TEXTO E NMEROS
epois de conhecer as barras e botes do Excel 2003, hora de mexer nas clulas. O Excel facilita bastante a edio de contedo, seja ele

DIGITANDO DADOS
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texto, nmero ou frmula, dando opes prticas para corrigir erros e inserir novas colunas e linhas. Veja as principais formas de editar as clulas.

CLULA NO ALVO
Antes de comear a digitar os dados, preciso escolher a clula que receber o contedo. Para isso, clique nela com o boto esquerdo do mouse. Depois, basta comear a digitar. O que for teclado aparece na barra de frmulas. O Excel reconhece automaticamente textos digitados e nmeros. Se forem entrados letras e nmeros juntos em uma mesma clula (por exemplo, Ano 1), o Excel classificar isso como texto. Depois de cada digitao, tecle Enter para confirmar a entrada de dados.

CORREO RPIDA
Para corrigir o texto ou o nmero de uma clula, basta clicar nela e digitar o novo contedo. O Excel substitui o que estava anteriormente na clula automaticamente. Caso voc desista da modificao antes de pressionar Enter, basta pressionar a tecla Esc ou clicar no boto com um X, localizado na barra de frmulas. Fazendo isso, o texto original volta clula.

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NOVA LINHA Quer escrever mais de uma linha de texto sem usar duas clulas para isso? No difcil. Basta, ao final da primeira linha, pressionar e segurar a tecla Alt, teclado Enter em seguida.

ATALHO PARA O FIM

Um atalho muito til na edio de clulas a tecla F2. Ao pression-la, aps selecionar uma clula, possvel adicionar novas palavras ou nmeros ao contedo j existente.

DE VOLTA AO PASSADO
Mesmo depois de ter substitudo o contedo de uma clula, o Excel permite desfazer essa modificao. Basta clicar no boto Desfazer na barra de ferramentas. Ele indicado por uma seta para a esquerda. Ao lado desse boto h um outro menor, com uma seta para baixo. Ele mostra, ao ser clicado, as ltimas mudanas nas planilhas. Para desfazer diversas alteraes de uma s tacada, basta passar o mouse sobre os itens desejados e clicar no ltimo deles. O comando Desfazer tambm pode ser acessado rapidamente segurando a tecla Ctrl e apertando a letra Z.

DIGITANDO DADOS

EDIO DETALHADA
A barra de frmulas funciona como um ultra-simplificado editor de textos. Ao digitar o contedo de uma clula, possvel usar essa barra para apagar e modificar trechos sem precisar teclar tudo novamente. Por exemplo, para apagar vrias letras simultaneamente, selecione o trecho (na barra de frmulas) com o mouse e tecle Delete.

BORRACHA NA CLULA
Para apagar o contedo de uma clula, basta selecion-la e teclar Delete. Note que apenas o contedo (texto ou nmeros) apagado. Se a clula tiver cores ou outros adendos visuais, nada disso removido.

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INSERO RPIDA Para criar novas linhas sem usar o mouse, selecione uma j existente, segure o boto Ctrl e pressione a tecla +. Usando a tecla -, a linha removida. O truque, claro, tambm vale para colunas. .

MAIS LINHAS E COLUNAS

Precisa de mais uma linha entre duas j digitadas? No se preocupe, o Excel faz isso sem muito trabalho. Selecione a linha inteira, clique nela com o boto direito do mouse e escolha Inserir. A nova linha aparece acima da antiga. Para colunas, o processo o mesmo, com a nova coluna aparecendo esquerda da antiga.

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MO NAS FRMULAS
APRENDA A FAZER CLCULOS MATEMTICOS E COM VARIVEIS USANDO O EXCEL
s planilhas no teriam muito uso se s armazenassem nmeros e textos. O principal recurso delas est nas frmulas, que permitem fazer e re-

FRMULAS
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fazer clculos complicados com pouqussimo trabalho. Veja, a seguir, os principais macetes e tcnicas para digitar frmulas nas clulas do Excel.

O QUE UMA FRMULA?

Para o Excel, uma frmula um conjunto de operaes matemticas e lgicas que d um resultado. A vantagem de usar frmulas ao invs de calcular o resultado que, se mudarmos o valor de uma das variveis, o Excel refaz as contas automaticamente.

ADIO
A soma, no Excel, usa o sinal +. Assim, para somar dois nmeros, digite =, o primeiro valor, o smbolo + e o segundo valor. Por exemplo, =21+36. Para somar vrios nmeros de uma s tacada, basta adicionar smbolos + entre eles, como em =12+42+34+97

EXCEL COMO CALCULADORA

Fazer clculos bsicos no Excel muito fcil. Clicando em uma clula, digite o smbolo = e depois a operao desejada, seguida de Enter.

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FRMULA VISTA Quer digitar e mostrar o texto de uma frmula na planilha sem fazer o clculo automtico do valor? Basta preced-la pelo smbolo (apstrofo). Isso til para planilhas didticas ou para explicar o clculo feito em uma clula prxima.

SUBTRAO
A operao de subtrao feita com o smbolo . Como na adio, para subtrair um nmero de outro, basta digitar =, seguido dos dois valores, que devem ser intercalados pelo smbolo . Por exemplo, =11248

MULTIPLICAO
Enquanto os smbolos de adio e subtrao so intuitivos, a multiplicao usa o asterisco. Para multiplicar dois valores, entre com o =, seguido dos dois nmeros separados pelo asterisco. Por exemplo, =12*13 preenche a clula com o resultado dessa multiplicao, que 156.

FRMULAS

f
DIVISO

AJUDA NO ERRO Quando uma frmula complicada resulta em uma operao invlida (como na diviso por zero), o Excel mostra um menu de ajuda, que permite alterar a frmula ou simplesmente ignorar o erro.

A contraparte da multiplicao a diviso. O smbolo para a diviso a barra (/). Aqui, ao contrrio dos outros operadores, a ordem faz diferena. Por exemplo, a frmula =10/2 indica a diviso de dez por dois, com resultado igual a cinco. Trocando os nmeros de ordem, obtm-se a diviso de dois por dez, que resulta em 0,2. Vale lembrar que a diviso de um nmero por zero no existe. Se voc fizer essa operao, o Excel mostra o texto #DIV/0! como resultado, indicando o erro.

PERCENTUAL
O operador de percentual no Excel funciona de forma semelhante s calculadoras. Digitando um nmero seguido do smbolo %, calculado um multiplicador que extrai o percentual equivalente. Por exemplo, ao digitar =40%, o resultado 0,4. Multiplicando esse resultado por outro nmero, obtm-se 40% dele. A operao pode ser feita diretamente, como em =200*40%, que extrai 40% de 200, com resultado igual a oitenta.

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EXPONENCIAO
A exponenciao o conhecido elevado a. O smbolo usado nele o ^ (acento circunflexo). Como nos outros operadores, basta colocar o =, seguido dos dois nmeros intercalados pelo ^ para calcular a exponenciao. Aqui, como na diviso, a ordem faz diferena. A frmula =2^3 indica 2 elevado a 3, cujo resultado oito. Isso diferente de 3 elevado a 2, que igual a nove.

FRMULAS
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ORDEM NAS CONTAS

importante ficar de olho na ordem dos operadores matemticos. Isso significa que nem sempre os clculos sero realizados na ordem em que forem digitados. Por exemplo, na expresso =24+8*3, a adio no feita antes da multiplicao, apesar de anteced-la. O resultado final seria 48. A ordem de execuo das operaes matemticas a seguinte: %, ^ , /, *, , +.

PARNTESES
Um jeito de driblar a ordem dos operadores usar parnteses. Com eles, possvel forar um clculo a ser feito antes dos outros. Assim, no exemplo acima, para que a adio seja feita antes da multiplicao, basta escrever =(24+8)*3. O resultado passa a ser 96.

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MONTES DE CLCULOS O Excel traz mais de duzentos tipos diferentes de funes, em nove categorias diferentes, que vo desde clculos com datas at complicados clculos financeiros e estatsticos. Vale a pena explorar o assistente de funes para descobrir todo o potencial da planilha.

USANDO FUNES
O que no falta no Excel so funes matemticas. Mas no preciso memorizlas, pois h um assistente para indicar como usar cada uma. Os dados que so passados para as funes fazerem clculos so chamados de parmetros. Cada funo tem seus prprios parmetros, indicados pelo assistente.

DISPENSANDO O ASSISTENTE
Com a experincia, o assistente de funes pode ser dispensado, digitandose as funes diretamente pelo teclado.

FRMULAS

SOMA COM UM CLIQUE

Em muitos casos, a operao desejada em uma planilha calcular as somas dos contedos de vrias clulas. O Excel traz um atalho rpido para essa operao. Basta selecionar as clulas cujo contedo ser somado e clicar no boto de AutoSoma. A frmula resultante aparece na clula abaixo das selecionadas, se for selecionada uma coluna, ou na da direita, se for selecionada uma linha.

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PODER EXTRA NA SOMA O boto de AutoSoma s resolve casos em que os valores esto em uma nica coluna ou linha. Para somar vrios conjuntos de clulas, digite =SOMA( Pressione Ctrl e v selecionando todas as clulas. Quanto terminar, solte o Ctrl, feche os parnteses e tecle Enter.

CLULA COM REFERNCIA

A maior utilidade das frmulas em planilhas usar dados variveis, que vm do contedo de outras clulas. Para criar uma frmula com referncia a outra clula, basta usar o nome desta como varivel. Um exemplo simples multiplicar o contedo da clula B3 pela C3. Para isso, basta digitar a frmula =B3*C3 em outra clula. Note que, ao mudar o contedo de B3 ou C3, o resultado da frmula digitada automaticamente calculado.

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FRMULAS
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FRMULAS PARA CONJUNTOS

As frmulas no se restringem a usar clulas individuais. possvel aplicar uma funo a um conjunto de clulas. Um caso que voc j viu foi o da soma automtica. Naquele exemplo, o Excel preencheu a funo SOMA com o bloco de clulas selecionado. Existem vrias outras funes que trabalham com grupos de dados. A operao MXIMO, por exemplo, indica o maior nmero do conjunto.

CPIA INTELIGENTE
Ao copiar uma clula com uma frmula para outra, o Excel tenta adivinhar o que voc realmente queria fazer. Por exemplo, se a clula D2 contm a frmula =B2*C2, ao copiar essa frmula para C3, o Excel troca o contedo para =B3*C3. A cpia mantm a posio relativa da frmula. Assim, copiar na clula da direita faz com que o Excel mude as referncias da frmula em uma coluna para a direita. Analogamente, copiar na clula abaixo, faz com que o Excel aumente uma linha nas referncias da frmula. Vale lembrar que essa cpia inteligente deve ser feita usando os itens Copiar e Colar, do menu Editar, com uma clula selecionada.

TRAVA NA CLULA
Em muitos casos, ao copiar uma frmula, necessrio que uma das referncias fique fixa. Por exemplo, ao calcular o preo de vrios produtos com uma moeda estrangeira, no prtico que a cpia mude a referncia do valor dessa moeda. Para travar uma clula na frmula, preciso colocar o smbolo $ antes da letra da coluna e do nmero da linha. Assim, a frmula =B2*$F$2 trava a clula F2, de forma que o Excel no vai mexer nessa referncia se a clula for copiada para outra.

CONTROLE OS GASTOS
MONTE UMA PLANILHA PARA SABER PARA ONDE VAI O SEU DINHEIRO
salrio acaba bem antes do ms? Ento, use o poder do Excel para controlar suas despesas domsticas at o ltimo centavo. Construir a plani-

PLANILHA DE GASTOS DOMSTICOS

lha de gastos d um pouco de trabalho mas, depois, s digitar os valores e ver o total de despesas calculado e atualizado automaticamente.

A VEZ DO TTULO

Nossa planilha de gastos deve ter um ttulo. Para isso, clique na clula A1 e digite um nome descritivo, como Oramento domstico. Aproveite para aumentar o tamanho da letra, de forma a dar um destaque maior para o ttulo. Clique no nmero ao lado direito do tipo da fonte e selecione 18.

VRIAS CLULAS EM UMA

nu Formatar e escolha a opo Clulas. Clique na aba Alinhamento. Na opo Horizontal, escolha o item Centro. Marque, tambm, a opo Mesclar clulas. Com esse ltimo ajuste, o Excel tratar as doze clulas como se fossem uma s. Clique em OK e pronto.

Nosso ttulo j est com um bom tamanho, mas precisamos centraliz-lo em relao s treze clulas da linha inferior, que indicaro os tipos de gastos e receitas, alm dos meses do ano. Para isso, selecione, com o mouse, as clulas de A1 a M1, na primeira linha. V ao me-

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PLANILHA DE GASTOS DOMSTICOS

PREENCHENDO OS MESES

Clique na clula B2. Digite Janeiro e depois tecle Enter. Selecione novamente a clula B2. Agora, clique no quadrado que fica no canto inferior direito da borda que marca a clula selecionada. Mantenha o boto do mouse pressionado e arraste o ponteiro para a direita. Note que, ao passar com o ponteiro pelas clulas seguintes, o Excel mostra os meses sucessivamente. Continue arrastando o mouse at chegar na clula M2 (que dever receber o ms de Dezembro). Da, solte o boto do mouse para que o Excel preencha os meses.

SUBTTULO DAS RECEITAS

Agora, hora de criar a seo de receitas, que abrigar os tipos de recebimento de cada ms, como salrio, restituio do imposto de renda, dividendos etc. Digite um subttulo Receitas, na clula A3. Selecione novamente essa clula e mude o tamanho da fonte para 14, de forma anloga a feita com o ttulo. Agora, v ao menu Formatar, selecione Coluna e depois AutoAjuste da seleo, para que a coluna A seja ajustada de forma que o subttulo caiba.

RECEITAS, UMA A UMA

Devemos preencher cada um dos tipos de receita nas clulas da coluna A, a partir da linha A4. Usaremos trs itens bsicos: salrios, dividendos, outras receitas, alm de uma linha para o total de receitas por ms. Assim, selecione a clula A4 e digite Salrios, seguido de Enter. Note que a seleo de clula j vai para a A5. Assim, podemos digitar em seqncia os outros itens (sempre seguidos de Enter, claro). Caso seja necessrio (se o texto vazar na clula), ajuste a coluna de forma semelhante usada no subttulo das receitas.

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PLANILHA DE GASTOS DOMSTICOS

FORMATOS DOS NMEROS

A seo de receitas s vai armazenar nmeros relacionados a finanas. Dessa forma, podemos ajustar as clulas dessa seo de forma a mostrar sempre duas casas decimais. Para isso, selecione todas as clulas que vo de B4 a M7. V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Clique na aba Nmero. Em Categoria, escolha o item Moeda. Escolha, em Smbolo, a opo Nenhuma, para evitar que seja mostrado o texto R$ em todas as clulas. Clique em OK para confirmar a mudana.

CORES S RECEITAS

Uma boa maneira de diferenciar visualmente as receitas dos gastos dar uma cor diferente s suas clulas. Para isso, selecione de A4 a M7. V ao menu Formatar e selecione Clulas. V aba Padres. Depois, clique em uma das cores disponveis na janela. Como essa cor ser usada no fundo das clulas, importante escolher um tom claro, para garantir uma boa visibilidade. No clique ainda em OK.

