Oптимизиране разходите чрез комуникация в реално време

Embed Doc
Copy Link
Readcast
Collections

CommentGo Back

Download

Оптимизиране разходите зателефон посредствомизграждане на интегриранаинфраструктура закомуникации в реално време.

Телефонните комуникации са съществена част от общия комуникационенпроцес в организацията. Разпределената структура в цялата странапредполага и тяхната значителна стойност. Оптимизирането на каналитемежду регионалните структури, чрез използване на гласови шлюзове и VoIPтехнологии за връзка между отделните централи е само първата крачкакъм оптимизирането не само на разходите за гласови телефонни услуги, ноза по ефективната работа на организацията като цяло.В последните години се наблюдава т.нар. конвергенция на услугите приосъществяването на съвместната работа между служителите на еднаорганизация. Конвергенцията е между гласовите услуги, електроннатапоща и т.нар. електронни комуникации в реално време, които включватосновните услуги като корпоративен чат и уеб конференции.Реално погледнато съществуват различни възможности за оптимизиране наспоменатия вид разходи - издаване на процедури, забрана на произволниразговори, преминаване към друг вид телефонна централа, внедряване иизползване на друг вид комуникация в реално време, интеграция наналичната телефонна централа с решения за онлайн комуникация и други.Първата съществена стъпка в процеса по съкращаване разходите зателефон е стартиране използването на алтернативни начини закомуникация в реално време. Такива софтуерни решения могат да бъдат -IM, различни по вид нотификации за присъствие, провеждане на аудиоразговори и конферентна връзка с помощта на микрофона и колонките накомпютъра, уеб срещи, аудио и видео IM (чат сесии). Чрез въвеждането натези допълнителни и алтернативни методи за общуване се адресиратследните проблеми при комуникацията в организацията:-телефонни разговори, които не достигат до адресата: В този случайиндустрията отразява 2 проблема:

o

Обаждането е неприето. Въпреки, че в този случай няма прякразход за осъществяването на гласовата услуга, то времето,което служителят губи в изчакване също си има своятастойност и представлява не малка загуба на ефективност заорганизацията. Често загубите тук се мултиплицират, т.к.

служителите се опитват да открият адресата на няколко местапри първоначален неуспех.

o

Обаждането е прието, но не от търсения човек. Това е най-лошия възможен сценарии, т.к. освен таксата за гласоватауслуга имаме и разход на време на двама служители наорганизацията.-Телефонни разговори с цел нотификация. Пример за това е –„прочети си бързо пощата, т.к. ти изпратих писмо”. Резултат тук е несамо разходът за гласова услуга и времето на служителите, но ивремето на прекъсване на работен процес и времето по неговотовъзстановяване на единия от служителите. Често фактът, чевръщането към дадена служебна задача, след като е прекъсната,коства значителни усилия и време на служителя се пренебрегва, ноизследванията в практиката показват, че това е най-честата причиназа загуба на ефективно работно време.-Продължителни телефонни разговори с цел дискусия, съвместнаработа по документ или проект. Такива телефонни разговори са честосрещани в практиката на организацията. Колегите поддържаотворена телефонна линия продължително време понякога и над 1час. Тези разговори са необходимост и няма как да бъдат избегнати,т.к. са естествена част от работния процес. Но могат да бъдатнаправени по-ефективни и практически безплатни.

Кои са вътрешните услуги, които следва да севъведат в експлоатация за изграждане наинтегрирана инфраструктура за комуникации в реално време?

1.Визуална идентификация за присъствие. Индикаторът за присъствиедава ясна информация относно статуса на конкретен служител.Когато имаме нужда да установим контакт този статус ни подсказвадали е такъв е осъществим в дадения момент. Чрез тази простауслуга се повишава значително индексът на успешно установенивръзки.2.Информация за географско местоположение. Визуалната информацияза присъствие показва дали служителят е логнат и активен всистемата, а това само по-себе си не е достатъчно условие заопределяне на точното му местоположение. За последното сеизползва услугата - информация за географско местоположение.Комбинирана с визуалната идентификация за присъствие тяеднозначно дава информация за: Статус, географско място, адрес,телефонни номера, на които отговаря в момента.

3.Съобщения в реално време. Днес това са много популярниобществени интернет услуги – ICQ, Yahho, Gtalk, Skype и още многодруги се използват всеки ден от стотици милиони хора.Предимствата на тази услуга са очевидни, но практическинеизползваеми от организацията, т.к. представляват сериознаопасност за информационната сигурност. Поради тази причина енеобходимо изграждането на вътрешна корпоративна система заобмен на съобщения в реално време, която се управлява и защитаваот организацията, криптира съобщенията и е достъпна само заслужители и партньори.4.Уеб конференции. Споделяне на работно пространство, документ илипрезентация са услуги, които характеризират уеб конференциите. Теповишават значително ефективната комуникация и съвместна работана служителите. Продължителните телефонни дискусии са обогатеничрез допълнителната визуална информация. Времето им е намаленопоради възможността от едновременна работа в реално време върхудокументите, а чрез използване на VoIP технологии и разходът загласовата услуга може да се поеме от софтуера за уеб конференции.

Бюджет за изграждане на интегриранаинфраструктура за комуникации в реално време

Водещите решения в индустрията имат подобна архитектура и принципина изграждане. Така, че бюджетните пера могат да се разделят на 3компонента:-Хардуер или виртуална среда и системен софтуер. Изискванията заобслужването на 1000 потребители са равнозначни на инвестиция воборудване или виртуален ресурс за около 15 хиляди лева с включенсистемен софтуер.-Потребителски лицензи. Средната цена в индустрията на подобнорешение е 50 лева на потребител, т.е. за 1000 потребители бюджетъте 50 хил.лв-Услуги за изграждането и обучение. Необходимо е да се оценят кактовъншните услуги, така и вътрешните, за да имаме коректен бюджет.Но може да се вземе за база добрата практика за услугите да себюджетира цената на софтуера, т.е. 50 хил.лв за решение за 1000потребителя.Общ бюджет за изграждане на интегрирана инфраструктура закомуникации в реално време за 1000 потребителя е около 115 хиляди лева. Трябва да се вземе предвид, че това е инвестицията само запървоначалното придобиване и изграждане на средата и обикновеноподдръжката за първата година. Необходимо е да се предвидят около 20%

of 00

Leave a Comment