Communication : Writing Process

Modul IV: Proses Menulis

Mitos konsep proses menulis yang salah: - Membuat tulisan adalah proses misterius yang terjadi begitu saja atau sebagai inspirasi yang dapat tiba-tiba datang - Langsung dapat menulis begitu memegang pensil, dari awal sampai akhir tanpa henti - Proses menulis akan berjalan dengan teratur dan mengalir dengan mudah mulai dari pra-menulis, menulis dan merevisi. - Waktu yang ada hampir seluruhnya digunakan untuk menulis, bukan untuk pramenulis - Bukan aktivitas pemecahan masalah, sehingga tidak perlu menggunakan semua kecakapan mengenai pemecahan masalah Bila menganggap komunikasi sebagai masalah yang akan diselesaikan, maka pramenulis, menulis dan revisi serta presentasi adalah juga aktivitas pemecahan masalah (problem solving). Proses menulis sebagai aktivitas pemecahan masalah: Probem solving dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah komunikasi. Berikut ini adalah kecakapan mental dan sikap yang penting untuk menyelesaikan masalah komunikasi. 1. Pendekatan menyeluruh: yang berdasarkan pada cara bagaimana orang memproses informasi atau pikiran, serta pada tugas memilih tujuan 2. Kesadaran akan proses yang digunakan untuk memecahkan masalah.Karena pemikiran tidak hanya terjadi secara intuisi. 3. Memiliki berbagai metoda untuk digunakan seperti brainstorming, tabel-tabel, diagram, dan kurva-kurva untuk mengklasifikasi dan menganalisis informasi, petunjuk atau saran, serta teknik bekerja mundur. 4. Memperhatikan ketepatan, cek dan cek ulang 5. Aktif membuat catatan atau daftar dan menuliskan gagasan yang muncul 6. Melakukan monitoring secara periodik, misalnya dengan bertanya pada diri sendiri 7. Menggunakan pendekatan yang sistematik dan teroganisasi rapi 8. Bersikap fleksibel, terbuka dan menghentikan usaha-usaha yang dipandang tidak produktif 9. Bersikap objektif serta mau menerima umpan balik yang positip maupun negatip sebagai cara untuk terus maju 10. Menyenangi tantangan dan ketidak-pastian, sebagai suatu tahap yang harus dihadapi bukan untuk dihindarkan 11. Menggunakan waktu terbanyak untuk eksplorasi dan menentukan problem sebenarnya, bukan untuk kegiatan menulis.

Communication : Writing Process

Table: (Feedback form) Kriteria proses menulis sebagai aktivitas problem solving
Karakteristik Pendekatan umum Evaluasi +berdasarkan pada cara bagaimana orang memproses informasi atau pikiran, serta pada tugas untuk menetapkan tujuan -berdasarkan pada format atau laporan contoh yang sudah ada +dapat menjelaskan proses, dapat membedakan penyelesaian latihan dari penyelesaian masalah -tidak sadar akan proses, bersifat intuisi, tidak dapat menetapkan rangka penyelesaian masalah +berbagai metoda dan cara, memecah masalah menjadi bagian-bagian kecil dan dapat bekerja mundur -hanya mengetahui sedikit teknik, cenderung menyelesaikan dengan satu teknik saja +melakukan cek, double cek -menekankan kecepatan, tidak mau melakukan cek, tidak mempedulikan ketepatan dan ketelitian +menggunakan pensil, alat tulis lain untuk menulis gagasan, dan catatan penting -berpikir sambil memandang kertas, seperti tidak beraktivitas, tidak dapat menjelaskan posisi berpikir saat itu +menilai/memonitor secara bersinambungan dan periodik atas apa yang sudah dikerjakan +tidak memonitor, atau menilai +membuat rencana, melakukan antisipasi, mengembangkan dan menggunakan rencana yang sistematik -coba-coba, impulsif, lompat sana-sini, dan tidak membuat rencana +terbuka pada setiap kemungkinan, mau melihat dari sudut pandang lain, dapat mengubah ke format yang lain, mau membuang gagasan yang dianggap tidak perlu -tetap pada satu atau dua gagasan saja, tidak mau membuang gagasan apapun +bersikap objektif dan mau belajar dari orang lain -tidak mau mengambil pelajaran dari pengalaman lalu dan tidak mau belajar dari orang lain, dan egosentris +menganggap ketidakseimbangan sebagai hal yang baik untuk melakukan tindakan, tidak apa-apa bila merasa binggung -mengganggap bingung dan tidak mengerti sebagai hal yang jelek +sebagian besar untuk eksplorasi, menetapkan masalah sebenarnya dan membuat perencanaan -sebagian besar untuk menghitung, menulis draft

Kesadaran

Berbagai kecakapan problem solving Menekankan ketepatan Aktif

Memonitor Terorganisasi dan sistematik

Fleksibel

Objektif Menghadapi tantangan

Alokasi waktu

Hal-hal baik yang sudah dimiliki:

Hal-hal yang harus diperbaiki:

Communication : Writing Process

I.