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LETRAS MAIS CLARAS Quem preferir cores de fundo mais escuras pode evitar que o texto fique invisvel. Para isso, v aba Fonte e abra as opes em Cor.

LIMITES PARA AS CLULAS

Uma boa maneira de organizar o visual das clulas usando bordas. Clique na aba Borda. Pressione os botes acima dos textos Contorno e Interna. Agora, clique em OK para confirmar as mudanas nas clulas.

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PLANILHA DE GASTOS DOMSTICOS

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PRIMEIRO TOTAL

Vamos, agora, criar o primeiro total para as receitas. Para isso, selecione o total referente s receitas de janeiro (nesse caso, a clula B7). Agora, clique no boto de AutoSoma. Note que o Excel escreve a funo SOMA, com seus parnteses. S preciso, ento, selecionar a rea a ser somada, que a dos tipos de receitas para o ms de Janeiro (clulas B4 a B6). Depois de escolher essas clulas, tecle Enter e pronto.

10 COPIANDO OS TOTAIS
Se voc j est com preguia de repetir a operao acima mais onze vezes, fique tranqilo. Basta copiar o contedo do primeiro total para os outros que o Excel encarrega-se de entender que a soma indica as clulas acima de cada um. Para isso, clique no primeiro total (B7), v ao menu Editar e selecione Copiar. Agora, selecione todos os outros totais (clulas C7 a M7). Acesse o menu Editar e escolha Colar. Com isso, todos os totais ficaro preenchidos corretamente.

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FORMATAO ACESSVEL Quer acessar as opes de formatao da clula sem precisar ir ao menu Formatar? Clique com o boto direito do mouse na clula que ser modificada e selecione Formatar clulas. Esse atalho tambm funciona com colunas e linhas inteiras.

11 CRIANDO AS DESPESAS
Com as receitas definidas, hora de digitar as despesas. Pule uma linha, para uma separao das receitas e comece com um subttulo Despesas, na linha A9. Analogamente s receitas, mude o tamanho da letra para 14 e ajuste o tamanho da coluna.

PLANILHA DE GASTOS DOMSTICOS

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NEGRITO PARA TODAS Para agilizar a formatao de vrias clulas com o texto em negrito, selecione-as e clique no boto de negrito. O truque funciona com quaisquer botes de formatao, incluindo o itlico e o sublinhado, que ficam ao lado do negrito.

12 SUBCATEGORIAS DE GASTOS
Para se ter um maior controle das despesas, interessante criar subcategorias, cada uma com o seu total. Assim, fica fcil saber quanto se gasta com alimentao, roupas, escola etc. Nossa planilha de gastos ter trs subcategorias: despesas bsicas, investimentos e seguros e gastos diversos. Digite, na clula A10, o nome da primeira subcategoria, seguido de Enter. Selecione novamente a clula A10 e clique no boto de negrito (com a letra N).

13 TIPOS DE DESPESAS
A partir da clula A11, na coluna A, digite os tipos de despesas da primeira subcategoria, a de despesas bsicas. So eles: aluguel, combustvel/transporte, supermercado, condomnio, escola, faxineira, gs, internet, luz, seguro-sade, telefone e TV a cabo. Inclua tambm uma clula no final com o total das despesas bsicas.

NA 14 PLSTICA SUBCATEGORIA
De forma semelhante das receitas, vamos mudar o visual das clulas da primeira subcategoria. Selecione as clulas de A10 a M22. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Clique na aba Padres. Escolha uma das cores disponveis, de preferncia clara e diferente da usada para receitas. Passe para a aba Borda. Pressione os botes acima de Contorno e Interna. Alterne para a borda Nmero. Clique em Moeda e escolha, em Smbolo, a opo Nenhuma. Clique em OK para efetivar as mudanas nas clulas.

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PLANILHA DE GASTOS DOMSTICOS

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15 TOTAL PARCIAL
Lembra do total para as receitas? Aqui, na subcategoria, a operao semelhante. Clique no total de despesas bsicas de janeiro e depois no boto de AutoSoma. Marque, na coluna de janeiro, as modalidades de despesas fixas (ou seja, da clula B11 a B21) e tecle Enter. Para os outros meses, selecione o total de janeiro, acesse o menu Editar e a opo Copiar. Depois, selecione as clulas dos totais de fevereiro a dezembro, v ao menu Editar e escolha Colar.

OS GASTOS 16 COMPLETE
Agora, devemos repetir os passos da criao da subcategoria para os outros dois tipos, preenchendo as modalidades de despesas, dando uma cor diferente para cada uma delas, adicionando borda, mudando o formato dos nmeros e adicionando o clculo do total. Sua planilha deve ficar semelhante da imagem ao lado.

DAS DESPESAS 17 CONTAGEM

Depois de criadas as despesas, devemos contabilizar todas elas. Para isso, inicialmente, crie uma linha com os meses. Basta repetir o procedimento feito no incio: v clula B43, digite Janeiro seguido de Enter. Selecione a clula B43 novamente, clique no quadrado no canto inferior direito da borda de seleo e, mantendo o boto do mouse pressionado, arraste o ponteiro at a clula M43. Depois, na clula A39, digite Total de despesas. V clula B39 e digite a seguinte frmula =B22+B27+B34+B41. Essa operao soma os totais de cada subcategoria para janeiro, dando o total de despesas desse ms. Copie o total para as outras clulas da linha 39, de forma anloga usada anteriormente.

PLANILHA DE GASTOS DOMSTICOS

18 BALANO DO MS
O prximo passo calcular o balano de cada ms. V clula A45 e digite o ttulo Balano. Clique na clula B45. Digite a frmula =B7-B44. Essa operao subtrai o total de gastos do de receitas para o ms de janeiro. Agora, voc j deve saber o que fazer: copiar os outros valores de balano para os outros meses. Com isso, nossa planilha de gastos est quase pronta.

19 POSITIVO OU NEGATIVO?
Um toque interessante para avisar da situao financeira usar cores que indicam quando o balano est positivo ou negativo. Para isso, selecione todas as clulas de balano (da B45 M45). V ao menu Formatar e escolha a opo Formatao condicional. Em Condio 1, mude o valor do segundo campo para Menor do que, e preencha 0 (o nmero zero) no terceiro campo. Clique em Formatar. Na aba Fonte, mude a cor para vermelho. Clique em OK para voltar janela Formatao condicional e pressione Adicionar. Em Condio 2, o segundo campo deve ser mudado para Maior ou igual a. O terceiro campo tambm recebe o valor 0. Clique no boto Formatar da Condio 2, selecione a aba Fonte e mude a cor para azul. Clique em OK e, na janela de Formatao condicional, novamente em OK. Agora, saldos positivos ganham a cor azul e negativos ficam em vermelho.

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CONDIO NA CLULA A formatao condicional no est restrita a valores fixos como condio. possvel associar uma mudana na cor do texto da clula com base nos valores de outra clula. Para isso, basta preencher o endereo da clula que ser usada como condio no terceiro campo da formatao condicional.

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POUPANA A LONGO PRAZO

VEJA QUANTO DINHEIRO VOC TER DEPOIS DE APLICAR DETERMINADA QUANTIA, TODOS OS MESES, POR QUATRO ANOS
uer planejar o pagamento da escola dos filhos ou a compra de um imvel? Uma boa idia usar o Excel para fazer esses clculos finan-

INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

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ceiros. Veja, a seguir, como montar uma planilha para ver quanto voc ter depois de economizar alguns anos.

COMEO DA PLANILHA

Para comear, vamos dar um ttulo para nossa planilha, deixando-o com uma letra maior e na posio centralizada em relao s clulas abaixo.

B Centralizao A Ttulo
Clique na clula B1 e digite Planejamento financeiro, seguido de Enter. Selecione novamente a clula B1 e mude o tamanho das letras para 16, na caixa ao lado do nome da fonte. Para centralizar nosso ttulo em relao s clulas abaixo, selecione as clulas de B1 a F1, na primeira linha. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Clique na aba Alinhamento. Marque a opo Mesclar clulas e, em seguida, escolha, em Horizontal, o item Centro. Agora, o ttulo da planilha est pronto.

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CENTRALIZAO COM UM S CLIQUE Uma forma de centralizar o texto usar o boto apropriado na barra de ferramentas. Ele fica logo ao lado do boto de sublinhado (com um S). Note que o desenho do boto de centralizar de um texto centralizado.

BLOCO DE INVESTIMENTOS

Devemos criar o primeiro bloco, que demarcar as entradas do planejamento, como o valor do depsito mensal, a taxa de juros e o nmero de meses do investimento. Vamos definir um ttulo para o bloco, assim como demarc-lo com uma borda.

INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

A Ttulo
Para criar o ttulo dos investimentos, digite, em B3, o nmero 1 (trata-se, afinal, do primeiro bloco). Em C3, entre com o texto Valores do investimento.

B Entradas de dados
Selecione as clulas de B3 a E3. V ao menu Formatar e selecione Borda. Clique no boto Contorno. Passe para a aba Padres e escolha uma cor clara de fundo. Clique em OK. Marque, a seguir, as clulas de B4 a E8 e acesse o menu Formatar, clicando na opo Clulas. Na aba Borda, pressione o boto Contorno.

ENTRADAS DE DADOS

Para facilitar a leitura, vamos criar e formatar ttulos para as entradas de dados. Isso ajuda a entender onde devem ser digitados os dados e a funo de cada um deles.

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A Ttulo

FORMATAO RPIDA Os botes de formatao da barra de ferramentas, como negrito, itlico e sublinhado, tambm funcionam com selees de vrias clulas, mudando todas elas.

Primeiro, vamos digitar os ttulos de cada seo de dados. Para isso, tecle, na clula C5, o texto Valor mensal. Em C6, entre com Taxa de juros anual e, em C7, digite Perodo (anos).

B Mudana de visual
Para deixar os ttulos mais bonitos, selecione as clulas de C5 a C7 e clique no boto de negrito na barra de botes, identificado pela letra N.

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C Ajuste nas colunas

Agora, devemos ajustar a largura da coluna, de forma que os ttulos, com seu novo tipo de letra, no vazem para outras clulas. Para isso, selecione a coluna C. V ao menu Formatar, escolha Coluna, e depois AutoAjuste da seleo.

INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

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CLULAS DE ENTRADA

Para o bloco de entrada da aplicao, preciso formatar e dar destaque s clulas que recebero os dados de entrada do planejamento.

A Nmero em forma de moeda

Primeiro, clique na clula D5, a que receber o valor mensal. Ela deve mostrar um nmero em formato de moeda. Para configurar isso, acesse o menu Formatar e escolha a opo Clulas. V aba Nmero e selecione, em Categoria, a opo Moeda. Clique em OK. Aproveite para digitar o valor 500, definindo um investimento de quinhentos reais.

B Percentual
Vamos, agora, formatar a clula que receber a taxa de juros para exibir um valor percentual. Para isso, escolha a clula D6. V, novamente, ao menu Formatar, clique em Clulas e na aba Nmero. Escolha, em Categoria, a opo Porcentagem. Digite, em D6, o nmero 0,005. Ele mostrado, na clula, como 0,5%.

INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

C Visual diferente
Para dar um destaque s clulas que recebero os dados de entrada, vamos trocar a cor de fundo e acrescentar uma borda a elas. Assim, selecione as clulas de D5 a D7, v ao menu Formatar, selecione Clulas e v aba Padres. Escolha uma cor clara para o fundo das clulas, de forma que o texto no fique difcil de ler. Passe aba Borda e pressione os botes Contorno e Interna. Clique em OK.

BLOCO DE RESULTADOS

Com o bloco de investimentos pronto, agora devemos passar ao bloco com as clulas de resultados, que armazenam o nmero de pagamentos, juros acumulados, total investido e total acumulado. Vamos comear definindo um ttulo para o bloco, alm de demarcar seu espao com uma borda.

B Cor de fundo e borda

Para dar destaque a esse ttulo, vamos deix-lo com uma cor de fundo diferente e uma borda definida. Para isso, marque as clulas de B10 a E10. Acesse o menu Formatar e selecione Borda. Clique no boto Contorno. Alterne para a aba Padres e escolha uma cor clara de fundo. Clique em OK. Marque, a seguir, as clulas de B4 a E8 e acesse o menu Formatar, clicando na opo Clulas. Na aba Borda, pressione o boto Contorno.

A Ttulo
Vamos comear com o ttulo do bloco. V clula B10. Digite o nmero 2. Passe para a clula C10 e tecle nela o texto Resultados.

HORA DOS TTULOS

Vamos digitar agora os ttulos dos resultados. Eles ficaro ao lado esquerdo das clulas com os valores resultantes dos clculos da planilha, indicando o que cada um deles.

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INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

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A Nomes dos campos

Em C12, digite Nmero de pagamentos. J em C13, tecle Juros acumulados. Termine colocando, em C14 e C15, Total investido e Total acumulado, respectivamente.

B Negrito
Vamos dar um destaque para os ttulos, deixando suas letras em negrito. Comece marcando as clulas de C12 a C15. Depois, clique no boto de negrito (identificado pela letra N). Outra maneira transformar o texto de uma ou mais clulas para negrito , aps selecion-las, segurar a tecla Ctrl e pressionar N.

CAMPOS DOS RESULTADOS

Trs dos resultados calculados pela planilha so expressos em moeda. Por isso, precisamos formatar as clulas correspondentes para exibir esse tipo de nmero, alm de destac-lo do restante da planilha.

A Mudana para moeda

Comece marcando as clulas D13 a D15 (com os campos dos resultados). V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Passe aba Nmero e clique, em Categoria, no item Moeda. Pressione o boto OK.

B Decorao
Para dar um destaque aos resultados, vamos fazer uma mudana de cor de fundo. Assim, selecione as clulas D12 a D15, volte ao menu Formatar e clique em Clulas. V aba Padres e escolha uma cor clara, preferencialmente a mesma usada nas clulas do investimento. Clique em OK.

INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

PRIMEIROS CLCULOS

Depois de montar o visual da planilha, hora de colocar a mo na massa e digitar as frmulas matemticas. Para isso, vamos comear por uma conta simples: achar o nmero de pagamentos de acordo com os anos entrados. V clula D12 e digite a frmula =D7*12, seguido de Enter. Agora, ao entrar com um valor do perodo em anos, o nmero de meses de pagamento calculado automaticamente. Digite, ento, em D7, o nmero 4. Note que o valor de D12 muda para 48.

TOTAL DA APLICAO

Outro clculo fcil de ser executado o do total investido. Esse valor o produto do investimento mensal (que est na clula D5), pelo nmero de pagamentos, que acabamos de armazenar em D12. Assim, clique na clula D14 e digite a frmula =D5*D12. Aps esse passo, ao digitar o valor mensal e o perodo, o total investido calculado e atualizado automaticamente.

1 0 FINANAS EM POUCOS CLIQUES

Para achar o valor do total acumulado (que inclui os juros do perodo), vamos usar uma das funes financeiras do Excel, a VP (sigla de valor presente). Essa funo tem cinco parmetros: taxa de juros, nmero de pagamentos, valor do pagamento, valor futuro e tipo de operao. S usaremos os trs primeiros, que so pertinentes em nossa planilha. V clula D15 e digite a frmula =VP(D6;D12;D5), seguida de Enter. O sinal de menos antes do VP e da clula D6 vm de uma conveno de clculos financeiros, que indicam o valor a ser pago como negativo. Agora, nossa planilha est quase pronta.

