V Congreso Internacional de

Tecnología Educativa y
V Jornadas de Informática Educativa

Uso y aplicaciones de la ofimática en línea (Google Docs y Zoho)

como recurso de apoyo a la docencia.
Prof. Raymond Marquina
www.humanidades.ula.ve/raymond
Universidad de Los Andes – Venezuela

Universidad Metropolitana
05 y 06 de junio de 2009
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TALLER PRÁCTICO PARA EL USO Y APLICACIONES DE LA

OFIMÁTICA EN LÍNEA (GOOGLE DOCS Y ZOHO)
COMO RECURSO DE APOYO A LA DOCENCIA.
Profesor Raymond Marquina
marquina.raymond@gmail.com

PROPÓSITO:
Proporcionar información básica sobre dos de las herramientas ofimáticas en línea
de mayor uso en la actualidad: Google Docs y ZOHO Office Suite

OBJETIVOS:
Aplicar Google Docs y ZOHO como recursos de apoyo a las actividades docentes

CONTENIDOS:
 Conceptos básicos
 Descripción del entorno de trabajo de Google Docs
 Descripción del entorno de trabajo de ZOHO
 Similitudes y diferencias entre ambas herramientas
 Ejemplos de uso de ambas herramientas ofimáticas

AGENDA DEL TALLER:

 Bienvenida
 Introducción
 Presentación de las herramientas.
 Usos prácticos. Ejercicios guiados.
 Cierre

DURACIÓN:
1 hora 30 minutos

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PRESENTACIÓN
Google Docs (http://docs.google.com/) y Zoho Office Suite (http://www.zoho.com/)
son aplicaciones totalmente en línea y de libre uso, que nos permiten contar con
una potente suite ofimática para realizar las tareas que comúnmente
desarrollamos en los procesadores de textos, hojas de cálculo y software para
presentaciones.

Ambas aplicaciones nos permiten crear nuevos documentos, subir archivos ya

creados, editar los que ya teníamos, compartirlos en la red, publicarlos en blogs o
sitios web mediante un código para embeber el contenido y generar redes de
trabajo colaborativo.

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Las principales ventajas de ambas aplicaciones ofimáticas son:

 Todos los documentos se alojan en línea, lo cual nos permite acceder a
ellos desde cualquier computador con conexión a internet y compartirlos
con las personas que deseemos, permitiendo su edición. Además se
pueden publicar como páginas web o en nuestros blogs mediante un
sencillo código. Esta ventaja nos permite, por ejemplo, contar con un
registro académico de nuestros estudiantes actualizado en todo momento.
 El manejo de una gran cantidad de formatos asociados a las principales
aplicaciones ofimáticas que usamos en nuestros sistemas operativos
(Microsoft Office, Open Office, PDF).

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 La posibilidad de convertir entre formatos (por ejemplo .doc a .pdf) los

archivos subidos y luego descargarlos a nuestro computador, con tan solo
unos cuantos clic.
 El trabajo colaborativo que puede implementarse gracias a la posibilidad de
establecer permisos de edición de los archivos alojados en línea.
 El uso de un sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo
que ves es lo que obtienes) para dar formato a los documentos, revisar la
ortografía, etc.
 El costo de ambas aplicaciones es cero. Son completamente gratuitas

El único elemento en contra a considerar es que para poder realizar una edición
en línea que sea fluida y sin pérdida de información, se hace necesario contar con
una buena conexión a Internet.

DESCRIPCIÓN DE USO

¿Qué necesito para utilizar Google Docs?

1. Una cuenta de correo electrónico Gmail.
2. Conexión a Internet
3. Navegador web en sus últimas versiones

¿Qué necesito para utilizar Zoho Office Suite?

