PENGURUSAN ALATAN, BAHAN SERTA KEWANGAN BENGKEL YANG CEKAP DAN EFISIEN

- MUHAMAD BASRI & MUHAMMAD ASYRAF - MOHAMAD HAKIM & MUHAMMAD FARHAN - NOR AMIRA, NURUL NABILA & WAN NOR AMALINA -

PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN

PEROLEHAN
Perolehan Bekalan

Perolehan Perkhidmatan

Perolehan Kerja

Perolehan bekalan

Merupakan perolehan barang dan peralatan Contohnya, peralatan bengkel, perabot, dan bahan mentah

Perolehan perkhidmatan

Merupakan khidmat kerja manusia atau kepakaran untuk melaksanakan sesuatu kerja tertentu Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pembersihan, pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan bangunan, dan pengendalian makanan

Perolehan kerja

Melibatkan pembinaan dan penyenggaraan fizikal Merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

Rekod Penerimaan

Penerima hendaklah menyemak barang-barang tersebut berdasarkan pesanan kerajaan, nota hantaran, bil serahan, inbois atau sebarang dokumen penghantaran yang sah. Pengesahan hanya boleh dilakukan apabila telah ada kepastian barang telah lengkap diterima. Setiap penerimaan perlu direkod ke dalam kad petak, kad kawalan stok dan sistem SPS. Penyelenggara perlu mencetak akuan penerimaan sebagai rekod penerimaan stok daripada pembekal.

KEPENTINGAN KAWALAN STOK DAN INVENTORI.

Untuk merekod supaya teratur dan dikemaskini dari masa ke semasa. Catatan atau rekod penerimaan dan pengeluaran dapat dicatat/rekod dengan segera. Supaya barang-barang lama, usang dan rosak yang tidak digunakan dan tidak disimpan Pemeriksaan dan pemverifikasi stok dapat dilakukan. Barang dapat disusun dengan kemas dan lokasi jenis barang diletakkan di tempat sepatutnya. Dapat melaporkan kehilangan barang dan diambil tindakan hapuskira.

KAEDAH MENGAWAL STOK

Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan faedah-faedah berikut : Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat dipenuhi. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang terikat dalam bentuk stok. Perhatian lebih tertumpu kepada barangbarang yang tinggi kadar pengeluarannya. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang dapat dikurangkan. Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

PEMERIKSAAN ALATAN DAN BAHAN

Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu : a. Pengiraan Stok b. Pemeriksaan Stok c. Verifikasi Stor

A) Pengiraan Stok

Pegawai stor hendaklah melaksanakan satu perancangan pusingan pengiraan stor yang formal seperti yang digariskan dalam PP. TPS Panduan 202 hingga 206. Perkiraan stok hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya setahun sekali Dalam sistem SPS pengiraan stok boleh dilaksanakan dengan membandingkan fizikal barang dengan senarai stok terkini. Sekiranya terdapat perselisihan pegawai stor perlu menyediakan atau mencetak Penyata penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal melalui Ketua Jabatan untuk kelulusan.

B. Pemeriksaan Stok
Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai pegawai--pegawai pegawai yang yang tidak tidak terlibat terlibat dengan dengan stor-stor yang yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut : Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa. Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.

C. Verifikasi Stor
Pegawai Pemverifikasi stor adalah mereka yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan tidak terlbat secara lansung dengan pengurusan stor untuk membuat pemverifikasian barang-barang di stor. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok. Membuat verifikasi stok mengikut masa yang sesuai Barang Tidak menarik perlu diverifikasi dua tahun sekali Barang Menarik perlu diverifikasi setahun sekali. Barang sangat menarik perlu diverifikasi tidak kurang 2 kali setahun. Menyediakan Laporan Verifikasi dan keemukakan laporan kepada Ketua Panitia Kemahiran Hidup.

