SISTEMAS DE INFORMACION

CINTHIA LORA DIAZ

UNIVERSIDAD REMINTONG CONTABILIDAD FINANCIERA II VALLEDUPAR 2013

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SISTEMAS DE INFORMACION

CINTHIA LORA DIAZ

JORGE FLOREZ Profesor

UNIVERSIDAD REMINTONG CONTABILIDAD FINANCIERA II VALLEDUPAR 2013

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Tabla de contenido
Pag. INTRODUCCIN....................................................................................................................................4 1. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.............................................................5 1.1 2. Tipos de sistemas de informacin. ......................................................................................5

OBJETIVOS DEL LOS SISTEMAS DE INFORMACION ......................................................................7 2.1 2.2 2.3 Automatizacin de procesos operativos:.............................................................................7 Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones: ............7 Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso: .......................................7

3.

UTILIZACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION ....................................................................9 3.1 3.2 3.3 Sistemas Transaccionales.................................................................................................. 10 Sistema de Apoyo de las Decisiones ................................................................................. 11 Sistemas Estratgicos ........................................................................................................ 12

4.

IMORTANCIA DEL PLAN UNICO DE CUENTAS ........................................................................... 14

CONCLUSIN..................................................................................................................................... 19

INTRODUCCIN

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Los sistemas de informacin han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administracin. Adicionalmente, cada da se enfatiza ms como un rea importante dentro de la investigacin en los estudios de administracin, y es enseado en las universidades y escuelas de negocios ms grandes en todo el mundo. En la actualidad, la Informacin y la tecnologa de la Informacin forman parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organizacin, junto con el personal, dinero, material y maquinaria.6 Muchas compaas han creado la posicin de Director de Informacin quien asiste al comit ejecutivo de la compaa, junto con el Director Ejecutivo, el Director Financiero, el Director de Operaciones y el Director de Tecnologa (es comn que el Director de Informacin acte como Director de Tecnologa y viceversa). Por eso todos los Sistemas de Informacin deben de ser catalogados en base a su funcin.

1. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.

Todo sistema necesita tener interaccin con su medio ambiente el cual est formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas, a esos sistemas se le conocen como sistemas abiertos, ya que reciben entradas tanto del medio ambiente como internamente y producen salidas de importancia tanto internamente como para el medio ambiente. En contraste todos aquellos sistemas que no interactan con su medio se les llama sistemas cerrados, en realidad estos sistemas no existen solo estn como conceptos, solo existen los sistemas abiertos.

1.1

Tipos de sistemas de informacin.

Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa estos son: a. Sistemas de procesamiento de transacciones. b. Sistemas de informacin gerencial. c. Sistemas de apoyo a decisiones. d. Sistemas expertos e inteligencia artificial. e. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo. Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de informacin encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturacin, entrega de

mercanca y deposito de cheques. Estas transacciones varan de acuerdo al tipo de empresa. Los sistemas de informacin gerencial son sistemas de informacin computarizada que trabajan con la interaccin entre usuarios y computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo. El sistema de apoyo a decisiones es muy similar al sistema de informacin gerencial tradicional ya que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se caracteriza de los sistemas de informacin gerencial tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisin actual todava es del dominio del tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente). Actividad de proveer a mquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir conductas que se considerara inteligentes si se observarn en seres humanos. La AI representa la aplicacin ms sofisticada de las computadoras, pues busca duplicar algunos tipos de razonamiento humano. Un sistema de apoyo a decisiones en grupos es un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) comn, y que sirve como interfaz con un entorno compartido
El sistema de informacin contable es una parte esencial de cualquier negocio. Debe proporcionar a los usuarios informacin certera que ayude en el proceso de toma de decisiones. Los sistemas de informacin contable son tiles para la preparacin de estados financieros, impuestos, conciliaciones de cuentas bancarias e informes.

2. OBJETIVOS DEL LOS SISTEMAS DE INFORMACION

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Automatizacin de procesos operativos:

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc.

2.2

Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones:

Los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos, de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos.

2.3

Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso:

Por otra parte, el tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. En la actualidad los sistemas de informacin son bsicos en cualquier empresa puesto que estamos en una era en la cual ya no podemos vivir sin la tecnologa y para poder seguir avanzando y que las empresas den el
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servicio que nosotros exigimos da a da es necesario contar con estos sistemas ya que existen trabajos que es mas eficaz y eficiente que lo realice un sistema a que lo realice el hombre, adems con estos sistemas las empresas disminuyen sus gastos. Sin embargo las empresas tienen que hacer una gran inversin en sus sistemas de informacin ya qe estos como lo mencione antes son esenciales para que cualquier empresa funcione o brinde un servicio adems de que nos facilitan a nosotros las cosas, como por ejemplo los pagos, compras, comunicacin, etc. Una empresa que tiene tecnologa de la ms alta calidad es muy probable que sea un xito, ya que hoy en da el hombre busca lo mejor y lo ms fcil para su vida diaria y laboral respecto a la tecnologa y los sistemas.

3. UTILIZACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Los elementos que interactan dentro de los sistemas de informacin pueden ser personas, datos, actividades, o recursos materiales en general. Estos elementos son distribuidos de manera adecuada para logar el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Dentro de las funciones de los sistemas de informacin se encuentran: Area funcional principal dentro de la empresa. Colaboracin cliente. Fuente importante de informacin y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes. Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos. Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin informacin estn destinados a cumplir diversos objetivos que ayudaran a maximizar utilidades y al funcionamiento correcto y efectivo de la empresa tales como: Automatizar los procesos operativos, para mejorar la eficiencia y calidad de la produccin. importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfaccin del

 Proporcionar informacin de apoyo a la toma de decisiones, las decisiones tomadas por una empresa son muy importantes para el desempeo y desarrollo de una organizacin. Lograr ventajas competitivas a la par de innovacin y preferencia por parte de los clientes a travs de su implantacin y uso.

3.1

Sistemas Transaccionales

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, por lo tanto son utilizados en el nivel operativo y optimizan la produccin. Su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

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3.2

Sistema de Apoyo de las Decisiones

Son un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la informacin requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etc. El sistema de Apoyo de las decisiones es utilizado por el nivel gerencial de la empresa. Las principales caractersticas de estos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.

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 Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica.

3.3

Sistemas Estratgicos

Los sistemas estratgicos se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Son utilizados en el nivel administrativo de la empresa. Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse dentro de la organizacin por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un

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proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. Por ltimo se encuentran los Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios

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4. IMORTANCIA DEL PLAN UNICO DE CUENTAS

Codificar el plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada cuenta por smbolos, ya sean estos, letras, nmeros o ambos; esto con el objetivo de economizar tiempo, trabajo puesto a que el smbolo que esta siendo utilizado y que a su vez esta estandarizado y aceptado facilitan la memorizacin del tipo de cuenta, su ordenamiento y su identificacin dentro del plan de cuentas. Vale la pena destacar que existen en Colombia varios planes nicos de cuentas que a su vez van encaminados a diferentes sectores econmicos del pas por mencionar algunos tenemos: PUC sector salud, PUC banco de la republica, PUC 7 (empresas fiduciarias), PUC comerciantes, PUC contabilidad pblica entre otros. El plan nico de cuentas integra de manera completa cada una de las La contabilidad ha ocupado en el mundo un lugar especial; ya que es una herramienta bsica y fundamental para el manejo correcto de todas aquellas operaciones comerciales de un ente econmico. Imaginar una Colombia que no organice y busque la uniformidad en el registro de todas las operaciones comerciales; donde cada ente econmico, asiente sus operaciones y sus movimientos mercantiles de manera diferente; es una idea que desde ningn punto es agradable y mucho menos saludable para ninguna sociedad. E all la importancia de normalizar la manera en cmo se registran las operaciones de un ente econmico; buscando no solo la mejora de los
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registros sino la trasparencia y el entendimiento de los mismos por ello es una condicin ms que importante necesaria puesto que es uno de los pilares de la contabilidad la claridad, la objetividad y la verificabilidad. Aspectos que buscan siempre la trasparencia de la informacin contable y con ella su confiabilidad. Cabe anotar que cada pas, maneja sus propias formas de organizar y estandarizar la manera como se registran las operaciones mercantiles, influidas, estas por las condiciones o doctrinas sociopolticas y econmicas establecidas o dadas en cada pas. En Colombia, a travs de la historia ha pasado por una serie de cambios y reestructuraciones, donde la normatividad se ha ajustado a la situacin socioeconmica y poltica dando como resultado El plan nico de cuentas que contiene en forma ordenada una relacin de las clases, grupos, cuentas, subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos que permiten dar cabida a procesos realmente ms trasparentes no solo para los integrantes del ente econmico sino para el estado y los rganos de control que se apoyan en estos cdigos para observar y resolver dudas sobre los movimientos que se realizan en la empresa. Cabe resaltar, que cada empresa o ente econmico; est sujeta a estos cdigos. Que estandarizados, se han convertido en norma general que debe ser acogida y aplicada por todas aquellas personas naturales o jurdicas que estn obligados a llevar contabilidad conforme en lo previsto en el cdigo de comercio, estas a su vez vigiladas por organismos fiscales que as lo garantizan tales como la DIAN cuyo objetivo primordial es garantizar la seguridad y vigilar la situacin publico-econmica mediante la administracin y control del debido cumplimiento de las obligaciones

