Embed Doc
Copy Link
Readcast
Collections

1
CommentGo Back

Download

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

1.0PENGENALAN

Keberkesanan dan kecekapan dalam menguruskan sesuatu jabatan adalahkomponen penting untuk meningkatkan kualiti kerja dalam pentadbiran danpengurusan sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja (

MPK

) dan Fail Meja (

)telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui Pekeliling Kemajuan PentadbiranAwam Bilangan 8/1991.Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapatmenyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bagi kakitangan baru yang dilantik ke jawatan baru, lazimnya mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepadamereka berdasarkan pengetahuan dan pangalaman serta tunjuk ajar kakitanganyang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya,kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatutindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan.Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yangboleh dijadikan panduan semasa menjalankan tugasnya dengan cekap danberkesan.

2.0MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)2.1 DEFINISI

Manual Prosedur Kerja adalah satu dokumen rujukan yang menerangkantentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. Ia jugamengandungi prosedur-prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat atausequential bagi menyiapkan sesuatu kerja. MPK mengandungi maklumatmenyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan ataupejabat, fungsi. objektif, prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab1

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

untuk melaksanakan prosedur tersebut. Ia digunakan sebagai rujukan untukperingkat Jabatan/ Pejabat.Setiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. Tugas-tugas yangdijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supayatidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan, kelewatan dan pembaziranmasa. Oleh yang demikian, kewujudan MPK adalah supaya pegawai-pegawai yangbaru khususnya dapat mengetahui fungsi keseluruhan dan juga tanggungjawabserta peranan yang dikendalikan oleh jabatan tersebut.Selain itu, MPK juga memainkan peranan yang penting kepada pihakpengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja.Pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan, produktiviti, kualiti dankeberkesanan jabatan secara keseluruhan.2.2

FAEDAH MANUAL PROSEDUR KERJA

Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan MPK. Salah satudaripadanya adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada Jabatansupaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut.Selain itu ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan sesuatuprogram, projek dan aktiviti Jabatan. MPK juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalamsesebuah Jabatan/Pejabat . MPK dapat memberi gambaran secara grafik keatas tindakan-tindakan dalam satu aktiviti atau prosedur dan setiap langkah atautindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dan memperlihatkanperingkat permulaan dan peringkat selesai secara ringkas.Ini dapat memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dantanggungjawab masing-masing serta dijadikan asas kepada penilaian2

KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

keberkesanan Jabatan. MPK juga bertujuan untuk menetapkan keutamaansesuatu jabatan untuk jangka panjang dan mewujudkan keseragaman dalamcara menjalankan kerja dan mengurangkan kesilapan operasi semasamenjalankan tugas.

2.3 KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA

Merujuk kepada rajah peta minda di atas, Manual Prosedur Kerja

mengandungi

lapan

perkara utama seperti berikut:(i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat(ii) Objektif Jabatan/Pejabat(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan(iv) Fungsi-fungsi utama(v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama(vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama(vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama(viii) Senarai borang-borang yang digunakan3

LATAR BELAKANGJABATAN / PEJABAT OBJEKTIF JABATAN / PEJABAT CARTAJABATAN / PEJABAT FUNGSI-FUNGSI UTAMA AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI –FUNGSI UTAMA

SENARAI BORANG- BORANG YANG

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI- AKTIVITI UTAMAPROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI

MANUALPROSEDURKERJA