PROF. ESP.

PEDRO CAMPAA e NATASHA GARGANO

EVENTOS SOCIAIS

PERFIL DO PROFISSIONAL
O setor de eventos um conjunto de servios a ser disponibilizado para o cliente, cujo funcionamento simtrico e composto por diferentes departamentos, aonde, o profissional assume um papel de grande importncia, pois, manter permanentemente contato com o cliente desde a sua entrada at a sua sada, cabendo ao mesmo, por desenvolver atitudes comportamentais ao servio prestado, entre elas:

PERFIL DO PROFISSIONAL
APRESENTAO PESSOAL- o profissional de eventos deve observar a questo da aparncia uma vez que a rea de trabalho proporcione um fluxo grande de pessoas e, em vista disto, zelar pela apresentao se torna fundamental para este profissional;

PERFIL DO PROFISSIONAL
CORTESIA- o profissional que est apto a receber e lidar com pessoas deve possuir a capacidade de desenvolver atitudes positivas, ser pr-ativo, boa disposio e ateno para solucionar possveis problemas dos hspedes da melhor maneira possvel. Onde fatores como sorriso, ateno, disposio e atendimento traduzem a qualidade dos servios . Entretanto, posturas como, mascar chiclete, fumar, ver televiso, ler jornal ou qualquer forma que venha demonstrar desinteresse e falta de educao para com o cliente.

PERFIL DO PROFISSIONAL
COOPERAO- um elemento fundamental no profissional, uma vez que, ao mesmo tempo em que se deve prestar o atendimento com excelncia ao hspede, o profissional, deve saber interagir com os demais departamentos do hotel no que se refere transmisso de informaes com maior brevidade possvel, afim de que, os servios do hotel no sejam comprometidos.

PERFIL DO PROFISSIONAL
DISCRIO-importante para esse profissional, abster-se sobre qualquer comentrio ou ao do hspede no hotel. possvel que em determinadas situaes o profissional se depare com momentos inesperados, no que se refere s atitudes do hspede durante a sua permanncia. Entretanto suas atitudes devero se restringir a excelncia no atendimento e educao.

PERFIL DO PROFISSIONAL
HONESTIDADE, LEALDADE E RESPONSABILIDADEcumprir com as obrigaes exigidas pela funo e zelar pelo bem estar do cliente, ser honesto e leal a filosofia da empresa.

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

Considerando um evento como um acontecimento planejado, cujo objetivo, atingir resultados previamente estipulados junto ao seu cliente. H os mais variados tipos de acontecimento, cada qual com suas caractersticas e particularidades e podem ser assim classificados:

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

CONGRESSO- trata-se de uma reunio com diversos participantes, cuja promoo, est ligada a entidades para debates de assuntos de interesse comum. Vale lembrar que em um congresso, podem ocorrer debates, reunies e outras sees independentemente da principal, no intento fazem parte ainda do mesmo a promoo de almoos , jantares, coquetis , homenagens e etc.Exemplo: CONOTEL(Congresso Nacional De Hotis);

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

SEMINRIO- possui caractersticas semelhantes ao congresso com destaque e foco a assuntos especficos (tcnicos) de uma determinada rea. Exemplo: Seminrio de Cardiologia.

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

FRUM- reunio mediada por um coordenador, com um objetivo de que os participantes debatam um assunto especfico sobre um tema para se chegar a um consenso. Exemplo: IBPTA(Instituto Brasileiro de Pesquisa Tributria);

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

PALESTRA- debate de teor especfico para um determinado nmero de pessoas sob a coordenao de um mediador, pode-se nesse caso haver a interao entre o pblico participante e o palestrante. Exemplo: Reforma Tributaria(CIEESP);

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

MESA REDONDA- evento promovido por entidades profissionais de curta durao controlado por um moderador com a participao de um nmero reduzido de quatro a oito pessoas de especialistas de um elevado nvel tcnico para debate coletivo com um tempo limitado de um tema especfico.