PENGURUSAN KEWANGAN

SUMBER KEWANGAN

Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran akan menyalurkan peruntukan kewangan mengikut taraf sekolah iaitu Pusat Tanggungjawab (PTj) dan sekolah bertaraf Bukan Pusat Tanggungjawab

PENGURUSAN KEWANGAN.
Definisi: Pertama, Pengurusan kewangan melibatkan satu jentera dan kaedah atau cara yang mana wang bagi tujuan perkhidmatan atau perniagaan diperolehi, dibelanjakan dan diakaunkan. Kedua, Proses untuk mempastikan supaya sumber kewangan yang diterima diurus dan dibelanjakan dengan cara yang terbaik untuk memenuhi objektif organisasi dan yang paling ketiga adalahBagaimana wang diurus

Sekolah bertaraf PTj

Sekolah Menengah Berasrama Penuh, Sekolah Menengah Teknik, Sekolah Menengah Agama Persekutuan, Sekolah Sukan, Sekolah Menengah Khas

Punca kewangan sekolah : Kumpulan wang kerajaan. Kumpulan wang sewa. Kumpulan wang asrama. Kumpulan waran dari peruntukan kecl

Ketua PTj bagi sekolah-sekolah ini:

Jabatan Sekolah, Jabatan Pendidikan Teknikal, Jabatan Pendidikan Agama dan Moral, Jabatan Pendidikan Khas

Kebanyakan sekolah rendah dan menengah di Semenanjung Malaysia pula adalah bertaraf bukan PTj. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa buah sekolah menengah dan sekolah rendah di Semenanjung Malaysia yang dipilih dan dinaikkan taraf sebagai PTj disebabkan kecermerlangan dalam pengurusan kewangan sekolahnya. Proses ini akan diteruskan sehingga semua sekolah menengah dan rendah di Malaysia bertaraf PTj.

Sekolah-sekolah rendah dan menengah yang bertaraf PTj akan menerima peruntukan secara waran bantuan kerajaan. Segala bayaran adalah melalui Jabatan Akauntan Negara. Sekolah-sekolah bertaraf bukan PTj pula akan menerima peruntukan secara geran melalui Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). Geran yang diterima daripada JPN dibayar terus melalui akaun bank sekolah

Struktur dan Sistem Pengurusan Kewangan Sekolah

MENTERI KEWANGAN/PERBENDAHARAAN

PEGAWAI PENGAWAL KETUA SETIAUSAHA KEMENTERIAN

KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (KPTJ) PENGARAH NEGERI

PEJABAT PEMBAYAR JAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PELAJARAN DAERAH

SEKOLAH HARIAN

SEKOLAH

Semua sekolah akan menerima bantuan PCG (per capita grant). Bantuan PCG (per capita grant) dieberikan oleh kerajaan kepada semua sekolah sama ada sekolah PTj atau sekolah bukan PTj mengikut bilangan murid sekolah itu PCG yang diberikan adalah berbentuk PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. PCG untuk mata pelajaran termasuklah mata teras, wajib, tambahan, atau bahasa asing dan elektif.

Kumpulan Wang Sumbangan Orang Awam (SUWA)

Wang SUWA sekolah ialah wang yang diterima oleh pihak sekolah selain daripada pemberian bantuan daripada pihak kerajaan. Antara punca-punca kewangan yang boleh diambil diambil sebagai Wang Suwa ialah yuran khas daripada murid-murid, derma daripada orang ramai, sewaan harga sekolah dan jualan daripada kedai buku sekolah . Wang yang dikutip boleh digunakan oleh pihak sekolah bagi perbelanjaan yang dapat memberi manfaat secara langsung kepada murid-murid.

