8

BAB 2
LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Administrasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sebuah kumpulan dari komponen-komponen yang saling
berhubungan yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima
masukan-masukan (input) dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang
terorganisasi (O`Brien, 2002, p8).
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama
untuk mencapai suatu tujuan ( McLeod, 2001, p11).
Sistem adalah sekumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai
tujuan tertentu (Bodnar, 2000, p1).
Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas dapat dikatakan bahwa, Sistem
adalah sekumpulan element atau komponen yang saling berhubungan untuk mencapai
tujuan tertentu yang menerima input, melakukan proses lalu menghasilkan output.
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diubah ke dalam bentuk yang berarti dan
berguna untuk pengguna yang spesifik(O`Brien, 2002, p13).
Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki
arti(McLeod, 2001, p15).
Informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar
untuk mengambil keputusan( Bodnar, 2000, p1).
9
Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas dapat dikatakan bahwa, Informasi
adalah data yang telah diproses atau diolah sehingga berguna dan memiliki arti untuk
penggunanya.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen yang
berhubungan yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses) dan menghasilkan
(output) data dan informasi serta menyediakan mekanisme balasan untuk mencapai
suatu tujuan. Mekanisme balasan membantu organisasi dalam mencapai tujuannya
seperti meningkatkan keuntungan atau memperbaiki pelayanan pelanggan(Ralph &
George, 2006, p15).
2.1.4 Pengertian Administrasi
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan. (Kamus Besar Bahasa Indonesia,
2002, p9).
Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua
orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang mendukung administrasi
ialah :
1. Dilakukan oleh dua orang atau lebih.
2. Memiliki tujuan.
3. Memiliki tugas yang hendak dilaksanakan.
4. Memiliki peralatan dan perlengkapan.
(Siagian, 1998, p3).
10
Dari teori-teori tentang administrasi yang telah diuraikan di atas dapat
dikatakan bahwa, Administrasi adalah kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih untuk melakukan proses seperti pencatatan, pengaturan, pengalokasian kegiatan
untuk mencapai tujuan dengan menggunakan peralatan dan perlengkapan yang
disediakan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Administrasi
Dari teori-teori yang telah diuraikan di atas tentang sistem, informasi, sistem
informasi dan adminstrasi, maka dapat dikatakan bahwa sistem informasi administrasi
adalah kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling
berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu
kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan mengunakan sarana perlengkapan dan
peralatan yang ada.

2.2 Analisis dan Perancangan Sistem
Dalam sub bab ini akan membahas mengenai pengertian dari analisis sistem
dan perancangan sistem.
2.2.1. Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan proses mengamati sistem yang sedang berjalan
pada suatu perusahaan/organisasi yang bertujuan untuk menemukan masalah yang
terjadi pada sistem yang sedang berjalan yang kemudian memberikan solusi untuk
permasalahan tersebut.
Menurut McLeod (2001,p128) analisis sistem adalah penelitian atas sistem
yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui.
11
Analisis sistem adalah memeriksa sebuah masalah yang ada yang akan
diselesaikan oleh perusahaan dengan menggunakan sistem informasi. Analisis sistem
mencakup beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu :
1. Menentukan masalah.
2. Menidentifikasi penyebab dari masalah tersebut.
3. Menentukan pemecahan masalahnya.
4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk memecahkan
masalah tersebut (Laudon,1998, p400).
Analisis sistem manggambarkan apa yang sistem perlu lakukan untuk
menemukan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pemakai(O`Brien, 2005, p350).
2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut McLeod (2001, p130) perancangan sistem adalah penentuan proses
dan data yang diperlukan oleh sistem baru. J ika sistem itu berbasiskan komputer,
rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang digunakan.
Perancangan sistem terdiri dari tiga aktivitas(O`Brien, 2005, p351) yaitu ;
1. Perancangan user interface yaitu merancang layer, formulir, dialog box.
2. Perancangan data yaitu menentukan entity (objek), atribut, relationship,
kaidah integritas dan lain-lain.
3. Perancagan proses yaitu membuat program dan prosedur seperti user
services, application services, dan data services.
Perancangan sistem adalah detail bagaimana sebuah sistem dapat memenuhi
kebutuhan informasi seperti yang telah ditentukan oleh analisa sistem.
(Laudon, 1998, p403).

12
2.3 Basis Data
Basis data adalah koleksi data yang berhubungan secara logis dan merupakan
deskripsi dari data tersebut, dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu
organisasi (Connoly, 2002, p14).
Setiap basis data memiliki objek-objek seperti :
a. Field
Field adalah kolom yang terdapat pada tabel pada sebuah basis data.
b. Record
Record adalah kumpulan field-field yang berelasi secara logis.
c. File
File adalah kumpulan dari record yang berelasi secara logis.
d. Entity
Entity adalah orang, tempat, benda atau kejadian yang berkaitan dengan informasi
yang disimpan.
e. Attribute
Attribute adalah setiap karakteristik yang menjelaskan suatu entity.
f. Primary Key
Primary Key adalah sebuah field yang nilainya unik yang tidak sama antara suatu
record dengan record yang lain.
g. Foreign Key
Foreign Key adalah sebuah field yang nilainya berguna untuk menghubungkan
primary key lain yang berada pada tabel yang berbeda.