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

PAINL- reunio em que especialistas de determinadas reas apresentam seus pontos de vista aos expectadores;

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

CONVENO- reunio poltica para determinar candidatos ou tomar decises. Podem ser promovidas tambm por entidades empresariais. Exemplo: Convenes de vendas ou Lanamentos de novos produtos;

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

CONFERNCIA- reunio de um grupo de pessoas para debate de um assunto exposto pelo conferencista. Exemplo: Custo Brasil no TurismoBSH International;

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

SIMPSIO- reunio de cientistas ou tcnicos que debatem o teor especfico para um determinado nmero de pessoas, pode-se nesse caso haver a interao entre o pblico participante e o palestrante. Exemplo: Simpsio de Cardiologia Campos do Jordo;

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

CONCLAVE- reunio com carter religioso, com foco em discusses ligadas a religio;

EXPOSIES- reunio de pessoas, cujo objetivo restrito fica expor produtos, sem que haja a venda dos mesmos;

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

FEIRAS- diferentemente das exposies alm de expor o produto permitido realizao de vendas. Exemplo: NOVA EQUIPOTEL; CONCURSO disputa de competio estipulada por um regulamento especfico;

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

ENTREVISTA COLETIVA- encontro de personalidades e imprensa, com o objetivo de prestar esclarecimentos e fazer questionamentos; LEILO- evento cujo objetivo se pauta na compra de um bem cujo comando fica a cargo de um leiloeiro. Exemplo:Leilo de Gados;

EVENTOS: CONCEITOS E TIPOLOGIA

OUTROS EVENTOS workshop, desfile , semanas, happy hour , cocktails , mostras , almoos , jantares , formaturas , etc.

IMPORTNCIA
Os eventos realizados nas cidades e principalmente nos hotis se tornaram um elemento propulsor na economia em especfico para a o setor do turismo. Pois propicia a reduo de sazonalidades caracterstico deste setor e alavanca os resultados de um modo geral nos hotis.

IMPORTNCIA
Promove a gerao de emprego e renda, pois, uma vez que, para a realizao de um evento pode-se mover diversos pontos na cadeia produtiva. Trazendo assim, pontos positivos no marketing do local, o que pode propiciar cada vez mais o movimento do trade turstico da cidade, trazendo benefcios em termos de resultados, para todos, em especfico a hotelaria.

REALIZAO
As datas dos eventos podem ser: FIXAS- eventos realizados em uma data especfica no ano. Podendo ser eventos Cvicos, Entretenimento,Esportes , Cinema e etc.; MVEL- realizados de acordo com o interesse da organizao, em que sero efetuados, porm, de acordo com o calendrio ou data especfica da comemorao ou festividade. Exemplo : Carnaval; EXPORDICA- so eventos previstos e programados, mais realizados esporadicamente. Exemplo: Posse do papa;

CLASSIFICAO

Os eventos podem ser classificados de acordo com o volume de participantes, ou seja, eventos pequenos com at 200 participantes. Mdios de 200 a 500 participantes.Grande com um volume acima de 500. Podem ser agrupados em eventos de carter familiar, profissional, social, poltico e religiosos.

CLASSIFICAO
Pode-se tambm, classific-los por reas. Como por exemplo:

MODA; EDUCAO; FINANAS; LAZER; ESPORTE; MEIO-AMBIENTE; TURISMO E HOTELARIA; MVEIS; CONSTRUO; CALADOS E ETC.

OBS- Cada um destes pode ter o carter nacional ou internacional dentro do seu calendrio.

CALENDRIO DE EVENTOS

uma divulgao feita por entidades pblicas ou privadas, com o objetivo de trazer informaes sobre os eventos a serem realizados, tais como , data , local e especializao.

CALENDRIO DE EVENTOS

Desta forma, o calendrio permite fazer um ordenamento das datas evitando superposies de eventos afins ou similares que seguem em detrimento das prprias categorias envolvidas. Exemplo: Realizar um evento de hoteleiros concomitantes aos gastronmicos em um mesmo perodo.

CALENDRIO DE EVENTOS

Observar a sazonalidade, a fim de aproveitar as melhores oportunidades de negcios do hotel em feiras, congressos ou outros eventos de interesse relevantes.

PR, TRANS E PS-EVENTO

O setor de eventos pode simplesmente, disponibilizar o seu espao para realizao de um evento qualquer ou, se for oportuno captar e organizar o mesmo.