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1 1 SOMA DOS JUROS

interessante saber quanto rendeu de juros o investimento. Para isso, basta acrescentar um outro clculo simples. Afinal, os juros, nesse caso, consistem na diferena entre o valor final do investimento pelo total investido. Assim, clique na clula D13 e digite a frmula =D15D14. A planilha est pronta para os clculos. Aproveite para test-la com alguns nmeros e ver os resultados serem calculados automaticamente.

INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

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FRMULA INTERATIVA Ao digitar uma frmula, possvel ir clicando na planilha para preencher o texto com a clula clicada. Ao editar uma frmula, o Excel tambm mostra, com cores, todas as clulas envolvidas.

E O PERODO?
Depois de calcular o valor final do investimento, uma idia seria definir o perodo necessrio, com a aplicao mensal de 500 reais, para atingir 50 mil reais. Para isso, no preciso fazer uma nova planilha. Basta usar os recursos de atingir metas do Excel.

A Atingindo a meta
Para isso, v ao menu Ferramentas e escolha a opo Atingir meta. A janela que aparece tem trs campos: Definir clula, Para valor e Alternando clula. O primeiro marca a clula que contm o valor a ser atingido, o segundo indica o prprio valor e o terceiro a clula que ir conter o resultado.

B Escolha das clulas

Primeiro, vamos escolher a clula que contm o valor a ser atingido. Para isso, clique no campo ao lado de Definir clula e depois em D15. Essa operao indica o valor que devemos manter constante e que, no caso, o total acumulado. O prximo passo definir qual o valor que queremos para esse total acumulado. Digite, em Para valor, o montante desejado ao final da aplicao, que de 50 000.

C Valor varivel
O prximo passo definir qual a clula que vai variar. Como queremos calcular o perodo, ele mesmo que vai subir ou descer, conforme o total acumulado. Assim, clique no campo ao lado de Variando clula e depois em D7. Pressione o boto OK. O Excel mostra o perodo que seria necessrio para juntar 50 mil reais (6,7 anos). Clique em Cancelar para que os valores na planilha sejam mantidos.

INVESTIMENTO A LONGO PRAZO

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SEM O MENU Outra maneira de ajustar a largura de uma coluna clicar na fronteira dela e, mantendo o boto do mouse pressionado, arrastar o ponteiro para a direita ou a esquerda.

CLCULO DO VALOR MENSAL

Gostou do recurso de atingir meta? Ele pode ser usado para calcular qualquer das variveis do planejamento. Outro exemplo definir o valor mensal a ser aplicado, no perodo estabelecido de quatro anos, para que 48 mil reais sejam atingidos.

A Montante fixo
Primeiro, devemos definir o montante que queremos atingir. Comece acessando o menu Ferramentas e escolha a opo Atingir meta. Novamente, clique no campo ao lado de Definir clula e, depois, em D15. Tecle, em Para valor, o montante final do investimento, de 48 mil reais.

B Variao do valor mensal

O item varivel deve ser o valor mensal. Para defini-lo, passe para o campo ao lado de Variando clula e, depois, clique em D5. Pressione o boto OK. O Excel vai mostrar quanto ser preciso aplicar durante quatro anos para o valor desejado: 882,31 reais. Para evitar que esses dados passem para a planilha, clique em Cancelar.

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DO EXCEL PARA O WORD

QUER COLOCAR UMA PLANILHA NUM DOCUMENTO? FCIL E RPIDO
pacote Office foi feito para integrar uma aplicao a outra. Por isso, copiar uma planilha para um documento do Word moleza. Os recursos dos dois programas permitem, inclusive, que

PLANILHA NUM DOCUMENTO DO WORD

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os dados das clulas sejam atualizados automaticamente no Word. Para quem quer enviar o texto para outras pessoas, possvel faz-lo, quebrando a ligao original com a planilha.

COPIAR A PLANILHA

O primeiro passo para passar uma planilha para o Word copiar o contedo desejado. Para isso, selecione o conjunto de clulas que sero enviadas ao documento com o mouse. Pode ser a planilha inteira ou somente algumas clulas. Depois, v ao menu Editar e escolha a opo Copiar.

COLAR NO DOCUMENTO DO WORD

V ao Word e abra o documento que receber a planilha do Excel. Clique no ponto desejado, v ao menu Editar e selecione Colar especial. Marque a opo Colar vnculo e selecione, em Como, a opo Planilha do Microsoft Excel: objeto. Clique em OK e pronto.

ARRASTO DE PLANILHA Outra maneira rpida de passar uma planilha para um documento do Word selecionar as clulas e, mantendo o boto do mouse pressionado, arrast-las para o texto.

PLANILHA NUM DOCUMENTO DO WORD

ALTERAES DO ORIGINAL

A conseqncia mais legal de copiar uma planilha mantendo o vnculo com o arquivo original que, ao mudar os valores nas clulas, o documento pode ser atualizado automaticamente. Para isso, clique na planilha no documento do Word com o boto direito do mouse e selecione Atualizar vnculo.

CONSERTO DO VNCULO

Em geral, ao mover o arquivo da planilha, o Word consegue localiz-la e manter o vnculo das informaes. Se isso no ocorrer, existe a opo de refazer o vnculo manualmente. Para isso, clique com o boto direito do mouse na planilha (dentro do documento), escolha a opo Objeto planilha vinculado e, depois, Vnculos. Na janela que aparece, clique no boto Alterar origem e selecione o arquivo da planilha original, na pasta onde ele esteja localizado agora.

PLANILHA SEM VNCULO

Manter a vinculao com a planilha original muito bom, mas no serve nos casos em que preciso mandar o documento para outras pessoas. Nessas situaes, interessante copiar a planilha sem vnculo. Para isso, selecione as clulas desejadas e copie-as, acessando o menu Editar e a opo Copiar. Depois, v ao documento do Word, clique na posio desejada para a planilha e selecione Colar especial. Marque a opo Colar e selecione, em Como, o item Planilha do Microsoft Excel: objeto.

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NO DEIXE O ARQUIVO SUMIR

FEZ UMA PLANILHA LEGAL? VEJA COMO SALV-LA NO DISCO RGIDO.
oda hora hora de gravar sua planilha no disco rgido. Salv-la em disco periodicamente garante que as modificaes feitas nas clulas no sero per-

SALVANDO E CARREGANDO ARQUIVOS

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didas em uma pane no micro ou falta de energia. Veja como gravar as planilhas no disco, assim como proteger seus dados com senha e outras operaes teis.

DIRETO PARA O DISCO

O jeito mais simples de gravar uma planilha no disco rgido clicar no boto Salvar (o terceiro da barra de botes, com smbolo de disquete). Na primeira vez que uma planilha for gravada no disco, ser preciso escolher uma pasta onde ela ser armazenada e dar um nome. s digitar algo que facilite lembrar o contedo da planilha e clicar no boto Salvar, na janela que aberta. Nas prximas gravaes, no ser preciso digitar o nome novamente, com as alteraes feitas na planilha sendo salvas no mesmo arquivo.

ATALHO DE TECLADO Uma maneira prtica de gravar os arquivos manter pressionada a tecla Ctrl e ir teclando S. No primeiro uso, preciso dar nome ao arquivo a ser gravado.

TEXTO PROIBIDO
Nem todos os tipos de letras so vlidos nos arquivos. Alguns so proibidos, no pelo Excel, mas pelo Windows. Alguns exemplos so: ? (ponto de interrogao), * (asterisco), /, \, :, ;, entre outros. Mas no se preocupe em memorizar todos os casos. O Excel avisa quando no possvel salvar um arquivo com um nome invlido.

O MICRO COMO MEMRIA

Vai trabalhar por horas em uma planilha? uma boa idia configurar o Excel para gravar informaes de recuperao, caso haja algum imprevisto, como falta de luz. O padro do Excel fazer essa gravao a cada 10 minutos. Se voc preferir um tempo menor, v ao menu Ferramentas e selecione Opes. Clique na aba Salvar e diminua a quantidade de minutos entre gravaes. Vale lembrar que a melhor forma de garantir a segurana dos dados ainda salvar com freqncia.

SALVANDO E CARREGANDO ARQUIVOS

SENHA NA PLANILHA
Um jeito de evitar que os dados da planilha sejam alterados colocar uma senha nela. Existem dois tipos de senha no Excel: para proteo e para gravao. No primeiro caso, preciso digitar a senha antes de abrir o arquivo. A senha para gravao, como o nome diz, exige a digitao apenas quando o arquivo for salvo (protegendo-o de modificaes). Para adicionar qualquer dos tipos de senha, v ao menu Ferramentas e escolha Opes. Clique na aba Segurana. Da, basta digitar as senhas nos campos, de acordo com cada tipo, e clicar em OK. O Excel pede a confirmao de ambas as senhas posteriormente.

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CUIDADO NAS SENHAS Como em qualquer sistema de segurana, preciso algum cuidado ao usar senhas nas planilhas do Excel. Caso voc se esquea da senha escolhida, no h forma fcil de ganhar novamente o controle do arquivo. Portanto, escolha uma senha segura, mas fcil de ser lembrada.

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SALVANDO E CARREGANDO ARQUIVOS

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QUASE UM MODELO O Excel traz a opo de criar uma cpia de um arquivo existente, ao invs de abri-lo. Para isso, antes de abrir o arquivo, clique na seta ao lado do boto Abrir e escolha a opo Abrir como cpia. No esquea, no entanto, de salvar o arquivo com um nome diferente do original, para no sobrescrev-lo.

DADOS DE VOLTA
Depois de gravar o arquivo, o passo seguinte , claro, abri-lo novamente. Para isso, clique no boto Abrir (o segundo na barra de botes, com smbolo de uma pasta com uma seta). Na janela que aberta, localize a planilha, com o nome escolhido anteriormente. Clique em Abrir e pronto.

BARREIRA CONTRA MODIFICAES

Quer evitar fazer modificaes em um arquivo desprotegido? O Excel permite abrir uma planilha em um modo chamado somente leitura. Como o nome indica, os dados s podem ser visualizados, sem permitir modificaes. Para carregar um arquivo no modo somente leitura, clique no boto de Abrir na barra de botes. Depois, na janela que abre, escolha o arquivo desejado e clique na seta para baixo, ao lado do boto Abrir. Sero mostradas outras opes. Escolha Abrir como somente leitura.

CONVITES PARA TODOS

VEJA COMO CHAMAR TODO MUNDO PARA UMA FESTA COM O WORD E O EXCEL
untando o Excel com o Word d para fazer muita coisa bacana. As planilhas funcionam para armazenar nomes, endereos e outros tipos de dados que

CONVITES PARA TODOS

sero usados nos documentos. Um exemplo dessa integrao fazer convites para festas, com os convidados em uma planilha. Veja o passo-a passo a seguir.

DEFINIO DOS CAMPOS

O primeiro passo para criar os convites definir quais dados personalizados que vamos chamar de campos iro aparecer neles. Tente lembrar de tudo, desde o nome e o sobrenome e o endereo completo a outros dados que possam ser teis, como nomes de filhos e amigos. Em nosso caso, vamos usar os campos: nome, sobrenome, endereo, complemento, bairro, cidade, estado, CEP, alm de trs campos para nomes de amigos (Amigo1, Amigo2, Amigo3). Vamos adicionar tambm o e-mail, para poder enviar os convites tanto pelo correio tradicional quanto pela internet.

DIGITAO DOS TTULOS

Vamos agora teclar e formatar os ttulos dos campos definidos acima. Abra o Excel e comece pela clula A1, com o nome, depois a A2 com o sobrenome, e assim por diante. Selecione todos os dados, v ao menu Formatar e escolha Clulas. Clique na aba padres e selecione uma tonalidade escura, como a vinho. Passe para a aba Fonte e, na seo Cor, escolha a cor branca. Clique em OK.

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CONVITES PARA TODOS

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ARRUME AS COLUNAS

O prximo passo ajustar as colunas de forma que elas fiquem com um tamanho condizente com o contedo que ser inserido nelas. Para isso, passe o mouse na linha divisria entre a coluna C (com o campo Endereo) e a D. Note que a seta muda para um desenho com duas flechas indo para a esquerda e para a direita. Clique com o boto esquerdo e, mantendo-o pressionado, arraste o mouse para a direita, aumentando a largura da coluna Endereo. Faa o mesmo com o campo Cidade.

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AJUSTE RPIDO DA COLUNA Alm do menu Formatar e do mtodo de arrastar a borda da coluna para aumentar sua largura, possvel fazer um ajuste automtico rapidamente. Para isso, d um clique duplo na borda da coluna. Com essa operao, a largura da coluna ajustada automaticamente para ficar do tamanho do texto digitado, sendo aumentada ou diminuda.

HORA DOS CONVIDADOS

Comece a digitar as informaes das pessoas da festa, uma por linha. Caso seja necessrio aumentar a largura de uma ou mais colunas durante a digitao dos convidados, voc pode repetir a tcnica do passo anterior, sem perigo de alterao nos dados. Depois de digitar cada dado, use as setas do teclado para passar para a coluna seguinte.

CONVITES PARA TODOS

ORDEM NOS NOMES

Quer deixar os nomes arrumados em ordem alfabtica? No difcil. Selecione todas as clulas dos convidados, sem incluir a linha do ttulo dos campos, mas com todos os dados (endereo, complemento etc). Clique, ento, no boto Classificao crescente, localizado ao lado direito do de AutoSoma.

CIDADES EM SEQNCIA

Se voc preferir deixar a cidade ou qualquer outro campo em ordem alfabtica na planilha, selecione toda a planilha, novamente sem incluir os ttulos dos campos. V ao menu Dados e escolha a opo Classificar. Na opo Classificar por, selecione o campo desejado. Note que os dados ainda podem ser ordenados de forma crescente ou decrescente.

NOME DA PLANILHA

Um passo importante para facilitar a identificao dos dados corretos no Word criar um nome para a planilha. Para isso, localize, na parte inferior da tela, o nome Plan1 (que criado automaticamente pelo Excel). Clique nele com o boto direito e selecione Renomear. Digite o novo nome: Convidados.

A Gravao do arquivo
Depois de todos os convidados definidos, no esquea de salvar a planilha. Para isso, v ao menu Arquivo e selecione a opo Salvar. Digite um nome fcil de lembrar para a planilha, j que a usaremos para montar os convites. O mesmo arquivo ainda pode ser usado, no futuro, em outras comemoraes ou para enviar cartas para todos os amigos.

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CONVITES PARA TODOS

A VEZ DO WORD

Com a planilha gravada, abra o Word. Acesse o menu Cartas e Correspondncias, escolhendo a opo Mala Direta. Note que surge uma barra lateral ( direita da tela), com as opes de tipo de documento que podem ser criados com o recurso Mala Direta. Vamos fazer um convite, que , em essncia, uma carta. Clique, portanto, na opo Cartas e, em seguida, no link Prxima: Documento inicial.

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MALA DIRETA SEM PLANILHA O Word permite criar a lista de destinatrios diretamente, sem que seja preciso usar uma planilha. Apesar de trazer menos benefcios do que usar um arquivo do Excel (por dificultar a reutilizao dos convidados), esse recurso til para fazer rapidamente convites para uma quantidade pequena de pessoas. Para usar esse recurso do Word, ao escolher os destinatrios, clique na opo Digitar uma nova lista.

