Unidad 1 - Introduccin Microsoft Powerpoint

Funcin principal:

Un programa de presentacin como Microsoft PowerPoint es un paquete de software utilizado para mostrar informacin a travs de una pantalla, en una serie de imgenes llamadas diapositivas.

PowerPoint es uno de los programas de la suite Microsoft Office, encargado de las presentaciones de materiales tipo textual, auditivo, grfico fijo o animado, y de hipervnculo, entro otros para la exposicin de ideas, contenidos y tpicos relativos a un tema en particular. Actualmente es el programa de uso ms extendido para la realizacin y exposicin de presentaciones y ponencias, sirviendo de complemento a las otras aplicaciones de la suite ofimtica de Microsoft.

Son 3 las funciones fundamentales que tiene PowerPoint para hacer su tarea. Un editor que permite insertar texto y darle formato, un mtodo para insertar y manipular imgenes y grficos, y un sistema para mostrar el contenido de manera contina.

Antecedentes y competencia:

PowerPoint fue de los primeros programas de presentacin desde mediados de los aos 80s, a la par de otro tambin era popular Hardvard Graphics, sin embargo este ltimo decay en uso gracias a la presencia e impulso que ganaba el primero por parte de Microsoft. Por otro lado como la mayora de estos paquetes informticos, logro evolucionar a lo que es en este momento gracias a las mejoras (y a las necesidades de los usuarios de este software) que se le agregaban en cada nueva versin y actualizacin del mismo.

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En la actualidad tiene gran competencia por parte de un programa de software propietario, de otro gigante de la informtica: Keynote de Apple, mientras que por el lado de software libre esta Impress, incluido en la suite ofimtica Apache OpenOffice. Tambin hay otro programa de presentaciones pero en versin o plataforma en lnea llamado Prezi

Requerimientos del Programa:

Esta aplicacin al ser parte de una suite, depende de la plataforma de cmputo (computadora y sistema operativo), en la cual es instalada, adems de la versin vigente y/o disponible en el mercado informtico. En PC: Windows XP, 7 y 8 En Apple: Mac OSX 10.6, 10.7 y 10.8 Actualmente para este software junto con toda la suite de office, prcticamente las capacidades de cualquier PC o Mac, cubren de manera sobrada los requisitos de hardware que llegase a necesitar. Los citaremos de todas formas para darnos una idea, de lo que se requiere como mnimo: Procesador de 500 MHz, Memoria RAM de 256 Mb, espacio en disco duro 1.5 Gb, Unidad Lectora de CD/DVD, una pantalla o Monitor con resolucin mnima de 1024x768, Teclado, Ratn o Mouse, tarjeta de sonido, bocinas, micrfono entre los ms importantes. Y para la exposicin de la presentacin un proyector de video (can) con una resolucin similar al monitor utilizado.

Conceptos y trminos relativos al programa:

La mayora de los conceptos aqu citados son congruentes al entorno computacional, sin embargo en algunos casos son mencionados desde otros mbitos. Cabe mencionar que no se integraron a esta lista algunos trminos, ya que estos se comentarn en su momento

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Pantalla: o monitor, es un dispositivo de salida o de visualizacin de un equipo de cmputo, que de manera visual y virtual define el escritorio del sistema operativo y tambin el rea visible comn a varios programas contenidos en este.

Proyector de video: es un aparato que recibe una seal de video desde otro equipo, a travs de un sistema de lentes y proyecta la imagen correspondiente en una pantalla de proyeccin.

Imagen: es la representacin visual de un objeto real o abstracto, en un medio o soporte fsico (en papel o en un monitor) Ponente: sea aplica a la persona que es un miembro de una asamblea o de un cuerpo colegiado a quien toca hacer relacin de un asunto y proponer la resolucin.

Presentacin: es una forma de mostrar informacin o datos de un tema, estudio o investigacin, siendo este primordialmente un apoyo con mensaje o discurso referente a nuestro propsito final. Puede ser normal (en pizarrn, en un rotafolio con papel), o digital (con un programa informtico de presentaciones desde un equipo de cmputo), expuesto casi siempre a travs de un can o proyector de video.