1. Una cuenta en Zoho, Yahoo o Gmail.

2. Conexión a Internet
3. Navegador web en sus últimas versiones

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Como crear una cuenta en Gmail

1. Teclea en la barra de direcciones de tu navegador web la siguiente URL:
www.gmail.com
2. Ubica el área donde encontraras el botón que te permitirá crear una
cuenta en gmail

3. Completa el formulario con los datos solicitados, ten especial cuidado en

guardar en tus archivos personales el nombre de usuario y la contraseña
seleccionadas y aceptadas por el sistema. Oprime el botón

4. En la siguiente pantalla que se muestra a continuación haz clic en

5. Ya puedes empezar a utilizar tu correo Gmail y la aplicación ofimática

Google Docs, accediendo a la misma mediante el panel ubicado en la parte
superior de tu buzón de correo-e, haciendo clic en el vinculo Docs

Como crear una cuenta en Zoho

1. Teclea en la barra de direcciones de tu navegador web la siguiente URL:

www.zoho.com

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2. Ubica la caja de acceso de acceso a Zoho que se encuentra a la izquierda

3. Para crear una nueva cuenta debes hacer clic en el vinculo Sign Up
4. Completa los datos solicitados en el formulario
5. Oprime el botón Sign up Now

Conociendo el entorno de Google Docs

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Crear un nuevo documento

Para crear un nuevo documento, nos dirigimos a la parte superior de Google Docs
y ubicamos el botón “Nuevo”, el cual nos da acceso a un menú desplegable.

Google docs nos permite la creación de cinco elementos:

 Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios.

 Documento, un documento de texto.
 Presentación, basada en diapositivas.
 Hoja de cálculo.
 Carpeta, para organizar nuestros elementos.

Trabajar con un nuevo documento de texto

Como se indico anteriormente, usando el menú desplegable Nuevo de la pantalla
inicial de Google Docs, seleccionamos la opción Documento para acceder a la
ventana de edición del procesador de texto.
En esta nueva ventana del navegador, similar a la ventana de procesadores como
Microsoft Word u Open Office, conseguiremos las herramientas básicas
necesarias para la creación y edición de un documento de texto.

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Ventana de edición de texto

Formatos soportados
Documentos (máximo 500 KB)
 Texto (.txt)
 HTML comprimido
 Microsoft Word (.doc / .docx)
 Texto enriquecido (.rtf)
 Open Office (.odt)
 StarOffice (.sxw)

Compartir el documento

Esta menú contiene la opción “Compartir con otros usuarios” la cual nos permite
compartir el documento con otras personas a las cuales se les puede otorgar

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permisos para su edición y de esta forma desarrollar trabajo colaborativo.

Adicionalmente este menú nos permite publicar como página web el documento o
enviar como archivo adjunto de un correo electrónico desde gmail.

Trabajar con una nueva hoja de cálculo

El primer paso para trabajar con una hoja de cálculo, es crear este archivo a partir
del menú Nuevo de la pantalla inicial de Google Docs. El entorno de trabajo es
similar al de programas como Microsoft Excel y Open Office Calc, por lo que en
un primer vistazo nos familiarizaremos rápidamente.

Ventana de edición de hoja de cálculo

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Formatos soportados
Hojas de cálculo (máximo 1 MB)
 Microsoft Excel (.xls / .xlsx)
 Open Office Calc (.ods)
 Valores separados con comas (.csv)
 Texto (.txt)

Compartir la hoja de cálculo

Este menú nos permite invitar a otros usuarios a visualizar el contenido o editar el
mismo, además podemos obtener el enlace para compartir el documento en forma
privada o pública. El archivo se puede publicar como pagina web u obtener código
para insertar en nuestro blog, foros, wikis o sitios web.

Elaborar una presentación

Google Docs nos permite el diseño de presentaciones completamente en línea,
mediante un mecanismo de trabajo muy similar al que usamos en programas de
común uso como PowerPoint o su alternativa libre: Open Office Impress. Es
importante recordar que los archivos pueden ser creados desde cero, totalmente
en línea o subidos al repositorio de Google Docs para su posterior edición,
publicación o trabajo en conjunto con otras personas.

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Ventana de edición de presentaciones

Formatos soportados
Presentaciones (hasta 10 MB desde el equipo, 2 MB desde Internet y 500 KB por
correo electrónico)
 Microsoft PowerPoint (.ppt o .pps)

Compartir la presentación
Google Docs nos permite compartir nuestras presentaciones mediante la opción
de publicación en una página web (el sistema crea una URL), mediante correo
electrónico y/o la generación de un código que nos permite embeber el contenido
de la presentación en cualquier blog o sitio web.