ESCOLHA DO DOCUMENTO

O Word permite usar um documento pr-existente como base do convite. Isso til quando j se tem um modelo pronto. Como vamos fazer o convite partindo do zero, selecione a opo Usar o documento atual, e clique em Prxima: selecione os destinatrios.

TRAZENDO DO OUTLOOK A barra de mala direta permite importar contatos do Outlook. Se for fazer isso, certifique-se de que os dados de endereo e de e-mails das pessoas que iro receber os convites estejam preenchidos corretamente.

10 DESTINATRIOS
Em seguida, devemos escolher se queremos usar uma lista existente, selecionar contatos cadastrados no Outlook ou ainda criar os destinatrios manualmente. Como vamos usar nossa planilha, clique na opo Usar uma lista existente. Note que a seo denominada Use uma lista existente agora fica habilitada. Clique, ento no link Procurar.

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CONVITES PARA TODOS

DE 1 1 TIPO ARQUIVO
Se voc for procurar diretamente os arquivos do Excel na janela que abriu ao clicar em Procurar, vai perder tempo. O tipo de entrada de dadospadro para a mala direta outro. Para localizar as planilhas, preciso mudar o formato de arquivo que ser mostrado na janela. Para isso, abra as opes em Arquivos do tipo e selecione Arquivos do Excel. Agora, sero mostradas planilhas na lista de arquivos em cada pasta.

MEMRIA RPIDA Na janela de Abrir arquivo, o boto Documentos recentes permite exibir os ltimos arquivos usados do tipo selecionado em Arquivos do tipo.

NA 1 2 LUPA PLANILHA
O passo seguinte , claro, abrir o arquivo gravado anteriormente. Caso voc no lembre da pasta, tente verificar, nos itens em Examinar, o diretrio Meus Documentos. a pasta-padro para gravaes dos aplicativos do Microsoft Office. Depois de localizar o arquivo com os convidados, clique em Abrir.

13 TABELA CERTA
A troca do nome da planilha, feita anteriormente, ajuda bastante agora. Na janela que aparece, selecione a planilha correta, com o nome dos convidados. Neste caso, o item chamado Convidados$ (o Excel adiciona um sinal de $ depois do nome das planilhas). A opo Primeira linha contm cabealhos de coluna deve ficar marcada, pois ela indica que os nomes dos campos estaro na primeira linha, da mesma forma que em nossa planilha. Clique em OK, para continuar a importao dos dados.

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CONVITES PARA TODOS

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14 OLHO NOS DADOS

O Word mostra, a seguir, os dados que leu da planilha do Excel. Verifique se os nomes dos campos foram carregados corretamente e se todos os convidados esto sendo mostrados. A janela ainda permite marcar quais as pessoas que sero convidadas. Isso til para manter uma s lista e ir selecionando quem vai receber a mala direta em cada caso. Clique em OK para confirmar que os dados esto corretos.

15 CONFIRMAO
O Word volta janela de seleo dos destinatrios. Note que, na seo Use uma lista existente, a planilha identificada, mostrando que os dados esto prontos para serem inseridos nos convites. Clique, ento, no link Prxima: escreva a carta.

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CAMPOS NA CARTA Apesar de usarmos nesse tutorial apenas os campos de amigos separadamente do bloco de endereos e saudao, possvel acrescentar qualquer informao da pessoa separadamente, usando o link Mais itens. Isso pode ser interessante para deixar o convite ainda mais personalizado. Voc ainda pode digitar os campos diretamente, usando o mesmo padro dos blocos. Assim, <<Nome>>, insere o nome de cada convidado no convite. A regra simples: abra com <<, adicione o nome do campo usado na planilha do Excel, e feche com >>

AOS DADOS 16 ACESSO

Agora, existem quatro links disponveis para inserir dados provenientes da planilha do Excel: Bloco de endereo, Linha de saudao, Postagem eletrnica e Mais itens. Vamos comear nossa carta com o endereo do destinatrio. Assim, clique em Bloco de endereo.

CONVITES PARA TODOS

1 7 ITENS DO ENDEREO
Na janela que aparece (chamada Inserir bloco de endereo), devemos escolher a maneira como o endereo ser exibido nos convites. possvel marcar e desmarcar vrias das opes, com os resultados das alteraes sendo mostrados na seo Visualizar. Clique, na seo Inserir nome do destinatrio neste formato, no item Paulo Ribeiro Jr. Ele indica que ser usado o nome e o sobrenome juntos, sem nome do meio ou pronomes de tratamento. Clique, ento, em OK.

IGUAL 18 CAMPO PLANILHA

O Word agora mostra uma janela que permite definir os campos na planilha que seriam iguais aos usados no recurso de mala direta. Como escolhemos bem os nomes dos campos, o Word detecta corretamente os dados da planilha. No ser preciso corrigir nada, bastando clicar em OK para inserir o bloco de endereo no texto do convite. Ele aparece como o texto <<BlocoDeEndereos>>

19 SAUDAO
Vamos incluir agora uma saudao para abrir o texto do convite. Para isso, v barra de mala direta ( direita da tela) e clique no link Linha de saudao. Na janela que abre, observe o item Formato da linha de saudao. possvel selecionar pronomes de tratamento (Caro, Prezado, Sr., Dr.) e o smbolo que termina a saudao. Usaremos, nos convites, as opes Caro, o nome no formato simples e dois pontos para fechar a saudao. Selecione essas opes e clique em OK. Note que a saudao aparece no convite como <<LinhaDeSaudao>>

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CONVITES PARA TODOS

20 CAMPOS SOLTOS
Durante a digitao do convite, ser necessrio colocar alguns dados. Em nossa planilha, deixamos espao para preencher trs amigos para cada convidado. Agora, vamos adicion-los ao texto de nosso convite, pedindo ao destinatrio que os traga tambm para a festa. Para isso, clique no link Mais itens, na barra de mala direta. Na janela que abre, clique no campo Amigo1 e depois no boto Inserir. Faa o mesmo para os campos Amigo2 e Amigo3. Feche a janela clicando em Cancelar.

REMOO DE DADOS Para remover um campo do texto do convite, basta clicar nele e depois pressionar a tecla Delete.

21 PONTO FINAL NO CONVITE

Agora escreva no prprio documento o texto do convite para a sua festa. Terminada a digitao, verifique tudo, incluindo a posio dos campos no convite e se no foi esquecido nenhum dado importante da festa. Com tudo verificado, clique no link Prxima: visualize as cartas.

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CONVITES PARA TODOS

22 CONVITES PRONTOS
O Word j est com os convites prontinhos. Usando os botes em Visualize as cartas, possvel navegar por eles, verificando se os nomes esto corretamente preenchidos. Depois de checar tudo, clique em Prxima: conclua a mensagem.

23 EDIO OU IMPRESSO
Agora, podemos escolher entre imprimir ou editar cada convite individualmente. A segunda opo abre todos os convites no Word, permitindo dar um toque diferente a cada um deles. Em nosso caso, queremos ir direto para a impresso. Mas, antes de tudo, vamos salvar nosso convite. Clique no terceiro boto na barra do Word, com cone de disquete.

24 ESCOLHA DA PASTA
Escolha a pasta onde ser gravado o convite. A usada como padro pelo Word a Meus Documentos. Digite um nome descritivo para o convite e clique em Salvar. Gravar o convite interessante se for preciso imprimilos novamente.

25 IMPRESSO DOS CONVITES

Com tudo pronto, s falta mandar os convites para a impressora. Clique no link Imprimir, na barra de mala direta. Na janela que aparece (Mesclagem para impressora), possvel selecionar quais os convites que sero impressos, pela ordem dos nomes na planilha. Como vamos imprimir todos, simplesmente clique em OK.

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DE IMPRESSO 26 CONFIGURAO
Selecione, na seo Impressora, a impressora para onde sero enviados os convites. Certifique-se de que ela tenha papel suficiente. Da, s clicar em OK e esperar os convites sarem. Feche o Word.

27 POR E-MAIL
Vamos agora enviar os convites por e-mail. Um requisito dessa operao usar o Outlook para ler o correio eletrnico. Para comear essa operao, abra o Word novamente, v ao menu Ferramentas, selecione a opo Cartas e correspondncias e depois Mala Direta. A barra lateral de mala direta aparece novamente. Na seo Selecione o tipo do documento, clique em Emails. Depois, clique em Prxima: documento inicial, para continuar.

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CONVITES AGRUPADOS A janela de impresso traz opes interessantes para modificar a maneira como so impressos os convites. possvel, na seo Cpias, imprimir vrias cpias de cada um dos convites. Por outro lado, para economizar papel, v seo Zoom e mude a opo em Pginas por folha. Quanto maior o valor, menor o convite e menos folhas de papel so gastas.

HTML OU TEXTO? Ao enviar um e-mail para muitas pessoas, vale a pena ponderar se ele deve ter um formato em HTML, que pode incluir imagens e letras em tamanhos diferentes, ou apenas texto, que mais rpido de ser enviado. Se for uma mensagem rpida, talvez o texto puro seja a melhor opo.

28 TIPO DE DOCUMENTO
Vamos confeccionar um e-mail novo, para torn-lo um pouco diferente dos convites em papel. Para isso, na tela seguinte, selecione a opo Usar o documento atual. Clique, ento, no link Prxima: Selecione os destinatrios, para continuar.

CONVITES PARA TODOS

29 LISTA DO EXCEL
Agora, vamos carregar nossa lista de convidados feita no Excel. Marque a opo Usar uma lista existente. Na seo Use uma lista existente, clique no link Procurar.

30 PLANILHA DE VOLTA
O prximo passo localizar nossa planilha de convidados. Para isso, devemos configurar a janela para achar arquivos do Excel e navegar at a pasta onde o arquivo com os convidados foi salvo.

A Mudana de tipo
O tipo padro de entrada de dados para a mala direta no uma planilha. Precisamos, ento, ajustar a janela Selecionar fonte de dados para abrir planilhas do Excel. Para isso, abra as opes em Arquivos do tipo. Depois, escolha a opo Arquivos do Excel.

B Busca do arquivo
Agora que a janela mostra as planilhas em cada pasta, devemos encontrar o arquivo gravado anteriormente. Abra as opes em Examinar para localizar o ponto onde foi gravada a planilha. Lembrando: o localpadro onde os aplicativos do Office gravam arquivos na pasta Meus Documentos. Achou a planilha? Clique em seu nome e, depois, em Abrir.

31 TABELA CERTA
A seguir, devemos selecionar a planilha correta no arquivo do Excel. Como voc deve lembrar, demos um nome diferente para ela, justamente para facilitar a identificao posterior. Assim, na janela Selecionar tabela, clique no item Convidados$. O smbolo $ adicionado pelo Excel para definir nomes de planilhas em um arquivo. Certifique-se de que a opo Primeira linha de dados contm cabealhos de coluna est marcada, pois em nossa planilha de convidados definimos a primeira linha contendo os nomes dos campos. Pressione o boto OK para continuar.

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32 NOMES DOS CONVIDADOS

hora de verificar se os nomes e outros dados dos convidados foram importados corretamente. Tambm o momento para selecionar todos os que vo receber emails. As janelas seguintes ajudam nessa verificao, que garante que todos os convites sero enviados.

A Dados dos destinatrios

Os dados digitados originalmente na planilha aparecem a seguir. hora de verificar se todos os nomes foram lidos corretamente. Caso voc no tenha preenchido o e-mail de algum dos convidados, desmarque-o, clicando no primeiro campo da linha correspondente. Para finalizar a importao da planilha dos convidados, pressione o boto OK.

B Verificao
A barra de mala direta agora mostra a planilha cujos dados foram carregados. Verifique se o nome est correto e clique em Prxima: escreva a carta.

33 SAUDAO PERSONALIZADA
Vamos comear o e-mail com uma saudao, que vai variar, de acordo com o nome do destinatrio. Para isso, o Word traz atalhos para a incluso de textos pr-definidos, como blocos de endereo e a prpria linha de saudao.

B Estilo da saudao
Na janela que abre, escolha, na seo Formato da linha de saudao, os pronomes de tratamento e smbolo do final da saudao (que pode ser dois pontos ou vrgula). Note que, em Visualizao, possvel antever como ficar o texto final. Depois de escolher, clique em OK para que o texto seja adicionado ao email do convite.

A Escolha do texto
A barra de mala direta agora mostra quatro links com textos prontos: Bloco de endereo, Linha de saudao, Postagem eletrnica e Mais itens. Clique em Linha de saudao.

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34 DIGITANDO O CONVITE
Com a saudao abrindo a mensagem, hora de colocar a criatividade para funcionar e teclar o e-mail para os convidados. Voc ainda pode usar os campos de amigo criados na planilha para tambm dar um toque pessoal mensagem.

A Mos obra no convite

Crie o convite, com o texto desejado, deixando espao para os campos de amigos, da planilha de convidados. Colocaremos esses dados a seguir. Para isso, clique no link Mais itens.

B Escolha do campo
Na janela que aparece, selecione o primeiro campo de nome de amigo (Amigo1) e clique em Inserir. Faa o mesmo com Amigo2 e Amigo3. Clique em Fechar. Note que surgiram textos indicando os campos (<<Amigo1>>, por exemplo). Para cada e-mail, esses textos sero substitudos pelos dados correspondentes na planilha. Depois de verificar que o e-mail est completo, clique em Prxima: visualize o e-mail, na barra de mala direta.

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NOS 35 OLHO E-MAILS
O Word agora mostra cada uma das mensagens geradas a partir dos dados dos convidados na planilha. Se quiser navegar por todos eles, use os botes na seo Visualize o email, na barra de mala direta. Depois de checar tudo, clique no link Prxima: Conclua a mesclagem.
EDIO DOS CONVIDADOS Mesmo j perto de enviar os convites, ainda h opo de excluir um convidado da festa. Para isso, navegue at o convite dele usando as setas em Visualize o email e clique no link Excluir este destinatrio.

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36 PRONTOS PARA O ENVIO

Os e-mails esto prontos. Agora s falta envi-los. Primeiro, certifique-se de que sua conexo internet est funcionando. Depois, clique no link Email, na seo Mescle, localizada na barra de mala direta.

37 ASSUNTO E FORMATO
A janela seguinte pede a digitao do assunto e o formato que ser usado para enviar os e-mails. No campo Linha de assunto, use um texto descritivo do convite, como Minha festa!. Em Formato da mensagem, h as opes HTML e Texto. No segundo caso, o convite vai como texto puro, sem imagens, tipos de letras diferentes e outras modificaes visuais. Escolha HTML. Clique, ento, em OK, para mandar todas as mensagens para o Outlook. Feche o Word.

38 O OUTLOOK MANDA TUDO

Os e-mails de convite esto prontos. Falta agora mand-los pela internet. Abra o Outlook e, na seo Todas as pastas de email, clique em Caixa de Sada. As mensagens devem estar l, prontas para o envio. Clique, ento, no boto Enviar e Receber para mandar todos os e-mails.

CONVITES PARA TODOS

39 IMPRESSO DOS ENVELOPES

Por fim, vamos imprimir os envelopes para envio dos convites pelo correio tradicional. Para isso, abra o Word novamente, v ao menu Ferramentas, selecione a opo Cartas e correspondncias e depois clique em Mala Direta. Na barra de mala direta, marque a opo Envelopes. Clique, ento, em Prxima: Documento inicial.