Diapositiva: en informtica se define como el rea visual disponible (a veces mencionada tambin como pantalla) para colocar y mostrar elementos textuales y grficos dentro de una serie sucesivas de estas mismas diapositivas, formando una presentacin digital. Hay que recordar que este trmino esta acuado desde antes de la aparicin de la informtica, en fotografa como una imagen obtenida por mtodos fotoqumicos, transparencia o fotografa en positivo, que desde luego, las imgenes resultantes en conjunto tambin se han utilizado para hacer presentaciones con aparatos de proyeccin con carrusel, de ah su uso actual de este trmino.

Esquema: se puede definir como el guin base para crear, y organizar los contenidos de una presentacin, sea normal o digital.
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Estilos: son una combinacin de atributos o caractersticas visuales que pueden definir la apariencia y forma de un objeto. Diseo: es una combinacin de elementos, efectos, estilos grficos y arreglos visuales definiendo un tema o concepto a un objeto o varios, sean textuales, grficos o audiovisuales.

Vnculos e hipervnculos: son enlaces que relacionan unos objetos o conceptos con otros. Pero en informtica, un vnculo es un enlace a un objeto o documento inmediato a otro, mientras el hipervnculo es a algo ms lejano, que puede ser a un documento en otra carpeta, en otro equipo o inclusive en Internet. Tambin se puede hacer hipervnculos hacia dentro de un mismo documento como en una pgina Web.

Texto: es una composicin de signos, letras o caracteres, que se generan con la intencin de mostrar, transmitir o comunicar ideas, conceptos, mensajes, etc. Grficos: es la representacin de datos numricos, mediante lneas, superficies o smbolos, para ver la relacin que esos datos guardan entre s y facilitar su interpretacin. Tambin pueden representar a travs de la forma e imagen, una idea, concepto o mensaje, que son consideradas como imgenes generadas por computadora.

Animaciones: son los efectos visuales generados a partir de un proceso de reproduccin continua de varias imgenes de manera sucesiva, dando la sensacin de movimiento implcito al conjunto de imgenes, a lo largo de un determinado periodo de tiempo.

Transiciones: son los efectos visuales que muestran o permiten un cambio gradual entre dos elementos de uno a otro, ya sean grficos o auditivos, en un cierto periodo de tiempo.

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Inicio de Microsoft PowerPoint La aplicacin se puede ejecutar, ya iniciado el equipo de cmputo con su sistema operativo, en este caso una PC con Windows 7 que es ms comn, es llevar o mover el puntero del ratn al botn de inicio de Windows, accionarlo o darle Clic con el botn izquierdo del ratn, sobre este, mostrar un men y buscar Todos los programas y dar clic en esta opcin y nos muestra un listado de programas y carpetas, seleccionar la carpeta de Microsoft Office y luego dar clic con el botn izquierdo del ratn en el icono de Microsoft PowerPoint 2007. Si existe un icono de acceso rpido en el escritorio del sistema operativo basta con solo darle doble clic a este, no obstante tambin tenemos, la opcin en la barra de tareas de Windows, si se ha anclado alguna vez ah la aplicacin.

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Conociendo la Interfaz de usuario:

Microsoft ha implementado desde la versin 2003 de estas aplicaciones, una interfaz grfica de usuario llamada Ribbon, traducida como cinta o banda, que est estructurada en forma horizontal en una serie de solapas o pestaas desplegadas con bloques, desde la parte superior de la ventana principal del programa, con un botn principal en la esquina superior izquierda, que da acceso a los comandos ms comunes e importantes de todas las aplicaciones de la suite llamada botn de Office y una mini barra de herramientas de acceso rpido .

Cada una de las solapas con su cinta correspondiente, cuenta con una etiqueta (1) superior con su nombre y dentro del rea de la cinta hay varios bloques (2) cada uno de ellos con un conjunto de botones, iconos y otros pequeos grficos (3), que corresponden a los comandos que cubren la funcin o el rol que tienen dentro del programa. Por otra parte la distribucin de los iconos, botones y dems elementos grficos de las cintas de la interfaz, es variable de acuerdo al tamao de nuestra ventana principal del programa, y es posible que en ocasiones no encontremos algn comando de manera inmediata, cuando maximizamos o minimizamos la aplicacin (ver imgenes inferiores).