PERANCANGAN PERBELANJAAN

Pengurusan kewangan organisasi seperti sekolah adalah proses penggunaan wang secara optimum supaya organisasi itu dapat mencapai objektif pedidikan yang ditetapkan. Para pengetua dan guru-guru perlu memahami maksud dan konsep akauntabiliti dalam pengurusan kewangan sekolah. Akauntabiliti merupakan satu proses yang melibatkankan perancangan, pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, wang tunai, barangan(aset) dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi ataupun sekolah. Oleh itu,para pengetua perlu mentadbir kewangan

Tiga Aspek Kewangan Yang Perlu Diberi Perhatian

Tahap penglibatan pengetua dalam hal-ehwal pengurusan kewangan. Kecekapan mengenal pasti dan memperbaiki beberapa kelemahan dalam pengurusan dan pengawalan kewangan. Kemahiran dan keupayaan mewujudkan beberapa pendekatan dan mekanisme pengurusan bagi meningkatakan akauntabiliti dalam kalangan semua pihak warga sekolah.

Ahli Jawantankuasa kewangan

Pengetua Atau Guru Besar (Pengerusi) Penolong Kanan (Naib Pengerusi) Setiausaha Jawantankuasa Kewangan (Pembantu Tadbir Sekolah) Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (Hem), Ketua Bidang, Guru Kanan Mata Pelajaran Juruaudit Dalaman Sekolah.

Pengerusi (Pengetua/Guru Besar)

Naib Pengerusi (Penolong Kanan)

Setiausaha (Pembantu Tadbir)

Penolong kanan (HEP)

Juru Audit Dalaman

Ketua bidang

Guru Kanan Mata Pelajaran

Gambar Rajah 2 : Ahli Jawatankuasa Kewangan Sekolah

BIDANG TUGAS GURU.

A. Pengetua / Guru Besar: Menyemak perancangan perbelanjaan yang disediakan oleh Ketua Panitia KH. Meluluskan Local Order yang dibentang oleh Ketua Panitia. Memantau rekod inventori bengkel.

B. Penolong Kanan. Menyemak perancangan perbelanjaan yang disediakan oleh Ketua Panitia.

C . Guru Panitia Kemahiran Hidup. 1. Mematuhi tatacara dan prosedur perbelanjaan yang betul 2. Membuat anggaran perbelanjaan kewangan tahunan untuk panitia berdasarkan peruntukan PCG (per grant capita) dan Wang SUWA (Kumpulan Wang Sumbangan Orang Awam) 3. Memaklumkan anggaran perbelanjaan pantia kepada pengetua 4. Membeli peralatan bengkel dan merekod stok 5. Memastikan stok sentiasa dikemas kini 6. Memastikan kemudahan dan kelengkapan di bengkel Kemahiran Hidup diselenggarakan dengan baik.

Antara penyata kewangan yang perlu dicatat dalam buku dan stok sesebuah organisasi ialah: Kenyataan wang keluar masuk. Kenyataan simpanan di bank dan resit-resit pembayaran. Buku resit terima wang. Daftar nama harta kepunyaan persatuan (buku stok).

PRINSIP PENGURUSAN KEWANGAN.

Terdapat dua aspek penting dalam pengurusan kewangan iaitu legaliti dan akauntabiliti. Terdapat 2 aspek penting dalam pengurusan kewangan iaitu legaliti dan akauntabiliti. Legaliti (peraturan dan undang-undang) segala hal pengurusan kewangan haruslah dilaksanakan berdasarkan kepada undangundang dan peraturan yang telah digubal.

Akauntabiliti : Menjalankan aktiviti atau amanah secara bertanggungjawab.Ia melibatkan unsur penting seperti amanah, ketelusan, mematuhi perundangan dan peraturan dan menggunakan sumber dengan cekap dan berkesan. Terdapat 3 instrumen yang berkaitan dengan akauntabiliti iaitu: Akauntabiliti fizikal. Berhubungan dengan integriti kewangan, maklumat, pematuhan kepada undang-undang dan peraturan pentadbiran awam. Akauntabiliti pengurusan Berhubungan dengan penggunaan tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara cekap dan ekonomik. Akauntabiliti program Berhubungan dengan hasil sesuatu program iaitu samada ia berjaya mencapai objektif yang ditetapkan atau tidak.