40 ESCOLHENDO O ENVELOPE
O prximo passo definir qual o tipo do envelope que ser usado e a forma como ele ser colocado na impressora.

A Layout
Na seo Altere o layout do documento, na barra de mala direta, clique em Opes de envelope. Ser aberta uma janela que permite modificar todas as configuraes para a impresso do envelope.

B Tamanho
Na seo Tamanho do envelope, escolha a opo adequada, de acordo com o envelope que ser usado nos convites, como C6, que o modelo mais comum nas papelarias. Passe para a aba Opes de impresso.

C Orientao da impresso
Cada impressora tem uma maneira diferente para colocar envelopes. Algumas contam com bandejas especiais para esse fim e outras usam a alimentao manual (ou seja, os envelopes so colocados um a um). Consulte o manual de sua impressora, que deve ter um desenho assemelhado aos encontrados na seo Mtodo de alimentao. Clique, ento, no desenho apropriado e depois em OK. Agora que escolhemos o envelope, clique em Prxima: selecione os destinatrios, na barra de mala direta.

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41 CONVIDADOS DE VOLTA
hora de selecionar novamente nossa planilha de convidados. Para isso, clique em Procurar, na seo Use uma lista existente, localizada na barra de mala direta.

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42 FORMATO DO ARQUIVO
Como fizemos anteriormente, devemos mudar o formato-padro de importao de dados da mala direta para carregar planilhas do Excel. Para isso, abra as opes em Arquivos do tipo. Clique no item Arquivos do Excel. Agora, s navegar pelas pastas que as planilhas aparecero na listagem de arquivos.
DETETIVE DO DISCO RGIDO A janela de Abrir arquivo conta com um atalho para uma busca mais poderosa do Windows. Clique no boto Ferramentas e escolha a opo Pesquisar. Na janela seguinte, basta digitar parte do nome do arquivo que ele ser localizado no computador.

43 LOCALIZAO DA PLANILHA
Agora, voc certamente j deve lembrar onde a planilha do Excel est. Abra os itens da seo Examinar e escolha a pasta com o arquivo que traz os convidados. Depois de selecion-lo, clique no boto Abrir.

CONVITES PARA TODOS

44 TABELA DE CONVIDADOS
Devemos, agora, selecionar a tabela com os dados corretos. Ela , claro, a que possui o nome de Convidados$, na janela Selecionar tabela. Mantenha marcada a opo Primeira linha de dados contm cabealhos de coluna. Depois, clique em OK para confirmar a escolha.

45 VERIFICAO DOS ENDEREOS

A janela seguinte mostra os dados dos convidados. Verifique se todos os endereos esto corretos e completamente preenchidos. Depois de certificar-se de que os dados so suficientes (com cidade, estado e CEP preenchidos), clique em OK.

BUSCA RPIDA Ao verificar os convidados, possvel fazer uma busca rpida para verificar se um nome est presente. Para isso, clique no boto Localizar e digite nome, endereo, ou qualquer outro dado do convidado a ser encontrado.

46 IMPORTAO COMPLETA
A barra de mala direta mostra a planilha que foi carregada nos passos anteriores. A seo Use uma lista existente deve mostrar o nome do arquivo escolhido anteriormente, alm da planilha Convidados$. Se tudo estiver correto, clique em Prxima: prepare o envelope.

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47 BLOCO DO DESTINATRIO
Agora, devemos digitar os dados de destinatrio e remetente no envelope. Para ajudar, a barra de mala direta traz atalhos com textos prontos.

A Endereo
A seo Prepare o envelope traz quatro itens com atalhos: Bloco de endereo, Linha de saudao, Postagem eletrnica e Mais itens. Para o envelope, vamos usar a primeira opo. Clique, ento, em Bloco de endereo.

B Formato
Na janela Formato de endereo, clique no item Paulo Ribeiro Jr. Ele define que o nome ser escrito no envelope sem usar pronome de tratamento. Clique, ento, em OK, para inserir o bloco de endereo do destinatrio no envelope.

C Remetente
Agora, preencha os dados de remetente logo abaixo, no esquecendo de preceder esses dados pelo texto Remetente:. Depois de fazer isso, clique em Prxima: Visualize os envelopes.

48 CHECAGEM DOS ENVELOPES

O Word mostra o resultado da unio dos dados da planilha com os envelopes. Voc pode navegar por todos eles e visualizar como sero impressos usando os botes na seo Visualize os envelopes. Depois de checar todos, clique em Prxima: Conclua a mesclagem.

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49 IMPRESSO, FINALMENTE
Depois de todas essas operaes, hora de imprimir os convites. O Word ainda d opes extras para configurar a impressora e at escolher quais dos convites sero mandados para envelopes.

A Imprimir ou editar
A barra de mala direta mostra agora duas opes: Imprimir e Editar envelopes individualmente. No segundo caso, seria possvel adicionar textos distintos em cada um dos envelopes. Vamos direto impresso, clicando em Imprimir.

B Escolha dos convites

Agora, podemos definir se vamos imprimir todos os convites ou apenas alguns. O ideal fazer tudo de uma s vez, para no ter de repetir todos os passos da criao dos envelopes. Para isso, clique na opo Todos e depois em OK.

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CONTINUANDO A IMPRESSO Se voc tinha poucos envelopes e resolveu imprimir apenas parte dos convidados da festa, quando voltar impresso, pode continuar do ponto onde parou. Para isso, na hora de escolher os convites, clique no item De:, e marque o nmero seguinte aos convites impressos. Ou seja, se foram impressos quatro envelopes, digite 5. Deixe o campo Para: em branco para imprimir at o final da lista de convidados.

C Configuraes da impressora
A janela a seguir conhecida por todos que j imprimiram qualquer documento. Ela permite configurar qual impressora ser usada, alm de opes de qualidade de impresso. Clique apenas em OK para comear a mandar os convites para a impressora.

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DE OLHO NO PONTO
MONTE UMA PLANILHA PARA CALCULAR O NMERO DE HORAS TRABALHADAS NO MS
uita gente precisa controlar as horas trabalhadas. Profissionais autnomos, por exemplo, ou contratados por empresas que cobram pelo tempo de servio. Uma planilha pode aju-

CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

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dar bastante nessa tarefa. E, com o poder do Excel, calcular automaticamente o total de horas do ms fica muito fcil. Veja, a seguir, como montar um controle de horas trabalhadas.

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PLANILHAS PRONTAS DE GRAA O site oficial do Microsoft Office traz diversas planilhas teis e gratuitas para download. Existem opes interessantes, como calendrios, listas de compras, rvores genealgicas e muito mais. O endereo para esses downloads http://office.microsoft.com/pt-br/templates/ default.aspx

CRIAO DO TTULO

Um bom comeo para a nossa planilha criar um ttulo. Para isso, basta mudar os atributos das letras para dar um maior destaque ao ttulo e centraliz-lo em relao s clulas que ficaro abaixo.

A Digitao
Comece teclando, na clula A1, o ttulo do controle de horas trabalhadas: Planilha de horas. Depois, acesse as configuraes de tamanho de letra, que ficam ao lado do tipo de fonte. Abra as opes e escolha o tamanho 16.

CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

B Centralizao
Para centralizar o ttulo, selecione as clulas de A1 a G1. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Passe para a aba Alinhamento. Na seo Horizontal, marque a opo Centro. Clique tambm no item Mesclar clulas. Dessa forma, as clulas de A1 a G1 sero tratadas como se fossem uma s.

MANH E TARDE

Para ajudar no preenchimento da planilha, vamos criar tambm ttulos para separar os horrios de entrada da manh e da tarde. A tcnica parecida com a do ttulo da planilha, mas com algumas pequenas diferenas.

A Digitao e centralizao
Digite o texto Manh na clula C2 e Tarde, em E2. Selecione as clulas C2 e D2. V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Acesse a aba Alinhamento. Abra as opes em Horizontal e escolha Centro. Marque a opo Mesclar clulas. Clique em OK. Para o ttulo Tarde, selecione agora as clulas E2 e F2. Repita a operao: acesse o menu Formatar, escolha Clulas, v aba Alinhamento, selecione Centro na seo Horizontal e marque o item Mesclar clulas. Pressione o boto OK novamente.

ATALHOS DO BOTO DIREITO O Excel ajuda a acessar recursos utilizados freqentemente com o boto direito do mouse. Ao selecionar uma clula, por exemplo, clicando com o boto direito possvel acessar rapidamente as opes de formatao, copiar e colar contedo, entre outras.

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CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

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B Mudana de fonte
Para facilitar a troca do tamanho da letra, vamos mudar a fonte dos ttulos Manh e Tarde em uma s tacada. Para isso, selecione as clulas de C2 a F2. Acesse as opes de configurao de tamanho, que ficam ao lado da escolha do tipo de fonte. Mude o valor existente para 12.

C Bordas
Para terminar a formatao dos ttulos Manh e Tarde, vamos adicionar bordas neles. Para isso, mantenha a seleo das clulas de C2 a F2. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Passe para a aba Borda. Clique nos botes Contorno e Interna. Note que o desenho na janela mostra como ficar a borda nas clulas.

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BORDAS RPIDAS A janela de formatao ajuda a visualizar o desenho da borda, mas quem quer adicion-la com poucos cliques pode acessar o atalho da barra de ferramentas. Clicando no boto direita do desenho da borda, possvel escolher qual o tipo desejado.

CABEALHOS DOS DADOS

A prxima operao criar os ttulos para os dados que sero entrados na planilha. Alm de digitar cada um deles, devemos mudar o visual, para combinar com o restante da planilha.

CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

A Digitao dos textos

Comece teclando os ttulos. Para isso, v clula B3 e digite Data. Continue a digitao dos ttulos nas clulas C3, D3, E3, F3 e G3. Respectivamente, os textos nessas clulas so Entrada, Sada, Entrada, Sada e Horas trabalhadas.

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B Cor da fonte
Vamos colorir um pouco a planilha. Selecione todas as clulas de B3 a G3. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Passe, ento, aba Fonte. Mude, em Cor, a tonalidade para branco. Troque tambm a opo em Estilo da fonte para Negrito. No clique ainda em OK.
SEPARANDO CLULAS Bordas rpidas A janela de formatao ajuda a visualizar o desenho da borda, mas quem quer adicion-la com poucos cliques pode acessar o atalho da barra de ferramentas. Clicando no boto direita do desenho da borda, possvel escolher qual o tipo desejado.

C Bordas e fundo da clula

Para finalizar a formatao do cabealho de dados, v aba Borda e clique nos botes Contorno e Interna. Depois, passe para a aba Padres. Escolha uma cor escura, como verde, para formar um bom conjunto com o branco das letras. Clique, ento, em OK para aplicar as mudanas s clulas de cabealho dos dados.

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CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

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DIAS EM ORDEM

Nossa planilha vai mostrar 31 dias possveis de trabalho. Mas, como essas datas podem no ser consecutivas, vamos usar a primeira coluna para criar uma numerao crescente, para facilitar a organizao dos dados dos dias trabalhados e, tambm, para deixar a planilha visualmente mais bonita.

A Mudana na fonte
Primeiro vamos mexer nas letras. Passe para a aba Fonte. Em Estilo da fonte, escolha o item Negrito itlico. Na seo Cor, escolha a cor branca, que dar um bom contraste com o fundo verde das clulas. Clique em OK para confirmar as mudanas de visual.

B Cor de fundo e borda

Para dar um toque interessante ao visual dos dias, vamos usar uma cor escura de fundo, com um tom claro para as letras. Assim, selecione as clulas de A4 a A34. V ao menu Formatar e escolha o item Clulas. V aba Padres e escolha um verde escuro. Depois, passe para a aba Borda e pressione os botes Contorno e Interna.

C Preenchimento automtico
O Excel vai nos ajudar a preencher os 31 nmeros automaticamente. Para comear, digite nas clulas A4, A5 e A6, os nmeros 1, 2 e 3, respectivamente. Selecione essas trs clulas e clique no quadradinho preto (no canto inferior direito da seleo). Mantenha o boto esquerdo do mouse pressionado e arraste o ponteiro para baixo, at a clula A34. Solte, ento, o boto do mouse. Pronto, o Excel preencheu os nmeros de 4 a 31 automaticamente.

CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

COLUNA DE DATA

Depois de criar a seo com nmeros crescentes de dias de trabalho, vamos preparar as clulas que recebero as datas de cada perodo trabalhado. Precisamos, claro, formatar as clulas para exibir dia e ms corretamente, alm de fazer as alteraes visuais para combinar com o resto da planilha.

A Formato de data
Para mudar a formatao para data, comece selecionando as clulas de B4 a B34. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Passe, ento, para a aba Nmero. Em Categoria, selecione a opo Data. Agora, em Tipo, escolha o item 14-mar. Isso indica a forma como sero exibidas as datas.

B Borda
Para facilitar o preenchimento das datas na planinha, vamos acrescentar uma borda, separando cada um das clulas. Passe para a aba Borda. Clique nos botes Contorno e Interna, criando linhas de separao entre as clulas das datas, o que torna a planilha mais legvel, tanto na tela quanto no papel (se ela for impressa).

C Cor de fundo
V, ento, para a aba Padres. Aqui, escolha uma cor clara, que no atrapalhar o texto em preto. Um verde-claro uma boa escolha, por combinar com a tonalidade usada nos cabealhos dos dados.

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CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

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COLUNAS DE ENTRADA E SADA

Vamos, agora, formatar as clulas que recebero os horrios de entrada e sada. preciso converter o tipo de nmero usado nas clulas para horas e mudar os atributos visuais delas. Veja como fazer isso.

A Mudana de formato
Selecione as clulas de C4 a G4. V ao menu Formatar e selecione a opo Clulas. Passe para a aba Nmero. Na seo Categoria, clique em Hora. Finalmente, em tipo, selecione 13:30. Vamos digitar, em nossa planilha, para facilitar, horrios no formato 24 horas. Assim, para 2 da tarde, voc dever digitar 14:00.

B Borda
Para diferenciar melhor as linhas de cada dia, vamos acrescentar bordas entre elas. Para isso, passe aba Borda. Clique no boto Contorno e em Interna.

C Cor de fundo
Para deixar nossa planilha mais bonita, vamos trocar a cor de fundo das clulas com os horrios. Para isso, passe aba Padres. Escolha uma tonalidade clara, com a cor verde, por exemplo. Clique, ento, em OK para terminar as mudanas nas clulas dos horrios de entrada e sada.

CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

CLCULO DAS HORAS TRABALHADAS

Depois de criar as colunas de entrada e sada, o momento de fazer o clculo das horas trabalhadas para cada dia. Para isso, primeiro teremos de formatar as clulas da coluna para mostrar horas, depois criar uma frmula para a primeira clula e copi-la para as restantes.

A Formatao da coluna
Para mudar o formato de exibio para horas, selecione todas as clulas de G4 a G34. Acesse o menu Formatar e escolha a opo Clulas. Passe para a aba Nmero e clique, na seo Categoria, em Hora. Do lado direito da janela, na seo Tipo, selecione 13:30. No clique em OK ainda.

B Cor de fundo e borda

Vamos diferenciar o clculo das horas dos horrios de entrada e sada com uma cor de fundo diferente. Passe para a aba Padres e selecione uma cor clara, como amarelo. V, ento, aba Borda e clique no boto Contorno e tambm em Interna. Pressione OK para alterar as clulas selecionadas anteriormente.