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Pero adems de lo ya mencionado, desde versiones anteriores de este programa ha tenido una estructura bsica de la interface de usuario divida en reas dentro de la ventana principal:
1. Barra de ttulo, que incluye el Botn de Office, Barra herramientas de acceso, el Ttulo de la diapositiva actual y los botones ya tradicionales de Minimizar, Maximizar y Cerrar ventana (parte superior de la ventana principal). 2. 3. 4. 5. 6. 7. rea del lienzo de trabajo de la diapositiva actual (al centro). rea de ficha de miniaturas de diapositivas (a la izquierda). rea de esquema de la presentacin (a la izquierda). rea de anotaciones de la diapositiva actual (parte inferior del rea de lienzo de trabajo). Barra de estado (parte inferior de la ventana principal). Barra de cambio vistas o de arreglo visual de la interface de usuario (parte inferior derecha de la ventana principal). 8. 9. Barra de zoom para el lienzo de trabajo (parte inferior derecha de la ventana principal) rea de fichas secundarias, normalmente ocultas al iniciarse la aplicacin (a la derecha), las cuales aparecen al desarrollarse ciertas tareas como: buscar de manera ms profunda los posibles sinnimos de una palabra, buscar e insertar imgenes prediseadas, desde las libreras de grficos en el disco duro o de Internet. Ajustar los parmetros de animacin o de transicin de los objetos o de las diapositivas

10. Y los Mens contextuales que solo aparecen al colocar el cursor del ratn en un lugar y al accionar el botn derecho de ratn, los cuales contienen comandos de uso casi inmediato de acuerdo al objeto seleccionado o bien el rea pulsada del documento o de la interfaz de usuario.

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De antemano debemos saber, que la mayora de las operaciones realizadas dentro del programa, ya sea para seleccionar un rea, lugar u objeto, o bien activar, desactivar o ejecutar algn comando a travs de algn un botn, es con el uso combinado del dispositivo de entrada o sealador, conocido como ratn o mouse y el accionar del botn izquierdo del mismo, a travs del Cursor o Puntero del Ratn ,para el cual y para efectos prcticos de este curso se mencionar como dar clic en o seleccionar, activar o pulsar con el ratn, salvo excepciones como los mens contextuales ya citados anteriormente o alguna otra operacin en particular, que se llegue a realizar el clic con el botn derecho del ratn e inclusive con la rueda de desplazamiento que en la mayora de los ratones tienen entre los 2 botones.

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Cabe mencionar que tanto en estos cursos y programas, como en nuestra vida diaria en relacin al quehacer computacional, los nombres o trminos que lleguemos a ver, la mayora han sido traducidos de ingls al espaol, y en algunos podemos tener duda aunque sea de uso muy comn, como la accin de pulsar el botn del ratn o clic, que veremos tambin como click, el cual tambin es aceptado, pero ms para el idioma ingls, que el espaol. Comandos bsicos de la aplicacin, comunes a la suite y al sistema operativo

El siguiente listado de comandos son los accesibles a travs del men generados desde el Botn de Office, que son en su mayora comunes en toda la suite de MS Office, con diferencias obvias al tipo de aplicacin y documento correspondiente :

Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Preparar, Enviar Publicar y Cerrar

En la parte de debajo de este men nos encontramos con 2 comandos ms: Opciones de PowerPoint, para configurar el programa y Salir de PowerPoint , para salir del programa.

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Por otra lado, en la parte superior del programa, entre el Botn de Office y la barra de Titulo de la ventana principal del programa hay una pequea barra horizontal de herramientas de acceso rpido, personalizable, a algunos de los comandos ya mencionados y tambin a otros de edicin como Deshacer y Rehacer.

Tambin contamos con los comandos de edicin de Copiar, Copiar formato, Cortar y Pegar entre otros, en la 1 cinta o cinta de Inicio, en uno de los bloques llamado Portapapeles.

Operaciones de creacin, edicin y visualizacin de elementos al programa. Para empezar si ya hemos ejecutado el programa de PowerPoint, se podr observar que siempre inicia con un documento en blanco, como sucede con los dems programas de Office, podemos trabajar en el que se abre de manera predeterminada o bien a pesar de ello, aun podemos abrir otro documento nuevo desde el botn de Office, dando clic en este que nos lleva a otra ventana y luego otro clic en el icono de Nuevo, y luego otro ms en el botn Crear, con la finalidad de tener otro documento de este programa abierto o bien tener la alternativa de seleccionar una plantilla alternativa a nuestra presentacin base

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Cuando creamos un nuevo documento de PowerPoint, tenemos una presentacin en blanco, que se visualizan en un lienzo de trabajo, que es el rea ms grande del programa, y es el lugar donde colocaremos casi la mayora de los contenidos de cada diapositiva, que representa a la diapositiva a mostrar.