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tributarias bajo un mbito de la equidad y la trasparencia que son verificadas a travs de los movimientos que pueden ser vistos a travs de operaciones mercantiles dndole valores para su fcil entendimiento; para el concepto de empresa y el mantenimiento de las mismas es necesarios llevar un orden correcto en las finanzas las cuales se vern reflejadas en la ecuacin fundamental integrando el pasivo, el activo y el capital contable as como los ingresos y egresos de un ente econmico para ello existe el catalogo de cuentas que agrupa dichas caractersticas mencionadas permitiendo llevar un orden entre ellas, por esto el PUC clasificndolas en el siguiente orden: Tomando l clase: en el primer digito, el grupo: los primeros dos dgitos, cuenta: los primeros cuatro dgitos, subcuenta: los seis. Esto dgitos por mencionar la forma bsica de organizar los cdigos en el plan nico de cuentas. Al pensar por un segundo que seria de la sociedad sin el ordenamiento que le da la contabilidad a las empresas y la manera como utilizando cdigos estandarizados mejoran el funcionamiento contable de las mismas se puede denotar la importancia que tiene el plan nico de cuentas en la empresa, en la sociedad y la economa del pas. Por otro lado en cuanto a las diferentes formas del plan nico de cuentas que hay en Colombia trae consigo ciertas incomodidades pues si por ejemplo un ente econmico decidiera cambiar de actividad durante el aoen el momento en que el ente econmico cumpla con los requerimientos y condiciones que lo erigen como obligado a aplicar el Plan nico de Cuentas para comerciantes, debe dar estricto e inmediato cumplimiento a tal disposicin, en atencin a la obligacin incondicional

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que tienen los comerciantes de llevar contabilidad de conformidad con lo previsto en el Cdigo de Comercio. Es importante precisar que una vez se cancele el certificado de autorizacin para desarrollar una actividad cambiaria, es improcedente utilizar un PUC establecido para las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Por tal motivo, para definir el Plan nico de Cuentas que debe aplicar el ente econmico, no se deben tener en cuenta argumentos subjetivos o de conveniencia, sino las condiciones legales que conduzcan a definir su campo de aplicacin. Con esa aplicacin tan estricta de la norma, una entidad que enfrente esta situacin va a terminar entonces experimentando las dificultades de tener que hacer adaptaciones especiales en la presentacin comparativa de los Estados Financieros pues les tocara re expresar la presentacin de las cifras del ejercicio anterior para hacerlos comparativos con los del nuevo periodo en el que se us un nuevo PUC. Igualmente se enfrentarn a la complejidad de la preparacin de los reportes de informacin exgena en ese ao en el que se presenta el cambio del plan nico de cuentas pues les corresponder ingresar todos los saldos de terceros desde el anterior PUC hasta el nuevo PUC y as s poder tener una informacin que facilite la preparacin de dicha informacin en realidad un nico Plan nico de Cuentas exgena Esas son las complejidades propias de nuestro sistema por no logar tener

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Podemos decir entonces, en general, que El plan nico de cuentas est compuesto por un catalogo de cuentas y la descripcin y dinmica para la aplicacin de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones econmicas, este debe ser aplicado por todas las personas naturales o jurdicas que estn obligadas a llevar contabilidad, de conformidad en lo previsto del cdigo de comercio. Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominaran entes econmicos. Por otro lado, vemos que una empresa al tener una contabilidad bien llevada puede contar con informacin razonada a cerca del estado financiero de la empresa y por medio de este es que se conocen la situacin y los resultados econmicos de las actividades que se realizan y que mejor forma que organizarlos tal que se pueda revisar fcilmente y nos brinde la informacin necesaria. Con base en las anteriores consideraciones debemos utilizar el PUC para la codificacin de las cuentas y el registro de las operaciones que tienen que ver con la determinacin de las actividades del ente econmico. Representantes legales y revisores fiscales de las entidades sometidas a inspeccin y vigilancia de la superintendencia financiera de Colombia; por tal motivo decimos que el plan nico de cuentas ocupa un lugar esencial en el ordenamiento admirativo de una empresa; reflejando as de manera mas practica del estado de las mismas.

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CONCLUSIN

En conclusin entendimos el valioso significado de los sistemas de informacin con respecto a las utilidades de una organizacin. Las organizaciones deben contar sin duda alguna con un plan adecuado para lograr mayores ventajas utilizando un plan adecuado, eficiente, efectivo y acertado para su organizacin. Tambin la Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de dato, la informacin financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. Aunque en las empresas hay sistemas de informacin que son informales y no estn informatizados -como las redes de circulacin de rumores en una oficina-, el sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores como pieza clave del mismo. La Contabilidad es un proceso de anlisis sinttico. Es anlisis en cuanta percepcin de la realidad econmica que hay detrs de las operaciones empresariales. A la fase de anlisis sigue la de sintetizar muchos datos contables en diferentes documentos. El proceso contable trata en primer lugar de: Identificar y registrar los hechos econmicos Valorarlos y procesarlos posteriormente Comunicar la informacin a los agentes econmicos, sirviendo como apoyo fundamental en la toma de decisiones en las empresas La fase de anlisis, auditora y control
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