C Primeira frmula
Para preencher todas as clulas das horas trabalhadas, comecemos preenchendo a primeira. A frmula simples: a hora de sada menos a hora de entrada da manh, somada com a mesma operao feita para a tarde. Digite, ento, em G4, a frmula =(D4C4)+(F4E4)

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D Cpia para as outras clulas

Vamos, agora, copiar a frmula para as outras clulas. Para isso, selecione G4, v ao menu Editar e escolha a opo Copiar. Depois, selecione de G5 a G34. Volte ao menu Editar e escolha Colar.

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NOME DAS PLANILHAS

Em nosso controle de horas trabalhadas, vamos usar duas planilhas em um mesmo arquivo. Uma com a tabela de horas (que acabamos de completar) e outra com os totais. Para facilitar a localizao desses dados, iremos mudar os nomes-padro do Excel para as planilhas. Na parte inferior da tela, clique no nome Plan1 com o boto direito do mouse e selecione Renomear. Digite, ento, Horas. Clique com o boto direito em Plan2 e selecione novamente Renomear. Agora, tecle o texto Totais.

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SEPARANDO CLULAS Ao fazer ttulos, possvel errar na escolha das clulas a serem unidas. Existe, claro, uma maneira de desfazer a unio. Basta selecionar a clula, ir ao menu Formatar e selecionar Clulas. Na aba Alinhamento, desmarque a opo Mesclar clulas e clique em OK.

BLOCO DE TOTAIS

Vamos agora comear a segunda parte de nosso tutorial, que fazer a planilha que mostra os totais de cada ms. Alterne para a planilha Totais clicando em seu nome na parte inferior da tela. Comeamos pelo ttulo, borda e cor de fundo para todo o bloco.

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A Ttulo
Digite, na clula A1, o texto Planilha de horas Totais. Mude o tamanho do texto abrindo as opes em Tamanho da fonte (ao lado direito da caixa com o tipo da letra). Escolha o tamanho 16. Clique tambm no boto que traz a letra S sublinhada. Isso faz com que o texto passe a ser sublinhado.

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NAVEGAO PELAS PLANILHAS Quando um arquivo do Excel tem muitas planilhas, nem todas so exibidas na parte inferior da tela. Para navegar por elas, use os botes esquerda dos nomes das planilhas.

B Centralizao do texto
Nada de texto torto! Selecione as clulas de A1 a F1. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Passe para a aba Fonte. Na seo Horizontal, escolha a opo Centro. Marque o item Mesclar clulas. Clique em OK.

C Adereos visuais
Selecione agora todas as clulas de A1 a F6. Acesse o menu Formatar e escolha Clulas. V aba Borda e clique o boto Contorno. Passe para a aba Padres e escolha uma cor leve, como amarelo claro.

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1 0 CABEALHOS DOS RESULTADOS

Para deixar nossa planilha mais organizada, vamos criar os ttulos para as clulas que calcularo os totais do ms. Elas so quatro: Dias trabalhados, Horas trabalhadas, Valor por hora e Rendimentos.

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A Digitao
Comece digitando o texto dos ttulos. A clula B3 deve receber o texto Dias trabalhados. A C3, horas trabalhadas. A D3, Valor por hora. Na E3, escreva Rendimentos.

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ATALHOS DE TECLADO O efeito de sublinhado pode ser conseguido tambm segurando a tecla Ctrl e pressionando o boto S. Analogamente, para mudar um texto para itlico, clique na clula desejada, segure a tecla Ctrl e pressione a letra I.

B Fonte
Vamos modificar a cor da fonte para branco, pois escolheremos uma cor escura de fundo. Para isso, selecione as clulas de B3 a E3. V ao menu Formatar e escolha Clulas. Passe para a aba Fonte. Em Cor, abra as opes existentes e clique na cor branca. No pressione ainda o boto OK.

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C Cor de fundo e borda

Conforme planejado, vamos trocar a cor de fundo para um tom escuro. Alterne para a aba Borda e clique no boto Contorno. Passe, ento para a aba Padres e escolha verde escuro. Agora, clique em OK.

TEXTO GIRADO Na formatao das clulas, possvel girar o texto em at 90 graus (para cima ou para baixo). Para isso, v aba Alinhamento e, na seo Orientao, clique no ngulo desejado para o texto.

1 1 DIAS TRABALHADOS
O clculo do nmero de dias trabalhados nossa primeira experincia acessando clulas de outra planilha. Primeiro, vamos formatar a clula e depois usar as janelas de auxlio na entrada de funes para selecionar as clulas da planilha Horas.

A Formatao
Para comear, vamos mexer no formato de nmero exibido na clula. Clique em B4. V ao menu Formatar e selecione clula. Passe para a aba Nmero e, na seo Categoria, selecione a opo Nmero. Abaixe o valor de casas decimais para 0.

B Borda e cor de fundo

Vamos remover a cor e adicionar uma borda nossa clula. Para isso, passe aba Borda. Clique no boto Contorno. Passe para a aba Padres. Clique na opo Sem cores. Pressione o boto OK para confirmar.

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C Acesso ao assistente
hora de adicionar a funo que somar os dias trabalhados no perodo. Para efetuar essa operao, selecione novamente a clula B4. Na barra de frmulas, pressione o boto de Inserir funo (com um fx desenhado). Note que a janela Inserir funo aparece. Clique em CONTAR.NM (que conta as clulas preenchidas), na seo Selecione uma funo, e depois em OK.

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TEXTO EM VRIAS LINHAS Na aba Alinhamento, marque a opo Quebrar texto automaticamente, na seo Controle de texto, para que um texto longo fique em vrias linhas na mesma clula.

D Argumentos
A janela Argumentos da funo interessante para evitar a digitao das clulas que sero usadas no clculo. Clique no boto ao final do campo Nm1, para fazer a seleo das clulas das horas trabalhadas. Note que a janela de argumentos reduzida a apenas o campo Nm1. Podemos agora clicar diretamente nas clulas que sero usadas na funo.

E Acessando a
planilha Horas
Para completar a funo de clculo de horas trabalhadas do perodo, s falta escolher as clulas correspondentes a cada dia de trabalho. Alterne para a planilha Horas, clicando no seu nome na parte inferior da tela. Selecione, com o mouse, as clulas de B4 a B34. Pressione o boto direita do campo nico na janela Argumentos da funo e em OK. Note que voltamos planilha Totais.

1 2 SOMA DO MS
O total de horas trabalhadas no ms tem alguns truques especiais, que vo da exibio da soma at a seleo das clulas, que esto em outra planilha (a que chamamos de Horas).

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A Formato
A soma do tempo trabalhado no ms pode passar de 24 horas. A h um problema, pois a formatao-padro de horas no Excel no mostra mais do que 24 horas. Vamos ento fazer uma formatao personalizada. Clique na clula C4. V ao menu Formatar e selecione clula. Passe para a aba Nmero e, na seo Categoria, selecione a opo Personalizado. Digite, em Tipo, o texto [h]:mm. Isso indica que o nmero de horas ser exibido em nmero maiores que 23, incluindo tambm os minutos.

B Borda e cor de fundo

Vamos adicionar uma borda nossa clula. Para isso, v aba Borda. Clique, ento, no boto Contorno. Passe para a aba Padres. Clique na opo Sem cores. Pressione o boto OK para confirmar as alteraes.

C Acesso ao assistente
Chegou a hora de adicionar a funo que somar as horas trabalhadas de todos os dias. Para isso, selecione novamente a clula C4. Clique, na barra de frmulas, no boto de Inserir funo (ele traz um fx desenhado). A janela Inserir funo aberta. Clique em SOMA, na seo Selecione uma funo, e depois em OK.

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D Argumentos
A janela Argumentos da funo ajuda na entrada das clulas que sero usadas no clculo. Clique no boto ao final do campo Nm1, para fazer a seleo das clulas das horas trabalhadas. Note que a janela de argumentos reduzida a apenas o campo Nm1. Podemos agora clicar diretamente nas clulas que sero usadas na funo.

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AJUDA NAS FUNES O Assistente de funo traz, alm de uma descrio completa do que a funo calcula, seus argumentos e o que deve ser digitado em cada um deles. Vale a pena sempre ler suas instrues.

E De volta planilha Horas

O ltimo passo para completar a funo de clculo de horas trabalhadas do perodo escolher as clulas correspondentes a cada dia. Para isso, alterne para a planilha Horas, clicando em seu nome na parte inferior da tela. Selecione, com o mouse, as clulas de G4 a G34. Clique no boto direita do campo nico na janela Argumentos da funo e, depois, em OK. Note que voltamos planilha Totais.

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MOVA A JANELA A janela de argumentos da funo pode ser movida, clicando em sua barra superior e arrastando-a para os lados, para cima e para baixo. Fazer isso til nas situaes onde ela se encontra na frente das clulas que sero usadas na funo.

1 3 VALOR POR HORA

Vamos, agora, formatar a clula que vai receber o valor por hora (D4). Os valores sero expressos em moeda. Vale a pena diferenciar a clula do fundo do bloco de totais.

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A Formatao
Para exibir os nmeros do rendimento em moeda, clique no clula D4. V ao menu Formatar e selecione Clula. Depois, v aba Nmero. Na seo Categoria, escolha a opo Moeda.

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B Borda

ARGUMENTOS VARIVEIS Algumas funes no tm um nmero definido de argumentos. o caso de SOMA, que pode fazer adies com qualquer quantidade de conjuntos de clulas escolhidas. No assistente de funes, esse tipo de funo tem reticncias no final de sua lista de argumentos.

C Cor de fundo
A fim de diferenciar a clula de valor por hora do tom amarelo que demos para todo o bloco de totais, vamos trocar a cor de fundo para branco. Para isso, passe para a aba Padres. Depois, clique em Sem cores. Finalmente, pressione o boto OK para confirmar todas as mudanas.

Passe, agora, aba Borda. Clique no boto Contorno, adicionando uma fronteira para nossa clula de valor por hora.

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1 4 RENDIMENTOS DO PERODO
O prximo passo completar os clculos de nossa planilha. Devemos criar e formatar a clula que calcula os rendimentos do ms. Isso feito, claro, usando o produto do nmero de horas trabalhadas pelo valor por hora. No entanto, o Excel guarda o total de horas, internamente, como o nmero de dias. Dessa forma, devemos primeiro multiplicar esse valor por 24.

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A Formatao
Vamos trocar o tipo de dados da clula dos rendimentos para mostrar o nmero contido nela no formato de moeda. Para isso, clique na clula E4. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Clique na aba Nmero. Em Categoria, marque a opo Moeda. Clique em OK para confirmar a mudana.

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SINAL DE MENOS OU VERMELHO? Ao escolher um formato de Moeda, possvel definir como sero exibidos os nmeros negativos: se com um sinal de menos, com a cor vermelha ou at entre parnteses. Para isso, clique na opo desejada em Nmeros negativos.

OUTRAS MOEDAS Quer montar uma planilha com valores em dlar ou outras moedas estrangeiras? Para isso, na aba Nmero, clique em Contbil. Abra as opes em Smbolo e escolha a moeda apropriada. Para ajudar, o Excel mostra o nome do pas aps a descrio do smbolo usado.

B Frmula do lucro
A seguir, vamos calcular os rendimentos. Cuidado! No basta multiplicar o valor por hora pelo nmero de horas trabalhadas. Como j alertamos, o Excel guarda a soma de horas internamente como o nmero de dias. Assim, a frmula correta o produto descrito multiplicado por 24. Dessa forma, digite, em E4 a frmula =C4*24*D4. O resultado do rendimento das horas trabalhados no ms esse.

1 5 A PLANILHA VIRA MODELO

Com nosso controle de horas trabalhadas terminado, podemos criar um modelo a partir dele. Dessa forma, fcil gerar rapidamente vrios controles, sem ter de mexer nos vrios arquivos.

CONTROLANDO HORAS TRABALHADAS

A Gravao
Dessa vez, no vamos gravar a planilha usando o boto na barra de ferramentas. A gravao do modelo feita de forma diferente. Para faz-la, v ao menu Arquivo e selecione a opo Salvar como.

B Escolha do tipo
Agora, devemos mudar o tipo do arquivo a ser gravado. Abra as opes em Salvar como tipo. Localize, nelas, o item Modelo e clique nele. Note que a pasta mostrada na seo Salvar em muda para uma denominada Modelos. Essa pasta usada pelo Office para guardar os modelos definidos pelo usurio.

C Modelo gravado
Para terminar a gravao do modelo, basta dar um nome para ele. Digite um texto descritivo, como Horas trabalhadas, em Nome do arquivo. Clique em Salvar para gravar o modelo no disco.

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1 6 ACESSO AO MODELO
Criado o modelo, hora de us-lo para gerar os controles de horas trabalhadas. A vantagem de termos criado um modelo fica visvel, pois podemos rapidamente gerar uma nova planilha sem precisar trabalhar com o mesmo arquivo.

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A Acesso ao menu
Para visualizar todos os modelos disponveis no Excel, precisamos criar uma nova planilha. Para isso, v ao menu Arquivo e selecione a opo Novo. Note que a barra Nova pasta de trabalho aparece do lado direito da tela.

B Clique na barra
A barra Nova pasta de trabalho traz diversos links, que permitem desde criar uma planilha em branco at acessar modelos prontos para download no site oficial do Microsoft Office. Queremos usar um modelo gravado no computador. Por isso, o link a clicar : No meu computador.

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MODELOS COM DADOS Para que os modelos j tragam dados preenchidos quando uma nova planilha criada, digite os dados pertinentes antes de salvar o arquivo como modelo.

C Escolha do modelo
Agora basta localizar, na aba Geral, os modelos existentes. Clique no cone com o nome que foi escolhido para o modelo da planilha de horas trabalhadas. Depois, pressione o boto OK e pronto. Foi criada uma nova planilha a partir do modelo que gravamos.

DADOS VIRAM IMAGENS

APRENDA A FAZER UM GRFICO DE COLUNAS, PASSO A PASSO
ma boa maneira de ilustrar os dados de vendas usando um grfico de colunas, que indica crescimento ou decrescimento de forma visual. Vamos mostrar, a seguir, como criar

GRFICOS DE COLUNAS

um grfico de vendas mensais de uma pizzaria, incluindo uma mudana visual nas colunas, que usaro uma imagem ao invs de serem apenas retngulos sem graa.

CRIAO DO TTULO DA PLANILHA

Vamos comear criando um ttulo. Isso ajuda no aspecto visual da planilha e em sua impresso. Essa criao envolve dois passos: a digitao do texto do ttulo (com a mudana do tamanho de suas letras) e a centralizao do ttulo em relao s clulas abaixo.

A Digitao e aumento das letras

Nosso ttulo ficar na primeira linha, na clula A1. Selecione e digite Pizzaria Expressa Desempenho de vendas. Abra as opes de escolha de tamanho das letras (que ficam ao lado do tipo de fonte). Escolha o nmero 16.

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ENCOLHA O TEXTO Quer que o texto caiba na clula sem aumentar a coluna? Na aba Alinhamento, marque a opo Reduzir para caber. Dessa forma, ao digitar um texto longo, o Excel diminui o tamanho da letra automaticamente para que ele caiba na clula. S tenha ateno para que o texto no fique ilegvel de to pequeno.

