MANAGER DE PROIECT

Cod COR 241919

PROIECT si MANAGEMENT DE PROIECT

Un proiect este caracterizat de:
Satisfacerea unei cerinte specifice Existenta unui obiectiv autonom Motivatii (tehnice, educative, geografice, etc.)

Managementul de proiect poate fi privit din mai multe perspective:

Managementul de proiect ca o sarcina Managementul de proiect ca un system social Managementul de proiect ca un proces

Proiectele pot fi clasificate

Dupa amploarea lor:

organizational local (localitate, judet, grup de judete) national regional international

Dupa domeniul obiectivului si activitatilor proiectului: proiecte industriale proiecte comerciale proiecte culturale proiecte ecologice proiecte stiintifice (de cercetare) proiecte educationale proiecte de management

triunghiul proiectului
TERMEN / TIMP necesarul de timp asa cum este el reflectat de planificarea initiala a proiectului MIJLOACE/BANI bugetul proiectului, bazat pe costul resurselor necesare OBIECTIVE scopurile proiectului si activitatile cerute de punerea lui in practica
OBIECTIV

PROIECT

Mijloace

Termen

MANAGERUL DE PROIECT
Cunoaste si respecta prevederile din Standardul Ocupational din Romania pentru Manager de Proiect COR 241919 Cunoaste si respecta prevederile din standardul international de project management (Project Management Body of Knowledge PMBOK) Cunoaste legislatia privind derularea proiectelor in anumite domenii, daca este cazul Cunoaste principiile de baza privind contractele Cunoaste procedurile de lansare a cererilor de oferta, de primire, inregistrare si deschidere a ofertelor; metodele de analiza si procedurile de selectie a ofertelor Cunoaste sistemul de control financiar, inclusiv procedurile de raportare a variatiilor Cunoaste metodele si procedurile de asigurare a calitatii, aplicabile la domeniul proiectului Poseda aptitudini de interrelationare, de a conduce si de a motiva oamenii Poseda aptitudini de planificare, organizare si control al activitatii Poseda aptitudini de luare de decizii si are initiativa

Rolul si atributiile MANAGERULUI DE PROIECT

Capacitatea de a face uz de instrumentele si metodele specifice managementului proiectelor Aptitudini de lider al echipei Capacitatea de a respecta proceduri stabilite Abilitatea de a mentine un control rational, care sa evite riscurile sau aparitia unor probleme neprevazute Capacitatea de a ramane stapan pe situatie cand riscul este mare

Rolul MANAGERULUI DE PROIECT

Este de a mentine un echilibru intre cerintele si necesitatile exprimate de: toti beneficiarii finali ai proiectului unitatea coordonatoare a proiectului PMU si echipa de proiect Serviciile /asistenta tehnica/ contractata in exterior pentru buna desfasurare a proiectului Ministerul tutelar al PMU sau organizatii coordonatoare Pozitia finantatorilor si procedurile si contrangerile acestora

Criterii de selectie a unui MANAGER DE PROIECT

Nivel de pregatire generala superioara, cu specializare in domeniul proiectelor Grad ridicat de receptivitate si realism Capacitatea de a aduna si evalua datele relevante despre proiect Forta pregatirii si competentei demonstrata practic / decizii clare si precise, entuziasm, incredere in colaboratori Capacitatea de a motiva oamenii si a determina un climat de succes

In cazul proiectelor cu finantare externa, rolul managerului de proiect este focalizat mai cu seama pe:
Analiza oportunitatilor (Ce programe de finantare sunt disponibile? Care sunt regulile de acceptare a proiectelor? In ce masura pot fi accesate fondurile din pozitia actuala a business-ului?) Intocmirea cererii de finantare/dosarului de licitatie (si verificarea detaliata a confirmitatii cu criteriile anuntate de catre Autoritatea de Management) Asamblarea echipei de proiect (de regula dintre propriii angajati) Organizarea licitatiilor pentru angajarea contractorilor Cultivarea relatiilor cu stakeholderii Asigurarea unei relatii corecte si de buna calitate cu Organismul Intermediar si cu Autoritatea de Management

Profilul Project Managerului

Competente tehnice Perseverent Negociator Orientat spre rezultate Disponibil Bun ascultator Bun comunicator Reactiv/Proactiv Abilitati de control Vigilent Motivator al echipei Energic Deleaga ce si cand trebuie Invatator al colegilor