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Conociendo el entorno de Zoho Suite Office

Al ingresar a Zoho podemos acceder a las aplicaciones ofimáticas en la página de

inicio simplemente haciendo clic sobre la herramienta de colaboración o
productividad que nos interesa, o seleccionando nuestra página personal de inicio,
en donde en un entorno amigable y sencillo de usar tendremos acceso a los
principales servicios que nos ofrece Zoho (correo-e, aplicaciones ofimáticas,
aplicaciones colaborativas, lista de contactos, etc.)

Usando Zoho personal para acceder a nuestros documentos

Mediante la página denominada zoho personal y haciendo clic en el icono
Documents podemos crear nuevos documentos de tipo texto, hoja de cálculo o
presentación, mediante el botón New.

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Ventana de edición de texto

Formatos soportados
Documentos (máximo 10 MB)
 Texto (.txt)
 HTML comprimido
 Microsoft Word (.doc / .docx)
 Texto enriquecido (.rtf)
 Open Office (.odt)
 StarOffice (.sxw)

Compartir documentos de Zoho Writer

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Los documentos en zoho se pueden compartir con otros usuarios del sistema,
convertir en contenido de acceso público, enviar como adjunto de un mensaje de
correo electrónico o publicar en los principales servicios de blogs.

Utilizar Zoho Sheet

Zoho Sheet es similar en funcionalidad y posibilidades al editor de hojas de cálculo
que posee Google Docs. Por lo que su uso es similar a los editores de hoja de
cálculo de mayor uso como Microsoft Excel u Open Office Calc.

Ventana de edición de hoja de cálculo

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Formatos soportados
Hojas de cálculo
 Microsoft Excel (.xls / .xlsx)
 Open Office Calc (.ods)
 Valores separados con comas (.csv)

Utilizar Zoho Show

Zoho Show a diferencia de Google Docs, al crear una nueva presentación nos
lleva inicialmente a una pantalla donde podemos seleccionar el tema a utilizar y
definir el nombre de la presentación, su descripción y las etiquetas asociadas al
contenido.

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Entorno de trabajo de Zoho Show

Formatos soportados
Importación de Presentaciones (hasta 10 MB)
 Microsoft PowerPoint (.ppt o .pps)
 Open Office (.odp, .sxi)

CONSIDERACIONES FINALES
Las herramientas ofimáticas en línea representan una opción interesante a
considerar para la creación y edición de documentos, hojas de cálculo y
presentaciones en línea que posteriormente puedan ser publicadas y compartidas
en la web. La posibilidad de contar con estos materiales en línea nos permite
disfrutar de un amplio conjunto de ventajas para la planificación y gestión

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académica de nuestras actividades docentes, de una manera muy fácil y rápida.

Ya que por ejemplo desarrollar una página web con los contenidos de una guía de
estudio se reduce a subir el documento a nuestra cuenta en alguna de estas suite
ofimáticas y configurar el mismo para que sea publicado como pagina web o una
entrada más de un blog en el caso de google docs y blogger.

Una característica que hace altamente atractivo estas aplicaciones es la

posibilidad de invitar a otras personas a colaborar en la construcción del
documento, hoja de cálculo o presentación mediante el otorgamiento de permisos
de edición, promoviendo el trabajo colaborativo entre los participantes de dicha
actividad.

La única desventaja que presentan ambas suites ofimáticas es la necesidad de contar con
una buena conexión a internet que garantice fluidez en los procesos de creación y edición
en línea de los archivos. Aunque ambas aplicaciones recientemente han incluido la
posibilidad de trabajar offline y posteriormente actualizar la información almacenada en
línea.

Algunos enlaces consultados:

 Ayuda de Google Docs : http://docs.google.com/support/

 Tutorial Google Docs. AulaClic : http://www.aulaclic.es/googledocs/t_1_1.htm
 Tutorial ZOHO (En Ingles) : http://zohopersonal.wiki.zoho.com/

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