Contiene de manera inicial un par de recuadros con un texto en su interior, indicndonos que hagamos clic en ellos para empezar a agregar texto a nivel de ttulo o subttulo. Aunque de manera inicial y literal el contenido de la presentacin debera estar completamente en blanco o vacio, el cual desde luego, se puede cambiar en cualquier momento, pero se mantiene este diseo de diapositiva desde un principio, con el propsito empezar a conformar la presentacin con lo que todo documento debe de tener: un ttulo

Estos recuadros se pueden seleccionar con un clic por el borde del objeto caja delimitadora, para transformar como mover, girar o escalar (ver siguiente imagen) el objeto en s a travs de unos cuadritos y crculos, que estn alrededor de este, y con el cursor de ratn oprimido, permiten manipular al objeto. Una vez que agregamos texto a este recuadro, este ya forma parte del contenido visible de la presentacin.Para otros objetos como imgenes u graficos se pueden mover desde cualquier parte del rea correspondiente, solo la caja de texto se muve por el borde de esta.

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Para poder incorporar nuevos contenidos en una presentacin tenemos que ubicar la ficha de la cinta de Insertar, permitindonos agregar desde texto hasta video, bastando nada ms que dar clic en el icono del tipo de objeto que necesitemos. Desde luego cada tipo de objeto tiene sus caractersticas y la edicin correspondiente es variable en cada caso.

Como el caso al insertar texto se tiene generar con el cursor un recuadro o rea a donde se va a colocar el nuevo texto, o dar un clic donde sea dentro del lienzo de trabajo y luego escribir o pegar texto desde otra aplicacin, como desde el block de notas o de MS Word.

Una vez creado el objeto se puede como ya sea mencionado seleccionar y transformar, pero si se quiere cambiar, editar o modificar el contenido o algn atributo del mismo, hay que hacer lo siguiente: con un clic para editar texto, doble Clic para seleccionar parte o todo el texto y con el botn del ratn dar clic para abrir un men contextual para seleccionar otros comandos para editar sus atributos correspondientes a este tipo de objeto.

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Desde luego podemos agregar todos objetos necesarios para completar el contenido de la diapositiva, pero tambin hay que agregar nuevas pantallas o diapositivas a presentacin, para aumentar su tamao. Para esto echaremos un vistazo al rea o ventana lateral derecha, de nuestra ventana principal, que estar as hasta que cambiemos la vista o modo trabajo de PowerPoint. Al igual que las cintas de comandos del programa, las solapas o fichas alojadas en esta rea, se ajustan de icono a texto con el nombre correspondiente a su funcin de cada ficha, cuando cambiamos las dimensiones de esta ventana:

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Ahora para agregar una nueva diapositiva hay que seleccionar la ficha de la Cinta de Inicio y un clic en el botn Nueva Diapositiva, y aparece una nueva pantalla pero con otros recuadros de texto, listos para agregar nuevos contenidos. En el segundo recuadro de la segunda diapositiva, es diferente a los anteriores, ya que este tiene incluidos unos iconos atenuados de otro tipo de objetos, como: tablas, grficos, grficos SmartArt, imagen desde archivo, imgenes prediseadas y clip multimedia, para agregar con un clic en lugar del texto si fuese necesario, donde cada icono- botn da diferentes opciones de creacin del objeto a incorporar.

Continuando con la adicin de diapositivas, podemos agregar ms diapositivas a la presentacin de acuerdo a lo extenso del de esta que lleguemos a necesitar.

Para navegar entre diapositivas podemos avanzar o retroceder, con las teclas de Avanzar Pgina y Retroceder Pgina, no importa si estamos editando la diapositiva en el lienzo de la misma o en la vista de miniaturas de diapositivas, sin embargo con las teclas de Flecha Arriba o Flecha Abajo, solo en esta vista.