B Centralizao do ttulo
Para deixar o ttulo centralizado em relao ao contedo abaixo, comece selecionando as clulas de A1 a M1. V ao menu Formatar e acesse a opo Clulas. Passe para a aba Alinhamento. Na seo Horizontal, escolha Centro.

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GRFICOS DE COLUNAS
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CABEALHOS DOS MESES

Com o ttulo definido, vamos passar ao cabealho das clulas que guardaro os meses do ano. Iremos, primeiro, preencher os nomes dos meses, usando o preenchimento automtico do Excel. Depois, ser a hora de fazer uma formatao no tipo e na cor da letra, alm da tonalidade de fundo da clula. Para terminar, vamos mudar os tamanhos das colunas para que os nomes dos meses caibam sem problemas.

A Preenchimento dos meses

O Excel facilita a digitao dos meses, com o recurso de preenchimento automtico. Tecle, ento, na clula B3, o texto Janeiro. Selecione B3 e clique no quadradinho preto no canto inferior direito da borda que marca a seleo, mantendo o boto do mouse pressionado. Arraste, ento, o ponteiro at a clula M3, soltando o boto do mouse em seguida. Note que o Excel preenche os nomes dos meses seguintes, at Dezembro.

B Padro de fundo
A seguir, trocaremos a cor de fundo da clula para dar um destaque s clulas dos meses. Para isso, selecione todas as clulas de A3 a M3. V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Passe para a aba Padres e escolha a cor laranja escuro.

MESES REDUZIDOS O preenchimento automtico de meses do Excel tambm funciona para a abreviatura deles. Assim, basta digitar Jan na primeira clula que, usando o recurso, os textos Fev, Mar, Abr etc so preenchidos nas posies vizinhas.

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C Cor e tipo da letra

Para que o texto fique em contraste com a cor de fundo, vamos mudar a cor das letras. Para isso, alterne para a aba Fonte. Em Estilo da Fonte, escolha a opo Negrito. Na seo Cor, escolha o branco. Clique em OK para confirmar as mudanas nas clulas.

D Ajuste das colunas

No preenchimento dos meses e ajuste da fonte, os nomes de alguns dos meses vazam para clulas vizinhas. Para ajustar o tamanho das colunas, selecione todas as clulas de A3 a M3, v ao menu Formatar, selecione Coluna e depois a opo AutoAjuste. Pronto, o Excel molda a largura de cada clula de acordo com o texto digitado nelas.

CLULA DO ANO

Nosso grfico ter s um ano, mas, mesmo assim, vale caprichar no visual da clula que indica os dados dele. Vamos alterar o visual e fonte dessa clula, para destac-la em nossa planilha.

A Mudana na cor
Para comear, mudaremos a cor de fundo da clula do ano. Selecione a clula A4 e digite nela o texto 2004. V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Acesse a aba Padres. Escolha a cor vinho, que combinar bem com o branco que usaremos nas letras.

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B Fonte
Vamos, agora, mudar o tipo e a cor das letras na clula de ano. Para isso, passe para a aba Fonte. Selecione, na seo Estilo da fonte, o item Negrito itlico. Depois, abra as opes em Cor e escolha branco. Clique em OK para confirmar as mudanas no visual da clula.

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SUBLINHADO EM VRIOS SABORES A aba Fonte traz vrias opes na seo Sublinhado. possvel ter duas linhas sublinhadas, com a opo Duplo. H, ainda, o sublinhado contbil (com forma simples e dupla), que no corta as letras p, g e outras que tm traos e curvas para baixo.

CLULAS DE DADOS E BORDA

Para completar nossa tabela de dados para o grfico, falta apenas mudar a cor de fundo das clulas que iro receber as vendas de cada ms e adicionar uma borda separando todas as clulas.

A Cor de fundo
Comecemos trocando a cor de fundo das clulas de dados. Para isso, selecione de B4 a M4. V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Depois, passe para a aba Padres e escolha um tom creme, que no deixe as letras, em preto, pouco visveis. Clique no boto OK para confirmar as mudanas.

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B Borda
Agora, devemos adicionar uma borda separando todas as clulas da tabela de dados. Para isso, selecione de A3 a M4. Acesse o menu Formatar e escolha Clulas. Acesse a aba Borda e clique nos botes Contorno e Interna. Pressione o boto OK e pronto, nossa tabela est pronta. Aproveite para digitar os dados de vendas de cada ms.

HORA DO GRFICO

Depois de preparar toda a planilha, chegou o momento de inserir o grfico. Fazer isso no difcil, mas exige pacincia para navegar por todas as opes que o Excel oferece. Por sorte, ele tambm faz uma boa parte das escolhas automaticamente para o usurio. Veja, ento, como criar um grfico de colunas para os dados digitados.

A Seleo e menu
Para comear, devemos marcar as clulas com os meses e dados digitados. Para isso, selecione de B3 a M4. Agora, acesse o menu Inserir e selecione a opo Grfico. A partir de agora, vamos comear a escolher as configuraes de nosso grfico.

B Escolha do tipo
de grfico
A primeira coisa a fazer ao criar um grfico escolher o seu tipo. O Excel traz diversas opes, que dependem da quantidade e forma em que os dados que sero mostrados visualmente estejam organizados. Para nosso caso, clique em Colunas. Vamos usar a primeira opo de grfico em colunas, que a mais simples, sem efeitos diferentes. Apesar disso, ela a melhor para acrescentar imagens e outros efeitos. Clique no primeiro desenho em Subtipo de grfico e, depois, em Avanar.

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GRFICOS DE COLUNAS

C Visualizao inicial
O Excel mostra, a seguir, uma prvia do grfico. Nessa mesma janela, possvel selecionar os dados novamente, se for o caso. Como j fizemos a seleo anteriormente, clique em Avanar.

ESCOLHENDO DE NOVO No assistente de grfico, possvel trocar rapidamente a lista de clulas que sero usadas como base. Para isso, s selecionar o novo conjunto com o mouse.

D Ttulo do grfico
Agora, podemos criar um ttulo para nosso grfico, digitando-o no campo com o nome bvio de Ttulo do grfico. Faa isso teclando o texto Vendas em 2004. Clique, ento, em Avanar.

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NOME PARA OS EIXOS Na janela que permite criar um ttulo para o grfico, possvel ainda dar um nome para os dados em cada eixo. Por exemplo, na planilha de vendas, o eixo Y (vertical) poderia ter Vendas e o X (horizontal), o texto Meses.

E Planilha ou objeto
Para completar a criao do grfico, s falta definir se ele aparecer como uma imagem prxima aos dados (objeto), ou em uma nova planilha separada. Vamos escolher objeto, para que o grfico fique abaixo da tabela com os dados de venda da pizzaria. Clique, ento, na opo Como objeto em, e depois em Concluir.

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F Ajuste do tamanho
O grfico j est na planilha. Podemos, ento, mexer em seu tamanho, para ficar mais prximo da largura da tabela com os dados. Para isso, clique em uma rea branca no grfico. Note que aparecem oito quadradinhos pretos ao redor dele, indicando que foi selecionado. Clique no ltimo quadradinho, no canto inferior direito, e mantenha o boto do mouse pressionado. Arraste o ponteiro para a direita. Note que surgem linhas tracejadas que mostram o tamanho que ficar o grfico quando o boto do mouse for solto. Continue arrastando o ponteiro at que a linha tracejada fique prxima ao final da tabela de dados e solte o boto do mouse. Nosso grfico est prontinho.

GRFICOS DE COLUNAS

IMAGEM NAS BARRAS

Depois de criar um grfico na planilha, que tal personaliz-lo, substituindo as barras retangulares por desenhos? Esse recurso interessante para dar um toque pessoal aos grficos, relacionando-os com o assunto da tabela de dados. Veja, a seguir, como fazer esse truque no Excel.

A Pesquisa de imagem
Qualquer imagem pode ser usada como coluna de um grfico. Em nosso caso, vamos escolher uma imagem do clipart do Office, uma coleo disponvel para os usurios do programa. Para isso, comece acessando o menu Inserir. Selecione a opo Imagem e, depois, Clip-art.

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B Barra de clipart
Note que aparece uma barra do lado direito da tela. Ela servir para ajudar a localizar a imagem adequada no clipart do Office. No campo Procurar por, podemos digitar uma palavra para que imagens relacionadas a ela sejam exibidas. Como nosso grfico de uma pizzaria, digite Pizza, seguido da tecla Enter. Note que so mostrados diversos desenhos de pizzas e itens correlatos.

GRFICOS DE COLUNAS
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C Download da imagem
Para adicionar o desenho nas colunas de nosso grfico, necessrio que ele esteja no disco rgido. Para fazer essa operao, clique na imagem escolhida com o boto direito do mouse e escolha a opo Disponibilizar offline.

D Escolha da pasta
Agora, precisamos escolher a pasta onde ser gravado o clipart baixado. Na janela que aparece, clique na opo Minhas colees. Clique, ento, em OK para confirmar a gravao. Com isso, ser criada uma pasta Microsoft Media Gallery na pasta Minhas imagens, sendo que esta fica localizada dentro de Meus documentos. A pasta Microsoft Media Gallery trar a imagem escolhida anteriormente.

E Seleo das barras

O prximo passo selecionar as colunas do grfico, que sero alteradas para exibir o desenho de clipart escolhido. Para fazer isso, clique em qualquer uma das colunas. Note que aparecem quadradinhos em todas elas, indicando que a seleo est correta. Clique, com o boto direito do mouse, em um desses quadradinhos. Escolha a opo Formatar Srie de Dados.

GRFICOS DE COLUNAS

F Troca de padres
Devemos, agora, escolher o efeito de preenchimento como sendo a imagem de clipart. Para isso, na janela que aparece, passe para a aba Padres. Nessa aba, possvel mudar o visual das colunas, incluindo cores, bordas e, claro, o padro usado para preench-las. Clique, ento, no boto Efeitos de preenchimento.

G Efeitos de
preenchimento
A prxima janela permite criar padres diferentes de cores e sombreamento para as colunas, alm de aplicar texturas e outros efeitos visuais. Como queremos adicionar um clipart, clique na aba Imagem.

DECORAO PARA AS BARRAS Vale a pena explorar e testar as opes nos efeitos de preenchimento. Alm de imagens e cores simples, possvel adicionar texturas e efeitos com duas cores.

H Escolha da imagem
Vamos, agora, escolher o clipart que gravamos anteriormente como o preenchimento das colunas. Para isso, na aba Imagem, clique no boto Selecionar Imagem. Ser aberta uma janela para escolher a imagem desejada. Lembrando, gravamos o clipart na pasta Microsoft Media Gallery, que fica dentro da pasta Minhas imagens, que, por sua vez, est em Meus documentos. Depois de achar o clipart, clique nele e depois em Inserir.

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GRFICOS DE COLUNAS
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I Verificao
Voltando janela de Efeitos de preenchimento, verifique se o clipart est correto. Selecione, ento, na seo Formato, o item Empilhar e dimensionar. Com isso, o desenho ser repetido, de acordo com o tamanho da coluna. Clique, ento, em OK.

IMAGEM GRANDE No se preocupe se a imagem escolhida grande. Como usamos a opo Empilhar e dimensionar, ela ser reduzida para caber no grfico.

J Padres
Agora, voltamos janela de Formatar Srie de Dados. Aqui, devemos apenas checar se a imagem est correta. Se ela aparece achatada, no se preocupe. No grfico, o clipart ficar sem distores. Clique, ento, em OK para terminar a mudana nas colunas.

K Resultado final
Com o grfico pronto, vale a pena visualizar se a imagem combinou bem. Caso voc queira trocar de imagem, basta repetir os passos desde o comeo. Vale lembrar tambm que o desenho das vrias imagens em cada coluna leva algum tempo. Assim, normal que, ao mudar o tamanho ou mover o grfico, haja uma demora at que ele seja exibido novamente.

GRFICOS DE COLUNAS

PROPORO DE DESENHOS Na janela de Efeitos de preenchimento, o campo Unidades/Imagem indica o valor no grfico para um desenho completo ser usado. Se voc mudar muito os valores da planilha, troque tambm o valor do campo para a diviso de cada linha indicada no grfico atualizado.

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DIRETO PARA O WORD
Fez um grfico legal e quer uslo em um documento do Word? bem fcil fazer essa integrao. Veja, a seguir, como inserir um grfico do Excel em um documento de forma esttica (sem refletir alteraes futuras na planilha) ou dinmica (que muda, de acordo com o que for alterado).
ARRASTO DE GRFICO Assim como nas clulas, arrastar um grfico para um documento do Word tambm faz sua cpia para ele. Para isso, selecione o grfico e, mantendo o boto do mouse pressionado, arraste-o para o documento. Nesse caso, a importao vinculada.

A Cpia do grfico
Primeiro, precisamos copiar o grfico na planilha do Excel para a rea de transferncia do Windows, que ser usada como intermedirio nessa operao. Para isso, clique na rea de fundo do grfico (ou seja, no valem as colunas nem os ttulos). Note que todo o grfico selecionado. Agora, v ao menu Editar e escolha a opo Copiar. Esse primeiro passo semelhante tanto na cpia esttica quanto na dinmica.

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GRFICOS DE COLUNAS

B Cpia esttica
Para copiar o grfico de forma esttica, vamos passar agora para o Word. Digite ou abra o documento no qual ser embutido o grfico. Clique na posio desejada para a insero. Para copiar um grfico sem que ele mude posteriormente para refletir a planilha, v ao menu Editar (no Word) e escolha a opo Colar.

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PERIGOS DA CPIA DINMICA Evite usar a cpia dinmica em documentos que sero enviados para outras pessoas, pois ela no ser atualizada automaticamente para quem as receber, alm de ocorrerem erros ao tentar localizar a planilha a qual est vinculada. Nesses casos, use a cpia esttica, que dispensa a planilha original.

C Cpia dinmica
Quer que o grfico mude de acordo com as alteraes na planilha? Ento abra ou digite o documento do Word em que ele ser copiado e clique na posio onde o grfico ser inserido. V ao menu Editar e escolha a opo Colar especial. Na janela que aparece, clique no item Colar vnculo e depois em OK.

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NMEROS EM PEDAOS
APRENDA A MOSTRAR PERCENTUAIS COM UM GRFICO EM PIZZA
ma boa maneira de ilustrar dados em percentuais fazendo um grfico em pizza. O Excel traz diversas opes para esse tipo de grfico, fazendo os principais clculos automaticamente a partir

GRFICOS EM PIZZA

das clulas. Nosso exemplo mostra como criar um grfico em pizza com as vendas de quatro categorias de produto diferentes de uma loja de roupas. Veja, a seguir, o procedimento, passo a passo.

ELABORAO DO TTULO

Para comear nossa planilha, iremos criar um ttulo. Essa operao til tanto por razes estticas quanto para ajudar na identificao do objetivo da planilha. No ttulo, vamos mudar o tamanho da letra, a centralizao e acrescentar uma borda sua clula.

A Digitao e tamanho
Comecemos digitando o ttulo e mudando o tamanho de suas letras. Para isso, selecione a clula A1 e tecle Vendas de produtos. Abra as opes de tamanho de letra (que ficam ao lado direito do tipo de fonte) e escolha o nmero 18.