Tahap Pra-menulis

Pra-menulis adalah aktivitas yang dilakukan untuk mengetahui penonton/pembaca, menetapkan tujuan, mengumpulkan data, mengidentifikasi pertanyaan yang penting, membuat hipotesa, mengumpulkan bukti untuk mendukung hipotesa Table: (feedback form) Kriteria untuk proses: tahap pra-menulis Karakteristik Evaluasi Problem solving +berdasarkan hal positip PS dari kriteria secara umum untuk proses menulis -berdasarkan hal negatip PS dari kriteria untuk proses menulis Sikap /tingkah +berdasarkan penonton/pembaca laku menjawab pertanyaan mereka -berdasarkan penulis - menceritakan apa yang diketahui, informasi bertubi-tubi Penetapan +mengidentifikasi penonton/pembaca dan tujuan kebutuhan mereka -menyelesaikan tugas dan mulai menulis Analisis / +menggunakan, tabel, diagram, dan peta, mengumpulkan dengan selektif membuktikan dan membuat data ilustrasi pada hipotesa, membuat alasan yang valid -tidak ada peta, memberikan semua informasi tapi kurang cukup memberikan bukti penunjang Pembentukan +mempertimbangkan kira-kira 5 hipotesa, hipotesa bersifat fleksibel, dapat dicoret, dibuat daftar dan prioritas serta melalui tahap brainstorming -hanya satu yang dibuat Fleksibel +mencoba berbagai variasi hipotesa dan tidak masalah dengan mengganti atau membuang hipotesa yang tidak cocok -tetap bertahan pada hipotesa awal walaupun bukti baru diperoleh atau tidak ada bukti yang mendukung, tidak mau membuang apapun yang telah ditulis. Waktu +dialokasikan untuk analisa kebutuhan penonton/pembaca, kualitas bukti pendukung dan perencanaan -menulis dan pindah ke fasa berikutnya Hal-hal yang baik yang telah dimiliki:

Communication : Writing Process

Hal-hal yang masih harus dikembangkan: I.1. Analisis Pembaca/penonton Aktivitas ini dilakukan dengan melakukan pembicaraan/diskusi dengan orang-orang yang meminta melakukan komunikasi, tidak tergoda untuk langsung mulai menulis komunikasi ini. Memahami lebih dahulu siapa dan mengapa serta mengidentifikasi stakeholders (orang-orang yang berkepentingan) dalam komunikasi ini. I.2. Menseleksi dan Membuang Informasi Membuat daftar dari semua gagasan, topik, dan masalah yang menghubungkan antara topik dan penonton/pembaca. Gunakan informasi tersebut, refleksikan pada topik dan penonton/pembaca. Apakah perlu informasi tambahan, atau mungkin tidak? Apakah ada bukti pendukung terhadap hipotesa? Bila perlu, kumpulkan informasi, melalui perhitungan, percobaan, survey, telepon, atau pencarian literatur. I.3. Menetapkan isi yang akan disampaikan Setelah membandingkan informasi yang dimiliki atau dapat dimiliki oleh penonton/pembaca dan kebutuhannya, cari kesamaannya. Bila yang diperlukan oleh penonton/pembaca lebih dari latar belakang informasi yang dimiliki, tugas kita adalah mencari informasi untuk menjawab kebutuhan tersebut. Setelah ada kesamaan, tetapkan isi pernyataan tersebut secara konkrit. Kembali bandingkan kebutuhan penonton/pembaca dengan isi pernyataan, apakah ada kesamaan, bila tidak ulangi, lagi analisis penonton/pembaca atau analisis data. I.4. Mengumpulkan bukti-bukti Suatu isi pernyataan tanpa bukti yang mendukung tidak berarti apa-apa. Buat pernyataan yang juga meliputi bukti-bukti yang mendukung hipotesa yang dibuat. I.5. Membuat rencana Mulai dengan isi yang kemudian dirangkai dengan bukti penunjang yang membenarkan isi tersebut. Buat organisasi dan klasifikasi dari bukti-bukti tersebut. Kemudian tambahkan sebelum bukti-bukti tersebut, pengantar situasi dan masalah dengan penyusunan yang bagus untuk menjelaskan seluruh bagian dari komunikasi ini. Setelah isi biasamya adalah bagian akibat, kesimpulan, rencana tindakan atau jawaban terhadap pertanyaan"apa yang dilakukan setelah ini?". Untuk teknik komunikasi, biasanya setiap bagian (bab) diberi nama dan sistem angka, sehingga penonton/pembaca terbantu demikian juga penulis untuk mencek kualitas organisasi. Biasanya ada 4 - 9 bab utama, bila terlalu sedikit, mungkin dikembangkan lagi. Bila terlalu banyak sebagian bab bisa digabung Pada setiap bab utama, uraikan kembali menjadi sub-bab Mencek kemungkinan error melalui: "salah koordinasi"(yaitu bila judul pada level yang sama tidak sama pentingnya), atau "salah subordinasi"(yaitu bila suatu kategori tidak termasuk disitu). Pikirkan kembali nama tersebut dan aliran informasi. Mencek agar tidak ada sub-kategori yang tunggal, perbaiki hal tersebut dengan menambahkan sub-kategori atau dengan membuang satu sub kategori. eksplorasi kemungkinan adanya konstruksi paralel. pastikan adanya bagian rangkuman atau kesimpulan

