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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de AdministraciónDocumental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.
AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDADPÚBLICA
 Actividad Privada.
Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades ytareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan conlos soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancosu otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra,se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficinay permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a laoficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. Lacorrespondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma dedecisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.
 La oficina como función.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría,ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, searchiva y también se comunica.
FUNCIONES
Preparación de registros e informes.
Archivo de los registros y demás documentación.
Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todoslos niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizadaa nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuentede información para la toma de decisiones.
LARDENT
La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios deorganización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividadesque se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir yorganizar la acción siguiente.
 
FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la informacióndisponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso dedecisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerándel grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento ysobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar losrecursos financieros, humanos y materiales.
SISTEMA DE INFORMACION
Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente conel propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen laresponsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de lasituación de la empresa en la cual funciona el sistema.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivosestablecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control,Retroalimentación.1. Insumos:
Recursos Humanos.
Recursos Materiales.
Recursos Financieros.
Información.En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de launidad de procesamiento.
Recursos Humanos
: Constituyen un insumo básico de un sistema de información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades ocarencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner enejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de laimplantación del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivosesperados.
Recursos Materiales
: Están representados por bienes de carácter material, a travésde los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación,los equipos y el local.
 
Recursos Financieros
: Son los medios que posibilitan contar con los demáselementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar losRecursos Humanos.
Información
: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso deelavoración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Comoinsumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí setransforman en materia prima. Con esta información previamente detectada comonecesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose endatos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. Lainformación como producto puede salir en forma de informe especial de unidadesvendidas, producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletínestadístico o Balance anual). Los canales y portadores de información, son los que ponen en comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde semanifiestan los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los portadores de esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplolos informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).
UNIDAD DE PROCESAMIENTO
Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades primarias(Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración intermedias y luego lasunidades jerárquicas.Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación , análisis,sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo siempre presentelos requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta unidad en el nivel primario procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos obtenidos (Unidadintermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir deinformaciones parciales.
PRODUCTOS
Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información comoinsumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a cortoo largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que serealizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos paraInversiones.
CONTROL
Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se había previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los

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Alcides Mejia Dulcey added this note
Muy interesante el documento.
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