• Embed Doc
  • Copy Link
  • Readcast
  • Collections
  • CommentGo Back
Download
 
1
1
HAMMAD FARHI MOHD SAUDITIMBALAN PENDAFTAR BAHAGIAN SUMBER MANUSIA UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA 
2
PEKELILING PERKHIDMATANBIL. 5/2007PANDUAN PENGURUSANPEJABAT
3
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007(PP 5/2007) bertarikh 30 April 2007 dikeluarkandengan tujuan untuk menguatkuasakanpemakaian Panduan Pengurusan Pejabat bagimenggantikan Arahan Perkhidmatan (AP) yangdigunapakai sekarang yang mana telahdikeluarkan pada 1 Mac 1974.Pengeluaran PP 5/2007 diharap dapat membantuagensi awam melaksanakan urusan pentadbiranpejabat dengan lebih cekap, teratur danberkesan.
4
Keseluruhan kandungan PP 5/2007 adalah mengandungisepuluh (10) Bahagian/Tajuk serta dua (2) lampiran iaitu:i.
Lampiran A 
- Panduan Pengurusan Pejabat;ii.
Lampiran B
- Senarai Pekeliling, Surat Pekelilingdan peraturan yang berkuatkuasaberkaitan dengan PanduanPengurusan Pejabat
5
Rasional
kepada pengeluaran Panduan Pengurusan Pejabat yangmana berteraskan AP adalah seperti berikut:i. memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalamperkhidmatan awam dan perkembangan persekitaran danteknologi terkini;ii. memberi penjelasan mengenai sesuatu peraturan denganlebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isikandungan; daniii. memberi penekanan terhadap kepentingan sistempenyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatanawam.
6
Kandungan Ringkasan Panduan PengurusanPejabat mengikut Bahagian/Tajuk adalahseperti berikut:
Bahagian 1: Pengurusan Am Pejabat
Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalampengurusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan senarai tugas, kebersihandan keselamatan ruang pejabat.Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalah
penekanankepada pematuhan undang-undang, kemudahankomunikasi dan program kebajikan
.
 
2
7
Tanggungjawab Ketua Jabatan:(a) menyedia dan mempamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi,Slogan Q, Piagam Pelanggan dan carta organisasiperingkat jabatan, bahagian, cawangan dan seterusnyasehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebihrendah, mengikut kesesuaian;(b) memastikan semua pegawai memahami dan menghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam PelangganJabatan dan tanggungjawab pegawai terutama kepadamereka yang baru ditempatkan di jabatan itu;(c) menyediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan danmemastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing;(d) memaklumkan kepada semua pegawai mengenaikepentingan pematuhan kepada peraturan-peraturanberkaitan dengan pengurusan sumber manusia (sepertiurusan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya),pengurusan kewangan dan peraturan-peraturan lain yangberkuat kuasa dari semasa ke semasa;
8
(e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumat dankomunikasi (ICT) di dalam pengurusan pejabat;(f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antarapegawai dan menyediakan suasana bekerja yangharmonis;(g) menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusansumber manusia jabatan;(h) menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;dan(i) mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasamaantara sektor awam dan swasta.
9
Rekod Kehadiran
 A. Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekod kehadiranpegawai. Setiap pegawai bertanggungjawab untuk merekodkanwaktu mereka sampai dan waktu mereka meninggalkan pejabatmengikut mana-mana kaedah yang diguna pakai oleh jabatan.Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah mampu memantaukehadiran pegawai dengan berkesan.(USIM memantau kehadiran staf melalui MY AKRAB)B. Jadual tugas yang mengandungi maklumat pegawai yang bercuti,berkursus dan bertugas di luar pejabat hendaklah sentiasadikemas kini dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
10
Bahagian 2: Pentadbiran Sumber Manusia
Menjelaskan keperluan rekod kehadiran, rekodperkhidmatan, penilaian prestasi, sijil penghargaandan pewartaan.Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalah
pemupukan budaya kerja positif,pembangunan modal insan dan pengurusanmaklumat sumber manusia secara elektronik 
.
11
Pembangunan Modal Insan
Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusiasupaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlanganorganisasi. Matlamat ini boleh dicapai melalui tindakan berikut:
(a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dandi luar jabatan;(b) membantu menyediakan laluan kerjaya
(career path) 
dan perancanganpelan penggantian
(succession plan) 
;(c) merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yangsesuai dalam pelbagai bidang; dan(d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagimendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yanglain iaitu termasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan negaraasing.
12
Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik 
Maklumat sumber manusia secara elektronik hendaklahdilaksanakan selaras dengan arahan dan garis panduanpelaksanaan yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari semasa kesemasa. Oleh itu, Ketua Jabatan adalah bertanggungjawabmelaksanakan sistem maklumat sumber manusia secaraelektronik melalui tindakan-tindakan berikut:(a) dilaksanakan selaras dengan arahan Kerajaan;(b) diselaraskan di peringkat Jabatan/ Bahagian/Cawangan/ Unit yang menguruskan sumbermanusia;(c) menyediakan pegawai yang mencukupi bagimelaksanakannya dengan cekap dan berkesan.(d) menyediakan peruntukan kewangan yang mencukupibagi latihan pengguna, pengemaskinian data,peningkatan dan pertambahan peralatan sertabayaran caj rangkaian;
 