Communication : Writing Process

Pengantar

Bukti-bukti yang mendukung

Isi yang disampaikan

Rencana kerja, kesimpulan

Diagram Rencana Penulisan I.6. Memilih Format Bagaimana informasi tersebut dipresentasikan, juga tergantung pada penonton/pembaca dan situasi yang harus kita pilih. Biasanya perusahaan-perusahaan memiliki format standar yang akan digunakan untuk laporan atau memo. Tapi disarankan untuk membuat sendiri penyusunan yang ideal sebelum menjadi tergantung pada format yang mungkin saja tidak sesuai dengan penonton/pembaca maupun situasi yang dihadapi. II. Tahap Menulis

Menulis adalah proses mengubah gagasan non-verbal kedalam kata-kata. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah: Jangan membuat penilaian dengan segera terhadap draf tulisan yang baru dibuat atau memperbaikinya. Lanjutkan menulis sesuai dengan rencana yang dibuat. Jangan hiraukan dahulu masalah tata bahasa atau pemberian nomor tabel dan gambar. Hal itu dapat dilakukan belakangan dengan bantuan computer. Pilih bagian dari outline yang menurut anda paling mudah untuk ditulis lebih dahulu Gambar dan tabel yang disertakan harus diberi keterangan untuk menjelaskan fungsi keberadaannya. III. Tahap Merevisi

Communication : Writing Process

Merevisi tulisan adalah pekerjaan yang banyak menyita waktu. Sewaktu merevisi, dilakukan juga evaluasi terhadap komunikasi tertulis yang sudah dibuat untuk memastikan sesuai dengan kebutuhan penonton/pembaca. Hal-hal yang dilakukan adalah: memikirkan dan membentuk ulang, membuat tambahan serta menghapus yang tidak perlu. Komunikator yang sukses akan berfokus pada penonton/pembaca, buktibukti yang disajikan dan organisasinya. Tabel: Kriteria proses: Menulis, Revisi dan Evaluasi Karakteristik Problem solving umum Evaluasi + Kebutuhan dasar penonton/pembaca, sadar akan proses, cek tulisan yang akurat, memonitor, terorganisasi dengan baik, fleksiblel, menyediakan waktu untuk eksplorasi - terpaku pada format, tidak sadar proses, menulis sekali jadi, terpaku pada tugas, tidak ada bukti monitoring, tidak direncanakan, tetap, dan tidak ada yang dibuang. +sadar akan teknik supaya koheren, perbendaharaan kata yang baik -tidak sadar akan teknik, perbendaharaan kata sedikit. + eksplisit, tertulis, rinci, banyak waktu yang terpakai - rencana tidak tertulis, terburu-buru, waktu yang terpakai singkat sekali + fokus pada organisasi, struktur makro, gagasan dalam paragraf - fokus pada grammar, ejaan dalam struktur mikro, + menulis, berpikir, dan membentuk ulang, membuat tambahan, menghapus seluruh bagian, menemukan gagasan baru - menandai bagian kalimat atau kata dan menggatinya, menemukan kata baru + terbuka pada gagasan baru, mau membuang gagasan lama, mau mengganti gagasan tema - terpaku pada tulisan yang sudah dibuat, tidak mau membuang bagian utama, prosesnya linier, tidak mau memotong + banyak waktu dihabiskan untuk merevisi, dan rencana - hanya 10% waktu untuk revisi, hanya sedikit untuk membuat rencana.

