PENANGANAN REKOD IN AKTIF PADA LIMA PUSAT REKOD KOMERSIAL DI WILYAHJAKARTA, BOGOR DAN BEK BY JAMRIDAFRIZALBAB IPENDAHULUAN
1. Latar Belakang1.1. Memori Organisasi
Informasi terekam atau dokumen yang dihasilkan oleh organisasi atau perorangan terdiri dari berbagai jenis dan untuk berbagai tujuan.organisasi seperti lembaga penelitian dan universitasmenghasilkan dokumen dalam bentuk buku atau artikel ilmiah. Sementara mahasiswa menghasilkankarya ilmiah seperti skripsi, tesis dan disertasi. Semua jenis dokumen tersebut lazimnya disimpan di perpustakaan. Sementara itu dalam menjalankan transaksi bisnisnya, suatu organisasi juga menciptakandokumen yang diwujudkan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi, formulir, media grafis(foto, lukisan, gambar teknik), materi kartografi (peta), rekaman suara, film & video, bentuk mikro,dokumen hasil pengolahan kata, surat elektronik,
digital image,
dan sebagainya. Atau dengan kata laindokumen dalam berbagai media akan tercipta sebagai akibat adanya transaksi bisnis untuk mencapaitujuan organisasi. Dokumen jenis ini selanjutnya akan terakumulasi sesuai dengan kegiatan yangdilakukan organisasi, dengan demikian pertumbuhannya tergantung pada banyak tidaknya suatuorganisasi menjalankan transaksi bisnisnya.Menurut standar Australia (Australian Standard. 1996,7), dokumen jenis ini disebut rekod, yaituinformasi terekam dalam berbagai bentuk yang diciptakan, diterima, dipelihara oleh peroranganmaupun organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan atau transaksi bisnis dan disimpan sebagai buktikegiatan. Dengan demikian jelas bahwa rekod merupakan bagian integral dalam aktifitas bisnis yang berperan dan dibutuhkan sebagai sumber informasi bagi organisasi untuk membuat perencanaan, pengawasan, mengambil keputusan, berkomunikasi dan melindungi kekayaan dan reputasi organisasi.Dengan posisinya tersebut berarti rekod dapat menyediakan bukti yang bersifat : kompoten, jujur,sesuai dengan hukum, regulai dan standar yang relevan terhadap bisnis organisasi, juga bertanggungjawab terhadp kode etik dan kepentingan para
stakeholder
organisasi dan masyaraaktumum. Selain itu organisasi juga menggunakan rekod untuk belajar dari masa lalu, untuk mendukungkegiatan masa kini dan merencanakan masa depan, karenanya tidak salah jika rekod seringkali disebutsebagai memori organisasi (
corporate memory
) (Parker.(199), 9-10).Dalam masa hidupnya, rekod memiliki siklus hidup yang lebih kompleks dari sumber informasilainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan (
value & use
).Siklus hidup rekod meluas dari saat ia diciptakan apapun bentuknya hingga tiba masanya untuk dimusnahkan. Secara sederhana Penn menyatakan bahwa siklus hidup rekod terdiri atas
born
(
creation phase
),
lives
(
maintenance and use phase
) dan
dies
(
disposition phase
) (Penn. 1994, 12). Dengandemikian secara otomatis terdapat tiga fase rekod (Charman. 1991, 293) yaitu :1.Rekod Aktif (
Active Records
), adalah rekod yang diciptakan dan digunakan secara reguler dalam pelaksanaan bisnis terkini (
current buseiness
) organisasi dan dipelihara di tempat pencipta atau ditempat penerimanya. Rekod jenis ini biasanya disimpan di masing-masing unit kerja.2.Rekod semi-aktif (
Semi-active Records
) adalah rekod yuang sudah jarang digunakan dalam pelaksanaan
current business
organisasi, rekod jenis ini biasanya dirujuk setahun sekali atau beberapa bulan sekali. Rekod ini dipindahkan dari setiap unit kerja ke Central-file.
Leave a Comment