3
13
(e) memastikan semua maklumat yang diperlukan sentiasadikemas kini;(f) memastikan semua pegawai mengikuti program latihanaplikasi sistem. Pegawai tertentu yangtelah mendapat latihan aplikasi sistem berkaitandilantik sebagai jurulatih bagi membantumelaksanakan program latihan di jabatan;(g) melantik Pentadbir Sistem untuk mengkonfigurasialiran kerja dan peringkat capaian mengikutperanan yang ditetapkan;(h) memastikan semua aspek keselamatan yang meliputiperkakasan, perisian komputer dan rangkaianmengikut piawai yang ditetapkan oleh Kerajaan;(i) mewujudkan meja bantuan
(help desk) 
di peringkat jabatan untuk menangani dan menguruskanmasalah pelaksanaannya; dan(j) menguruskan inventori perkakasan yang telahdibekalkan mengikut peraturan yangditetapkan.
14
Bahagian 3: Keperibadian dan Ketrampilan
Bahagian ini merupakan
bahagian baru
.Peruntukan ini menjelaskan
kepentinganaspek keperibadian dan ketrampilan yangmeliputi cara berpakaian, cara bekerja,adab sopan semasa menjalankan tugas,kepentingan mengawal emosi, sikapketerbukaan, bijaksana dan berhemahserta berfikiran positif 
.Bahagian ini juga menekankan
soal disiplindan tata kelakuan pegawai awam sertakeperluan mematuhi Aku Janji
.
15
Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua pegawaimenghayati nilai-nilai murni untuk meningkatkan keutuhan jabatan yang antara lainnya seperti berikut:
(a) Berintegriti;(b) Berkebolehan untuk mengawal emosi;(c) Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana dan berhemah;(d) Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas;(e) Mempunyai keazaman dan kegigihan;(f) Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan;(g) Bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam dan negara;(h) Mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran;(i) Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip akauntabiliti;(j) Berfikiran Positif; dan(k) Mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadidan kerjaya.
16
Bahagian 4: Pengurusan Perhubungan Pelanggan
Bahagian ini merupakan
bahagian baru
. Peruntukan inimengkehendaki Ketua Jabatan sentiasa memberi
penekanan terhadap perkhidmatan berkualiti kepadapelanggan
. Aspek-aspek yang dijelaskan adalah keperluan memberilayanan mesra dan adil kepada pelanggan, pengurangankarenah birokrasi, penyediaan kemudahan perkhidmatanpelanggan dan piagam pelanggan. Di samping itu, forumseperti Hari Bersama Pelanggan, pengurusan aduan awamdan pengurusan media perlu diadakan oleh Ketua Jabatanbagi mewujudkan interaksi berkesan antara pelanggan dan jabatan.
17
Bahagian 5: Sistem Penyampaian PerkhidmatanBahagian ini merupakan bahagian baru.
Peruntukan ini
menekankan kepentingan sistempenyampaian perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan kaunter dan telefon
, keperluanmempermudahkan sistem dan prosedur kerja, borangpermohonan, menyemak semula keperluan lesen ataupermit serta mempelbagaikan saluran pembayaranpungutan hasil.
18
Peranan Ketua Jabatan
a. mengadakan perkhidmatan kaunter yang sesuai, mesrapelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan;b. meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan telefon;c. mengadakan sistem dan prosedur kerja yang teratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai di jabatan sertamengemas kini sistem dan prosedur kerja;d. menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif bagi jabatannya; dane. memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja yanglengkap dan kemas kini.
of 00

Leave a Comment

You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...
You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...