Kecakapan

Perencanaan

Penekanan tingkah laku Pendekatan dalam merevisi

Fleksibel

Waktu

Hal- hal yang harus dipertahankan:

Communication : Writing Process

Hal-hal yang harus dikembangkan: Tabel : Kriteria produk komunikasi Penonton /pembaca Lisan +dapat dimengerti, menjawab pertanyaan, bicara dengan level yang sama, menarik minat -bicara dengan level diatas saya, bicara merendahkan, menggunakan kata-kata yang tidak dimengerti, tidak menjawab pertanyaan Tulisan +dapat dimengerti, menjawab pertanyaan, menulis pada level yang dapat dimengerti -menulis diatas level saya, menulis merendahkan, menggunakan kata-kata jargon, tidak konsisten, masalah mudah dijelaskan rinci, gagasan kompleks tidak dijelaskan + berisi jawaban dari kebutuhan +Pertanyaan yang dijawab adalah penonton, tepat, termasuk yang terpenting untuk pembaca, gambar-gambar, menarik bukti pendukung dan penjelasan perhatian tercantum, argumentasi diberikan - apapun yang ingin anda ketahui, - mencoba berargumentasi tanpa pembuangan informasi, memberi menggunakan logika dengan jawaban secara kronologis humor dan secara naratif. + organisasi yang bagus, terdapat pendahuluan dan rangkuman, transisi dari satu bagian ke bagian lain - gagasan disampaikan tidak teratur, tidak ada pola, tidak ada pendahuluan maupun penutup. +presentasi yang menarik, + koheren, menarik, bagian menggunakan berbagai jenis kalimat yang tidak jelas/pasti visualisasi (kontak mata, gerakan dihapuskan tubuh, kualitas slide/transparansi) dan suara (kejelasan, kualitas, dan artikulasi) - tidak ada kontak mata, gerakan - tidak pasti, kata-kata yang tubuh yang terlalu banyak, membosankan, kalimat terlalu kalimat yang tidak koheren, panjang, gambaran visual yang menggumam dan sering tidak jelas. mengucapkan ahh, ummm. +Mulai dan berakhir tepat waktu, +format dan referensi yang tepat, penggunaan bahasa yang benar, grammar, ejaan dan tanda-baca gambaran/transparan yang tepat, yang tepat, tampilan laporan penampilan yang mengesankan yang rapi. - melewati batas waktu, bahasa - tidak mengikuti aturan umum yang tidak benar, transparan tentang disiplin terbalik, pengaturan proyektor yang tidak tepat waktu.

Isi

Organisasi

Gaya

Bentuk

Hal-hal yang sudah baik:

Communication : Writing Process

Hal-hal yang akan dikembangkan: IV. Presentasi

Untuk komunikasi tertulis, hasil akhir dicetak, dijilid dan dikirimkan tepat waktu. Tampilan produk tertulis harus bagus, lengkap dan bebas dari berbagai kesalahan penulisan. Untuk komunikasi lisan, hasil revisi harus dilatih dan disampaikan kepada penonton. Petunjuk umum: ambil dan pertahankan perhatian penonton: dengan menggunakan pembuka yang menarik berikan outline dari pembicaraan dengan organisasi yang rapi sampaikan pesan dan berikan bukti-bukti beri ringkasan/rangkuman Bentuk lain: identifikasi tujuan atau konteks pembicaraan sampaikan pesan berikan penjelasan terhadap soal terkait dan berikan bukti yang mendukung pesan beri rangkuman Kunci tercapainya presentasi yang baik: gunakan visualisasi untuk presentasi jumlah transparan/slide kurang lebih satu lembar per menit miliki rasa percaya diri hilangkan kebiasaan buruk dengan belajar dari hasil rekaman berlatih di depan cermin, dengan pengaturan waktu, suara dan visual. tumbuhkan rasa percaya diri dengan konsentrasi pada gagasan yang akan disampaikan bila kontak mata terasa menggangu, lemparkan pandangan beberapa senti diatas kepala penonton Pada bagian penutup tidak perlu bilang terima kasih, karena bagian rangkuman dengan sendirinya mengakhiri presentasi Buka presentasi dengan kalimat yang menarik Sewaktu menjawab pertanyaan, dapat diulang untuk memberi waktu berpikir Isi : pesan yang akan disampaikan harus jelas KESALAHAN KOORDINASI DAN SUBORDINASI: Contoh: Kesalahan Subordinasi Makanan yang kita makan adalah: - sayuran - apel - jeruk - kentang

Communication : Writing Process

kacang sepatu

Komentar: sepatu tidak termasuk ke dalam kelompok makanan yang dimakan manusia. Kesalahan ini diperbaiki dengan menghilangkan komponen sepatu. Contoh : kesalahan Koordinasi Makanan yang kita makan adalah: - sayuran - apel - jeruk - kentang - kacang Komentar: Sayuran terlalu besar kelasnya, didalamnya termasuk kentang dan kacang. Sayuran tidak dalam tingkat yang sama dengan kentang dan kacang, Perbaikan: Makanan yang kita makan adalah: 1. Buah-buahan: 1.1 Apel 1.2 Jeruk 2. Sayuran: 2.1 Kentang 2.2 Kacang