PR, TRANS E PS-EVENTO

PR-EVENTO- consiste no planejamento das tarefas a serem executadas: Preparao expedio das correspondncias; Confeco de peas artsticas e impressos; Remessas de circulares e cartas informativas; Recebimento e controle das inscries; Confirmao e bloqueio de reservas no hotel;

PR, TRANS E PS-EVENTO

Montagens e instalaes; Equipamentos diversos para sinalizao; Decorao; Servios logsticos; Vigilncia e segurana; Transporte; Traduo simultnea; Exposio e estantes;

PR, TRANS E PS-EVENTO

Definio de sistemtica de trabalho para o evento; Contratao de espetculos e servios artsticos; Materiais para os participantes; Programao social; Divulgao; Quadro de pessoal.

PR, TRANS E PS-EVENTO

Vale lembrar que o profissional envolvido nessas atividades dever interagir com os departamentos envolvidos , bem como, os fornecedores do mesmo de uma maneira simtrica cuidadosa e segura, afim de que, o produto final esteja de acordo com as especificaes expostas pelo cliente.

PR, TRANS E PS-EVENTO

TRANS- EVENTO Durante a realizao do evento existem algumas tarefas so mais significativas, dentre elas: SERVIO DE SECRETARIA; MATERIAL DE SECRETARIA; RECEPO; SALA DE IMPRENSA; COMISSES TCNINCAS; TRADUO SIMULTNEA; EQUIPAMENTOS AUDIO VISUAIS; LOGSTICA E APOIO EXTERNO;

PR, TRANS E PS-EVENTO

Passando para a fase executiva, o departamento de eventos deve emitir a ordem de servio, como: ALIMENTOS E BEBIDAS- a ordem de servio deve ser encaminhada ao gerente de alimentos e bebidas, especificando, clara e objetivamente, o que deve ser feito. Havendo alguma alterao no evento , se faz necessrio cancelar ou substituir a mesma por outra;

PR, TRANS E PS-EVENTO

SALAS E AUDITRIOS- neste intento, a ordem deve especificar ao coordenador das salas todos os detalhes e informaes e a partir deste sero desenvolvidos os espaos fsicos do evento, mostrar os tipos de montagem mais apropriados para o evento em questo. No caso de alteraes , a ordem deve ser substituda por outra nova, sempre.

PR, TRANS E PS-EVENTO

Sempre que houver uma montagem envolvendo recursos udio visuais, deve-se obter uma autorizao do departamento de engenharia ou manuteno. O mesmo dever acontecer se, no ambiente, o palco e estandes forem montados.

PR, TRANS E PS-EVENTO

Para tanto, a empresa dever organizadora, dever assinar um contrato de responsabilidade, no qual ela se responsabiliza pela devoluo do salo nas mesmas condies que foram recebidas, providenciando o reparo ou a substituio de mveis, equipamentos e utenslios, quando danificados.

PR, TRANS E PS-EVENTO

PS-EVENTO
Concludo o evento, ainda nos cabe realizar alguns trabalhos sobre:
SERVIOS DE SECRETARIA E DIVULGAO PS EVENTOS; DESMONTAGENS; RECONSTRUES; SERVIOS BUROCRTICOS.

PR, TRANS E PS-EVENTO

Tendo com um de seus componentes fundamentais o respeito satisfao do cliente, aps a realizao de cada evento, em especfico, deve-se capt-lo e registr-lo (ficha de avaliao). Dentre eles alguns instrumentos:

PR, TRANS E PS-EVENTO

CHECK-LIST-registrar necessidades e desejos dos clientes; LAYOUT- de todos os espaos disponveis; INFORMAES- sobre dimenses e capacidades; TARIFAS; PREOS- dos equipamentos e materiais de apoio; SUGESTES DE ALIMENTOS E BEBIDAS; MODELO DE CONTRATO.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

CASTELLI, Geraldo, Administrao Hoteleira, 9edio, Caxias do Sul RS, 2001. DENTON, D. K. , Qualidade em Servios: o atendimento ao cliente como fator de vantagem competitiva. So Paulo: MacGrawl-Hill, 1991. GARVIN D. A., Gerenciando a qualidade. Rio de Janeiro, Qualitymark, 1991. ZANELLA,Luiz Carlos, Manual de Organizao De Eventos, 3edio, So Paulo, editora Atlas S.A.