• Embed Doc
  • Copy Link
  • Readcast
  • Collections
  • CommentGo Back
Download
 
PENANGANAN REKOD IN AKTIF PADA LIMA PUSAT REKOD KOMERSIAL DI WILYAHJAKARTA, BOGOR DAN BEK BY JAMRIDAFRIZALBAB IPENDAHULUAN
1. Latar Belakang1.1. Memori Organisasi
Informasi terekam atau dokumen yang dihasilkan oleh organisasi atau perorangan terdiri dari berbagai jenis dan untuk berbagai tujuan.organisasi seperti lembaga penelitian dan universitasmenghasilkan dokumen dalam bentuk buku atau artikel ilmiah. Sementara mahasiswa menghasilkankarya ilmiah seperti skripsi, tesis dan disertasi. Semua jenis dokumen tersebut lazimnya disimpan di perpustakaan. Sementara itu dalam menjalankan transaksi bisnisnya, suatu organisasi juga menciptakandokumen yang diwujudkan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi, formulir, media grafis(foto, lukisan, gambar teknik), materi kartografi (peta), rekaman suara, film & video, bentuk mikro,dokumen hasil pengolahan kata, surat elektronik,
digital image,
dan sebagainya. Atau dengan kata laindokumen dalam berbagai media akan tercipta sebagai akibat adanya transaksi bisnis untuk mencapaitujuan organisasi. Dokumen jenis ini selanjutnya akan terakumulasi sesuai dengan kegiatan yangdilakukan organisasi, dengan demikian pertumbuhannya tergantung pada banyak tidaknya suatuorganisasi menjalankan transaksi bisnisnya.Menurut standar Australia (Australian Standard. 1996,7), dokumen jenis ini disebut rekod, yaituinformasi terekam dalam berbagai bentuk yang diciptakan, diterima, dipelihara oleh peroranganmaupun organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan atau transaksi bisnis dan disimpan sebagai buktikegiatan. Dengan demikian jelas bahwa rekod merupakan bagian integral dalam aktifitas bisnis yang berperan dan dibutuhkan sebagai sumber informasi bagi organisasi untuk membuat perencanaan, pengawasan, mengambil keputusan, berkomunikasi dan melindungi kekayaan dan reputasi organisasi.Dengan posisinya tersebut berarti rekod dapat menyediakan bukti yang bersifat : kompoten, jujur,sesuai dengan hukum, regulai dan standar yang relevan terhadap bisnis organisasi, juga bertanggungjawab terhadp kode etik dan kepentingan para
 stakeholder 
organisasi dan masyaraaktumum. Selain itu organisasi juga menggunakan rekod untuk belajar dari masa lalu, untuk mendukungkegiatan masa kini dan merencanakan masa depan, karenanya tidak salah jika rekod seringkali disebutsebagai memori organisasi (
corporate memory
) (Parker.(199), 9-10).Dalam masa hidupnya, rekod memiliki siklus hidup yang lebih kompleks dari sumber informasilainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan (
value & use
).Siklus hidup rekod meluas dari saat ia diciptakan apapun bentuknya hingga tiba masanya untuk dimusnahkan. Secara sederhana Penn menyatakan bahwa siklus hidup rekod terdiri atas
born
(
creation phase
),
lives
(
maintenance and use phase
) dan
dies
(
disposition phase
) (Penn. 1994, 12). Dengandemikian secara otomatis terdapat tiga fase rekod (Charman. 1991, 293) yaitu :1.Rekod Aktif (
 Active Records
), adalah rekod yang diciptakan dan digunakan secara reguler dalam pelaksanaan bisnis terkini (
current buseiness
) organisasi dan dipelihara di tempat pencipta atau ditempat penerimanya. Rekod jenis ini biasanya disimpan di masing-masing unit kerja.2.Rekod semi-aktif (
Semi-active Records
) adalah rekod yuang sudah jarang digunakan dalam pelaksanaan
current business
organisasi, rekod jenis ini biasanya dirujuk setahun sekali atau beberapa bulan sekali. Rekod ini dipindahkan dari setiap unit kerja ke Central-file.
 