B Centralizao
Agora, iremos centralizar o ttulo em relao s clulas abaixo, que sero usadas para a tabela de dados de vendas. Para isso, selecione de A1 a C1. V ao menu Formatar e selecione Clulas. Passe para a aba Alinhamento. Marque a opo Mesclar clulas e, na seo Horizontal, escolha Centro. No clique ainda em OK.

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C Definio da borda
Para terminar o ttulo, criaremos uma borda para que ele fique em destaque, seguindo a formatao da tabela de dados, que faremos a seguir. Assim, passe para a aba Borda. Pressione o boto Contorno. Clique, ento, em OK, para confirmar as mudanas no ttulo.

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BORDAS DIFERENTES Explorando as opes na seo Estilo, na aba Borda, possvel dar diferentes visuais aos grficos das planilhas, como tracejado ou uma borda mais cheia. Outra variao interessante mudar a opo em Cor para que a borda tenha uma colorao diferente.

TABELA DE DADOS

O prximo passo para a gerao de um grfico em pizza criar a tabela com os dados que sero utilizados como definio do tamanho de cada pedao. Nossa tabela ter trs campos: o tipo de produto (calados, roupas femininas, roupas masculinas e bons), itens vendidos e percentual de vendas por tipo.

A Cabealhos e tipos de produto

Comece digitando os ttulos de cada um dos campos. Assim, em A3, tecle Tipo de produto. Em B3, Itens vendidos. Finalmente, em C3, digite Percentual de vendas por tipo. Aproveite tambm para entrar com os tipos de produtos. Em A4, tecle Calados. Em A5, Roupas masculinas. Em A6, Roupas femininas. Termine digitando Bons em A7.

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C Bordas da tabela
Para facilitar o preenchimento da tabela, vamos acrescentar uma borda separando todas as suas clulas. Assim, selecione de A3 a C7. Acesse o menu Formatar e escolha a opo Clulas. Passe para a aba Borda. Clique nos botes Contorno e Interna. Pressione o boto OK para confirmar a alterao na borda.

B Cor de fundo e fonte

Agora, mudaremos a cor de fundo e das letras no cabealho, para diferenci-lo das clulas que recebero os dados de venda. Para isso, selecione de A3 a C3. V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Passe para a aba Padres. Escolha um azul escuro na seo Cor. V aba Fonte. Na seo Cor, abra as opes existentes e escolha branco. Clique em OK para confirmar as mudanas no cabealho.

D Formatao em percentual
As clulas do campo do percentual de vendas tm de mostrar, claro, nmeros com o smbolo de porcentagem. Vamos, ento, formatar as clulas para que usem percentuais. Para isso, selecione de C4 a C7. V ao menu Formatar e selecione a opo Clulas. Passe, na janela que abre, para a aba Nmero. Na seo Categoria, clique em Porcentagem. Pressione, ento, o boto OK.

PERCENTUAL COM ZERO ESQUERDA Quer que os nmeros abaixo de 10% fiquem com dois dgitos? Na aba Nmero, v opo Personalizado e digite, em Tipo, o texto 00%. Assim, nove por cento aparecer como 09%.

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CLCULO DO TOTAL

Com a tabela de dados devidamente formatada, devemos agora criar as clulas e frmulas que sero usadas para calcular o total. Para isso, alm da formatao do cabealho do total, digitaremos a soma das clulas da tabela de dados.

A Cabealho
Comearemos digitando e formatando o cabealho dos totais. Tecle, ento, em A9, o texto Total de itens. Pressione o boto de negrito (o que traz a letra N, na barra de ferramentas). Com isso as letras do cabealho de totais ganham maior destaque.

B Cor de fundo e da fonte

A seguir, iremos trocar as cores da clula do cabealho de totais. Para isso, selecione A9. V ao menu Formatar e clique na opo Clulas. Passe para a aba Padres e escolha um verde escuro. Alterne, ento, para a aba Fonte e, na seo Cor, escolha branco. Clique em OK.

C Borda
Nosso total fica separado da tabela de dados. Por isso, vamos criar uma borda para seu cabealho e clula de resultado. Assim, selecione de A9 a B9. V ao menu Formatar e escolha a opo Clulas. Passe para a aba Borda. Pressione os botes Contorno e Interna. Clique, ento, em OK.

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D Frmula da soma
Depois de formatar a seo de totais na planilha, chegou a hora de montar a frmula que calcula a soma de itens vendidos. Comece selecionando a clula B9. Pressione o boto Inserir funo (que traz fx escrito nele), na Barra de frmulas. Na seo Selecione uma funo, escolha SOMA e pressione OK. Agora, clique no campo Nm1 e, em seguida, selecione as clulas de B4 a B8. Aperte o boto OK e pronto. A soma est terminada.

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O EXCEL D A FORMATAO Para quem est com a criatividade em baixa, o Excel traz opes prontas de formatao de clulas na opo AutoFormatao, que fica no menu Formatar.

PERCENTUAIS CORRETOS

A ltima operao para completar os dados da planilha, antes de fazermos o grfico, calcular os percentuais de vendas por tipo. Com o total j pronto, isso fica bem fcil. Veja como efetuar essa operao.

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CLULA FIXA Ao digitar uma frmula, existe uma maneira fcil de tornar uma clula fixa. Basta, aps teclar o nome da clula, pressionar F4. Por exemplo, na frmula dos percentuais do exemplo, digite =B4/B9, e antes de teclar Enter, pressione F4. A referncia a B9 automaticamente transformada em $B$9.

A Primeiro clculo
Vamos digitar a frmula de percentual s uma vez, deixando o trabalho de repetir os dados para o Excel. Comece, ento, selecionando C4. Digite a frmula =B4/$B$9. Note que a clula B9 foi transformada em $B$9. Os cifres antes do nome da coluna e linha fixam a clula, j que o total a ser usado o mesmo em todos os percentuais.

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IMAGEM PERSONALIZADA No preciso restringir-se a usar imagens de clipart nas planilhas. Para adicionar uma imagem existente no disco rgido, v ao menu Inserir, escolha Imagem e depois a opo Do arquivo. Localize a imagem desejada e clique em Abrir.

B Copiando para todas

Agora, devemos copiar a frmula para as outras clulas dos percentuais de venda. Para isso, selecione novamente C4. V ao menu Editar e selecione Copiar. Marque, ento, as clulas de C5 a C7. Volte ao menu Editar e, desta vez, clique em Colar. Pronto, todos os outros percentuais esto com as frmulas corretas.

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MAIS CLIPART O site do Office conta ainda com mais opes de clipart. Para acess-las, clique no link Clip-arts no Office Online. O nico seno, que atrapalha algumas pessoas, que o site em ingls.

IMAGEM NA PLANILHA

Para dar um diferencial ao visual de nossa planilha, vamos adicionar uma imagem de clipart a ela. Essa imagem ficar ao lado da tabela de dados, na prpria planilha. Veja como fazer isso.

A Busca do clipart
Vamos, inicialmente, buscar o desenho apropriado para a planilha. Para isso, v ao menu Inserir, selecione a opo Imagem, e depois Clip-art. Note que aparece uma barra do lado direito da tela, que permite buscar o desenho de acordo com um texto digitado. Tecle, ento, na seo Procurar por, a palavra Roupas. Clique no boto Ir. Na parte central da barra, devem aparecer vrios cliparts relacionados a roupas.

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B Inserindo na planilha
Depois de buscar os cliparts, hora de inserir um em nossa planilha. Assim, clique na imagem desejada. Note que ela aparece no meio da planilha. Clique nela, mantendo o boto do mouse pressionado e arraste-a para a esquerda da tabela de dados.

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MUDANA DE TAMANHO Alm de permitir a movimentao das imagens, o Excel tambm deixa que mudemos o tamanho delas. Para isso, clique na imagem e depois no quadradinho no canto inferior direito, arrastando-o para dentro (diminui o tamanho) ou para fora (aumenta).

HORA DO GRFICO

Com todos os dados prontos na planilha, o momento de adicionar o grfico em pizza. A tarefa no complicada, mas vamos mostrar como agir mesmo que os dados no tenham sido previamente selecionados, j que o Excel permite modificar as clulas usadas no grfico rapidamente.

A Escolha do tipo
Para comear a insero do grfico, acesse o menu Inserir e selecione a opo Grfico. Na janela que aparece, em Tipo de grfico, escolha Pizza. Clique, no lado direito da janela, no grfico com efeito tridimensional e pedaos separados (trata-se da quinta opo). Pressione, depois, o boto Avanar.

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B Marcao das clulas

de dados
Devemos, agora, selecionar as clulas que indicam os dados do grfico em pizza. Para isso, na janela que aparece, v aba Intervalo de dados. Marque, na seo Sries em, o itens Colunas. Agora, clique no campo Intervalo de dados. Em seguida, selecione as clulas de B4 a B7 na planilha.

C Ttulos dos pedaos

Depois de selecionar os dados do grfico, preciso escolher as clulas que iro dar os ttulos de cada um dos pedaos da pizza. Para isso, passe para a aba Srie. Clique no campo Rtulos de categorias. Agora, selecione as clulas de A4 a A7. Pressione, ento, o boto Avanar.

D Opes extras
A janela seguinte mostra opes extras, como digitar um ttulo para o grfico, colocar legendas em cada pedao da pizza etc. No vamos usar nenhuma delas nesse caso. Portanto, clique apenas em Avanar.

E Nova planilha ou imagem?

Para completar nosso grfico, devemos escolher se ele deve ser embutido como uma imagem na planilha existente ou em uma nova planilha. Queremos que ele fique abaixo da tabela de dados. Por isso, escolha a opo Como objeto em. Clique em Concluir para que o grfico seja finalizado.

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GRFICO LA CARTE Praticamente todos os elementos do grfico (legendas, pedaos da pizza, ttulos etc) podem ser alterados. Vale a pena clicar com o boto direito do mouse em todos eles para ver o que possvel alterar.

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F Movimentando o grfico
Nosso grfico aparece no meio da planilha e, por isso, devemos mov-lo para a posio desejada (abaixo da tabela de dados). Para isso, clique em qualquer rea branca no fundo do grfico. Note que ele fica selecionado, o que indicado por oito quadradinhos pretos ao seu redor. Clique novamente na rea branca, agora mantendo pressionado o boto do mouse. Arraste o grfico para a posio desejada e solte o boto do mouse.

CORES E EFEITOS 3D

Com o grfico pronto, podemos variar o aspecto visual dele, trocando a cor de cada um dos pedaos. Ainda possvel girar o grfico para deixar um dos dados em destaque. Veja como fazer isso rapidamente.

A Mudana de cor
Clique em um dos pedaos do grfico uma vez. Note que todos os pedaos so selecionados. Agora, clique novamente no mesmo pedao, para selecionar apenas ele. A seguir, use o boto direito do mouse e selecione a opo Formatar ponto de dados. Na janela que aparece, clique na aba Padres. Escolha uma nova cor para o pedao, na seo rea e, depois, pressione o boto OK para confirmar a mudana.

B O grfico gira
Para rotacionar o grfico, primeiro precisamos selecion-lo. Para isso, clique na rea branca de fundo dele. Note que toda a regio fica selecionada. Agora, use o boto direito do mouse no grfico e selecione a opo Exibio 3D. Na janela que aparece, use os botes com setas para girar e mudar a inclinao do grfico. Clique, depois, em OK, para efetivar as mudanas feitas.

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ORDEM NOS CDS

USE O EXCEL PARA CONTROLAR SUA COLEO DE CDS
pesar de servir principalmente para clculos, o Excel tambm timo para administrar e consultar listas. Vamos montar uma planilha para uma

COLEO DE CDS
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coleo de CDs. O mais legal que, com os recursos de filtro do Excel, fica fcil achar o CD desejado ou mostrar os discos de um intrprete ou estilo musical.

TTULO DA PLANILHA

Antes de tudo, devemos criar um ttulo para nossa planilha de coleo de CDs. Para isso, vamos digitar o texto dele, formatar o tamanho de suas letras e centraliz-lo em relao s clulas abaixo.

A Digitao e tamanho da letra

Comecemos pela digitao do ttulo e a alterao do tamanho das letras. Para isso, selecione a clula A1 e tecle Coleo de CDs. Depois, v s opes de tamanho de letras (que ficam ao lado do tipo da fonte). Escolha o tamanho 16.

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FILTRO PARA IMPRESSO possvel imprimir apenas a relao de CDs de um intrprete. Para isso, aplique o filtro, v ao menu Arquivo e selecione Imprimir.

B Centralizao
Devemos, agora, centralizar o ttulo em relao s clulas que ficaro abaixo dele. Para isso, selecione de A1 a D1. V ao menu Formatar e escolha o item Clulas. Passe para a aba Alinhamento. Marque a opo Meclar clulas e, na seo Horizontal, escolha Centro. Clique, ento, em OK, para confirmar as mudanas no ttulo.

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CABEALHOS DOS DADOS

O prximo passo para montar a planilha definir o cabealho dos dados, que conter o nome de cada informao digitada nos CDs. Vamos usar quatro itens: ttulo, intrprete, estilo musical e ano. Aproveitaremos para formatar as clulas, de forma que elas fiquem destacadas em relao lista de CDs, que ficar nas linhas inferiores.

A Digitao
Vamos comear teclando os textos de cada item do cabealho. Para isso, digite Ttulo, em A2. Em B2, Intrprete. Em C2, Estilo musical. Finalmente, em D2, tecle Ano.

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NOVOS CAMPOS Depois de criar o filtro automtico do Excel, voc adicionou mais campos para os CDs na planilha? Crie o novo filtro, selecionando todo o cabealho, indo ao menu Dados, na opo Filtrar, e desmarcando AutoFiltro. Da, v ao menu e marque novamente o AutoFiltro para que a nova coluna tambm receba um filtro.

BUSCA PERSONALIZADA As opes de exibio dos filtros no resolvem seu problema? Ento acesse o item Personalizar e, na janela que aparece, digite um critrio mais detalhado.

B Cor de fundo e letra

A seguir, vamos formatar a cor de fundo e da letra do cabealho. Para isso, selecione as clulas de A2 a D2. Acesse o menu Formatar e escolha a opo Clulas. V aba Padres e escolha uma cor azul. Passe para a aba Fonte e mude a seleo em Cor para branco.

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HORA DOS CDS

Agora, digite os dados dos CDs nas clulas abaixo dos campos, um por linha. Ao teclar os estilos musicais e intrpretes, mantenha uma padronizao em seus nomes, para que, ao montar os filtros, o Excel consiga classificar cada estilo com seus respectivos CDs. No se preocupe em digitar tudo de uma s vez. Voc pode salvar o arquivo e continuar posteriormente.

FILTROS PARA OS CAMPOS

Com os CDs digitados, vamos criar os filtros que permitiro classificar os discos de acordo com qualquer um dos campos. Para isso, selecione as clulas de A2 a D2. V ao menu Dados e escolha a opo Auto Filtro. Note que aparecem setas ao lado de cada campo de classificao dos CDs. Clicando nessas setas, possvel limitar a exibio dos CDs de acordo com as opes que aparecem nos menus.

CONSULTAS COLEO

Com nossa planilha pronta, s fazer consultas usando as setas ao lado de cada campo. Por exemplo, para limitar o intrprete, clique na seta ao lado de Intrprete, no cabealho, e indique qual o escolhido. possvel ainda ordenar cada campo em ordem crescente e decrescente. Para voltar para a lista completa, basta selecionar a opo (Tudo) no campo que foi usado para consultar os CDs.