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Tambin se puede cambiar la apariencia de toda una diapositiva o presentacin desde la cinta de Diseo, donde podemos encontrar algunos temas de apariencia que nos permite cambiar nuestro diseo actual por uno tal vez ms atractivo, que de manera muy rpida con solo pasar el cursor por encima de las muestras de la galera, cambia temporalmente nuestra diapositiva actual y desde luego podemos aplicarlo de manera inmediata al darle clic al tema seleccionado. Hay que ir a la ventana de diapositivas en Miniatura para aplicar estos temas de una o a varias diapositivas, donde un de ellas esta seleccionada, pero con la tecla Shift y con un clic del curso del ratn, podemos agregar ms diapositivas a la seleccin.

Entre otras cosas, todo esto que podemos hacer : crear documentos, agregar objetos, cambiar diseo de las diapositivas entre otras mltiples tareas a realizar, nos lleva a crear un tipo de documento que desde luego al igual que un documento escrito (ej. de MS Word), tenemos que mostrarlo a travs de algn medio, y, lo podemos imprimir en papel, pero podemos ver el resultado en nuestra pantalla de nuestra computadora, y podemos llegar ms lejos si lo queremos mostrar a toda una audiencia a travs de un proyector de video, y para ello requerimos visualizarlo a pantalla completa, con la opcin de presentacin de diapositivas.

Esta opcin de visualizacin preliminar de este tipo de documento se puede acceder de 3 formas:

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1. Dar un clic en la parte inferior derecha de nuestra ventana principal, en la barra de estado, aun lado el control de Zoom, en el tercer icono de izquierda a derecha 2. Es seleccionar la ficha de la cinta de Vista, buscar la seccin Vistas de Presentacin, y con el ratn dar un clic, en el icono-botn con el ttulo Presentacin con diapositivas, y tendremos a pantalla completa la presentacin mostrada en pantallas o diapositivas 3. O simplemente oprimiendo la tecla F5.

Y para avanzar a travs de esta presentacin ella, ya sea dando un clic con el botn izquierdo del ratn u oprimiendo del teclado las siguientes teclas, el usuario tendr el completo control de la presentacin: a. Barra espaciadora b. Flecha derecha c. Avanzar Pgina d. Enter e. Intro (teclado numrico) f. Flecha Izquierda para regresar hacia atrs en la presentacin. g. Retroceder Pgina para regresar hacia atrs en la presentacin. h. Esc para detener la ejecucin de la presentacin. Con ello lograremos ver de principio a fin la presentacin o cada una de las diapositivas el tiempo que necesitemos para apreciar su contenido. Ms adelante adems de que el usuario controle flujo de la presentacin, podremos configurar la presentacin para que pueda ser programada por tiempo cuando sea necesario. Por ltimo se define al usuario como aquella persona que operar o controlar la ejecucin de la presentacin (a travs del teclado, del ratn o de algn otro dispositivo especial) y no necesariamente la persona que desarrollo dicha presentacin, ya que no requiere demasiados conocimientos para operarla, aunque por otro lado sera lo ideal ya que est
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conoce tanto el contenido, como el comportamiento de la presentacin, sin embargo normalmente delegamos esa tarea a un asistente. Formatos de archivo de trabajo, de entrada y de salida. Desde luego una vez finalizado la presentacin en cuestin se puede guardar la informacin en un archivo de este tipo, aunque se puede guardar en varios formatos, primordialmente se guardar en 2 tipos en particular:

Presentacin de PowerPoint para editar y Presentacin de PowerPoint para presentar (PPTX y PPSX son las extensiones de tipo de archivo de PowerPoint respectivamente).

Estos son los archivos nativos de PowerPoint, los de batalla como comnmente se les dice, uno para seguir editndolo y el otro listo para mostrarse, como un resultado tanto del desarrollo de misma presentacin como de la investigacin.

No obstante, tenemos la posibilidad de guardar en otros formatos de archivo, pero con la aseveracin de que es muy probable que ciertas caractersticas de la presentacin se pierdan en el proceso exportacin a estos formatos salida, como podra suceder si los guardamos en un documento de Word, o en imgenes JPG.

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Por otra parte, aunque el programa es abundante en la creacin de nuevos elementos y contenidos, llegar el momento en que integraremos objetos externos al programa, como fotografas, imgenes de Internet, grficos vectoriales, video, entre otros, que enriquecer a la presentacin, que podemos considerar formatos de archivo de entrada, al momento de insertarlos a este programa. De lo cual se hablar ms adelante.

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