Responsabilitatile Project Managerului

Declinarea obiectivelor proiectului in planuri de implementare Elaborarea listelor detaliate de activitati Stabilirea termenelor de livrare a diferitelor outputuri Detalierea si monitorizarea bugetului Identificarea si evaluarea riscurilor; monitorizarea permanenta a acestora Stabilirea (cu ajutorul Sponsorului si al SC) echipei de proiect si pregatirea acesteia Stabilirea rolurilor si responsabilitatilor fiecarui membru al echipei Conducerea operationala a echipei de proiect Dezvoltarea competentelor membrilor echipei de proiect Managementul asteptarilor de cariera ale membrilor echipei, in colaborare cu Departamentul Resurse Umane Analiza stakeholderilor si informarea permanenta a acestora cu privire la progresul proiectului Comunicarea operationala cu restul organizatiei

Ciclul de viata al proiectelor

Modul de concepere al programelor europene a impus un ciclu al proiectelor format din 6 etape
Programare Identificare Formulare Finantare Implementare Evaluare

Fazele proiectului
FAZELE PROIECTULUI Initiativa SCOPUL FAZEI Stabilirea necesitatii proiectului si a ceea ce trebuie si ceea ce nu trebuie sa fie rezultatele proiectului Definirea Definirea exacta a obiectivelor proiectului

Proiectarea

Stabilirea modului in care se vor realiza obiectivele proiectului Realizarea obiectivelor proiectului Stabilirea impactului proiectului Folosirea in continuare si diseminarea rezultatelor proiectului

Implementarea Evaluarea Diseminarea si sustinerea

FAZELE UNUI PROIECT

Metoda sistemului logic comporta fazele de

analiza planificare implementare evaluare

Faza de ANALIZA cuprinde:

Analiza grupurilor de interes / stakeholders Analiza problemei Analiza obiectivelor

Faza de PLANIFICARE cuprinde urmatoarele etape:

Definirea logicii

proiectului Precizarea supozitiilor si riscurilor Identificarea indicatorilor Intocmirea programului de activitate Stabilirea costurilor

Factori de succes in proiecte

Obiective clare, stabile si bine definite Intelegerea nevoilor reale, avand cerinte complete si bune Asteptarile tuturor celor implicati, mediul, resursele, si planificarea trebuie sa fie realiste Viziune si strategie clara de la inceput Buna comunicare intre factorii interesati Toti membrii echipei trebuie sa aiba aceeasi imagine despre proiect

Succesul unui Proiect

Reprezentare corecta a diferitelor interese prin participare Management al proiectului eficient Echipa de proiect competenta si motivata Alocarea corecta a costurilor si beneficiilor intre femei si barbati Capacitate organizationala Beneficiarii sunt clar identificati dupa sex si grup socio-economic Partile implicate respecta angajamentele Proiectul se adreseaza problemelor reale ale grupului tinta Planificare buna/atenta

1.

Scrierea unui proiect de succes: cititi, recititi si respectati GHIDUL SOLICITANTULUI

Scopul licitatiei de proiecte pentru finantari nerambursabile Obiectivele si prioritatile programului Eligibilitatea solicitantilor, a partenerilor si a costurilor Criteriile de evaluare Completarea corecta a cererii de finantare Documente ce trebuie anexate Regulile si procedurile pentru a solicita finantarea nerambursabila Tipul de contract ce se va incheia in cazul finantarii proiectului

Cererea de Finantare
Analiza factorilor interesati Definirea problemei Stabilirea scopului proiectului Stabilirea obiectivelor proiectului Stabilirea activitatilor Realizarea bugetului Stabilirea planului de evaluare Justificarea proiectului Durabilitatea proiectului Stabilirea titlului proiectului Realizarea rezumatului proiectului Anexe formate

Factorii interesati cine sunt ei?