3.Rekod inaktif (
 Inactive Records
), adalah rekod semi-aktif yang frekuensi penggunaannya sudahmenurun tetapi harus tetap disimpan dan dipelihara untuk memenuhi kebutuhan administratif,keuangan, hukum, sejarah atau pemerintahan. Di mana umumnya, rekod semi aktif yang sudahtidak lagi digunakan dipindahkan dari
Central-file
ke Pusat rekod (
 Records Center 
) inilah rekodinaktif. Rekod inaktif selanjutnya akan disimpan dipusat rekod hingga masa retensinya tiba,selanjutnya rekod inaktif akan dinilai apakah akan disimpan permanen di Depo Arsip, ditransfer keArsip Nasional atau dimusnahkan. Bila rekod inaktif disimpan selamanya di Depo Arsip atauditransfer ke Arsip Nasional ia telah lahir dalam kehidupan yang kedua yang disebut sebagai arsip(
archives
).Bukanlah suatu masalah berapa lama rekod mengalami siklus hidupnya hingga menjadi arsip, yangterpenting adalah pengolahan yang baik di setiap fase kehidupannya, karena fase satu dan yang lainnyamemiliki ketergantungan (
interpendency
) dan keterkaitan (
interrelationship
). Artinya perlakuan yangditerima di satu fase akan berakibat pada perlakuan yang harus dikerjakan pada fase berikutnya. Inilahyang menentukan bagaimana kelangsungan hidup rekod sebagai arsip nantinya. Untuk menjamin pengolahan rekod yang terkontrol, maka suatu organisasi perlu melaksanakan manajemen rekod yangkomprehensif, yaitu program manajemen yang meliputi seluruh siklus hidup rekod, di mana seluruhelemen dalam siklus hidup itu nantinya akan berbentuk sistem
rcordskeeping 
yang pada akhirnya dapatmenyusun dan menyediakan bukti transaksi bisnis terekam yang lengkap, akurat dan dapat dipercaya bagi organisasi.Banyak strategi yang ditempuh organisai untuk melaksanakan program manajemen rekod dankeberhasilan pelaksanaan program tersebut tidak lepas dari dukungan manajemen puncak (
topmanagement 
) organisasi. Kerap terjadi, pihak organisasi sesungguhnya memahami pentingnyamelaksanakan manajemen rekod, tetapi karena pada dasarnya rekod merupakan fungsi pendukungorganisasi, dukungan pelaksanaan manajemen rekod seringkali menjadi ambiguitas. Di satu sisidiperlukan sebagai memori organisasi, tetapi di sisi lain organisasi terbentur berbagai masalah, sepertimahalnya biaya pemeliharaan dan penyimpanan rekod, tidak tersedianya tempat serta tidak adanya staf yang memadai. Kondisi seperti ini memicu kebutuhan untuk mengontrakkan pelaksanaan programmanejemen rekod kepada pihak luar (
outsourcing 
). Dan pada akhirnya memacu pertumbuhan perusahaan yang menawarkan jasa pengolahan rekod suatu organisasi.1.2.
Fenomena
Outsourcing 
Dalam Manajemen Rekod
Dalam persaingan bisnis di era teknologi komunikasi ini,
outsourcing 
atau mengontrakan fungsiinternal perusahaan kepada vendor atau pihak luar, merupakan pilihan yang populer dilakukan oleh perusahaan dengan harapan dapat mengurangi biaya dan merampingkan operasional perusahan. Haltersebut dilakukan karena para vendor dirasakan dapat membantu mengasumsikan biaya staf, bahandan perlengkapan yang dibutuhkan serta menawarkan beragam layanan tambahan yang memudahkanklien, sehingga perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada fungsi bisnis utamanya.Seperti terungkap dalam survei yang dilakukan oleh The Outsourcing Institute Membership tahun 1998yang dikutip oleh Elledge (2000) sepuluh alasan dilakukannya
outsourcing 
oleh perusahaan adalah :1.Mengurangi dan mengontrol biaya operasional.2.Meningkatkan
company focus
3.Meningkatkan kemampuan akses di tingkat dunia4.Tidak tersedianya sumber daya internal5.Ketersediaan sumber daya internal untuk beragam tujuan6.Meningkatkan keuntungan7.Mengurangi fungsi-fungsi yang sulit ditangani
 