13
2.4 Diagram Aliran Dokumen (DAD)
Diagram Aliran Dokumen menggambarkan aliran dokumen dan proses yang
dilakukan oleh aktor-aktor yang terlibat pada proses tersebut.
Menurut Mulyadi(2001, pp58-63), DAD adalah suatu model yang
menggambarkan aliran dokumen dan proses untuk mengolah dokumen dalam suatu
proses.
Berikut ini adalah tabel yang menjelaskan komponen-komponen dari DAD :

Tabel 2.4.1 Simbol-simbol Diagram Aliran Dokumen
Simbol Keterangan

Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis
dokumen, yang merupakan formulir untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi.


Keputusan
Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat
dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis
dalam simbol.

Garis Alir
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.


Persimpangan Garis Alir
J ika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah
masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit
melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut.

Pertemuan Garis Alir
Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah
satu garis mengikuti garis lainnya.
14
Simbol Keterangan


Proses
Simbol ini untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem
informasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima
menjadi data yang mengalir keluar. Nama pengolahan data
ditulis didalam simbol.


Mulai / Berakhir (terminal)
Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu
sistem akuntansi


2.5 Entity Relationship Diagram ( ERD )
Entity Relationship Diagram digunakan untuk menggambarkan logika struktur
dari basis data dalam bentuk diagram. ERD menyediakan cara yang sederhana dan
mudah untuk memahami berbagai komponen dalam desain basis data ( Connoly dan
Begg, 2002,p15).
ERD mempunyai tiga komponen yaitu :
a. Entitas ( Entity )
Entitas adalah sebuah objek ( seperti seorang manusia, tempat, benda, konsep atau
kegiatan) yang dapat dibedakan dengan objek lainnya. Entitas dapat digambarkan
dengan persegi yang berisi nama dari entitas tersebut.


Gambar 2.5.1 Contoh Entitas
( Connoly dan Begg, 2002,p15).
SISWA
15
b. Relationship
Relationship merupakan asosiasi antar entitas. Entitas merupakan pengikut dari
relationship. Relationship dapat berupa relasi one-to-one, one-to-many atau many-
to-many. Relationship dapat digambarkan dalam bentuk belah ketupat yang berisi
nama dari relasi tersebut.


Gambar 2.5.2 Contoh relationship
( Connoly dan Begg, 2002,p15).

c. Attribute
Attribute merupakan property yang dimiliki setiap entitas yang akan disimpan
datanya. Baik entitas maupun relationship memiliki properti. Properti digambarkan
dalam bentuk elips yang berisi nama dari properti tersebut.

Gambar 2.5.3 Contoh Attribute
( Connoly dan Begg, 2002,p15).





alamat
SISWA Guru
mengajar
16
2.6 State Transition Diagram ( STD)
State Transition Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan
urutan dan variasi screen yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna. Dapat dianggap
sebagai peta jalan. Masing-masing screen dianalogikan sebagai sebuah kota. Tidak
semua jalan melewati seluruh kota. Bujur Sangkar digunakan untuk menggambarkan
display screen. Anak Panah menggambarkan aliran kontrol dan menggerakkan kejadian
yang akan menyebabkan screen menjadi aktif atau menerima fokus. Bujur sangkar
tersebut hanya menggambarkan apa yang akan muncul selama dialog. Arah anak panah
menunjukkan urutan munculnya screen-screen tersebut. Sebuah anak panah yang
terpisah. Masing-masing memiliki nama, digambarkan untuk setiap arah karena tindakan
yang berbeda akan menggerakkan aliran kontrol dari dan aliran kontrol ke screen yang
ada (Whitten, 2004, p673).

2.7 Istilah dalam Pendidikan
2.7.1 Pengertian Leger
Leger adalah daftar nilai asli siswa sebelum dipindahkan ke dalam buku laporan
pendidikan(Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2002, p651).
Leger berisikan daftar nilai siswa dari semua bidang studi yang diajarkan pada
suatu periode belajar, dimana nilai-nilai tersebut akan dimasukkan oleh masing-masing
guru bidang studi yang kemudian akan diperikasa atau dikumpulkan kepada walikelas
masing-masing.



17
2.7.2 Pengertian Rapor
Rapor adalah buku yang berisi nilai kepandaian dan prestasi belajar murid di
sekolah, berfungsi sebagai laporan guru kepada orangtua atau wali murid (Kamus Besar
Bahasa Indonesia, 2002, p931).
2.7.3 Pengertian Standar Ketuntasan Belajar Minimum (SKBM)
SKBM yaitu kependekan dari Standar Ketuntasan Belajar Minimum merupakan
standar nilai yang diberikan kepada siswa sebagai batasan nilai minimum siswa.
Ketuntasan belajar setiap indikator yang telah ditetapkan dalam suatu kompetensi dasar
berkisar antara 0-100%. Kriteria ideal ketuntasan untuk masing-masing indikator 75%.
Satuan pendidikan harus menentukan kriteria SKBM dengan mempertimbangkan tingkat
kemampuan rata-rata peserta didik serta kemampuan sumber daya pendukung dalam
penyelenggaraan pembelajaran. (Anonim 1).