Orice persoana, grupuri de persoane, institutii, asociatii sau firme care sunt sau ar putea deveni implicate in proiect:
Direct sau indirect Pozitiv sau negativ Au un interes in proiect

Finantatorul/Sponsorul, Beneficiarul, Bancile, Proiectantul, Consultantul, Contractorul, Subcontractorul, Statul

Analiza factorilor interesati

Intelegerea nevoilor clientilor interni si externi Implicarea si motivarea celor interesati pentru a asigura succesul proiectului Asigurarea ca ceea ce se implementeaza este ceea ce s-a planificat si este ceea ce doresc stakeholderii

Rolul factorilor interesati

Acorda sprijin si sunt resurse know-how financiare pentru problemele / necesitatile proiectului Contribuie la fluxul informational al proiectului Se pot opune directiei de evolutie a proiectului in functie de interesele si nevoile proprii Lipsa consultarii poate genera blocaj

Greseli frecvente care conduc

la respingerea cererilor de
finantare

In etapa de conformitate administrativa a cererii de finantare

Lipsa unor documente solicitate prin cererile de finantare /cele mai frecvente fiind lipsa certificatului de urbanism, documente care dovedesc proprietatea/dreptul de administrare a imobilului subiect de finantare; lipsa fiselor de post, CV-uri

Prezentarea unor documente cu perioada de valabilitate expirata (autorizatii, avize)

Nerespectarea formatului standard si completarea partiala a cererii de finantare

In etapa de verificare a eligibilitatii

Proiecte cu activitati neeligibile Valoarea totala a proiectului peste valoarea totala maxima eligibila Nerespectarea conditiilor impuse de prevederile schemelor de ajutor de stat /activitati ale proiectului incepute inainte de semnarea contractelor de finantare Solicitantul nu se incadreaza in categoria solicitantilor eligibili

In etapa de evaluare tehnica si financiara (PUNCTAJE SUB PUNCTAJUL MINIM ADMISIBIL)

Nu exista justificare pentru necesitatea finantarii din fonduri publice a investitiei Nu exista corelare intre activitatile propuse si calendarul de realizare Solutia tehnica nu este corelata cu rezultatul expertizei tehnice Buget necorelat cu activitatile

In etapa de evaluare tehnica si financiara (PUNCTAJE SUB PUNCTAJUL MINIM ADMISIBIL)

Proiectul nu contribuie la realizarea obiectivelor axei prioritare si ale domeniului de interventie Analiza financiara gresit efectuata iar rezultatele ei nu sunt relevante Buget intocmit gresit Aplicantul nu dovedeste capacitatea sa de sustenabilitate a proiectului

OBIECTIVE SMART
Specifice pentru a defini foarte clar ceea ce va fi realizat Masurabile rezultatul obtinut trebuie sa poata fi masurat Acceptabile de toti membrii echipei Realiste pentru a putea fi indeplinite Timp precizat stabilirea unui interval de timp realist pentru a le realiza

SISTEM DE MANAGEMENT INTEGRAT

INITIERE PLANIFICARE EXECUTIE CONTROL INCHIDERE/PUNERE IN FUNCTIUNE UTILIZARE/ GARANTIE

Abordarea unui sistem de management integrat presupune:

Stabilirea unei politici de calitate, mediu, sntate i securitate a muncii precum i de responsabilitate sociala Identificarea proceselor, aspectelor de mediu, pericolelor pentru sntatea i securitatea muncii care rezult din activiti, produse/servicii pentru a asigura calitatea produselor i a determina impactul semnificativ asupra mediului, sntii i securitii muncii Identificarea reglementarilor i prevederilor legale relevante Identificarea prioritilor i fixarea obiectivelor generale i specifice privind calitatea, mediul, sntatea i securitatea muncii, responsabilitatea social Stabilirea unei structuri i a unuia sau mai multor programe pentru a pune n practic politica i a-i atinge obiectivele Facilitarea activitilor de planificare, control, monitorizare, aciuni corective, audit i analiz pentru a se asigura c politica organizaiei este respectat Flexibilitate i adaptare la schimbri

Utilitatea analizei SWOT

aflam dac profilul organizaiei este compatibil cu activitile eligibile ale unui program de finanare prin analiza mediul intern i extern al organizaiei ofer informaiile pentru a decide:
cum s fortifice sau s sporeasca punctele tari ale organizaiei cum s abordeze punctele slabe cum s beneficieze de oportuniti cum s evite sau s reduc ameninrile toate acestea prin intermediul proiectelor

TIPURI DE COSTURI
Directe
Indirecte
Costuri eligibile care pot fi atribuite direct proiectului Se regasesc in contabilitatea participantului Sunt aditionale la costurile recurente ale participantului

Costuri eligibile care pot fi atribuite direct administrarii si managementului proiectului Costuri de functionare / apa, caldura, electircitate, chirie, etc... / Costuri de asigurare si securizare Costuri de comunicare Consumabile Diferite costuri recurente