8.Tersedianya modal9.Berbagi resiko, dan10.Memanfatkan danaSenada dengan survei tersebut diatas, dalam observasi yang pernah dilakukan sebelumnya oleh FederalReserve Banks pada tahun 1996 (Federal Reserve System. (1996), terungkap bahwa pada umumnya perusahaan mengontrakkan fungsi pendukung dalam organisasinya. Fungsi pendukung merupakankegiatan yang tidak secara langsung berhubungan dengan visi, misi dan strategi perusahaan namunkeberadaannnya perusahaan tidak dapat dijalankan dengan lancar. Kembali dalam survei yangdilakukan oleh The Outsourcing Institute Membership, fungsi pendukung dalam perusahaan yang saatini dikontrakkan antara lain :
Tabel 1. Survey of 
Current & Potential Outsourcing End-User 
 NoField of Outsourcing
Executives are Currently OutsourcingExecutives are Considering Outsourcing
1
Information TechnologyMaintenance/repair TrainingApplication developmentConsulting and reengineeringMainframe data centersClient/Server NetworksDekstp system And-User support Full 1/Toutsourcing
2
Operationsa. AdministrationPrinting and reprographicsMailroomConsulting and trainingRecods managementAdministrative information systemSupply/inventoryPrinting and reprographics b. Customer ServiceFiled serviceFiled service dispatchTelephone customer supportCustomer Service informations systemsFiled service dispatchTelephone customer supportc. FinancePayroll processingPurchasingTransaction processingGeneral accountingPayroll processingTaxesd. Human ResourcesRelocationWorker’s competetionRecuriting/StaffingConsulting and trainingHuman resource information systeme. Real Estate & Phasical PlantsFood and cafetaria servicesFacilities maintenanceSecurityFacilities managementFacilities maitenanceFacilities information systemsf. sale & MarketingDirect mailAdvertisingTelemarketingReservation and sales operationsField sales
Sumber: Survey of Cuurent and Potential Outsourcing End-User. The Outsourcing Institute Membership, 1987 
Dalam survei yang dilakukan Federal Reserve Banks
Outsourcing 
manajemen rekod (
 Recordsmanagement 
) merupakan kegiatan yang dapat dilakukan dan telah dilakukan dilakukan dalam porsiyang beragam. Perusahaan dapat mengontrakkan seluruh atau sebagian fungsi manajemen rekod namunsekali lagi harus mempertimbangkan untung-rugi pelaksanaan
Outsourcing 
manajemen rekod secarakeseluruhan. Karena beragam kepentingan tersebut, Federal Reserve Banks mengidentifikasi perkembangan vendor dengan beragam layanan. Ada vendor yang hanya menawarkan satu kegiatandalam pengelolaan rekod misalnya alih media, namun ada vendor yang menyanggupi kegiatanmenajemen rekod mulai dari penciptaan, distribusi hingga pemusnahan bahkan menyanggupi pula penerapan teknologinya.Sementara The Outsourcing Institute Membership menemukan data bahwa
Outsourcing 
manajemenrekod merupakan kegiatan yang dipertimbangkan oleh responden. Hal ini disebabkan meskipun rekodmerupakan fungsi pendukung di perusahaan, sesungguhnya rekod merupakan memori organisasi(
company’s memory
) yang harus dikelola dengan baik. Untuk itu dalam melakukan
Outsourcing 
manajemen rekod diperlukan persyaratan khusus yang harus dipenuhi oleh vendor. Namun Benedon(2000) menyatakan bahwa di Amerika Serikat semenjak kecendrungan
Outsourcing 
dimulai padasekitar tahun 1980an. Salah satu kegiatan dalam pengolaan rekod yang justru semakin banyak 
of 00

Leave a Comment

You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...
You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...