COSTURILE ELIGIBILE trebuie sa fie:

actuale, economice si necesare pentru implementarea proiectului conforme cu principiile contabile ale contractorului efectuate pe durata proiectului inregistrate in sistemul contabil al contractantului

Costurile eligibile in proiectele europene sunt:

costuri cu personalul deplasari locale si in UE achizitionare sau inchiriere de echipament costurile utilitatilor materiale consumabile subcontractarea de activitati

COSTURILE NEELIGIBILE sunt:

taxe, inclusiv TVA dobanzi incasate taxe bancare alte taxe pierderi din schimburi valutare costuri declarate in alte proiecte comunitare datorii diferite tipuri de achizitii functie de tipul program comunitar

BUGETUL PROIECTULUI

Stabilirea bugetului proiectului ajuta la a decide daca un proiect este realizabil sau nu. Cea mai buna modalitate de a stabili date concrete este de a imparti proiectul in activitati separate si a calcula bugetul pentru fiecare dintre ele.

Bugetul proiectului
stabilirea mijloacelor necesare pentru a indeplini fiecare activitate asezarea mijloacelor pe categorii de costuri precizarea unitatilor, a cnatitatilor si a costurilor unitare precizeaza sursele de finantare alocarea de coduri de identificare pentru fiecare tip de costuri programarea costurilor stabilirea costurilor recurente pregatirea tabelelor cu sinteza costurilor

Ce trebuie s cuprind o propunere de

proiect

titlul proiectului denumirea promotorului un scurt rezumat al nevoilor pe care trebuie sa le rezolve proiectul modalitatea n care se vor satisface aceste nevoi i resursele prezentate sintetic (care vor susine atingerea rezultatele ateptate n urma implementrii proiectului), cu specificarea rezultatelor intermediare (livrabile - numite milestones= metafora bornelor kilometrice pe un drum de parcurs) i a celor finale

Criterii de evaluare a propunerilor de proiect

Eligibilitatea si conformitatea Calitatea proiectului Capacitatea partenerilor si calitatea

parteneriatelor Bugetul si eficienta

Planificarea proiectului
Presupune construirea mai multor documente de management al proiectului. Printre documentele de baza se afla:
Specificatia Lucrarii Specificatiile de Proiect Jaloanele Proiectului Structura Detaliata a Activitatilor Structura Detaliata Organizationala Bugetul Proiectului

Important de retinut

Pstrai un echilibru n buget intre venituri si cheltuieli Scopul nu este acela de a primi bani, ci a realiza proiectul Unele surse de finantare pot fi complementare. Diversificati-le! Prezentati un buget real. Finantatorii cunosc costurile; preturi prea mici implica lipsa de cunoastere din partea voastra, iar cele prea mari indica un management riscant Nu va descurajati la primul Nu! Nu faceti totul singur. Apelati la ajutorul expertilor sau contabililor Asigurati-va ca ati apreciat corect valoarea resurselor tehnice necesitate de proiect Luai n considerare varianta achiziiei n leasing Tineti cont de expertiza tehnica a celor implicai n proiect Nu lasati impresia ca doriti sa achizitionati cel mai scump echipament de pe piata, dar nici nu faceti rabat de la calitate

8 motive pentru ca proiectul sa reuseasca

structura organizationala este potrivita echipei proiectului echipa proiectului participa la planificare echipa proiectului este implicata n stabilirea orarului echipa proiectului este implicata n stabilirea bugetului real proiectul foloseste planificarea retelei tehnice si nu lasa ca planul sa ajunga la sfarsit de unul singur echipa proiectului lucreaza cu birocratia, politici si proceduri si nu impotriva lor echipa proiectului este de acord cu scopurile specifice si realiste ale proiectului publicul tinta este implicat de la inceputul proiectului

8 motive pentru care proiectul poate esua

autoritate inadecvata lipsa de participare a echipei proiectului la etapa de planificare lipsa de participare a echipei proiectului la rezolvarea problemelor abilitati de comunicare inadecvate abilitati tehnice inadecvate abilitati administrative inadecvate programele proiectului ne-reale scopuri neclare ale proiectului

Tipuri de proceduri de atribuire a achizitiilor publice

1. Licitatia deschis: procedur la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta. 2. Licitatia restrns: procedur la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura, urmnd ca numai candidatii selectati s aib dreptul de a depune oferta. 3. Dialogul competitiv: procedura la care orice operator economic are dreptul de a-i depune candidatura i prin care autoritatea contractant conduce un dialog cu candidatii admisi, n scopul identificrii uneia sau mai multor solutii apte s rspund necesittilor sale, urmnd ca, pe baza solutiei/solutiilor identificate, candidatii selectati s elaboreze oferta final. 4. Negocierea: procedura prin care autoritatea contractant deruleaz consultri cu candidatii selectati i negociaz clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai multi dintre acestia. Negocierea poate fi: negociere cu publicarea prealabil a unui anunt de participare negocierea fr publicarea prealabil a unui anunt de participare 5. Cererea de oferte: procedura simplificat 6. Concursul de solutii

Achiziiile implica n principal un proces care consta din urmatoarele etape esentiale:
Planificare Bugetare Organizare si derulare proceduri ncheiere contracte Derulare si monitorizare contracte Arhivare documentatie Raportare

Metodele de identificare a riscurilor

evaluarea documentatiilor i a informatiilor acumulate n cadrul proiectului la un moment dat brainstorming interviuri cu experti analize SWOT listele de verificare evalurile prin analogie etc.

Criterii de selectie in alcatuire a ECHIPEI DE PROIECT Sa fie condusa de cei mai buni specialisti care au, profesional vorbind, legatura cu tipul si continutul proiectului Membrii echipei sa aiba un dezvoltat simt al lucrului in echipa, al comunicarii si colaborarii Persoanele implicate vor avea acelasi nivel ierarhic, pentru a nu se crea blocaje artificiale in comportament

Un grup de lucru eficient se constituie pe baza

Echilibrului de varsta, pregatire, experienta, sex Concentrarii in jurul unor obiective precis determinate Existentei unui conducator al echipei acceptat si sustinut de aceasta

Membrii echipei de proiect s ndeplineasc cel puin urmtoarele caracteristici

apartenena contiina de grup un scop comun interdependena interaciune abilitatea de a aciona ntr-o manier unitar

Metodele prin care se poate efectua comunicarea intern

ntlniri de lucru periodice evenimente formale/informale memo-uri publicaii interne mesaje generale teambuilding-uri comunicarea performanelor profesionale ntlniri pe echipe interdepartamentale

COMUNICARE EFICIENTA
comunicarea unor standarde nalte tonul trebuie stabilit la prima ntlnire crearea unui sentiment de urgen alegerea unor membri cu abiliti potrivite stabilirea unor reguli clare modelarea comportamentelor ct mai multe modaliti de a crea succese

Sistemul de management al calitii unui proiect include politici, proceduri i activiti

planificare a calitii (identificarea standardelor de calitate relevante pentru proiect i a modului n care pot fi ele respectate) asigurare a calitii (aplicarea sistematic a activitilor planificate privind calitatea, pentru ca proiectul s i ndeplineasc cerinele) control al calitii (monitorizarea diverselor categorii de rezultate ale proiectului i compararea cu standardele de calitate stabilite, precum i identificarea soluiilor pentru eliminarea cauzelor rezultatelor nesatisfctoare) activiti sistematice de mbuntire a proceselor

Cum se implementeaz un proiect cstigator?

Implementarea proiectului nseamna organizarea i desfasurarea efectiva a activitilor prevazute n proiect. Din acest punct de vedere, se procedeaz ca n cazul organizrii oricarei alte activitati, tinnd cont de o serie de observaii specifice: Posibilitile de modificare a planului de activitate sunt reduse i trebuie argumentate n faa finanatorului, uneori fiind necesar un acord expres al acestuia nainte de a le efectua - activitile trebuie planificate ct mai bine nca din faza elaborarii proiectului participant la licitatie Bugetul poate fi modificat numai ntre anumite limite destul de reduse, orice modificare major neaprobata n prealabil de finanator ducnd la ncheierea contractului de finanare Se recomanda respectarea echipei proiectului care a fost prezentat n cadrul cererii de finanare i anexele sale - modificrile justificate trebuie argumentate Pentru achiziii de bunuri de valori ridicate finanatorul poate solicita organizarea unor licitatii, respectndu-se anumite condiii prestabilite Finanatorul solicit, de regul, organizarea n mod separat a evidenei financiar-contabile a proiectului (cont bancar separat, conturi analitice distincte etc.)

BAFTA!